Кто утверждает форму расчетного листка

Расчетный листок и приказ об утверждении формы расчетного листка

Расчетный листок – это письменное извещение (выписка), которое должно выдаваться работнику на руки при получении заработной платы.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период, размер и основания произведенных удержаний, а также общую денежную сумму, подлежащую выплате.

В связи с принятием Федерального закона от 23.04.2012 № 35-ФЗ теперь работодатели обязаны в расчетном листке указывать и иные суммы, начисленные работнику: в частности, суммы денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, должны стоять в листке отдельными строками.

Выдача расчетного листка – не право работодателя, а обязанность. Извещать о составных частях зарплаты необходимо не только основных работников, но и совместителей, и временных сотрудников. Расчетные листки должны выдаваться в любом случае – при выплате наличными деньгами, при перечислении на банковскую карту или в иной форме, не запрещенной трудовым законодательством.

Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому форму листка каждый работодатель самостоятельно разрабатывает и утверждает для своей организации в локальном нормативном акте. А это, в свою очередь, служит дополнительной гарантией прав работников.

Обычно в организациях, где бухгалтерский учет ведется по автоматизированной форме, утверждается та форма расчетного листка, формирование которой предусмотрено возможностями программы.

Если в организации действует профсоюз или есть выбранные представители от работников, то следует учитывать его позицию. В этом случае на листке указывается: «Мнение представительного органа учтено, протокол №… от …».

Если представительного органа нет, то делается такая запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листа представительный орган работников организации не создан».

При утверждении расчетного листка рекомендуется издать приказ (распоряжение) руководителя, поскольку в нем можно разграничить полномочия работников организации (например, указать ответственного за извещение работников, дни, в которые оно должно производиться, и др.).

Срок хранения приказа об утверждении расчетного листка установлен ст.19 б «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010 г.), и составляет 75 лет.

Что должно быть в расчетном листке?
Порядок извещения работников о выплате заработка и ответственность работодателя за нарушение законодательства о труде

В расчетном листке нужно указывать:

  • Ф.И.О. и табельный номер работника;
  • период начислений;
  • отработанные часы и дни;
  • составные части заработка;
  • основания и размеры удержаний;
  • сумма к выдаче работнику.

Если заработная плата работников предусматривает много составных частей (надбавки за вредность, сверхурочные, работа в выходные, премиальные и т.п.), то они все должны прописываться в листке отдельно. Объединение разных видов выплат приравнивается к ошибке. При наличии на предприятии социального пакета, выплаты в натуральной форме также включаются в расчетный листок.

К числу удержаний, которые могут быть указаны в расчетном листке, относятся:

  • алименты и иные взыскания по исполнительным документам;
  • суммы НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды;
  • профсоюзные взносы;
  • неотработанный аванс, выданный в счет заработной платы;
  • неизрасходованный и своевременно не возвращенный аванс, выданный в связи с командировкой;
  • суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок, и пр.

Все виды удержаний также расписываются отдельно, например: НДФЛ (округляется до целых рублей), алименты, невозвращенные подотчетные суммы, удержание за неотработанные дни отпуска, дополнительные страховые взносы на пенсию и т.п.

Порядок извещения работников о выплате заработка

Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя выдавать работникам расчетные листы, поэтому факт передачи их работникам должен быть подтвержден. Но Трудовой кодекс РФ не предписывает вручать работникам расчетные листки под роспись, поэтому введение какой либо формы регистрации получения листков остается на усмотрение работодателя.

Это можно сделать с помощью журнала регистрации их выдачи, в котором работник будет подтверждать своей подписью, что получил листок. А можно составить список работников, которые при получении заработной платы будут расписываться в нем.

Можно в ведомости добавить столбец, и при выдаче распечатанного расчетного листа одновременно с выплатой заработной платы работник будет расписываться о получении расчетного листа. Проставление подписи в ведомости подтверждает факт получения расчетного листа и, как следствие, выполнения обязанности работодателя по ст. 136 ТК РФ.

Ответственность работодателя

В ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение законодательства о труде возможно наложение штрафа в размере:

  • от 1 000 до 5 000 руб. – на должностных лиц и лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей);
  • от 30 000 до 50 000 руб. – на юридические лица.

Кроме этого, в качестве меры административного воздействия может быть выбран не штраф, а приостановление деятельности индивидуального предпринимателя или организации на срок до 90 суток. Чтобы уберечь себя и свою организацию от штрафов, разработайте и утвердите в организации форму расчетного листка и именно его передавайте работникам при выдаче заработной платы.

Как составить приказ о выдаче расчетных листов?

Ответ на вопрос:

Для получения начальниками подразделений расчетных листков на работников необходимо соблюдение следующих требований:

1. Начальники подразделений должны иметь допуск к персональным данным работников. Отметим, что доступ к персональным данным сотрудников могут иметь только специально уполномоченные лица, которым такой доступ необходим для выполнения конкретных функций. Об этом говорится в статье 88 Трудового кодекса РФ.

2. Предложенный в вопросе порядок выдачи расчетных листков должен быть предусмотрен трудовым договором, коллективным договором или локальным актом организации (например, Положением об оплате труда).

Объясняется это тем, что согласно ч. 1 ст. 9 ТК РФ в соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.

Именно такой позиции придерживается Роструд (информация с портала Онлайнинспекция.рф).

Таким образом, одного приказа на такой порядок выдачи расчетных листков, не достаточно. Необходимо предусмотреть данный порядок трудовым договором или локальным актом организации.

Приказ может быть таким:

В целях упорядочения работы по выдаче расчетных листков работникам, руководствуясь п. _______ Положения о оплате труда,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Расчетные листки выдавать руководителям подразделений, имеющим доступ к персональным данным работников подразделения, 17 числа каждого месяца для дальнейшей выдачи работникам под роспись в Журнале выдачи расчетных листков подразделения.

2. При возникновении вопросов по начислению заработной платы обращаться к руководителям подразделений, при возникновении дополнительных вопросов — к бухгалтеру по заработной плате.

3. Днем принятия вопросов бухгалтером по заработной плате считать каждый вторник месяца с 15.00 до 16.00.

4. Днем получения информации по заданным вопросам считать каждый четверг месяца с 15.00 до 16.00.

5. Контроль исполнения приказа возложить на бухгалтера по заработной плате _____________________.

6. Секретарю-референту _______________________ ознакомить с приказом ответственное лицо и руководителей подразделений под роспись в листе ознакомления с приказом с выдачей копии приказа.

Директор ____________________________________ Ф.И..О.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Ситуация: Как организовать обработку персональных данных сотрудников

Понятие персданных

В организации персональные данные сотрудников содержатся в их личных карточках и личных делах (если они ведутся). Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника, например, сведения о вероисповедании, политических пристрастиях, жилищных условиях и т. п. Эти сведения составляют личную или семейную тайну гражданина, которую он вправе никому не разглашать. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и статье 10 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника (ст. 7 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Согласие на обработку персданных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников. Обработка таких данных за исключением отдельных случаев происходит только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

  • фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
  • наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
  • подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме. В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2–11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры. Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Обработка данных без согласия

В отдельных случаях обработка персональных данных возможна и без согласия сотрудника. Например, если обработка персональных данных необходима в целях исполнения заключенного с сотрудником договора либо для достижения целей, предусмотренных законом для осуществления и выполнения возложенных законодательством России на оператора функций, полномочий и обязанностей, – она может осуществляться без согласия сотрудника – субъекта персональных данных. Об этом сказано в статье 6 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ.

К таким случаям относится передача сведений в:

  • Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ);
  • налоговые органы (ст. 24 НК РФ);
  • военные комиссариаты (ст. 4 Закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ);
  • иные органы, когда обязанность передачи им сведений, относящихся к персональным данным сотрудника, закреплена за работодателем законом либо необходима для достижения установленных законом целей (например, суды, прокуратуру и т. п.).

Кроме того, согласие не требуется в следующих случаях:

  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе опубликование и размещение персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ, Законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ и рядом иных актов);
  • проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой (по унифицированной форме № Т-2 или самостоятельно разработанной форме), а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;
  • обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
  • обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;
  • обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя при условии, что организация пропускного режима осуществляется работодателем самостоятельно.

Об этом говорится в пунктах 1–5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Также работодателю следует помнить, что не требуется получать согласие уволенного сотрудника на обработку его персональных данных для целей налогового и бухгалтерского учета. Не распространяется законодательство о персональных данных и на материалы, переданные в архивную организацию для архивного хранения, поэтому такое хранение не требует получения согласия сотрудника на обработку его персональных данных. Это следует из положений абзацев 6–10 пункта 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.

Нина Ковязина,

заместитель директора департамента медицинского образования

и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,

эксперт Системы Кадры

Должен ли составлять руководитель распоряжение об утверждении?

Закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» отменяет обязательное использование унифицированных форм первичных бухгалтерских документов.

Но обязывает руководителя хозяйствующего субъекта утверждать разработанный должностным лицом бланк первичного документа.

Расчетный лист не является первичным документом, он выполняет информационную функцию.

Кроме того, унифицированной формы, утвержденной Госкомтсатом, для расчетного листка не разработано.

Это означает, что руководитель не обязан утверждать форму такого документа приказом или иным нормативным актом.

Несмотря на это, подавляющее большинство руководителей предпочитают утвердить форму листка приказом, руководствуясь правовой и административной целесообразностью.

В приказе об утверждении можно установить лицо, ответственное за выдачу информационных расчетных листков, обозначить дни, в которые листы должны быть выданы работникам.

Таким образом, руководитель делегирует полномочия и передает ответственность за оформление и выдачу листов конкретному должностному лицу.

Как выдается листок работникам в электронном и бумажном виде — .

Как оформить приказ?

Изначально изготавливается форма листка. Она будет включена в состав приложения к приказу об утверждении.

В приказе указываются обычные реквизиты внутренних актов; наименование предприятия, дата, слово «Приказ» и наименование приказа: «Об утверждении формы расчетного листка по заработной плате».

В приказе, который утверждается бланка листка, обозначаются пункты:

  • утверждения формы документа, содержащегося в приложении;
  • дата выдачи работникам расчетных листков
  • лицо, ответственное за информирование работников о составных частях заработной платы.

Указывается наличие приложения, дата и подпись руководителя.

Образец оформления приказа об утверждении формы расчетного листка по зарплате для выдачи работникам – .

Что должен содержать лист для выдачи работникам?

В расчетном листе для выдачи работникам обязательны следующие реквизиты:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника;
  • табельный номер;
  • период расчета;
  • отработанные дни и часы;
  • суммы и основания начисления;
  • суммы и основания удержаний;
  • сумма на руки.

В графе начисления подробно указываются все виды дохода отдельно:

  • начисления за отработанное время;
  • районные надбавки;
  • надбавки за выслугу лет;
  • оплата за ночное время;
  • оплата сверхурочных;
  • оплата за работу в праздничные и выходные дни;
  • надбавки за условия труда;
  • надбавки за классность и другие квалификационные надбавки;
  • суммы компенсаций за жилье, коммунальные услуги, компенсации транспортных расходов и др.;
  • денежное выражение полученных доходов в натуральной форме;
  • неустойки за не вовремя выплаченную зарплату;
  • суммы отпускных и компенсаций за неиспользованный отпуск;
  • суммы начисленных пособий по временной нетрудоспособности по разным основаниям;

Читайте также статью о том, как разобраться в расчетном листе и расшифровать его строки.

Объединение начислений в одну строку, скажем, «Надбавки», недопустимо.

В графе «Удержания» следует детально отражать следующую информацию:

  • НДФЛ;
  • суммы удержанных добровольных страховых взносов (например, на медицинскую страховку или добровольные пенсионные отчисления);
  • суммы выплаченных ранее авансов;
  • подотчетные средства, за которые работник не отчитался;
  • возмещение недостач и прочего материального вреда;
  • удержание излишне выплаченных сумм, начисленных в результате счетных ошибок;
  • профсоюзные взносы.

При разработке формы расчетного листа для выдачи работникам следует оставить несколько пустых граф и в части, отражающих формирование дохода, и в части, в которой отражаются удержания.

В ходе производственного процесса могут возникнуть непредвиденные начисления и удержания.

В этом случае бухгалтер вручную помечает, какой вид дохода или удержания возник.

Расчетные документы регистрируются в журнале или ведомости учета.

>Полезное видео

О порядке утверждения расчетного листка по заработной плате и важных моментах при оформлении, подробно рассказано в данном видео: