Направление работника в командировку пошаговая процедура

Содержание

Служебная командировка: условия направления, льготы, компенсации

“Кадровик. Трудовое право для кадровика“, 2008, N 2

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА: УСЛОВИЯ НАПРАВЛЕНИЯ, ЛЬГОТЫ,

КОМПЕНСАЦИИ

Часть 2 ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации предоставляет полномочие Правительству Российской Федерации определять порядок установления особенностей направления работников в служебные командировки. Данная норма предполагает принятие Правительством Российской Федерации специального постановления, определяющего порядок направления работников в командировку, которое должно заменить действующую в настоящее время Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“.

Нередко для выполнения трудовой функции работнику необходимо выехать за пределы территориального расположения своей организации. Например, поездки для заключения договора поставок, участия в семинаре, совещании, конференции, проверки работы филиала, дочерней организации, повышения квалификации, а также и во многих других разных случаях в процессе трудовой деятельности.

Направляясь в такую поездку в другой населенный пункт, город или страну, работник испытывает ряд неудобств, связанных с проездом, проживанием и питанием, которые влекут за собой дополнительные расходы.

Трудовое законодательство предусматривает определенные гарантии и компенсации для таких работников, и в первую очередь ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации дает понятие служебной командировки как поездки работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

При этом трудовое законодательство не признает служебными командировками служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, проводник пассажирского вагона поезда дальнего следования) или имеет разъездной характер (например, курьер организации).

Ограничения при направлении в командировку

Перед тем как подписать приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, руководителю (работодателю) следует убедиться в том, что данного работника он может командировать без каких-либо ограничений.

Дело в том, что Трудовой кодекс Российской Федерации прямо запрещает направление в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ) и работников в возрасте до восемнадцати лет (ст. 268 ТК РФ).

Хотя при этом трудовое законодательство из указанного запрещения направления в командировки делает исключение для тех молодых людей, которые являются творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, профессиональными спортсменами и которые поименованы в Перечне, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.04.2007 N 252.

Также в период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством. Это предусмотрено ст. 203 Трудового кодекса Российской Федерации.

Только с письменного согласия и при условии медицинского заключения, выданного в установленном порядке, можно направить в служебные командировки:

— женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;

— работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;

— работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

— матерей и отцов, воспитывающих детей в возрасте до 5 лет без супруга (супруги).

Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

В остальных случаях направление в командировку оформляется приказом, работник, нарушивший приказ, подлежит привлечению к дисциплинарной ответственности.

Увольнение работника за нарушение приказа о направлении в командировку возможно в случаях, предусмотренных п. п. 5 и 10 ст. 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Необходимо отметить, что ч. 2 ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации предоставляет полномочие Правительству Российской Федерации определять порядок установления особенностей направления работников в служебные командировки. Данная норма предполагает принятие Правительством Российской Федерации специального постановления, определяющего порядок направления работников в командировку, которое должно заменить действующую в настоящее время Инструкцию Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 “О служебных командировках в пределах СССР“ (в дальнейшем будет именоваться — Инструкция N 62).

Продолжительность пребывания работника в командировке

Трудовой кодекс Российской Федерации максимальную продолжительность служебной командировки не определяет.

Срок командировки может быть любым, но должен быть оптимальным для выполнения работником командировочного задания. Организация может определить такой срок самостоятельно локальным нормативным актом.

Однако необходимо помнить, что в соответствии с п. 4 Инструкции N 62 срок командировки (по территории Российской Федерации) не должен превышать 40 дней (не считая времени нахождения в пути).

Поэтому во избежание возможных разногласий и различных споров с работниками, специалистами налоговых органов и т.п. организациям не следовало бы оформлять командировки выше этого срока.

Исключение составляют отдельные случаи, когда Правительством Российской Федерации установлены более продолжительные сроки командировки.

Документы для оформления командировки

Документальное оформление служебной командировки производится в соответствии с формами, установленными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты“.

В соответствии с указанным нормативным документом направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:

а) приказом о направлении работника в командировку.

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного работника составляется приказ по форме N Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку“. При направлении в командировку нескольких человек используется форма N Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку“;

б) командировочным удостоверением.

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

— фамилия, имя и отчество;

— структурное подразделение;

— должность (специальность, профессия) командируемого лица;

— цель командировки;

— место назначения (страна, город, организация);

— время командировки (не считая времени нахождения в пути).

Необходимо отметить, что Госкомстат России при отправке работника в командировку предлагает оформить несколько документов. Однако Минфин России Письмом от 06.12.2002 N 16-00-16/158 “О порядке документального оформления служебных командировок“ указал, что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение, следует исходить, прежде всего, из специфики командировок.

Если работники постоянно ездят в одну и ту же организацию (например, в фирму, являющуюся постоянным крупным поставщиком сырья или комплектующих изделий для данной организации), то им нетрудно подписать у ответственного лица командировочные удостоверения, поставить на них штампы. Это будет подтверждение необходимости направления работников в служебные командировки.

Когда работники направляются не в организацию, а, к примеру, для изучения рынка сбыта и прогнозирования покупательского спроса на производимую продукцию, то штампы поставить будет некому и, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку;

в) служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).


Гарантии при направлении работников в служебные
командировки

Направляя работника в служебную командировку, ст. 167 Трудового кодекса Российской Федерации ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Средний заработок за работником, направленным в командировку, сохраняется как за время пребывания в месте командировки, так и время нахождения в пути туда и обратно. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Он исчисляется в порядке, указанном в ст. 139 Трудового кодекса Российской Федерации.

Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой

В случае направления в служебную командировку в соответствии со ст.

Порядок направления работника в командировку

168 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Необходимо отметить, что ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации установлено, что работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. Таким образом, организации имеют право своими локальными нормативными актами устанавливать конкретные размеры возмещения командировочных расходов. При этом нормы возмещения командировочных расходов, установленные Правительством Российской Федерации, обязательны в полной мере только для бюджетных организаций. Иначе говоря, организации, не финансируемые из бюджета, могут устанавливать размеры командировочных расходов, отличные от тех, которые установлены Правительством Российской Федерации.

Теперь подробно рассмотрим порядок и размеры возмещения работодателем командировочных расходов.

Расходы на проезд

Расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

— при отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Командированному работнику, кроме указанных расходов, возмещаются:

— расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок;

— расходы на провоз не более 80 килограммов багажа (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следует работник);

— расходы в связи с наймом жилого помещения в случае вынужденной задержки в пути следования (по установленным нормам).

Указанные расходы возмещаются только при условии представления подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов и др.).

Можно возместить работнику затраты по проезду в командировке в случае утери оправдательных документов.

Для этого можно получить заверенные копии утерянных документов либо справки из касс, подтверждающие факт приобретения билетов.

Руководитель организации в случае командировки работника по территории Российской Федерации на основании п. 19 Инструкции N 62 имеет право (но не обязан!) разрешить возместить оплату проезда по минимальной его стоимости.

Основанием для возмещения оплаты проезда будет являться заявление работника о возмещении ему израсходованных средств с указанием даты и времени отправления транспортного средства, его вида и номера, стоимости билета, а также причин утраты документов. На заявлении руководитель предприятия должен написать распоряжение о размерах возмещаемых сумм или об отказе в возмещении. Данное заявление прилагается к авансовому отчету и должно храниться в бухгалтерии предприятия. Возможно также оформление приказа руководителя.

Затраты по проживанию

Расходы на проживание возмещаются работнику в сумме фактически произведенных затрат со дня его прибытия к месту командировки и по день выезда к месту постоянной работы по представленным документам.

Если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и расчетного часа, принятого в гостинице. Обычно единый расчетный час в гостиницах — 12.00 по местному времени.

Для каждого работника должен быть свой документ, подтверждающий фамилию проживающего лица, стоимость снимаемого им номера, срок пребывания и виды расходов. Снимая номер в гостинице, работники ориентируются на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 “Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации“ при оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг, который должен содержать:

— наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей — фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

— фамилию, имя, отчество потребителя;

— сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

— цену номера (места в номере);

— другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Если, вернувшись из командировки, работник не может документально подтвердить расходы по найму жилого помещения, то возвращать деньги в полном объеме организация не должна.

Размер такого возмещения следует прописать в локальном нормативном акте организации.

Суточные

При расчете суточных, которые полагаются командированному работнику по количеству дней, необходимо руководствоваться Инструкцией N 62, но при этом следует иметь в виду, что она применяется только в части, не противоречащей действующему законодательству и в первую очередь Трудовому кодексу Российской Федерации.

Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.

При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного работника, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани). Аналогичные правила применяются и для определения последнего дня командировки.

Следует отметить, что при служебных поездках в местность, откуда командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Об этом сказано в п. 15 Инструкции N 62.

Иные расходы

Статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации определено, что все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения или ведома.

К таким расходам при командировках на территории России можно отнести:

— расходы по оплате услуг связи;

— дополнительные услуги, связанные с наймом жилья (в том числе бронирование номера);

— расходы на получение и регистрацию заграничного паспорта;

— расходы на получение визы;

— сборы за услуги аэропортов;

— комиссионные сборы;

— расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту;

— другие расходы.

Возмещение командировочных расходов для работников
бюджетных организаций

Нормы возмещения командировочных расходов для работников бюджетных организаций определены Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 N 729 “О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета“.

В соответствии с указанным Постановлением возмещение расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, осуществляется в следующих размерах:

— расходы по найму жилого помещения — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;

— расходы на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке.

Б.Чижов
Начальник отдела
Федерального агентства
по здравоохранению и социальному развитию

Подписано в печать
25.01.2008

ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК ОТ "А" ДО "Я"

 
    Перед тем как направить своего сотрудника в служебную командировку фирме следует позаботиться о ее документальном оформлении, иначе не исключено возникновение споров с налоговыми органами.
    О составе командировочных документов, их оформлении мы и поговорим в данной статье.
 

Понятие командировки

 
    Понятие "служебной командировки" определено Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ). В соответствии со статьей 166 ТК РФ служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
    Что следует из данного определения?
    Во-первых, то, что в командировку может быть направлен только работник, состоящий в трудовых отношениях с работодателем. Также об этом сказано и в пункте 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее — Положение N 749).
    Следовательно, направить в командировку лицо, с которым заключен гражданско-правовой договор, нельзя. Такова и официальная точка зрения Минфина России, на что указывает Письмо этого органа от 19.12.2006 г. N 03-03-04/1/844.
    Во-вторых, из положений статьи 166 ТК РФ вытекает, что командировка возможна только в том случае, если речь идет о выполнении работником служебного поручения вне места его постоянной работы. Поэтому понятие командировки не применяется в отношении поездки работника внутри одного населенного пункта.
    Кроме того, следует иметь в виду, что статья 166ТК РФ прямо выводит из состава командировок служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.

Направление работника в командировку пошаговая процедура

К числу таких работников можно отнести, например, работников почтовых вагонов, проводников пассажирских поездов, стюардесс, курьеров, водителей, работающих в режиме межгорода, и так далее.
    Итак, мы довольно подробно разобрали понятие служебной командировки. Для чего это необходимо? Дело в том, что признание поездки командировкой влечет для работодателя возникновение дополнительных обязанностей, в том числе с возмещением расходов, связанных со служебной командировкой, на что указано в статье 167 ТК РФ.
 

Документальное оформление служебной командировки

 
    Согласно пункту 1 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
    Не является исключением и командировка сотрудника, решение о которой принимается руководителем фирмы. Причем основанием для принятия такого решения являются документы, обосновывающие необходимость служебной поездки. Это может быть вызов сторонней организации, докладная или служебная записка начальника структурного подразделения — непосредственного руководителя сотрудника, подлежащего направлению в командировку и так далее. На основании этой информации оформляется приказ о командировке.
    В соответствии с пунктом 4 статьи 9 Закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Это подтверждается и Информационным письмом Минфина России N ПЗ-10/2012"О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Исключение составляют организации государственного сектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
    Таким образом, организации негосударственного сектора вправе применять как самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов, так и унифицированные формы, но при условии, что выбранные формы документов в качестве первичных утверждены в учетной политике компании. При этом самостоятельно разработанные формы документов могут использоваться организациями в качестве первичных лишь при наличии в них обязательных реквизитов первичного документа, установленных пунктом 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.
    Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее — Постановление N 1).
    Учитывая то, что самостоятельно разработанные формы документов по учету командировочных расходов рассмотреть не представляется возможным, рассмотрим документальное оформление командировки на основе унифицированных форм.
 

Основные этапы оформления командировок

1 этап. Оформление приказа о направлении работника в командировку

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (статья 166 Трудового кодекса (ТК)).

Что признается служебной командировкой, какие работники могут быть отправлены в командировку, а какие – нет, а также какова допустимая продолжительность командировок в отношении российских и иностранных работников – все эти вопросы рассмотрены в статье "Продолжительность служебных командировок".

Настоящая статья посвящена рассмотрению порядка документального оформления командировок.

Приказ, командировочное удостоверение, служебное задание

При направлении в командировку оформляются следующие документы:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9) или Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма №Т-9а):

  • командировочное удостоверение (форма №Т-10):

  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а).

Приказы формы №Т-9 или №Т-9а применяются для оформления и учета направления работника(ов) в командировку. Приказ заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение по форме №Т-10 является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке: время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Часто при заграничной командировке отсутствует командировочное удостоверение с отметками о дате прибытия и выбытия. Тогда факт пребывания в командировке подтверждают отметки в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, а если нет и их, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут являться приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице (письмо Минфина от 08.09.2006 №03-03-04/1/660).

Согласно мнению Минфина, организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным

Работник, вернувшийся из командировки, составляет краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в кадровую службу и бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма №Т-10) и авансовым отчетом.

Форма №Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Авансовый отчет

По возвращении из командировки в организацию работником составляется авансовый отчет (форма №АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы:

Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы работник записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним.

На оборотной стороне формы бухгалтер указывает суммы расходов, принятые к учету (включая суммы суточных, не подтверждаемых первичными документами), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

В случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте.

Отчет об израсходованных суммах должен быть представлен работником не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Отсчет трех рабочих дней ведется по табелю учета рабочего времени – дни, когда сотрудник находится на своем обычном рабочем месте. Если работник сразу после командировки ушел в отпуск, заболел или отправился в следующую служебную поездку, авансовый отчет он должен будет представить в течение трех рабочих дней по выходе на работу.

Авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Можно ли не ехать в командировку. Отправляем в командировку: пошаговая процедура

Именно на основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм. На дату утверждения авансового отчета списываются все затраты на командировку (пп. 5 п. 7 статьи 272 Налогового кодекса (НК)).

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Если недоиспользованный аванс не возвращен в указанный срок, работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Для завершения расчетов с работником по заграничной командировке при условии, что под отчет сотруднику была выдана валюта РФ, а расходы он понес в иностранной валюте, пересчет сумм расходов в рублевый эквивалент производится по установленному Банком России курсу (кросс-курсу) соответствующей валюты на дату утверждения авансового отчета (п. 10 статьи 272 НК). При этом в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется. Не применяется также и курс, актуальный на дату совершения трат, например на дату оплаты гостиницы или счета в ресторане.

Направление в командировку с согласия работника

Как правильно оформить командировку

Как оформить командировку?

Командировки – неотъемлемая составляющая деятельности различных предприятий и организаций. В связи с этим возникает немало вопросов, касающихся данной темы как у самих командируемых работников, так и у работодателей, по чьей инициативе чаще всего планируются командировки.

Данная статья поможет разобраться в деталях этого вопроса, расскажет, как правильно оформить командировку и какие моменты при этом необходимо учесть.

Что такое командировка?

Командировка – это рабочая поездка по письменному приказу работодателя на определенный срок, целью которой является выполнение служебных обязанностей вне рабочего места. В случае, если работник структурного подразделения (обособленного филиала), которое расположено в другом населенном пункте, едет в центральный офис или обратно, это считается командировкой и следует подумать о том, как правильно оформить командировку.

Некоторые категории сотрудников (экспедиторы, курьеры, водители и др.) осуществляют свою служебную деятельность в пути или их работа связана с дальними перемещениями. Такие поездки не являются командировками. Но это не означает, что эти сотрудники не пользуются правом на компенсацию расходов в связи с рабочими поездками. Им возмещаются:

  • расходы на проезд;
  • расходы за оплату жилья;
  • расходы, связанные с проживанием (суточные, пайковые и пр.);
  • другие расходы работника с ведома работодателя.

Направление работника в командировку

В командировки направляются только те работники, которые числятся в штате организации и состоят с работодателем в трудовых отношениях. Трудовым кодексом РФ определено, что работодатель не должен отправлять в командировку:

  • несовершеннолетних работников (исключение составляют спортсмены, а также творческие работники СМИ и учреждений культуры);
  • беременных женщин;
  • работающих по ученическому договору сотрудников (если командировка не связана с их ученичеством).

Некоторые категории сотрудников можно направлять в командировку исключительно с их письменного согласия. Это необходимо учитывать перед тем, как оформить командировку. К ним относятся:

  • матери, равно как и отцы, воспитывающие ребенка до 5-ти лет без супруга (супруги);
  • женщины, имеющие малолетнего ребенка до 3-х лет;
  • работники, у которых больные члены семьи нуждаются в уходе (при наличии медицинского заключения);
  • работники, имеющие на иждивении детей-инвалидов.

Обычно срок командировки устанавливается работодателем с учетом сложности и объема служебного задания. При этом на срок командировки может влиять, к примеру, такой фактор, как длительные праздники, когда работодателю экономически невыгодно нахождение работника в командировке.

Календарным числом убытия в командировку согласно нормативным документам является день отправления транспорта, причем не от места жительства, а от места работы командированного сотрудника.

Если транспорт отъезжает до 24-00 (включительно), то текущие сутки являются днем отъезда, а с полуночи и позднее – последующие сутки.

Документальное оформление командировки

Во избежание разного рода недоразумений и нежелательных последствий перед тем как отправиться в служебную командировку, следует ознакомиться с соответствующими правовыми документами и выяснить, как правильно оформить командировку.

Основным документом для оформления командировки является служебное задание. Оно составляется непосредственным начальником работника, направляемого в командировку. Данное служебное задание содержит:

  • информацию о сотруднике (Ф.И.О. занимаемая должность);
  • название организации и отдела, в котором он работает;
  • цель, сроки и место командировки;
  • источник финансирования служебной командировки.

На основании этого служебного задания руководством издается приказ о направлении данного сотрудника в командировку. После этого сотрудник получает командировочное удостоверение.

По возращении из командировки работник не позднее трехдневного срока в обязательном порядке должен представить авансовый отчет о расходе денежных средств с приложением подтверждающих документов (дорожные билеты, счета за проживание и пр.). В случае, если он потратил денег меньше, чем получил, работодатель вправе взыскать эту разницу. Однако это он может сделать, получив письменное согласие работника и оформив все документально.

Ещё больше интересного

Как правильно оформить командировку?

В действующем трудовом договоре в обязательном порядке указывается постоянное место работы сотрудника. Откуда следует, что если работник направлен в представительство, филиал или какое-либо еще другое место работы, то это уже будет считаться командировкой. Компания в обязательном порядке должна заблаговременно позаботиться обо всех аспектах и нюансах сотрудничества, а именно:

  • Суточные средства;
  • Расходы на проезд в одну и другую сторону;
  • Аренда жилья;
  • Дополнительные расходы.

При помощи нормативных локальных актов определяется размер и порядок компенсации затрат сотруднику, в качестве такого акта может выступать, как приложение о командировках, так и коллективный договор. Особого внимания достоин тот факт, что если организация несет не государственный характер, то размер суточных средств может быть неограниченным и компания в самостоятельном порядке определяет их размер.

Оформляем командировку

Оформление командировки производит впечатление дела простого, не требующего дополнительного разъяснения. Но при этом кадровики довольно часто совершают ошибки при оформлении командировки. Мы предлагаем рассмотреть еще раз, все этапы оформления данной документации.

1. Для начала необходимо проверить оговорено ли в контракте(трудовом договоре) сотрудника, или в локальном акте организации о возможных командировочных поездках.

2. Далее работодатель или же руководитель подразделения пишет в произвольной форме служебноеное задание (форма № Т-10а).

3. На основании данной формы создается приказ об отправлении сотрудника в командировку. А форме № Т-9 вводится соответствующая запись.

4. Сотруднику выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10). Выдается она в единичном экземпляре и утверждается главой организации. Удостоверение находится во время всей командировки у сотрудника. В нем он должен проставить печати и подписи у уполномоченных лиц, в той организации, в которую был послан. Срок пребывания определяется именно по этим печатям в командировочном удостоверении.

Если в поездке работник заболел, то организация обязана выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

5. По приезду сотрудник обязан сдать в бухгалтерию удостоверение и денежный отчет. А с ним вместе подтверждающие документы (чеки, счета за гостиницу, товарные чеки)

Однодневная командировка не нуждается в командировочном удостоверении, достаточно лишь служебного задания.

Продление командировки, как оформить?

Поскольку законодательством никак не определено, как именно продлить командировку, то делается это просто оформлением приказа. Издаётся приказ в свободной форме о продлении командировки и основание к нему (основанием может служить докладная записка командируемого или руководителя).

Как оформить командировку за границу?

При заграничной командировке оформляется тот же пакет документов. В страны дальнего зарубежья нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения. В этом случае сотрудник будет обязан предоставить копию загранпаспорта с пометками о пересечении таможенного контроля. А вот при отправлении командируемого в некоторые страны СНГ удостоверение оформлять придется. И отметки в таком случае могут ставиться в гостинице.

В том случае, когда работник в процессе командировки не реализовал поставленной задачи по своей вине, то средний заработок, увы, не оплачивается.

Нюансы

В журнале выбытия сотрудника должна иметься следующая информация: Ф.И.О. командированного сотрудника, номер и дата командировочного документа, наименование предприятия, пункт назначения.

А вот в журнал прибытия вписывается все такая же информация, только с добавлением о дате прибытия и отбытия сотрудника.

Длительность командировки никак не может ограничиваться, по той причине, что может иметься различный уровень сложности необходимости проведенных работ или присущи свои особенности служебного поручения.

Начало и конец

Сегодня весьма спорным считается вопрос назначения даты начала и окончания командировки.

Направление работника в служебную командировку по ТК РФ

Согласно законодательству РФ командировка начинается с момента отправления транспортного средства (самолет, поезд, автобус) и оканчивается в день прибытия транспортного средства обратно.

На первый взгляд, кажется все просто, но не стоит пренебрегать тем фактом, что для некоторых сотрудников может потребовать определённый период времени, чтобы добраться до аэропорта или станции отправления транспортного средства.

К примеру, самолет отправляет в 01:00, а до аэропорта необходимо добираться как минимум несколько часов, то в таком случае, дата начала командировки будет фиксироваться предыдущим днем.

Рубрики:

Командировка: как правильно оформить?

ЛВ.САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Приказ о направлении в командировку

При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командир ровку, командировочное удостоверение. Их формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах". Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты".

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов — их учет

Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.
Служебное задание имеет реквизит "номер документа"; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Пример оформления служебного задания.

После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) — краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ о направлении в командировку

Срок хранения приказов о командировании — 5 лет

Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Пример оформления командировочного удостоверения.

Комментариев пока нет!