Кто такой ассистент

Содержание

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

  • обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
  • обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
  • работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками; обеспечение психологического комфорта начальства;
  • проведение первичных переговоров;
  • перевод;
  • обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

  • умение работать во всех офисных программах;
  • высокая скорость печати; грамотность;
  • знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
  • знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
  • умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
  • знание основ действующего законодательства;
  • грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

  • стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
  • многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
  • позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
  • высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

  • ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
  • координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
  • ведение переписки от имени организации;
  • прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
  • обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

  • перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
  • организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
  • сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
  • услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

  • Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
  • Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
  • Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
  • Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
  • Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
  • Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
  • Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

  • необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
  • контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
  • вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря?

Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.

Конечно, я занимаюсь и обычной рутиной, но даже здесь я могу проявлять больше инициативы и творчества, усиливая эффективность руководителя.

Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.

Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:

Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.

Что делает Ассистент 2.0?

Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.

Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни.

Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.

Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.

Справится с задачами

У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.

Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи.

Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент.

Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег.

Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.

Будет долго работать

Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество?

Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.

Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.

Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Где искать ассистента?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.

Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Понять, как искать

  • Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
  • Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию

Скилл-сет и процедура отбора

  • Обсуждение критериев оценки с hr-специалистом
  • Сравнительная таблица
  • Примеры тестового задания

Публичный поиск

  • Написание и публикация текста вакансии на различных ресурсах вроде hh и friend work
  • Съемка и публикация видео (кстати, очень крутой инструмент, так как видео набрало около 6,500 просмотров)

Подготовка к работе c BA

  • Коуч-сессия: как эффективно использовать ассистента
  • Проведение интервью

Сейчас в нашей стране есть явная проблема с культурой бизнес- и персонального ассистирования. Мне кажется, это происходит, потому что российские топ-менеджеры и предприниматели не осознают, насколько полезным может быть найм BA. А те, кто все-таки решились на найм такого специалиста, не знают, как провести качественный онбординг, как познакомить его с бизнес-метриками.

Ситуацию осложняет и то, что в российских реалиях сложно обозначить список задач ассистента и выделить основную цель, которой он будет следовать.

На мой взгляд, подобного человека лучше всего искать по рекомендациям, изучать опыт других топ-менеджеров и бизнес-ассистентов. Собирать референсы — лучшая стратегия при найме такого специалиста.

Как работать с ассистентом?

Нанять хорошего специалиста мало. Важно включить его в процесс, обозначить «правила игры», настроить коммуникацию. Итак, вы выбрали ассистента, подписали договор. Что дальше?

Вводим в курс дела

1 день: посвятите время

На этапе онбординга не жалейте своего времени на ассистента, вводите его в курс дела как можно скорее.

1 неделя: познакомьте с командой

Зовите ассистента на командные встречи, шарьте все возможные доступы в общие каналы. Поверьте, уже на первой совместной встрече взгляд со стороны даст вам кучу инсайтов по вашему стилю менеджмента, по постановке задач и атмосфере на командной встрече в целом. Кстати, обратная связь от ассистента — отличный индикатор его реальных знаний и опыта.

1 месяц: познакомьте с бизнес-стратегией компании и с базовыми принципами принятия решений

Зная, на что ориентироваться при принятии решений, ассистент обретет больше самоходности и быстрее привыкнет к новым задачам.

Настраиваем процессы

Многие ассистенты просто тонут в потоке рутины, потому что не вырабатывают систему работы. Например, работая в одной известной российской компании, я часто сталкивалась с тем, что ассистенты c-level-менеджеров тратили больше 50 часов в неделю в предновогодние праздники, решая проблемы с подарками для партнеров.

Инициируйте работу над системными решениями, чтобы время вашего ассистента тратилось на действительно важные задачи: вводите чек-листы, анализируйте и редактируйте их, если это необходимо.

В конце рабочей недели мы проводим встречу с Харитоном, на которой разбираем, какие процессы могли быть реализованы лучше. Если я что-то замечаю сама или руководитель дает обратную связь, я могу усовершенствовать свой чек-лист, внеся в него дополнительные пункты.

Обсуждаем, если что-то пошло не так

Человеку проще развиваться, если понятно, над чем конкретно нужно работать. Постоянное подкрепление результатом вдохновляет, а вдохновленный ассистент — это вдохновленный руководитель.

Но без конструктивных выводов, без четкого фокуса на развитие работа ассистента быстро превратится в ад и приведет к выгоранию.

Именно поэтому очень важна обратная связь. Вот несколько подсказок, как сделать ее эффективной.

  1. Регулярность и предсказуемость. Проводите встречи ежедневно или еженедельно — тут все зависит от специфики. Пусть ассистент заранее знает, что обратная связь — это нормальная часть рабочего процесса.
  2. Говорите и о сильных, и о слабых сторонах сотрудника. Знание своих сильных сторон помогает спокойно принять критику и применять свои достоинства с умом.
  3. Не переходите на личности. Обсуждайте действия, а не личность сотрудника.
  4. Подскажите решение. Если ассистенту требуется помощь с исправлением ошибки или с налаживанием сложного процесса, проконсультируйте его или подскажите, к кому обратиться за помощью.
  5. Убедительность. Чтобы подчеркнуть важность изменения, которое вы предлагаете, расскажите о профитах, которые оно принесет.

Подведем итог

С определенного этапа для руководителя уже не стоит вопрос о том, необходим ли ему бизнес-ассистент. Но поиск и работа с таким сотрудником — это нетривиальная задача. Бизнес-ассистент — это тоже проект, которому стоит уделить серьезное внимание.

Если вы задумались о том, чтобы нанять бизнес-ассистента, то определите портрет вакансии, составьте стратегию поиска, подготовьтесь к онбордингу сотрудника, настройте процессы и организуйте базу знаний.

Каким должен быть профессиональный ассистент руководителя?

Портрет ассистента руководителя. Каким он должен быть.

Ассистент руководителя – это незаменимый для руководителя сотрудник. Он выполняет настолько много функций и имеет такие большие полномочия, что по факту становится вторым человеком в компании. Сформулировать полностью его должностные обязанности практически невозможно. Персональный ассистент – это отдельный подвид в иерархии административных специальностей. Для каждого работодателя идеал помощника свой, но есть константа – всем нужен надежный, преданный и ответственный помощник, способный брать на себя все организационные и информационные задачи, освободить руководителя от нерациональной траты времени и умело решать стандартные и нестандартные проблемы.

Прежде чем обозначить отличия, определимся с видами административных позиций. Важно понимать, о каком именно административном профессионале мы говорим и какие функции на него возлагаются.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА), личный помощник) – необходим руководителю или собственнику крупных компаний. Подчиняется только своему руководителю.

Персона, «приближенная к императору», правая рука, доверенное лицо, «заместитель босса». Планирует рабочий план и график, бизнес-календарь, «связующее звено» с внешним миром. Может быть гидом, переводчиком, няней, домашним управляющим, прогнозом погоды, поисковой системой, туристическим агентом, умеет самостоятельно принимать решения.

Секретарь-помощник – необходим руководителю со штатом компании до 50 человек. Подчиняется руководителю. Совмещение функций секретаря с частичными функциями помощника руководителя. Выполняет простые поручения руководителя.

Офис-менеджер – необходим средним компаниям со штатом от 30 человек. Подчиняется как руководителю, так и топ-менеджерам. Отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию, может выполнять функции секретаря (встреча гостей, звонки, документооборот).

Секретарь на ресепшен – необходим компаниям со штатом от 50 человек, с большим количеством посетителей. Подчиняется административному директору, помощнику руководителя, офис-менеджеру, руководящему составу. Выполняет технические задачи: встреча гостей, чай/кофе, звонки, взаимодействие с курьерами/водителями.

В описании административных должностей, несмотря на сходство обязанностей, есть главное отличие: основная задача секретаря – это управление информационным потоком, а основная задача персонального ассистента – это управление производительностью руководителя.

ЧТО ДОЛЖЕН УМЕТЬ ПЕРСОНАЛЬНЫЙ АССИСТЕНТ?

Чтобы максимально соответствовать высокому уровню руководителя, PA должны обладать определенными навыками, качествами и умениями, типом характера и, пожалуй, главное, особым складом личности. Так что же должен уметь «человек-оркестр», этот «универсальный солдат» и «многофункциональный гаджет»?

Профессиональные навыки:

  • ведение документации;
  • тайм-менеджмент;
  • организация рабочих мероприятий;
  • работа заместителем (функции второго лица);
  • финансовая грамотность;
  • управление секретариатом;
  • поддержание деловых контактов;
  • travel-сопровождение;
  • работа переводчиком;
  • управление личными делами руководителя (личное сопровождение)

Рассмотрим их подробнее.

Ведение документации:

  • работа с документами – это грамотное со всех точек зрения составление деловых писем, бумаг, заявлений, договоров, распоряжений, различных отчетов и т.д.;
  • при необходимости редактирование писем и бумаг, составленных шефом, оформление приказов, подготовка презентаций и проектов документов;
  • работа с почтой: сортировка почты босса по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма, кому что отвечать, у кого изящно попросить и с кого строго потребовать.

Тайм-менеджмент:

  • составление и планирование графика, расстановка задач по приоритетам, отслеживание расписания;
  • фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях;
  • оптимальная организация рабочего дня руководителя;
  • планирование собственного рабочего времени.

Организация рабочих мероприятий:

  • подготовка встреч, переговоров, совещаний, презентаций, требующих участия руководителя;
  • ведение протоколов, рассылка уведомлений и пригласительных писем участникам мероприятий, предоставление информации об итогах встреч;
  • организация командировок.

Работа заместителем (функции второго лица):

  • владеть в совершенстве не только базовыми профессиональными знаниями и умениями, но и обладать определенными знаниями в различных сферах;
  • способность управлять: организовывать сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), воздействовать на руководителей подразделений и контролировать выполнение задач;
  • курировать отдельные бизнес-проекты;
  • самостоятельно решать часть вопросов по бизнесу (например, о проведении тех или иных встреч);
  • быть представителем руководителя на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы;
  • выступать от имени босса, уметь вести переговоры и корректный торг;
  • действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность.

Управление секретариатом:

  • постановка задач водителям, курьерам, осуществление закупок для мероприятий, совмещение функций офис-менеджера;
  • оформление договоренностей с поставщиками, обращение в нужную инстанцию для оперативного решения вопросов с техническим обеспечением процесса работы;
  • жизнеобеспечение кабинета руководителя и приемной.

Поддержание деловых контактов:

  • уметь управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к шефу, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно);
  • быть в курсе всех событий в компании;
  • ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и для компании;
  • решать любые вопросы за минимально короткое время – и всегда с положительным результатом;
  • поздравлять клиентов компании, поддерживать с ними связь.

Travel-сопровождение:

  • организация деловых и поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
  • организация сложнейшей логистики перелетов, чартеров в обе стороны;
  • личное знакомство с руководителями авиакомпаний;
  • организация путешествий: от приобретения билетов, заказа трансферов, ужинов до выбора подарков. Каждая поездка сопровождается определенной программой, написание «сценария» поездки – от встреч и мероприятий до точного времени ужинов в ресторане по определенному меню;
  • контроль подрядчиков и служб в других странах;
  • тщательный мониторинг цен на аренду люкс-автомобилей, яхт, бизнес-джетов, умение договориться о предоставлении скидки.

Работа переводчиком:

  • перевод на деловых встречах;
  • письменный перевод документов;
  • ведение деловой переписки на иностранном языке.

Управление личными делами руководителя (личное сопровождение). Личный помощник называется «личным» не случайно: в его функционал входит решение не только рабочих задач, но и личных поручений руководителя.

  • необходимо ориентироваться в разных luxury-сферах обслуживания – от ресторанов до подарков;
  • если у руководителя есть дети – контролировать работу нянь/преподавателей/репетиторов, отслеживать посещение кружков/секций/занятий;
  • организация отдыха – от рекомендаций стран и мест до ежедневного контроля питания и передвижения (включая организацию поездок на самолетах, бизнес-джетах, яхтах, пароходах);
  • организация содержания загородных домов, взаимодействие с обслуживающим персоналом;
  • организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, контроль своевременного принятия назначенных лекарств);
  • отличное знание luxury-брендов и марок одежды/обуви/аксессуаров – от кутюр, прет-а-порте, взаимодействие с известными модельерами и зарубежными домами мод, работа с персональными мерками;
  • знание лучших российских скульпторов, художников, антикваров, поскольку часто приходится покупать их работы в подарок;
  • организация спортивных хобби босса: экипировка на заказ по персональным меркам, приобретение последних коллекций аксессуаров;
  • следить за открытием новых ресторанов, гольф-полей, проведением гонок на спорткарах, расписанием ипподромов, ключевыми знаковыми мероприятиями;
  • организация аналогичного сопровождения родственников босса, его родителей, друзей, партнеров и т.д.

Какими качествами обладают лучшие ассистенты руководителя?

Абсолютная преданность – 22 %. Наиболее важным качеством для руководителей оказалась преданность. Лояльность, работа за идею, а не за деньги, умение читать мысли первого лица, определять по телефону плохое настроение босса, не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда выплескивается накопившееся раздражение из-за безответственности подчиненных, недобросовестности партнеров, проблем с родственниками, неподходящей погоды и пр.

Отличительная черта лояльного помощника – искренняя и неизменная готовность помочь, даже если решение данной проблемы не прописано в контракте.

Поэтому руководители, перемещаясь по карьерному пути горизонтально или вертикально, часто забирают с собой и личного помощника, с которым их связывают особые рабочие отношения.

Исполнительность – 20 %. Ответственность, пунктуальность. Здесь важно именно четкое исполнение задачи без самодеятельности, инициативы и личного мнения. Сложность: есть только одна попытка услышать и понять задание и минимум времени на то, чтобы четко его сделать; никто не будет повторять дважды.

Интеллект – 19 %. Это проактивная позиция и умение держать руку на пульсе, поддержать разговор с партнерами о текущей политической и экономической ситуации в стране и мире, способность разобраться, как работает та или иная техническая новинка, умение работать в режиме многозадачности, находчивость, быстрая реакция в нетипичных ситуациях, смекалка, сообразительность, аналитический склад ума.

Умение хранить информацию – 13 %. Степень доверия личному помощнику, как правило, очень высока: ему доверяют платежные карты и пинкоды, различную конфиденциальную информацию, помощники участвуют в решении задач в личной жизни руководителя. Залог доверия – соблюдение субординации, умение слушать, соблюдение конфиденциальности.

Контакты – 11 %. Связи, база нужных людей/организаций. Важны личные знакомства с управляющими ресторанов, яхтенных центров и авиакомпаний, отелей, фондов, VIP-клубов – это дает возможность быстро и эффективно решать задачи босса.

Коммуникабельность – 8 %. Мобильность, оперативность, адаптивность, возможность находить общий язык с совершенно разными по статусу людьми. Личный ассистент справедливо считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком.

Трудоголизм – 5 %. Способность активно работать в ненормированном режиме.

Инициатива – 2 %. Инициативность – это устойчивое свойство личности с осознанным и решительным желанием что-то внедрить или преобразовать. Руководители отмечали, что инициатива ассистента мешает управленческому процессу, приносит дискомфорт боссу, ведь если помощник может организовать своего начальника, отстоять в общении с ним свою позицию, быть убедительным и конструктивным, то непонятно, кто здесь босс.

Задача помощника – это не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей с идеями, а стремление помогать руководителю, четко исполняя распоряжения и реализуя его инициативы.

Внешность. Для большинства руководителей внешность не принципиальна – скорее, наоборот: они стараются избежать ярких, «декоративных» помощников, которые будут комично смотреться в серьезном бизнесе с солидными клиентами. Упоминания о «презентабельной» внешности встречаются в одном объявлении из десяти. Чаще всего такие вакансии поступают от небольших компаний. В вакансиях для персональных ассистентов к собственникам в крупные компании упоминаний о внешности нет.

Портрет ассистента по мнению руководителей – преданный, разумный исполнитель, в меру общительный, не болтливый, работоспособный.

Какими личными качествами должен обладать ассистент:

  • умение подчиняться, чувствовать настроение;
  • умение предугадывать реакцию руководителя;
  • коммуникабельность;
  • организаторские способности;
  • работа в режиме многозадачности;
  • находчивость, быстрая реакция;
  • стрессоустойчивость;
  • умение хранить информацию;
  • эрудированность, знание различных областей;
  • высокая работоспособность;
  • доброжелательность, улыбчивость;
  • стремление развиваться (саморазвитие);
  • дипломатичность;
  • аккуратность;
  • знание этикета
Русина Анна
Компания: Академия реализации (все статьи компании)

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

  • законодательством РФ;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

  • установленный порядок обращения с документами в организации;
  • правила делового общения и этикета;
  • порядок ведения отчетной документации;
  • правила пользования офисной техникой, средствами связи;
  • основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
  • основы делопроизводства;
  • организационно-штатную структуру компании;
  • порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.

Наверняка многие слышали о такой должности, как личный помощник руководителя. Но какие функции он выполняет и чем отличается от того же секретаря, знают немногие.

По сути, личный помощник – это главный ассистент, можно сказать, правая рука руководителя, организатор его мероприятий, без которого вечно занятому боссу пришлось бы очень туго. Если вы хотите лучше разобраться в этой профессии, узнав её плюсы и минусы, а также ключевые особенности, читайте далее нашу статью.

Личный помощник руководителя – кто это и чем отличается от секретаря

Итак, давайте определим для начала, кто же такой личный помощник руководителя. У многих может сложиться впечатление, что секретарь, офис-менеджер и личный помощник — это один и тот же человек. Естественно, обязанности данных должностей в чем-то схожи, но есть существенные отличия.

Личный помощник, или, как некоторые называют, ассистент руководителя — это не только профессионал своего дела, но еще и человек, который помнит всё и всегда до мельчайших деталей.

От правильного выбора кандидата на должность личного помощника зависит успех всего дела. Для нее подойдет человек, который сможет поставить интересы шефа выше своих собственных.

Одной из основных задач личного ассистента можно считать решение всех административных и организационных вопросов деятельности руководителя. Помощник должен сделать рабочий процесс своего босса максимально комфортным.

Далее давайте выясним основные отличия личного помощника руководителя от других административных должностей. Для того чтобы избежать путаницы, стоит четко определить виды административных позиций и их основные функции.

Бизнес-ассистент (ВА) (персональный ассистент (РА) или личный помощник) – в таком сотруднике нуждаются руководители или собственники крупных корпораций (российских и международных). Подчинение происходит напрямую генеральному директору.

Правая рука, лицо, приближенное к руководителю, составляет рабочий план на день, неделю, месяц и т. д., ведет бизнес-календарь, является связующим звеном с внешним миром. Этот универсальный человек может быть няней, домоуправляющим, туристическим агентом, прогнозом погоды. Зачастую он также выполняет некоторую работу за руководителя, естественно, результаты которой босс с легкостью присваивает себе. Обладает специальными знаниями, имеет профильное образование в той же сфере, что и руководитель. Может самостоятельно принимать решения.

Секретарь есть практически в каждой компании, от мелкой до крупной. Его функционал достаточно прост: работа с документопотоком, обработка корреспонденции, встреча гостей, организация кофе-пауз, хозяйственное обеспечение деятельности офиса, телефонные переговоры, исполнение поручений руководителя и его заместителей. Подчиняется, как правило, всем топ-менеджерам организации.

Основные требования, чаще всего предъявляемые к кандидатам на должность секретаря: возраст до 30 лет, образование высшее или среднее профессиональное (зависит от масштаба компании), опыт работы необязателен, уверенный пользователь ПК и оргтехники, знание делового этикета, владение иностранным языком (в качестве дополнительного требования). Личные качества: способность выполнять однотипную работу, доброжелательность, ответственность и исполнительность.

Читайте нашу статью «Как планировать день: ТОП-12 ценных советов».

Секретарь-помощник работает в компании с численностью сотрудников не более 50 человек. Подчиняется напрямую директору (собственнику) организации. В данном случае работник совмещает функции секретаря и помощника руководителя. В его обязанности входит выполнение несложных поручений топ-менеджеров.

Основные требования к кандидату: образование неоконченное высшее или высшее, возраст от 25 до 32 лет, уверенное владение различными средствами оргтехники, высокая скорость печати.

Личные качества: ответственность, исполнительность, дисциплинированность, способность выполнять однообразную работу.

Офис-менеджер – сотрудник с такими функциональными обязанностями необходим для средних компаний с численностью свыше 30 человек. Подчинение офис-менеджера происходит как руководителю, так и остальному управленческому составу. К основным функциям относятся: материально-техническое обеспечение работы офиса, обработка и ведение первичной документации, частичное выполнение функций секретаря (таких как встреча гостей, телефонные звонки и организация документооборота).

Основные требования к кандидату: образование высшее, возраст о 25 до 35 лет, обязательно наличие организационных навыков и опыта аналогичной работы.

Личные качества: доброжелательность и коммуникабельность.

Секретарь на ресепшен. Его наличие просто необходимо в компаниях с численностью сотрудников более 50 человек и высоким трафиком посетителей. Может быть в подчинении офис-менеджера, помощника руководителя, административного директора или всего руководящего состава. Его функции – выполнение простых технических задач: встреча гостей, организация кофе-брейков, прием входящих звонков, взаимодействие с курьерами и водителями.

Основные требования к кандидату: привлекательная внешность, возраст от 22 до 27 лет, опыт работы необязателен, владение оргтехникой.

Личные качества: коммуникабельность, доброжелательность, стрессоустойчивость и улыбчивость.

Как мы можем заметить из описания основного функционала рассмотренных административных должностей, между ними есть существенное различие: основной задачей секретаря является управление информационным потоком, а личного помощника – управление продуктивностью руководителя.

Обязанности личного помощника руководителя

1. Общие обязанности ассистента

Перечень функциональных обязанностей данной категории работников достаточно обширен и содержит следующие пункты:

  • формирование графика рабочего дня руководителя: составление расписания деловых встреч, организация поездок, оформление командировок, подготовка к подписанию служебной документации;
  • организация и поддержание комфортного рабочего места босса: поддержание чистоты, тишины, бесперебойной работы необходимой оргтехники;
  • работа с документооборотом руководителя и распределение потока звонков;
  • проведение первичных переговоров, отработка запросов линейных руководителей;
  • поддержание психологического комфорта руководителя на высоком уровне: составление удобного рабочего графика, напоминание о важных встречах и мероприятиях, поиск и предоставление запрошенной информации в удобном для него формате.

В некоторых компаниях личный помощник руководителя также отвечает за весь документооборот организации, а иногда и руководит секретариатом.

2. Дополнительные функции ассистента

Как правило, перечень обязанностей помощника гораздо шире, чем у администратора или секретаря. Возложение на него дополнительного функционала — обычное дело.

Зачастую для того, чтобы занять должность личного помощника, требуется отыскать человека с большим количеством разноплановых способностей и талантов. Он должен обладать отличными коммуникативными навыками, уметь переводить документы с иностранного языка или выполнять функцию переводчика на деловой встрече руководителя с партнерами, если это подразумевается кругом обязанностей. Также личный ассистент должен быть тем человеком, которому можно, не опасаясь, доверять конфиденциальную информацию.

Кроме этого на него часто возлагаются задачи по решению бытовых потребностей директора компании: организация питания, оформление поездок (заказ билетов, гостиничного номера, трансфера, составление необходимых сопутствующих документов). То есть каждый руководитель предъявляет индивидуальные требования к кандидату на должность своей «палочки-выручалочки» и «правой руки».

3. Подробный разбор обязанностей

Далее более подробно рассмотрим каждую из обязанностей.

Ведение документации:

  • работа с документами – грамотное составление организационной, распорядительной, информационно-справочной и иной документации компании;
  • при необходимости подготовка презентаций и проектов документов, редактирование писем, автором которых является директор компании;
  • работа с корреспонденцией: сортировка по степени важности и срочности, запрос необходимых отчетов в установленные сроки.

Тайм-менеджмент:

  • составление рабочего графика руководителя и внесение его в планер, ранжирование задач по приоритетности;
  • своевременное информирование шефа о предстоящих задачах, напоминание о дедлайнах, уведомление о деловых встречах и поездках;
  • оптимальная организация рабочего дня руководителя;
  • составление собственного рабочего расписания на день.

Организация рабочих мероприятий:

  • подготовка к проведению рабочих совещаний, презентаций, встреч и переговоров с участием руководителя;
  • протоколирование, рассылка приглашений участникам мероприятий, подготовка и предоставление информации по итогам состоявшихся встреч всем заинтересованным лицам;
  • организация служебных командировок руководителя.

Выполнение функций заместителя (функции второго лица):

  • быть всесторонне развитым, то есть обладать достаточным уровнем компетенций в различных сферах и областях;
  • иметь способность управлять: оказывать воздействие как на рядовых сотрудников, так и на руководящий состав компании, обеспечивая тем самым своевременное выполнение поставленных задач подразделениями;
  • руководить отдельными бизнес-проектами;
  • не бояться брать на себя ответственность и в дальнейшем отвечать за свои слова и действия;
  • самостоятельно решать ряд вопросов, относящихся к бизнесу (например, необходимость проведения встреч и переговоров);
  • давать выступления от лица руководителя и уметь проводить корректные торги;
  • представлять первое лицо компании на бизнес-мероприятиях, озвучивать его позицию и отвечать на вопросы.

Управление секретариатом:

  • обеспечивать бесперебойное функционирование кабинета босса и его приемной;
  • оперативное решение вопросов, касающихся технического обеспечения, выполнение работ по оформлению договоренностей с поставщиками;
  • проведение закупок для организуемых мероприятий, постановка задач водителям и курьерам и контроль их деятельности;
  • совмещение функций офис-менеджера.

Поддержание деловых контактов:

  • управление информационными потоками: кого с кем соединить, на кого переключить или переадресовать входящий звонок, кого и когда пропустить к руководителю;
  • держать руку на пульсе всех событий, происходящих в компании;
  • защищать руководителя от излишне настойчивых контактов, не нанося при этом урон имиджу шефа и компании;
  • максимально оперативно решать большинство вопросов и достигать положительного результата в 100 % случаях;
  • вести базу клиентов компании, поздравлять их с днями рождения, праздниками и иными памятными датами, быть с ними на связи.

Travel-сопровождение:

  • организация служебных командировок и иных поездок руководителя (бронирование билетов, отелей и трансферов, оформление виз при необходимости);
  • продумывание всей логистики поездки туда и обратно;
  • осуществление контроля работы подрядных организаций и служб в других городах и странах;
  • доскональный мониторинг цен на стоимость аренды автомобилей, яхт, способность в нужный момент договориться о скидке;
  • подготовка полного сценария путешествия: от приобретения билетов до точного времени ужина в ресторане по определенному меню и покупки подарка.

Работа переводчиком:

  • устный перевод на деловых встречах и переговорах с иностранными партнерами;
  • перевод служебной документации;
  • ведение деловой переписки на иностранном языке.

Личное сопровождение руководителя. Название должности «личный помощник» совсем не случайно звучит именно так: в его обязанности входит не только решение ежедневных деловых задач, но и выполнение личных поручений босса.

  • осуществление контроля работы нянь, преподавателей, отслеживание посещаемости кружков детьми руководителя;
  • организация отдыха шефа и его семьи: от выбора страны до контроля ежедневных передвижений;
  • компетентность в сферах luxury-обслуживания;
  • взаимодействие с обслуживающим персоналом загородного дома и решение иных вопросов, связанных с его содержанием;
  • организация контроля медицинских мероприятий: своевременное прохождение профилактических обследований, запись к специалистам, при необходимости контроль приема препаратов и др.;
  • безупречное знание luxury-брендов и марок, взаимодействие с известными модельерами и домами мод, работа с персональными мерками;

    Читайте нашу статью «Стратегия голубого океана: что это и как применить в своём бизнесе».

  • организация спортивных хобби руководителя: контроль расписания посещения занятий, секций, приобретение аксессуаров;
  • отслеживание проведения знаковых мероприятий (скачек и гонок) и открытия новых заведений: кафе, ресторанов, гольф-полей и др.;
  • аналогичное сопровождение родственников руководителя, его родителей, друзей и партнеров.

Минусы работы личным помощником руководителя

  1. У каждого руководителя, ищущего себе личного помощника, представление о его функционале и качествах, которыми он должен обладать, существенно различается. Поэтому каждый из работодателей предъявляет свои требования к кандидатам на данную должность.
  2. Вторым минусом можно считать то, что личный помощник всегда находится в тени известности своего шефа, принимает все особенности его характера, манеру ведения бизнеса и выстраивания отношений с партнерами и персоналом. Помощник должен быть до последнего максимально предан своему руководителю и отстаивать его точку зрения.
  3. Перспектива карьерного роста, по сути, отсутствует по той простой причине, что, даже несмотря на тот опыт и знания в области бизнеса, которым занимается компания, ассистент в понимании многих является обычным секретарем. И вряд ли для него настанут такие времена, когда поступит предложение стать полноправным заместителем или партнером по бизнесу своего руководителя.
  4. Еще один минус – ненормированный рабочий день. Порой количество часов, проведенных на работе, у ассистента значительно превышает рабочее время самого руководителя, так как первому нужно еще подготовиться к встрече, организовать поездку и т. д. Также к минусам можно отнеси и весьма низкую оценку выполняемых помощником функций окружающими: в их понимании это не кто иной, как обычный секретарь, тень своего начальника. Хотя на самом деле круг выполняемых им функциональных обязанностей ничуть не меньше, чем у руководителя отдела, и управленческий состав компании обязан ему подчиняться и прислушиваться к его мнению.

Должностная инструкция личного помощника руководителя

Основные требования к должности личного помощника руководителя, круг обязанностей, функций и порядок решения возможных спорных ситуаций прописываются в должностной инструкции. Это внутренний нормативный документ организации, на основании которого легко осуществлять контроль выполнения работником своих обязанностей. Должностная инструкция – это своеобразное руководство к действию. Она обязательна для исполнения.

В связи с тем, что работа в этой должности имеет ряд существенных особенностей, к составлению должностной инструкции стоит подойти со всей ответственностью и серьезностью, чтобы прописать все нюансы рабочего времени и отдыха, компенсацию за переработки и др.

Ни в коем случае не стоит путать должностную инструкцию личного помощника руководителя и помощника руководителя проекта. Должность последнего, как правило, временная и ограничивается периодом реализации конкретного проекта.

Также в должностной инструкции стоит грамотно и четко прописать название должности, при этом внимательно следить за актуальностью и соответствию действующим нормативным актам.

Как за 1 неделю заработать больше, чем за месяц? Разбор от Петра Осипова: тест ниш | Бизнес Молодость

Удалённый личный помощник руководителя – кому нужен и какие функции выполняет

Сейчас достаточно легко найти себе личного помощника на биржах фриланса. Он будет выполнять свою работу онлайн. Существенный плюс для соискателя — ему не нужно будет тратить время, чтобы добраться до офиса. Более того, он сможет работать из любой точки мира.

1. Кому требуется удалённый личный помощник

В эпоху интернета существует множество онлайн-магазинов, сервисов, тренинговых центров, агентств, которые осуществляют свою работу удаленно. В каждом подобном бизнесе явно найдется человек, который выполняет самостоятельно весь объем обязанностей.

Давайте на примерах рассмотрим, к кому вы сможете устроиться личным помощником.

  • Инфобизнесмены — это люди, ведущие свой бизнес путем предоставления платных услуг (тренингов, курсов, вебинаров и др.).
  • Владельцы интернет-сервисов и магазинов. Для примера можно взять такой сервис, как Юла. Безусловно, это может быть слишком масштабным примером. Но если мы рассмотрим менее глобальные сервисы, каких в интернете великое множество, то там явно найдется немало руководителей, ищущих личных помощников.
  • Блогеры, разработчики контентных проектов. Для создания качественного прибыльного продукта, поддержания и роста его популярности нужно очень много всего знать и уметь. Например, для ведения видеоблога нужно не только снимать, монтировать видео, а еще заниматься продвижением, искать партнеров и т. д. Когда данный проект наберет обороты и разрастется до внушительных размеров, личный помощник будет очень кстати!
  • Фрилансеры-профессионалы и удалённые сотрудники. В данном случае вполне может понадобиться помощник со специальными знаниями: дизайнер, программист, который будет не только решать общие вопросы, но и помогать выполнять рабочие задачи.
  • Офлайн-предприниматели, чей бизнес нужно продвигать через сайт и социальные сети. Личному помощнику вполне может быть поручено данное направление деятельности. Иногда бывает так, что ассистент крупного предпринимателя нанимает себе личного помощника для выполнения определенных мелких задач.

2. Обязанности и функции

Весь круг обязанностей личного помощника руководителя мы можем поделить на три группы:

  • секретарь, который организует и выполняет работу с документами, составляет всевозможные отчёты, отправляет и получает почту, распределяет ее, также общается с клиентами и т. д.;
  • менеджер проектов, который взаимодействует с фрилансерами и удаленными сотрудниками;
  • специалист, обладающий определенными знаниями и опытом в той же сфере бизнеса, что и его руководитель (наниматель).

Все перечисленные группы, безусловно, связаны между собой. Каждый предприниматель сам определяет круг задач, которые он готов передать помощнику.

Ранее было принято считать, что секретарь должен всегда находиться рядом, на расстоянии вытянутой руки, ну или максимум за стенкой кабинета. Теперь же пришло время ассистентов, работающих в онлайн-режиме.

Что может выполнять этот сотрудник:

  • поиск новых клиентов и партнеров;
  • ведение ежедневного рабочего календаря руководителя;
  • осуществление контроля выполнения поручений шефа другими работниками;
  • SMM-продвижение и реклама;
  • приобретение товаров, заказ различных услуг для компании или руководителя.

К плюсам можно отнести то, что такой специалист может выполнять и ряд задач профильного направления: от редактирования фотографий до составления текстов. Этот вид удаленной занятости позволяет развиваться в профессиональной сфере и получать прибыль. Бесспорно, организовать и настроить работу офиса реального намного сложнее, чем виртуального.

3. Карьерный рост удаленного работника

Офис-менеджер, выполняя работу онлайн, может как продвинуться по карьерной лестнице, так и повысить свой уровень дохода за счет расширения спектра своих занятий. Либо он может найти себе более крупного заказчика. Можно выполнять свои функции даже без определенного опыта. Несомненным плюсом данной работы можно считать то, что постоянно меняющиеся задачи позволят вам овладеть новыми навыками и обучаться чему-то новому. Благодаря этому ваш багаж знаний непрерывно пополняется. В дальнейшем вы можете менять место работы.

Бытует мнение коучей профессионального развития и HR-менеджеров, что для того, чтобы достичь высокого результата, работая удаленно, нужно сотрудничать только с одним заказчиком продолжительное время.

Читайте нашу статью «Номинальный директор: административная, уголовная и налоговая ответственность».

4. Какова заработная плата личного помощника руководителя, работающего удаленно

Средняя стоимость услуг такого специалиста в месяц составляет от 30 до 35 тысяч рублей. При работе в офлайн-режиме прибавляем к этому официальное трудоустройство, 40-часовую рабочую неделю и оплачиваемый отпуск. С каждым кандидатом уровень заработной платы может обсуждаться индивидуально и будет зависеть от его компетенций. Если рассматривать столицу, то там можно встретить предложения от 60 000 рублей.

Но тогда сразу оговариваются следующие условия:

  • ненормированный рабочий график;
  • свободное владение иностранным языком;
  • наличие личного автомобиля.

Есть несколько способов мотивации личного помощника руководителя, они бывают указаны в описании вакансии. К наиболее распространенным относятся:

  • почасовая оплата;
  • фиксированная ставка с одной или двумя выплатами в месяц (зависит от желания кандидата на должность);
  • понедельная оплата труда;
  • фиксированная ставка + % от выполнения задачи.

Рассмотрим стоимость услуг и перечень основных задач для помощников (взяты на основе данных с бирж фриланса):

Основные задачи

Оплата

Отвечать на письма, телефонные звонки (базовые задачи — БЗ)

от 50 рублей за час

БЗ + составление списка клиентов и работа с ними

20 тыс. рублей за месяц

БЗ + продвижение продукта, реализация маркетинговых мероприятий, ведение социальных сетей, рассылка объявлений, обзвон холодной базы

от 25 тыс. руб. до 30 тыс. рублей за месяц

БЗ + спичрайтер, имиджмейкер, индивидуальный психолог

с каждым кандидатом проговаривается индивидуально, от 200 долларов за месяц

БЗ + разработка стратегии развития

от 25 000 рублей + % с продаж

БЗ + развитие сайта заказчика, подготовка и проведение рекламной кампании

от 30 000 до 35 000 рублей за месяц

Размер вознаграждения зависит как от масштаба компании, решения руководителя, так и от определенных результатов работы сотрудника за конкретный промежуток времени. Удаленная работа позволяет вам зарабатывать из любой точки мира. Дальнейший рост и развитие вас как специалиста не ограничены территориями, что, несомненно, является большим преимуществом.

5. Плюсы и минусы профессии

Давайте теперь подытожим и посмотрим, какие же преимущества и недостатки имеет профессия личный помощник руководителя при удаленной работе. Основные преимущества:

  • Непрерывное развитие. Перенимать бесценный опыт и знания предпринимателя, работая с ним рука об руку, дорогого стоит.
  • Неограниченность в передвижениях. Вам не нужно тратить время на дорогу на работу и обратно. Вы можете выполнять свои профессиональные задачи, даже находясь на другом континенте.
  • Вы получаете возможность иметь высокую заработную плату или дополнительный доход к своему основному заработку, все зависит от сложности выполняемых вами задач.

В качестве недостатка удаленного должности личного помощника руководителя можно отметить следующий фактор: в основном вы подстраиваетесь под график работодателя, иногда жертвуя своим временем, так как вы должны быть на связи в режиме 24/7.

Требования к кандидату на должность помощника руководителя

Требования, предъявляемые к такому специалисту, достаточно высоки. Сюда входит высшее образование, иногда и несколько, наличие опыта работы на аналогичных должностях от 2 лет, активная жизненная позиция, хорошо развитые коммуникативные и организаторские способности, высокий уровень стрессоустойчивости, самоорганизации и умение разрешать конфликтные ситуации.

Также кандидат должен обладать грамотной устной и письменной речью, свободно общаться и писать на английском языке, в совершенстве знать деловой этикет, компьютерные программы.

Читайте нашу статью «Организационная структура предприятия: основные виды, их плюсы и минусы».

В среднем получается, что заработная плата такого специалиста от 800 евро, но, опять же, это зависит от сложности выполняемых им заданий и поручений.

Кому точно не стоит доверять поиск личного помощника?

Ни в коем случае не поручайте поиск одного из нескольких помощников уже работающему ассистенту. Он будет воспринимать всех кандидатов в качестве потенциальных конкурентов и отберет человека, который будет выполнять рутинную однообразную работу. В нужный момент времени, когда действительно от него потребуется помощь команде, он не сможет оказать должную поддержку остальным сотрудникам.

При отборе кандидатов на должность личного помощника руководителя обязательно как можно более подробно стоит уточнять у генерального директора компании, какого именно человека он хотел бы видеть на этой должности, вплоть до мельчайших деталей: не только профессиональные навыки и умения, но и особенности характера. Это облегчит задачу подборщику. Он не будет отнимать время руководителя на беседу со всеми подряд и в то же время не отклонит кандидатов, подходящих или не подходящих только лишь по одному критерию.

Как уже говорилось ранее, специфика работы личного помощника руководителя предполагает еще и обладание рядом личностных характеристик из-за особенности работы.

В первую очередь это:

  • многозадачность – способность выполнять несколько задач одновременно без ущерба для их результатов – одно из самых ценных качеств хорошего ассистента;
  • стрессоустойчивость – при общении с руководителем помощнику часто приходится принимать удар на себя;
  • высокая обучаемость – гибкий склад ума и желание постоянно развиваться и узнавать что-то новое, въедчивость в каждый этап рабочего процесса;
  • позитивное мышление – эта черта характера поможет справляться с дополнительным объемом обязанностей, порой выходящих за рамки делового сотрудничества в стандартном его понимании.

Это самые основные черты характера, которые необходимы каждому личному помощнику руководителя для выполнения своей деятельности. В идеальном варианте – основные черты характера шефа и его ассистента должны гармонично дополнять друг друга, а не противоречить друг другу.

Так в итоге, какими качествами должен обладать личный помощник руководителя

Хороший личный помощник:

  • владеет навыками различных специальностей: управлением персоналом, тайм-менеджментом, кризис-менеджментом, обязанностями офисного сотрудника;
  • в совершенстве знает процесс и умеет провести переговоры;
  • обладает высокой степенью интеллектуального развития, может участвовать в беседе на любую тематику, даже не имеющую отношения к бизнесу;
  • интересы своего руководителя ставит выше своих собственных;
  • имеет хороший вкус, тактичен и доброжелателен;
  • обладает быстрой скоростью мышления, способен оперативно и правильно принимать верные решения;
  • знает сферу своей ответственности, четко чувствует и соблюдает границы своих функциональных обязанностей: не задает слишком много ненужных вопросов по пустякам и не совершает сомнительных действий за спиной руководителя;
  • логичен во всем, может предопределять принципы и взгляды руководителя на основные вопросы; когда действует и принимает решения от его имени, то, как правило, без ущерба для дела.

КАК ИЗМЕНИТЬ СВОЮ ЖИЗНЬ?! ЖЕСТКИЙ РАЗБОР с Петром Осиповым и Михаилом Дашкиевым | Бизнес Молодость