Нарушение кассовой дисциплины

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Наиболее распространенными нарушениями, которые выявляются в ходе проверки кассовых операций, являются:

– отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

– выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

– несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

– арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

– неполное оприходование денежной выручки, выразившееся в том, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен».

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины регулируется КОАП РФ. В соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в расчетах наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ, на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

Таким образом, организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными денежными средствами, может быть оштрафована до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя организации может быть наложен административный штраф в размере от 4000 до 5000 руб.

Ранее ответственность за вышеуказанные составы правонарушений была предусмотрена также ст. 9 Указа Президента РФ от 23 мая 1994 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей». Однако с 25 июля 2003 г. этот Указ утратил силу.

Контролируют соблюдение кассовых операций банки и налоговые инспекции. Кто же из них вправе прийти с проверкой, а кто – оштрафовать? Законодательство в урегулировании этого вопроса неоднозначно.

Некоторые судьи считают, что оштрафовать за нарушение кассовых операций налоговики могут только на основании сведений, полученных от банков. Другие судьи считают, что Закон № 54-ФЗ разрешает налоговикам контролировать полноту учета выручки, а значит, за неоприходование денег в кассу инспекторы вправе оштрафовать фирму по итогам выездной налоговой проверки или проверки ККТ.

Остальные кассовыми нарушениями выявляются банками. Причем не реже одного раза в два года. Так сказано в п. 2.14 Положения Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П. Если же налоговики обнаружат эти нарушения самостоятельно, они должны сначала проинформировать об этом банк. Банк проведет проверку, отразит нарушения в справке и направит ее в налоговую инспекцию. И только тогда инспекция может оштрафовать организацию.

На практике налоговики часто нарушают эту процедуру и штрафуют по материалам своих проверок.

Если организация не заплатила (или не полностью заплатила) налог из-за того, что не оприходовала выручку в кассу, налоговики могут оштрафовать ее только по одной из двух возможных статей: по ст. 122 НК РФ (неуплата или неполная уплата налога) или по ст.

15.1 КоАП РФ (неоприходование денег в кассу). Судьи считают, что предпочтение нужно отдавать ст. 122 НК РФ (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 20 ноября 2001 г. № А56-17507/01). Согласно п.

Как отбиться от штрафов за нарушение кассовой дисциплины

1 ст. 50 Конституции РФ нельзя за одно и то же нарушение привлекать одновременно и к налоговой, и к административной ответственности.

Однако есть ситуации, когда налоговые инспекторы могут применить статьи из двух кодексов одновременно: если привлекут к ответственности разных нарушителей. Например, организацию – по ст. 122 НК РФ, а ее руководителя или главного бухгалтера – по ст. 15.1 КоАП РФ.

Обратите внимание: оштрафовать кассира инспекторы не могут, потому что он не является должностным лицом фирмы.

Получив от банка справку о выявленных нарушениях, налоговики должны составить протокол. Без этого документа оштрафовать фирму они не вправе (ст. 28.2 КоАП РФ). Это подтверждает и судебная практика.

Право налоговых органов контролировать лимит кассы не закреплено ни в одном из нормативных актов, поэтому они не могут проводить такие проверки. Это подтверждает письмо УМНС по г. Москве от 18 декабря 2003 г. № 11—24/69763.

К административной ответственности за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а равно накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, предусмотренной ст. 15.1 КоАП РФ, фирму могут привлечь только сотрудники милиции (ст. 23.3 КоАП РФ) и налоговой инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ), т. е. проверять лимит остатка кассы могут сотрудники банков, и если они найдут нарушения, то обязаны отразить их в справке и направить ее в налоговую инспекцию. И только после этого инспекция может оштрафовать фирму на 40—50 тыс. руб., а руководителя, главбуха и кассира – на 4—5 тыс. руб.

Возникает вопрос: как взыскивается штраф при нарушении лимита – за каждое его превышение или единожды? Ответ будет зависеть от того, кто именно и когда обнаружит эти нарушения. Дело в том, что согласно ст. 4.4 КоАП наказание назначается за каждое совершенное административное правонарушение. При этом если дела о нескольких допущенных нарушениях рассматриваются одним и тем же органом, то наказание назначается в пределах только одной санкции, а если разными органами (или в разное время) – штраф будет взыскиваться за каждое нарушение.

О судебной практике привлечения к ответственности за неоприходование (неполное оприходование) в кассу наличных денежных средств

В настоящее время в практике работы налоговых органов часто возникают вопросы, связанные с правильным применением норм Указа Президента Российской Федерации от 23.05.1994 N 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей» (далее — Указ N 1006) в части привлечения организаций к ответственности за оприходование (неполное оприходование) в кассу денежных средств. Проверка полноты оприходования денежных средств зачастую осуществляется налоговым органом параллельно с выездной налоговой проверкой налогоплательщика. Поскольку выездной проверкой, как правило, охватывается период в три года, непосредственно предшествующих году проведения проверки, то и вопросы правильного оприходования исследуются ИМНС России параллельно в рамках названного срока.

К сожалению, на сегодняшний день арбитражные суды часто не поддерживают позицию налоговых органов, полагая, что мера ответственности за нарушение п.9 Указа N 1006 может определяться в акте проверки и в решении налогового органа только применительно к деяниям, совершенным не позднее двух месяцев со дня составления акта. Представляется, что, несмотря на подобное мнение федеральных арбитражных судов округов, до того момента, пока по данным вопросам свою позицию не выскажет ВАС РФ, позиция налоговых органов может быть в достаточной степени нормативно подтверждена.

Для обоснованного привлечения лица к правовой ответственности существенное значение приобретает установление отрасли права, согласно основным принципам и нормам которой может быть реализована ответственность. В соответствии с п.9 Указа N 1006 неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежных средств является административным правонарушением, о чем указано в абз.5 данного пункта. Ответственность, предусмотренная этим пунктом Указа, также является публично — правовой, а именно — административной. Специальные нормы процессуального права, на основании которых осуществляется производство по делам о нарушении правил оприходования денежных средств, в самом Указе N 1006 отсутствуют. В таком случае, поскольку указанные деяния являются административными правонарушениями, по смыслу ч.2 ст.118 Конституции Российской Федерации уполномоченным органом должны применяться общие нормы процессуального законодательства, относящиеся к рассмотрению дел, возникающих из административных отношений (см.

Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение

Постановление Федерального арбитражного суда (ФАС) Северо — Западного округа от 07.05.2001 N 5899-135). Необходимость применения норм КоАП РСФСР при производстве по делам о тех административных правонарушениях, процедура по которым не раскрыта в специальных актах законодательства Российской Федерации, подчеркнута в п.8 Постановления Конституционного Суда Российской Федерации от 12.05.1998 N 14-П «По делу о проверке конституционности отдельных положений абзаца шестого статьи 6 и абзаца второго части первой статьи 7 Закона Российской Федерации от 18 июня 1993 года «О применении контрольно — кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» в связи с запросом Дмитровского районного суда Московской области по жалобам граждан». Согласно Определению Конституционного Суда Российской Федерации от 01.10.1998 N 145-О «По запросу Законодательного Собрания Нижегородской области о проверке конституционности части первой статьи 6 Кодекса РСФСР об административных правонарушениях» юридические лица могут быть привлечены к административной ответственности и за правонарушения, ответственность за совершение которых предусмотрена законодательством, еще не включенным в Кодекс РСФСР об административных правонарушениях, как это установлено п.3 ст.2 КоАП РСФСР (см. Постановление ФАС Восточно — Сибирского округа от 21.03.2001 N А33-9917/00-СЗ-Ф02-500/01-С1). Следовательно, ответственность, установленная п.9 Указа, является административной.

В настоящее время сущность исследуемого штрафа именно как меры административной ответственности находит подтверждение во всех судебных актах (см. Постановления ФАС Московского округа от 29.11.2000 N КА-А41/5394-00, от 17.07.2000 N КА-А40/2855-00, от 16.03.2001 N КА-А41/1021-00, Постановления ФАС Северо — Западного округа от 03.10.2000 N А13-3135/00-14, от 03.09.2001 N Ф04/2568-773/А46-2001 и др.).

Данный аргумент о правовой природе ответственности согласно п.9 Указа N 1006 бесспорен, однако правоприменительная практика идет по пути отказа от рассмотрения этого деяния как длящегося правонарушения со всеми процессуальными последствиями по нормам административного права. Данный вывод распространяется как на выявленный однократный случай неоприходования, так и на систематические действия налогоплательщика, последнее из которых совершено ранее двухмесячного срока с момента составления акта проверки.

Действительно, в соответствии со ст.38 КоАП РСФСР административное взыскание может быть наложено не позднее двух месяцев со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее двух месяцев со дня его обнаружения. По сложившейся судебной практике суды или не мотивируют вообще, по каким причинам они полагают неоприходование денежной наличности не длящимся деянием, или ссылаются на следующие доводы: «отнесение правонарушения к длящимся производится по способу его совершения: это то правонарушение, которое состоит из ряда однородных действий (бездействия), с использованием одного способа, источника и т.д. и пресекается его обнаружением или прекращением совершения». Суд посчитал неправомерным отнесение одного противоправного деяния к длящимся по механизму и способу его обнаружения (см. Решение Арбитражного суда г. Москвы от 18.10.2001 по делу N А40-32234/01-106-173).

Однако действующее законодательство не дает оснований для подобных выводов.

Постановление Пленума Верховного Суда СССР от 04.03.1929 N 23 «Об условиях применения давности и амнистии к длящимся и продолжаемым преступлениям» разъясняет, что правонарушение, состоящее из ряда однородных действий, которое суд в приведенном примере назвал «длящимся», на самом деле именуется «продолжаемым» (п.п.2, 3). В отношении «продолжаемых» правонарушений КоАП РСФСР, действительно, не связывает никаких особенностей исчисления процессуальных сроков.

Длящееся правонарушение характеризуется совершенно иными признаками. Как разъяснил Пленум Верховного Суда СССР, длящееся преступление можно определить как «действие или бездействие, сопряженное с последующим длительным невыполнением обязанностей, возложенных на виновного законом под угрозой…

преследования… Длящееся преступление начинается с момента совершения преступного действия (бездействия) и кончается вследствие действия самого виновного, направленного к прекращению преступления, или наступления событий, препятствующих совершению преступления (например, вмешательство органов власти)». Аналогичное по своему содержанию понимание длящегося правонарушения в настоящее время используется как в теории права, так и в арбитражной практике (по другим категориям дел). Рассматривая дело о нарушении лицом ст.6 Закона РФ от 09.10.1992 N 3615-1 «О валютном регулировании и валютном контроле», суд, проверяя соблюдение органом валютного контроля нормы ст.38 КоАП РСФСР, указал на то, что «длящееся правонарушение — противоправное действие или бездействие, которое непрерывно осуществляется в течение определенного продолжительного времени до момента его прекращения самим правонарушителем, либо пресечения компетентным органом (должностным лицом)… Длящееся правонарушение — деяние, совершаемое в течение более или менее продолжительного времени» (см. Постановление ФАС Московского округа от 02.11.2000 N КА-А40/4925-00). Аналогичным образом ФАС Волго — Вятского округа в Постановлении от 26.04.2001 N А38-5/224-00 отметил, что «по смыслу административного законодательства для длящегося правонарушения характерно непрерывное осуществление нарушения, чаще всего путем длительного бездействия. В основе длящегося нарушения лежит невыполнение субъектом административной ответственности в течение длительного времени правовой обязанности не нарушать правовой запрет или, наоборот, совершить обусловленное нормой права действие».

Приведенные понятия длящегося правонарушения не отрицают возможности правовой квалификации такого правонарушения, если имеет место одно противоправное бездействие в определенный период времени, обязанности по устранению которого сохраняются за лицом до момента его обнаружения.

Полагаем, что все признаки неоприходования в кассу денежных средств позволяют расценить это деяние как длящееся и, соответственно, применить порядок исчисления сроков наложения взыскания по ст.38 КоАП РСФСР с момента его обнаружения.

Объективная сторона правонарушения, установленного п.9 Указа N 1006, состоит в несоблюдении организацией порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, предусмотренного рядом норм, в том числе Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (см. Постановления ФАС Московского округа от 20.06.2001 N КА-А40/3047-01, ФАС Северо — Западного округа от 20.02.2001 N 5478), а в конечном счете, в длящемся во времени несовершении лицом действий, связанных с отражением в регистрах бухгалтерского учета поступивших в кассу организации наличных денежных средств.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме (п.3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Письмом Банка России от 22.09.1993 N 40, далее — Порядок). Прием наличных денег при осуществлении расчетов с населением производится исключительно с применением ККМ (п.3 Порядка, ст.1 Закона РФ от 18.06.1993 N 5215-1 «О применении контрольно — кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (далее — Закон N 5215-1)). Все сведения о проведенных с использованием ККМ денежных расчетах с населением отражаются в фискальной памяти ККМ (п.п.3, 5 Положения по применению контрольно — кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 N 745, Решение ГМЭК по ККМ от 23.06.1995 N 5/21-95).

По окончании каждого рабочего дня фактическая сумма поступившей при использовании ККМ выручки отражается в книге кассира — операциониста и в формах КМ-6 и КМ-7 и передается в бухгалтерию до начала работы следующей смены (п.п.6.1, 6.3 Типовых правил эксплуатации контрольно — кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Письмом Минфина России от 30.08.1993 N 104). Все поступления и выдача наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итог операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (п.24 Порядка).

В силу п.5 ст.8 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции подлежат регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий. Хозяйственные операции отражаются в регистрах бухучета в хронологической последовательности (п.2 ст.10 Закона N 129-ФЗ). Основным требованием бухгалтерского учета признается требование полноты учета (п.3 ст.1 Закона N 129-ФЗ, пп.»а» и «в» п.4 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). Излишек имущества, в том числе денежных средств, должен выявляться организацией и приходоваться (п.3 ст.12 Закона N 5215-1, ст.128 ГК РФ). Изменения в бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествующим периодам, производятся в отчетности, составляемой за период, в котором были обнаружены искажения ее данных (п.39 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).

Таким образом, операции, связанные с поступлением в кассу организации наличных денежных средств, подлежат в полном объеме отражению в кассовой книге и на счете 50 «Касса». Соответствующая обязанность возлагается на организацию с момента получения денежных средств. Вместе с тем отсутствие у организации отражения средств на счете 50 в установленный срок не снимает с организации обязанность совершить названные действия впоследствии, оприходовав поступившую оплату в более поздние сроки. До тех пор пока поступившие средства не отражены на счете 50, правонарушение длится во времени.

Другим дискуссионным вопросом применения норм Указа N 1006 является оспариваемое в отдельных случаях само право налоговых органов проводить проверки налогоплательщиков на предмет надлежащего оприходования ими денежных средств с последующим вынесением решения о привлечении к ответственности. На первый взгляд, данное положение прямо следует из абз.6 п.9 Указа N 1006. Однако налогоплательщики в ходе судебных споров зачастую высказывают иную позицию, основанную на следующем. В числе задач, прав и обязанностей налоговых органов Законом РФ от 21.03.1993 N 943-1 «О налоговых органах Российской Федерации» (далее — Закон N 943-1) не названы вопросы денежного обращения. Налоговые органы созданы в целях контроля за соблюдением налогового законодательства Российской Федерации, а также валютного законодательства, осуществляемого в пределах компетенции налогового органа (ст.1 Закона N 943-1). Нормы иных законодательных актов (Закона N 5215-1, КоАП РСФСР) также не наделяют налоговые органы полномочиями по контролю за правильностью отражения на счетах бухгалтерского учета организаций поступивших в кассу денежных средств. Более того, они не предусматривают возможности наделения налоговых органов дополнительными полномочиями на основании норм подзаконных актов. Таким образом, возложение нормой п.9 Указа N 1006 дополнительных обязанностей, не предусмотренных Законом N 5215-1, на налоговые органы может расцениваться как нарушение п.5 ст.76 Конституции Российской Федерации, а соответственно, и поставить под сомнение законность принятых ими ненормативных актов.

Нередко также указывается на то, что проведение налоговым органом проверки оприходования денежных средств возможно исключительно на основании информации, предоставленной банками. Такой вывод делается на основании Порядка применения положений Указа Президента Российской Федерации от 23 мая 1994 г. N 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей», утвержденного совместным Письмом Госналогслужбы России от 13.08.1994 N ВГ-4-13/9-94н, Минфина России от 13.08.1994 N 104, Банка России от 16.08.1994 N 104, согласно которому решение о применении финансовых санкций налоговым органом по вопросу соблюдения предприятиями порядка ведения кассовых операций принимается на основании материалов проверок, проводимых учреждениями банков и соответствующих финансовых органов. Из процитированной предпосылки ФАС Уральского округа в Постановлении от 18.10.2001 N Ф-09-2519/01АК сделал вывод о том, что при несоблюдении налоговым органом вышеуказанного порядка (отсутствуют материалы проверок, проводимые учреждением банков и соответствующими финансовыми органами) материалы выездной налоговой проверки в части работы предприятия с денежной наличностью не могут быть положены в основу решения налогового органа о взыскании финансовых санкций.

В настоящее время арбитражные суды в большинстве случаев не разделяют подобную точку зрения налогоплательщиков, тем самым подтверждая наличие соответствующих полномочий у налоговых органов (Постановления ФАС Западно — Сибирского округа от 27.08.2001 N Ф04/2590-527/А70-2001, ФАС Волго — Вятского округа от 03.10.2001 N А79-2359/01-СК1-2086).

Как отметил ФАС Северо — Западного округа в Постановлении от 20.02.2001 N 5478, в соответствии со ст.6 Закона N 943-1 одной из главных задач налоговых органов является контроль за соблюдением налогового законодательства. Указ N 1006 на основании его названия и содержания может быть отнесен к налоговому законодательству. Пунктом 1 ст.7 Закона N 5215-1 налоговым органам предоставлено право производить в организациях проверки денежных документов. Документы, относящиеся к расчетно — кассовой деятельности организации, и являются такими документами. Согласно ст.6 Закона N 5215-1 налоговые органы обязаны осуществлять контроль за соблюдением правил использования ККМ, за полнотой учета выручки денежных средств на предприятиях. Из п.6 ст.31 НК РФ следует, что налоговые органы вправе осматривать (обследовать) любые используемые налогоплательщиком для извлечения дохода либо связанные с содержанием объектов налогообложения независимо от места их нахождения помещения и территории, проводить инвентаризацию принадлежащего налогоплательщику имущества. Пунктом 2.14 Положения от 05.01.1998 N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» предусмотрено, что учреждения банков проверяют соблюдение определенного Банком России порядка ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью в соответствии с рекомендациями, изложенными в Приложении N 7 к данному Положению. В п.1 названного Приложения уточнено, что полнота оприходования в кассу предприятия наличных денежных средств, полученных в результате хозяйственной деятельности, рассматривается налоговыми органами при проведении проверок соблюдения налогового законодательства. По мнению суда, анализ приведенных норм права позволяет сделать вывод о том, что проверка полноты оприходования денежных средств в кассу предприятия является не только правом, но и обязанностью налоговых органов независимо от того, проводится проверка соблюдения налогового законодательства в соответствии со ст.89 НК РФ или проверка кассовой дисциплины предприятия.

Выполнение указанных полномочий налоговыми органами возможно не только в результате целевых проверок по выполнению требований Указа N 1006; они обязаны также реагировать на факты нарушения требований этого Указа и при проведении нецелевых проверок (см. Постановление ФАС Северо — Западного округа от 21.05.2001 N А56-530/01).

В.А.Горюнов

Советник налоговой службы

III ранга

С 2012 года изменились правила ведения кассовых операций. Как и раньше, Положение о порядке ведения кассовых операций утверждено Центральным Банком РФ.

Кто обязан применять Положение о порядке ведения кассовых операций.
Действие этого документа распространяется на:

  • юридических лиц, независимо от формы собственности и принятой системы налогообложения,
  • на Индивидуальных Предпринимателей (это новая норма).

До 2012 года у ИП не было обязанностей вести кассовую книгу. С 2012 года при наличии налично-денежных оборотов ИП обязан заполнять кассовую книгу, при этом от обязанностей вести бухгалтерский учет ИП освобождены.

Кем осуществляются кассовые операции.
Кассовые операции осуществляются кассиром.

Чем чревато нарушение кассовой дисциплины

С кассиром необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Какие документы являются кассовыми.
Кассовыми документами являются:

  • приходный кассовый ордер (ПКО),
  • расходный кассовый ордер (РКО),
  • расчетно-платежная ведомость,
  • платежная ведомость,
  • кассовая книга.

Форма кассовых документов являются унифицированными, содержатся в общероссийском альбоме унифицированных форм и являются обязательными к применению всеми предприятиями и организациями.

Кто из работников имеет право подписи на кассовых документах.
Кассовые документы должны быть подписаны:

  • руководителем,
  • главным бухгалтером или бухгалтером.

Кассир должен иметь:

  • образцы подписей работников, имеющих право подписывать кассовые документы,
  • штамп “операция проведена”, содержащий реквизиты проведения операции.

Кассир подписывает кассовые документы в момент принятия или выдачи денежных средств после проведения кассовой операции.

Способы оформления кассовых документов.
Кассовые документы могут быть оформлены

  • на бумажных бланках,
  • с помощью персонального компьютера и распечатаны на бумажном носителе.

Оформление кассовой книги.
Кассир в конце каждого рабочего дня (рабочей смены) заполняет вручную или с помощью компьютера лист кассовой книги за день, распечатывает, прикладывает все приходные и расходные документы за день, подписывает и сшивает.

Полнота оприходования выручки.
Предприятия и организации обязаны оприходовать все наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия.

Лимит остатка кассы.
С 2012 года предприятие самостоятельно устанавливает лимит остатка кассы исходя из предполагаемых или из текущих оборотов по кассе, о чем издается приказ за подписью руководителя. Заверять в обслуживающем банке лимит остатка кассы не нужно. Денежные средства сверх установленных лимитов кассир обязан сдавать на расчетный счет.

Лимит расчетов наличными между юридическими лицами.
Расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами ограничены суммой в 100 000 рублей по одной сделке (по одному договору).

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Нарушение порядка ведения кассовых операций выражается в:

  • осуществлении юридическими лицами расчетов сверх установленных лимитов,
  • неполном оприходовании в кассу предприятия денежной наличности,
  • нарушении порядка хранения наличных денежных средств и накоплении в кассе предприятий остатков сверх установленных лимитов.

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
предусмотрена Кодексом об административных правонарушениях и влечет за собою наложение административных штрафов:

  • на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей,
  • на юридических лиц до 50 000 рублей.

По вопросам ведения бухгалтерского учета просим обращаться по телефону (812) 309-18-67 или через форму обратной связи.

Главная — Статьи

Как банки проверяют кассовые документы организаций и что будет за нарушения

Проверка соблюдения кассовой дисциплиныобязанность не столько налоговиков, сколько банков (Пункт 41 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации). Обнаружив нарушения, банк должен сообщить о них в налоговый орган (Пункт 2.14 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П (далее — Положение N 14-П)), который и оштрафует организацию (Статья 15.1, ч.

1 ст. 23.5, ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ). Понятно, что банки не заинтересованы в проведении таких проверок — кому же хочется доставлять неудобства своим клиентам! Тем не менее проверки проходят.
Если банк в ходе проверки выявит (Рекомендации по осуществлению кредитными организациями проверок соблюдения предприятиями порядка работы с денежной наличностью):
несоблюдение лимита расчетов наличными (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У);
неоприходование (неполное оприходование) денежной наличности, полученной в банке;
накопление наличности в кассе сверх установленного лимита, — то налоговые органы на основании справки банка вправе привлечь ( Статьи 23.5, 28.3, 15.1 КоАП РФ):
(или) организацию — к штрафу в размере от 40 000 до 50 000 руб.;
(или) должностное лицо организации или предпринимателя (Статья 2.4 КоАП РФ) — к штрафу от 4000 до 5000 руб.
О том, как подготовиться к проверке и чего следует ждать от банковских работников, мы расскажем в этой статье.

Периодичность и сроки проверки

Один из вопросов, который волнует любого бухгалтера, — как часто банки могут проверять соблюдение кассовой дисциплины. В Положении о наличном денежном обращении сказано, что банк должен проводить проверку соблюдения кассовой дисциплины не реже одного раза в 2 года.
Как видите, периодичность проведения проверок нормативно не установлена, то есть банк может проводить такие проверки и чаще. При этом еще в 1994 г. ЦБ РФ рекомендовал банкам и клиентам во избежание конфликтов установить периодичность проверок в договоре на расчетно-кассовое обслуживание (Пункт 8 Письма ЦБ РФ от 17.02.1994 N 14-4/35).

Для справки
Срок, в течение которого налоговый орган может привлечь организацию (руководителя организации, предпринимателя) к административной ответственности за правонарушения, которые выявит банк, — 2 месяца со дня совершения правонарушения (Часть 1 ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП).

Нормативными документами ЦБ РФ не установлены ни длительность проверки, ни период, который проверяется. На практике проверка длится не больше 2 — 3 дней.
О том, что период, за который банк может запросить кассовые документы, составляет 3 месяца, говорит лишь Справка о результатах проверки соблюдения предприятием порядка работы с денежной наличностью (форма N 0408026) (Приложение 8 к Положению N 14-П). Такую Справку банк составляет по окончании проверки, ее подписывают руководитель, главный бухгалтер организации и представитель банка (Пункт 7 Рекомендаций).
Если в ходе проверки нарушений не выявлено, Справка оформляется в двух экземплярах: для банка и для вас.
Если обнаружены нарушения кассовой дисциплины, то банк делает три экземпляра Справки. Третий экземпляр банк направит в налоговый орган для привлечения вас к ответственности.

Что и как проверяют банки

Начинается все с письма банка с предупреждением о проверке и просьбой собрать необходимые документы. Никаких специальных решений о проведении проверки банки не составляют, а сотрудники банка обычно в организацию не приходят, а только просят представить в банк необходимые документы.
Как правило, перед началом проверки банк запрашивает:
— кассовую книгу (форма N КО-4);
— отчеты кассира (Пункт 25 Порядка);
— журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма N КО-3);
— авансовые отчеты (форма N АО-1), приходные и расходные кассовые ордера;
— платежные ведомости по зарплате (если зарплата выдается наличными).

Рассмотрим подробнее, на что обращают внимание проверяющие из банка.

Порядок оприходования наличных и сдачи их в банк

Сначала контролеры проверят полноту оприходования наличных, полученных в банке. Для этого данные вашей кассовой книги они сверят с данными банка по суммам и срокам. Ведь записи в кассовую книгу кассир должен вносить сразу же после получения (или выдачи) денег по приходному кассовому ордеру (или расходному кассовому ордеру) (Пункт 24 Порядка). Если обнаружатся расхождения, то контролеры попросят их объяснить. Это будет легче всего сделать, если у вас в порядке другие кассовые документы — приходный или расходный кассовый ордер, журнал регистрации ПКО и РКО. То есть если имела место опечатка. Весьма вероятно, что если ошибки в датах оприходования полученных в банке наличных были единичными, то банк позволит их исправить.
Кроме того, по кассовой книге и журналу регистрации приходных и расходных ордеров контролеры проверят полноту сдачи наличных в банк. Для этого они сравнят, сколько наличных денег вы получили за проверяемый период и сколько вы сдали в банк и в какие сроки. Также они проверят своевременность возврата в банк не выплаченных в срок средств на зарплату, пособия, сверив свои данные с вашими расчетно-платежными ведомостями (форма N Т-49).
Имейте в виду, что контролеры банка не могут проверять правильность оприходования наличных, полученных в результате хозяйственной деятельности. Эти проверки находятся в ведении налоговиков (Пункт 1 Рекомендаций). Например, если вы получили в один день деньги из банка для выдачи наличных на командировки работникам и в этот же день продали что-либо за наличный расчет, то банк может проверить только правильность и своевременность отражения в кассовой книге денег, полученных из банка.

Соблюдение лимита остатка кассы

Как все знают, превышение лимита остатка кассы — одно из самых распространенных нарушений кассовой дисциплины.
Лимит остатка кассы (вместе со сроком сдачи выручки) ежегодно устанавливается обслуживающим банком (Пункт 5 Порядка; п. 2.5 Положения N 14-П) на основании заполненной вами формы N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы…» (Приложение 1 к Положению N 14-П). Сумма наличных в кассе, превышающая установленный лимит, должна быть сдана в банк. Сверх этого лимита в кассе могут храниться только деньги на зарплату и пособия (Пункт 9 Порядка; п. 2.6 Положения N 14-П).

Для справки
Хранить наличные деньги в кассе для выплаты зарплаты и пособий можно не более 3 рабочих дней (в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера, — 5 рабочих дней), считая день получения их в банке (Пункты 2.5, 2.6 Положения N 14-П; ст. 15.1 КоАП РФ).

Если лимит остатка кассы на текущий год не установлен, то он равен нулю, то есть любая сумма, оставшаяся в кассе на конец рабочего дня, признается сверхлимитной. А это нарушение правил работы с наличностью, влекущее административную ответственность. Поэтому организациям, у которых вовсе нет наличной выручки, но есть расчеты через кассу (например, на командировки), тоже лучше утвердить лимит в банке. Причем сделать это можно в любой момент, а не обязательно в конце года. Если же вы уверены в отсутствии у вас наличных расходов не только сейчас, но и в будущем, то утверждать лимит наличных не нужно.
В суде можно попытаться «отбиться» от штрафа, доказав, например, что сверхлимитный остаток в кассе предназначался для выплаты зарплаты. Конечно, если эти суммы были выплачены работникам не позднее 3 дней с момента образования сверхлимитного остатка, считая день получения денег в банке (Пункт 2.6 Положения N 14-П).
Если же вы еще до проверки обнаружили сверхлимитный остаток в кассе, то сумму, превышающую установленный кассовый лимит, можно выдать под отчет работнику. Причем дата выдачи должна совпадать с датой сверхлимитного накопления.

Обсуди с руководителем
Банковские проверяющие обращают пристальное внимание на то, как соблюдаются порядок и сроки сдачи наличных денег в банк. Поэтому в преддверии следующего года стоит заранее продумать и согласовать с банком (Пункт 2.4 Положения N 14-П) такие сроки сдачи налички, которые бы оптимально совпадали и с оборотом наличности на вашей фирме, и со временем работы банка. Иначе штрафа не избежать.

Целевое расходование наличных

Кроме сроков сдачи наличных, проверяющие обратят внимание и на соблюдение согласованных с банком условий расходования наличных. На что вам можно расходовать наличную выручку, банк определит на основании все той же формы N 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы…» (Приложение 1 к Положению N 14-П; п. 2.7 Положения N 14-П). Обычно это командировочные расходы, расходы на зарплату, покупку канцелярских принадлежностей и другие хозяйственные нужды (Пункт 2 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У). Поэтому если вы расходовали наличные деньги на иные, не указанные в решении банка, цели, например на погашение займа, проверяющие обязательно отразят это в разд. III Справки (Пункт 5 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т; Приложение 8 к Положению N 14-П).
Однако даже если банк и обнаружил нецелевое расходование наличности, штрафа можно не опасаться. За такое нарушение штраф просто не предусмотрен (Статья 15.1 КоАП РФ). В этом случае банк просто порекомендует внимательнее относиться к расходованию наличности, но в налоговую инспекцию о нарушении сообщать не станет.

Соблюдение лимита расчета наличными

Превышение лимита расчета наличными — еще одно распространенное нарушение, за которое возможен штраф по ст. 15.1 КоАП.

Для справки
Лимит расчета наличными установлен в размере 100 000 руб. по одному договору при расчетах между (Пункт 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У):
(или) организациями;
(или) организациями и предпринимателями;
(или) предпринимателями.
Количество платежей по такому договору значения не имеет (Пункт 2 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т).

Вы не можете оплатить наличными, например, поставку товара стоимостью 150 000 руб., даже если разобьете эту сумму на три части и оплатите ее в течение 3 дней (по 50 000 руб. в день). Кроме того, запрет на расчеты наличными деньгами свыше 100 000 руб.

Кассовая дисциплина

распространяется и на обязательства, вытекающие из дополнительных соглашений к договору (Пункт 2 Официального разъяснения ЦБ РФ от 28.09.2009 N 34-ОР).

Часто превышение лимита расчетов наличными встречается при оплате наличными через подотчетное лицо. Ведь ограничений по выдаче наличных подотчетному работнику нет. Но зато такое ограничение возникает, если подотчетник оплачивает наличными товары (работы, услуги) от имени организации (Пункт 4 Приложения к Письму ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т). Другое дело, если, например, находясь в командировке, работник оплачивает наличными приобретение билетов или услуги гостиницы. В этом случае расчеты свыше 100 000 руб. не являются сверхлимитными и нарушения кассовой дисциплины нет, а значит, и штрафа не будет.
Проверяя соблюдение лимита расчетов наличными, банк проверит правильность оформления РКО и ПКО, обратив внимание на суммы, указанные в них, а также сверит записи в кассовой книге, журналах регистрации ПКО и РКО, авансовых отчетах подотчетных лиц (форма N АО-1).

Ведение кассовой книги и других кассовых документов

Особое внимание проверяющие из банка уделяют правильности ведения кассовой книги, ПКО и РКО, авансовых отчетов. Поэтому не стоит забывать вот о чем. В кассовую книгу, например, можно вносить исправления, заверив их подписью кассира и главного бухгалтера организации (Пункт 23 Порядка), также можно исправить и авансовый отчет (Пункт 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). А вот в первичные кассовые документы вообще нельзя вносить исправления, не говоря уже о подчистках и помарках (Пункт 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).
Проверяющие проверят периодичность внесения записей в кассовую книгу, их соответствие данным ПКО и РКО. Нарушения правил ведения кассовых документов проверяющие отразят в разд. VI Справки (Приложение 8 к Положению N 14-П).

Совет
Конечно, огрехи в ведении кассовых документов — первое, что бросится в глаза проверяющему. Поэтому прежде чем отдать документы на проверку, еще раз посмотрите, есть ли помарки, все ли подписи на расходных или приходных кассовых ордерах, листах кассовой книги.
Как правило, мелкие нарушения контролеры дают исправить сразу, и к тому же за них не предусмотрены административные штрафы.

Справка получена. Что дальше?

Итак, проверка соблюдения кассовой дисциплины банком завершена и вы получили Справку. Если в Справке не отмечены нарушения кассовой дисциплины, за которые наступает административная ответственность, вам остается внимательно прочитать выводы и предложения банка по итогам проверки, отраженные в разд. VII Справки, и, приняв их во внимание, исправить просчеты и нарушения.
Если же банк обнаружил серьезные нарушения (расчет наличными свыше 100 000 руб., неоприходование наличности, полученной в банке, сверхлимитное накопление денег в кассе), то, как мы уже говорили, он сообщит об этих нарушениях в налоговый орган по месту учета вашей организации (Пункт 7 Рекомендаций). Налоговый орган на основании полученной Справки составит протокол (Статья 28.3 КоАП РФ) и оштрафует организацию по ст. 15.1 КоАП.
Однако если с момента совершения правонарушения прошло более 2 месяцев, то налоговики не вправе привлекать вас к административной ответственности, поскольку нарушение кассовой дисциплины — не длящееся правонарушение (Часть 1 ст. 4.5, п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).

Нужно ли избегать проверки?

Конечно, в любой проверке мало приятного. И хотя ответственности за непредставление документов банку для проверок нет, избегать проверок банков не стоит. Ведь Справка о результатах проверки соблюдения кассовой дисциплины банком может при необходимости помочь вам оспорить штраф налоговиков по этим же вопросам. Если банк нарушений не обнаружил, а налоговики вдруг их нашли, то Справка банка, указывающая на отсутствие нарушений, будет дополнительным аргументом вашей защиты в суде.

* * *

По сути, задача банка при проведении проверки кассовой дисциплины — выявить и предотвратить возможные нарушения клиента с тем, чтобы защитить его от штрафов. Поэтому не стоит бояться банковских проверок.