Накладная на отпуск материалов

В каких случаях выписывается?

Этот документ применяется только в том случае, когда отпускающее и принимающее подразделения действительно находятся на значительном территориальном удалении друг от друга. В противном случае рекомендуется использовать другие формы документов, также отражающих движение товарно-материальных ценностей.

Накладную на отпуск материалов на сторону рекомендуется использовать в том случае, когда при перемещении ТМЦ не происходит реализации (для этих целей обычно используют товарную накладную ТОРГ-12). Эта операция может иметь место как внутри одной организации, так и между двумя разными предприятиями по предварительному соглашению. Такими перемещениями ТМЦ является передача их на ответственное хранение или передача давальческого сырья.

При передаче товаров и других ТМЦ на ответственное хранение

Материальные ценности, передаваемые без перехода на них права собственности, но с обязанностью получателя обеспечить их сохранность, считаются имуществом на ответственном хранении.

Передача ТМЦ на ответственное хранение сопровождается оформлением договора хранения и накладной.

По окончанию срока хранения материальные ценности возвращаются обратно. На возврат оформляется аналогичный документ, только теперь уже получатель является отправителем.

Для давальческого сырья

Давальческое сырье — это материалы, которые получены от заказчика для переработки или изготовления продукции.

При этом ТМЦ принимаются без оплаты их стоимости и организация-исполнитель обязана вернуть их в переработанном виде заказчику в полном объеме (абз.2 п.156 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов).

В каком виде оформляется?

Отпуск товарно-материальных ценностей на сторону может оформляться документом, разработанным внутри организации или же предприятие может воспользоваться унифицированной формой М-15.

Если предприятие использует собственный бланк, то бланк должен быть утвержден приказом и содержать обязательные реквизиты:

  • название документа;
  • его порядковый номер и дата составление;
  • наименование отпускающей и принимающей стороны;
  • основание для отпуска товарно-материальных ценностей;
  • данные о материальных ценностях: наименование, единица измерения, количество, цена и стоимость;
  • данные об ответственных лицах, отпустивших и принявших товар.

Для удобства складского учета рекомендуется в бланке накладной предусмотреть графы, содержащие более подробные сведения о перемещаемых ТМЦ (номенклатурный, инвентарный номер или номер складской карточки).

Собственный бланк рациональнее использовать внутри одной организации, в него можно добавить графы со сведениями внутреннего учета или данные, не предназначенные для сторонних лиц.

При перемещении материальных ценностей между разными организация уместно использовать унифицированную форму М-15, таким образом у сторонней организации не будет претензий к отпускающей стороне по поводу документального оформления операции.

Если к перемещению материальных ценностей привлекается организация-перевозчик, то рекомендуется оформить накладную по форме 0504205 по ОКУД. В ней указываются не только данные отпускающей организации и организации, принимающей ТМЦ, но и данные перевозчика.

Правила заполнения

М-15

Форма М-15 заполняется сотрудниками организации или структурного подразделения, производящего отпуск ТМЦ. Это может быть бухгалтер, который выписывает и передает накладную кладовщику или непосредственно ответственный сотрудник склада. Она составляется в двух экземплярах — по одному для отпускающей и принимающей стороны.

Накладная должна содержать порядковый номер и дату составления, а также наименование организации, оформившей документ. Обязательно необходимо отправляющее структурное подразделение и структурное подразделение, принимающее ТМЦ. Для удобства учета желательно указать и вид деятельности этих структурных подразделений (хранение или производство).

В графе «Основание» пишутся реквизиты документов, разрешающих отпуск материалов. Это может быть приказ, распоряжение на отпуск материалов, наряд или доверенность.

В табличной части формы М-15 указываются сведения о передаваемых материальных ценностях:

  • наименование материала с указанием марки, сорта и размера;
  • его номенклатурный номер;
  • единица измерения;
  • количество ТМЦ, которое необходимо отпустить по документу-основанию, и фактическое количество отпущенных материалов;
  • цена, сумма, сумма НДС и окончательная сумма материальных ценностей с учетом налога на добавленную стоимость;
  • дополнительные сведения о передаваемых материалах — инвентарный номер (если передаются на ответственное хранение основные средства).

Данные о количестве, сумме и НДС отпускаемых ТМЦ подытоживаются и указываются прописью в отдельных графах.

Без данных, позволяющих достаточно точно идентифицировать передаваемые ТМЦ, их количество и сумму, и без данных об основании для такого перемещения материалов, а также без указания передающей и принимающей стороны накладная недействительна.

Ниже представлена форма накладной и пример ее заполнения:

  • Формы 0504205 по ОКУД

    Накладная по форме 0504205 по ОКУД также должна содержать номер и дату оформления. В ней указываются наименование и ИНН отправителя, получателя и организации, осуществляющей перевозку ТМЦ.

    В графе «Основание» указываются реквизиты договора между отправителем и получателем, приказа на отпуск и доверенности на получение материалов.

    Табличная часть документа содержит информацию о:

    1. материальных ценностях с указанием наименования, сорта, марки и других необходимых данных;
    2. номенклатурном номере ТМЦ или номере паспорта;
    3. единице измерения и цене;
    4. количестве материальных ценностей, которое надлежит отпустить и отпущено по факту;
    5. стоимости материалов без НДС, сумме НДС и стоимости материалов с налогом.
    • Табличные данные о количестве и стоимости суммируются, сведения об итоговой стоимости материалов с НДС указываются прописью в соответствующей графе.

      Подписание документа

      Форма М-15 подписывается лицом, разрешившим отпуск материальных ценностей (например, директор, главный инженер, заместитель по производству или руководитель структурного подразделения). Кроме того, накладную должен подписать главный бухгалтер организации и материально-ответственное лицо.

      Накладную по форме 0504205 по ОКУД заверяет ответственный исполнитель — это, как правило, бухгалтер материального стола, оформивший документ. При отпуске материальных ценностей накладную визирует материально-ответственное лицо, отгружающее материалы.

      Подписи руководителя и главного бухгалтера здесь не предусмотрены, т.к. отпуск материальных ценностей на сторону производится на основании заключенного между двумя организациями договора и доверенности на получение ТМЦ.

      С принимающей стороны накладную визирует либо кладовщик, принимающий материалы на свой склад, либо начальник производственного цеха, который передаст полученные материалы в производство.

      Все подписи должны в обязательном порядке содержать наименование должности лица, подписывающего документ, и расшифровку его подписи. Без хотя бы одной подписи этот документ недействителен и не может приниматься к учету.

      Как факт перемещения запасов фиксируется в документах учета?

      Накладная на отпуск материалов фиксируется в журнале учета складских документов у отпускающей и принимающей сторон. По окончанию отчетного периода (неделя, декада, месяц) материально-ответственное лицо передает по реестру в бухгалтерию первичные документы.

      Бухгалтер на основании той хозяйственной операции, которая была оформлена накладной на отпуск материалов на сторону, делает проводки и отражает ее в бухгалтерском учете.

      Если была оформлена передача на ответственное хранение, то принимающая организация отражает их на забалансовом счете 002 «Материалы, принятые на ответственное хранение».

      Организация-отправитель не списывает со своего баланса ТМЦ, и отражает их движение только на субсчетах аналитического учета счета 10 «Материалы».

      Аналогично будет отражать материальные ценности отправитель и при передаче давальческого сырья, а вот организация, осуществляющая переработку, фиксирует их на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».

      При передаче материальных ценностей между территориально удаленными структурными подразделениями одной организации, бухгалтерские проводки будут зависеть от назначения перемещения.

      1. Если это перемещение между складами, то проводки будут только между различными субсчетами счета 10 «Материалы».
      2. При передаче материалов в производство, они списываются с кредита счета 10 в дебет счета 20 «Основное производство».

      Сколько времени хранится?

      Как и все первичные документы, накладная на отпуск материалов на сторону должна храниться в организации не менее пяти отчетных лет, после чего она может быть уничтожена. Хранение осуществляется, как правило, бухгалтерией предприятия. На крупных предприятиях с большим объемом документооборота эта функция возлагается на отдельное должностное лицо.

      Важно знать, какие еще бывают накладные. Предлагаем прочитать о следующих видах: на отпуск товара, на перемещение ТМЦ внутри предприятия, приходная и расходная, расходно-приходная, транспортная, ТТН, возвратная.

      Накладная на отпуск материалов оформляется на перемещение ТМЦ внутри одной организации, но между территориально удаленными её подразделениями, или между разными организациями при передаче материалов на хранение или в переработку. Предприятие вправе разработать свой собственный бланк или воспользоваться унифицированными формами.

      Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

      >
      Унифицированная форма № М-15 — бланк и образец

      Для чего нужна накладная ф. М-15

      Оформляем передачу материалов на сторону

      Итоги

      Форма М-15 (Накладная на отпуск материалов на сторону)

      Передача материальных ценностей партнерским организациям, а также представителям собственной фирмы, находящимся вне ее территориальных границ, сопровождается выпиской формы накладной на отпуск материалов на сторону. Существует типовой образец данной накладной, утвержденный распоряжением №71а от 30.10.1997 Госкомстата России. Документ разработан с учетом обязательного оформления двух копий, одна из которых принадлежит организации, со склада которой передаются ТМЦ, а вторая вручается получателю груза. Для такой накладной используется типовая форма М-15 и, согласно положениям документооборота, она может использоваться как межотраслевая.
      На предприятии составителем формы М-15 обычно назначается бухгалтер по учету ТМЦ или работник склада, отвечающий за выдачу товара. Основанием для накладной на отпуск является письменное распоряжение руководства. У принимающей стороны в обязательном порядке должна быть доверенность на получение ТМЦ, которую необходимо предъявить на складе перед выдачей.

      Предусмотрены дополнительные параметры:

      • Склад
      • КоррСчет
      • ДолжностьКладовщика
      • ФИОКладовщика

      Инструкция:

      1) Заходим в 1С Предприятие

      2) Главное меню — Сервис — Дополнительные отчеты и обработки -Дополнительные внешние печатные формы

      3) Нажимаем «Добавить», откроется окно Регистрация внешней печатной формы

      4) Нажимаем на кнопку «Заменить файл внешней обработки» (кнопка в виде папки со стрелкой вверх)

      5) Выбираем Файл M15.epf

      6) На вопрос использовать параметры авторегистрации отвечаем положительно

      7) Обработка загрузится, наименование по умолчанию будет «М15»

      8) Нажимаем кнопку «ОК», обработку будет в базе и доступна в документе «Накладная»

      Добавление дополнительных параметров обработки

      1)В табличной части открываем Параметры обработки и вводим значения параметров

      • Склад
      • КоррСчет
      • ДолжностьКладовщика
      • ФИОКладовщика

      Заполнение ТТН-1. «Товаро-транспортная накладная»

      Но товарно-транспортная накладная не отражает оказание услуг по транспортировке товара, она всего лишь удостоверяет факт перемещения груза и расчеты за перевозку транспортом. Для товарно-транспортной накладной утверждена форма Т-1. Это единственный документ, по которому у грузоотправителей списываются ТМЦ и оприходуются у грузополучателей. Бланк товарно-транспортной накладной ещё для оперативного, бухгалтерского и складского учета.

      Общие сведения

      Согласно Инструкции по заполнению типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 «Товарно-транспортная накладная» (далее — ТТН-1) и ТН-2 «Товарная накладная», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 192, накладные формы ТТН-1 применяются юридическими лицами всех форм соб­ственности и индивидуальными предпринимателями (далее — организации) и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у грузоотправителя и оприходования их у грузопо­лучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета. Поступающие из-за пределов Республики Беларусь ТМЦ принимаются на учет на основании документов, выписанных грузоотпра­вителем.

      Накладные формы ТТН-1 предназначены для учета движения ТМЦ при их перемещении с уча­стием транспортных средств (далее — автомобиль), расчетов за их перевозки и учета выполненной транс­портной работы в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 14 августа 2007 г. № 278-3 «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках».

      Бланки накладной ТТН-1 являются бланками первичных учетных документов, приобретение и использование которых осуществляется в порядке, установленном Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит вне­сению в электронный банк данных об изготовлен­ных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, утвержденной постановлением Министерства финансов, Министер­ства по налогам и сборам и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 4 ноября 2009 г. № 134/78/52.

      Заполнение реквизитов накладной ТТН-1 произ­водится последовательно. При этом подлежат обя­зательному заполнению реквизиты, содержащие сведения об участниках совершаемой хозяйственной операции (грузоотправителе, грузополучателе, за­казчике перевозки (плательщике); ее содержании и оценке в натуральных, количественных и денежных показателях; сведения о лицах, ответственных за со­вершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, с указанием их должностей, фамилий, инициалов и личных подписей.

      Грузоотправители при отгрузке товаров, ввезен­ных на территорию Республики Беларусь, в графе 1 накладной ТТН-1 дополнительно указывают страну из которой ввезен товар.

      Наименование организации (полное или сокра­щенное) в накладных ТТН-1 указывается согласно учредительным документам.

      Денежные показатели в накладной формы ТТН-1 заполняются в белорусских рублях. В случае осу­ществления расчетов за поставляемые товары в иностранной валюте в порядке, установленном за­конодательством, заполнение денежных реквизитов в накладных формы ТТН-1 может производиться в иностранной валюте, при этом слово «руб.» зачер­кивается и указывается сокращенное наименование иностранной валюты.

      Для выписки накладных ТТН-1 с применением персонального компьютера используются бланки строгой отчетности с указанными на них при изго­товлении серией и номером. Все остальные реквизи­ты распечатываются при условии их соответствии реквизитам типового бланка. Наряду с реквизита­ми, заполненными с применением персонального компьютера, могут быть реквизиты, заполненные вручную.

      При большом перечне отпускаемых товаров, который не представляется возможным поместить на стандартном бланке, на бланке накладной формы ТТН-1 заполняется итоговая часть, а перечень от­правляемых товаров с информацией по всем графам раздела I «Товарный раздел» прилагается к накладной с указанием в перечне ее серии и номера.

      В накладные формы ТТН-1 и в приложения к ним допускается вносить дополнительную информацию, необходимую организациям. Место указания допол­нительной информации определяется организациями самостоятельно, при этом она не должна препятство­вать прочтению иных записей.

      Исправление ошибочных записей во всех экземпля­рах накладных ТТН-1 производится организацией, не­посредственно допустившей ошибку, в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерско­го учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. № 196.

      Заполнение накладной формы ТТН-1 производится с учетом Правил автомобильных перевозок грузов, утвержденных постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 июня 2008 г. № 970 (далее -Правила перевозок грузов).

      Накладная ТТН-1 оформляется грузоотправителем в четырех экземплярах:

      Первый экземпляр остается у грузоотправителя и предназначен для списания ТМЦ со склада.

      Второй, третий и четвертый экземпляры заверяются подписями и печатями (штампами) грузоотправителя, подписью водителя и вручаются водителю.

      Второй экземпляр сдается водителем грузополучателю для оприходования ТМЦ.

      Третий и четвертый экземпляры, заверяемые подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются в бухгалтерию транспортной организации.

      Третий экземпляр, служащий основанием для расчета платы за перевозку, транспортная организация прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику-заказчику.

      Четвертый экземпляр прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

      Грузоотправитель может выписывать дополнительные экземпляры ТТН, количество которых устанавливается участниками договора.

      По грузам нетоварного характера, по которым ведется складской учет товаров, но организован путем замера, взвешивания, геодезического замера, накладная формы ТТН-1 выписывается в трех экземплярах:

      Первый и третий экземпляры передаются водителю, при этом первый является основанием для учета транспортной работы, а третий является основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги;

      Второй экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для учета выполненных объемов перевозок.

      При перевозке грузов нето­варного характера графы 2-9 накладной ТТН-1 не заполняются. При перевозке грузов по талонам и оформлении нескольких ездок (заездов) с грузом одной накладной ТТН-1 в строке «Количество ездок (заездов)» указывается общее количество выполненных ездок.

      При перевозке составных элементов (отдель­ных частей) товара (единого объекта учета) графы 4-8 раздела I «Товарный раздел» накладной ТТН-1 грузоотправителем не заполняются. При отгрузке последнего элемента (части) товара грузоотправи­телем оформляется накладная ТТН-1 с заполнением всех предусмотренных реквизитов.

      Если на одном автомобиле одновременно перевоз­ится несколько партий товаров в адрес нескольких грузополучателей, накладная ТТН-1 выписывается каждому грузополучателю в отдельности.

      Порядок заполнения ТТН-1

      Накладная формы ТТН-1 заполняется в следую­щем порядке:

      • в строке «УНП» указывается учетный номер плательщика грузоотправителя, грузополучателя, заказчика автомобильной перевозки (плательщика);
      • указывается дата выписки накладной ТТН-1;
      • в строках «Автомобиль» и «Прицеп» указыва­ются марки и государственные номера прибывшего под погрузку автомобиля и прицепа соответственно;
      • в строке «К путевому листу №» указывается номер путевого листа, к которому приклады­вается накладная ТТН-1;
      • в строке «Владелец автомобиля» указывает­ся наименование владельца автомобиля. Если автомобиль принадлежит грузоотправителю или грузополучателю, допускается обозначить владельца автомобиля соответственно словом «Грузоотправитель» или «Грузополучатель»;
      • в строке «Водитель» указываются фамилия и инициалы водителя;
      • в строке «Заказчик автомобильной перевозки (плательщик)» указываются наименование и адрес организации, производящей оплату транс­портной работы. Указанная строка не заполня­ется при отсутствии договора перевозки (при осуществлении перевозки автомобилем грузоотправителя или грузополучателя);
      • в строках «Грузоотправитель», «Грузополучатель» указываются соответственно наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При отгрузке (получении) товара филиалом, представительством или иным обособленным подразделением (далее — подразделение) орга­низации в строках «Грузоотправитель», «Грузополучатель» указываются наименование и адрес подразделения, а также наименование головной организации;
      • в строке «Основание отпуска» указываются дата и номер документа, являющегося основанием для отгрузки товара (договора, контракта, приказа, распоряжения, заявки или другого документа);
      • в строках «Пункт погрузки» и «Пункт разгрузки» указывается адрес (месторасположение) пункта погрузки и разгрузки соответственно.
      • при переадресовке товаров, производимой в случа­ях, предусмотренных Правилами перевозок грузов, в строку «Переадресовка» вносятся сведения о наиме­новании и адресе нового грузополучателя, фамилии и инициалах уполномоченного должностного лица заказчика автомобильной перевозки (грузоотправителя), принявшего решение о переадресовке.

      В случае перегрузки товара в пути следования на другой автомобиль в строки «Владелец автомобиля», «Водитель», «Автомобиль», «Прицеп» вносятся изменения путем зачеркивания с указанием новых данных, которые заверяются подписью должностного лица, принявшего решение о перегрузке.

      Товарный раздел

      Заполнение раздела I «Товарный раздел» осу­ществляется построчно в разрезе наименований товара:

      • в графе 4 указывается цена единицы товара, сформированная в соответствии с законода­тельством, по которой производится отгрузка. При перемещении товаров для собственным нужд (внутреннем перемещении) указывается учетная цена;
      • в графах 6-8 указываются данные о ставке, сумме налога на добавленную стоимость (НДС), стоимости товара с учетом НДС;
      • графы 9, 10 предназначены для указания сведений о количестве грузовых мест, массе груза;
      • графа 11 «Примечание» предназначена для ука­зания необходимой организациям информации, связанной с формированием цены (отпускной цены, процента оптовой (торговой) надбавки (скидки), ставки и суммы налога с продаж и иной информации);
      • в строке «Всего сумма НДС» записывается прописью общая сумма НДС, которая должна соответствовать итоговой сумме по графе 7;
      • в строке «Всего стоимость с НДС» записывается прописью общая стоимость товаров с учетом на­логов, которая должна соответствовать итоговой сумме по графе 8;
      • в строке «Всего количество грузовых мест» записывается прописью общее количество гру­зовых мест, которое должно соответствовать итоговому количеству по графе 9;
      • в строке «Всего масса груза» записывается прописью общая масса груза, которая должна
        соответствовать итоговой массе по графе 10;
      • в строке «Отпуск разрешил» указываются долж­ность, фамилия, инициалы и подпись лица, ответственного за отгрузку товара;
      • в строке «Сдал грузоотправитель» указываются должность, фамилия и инициалы материально ответственного лица, отгрузившего товар, его подпись, а также оттиск штампа (печати) грузоотправителя;
      • в строке «Товар к перевозке принял» указываются должность, фамилия, инициалы и подпись
        водителя;
      • в строках «По доверенности» и «Выданной» указываются номер и дата доверенности, наименование организации, выдавшей доверенность. При получении товара руководителем юридиче­ского лица указываются данные о документе, подтверждающем полномочия руководителя, индивидуальным предпринимателем — свиде­тельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
      • в строке «Принял грузополучатель» указываются должность, фамилия и инициалы материально ответственного лица, принявшего товар, его подпись, а также оттиск штампа (печати) грузополучателя.

      Погрузочно-разгрузочные операциии и прочие сведения

      Заполнение разделов II «Погрузочно-разгрузочные фации» и III «Прочие сведения» осуществляется с учетом Правил автомобильных перевозок грузов, при этом:

      • строки «Погрузка», «Разгрузка» заполняются соответственно грузоотправителем, грузополучателем;
      • в графе 12 «Исполнитель» указывается наиме­нование организации, выполняющей погрузочно-разгрузочные операции. Если исполнителем погрузочно-разгрузочных граций является грузоотправитель или грузополучатель, допускается обозначить исполнителя соответственно словом «Грузоотправитель» или «Грузополучатель»;
      • в графе 13 «Способ» указывается способ по­грузки (ручной, механизированный, наливом, из бункера и т.д.);
      • в графах 15, 16 указывается время прибытия автомобиля под погрузку и убытия после ее окончания в часах и минутах;
      • в графе 17 указывается время простоя под по­грузкой;
      • в графах 18, 19 «Дополнительные операции» указываются выполненные при погрузке гру­за дополнительные операции (взвешивание, анализ, пересчет и т.д.) с указанием времени на их выполнение;
      • в графах 21-25 указывается расстояние перевозки груза с разбивкой по группам дорог;
      • в графе 26 указывается код экспедирования груза или проставляется процент доплаты за экспедирование;
      • в графе 27 указываются коды оказанных транс­портных услуг или суммы, причитающиеся с заказчика автомобильной перевозки (плательщика);
      • в графах 28, 29 указываются поправочные ко­эффициенты к заработной плате водителя (для изменения расценок водителю в соответствии с условиями перевозок) и к основному договорному тарифу (для изменения основного договорного тарифа в случаях, предусмотренных договором на перевозку грузов);
      • В строке «Транспортные услуги» перечисляются дополнительные услуги, связанные с транспортиров­кой товара (упаковка, увязка, укрытие брезентом и др.);
      • В строке «Отметки о составленных актах» указы­ваются номера актов, даты их составления и цели (о недостаче мест, о нарушении пломбы и др.);
      • В графах 32-42 и строке «Таксировка» произво­дится расчет стоимости оказанных транспортных услуг и заработной платы водителю.
      • В строке «С товаром переданы документы» ука­зываются наименования и номера документов, непо­средственно следующих с товаром.