На реквизиты или по реквизитам?

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Организация документооборота в создаваемой компании

Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов

Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых (исходящих) документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания.

Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где:

исх. – указывается, что документ является исходящим;

25-03 – индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения, в которое поступает на хранение копия отправляемого документа;

198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1.

Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Отметим, когда дата подписания или утверждения документа и дата его регистрации отличаются (по каким-либо причинам документ был передан в службу ДОУ позже даты подписания или утверждения), в этом случае сотрудникам службы ДОУ необходимо сделать отметку в РКФ об этом.

При ведении РКК на бумажном носителе для регистрации инициативных документов заводится новая РКК. Регистрационные данные ответного документа вносятся в РКК поступившего (входящего) документа.

Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции».

После присвоения отправляемому документу регистрационного номера первый экземпляр поступает на отправку, а его копия с визами и приложениями (если таковые имеются) подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграммы, которые требуется отправить, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

Текст телефонограммы, подлежащий передаче, печатается на бланке, подписывается, регистрируется с проставлением даты. После передачи телефонограммы по телефону делается отметка о передаче с указанием даты, времени, фамилии лица принявшего телефонограмму.

Отправка документов должна осуществляться в компании только централизованно сотрудниками службы ДОУ.

Важно знать. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные.

По факсу или по электронной почте информационные сообщения оперативного характера могут передаваться непосредственно работниками из структурных подразделений.

Отправляемая по почте документация упаковывается с указанием адресатов (получателя и отправителя) и направляется в местное отделение связи.

Важно помнить. Сотрудники службы ДОУ перед упаковкой проверяют правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Документы, направленные разными подразделениями в один адрес могут вкладываться в одну упаковку. Письма, рассылаемые большому количеству адресатов (более 4-х), передаются в службу ДОУ со списком на рассылку, составляемым исполнителем.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания и регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

Если есть необходимость в срочности доставки адресатам, документация может отправляться спецсвязью или экспресс-доставкой (DHL, Pony Express и т.д.).

В данной статье были освещены некоторые основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при организации делопроизводства в создаваемой компании при регистрации, учете отправляемых (исходящих) документов.

Т.В. Войцехович,
эксперт НААР

Для осуществления переводов с карты на карту или для совершения покупок в интернете вам требуется знать реквизиты вашей банковской карты. Как узнать их в случае необходимости?

Что такое реквизиты банковской карты

Для снятия денег в автомате вам нужно помнить только ваш пин-код. Но что делать, если вам нужно перевести деньги с одной карты на другую или купить что-то в интернете? В данных случаях вам требуется знать другие данные своей пластиковой карточки. Также эти сведения необходимо передать в бухгалтерию по месту вашей работы для перевода заработной платы или, например, в органы социальной защиты для перечисления пенсий и пособий и в некоторых иных случаях.

А если вы намереваетесь осуществлять какую-либо предпринимательскую деятельность, то все денежные расчёты и платежи будут производиться только в безналичной форме.

Разберемся, в каких случаях и как узнать реквизиты банковской карты.

Данные банковской карточки

Но сначала нужно разобраться, что такое реквизиты карты, и чем их отличие от полных банковских реквизитов.

Реквизиты карты — это информация, которую вы можете увидеть (прочитать) на самом «пластике», кроме номера счета.

К ним относятся:

  • ФИО владельца;
  • номер карточки (не путать с номером счета!);
  • срок действия;
  • код безопасности;
  • номер счета (на пластиковой карточке не указывается).

Эти данные вам понадобятся, например, для покупок в интернете или для перевода денег от частного лица.

А какие данные по счету нужно сообщить, чтобы получить деньги от юридического лица? Для этого понадобится запросить полную информацию об отделении банка, где была оформлена пластиковая карточка.

К ним относятся:

  • наименование банка
  • ИНН банка;
  • БИК;
  • КПП;
  • номер корреспондентского счета банка;
  • номер отделения финансовой организации.

Имея эту информацию, можно осуществлять любые финансовые операции со счетом.

Но нужно понимать: для того чтобы денежный перевод поступил именно вам, а не ушел к кому-то еще, все информацию по карточке и данные платежа необходимо заполнить внимательно и без ошибок. Иначе банк затребует предоставить дополнительные или уточняющие сведения, что намного увеличит срок поступления денег.

Как узнать реквизиты своей карточки

Есть несколько способов, как узнать реквизиты своей карты, разные по своей сложности и доступности.

  • Первый способ — посетить отделение банка.
    Один из самых надежных и простых способов, это подойти в отделение финансовой организации, где вы открывали специальный счет. При себе необходимо иметь паспорт и сам «пластик». Без документа, удостоверяющего личность, вам никакие данные не сообщат. Это требование безопасности. Сотрудник банка распечатает всю необходимую информацию и заверит ее печатью и своей личной подписью. Если требуется предоставить такой документ сразу в несколько мест, то вам выдадут нужное количество экземпляров. Например, в органах соцзащиты требуют предъявлять только оригиналы, распечатанные и пописанные в вашем отделении.

Например, подобный бланк Сбербанка будет выглядеть так.

  • Второй способ — звонок в колл-центр банка.
    Обычно номер телефона горячей линии указан на обороте вашей пластиковой карточки. Также его узнать можно на официальном сайте банка. Вам может понадобиться назвать кодовое слово, указное вами при заключении договора на обслуживание. Но некоторым банкам для авторизации достаточно назвать свои паспортные данные, дату рождения, номер карточки и привязанный к ней номер телефона.
  • Третий способ — договор банковского обслуживания.
    Когда вы оформляли счет, вам выдали договор на банковское обслуживание. Всю необходимую информацию по данным «пластика» и счета можно найти там. К сожалению, не у всех договор хранится в должном порядке, а данные порой нужно получить быстро.
  • Четвертый способ — электронная почта.
    Некоторые банки, в том числе Сбербанк, высылают необходимую информацию по пластиковой карточке по емейл. В письме нужно указать личные сведения по форме, которую можно найти на сайте финансовой организации. Но такой способ не самый быстрый и надежный.
  • Пятый способ — Интернет.
    Многих интересует вопрос: как получить реквизиты карты онлайн? Нужно отметить, что на сайтах банков в прямом доступе такая информация не размещается. Для этой возможности нужно подключиться к системе онлайн-банкинга или мобильному банкингу. Авторизация осуществляется с помощью логина и пароля. В своем Личном кабинете вы можете узнать всю необходимую информацию, а также лично совершать и контролировать свои транзакции.
  • Шестой способ — банкоматы.
    Есть еще один простой способ, как взять реквизиты карты: в банкомате или терминале самообслуживания, который имеет такую функцию. После того как вы вставили карточку в терминал и ввели пин-код, выберите в меню «Мои платежи» — «Реквизиты счета». На экране появится вся нужная информация, которую можно распечатать в чеке.

Кто, где и сколько работал — все детали трудовой жизни теперь будут в цифровом формате.

С начала 2020 года в России вводят в обиход электронные трудовые книжки. Это файл, содержащий всю ту же информацию, что и бумажная: о стаже, местах работы и должностях, о причинах переводов и увольнений. В чем преимущества электронной книжки, нужно ли хранить «аналоговую» и как будут защищены базы данных, обсудили в пресс-центре «Самарской газеты».

Выбор есть

Переход на «цифру» — дело сугубо добровольное для сотрудников, но обязательное для работодателей. Последние обязаны представлять в Пенсионный фонд информацию обо всех карьерных событиях в жизни подчиненных — прием, увольнение или повышение. За невыполнение предусмотрена административная ответственность.

— Работник должен сам выбрать: либо ему будут вести трудовую книжку в электронном виде, либо он оставляет бумажный вариант, — объясняет заместитель управляющего отделением Пенсионного фонда России по Самарской области Марина Скиданова. — Без согласия сотрудника кадровая служба работодателя не может отменить бумажный вариант.

Преимущества электронной трудовой книжки: — удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности; — минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений; — дополнительные возможности дистанционного трудоустройства; — снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных книжек; — дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения; — высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Если сотрудник выбрал электронный документ, он пишет заявление о своем желании, ему выдают на руки старую книжку. Последняя запись в ней будет как раз о решении перейти на «цифру». Вернуться к бумажному варианту в таком случае невозможно. Если сотрудник решит все оставить по-старому, то работодатель должен вести как бумажный документ, так и вносить сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Выбора не будет только у тех, кто впервые устроится на работу в следующем году. У них все сведения изначально будут вести только в электронном виде.

Переходный период

Бумажные трудовые будут действительны, что называется, «до последнего клиента» — пока ими пользуются.

— Люди должны понимать, что будет очень большой переходный период, — рассказывает заместитель министра труда, занятости и миграционной политики Самарской области Светлана Симакова. — Например, в 2020 году человек впервые приходит устраиваться на работу, ему 18 лет. Заводят бумажную трудовую книжку. Если он захочет, ее будут вести до выхода на пенсию, а это случится примерно через 50 лет. Так что полный переход на электронные трудовые книжки займет немало времени.

.com

Информация в электронной и бумажной трудовой книжках идентична. Но в «цифре» будут отображать данные начиная с 2020 года.

— Перенос всех записей из трудовой в электронную книжку законодательством не предусмотрен, — уточняет Скиданова.

Так что хранить бумажную книжку, если она есть, в любом случае нужно. При устройстве на новую работу она пригодится. Информацию же из электронной можно просто распечатать либо предоставить в файле с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте «Госуслуги». Либо обратившись в клиентскую службу Пенсионного фонда или в МФЦ. Если нужна информация только о последнем месте работы, ее можно получить у своего работодателя.

Сроки короче, ошибок меньше

В чем плюсы нововведения?

Электронную книжку невозможно потерять. Сведения будут храниться на сервере, а работник сможет получить доступ к ним в онлайн-режиме. — Если человеку нужна выписка из трудовой книжки — для получения кредита или визы, то сейчас кадровая служба выдаст ее в течение трех дней, — поясняет Скиданова.

— Если эта информация будет оцифрована, то получить выписку можно на сайте Пенсионного фонда за одну минуту. Затем можно в электронном виде направить эти сведения в любую организацию.

Во многих странах мира вообще нет трудовых книжек. Для приема на работу достаточно диплома об образовании, резюме и рекомендательного письма с прошлого места работы. В Италии, Германии и Франции сотрудник может предъявить специальную «рабочую карту» добровольно, чтобы подтвердить свою квалификацию. А в некоторых странах существуют электронные системы. В Испании, например, есть Vida Laboral («Трудовая жизнь»). В нее вносят данные обо всех приемах на работу и увольнениях, оттуда информация автоматически поступает в министерство труда и фонд социального страхования.

При этом возможно дистанционно и на работу устроиться, и пенсию оформить. Еще один большой плюс — уменьшение ошибок в записях.

— Такое часто бывает: люди только при оформлении пенсии узнают, что в трудовую книжку когда-то были внесены неправильные сведения, — рассказывает Симакова. — И мы начинаем искать этого работодателя, который внес некорректную запись. А организации уже не существует, документы в архив не сданы. Из-за этого определенный период может быть не засчитан в трудовой стаж. А это большая проблема. И ее мы как раз и решаем электронными книжками. Человек в любой момент может проверить, все ли верно внесено. Если есть ошибки, он заявляет об этом работодателю, тот вносит правки в информацию, предоставляемую в ПФР, Пенсионный фонд корректирует свою базу.

Под защитой

Несмотря на все преимущества электронных документов, зачастую люди не доверяют информационным технологиям, боясь сбоя или утечки данных. Но, по данным Пенсионного фонда, эти опасения напрасны.

— Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России, — объясняет Скиданова. — Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери информации. Не было такого случая, чтобы данные не сохранились.

.com

— Даже работодатели не будут иметь доступа к базе данных, — добавляет Светлана Симакова. — Они будут только поставлять информацию, но получать дополнительную не смогут. Если гражданин обратится к работодателю за сведениями, то тот сможет предоставить лишь те, которые сам же и внес. Полную информацию из своей электронной трудовой книжки сможет получить только сам гражданин, обратившись в Пенсионный фонд.

Прототипы трудовых книжек в России появились при Петре I. Это были формулярные списки — документы, отражающие служебный статус чиновника или офицера. Но использовали их редко. С 1764 года заполнение формулярных списков стало обязательным. Система трудовых книжек — почти в том виде, в каком мы знаем сейчас, — появилась в 1939-м.

Фото обложки: .com