Направление работника в командировку пошаговая процедура

Содержание

НАПРАВЛЕНИЕ РАБОТНИКА В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ: ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки определены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

1. Определяется цель служебной командировки и работник, который будет направлен в служебную командировку.

На этом этапе необходимо выяснить, можно ли работника направлять в командировку вообще и для выполнения Вашего поручения в частности.

Не забывайте, что согласно ст. 60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

Не всякого работника можно направить в командировку.

Некоторых работников запрещено направлять в служебные командировки (ст. 259, 268, 203 ТК РФ, п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ) .

Некоторых работников можно направлять в служебные командировки только с их письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний (ст. 259, 264 ТК РФ).

Если работник, которого планируется направить в служебную командировку, входит в число лиц, которые могут быть направлены в командировку только с письменного согласия, то нужно взять у работника письменное согласие о направлении его в командировку и выяснить, не запрещена ли работнику командировка в соответствии с медицинским заключением. Кроме того, такие работники должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в командировку (ст. 259 ТК РФ).

Оформляется это обычно следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в служебную командировку и сообщается, что он вправе от нее отказаться или согласиться. В уведомлении работнику предлагается сообщить, не запрещена ли ему командировка в соответствии с медицинским заключением. Уведомление оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.

  • Уведомление работнику. Бланк
  • Предложение работнику. Бланк

Один экземпляр уведомления вручается работнику под подпись. На уведомлении (экземпляре работодателя) работник пишет, что он с ним ознакомлен и либо согласен на командировку и командировка не запрещена ему в соответствии с медицинским заключением (тогда процедура продолжается), ставит дату и подпись, либо не согласен (и тогда процедура прекращается), ставит дату и подпись. Вместо такой «согласительной записи» работник может написать отдельное заявление. Оно регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации заявлений.

  • Журнал регистрации заявлений работников

Цель командировки определяется руководителем работодателя. Прежде цель командировки указывали в служебном задании. Теперь данный документ не является обязательным. Если работодатель по-прежнему оформляет служебное задание (в соответствии со своими локальными нормативными актами), то цель он указывает в данном документе. Служебные задания регистрируются в установленном у работодателя порядке. Работника знакомят со служебным заданием под подпись. Оформленное служебное задание в дальнейшем становится основанием для приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку. Основанием для приказа (распоряжения) может быть и иной документ, определяющий цель, срок и место командировки. Непосредственный руководитель командируемого работника может подать служебную (докладную) записку руководителю работодателя с указанием цели, места и срока командировки работника (работников). Такая записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.

2. Издание приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку .

Если работодатель отказался от оформления служебных заданий, то в приказе рекомендуем детально указать цель командировки. Также в приказе указывают срок командировки, место командирования. Если работник направляется к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), то это также необходимо зафиксировать в решении работодателя.

  • Приказ о направлении работника в командировку. Образец (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>

3. Регистрация приказа (распоряжения) о направлении работника в служебную командировку в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

  • Журнал регистрации приказов >>

4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) о направлении в служебную командировку под подпись.

5. Выдача работнику денежного аванса на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Согласно п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» «для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно распорядительному документу юридического лица, индивидуального предпринимателя либо письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату».

6. Фиксация выбытия работника в служебную командировку.

Данный шаг не обязателен, но во многих организациях учет работников, выбывающих в командировки, ведется. Работодатель вправе в своих локальных нормативных актах предусмотреть ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации.

Шаги, которые проходят после отправления работника в командировку

7. Определение фактического срока пребывания работника в командировке.

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из командировки.

В случае проезда работника на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице указанный срок пребывания подтверждается квитанцией (талоном) либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25.04.1997 N 490 «Об утверждении Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации» .

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Служебная записка регистрируется в установленном у работодателя порядке.

8. Дни служебной командировки работника отмечают в табеле учета рабочего времени.

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12). Бланк
  • Табель учета рабочего времени (форма N Т-13). Бланк
  • Табель учета использования рабочего времени (форма 0504421, применяется органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями)

9. Отчет работника об израсходованной в связи с командировкой денежной сумме.

Работник по возвращении из служебной командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Если согласно документам окажется, что работником обоснованно израсходована большая сумма, чем была выдана, то ему возвращается перерасход. Если у работника наоборот средства остались, то неизрасходованные суммы он возвращает в кассу работодателя. Если работник не вернет в кассу остаток неиспользованных денежных средств в срок, установленный работодателем, то последний будет вправе удержать эту сумму из зарплаты работника (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Примечание.

Оформлять и служебное задание, и командировочное удостоверение не запрещено, но эти документы перестали быть обязательными к применению.

В январе 2015 года из «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, были исключены положения об оформлении «командировочного удостоверения» и «служебного задания».

В августе 2015 года утратил силу пункт 8 данного Положения, обязывающий вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Вести соответствующие журналы выбытия и прибытия теперь не обязательно. Однако и не запрещено. Если работодателю удобнее вести учет работников, выбывающих в служебные командировки и прибывших, по-прежнему, в журналах выбытия и прибытия, то он может делать это. Надо учесть, что теперь принимающая сторона может отказаться проставлять отметки в командировочном удостоверении.

Отдельные вопросы по порядку оформления командировок работодатель может урегулировать на локальном уровне, например, в Положении о командировках. В частности, там можно оговорить вопросы оформления командировочных удостоверений, служебных заданий, ведения журналов выбытия и прибытия, подачи служебной (докладной) записки руководителю организации от непосредственного руководителя работника, полагающего направить его в командировку с указанием целей, срока, места командирования, которая в дальнейшем послужит основанием для издания приказа о направлении в командировку.

По общему правилу несовершеннолетних запрещено направлять в служебную командировку. Однако есть исключения. В командировку могут быть направлены несовершеннолетние спортсмены и творческие работники СМИ, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, и иные лица, участвующие в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений (ст. 268, ч. 3 ст. 348.8 ТК РФ, абз. 1 п. 14 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 28.01.2014 N 1, Постановление Правительства РФ от 28.04.2007 N 252).

В январе 2015 года из «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, были исключены положения об оформлении «командировочного удостоверения» и «служебного задания».

В соответствии с п.3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Данное решение работодатели оформляют соответствующим приказом (распоряжением).

В настоящий момент эти Правила утратили силу в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085, утвердившего новые Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Вероятно, в скором времени эти изменения будут внесены в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Рекомендуем:

  • База 140 пошаговых процедур в справочной онлайн базе ИКС (база для подписчиков журнала «Кадровик-практик») >>
  • База 140 пошаговых процедур электронной библиотеки «Пакет Кадровика» >>
  • Обсуждение различных пошаговых процедур кадровых операций на форуме по кадрам >>

Перепечатка данного материала на другие сайты и в иные СМИ без письменного разрешения нашей редакции не разрешается. Получить разрешение >>

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

В. П. Кузнецова

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации» № 5/2015

Какая поездка работника считается командировкой? Какие документы необходимо оформить для направления в служебную поездку? В каких случаях и как уведомить работника о праве отказаться от командировки? Нужно ли оформлять служебное задание и командировочное удостоверение?

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Обратите внимание!

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

  • отец, воспитывающий детей без матери;
  • опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  • мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  • работник, имеющий ребенка-инвалида;
  • работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

(ООО «Апрель»)

Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015 А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.

Директор Иванов В. П. Иванов

Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.

Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015

Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например: «О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого-то числа)».

3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 № 03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 № 14-2-291).

К сведению

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

К сведению

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

  • в течение 75 лет – если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  • в течение пяти лет – если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

(ООО «Весна»)

Приказ № 31

о направлении работника в командировку

14 апреля 2015 г. г. Самара

Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015

4. Выдаем аванс. Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Обратите внимание!

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

К сведению

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Типичные нарушения

При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  • направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;
  • не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  • требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  • не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  • не издают приказ о направлении в командировку.

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП).

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны

8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.

Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.

С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание. Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.

Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, – авансовый отчет с подтверждающими документами.

Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.

Ранее в приказе на командировку в качестве основания чаще всего указывались номер и дата служебного задания. Отныне в качестве основания для служебной поездки можно отметить следующие документы:

  • служебная записка руководителя отдела. В записке можно указать, что работник командируется для подписания (согласования) документов;
  • договор о выполнении работ (оказании услуг), если командировки предусмотрены данным договором;
  • утвержденный план служебных командировок;
  • приглашение на деловой семинар или конференцию и т. п.

Служебная записка при командировке на личном, служебном или арендованном транспорте

С 8 января 2015 года появился новый обязательный документ – служебная записка ( п. 7 Постановления от 13.10.08 №749). Этот документ стал необходимым для работников, которые отправились в командировку на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле).

С августа 2015 года служебную записку работник обязан написать при поездках как на личном, так и на служебном либо арендованном транспорте (управление транспортом по доверенности).

Фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки. К записке необходимо приложить документы, подтверждающие использование указанного транспорта (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т. д.).

Стоит отметить, что служебная записка без оправдательных документов не дает права учесть затраты по проезду до места командировки и обратно, тем самым уменьшив налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Если подтверждающие документы утеряны или просто отсутствуют, компенсировать расходы сотруднику можно только за счет собственных средств организации (письма Минфина России от 20.04.15 № 03-03-06/22368, от 27.04.15 № 03-03-06/2/24237).

Если проезд к месту командировки совершен иным транспортом (поезд, самолет и т. д.), служебная записка не обязательна.

Обязательно ли составление командировочного удостоверения после того, как его отменили

Однако, для тех, кто незнаком с этими изменениями в нормативных актах, уточним, что командировочное удостоверение в 2019 году отменили. Фактически же Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями еще в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015.

В соответствии с ними, работодатель теперь не обязан составлять по факту поездки командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. Эти документы в настоящее время отменили, однако их использование не запрещено. Если руководитель посчитает, что данные формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, они могут быть введены на предприятии внутренним распоряжением и должны быть отражены в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Можно использовать унифицированную форму Т-10.

В связи с чем это возможно? Постановлением Правительства, как уже сказано, запрет на использование бланков не установлен, а многие бухгалтеры считают, что применение данных бланков очень эффективно для отражения расходов сотрудника и контроля за выполнением поставленных перед ним задач (в частности, факт пребывания в пункте назначения). Его составление не обязательно по закону, но внутренними, локальными нормативными актами на предприятии эти формы могут быть утверждены для оформления служебных поездок, и в таком случае все сотрудники данной организации должны их применять.

Как подтвердить факт служебной поездки после отмены командировочного удостоверения

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

  • сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
  • предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

Статья 46. Откомандирование сотрудника

1. Откомандирование сотрудника осуществляется приказом руководителя правоохранительного органа или уполномоченного руководителя, имеющего право назначать на соответствующие должности.
При этом назначение сотрудника на должность производится со дня его откомандирования.
2. Основаниями откомандирования являются рапорт сотрудника и письменное ходатайство принимающего на службу правоохранительного органа.
3. Срок принятия решения об откомандировании сотрудника не должен превышать один месяц со дня поступления письменного ходатайства принимающего правоохранительного органа.
Сноска. Статья 46 с изменением, внесенным Законом РК от 21.05.2013 № 93-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после его первого официального опубликования).

Статья 46-1. Порядок и основания зачисления сотрудника в
распоряжение правоохранительного органа

1. Для решения вопроса о дальнейшем прохождении правоохранительной службы сотрудники могут быть зачислены в распоряжение правоохранительного органа с освобождением от занимаемой должности в порядке и на основаниях, предусмотренных настоящей статьей.
2. Основаниями зачисления сотрудника в распоряжение правоохранительного органа являются:
1) обращение сотрудника с рапортом об освобождении от занимаемой должности и оставлении в распоряжении правоохранительного органа по собственному желанию;
2) освобождение сотрудника от занимаемой должности в порядке дисциплинарного взыскания, предусмотренного подпунктом 5) пункта 2 статьи 56 настоящего Закона, или по результатам аттестации;
3) проведение организационно-штатных мероприятий;
4) окончание срока прикомандирования к другим государственным органам и международным организациям;
5) истечение срока полномочий по занимаемой должности;
6) заключение военно-врачебной комиссии.
3. Освобождение сотрудника от занимаемой должности и зачисление в распоряжение правоохранительного органа осуществляются на основании приказа руководителя правоохранительного органа либо уполномоченного руководителя на срок, не превышающий пятнадцати календарных дней.
В исключительных случаях, вызванных особыми обстоятельствами, этот срок может быть продлен руководителем правоохранительного органа до двух месяцев.
За сотрудником, зачисленным в распоряжение правоохранительного органа, сохраняется денежное содержание по последней должности.
В срок пребывания в распоряжении правоохранительного органа не засчитываются период нахождения лиц рядового и начальствующего состава в установленных настоящим Законом отпусках, на лечении (обследовании по направлению военно-врачебной комиссии) в организациях здравоохранения, время нахождения в пути следования от места прежней службы до места нахождения соответствующего правоохранительного органа; для лиц, обучающихся по заочной или вечерней форме обучения, – время нахождения на учебно-экзаменационных сессиях организаций образования; время нахождения под арестом в связи с привлечением к уголовной ответственности, в случаях прекращения уголовного дела по реабилитирующим основаниям или вынесения оправдательного приговора со дня ареста и по день освобождения включительно.
4. Порядок прохождения службы сотрудниками, находящимися в распоряжении правоохранительного органа, определяется руководителем правоохранительного органа.
На сотрудника, находящегося в распоряжении правоохранительного органа, в полном объеме распространяется установленный распорядок дня правоохранительного органа.
К сотруднику, зачисленному в распоряжение правоохранительного органа, могут применяться меры поощрения и на него могут налагаться дисциплинарные взыскания, предусмотренные настоящим Законом.
5. Время нахождения сотрудника в распоряжении правоохранительного органа засчитывается в стаж правоохранительной службы, в выслугу лет для присвоения специального звания или классного чина.
6. Сотрудникам, освобожденным от занимаемых должностей и находящимся в распоряжении правоохранительного органа, не использовавшим оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск, в случаях задержки решения вопроса об их дальнейшем использовании на службе предоставляется неиспользованный отпуск. За время оплачиваемого ежегодного трудового отпуска денежное содержание им выплачивается в размере, получаемом по основной должности ко дню зачисления в распоряжение правоохранительного органа, независимо от срока пребывания в распоряжении.
7. Руководитель правоохранительного органа или уполномоченный руководитель обязан в письменной форме предложить находящемуся в распоряжении правоохранительного органа сотруднику должность с соблюдением требований настоящей статьи.
При назначении на должность сотрудника, находящегося в распоряжении правоохранительного органа, должны учитываться его квалификация, звание, квалификационный класс, выслуга лет, стаж работы, прежняя должность.
В случае зачисления сотрудника в распоряжение правоохранительного органа по основаниям, предусмотренным подпунктами 1), 3), 4) и 5) пункта 2 настоящей статьи, предлагается должность с учетом профессиональных качеств сотрудника и при условии соответствия квалификационным требованиям, предусмотренным для данной должности.
В случае зачисления сотрудника в распоряжение правоохранительного органа по основанию, предусмотренному подпунктом 2) пункта 2 настоящей статьи, предлагаемая должность должна быть нижестоящей.
В случае зачисления сотрудника в распоряжение правоохранительного органа по основанию, предусмотренному подпунктом 6) пункта 2 настоящей статьи, назначение на должность производится с согласия сотрудника в соответствии с заключением военно-врачебной комиссии.
8. При отказе сотрудника письменно изложить несогласие с предложенной должностью кадровым подразделением правоохранительного органа оформляется акт, который приобщается к личному делу сотрудника.
В случае отказа сотрудника занять предлагаемую должность он подлежит увольнению со службы.
Сноска. Глава 5 дополнена статьей 46-1 в соответствии с Законом РК от 21.05.2013 № 93-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после его первого официального опубликования); с изменением, внесенным Законом РК от 07.11.2014 № 248-V (вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования).

Глава 6. АТТЕСТАЦИЯ

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие поездки сотрудников признаются служебными командировками

2. Что изменилось в порядке оформления служебных командировок в 2015 году.

3. Какими документами оформляется служебная командировка.

Несмотря на огромное количество средств дистанционного общения, без личного присутствия при решении рабочих вопросов иногда просто не обойтись. Поэтому служебные командировки сотрудников практикуются не только в крупных организациях, имеющих филиалы и обособленные подразделения, но и в сравнительно небольших компаниях. При этом, независимо от масштабов организации-работодателя, направление сотрудников в командировки должно быть оформлено по всем правилам. С 2015 года требования законодательства к документальному оформлению служебных командировок несколько смягчились: заполнять командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении стало не обязательно (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»). Однако в остальном придется соблюдать установленные нормы. Как оформить командировки сотрудников с учетом указанных изменений, — читайте в статье.

Что признается служебной командировкой

Согласно ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Место постоянной работы сотрудника определяется трудовым договором с ним, и не всегда оно совпадает с местом расположения самой организации. Поэтому к командировкам относятся, в том числе, следующие служебные поездки работников:

  • поездка в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей организации, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • поездка из обособленного подразделения, в котором работает сотрудник, в головную организацию;
  • поездки дистанционных работников и надомников в головную организацию.

Как следует из самого определения, в служебные командировки могут направляться только сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры. Например, поездка, в которую направляется исполнитель по гражданско-правовому договору, не является служебной командировкой. Также командировками не признаются служебные поездки сотрудников, имеющих разъездной характер работы, или работа которых осуществляется в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ).

! Обратите внимание: При направлении сотрудника в служебную командировку необходимо учитывать ограничения, установленные Трудовым кодексом:

  • Нельзя направлять в командировки работников, даже при наличии их согласия, относящихся к следующим категориям (ст. 259, 268 ТК РФ):
    • беременные женщины;
    • работники в возрасте до 18 лет.
  • Можно направлять в командировки только с письменного согласия и при отсутствии медицинских противопоказаний работников из следующих категорий (ст. 259, 264 ТК РФ):
    • женщины, имеющие детей до трех лет;
    • работники, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
    • работники, имеющие детей-инвалидов;
    • работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.

Если указанные работники откажутся от командировки, работодатель не вправе командировать их в принудительном порядке. В противном случае работодателя ждет административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за непредоставление гарантий, предусмотренных трудовым законодательством. Для юридических лиц наказание довольно существенное – штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Поэтому выгоднее знать нормы трудового права и не нарушать их.

Документальное оформление служебной командировки

Итак, если поездка сотрудника соответствует рассмотренным критериям служебной командировки, ее необходимо оформить надлежащим образом, чтобы выплаты сотруднику и расходы, связанные с такой поездкой, были обоснованы. Порядок документального оформления служебных командировок, как правило, устанавливается в соответствующем локальном акте, например, в Положении о служебных командировках. Работодатель вправе самостоятельно определять количество и формы необходимых документов в зависимости от масштабов деятельности, организационной структуры и других факторов. Рассмотрим документы, которые обычно используются при оформлении служебных командировок.

1. Служебное задание

С 8 января 2015 года составлять служебное задание для направления работника в служебную командировку и отчет о его выполнении не обязательно (пп. б п. 2 Изменений, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Однако если работодатель все-таки решил продолжать использование данного документа, это необходимо прописать в локальном акте, где также устанавливается форма служебного задания: унифицированная (№ Т-10а) или самостоятельно разработанная.

Использовать служебное задание для направления в командировку может быть удобно в организациях с большим количеством структурных подразделений и разветвленной иерархией. Руководитель структурного подразделения составляет служебное задание для направления в командировку подчиненного ему сотрудника, в котором обосновывается необходимость командировки: основание, цель, место назначения, срок. Затем на основании этого документа руководитель организации принимает окончательное решение и издает приказ о направлении в командировку.

Очевидно, что небольшим организациям намного удобнее обходится без оформления служебного задания, поскольку вся информация, содержащаяся в нем, присутствует также и в других документах (например, в приказе о направлении работника в командировку), а сокращение «бумажной работы» позволит ускорить процедуру оформления служебных командировок.

Скачать Образец служебного задания для направления в командировку (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)

Скачать Форма служебного задания для направления в командировку Т-10а (с 08.01.2015 заполнение не обязательно)

2. Приказ о направлении сотрудника в служебную командировку

Основанием для служебной командировки сотрудника является распоряжение работодателя, которое, как правило, оформляется приказом. Приказ о направлении работника в командировку может составляться как по унифицированной форме № Т-9 (№ Т-9а для нескольких работников), так и по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем. В приказе указывается:

  • реквизиты работодателя;
  • ФИО, должность работника, структурное подразделение;
  • место назначения;
  • срок командировки;
  • цель командировки.

Помимо этой информации, в унифицированной форме приказа предусмотрено заполнение основания составления приказа. Если работодатель составляет служебное задание на командировку, то в качестве основания приказа указывается соответствующее служебное задание. Если же служебное задание не составляется, то в качестве основания можно указать, например, реквизиты договора с контрагентом, предусматривающего выезд работника на территорию контрагента, или реквизиты приказа руководителя о проведении рабочего совещания с руководителями обособленных подразделений и т.д.

Скачать Образец приказа о направлении работника в командировку

Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9

Скачать Форма приказа о направлении в командировку Т-9а

3. Подтверждение фактического срока пребывания в командировке

До изменений в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, вступивших в силу 8 января 2015 года, документом, подтверждающим фактический срок нахождения сотрудника в командировке, было командировочное удостоверение (форма № Т-10). Командировочное удостоверение сотрудник представлял по возвращении из командировки с проставленными отметками о времени прибытия в пункты назначения и убытия из них.

Теперь оформлять командировочное удостоверение не требуется, а фактический срок нахождения сотрудника в командировке подтверждают (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки):

  • проездные документы (авиа-, ж/д- билеты и т.д.), или
  • служебная записка с приложенными оправдательными документами (путевой лист, кассовые чеки, квитанции и т.д.) – в случае проезда на личном транспорте.

Срок служебной командировки рассчитывается как период со дня выезда сотрудника в командировку по день приезда их нее. При этом днем выезда является день отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и т.д.) от места постоянной работы сотрудника, а днем приезда – день прибытия транспортного средства. День отъезда в командировку (прибытия из командировки) определяется по времени отправления транспортного средства: до 24:00 часов включительно – текущие сутки, а после 00:00 часов – следующие сутки (абз. 2 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник едет в командировку на поезде, который отправляется 25 февраля в 23:58. В этом случае первым днем командировки будет 25 февраля, то есть за весь этот день (полный) работнику полагается выплата суточных.

! Обратите внимание: Если место отправления транспортного средства (аэропорт, станция, пристань) находится за пределами населенного пункта, где расположена командирующая организация, то для определения срока служебной командировки, необходимо также учесть время, которое требуется сотруднику, чтобы добраться до аэропорта, станции или пристани (абз. 3 п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Пример.

Работник отправляется в командировку на самолете, который вылетает 5 марта в 00:30, при этом аэропорт находится за пределами населенного пункта, в котором расположена командирующая организация (место постоянной работы сотрудника). Чтобы добраться до аэропорта, сотрудник выезжает 4 марта в 23:00. В данном случае днем начала командировки является 4 марта, даже несмотря на то, что в билете указана дата 5 марта.

Скачать Форма командировочного удостоверения Т-10

4. Продление срока служебной командировки

В некоторых случаях может возникнуть необходимость продлить первоначально установленный срок служебной командировки. Процедура продления срока командировки законодательно не регламентирована, поэтому работодатели могут самостоятельно ее разработать и закрепить в локальном акте о командировках. В общем случае продление срока служебной командировки включает в себя следующие действия:

  • Запрос согласия на продление срока командировки у сотрудников, которые могут быть направлены в служебные командировки только с их письменного согласия;
  • Издание приказа о продлении срока служебной командировки (в произвольной форме) с указанием причины такого продления и новой даты окончания командировки;
  • Перечисление работнику денежных средств на оплату дополнительных командировочных расходов, связанных с увеличением срока командировки;
  • Уведомление работника о продлении срока служебной командировки (например, направление скана приказа о продлении командировки по электронной почте).

Скачать Образец приказа о продлении командировки

5. Отражение служебных командировок в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, в том числе и тех, кто направлен в служебные командировки. На основании приказа о направлении в служебную командировку дни командировки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в дни командировки не указывается.

! Обратите внимание: Если дни командировки приходятся на выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле учета рабочего времени такие дни должны отмечаться кодом «РВ» или «03» (Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1). Либо указываются два кода «РВ» и «К» или «06» и «03» (Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291). Главное, чтобы данные табеля учета рабочего времени позволяли правильно рассчитать оплату труда командированного сотрудника: выплаты за рабочие дни командировки в размере среднего заработка (ст. 167 ТК РФ), а также оплата труда в выходной или нерабочий праздничный день за соответствующие дни командировки (ст. 153 ТК РФ).

6. Ведение журнала учета командированных сотрудников

Работодатели должны вести учет работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в специальном журнале. Форма журнала и Порядок учета работников, выбывающих в служебные командировки, утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н в соответствии с п. 8 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки. До тех пор пока такие журналы официально не отменены (как, например, командировочное удостоверение), лучше не пренебрегать их ведением, поскольку при проверке Трудовой инспекцией отсутствие журнала регистрации командированных сотрудников может повлечь административную ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

7. Отчет о выполненном в служебной командировке задании

Как уже говорилось в этой статье, с 8 января 2015 года оформлять служебное задание и отчет о его выполнении не обязательно. Однако отсутствие необходимости представлять письменный отчет о выполненном в командировке задании не освобождает работника от выполнения своих трудовых обязанностей в период командировки. Поэтому за работодателем сохраняется право:

  • требовать от работника выполнения в командировке служебного поручения;
  • требовать представления результатов выполненной работы, если это предусмотрено служебным поручением. Например, если сотрудник головной организации командирован в обособленное подразделение для проведения процедур внутреннего контроля, то работодатель вправе требовать от него предоставления результатов такого контроля;
  • привлекать работника к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него в период командировки трудовых обязанностей.

Кроме того, работодатель может предусмотреть оформление отчета о выполненном в командировке задании в локальном акте о командировках, а также самостоятельно разработать форму такого отчета.

***

С внесением изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации») с 2015 года процедура документального оформления служебных командировок в большей степени регламентируется самим работодателем. Указанные изменения заметно упростили оформление командировок, но, вместе с тем, поставили работодателя перед непростым выбором: какие документы действительно необходимы при оформлении командировок, а без каких вполне можно обойтись? С ответом на этот вопрос Вы, наверняка, уже определились, прочитав статью. А в следующей статье рассмотрим, какие выплаты положены командированному сотруднику и какие расходы можно отнести к «командировочным». Не пропустите!

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Кодекс об административных правонарушениях РФ
  3. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
  4. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»
  5. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  6. Письмо Роструда от 04.03.2013 № 164-6-1
  7. Письмо Минтруда России от 14.02.2013 № 14-2-291

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

Командировка и командировочные расходы

Командировкой считается рабочая поездка сотрудника, оформленная приказом по установленной форме, в другой географический пункт. Стоит отметить, что понятие командировки относится только к тем работникам, которые большую часть времени трудятся на стационарном месте работы, а если смысл работы сводится к постоянным разъездам, это не будет считаться командировкой.

Первым и последним днями командировки считаются день отбытия и приезда транспорта (автобуса, теплохода или другого), на котором перемещается командированный сотрудник.

Заполнение формы

В процессе поездки сотрудник несет определенные расходы. Согласно Трудовому Кодексу организация должна компенсировать их ему. К ним относятся проезд, оплата проживания, суточные, сотовая связь, оплата визы и прочие.

Закон не ограничивает размер суточных, но малый бизнес обычно обходится суммой семьсот рублей, так как все что выше этой суммы облагается НДФЛ. Если этот лимит превышен, то расчет налога ведется на ближайшую дату выдачи сотруднику зарплаты и перед этим должен быть учрежден авансовый отчет. Это связано с тем, что работник во время командировки мог потратить как больше выданной подотчет суммы, так и не до конца ее израсходовать.

До отмены удостоверений процедура оформления рабочей поездки выглядела так:

  1. Создавалось служебное задание (Т-10а) с основными параметрами (цель, место, даты).
  2. На его основании руководитель оформлял приказ, которым подчиненному предписывалось отправляться к месту выполнения задания.
  3. Затем выдавалось командировочное удостоверение, по которому бухгалтер выделял деньги подотчет.
  4. По возвращении работник отчитывался за деньги с помощью авансового отчета (сдается в течение 3 дней по прибытии) и подтверждающих расходы квитанций. А за проделанную работу с помощью отчета о командировке и записей о прибытии-выбытии в удостоверении.

По сути многие параметры дублируются в этих формах, что вероятно послужило причиной для их упразднения.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять реквизиты в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

Лицевая сторона

В первой части отражаются следующие подробности:

  • название и некоторые реквизиты организации
  • город и организация, куда направляется работник
  • ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
  • с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
  • ОКПО – это номер, присваиваемый организации Росстатом
  • ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
  • номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
  • табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Оборотная сторона

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

В текущий момент для оформления командировки достаточно только приказа руководителя (Т-9) и авансового отчета по прибытии (форма N АО-1).

Командировка

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

По страховым взносам ситуация аналогичная. Если есть все чеки, то они не начисляются. До 2015 удостоверение требовалось прилагать к авансовому отчету и могли возникнуть сложности, если его нет.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.