Квартиры для командировочных

КонсультантПлюс:Форумы

Можно ли снять квартиру на время командировки?

От общих правил к документам и нюансам

Посуточная аренда квартиры сотрудником в командировке в порядке вещей. Это актуально для любых организаций, в устанавливающей документации которых прописана формулировка «найм жилого помещения».

Потому в вопросе: можно ли в командировке снять квартиру, вы вправе выбирать между отелем, хостелом и частными апартаментами…

ВАЖНО: Отнеситесь внимательно к сбору подтверждающих документов, иначе компенсировать съем в служебной поездке вам никто не будет!

ДАВАЙТЕ ВМЕСТЕ РАЗБИРАТЬСЯ:

  • Как подтвердить аренду жилья у агентства или частника?
  • Что делать, если в выбранной квартире не предоставляют отчетность?
  • Есть ли смысл рассматривать квартирный вариант, и как на нем заработать?

Документы для компенсации командировочного проживания

У командированного сотрудника есть целых пять вариантов, где остановиться, один из них – квартира. Для отчета по ней вам нужно будет предоставить в бухгалтерию:

  1. Договор о найме с прописанной ценой
  2. Квитанция или чек строгой отчетности с уникальным номером. При безналичной оплате действует платежное поручение от банка (при онлайн платеже у вас будет ссылка для скачивания или печати).
  3. Желательно – счет или акт с указанием периода проживания и стоимости одних суток и суммы за все дни.

ПРИМЕЧАНИЕ: Оплачивать аренду квартиры должен сам командированный, а не жена или друг. В обратном случае – деньги по авансовому отчету вам не выплатят.

Когда снимаете у физ. лица – требования лояльнее

При аренде жилья в командировке у физического лица «бумажная бюрократия» несколько проще:

  • От руки или на компьютере распечатывается договор, где нужно указать адрес квартиры, даты и цена проживания + реквизиты паспортов обеих сторон.
  • После скрепления договорных отношений подписями командированный отдает деньги наймодателю.
  • Хозяин жилплощади пишет расписку с полными данными о себе и нанимателе (ФИО, адрес прописки и паспортные реквизиты) по форме: «Получил от такого-то такую-то сумму…». Дату и подписи ставят оба участника соглашения.

Что делать, если никаких документов нет?

Такое тоже случается – человеческий фактор никто не отменял…

И в данной ситуации не все потеряно.

СОВЕТ: Пробуйте отстоять свои затраты – аргументируйте, что где-то вы жили, а учреждение не побеспокоилось за вас и не предоставило жилье.

По статистике после таких аргументов что-то возмещают, но сумма будет меньше реально потраченной. Согласиться на нее или уволиться – дело ваше…

Можно остаться в минусе или… Получить ДОХОД!

Помимо того, что в командировке МОЖНО арендовать квартиру, на ней легко и ЗАРАБОТАТЬ от 500 до 2000 руб. в день.

Эта возможность будет вам на руку, если учесть, что размер суточных чаще ничтожно мал!

***

Читайте больше полезных статей на сервисе Dokpiter –
ездите в командировку подкованным человеком.

Жилье для командировочных: 3 популярных варианта

Где остановиться в командировке, решает преимущественно сам сотрудник, исходя из бюджета поездки и личных предпочтений. Наибольшей популярностью у командированных служащих пользуются гостиницы, хостелы и квартиры, которые сдают в аренду посуточно. Каждый вариант имеет свои преимущества и недостатки.

Отель

Это самый распространенный вариант жилья в командировке, так как предусматривает максимум удобств за корпоративные деньги. Учитывая, что сотрудник не оплачивает проживание со своего кармана, он отдает предпочтение отелю, так как в нем гостям предлагают комфортные условия и большой перечень дополнительных услуг. В стоимость аренды номера может входить завтрак. В некоторых гостиницах можно оплатить и полный пансион. Отели чаще всего бронируют в том районе, где находится офис.

Хостел

Хостел – это жилье для командировочных работников, которые хотят сэкономить. Некоторые компании устанавливают такие бюджеты на служебные поездки, что их хватает только на проезд и проживание в хостеле.

Из преимуществ этого варианта можно выделить то, что получится завести новые знакомства – понравится тем, кто не любит оставаться в одиночестве. Из минусов – общая комната, которую придется делить с чужими людьми, и скромные условия проживания.

4.1. Аренда квартир для проживания командированных работников

Хотя и в хостелах можно арендовать отдельный номер и жить в комфорте.

Квартира

Квартиры посуточно арендуют преимущественно те, кто не хочет отказываться от домашних условий даже в служебных поездках. Такое жилье привлекает еще и тем, что имеет большой выбор вариантов по расположению. Квартиру можно снять и в центре, и в спальном районе, и на окраине города. Цены на проживание тоже отличаются широким диапазоном.

Важный нюанс при съеме квартиры на время командировки – не забыть оформить отчетные документы. Прежде чем бронировать жилье, нужно уточнить у арендодателя, работает ли он официально и сможет ли выписать квитанцию. Чек, подтверждающий оплату проживания, нужно передать в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Дата: 2018-06-07

Вопрос: Общество с ограниченной ответственностью (ООО) просит дать разъяснение по следующему вопросу. ООО арендует квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников ООО в период их служебной командировки. Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы ООО на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за соответствующий период. Таким образом, расходы ООО на арендную плату по указанной квартире экономически оправданны, обоснованны и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
Вправе ли ООО отнести к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходы, связанные с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 2 июня 2005 г. N 03-03-01-04/1/306

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу отнесения к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях гл. 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как наем жилого помещения.
В случае, когда организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы по аренде квартиры не являются документально подтвержденными и, значит, не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.
Копия настоящего ответа направлена в Управление налогообложения прибыли (дохода) ФНС России.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
02.06.2005

Вопрос: Организация арендует в другом городе квартиру у физического лица. Данная квартира используется для проживания работников организации в период их служебной командировки.
Таким образом, в течение срока действия аренды имеются периоды, во время которых в указанной квартире никто не проживает.
По условиям договора аренды арендные платежи за пользование квартирой уплачиваются арендодателю независимо от факта проживания в квартире работников организации.
Если бы командируемые работники проживали в гостиницах, а не в арендуемой квартире, расходы организации на оплату услуг гостиниц составили бы в несколько раз больше, чем арендная плата за весь период срока действия договора аренды квартиры.
Таким образом, расходы организации на арендную плату по указанной квартире экономически обоснованы и документально подтверждены (все необходимые документы оформляются в соответствии с действующим законодательством РФ).
Относятся ли к расходам, учитываемым в целях налогообложения прибыли, расходы в виде сумм арендной платы, уплачиваемой арендодателю по договору аренды квартиры за периоды, в течение которых в указанной квартире никто из работников организации не проживал?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 1 августа 2005 г. N 03-03-04/1/112

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу отнесения к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок, и сообщает следующее.
Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) в целях гл. 25 Кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
При этом пп. 12 п. 1 ст. 264 Кодекса предусматривает в составе расходов на командировки такой вид расходов, как наем жилого помещения.
В случае, когда организация регулярно направляет своих работников в командировки в один и тот же населенный пункт и для этих целей арендует жилое помещение, в котором проживают командированные работники, документально подтвердить факт проживания работников именно в этом жилом помещении не представляется возможным. Поэтому в рассматриваемой ситуации расходы по аренде квартиры не являются документально подтвержденными и, значит, не могут относиться к расходам на командировки и уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.
Обращаем внимание на то, что Федеральный закон от 06.06.2005 N 58-ФЗ внес изменение в абз. 4 п. 1 ст. 252 Кодекса, согласно которому с 1 января 2006 г. под документально подтвержденными расходами будут пониматься затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Такая редакция определения документально подтвержденных расходов позволяет расходы по аренде квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки, относить к признаваемым при налогообложении прибыли расходам. При этом отмечаем, что такие расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира использовалась для проживания в ней командированных работников. Арендная плата за данную квартиру в то время, когда она пустовала, не может быть признана расходом в целях налогообложения прибыли.
Копия настоящего ответа направлена в Управление налогообложения прибыли (дохода) ФНС России.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
01.08.2005

Прикольно, другой ответ уже всего через 2 месяца от того же человека…

«Учет. Налоги. Право», 2006, N 16

В КОМАНДИРОВКУ БЕЗ ГОСТИНИЦЫ

(В составе командировочных расходов можно учесть аренду
квартиры для проживания сотрудника в другом городе)

Проблема. Поскольку гостиницы обходятся дорого, часто для проживания своих сотрудников во время командировки фирмы арендуют квартиры у физических лиц. Можно ли включить такие арендные платежи в расходы при расчете налога на прибыль? Следует ли платить НДФЛ? Вправе ли организация учесть плату за те периоды, в которых квартира пустует?

Право

Организация должна в рассматриваемом случае заключить договор аренды квартиры (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Договор найма она заключить не сможет.

Ведь нанимателем по такому договору может быть только гражданин (п. 1 ст.

Жилье в командировке: как подтвердить расходы по найму жилого помещения?

667 ГК РФ).
Работник направляется в командировку в другой город, и договор аренды будет подписывать именно он. Для этого ему потребуется доверенность от организации с подписью ее руководителя и приложением печати (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Возможно и заключение работником договора найма жилого помещения от собственного имени. Но если арендовать квартиру вы планируете на длительный срок, то предпочтительнее первый вариант.
Если одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, то договор должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ). А для найма вообще допустима только письменная форма (ст. 674 ГК РФ). Тем более что только с помощью правильно оформленного договора вы сможете документально подтвердить расходы на аренду помещения (ст. 252 НК РФ). В договоре аренды (или найма) помещения должны быть указаны дата его заключения, срок аренды, размер арендной платы, сведения об объекте аренды (квартире), а также об арендодателе и арендаторе. Помните, что юридические лица могут использовать жилое помещение только для проживания граждан (п. 1 ст. 667 ГК РФ). Например, своих работников.
Кроме договора необходимо оформить акт приема-передачи помещения. При оплате пользования помещением работник должен взять у арендодателя расписку, свидетельствующую о получении последним арендной платы. В расписке должны быть указаны данные арендодателя, полученная им сумма и основания получения денег. На этом этапе также желательно удержать НДФЛ у арендодателя-гражданина. В противном случае удержать налог не получится. И организация как налоговый агент будет вынуждена в месячный срок сообщить в налоговую о невозможности удержания и сумме задолженности налогоплательщика (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Учет

Если во время командировки работник арендовал квартиру, то организация обязана возместить ему такие расходы (ст. 168 ТК РФ). Для этого сотрудник должен представить договор найма и документы, подтверждающие оплату (например, расписку наймодателя о получении денег). После утверждения руководителем авансового отчета командировочные расходы относятся на счета затрат:
Дебет 71 Кредит 50
— отражена сумма, выданная сотруднику под отчет на командировочные расходы;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 71
— учтены командировочные расходы по найму жилого помещения.
Если же договор аренды заключен самой фирмой, то арендованное имущество следует принять к учету на забалансовый счет 001 «Арендованные основные средства». Стоимость принимаемого имущества должна быть согласована в договоре аренды:
Дебет 001
— отражена стоимость арендованной квартиры;
Дебет 44 (20, 26) Кредит 76
— начислена арендная плата;
Дебет 76 Кредит 68
— удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 51
— перечислена арендная плата за минусом НДФЛ;
Кредит 001
— списана стоимость арендованной квартиры после окончания срока аренды.
Напомним, что независимо от того, когда оплачивается аренда, расходы принимаются к учету по мере их осуществления (п. 18 ПБУ 10/99). Поэтому бухгалтерская запись об отнесении расходов по найму делается в конце каждого месяца аренды.

Налоги

С этого года решена проблема с учетом расходов на наем жилого помещения для сотрудника, отправленного в командировку, для налога на прибыль. Дело в том, что до 2006 г. при аренде жилья у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, налоговые органы не разрешали списывать такие затраты. Основанием для этого служило отсутствие первичных документов. Теперь же расход можно подтвердить и косвенными документами (приказом о командировке, проездными документами, договором аренды). Поэтому арендную плату можно отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обратите внимание: Минфин России считает, что учесть арендную плату за квартиру в то время, когда она пустовала, нельзя. Расходы принимаются к налоговому учету в той доле, в которой арендуемая квартира используется для проживания в ней командированных работников (Письмо Минфина России от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112).
При выплате организацией доходов физическому лицу — арендодателю следует исчислить и удержать НДФЛ, поскольку юридическое лицо в этом случае признается налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ). Удержать налог следует при фактической оплате аренды (п. 4 ст. 226 НК РФ).

С.Князева
Эксперт «УНП»
Подписано в печать
21.04.2006