Не отгружено

Транспортные товаросопроводительные бумаги

В данной статье мы досконально рассмотрим именно первую категорию бумаг, они же отгрузочные документы, или транспортная накладная. Без нее грузоперевозки невозможны. Она предполагает собой важнейший сопроводительный акт. В зависимости от вида автотранспорта, в котором будет перевезен багаж, накладная может изменяться согласно форме и содержанию. Особые формы учтены для железнодорожных, мореходных и летных перевозках, однако чаще всего бумаги оформляются с целью транспортировки автомобильным транспортом, вследствие этого немного поподробнее поведаем об автотранспортной накладной, утверждаемой в бланке согласно Приложению № 4 к «Правилам транспортировок грузов автотранспортом».

Данная товарно-транспортная накладная оформляется как минимум в количестве трех экземпляров отправителем груза. Ему остается основной из экземпляров, второй доставляется получателю багажа, ну а третий – перевозчику. При надобности численность экземпляров может быть увеличена. Если производится транспортировка багажа, который находится в чьей-то индивидуальной собственности, то тогда накладную оформляет автоперевозчик.

Подписание и содержание документа

Подписывают данную накладную адресант багажа и автоперевозчик, заверяя собственными печатями. При отгрузке в ней проставляется пометка о приеме багажа перевозчиком за подписью принявшего багаж шофера. Товароотправитель в присутствии шофера записывает в накладную массу и количество мест груза, его состояние, способ упаковки и данные об опломбировании. Обозначается, кроме того, период приемки багажа для транспортировки.

В отгрузочные документы включается список всех других документов, сопровождающих багаж: сертификатов, паспортов качества, руководств, позволений и т. д. Для транспортировки груза имеют все шансы применяться мультимодальные перевозки, в каковых по порядку задействованы различные типы автотранспорта. От летательного аппарата вплоть до собачьей упряжки. Однако наиболее известными остаются автотранспортировки. В то же время их документальная регистрация порождает у бухгалтеров изобилие проблем. Решения на них необходимо искать в сфере транспортного права. Между тем даже осуществляющим контроль ведомствам никак не под силу сориентироваться в его хитросплетениях. Это демонстрирует опыт неисчислимых официальных объяснений.

Кто принимает участие в транспортных перевозках

Заказчик делает услугу лично, напрямую предоставляя грузоотправителю автотранспортное средство под погрузку. А перевозчик – человек, который непосредственно оказывает довольно трудоемкую услугу, – организацию транспортировки. Главное требование такого рода организации – привоз багажа адресату, подтвержденному клиентом. Итог тот же, что у перевозчика. Однако для его свершения перевозчик не только лично привозит багаж или заключает контракты (в частности, это накладная на перевозку) с иными перевозчиками. Он реализовывает самые разнообразные действия дополнительного характера, обеспечивающие перевозку грузов. К примеру, подготовку продуктов к перевозке, передачу багажа от первого перевозчика ко второму, утверждение перевозочных бумаг, оформление отгрузочных документов, страховка и исполнение таможенных формальностей.

Автоперевозчик же, кроме транспортировки, осуществляет всего лишь погрузочно-выгрузочные работы. Если отправитель груза наделит перевозчика нехарактерными ему функциями, то в таком случае в дело может вмешаться суд, благодаря которому контракт транспортировки в дальнейшем будет переквалифицирован. Безусловно, это возможно в рамках диспута, хозяйственного либо налогового.

На автотранспортном рынке делают предложение услуги и многообразные посредники. Они проявляют содействие в исполнении отдельных «сопутствующих» процедур, не получая на себя круг обязанностей по достижению конечной миссии – вручению багажа грузополучателю. Чаще всего требуется иметь дело с представителями. Цель бухгалтера – обеспечить перевозку товарно-вещественных ценностей соответствующими бумагами, включающими отгрузочные документы, в основе которых предприятие без страха может принять к вычету представленный налог и принять затраты по налогу в доход. Ради этого главбух обязан разобраться в основах автотранспортных действий.

ТОРГ-12: правила заполнения

Обратимся к форме ТОРГ-12. В ней указывают срок формирования и приводится список товаров в тех названиях и единицах, в каковых они значатся в учете продавца. В эту дату приведенные товары, оставаясь на складе торговца, числятся зарезервированными или, по-другому, заказанными для конкретного потребителя.

В левой нижней части ТОРГ-12 официальные личности торговца (человек, допустивший выдачу багажа и главбух) подтверждают модификацию продуктов в багаж. Завершающий этап характеризуется проверкой веса и числом участков (мест). Данные сведения записываются в п. 3, который содержит накладная на перевозку. Дата в левой нижней части ТОРГ-12 определяет время передачи багажа перевозчику. Ее подкрепляет подпись официального лица торговца в реквизите «Отпуск груза осуществил/произвел». Отметим, что автоперевозчик подписывает приемку багажа только лишь в ТН.

Срок в правой нижней части ТОРГ-12 относится к дате вручения всего груза, а никак не товаров. С точки зрения торговца, не важно, кто именно принял багаж: непосредственно потребитель-товарополучатель или его уполномоченный (согласно доверенности). Заполнению подлежит единственный из реквизитов – «Груз принял» (в случае если багаж вручен представителю) либо «Груз принял грузополучатель» (данная подпись удостоверяется печатью потребителя). Реквизит, который оказался нереализованным, в документе прочеркивается. А как в будущем совершается вручение багажа с поверенного к доверителю (клиенту-грузополучателю) – торговца-грузоотправителя не касается.

Оприходование зачисленных товаров заказчик оформляет посредством наложения на ТОРГ-12 штампа. Экземпляр ТОРГ-12 с оттиском такого штампа он обязан впоследствии вернуть торговцу. В то же время данный экземпляр представляет значимость акта приемки-передачи услуг перевозчика, подписанного уполномоченной на это личностью (грузополучателем) с другого конца транспортного маршрута.

В заглавной части ТОРГ-12 учитывается реквизит «Транспортная накладная (выпуск, конкретный день и время)». А в ТН присутствует п. 4 «Сопроводительные бумаги для грузоперевозки». В нем подтверждают номер и дату формирования ТОРГ-12, а еще число его экземпляров, обращаемых потребителю. В число сопроводительных бумаг к ТН торговец также имеет возможность подключить и счет-фактуру.

Обязателен ли образец ТОРГ-12

Судя по всему, ТН и ТОРГ-12 неделимо связаны между собой. При этом ТОРГ-12 полностью конкретизирует предмет транспортировки. В совокупности эти два важных документа эквивалентны товарно-транспортной накладной. К тому же отдельно присвоенная накладная не дает возможность определить, что же именно транспортирует предприятие. В п. 3 «Наименование груза» ТН указывают отгрузочное (общее) название багажа, а не «бухгалтерские» данные товаров. Вследствие этого такие документы, как накладные на груз, без наличия к ним приложения ТОРГ-12 никак не гарантируют соблюдения критериев п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.

Как организовать в 1с учет материалов

Для учета отгрузки материалов нужно:

  • пополнить Справочник контрагентов сведениями о покупателе—в случае необходимости.
  • сформировать и провести документ Отгрузка материалов на сторону (Документы—Учет материалов).
  • для учета оплаты сформировать и провести документ Выписка банка.

Документ «Отгрузка материалов на сторону» вызывается через м.Документы—Учет материалов— Отгрузка материалов на сторону. Документ предназначен для отражения в учете операций по продаже материалов, потребности в которых в настоящее время не имеется.

В верхней части документа необходимо указать:

  • номер и дату оформления накладной;
  • склад, с которого отгружаются материалы;
  • покупателя и основание расчетов.
  • ставку НДС

В табличной части указывается:

  • наименование материала (выбираем из справочника материалов)
  • количество материала, которое надлежит отпустить -вводим вручную;
  • фактически отпущенное количество материала -вводим вручную;
  • отпускная цена за единицу -вводим вручную;
  • сумма отпущенных материалов, Сумма налога на добавленную стоимость, Всего (графа «Сумма» + графа «НДС») рассчитываются программой автоматически.
  • обычным вводом новой строки табличной части (1-я кнопка панели окна).
  • с помощью кнопки Подбор внизу окна. При этом также открывается форма списка справочника «Материалы», но после выбора материала его наименование переносится в табличную часть накладной и окно справочника не закрывается. Затем выбирается следующий материал и т.д.

Если активизировать корешок ТТН экранной формы документа, можно занести следующие реквизиты для ТТН:ФИО заказчика, данные по транспортному средству и многое другое.

После заполнения формы документа можно сформировать и распечатать накладную по форме кнопка «ТТН гориз») а документ провести (кнопка «ОК»).

Проведение документа необходимо производить после того, как материалы будут фактически отпущены со склада.

На основании проведенного документа автоматически формируются проводки:

  • по дебету 91.2 счета и кредиту 10 счета на сумму списанного материала по учетной (покупной цене без НДС)
  • по дебету 62.1 счета и кредиту 91.1 на сумму проданных материалов, включающую НДС
  • по дебету 91.3 и кредиту 68.2.1 на сумму НДС, содержание проводки – начислен НДС

Таким образом, задолженность покупателя отражается по дебету 62.1 счета.

Общие правила создания первичных документов

Правила создания документов в сервисе «Выставить счет»:

  • Под первичными документами подразумеваются следующие документы: Товарная накладная, Счет-фактура, УПД и Акт.
  • Первичные документы создаются на основании и по данным Счета. Некоторые данные, такие как должность руководителя, ФИО руководителя и бухгалтера, печать и подпись, берутся из карточки контрагента.
  • При создании первичных документов большинство полей заполняются автоматически. Проверьте их и отредактируйте, если необходимо.
  • При создании первичных документов вы можете указать нужное количество отгружаемых товаров или выполненных работ/услуг.

Позиции с количеством «0» (ноль) на печать в первичных документах не выводятся. Используйте это, чтобы исключить товарные позиции из документов.

Отгрузочные документы — это документы, которые подтверждают отгрузку товара при торговых операциях, таким документом является Товарная накладная ТОРГ-12.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта (организации или ФИО предпринимателя), составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения в соответствии с классификатором ОКЕИ;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных ст. 2 п. 6 ФЗ «О бухгалтерском учете», с указанием их фамилий и инициалов, либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Правильность оформления первичного учетного документа заключается в указании всех обязательных реквизитов документа и отражении в нём сведений, полностью раскрывающих содержание и особенности совершенной хозяйственной операции.

Право подписи первичных документов имеют руководитель и главный бухгалтер организации. Ими может быть утвержден перечень лиц, также имеющих право подписи первичных учетных документов.

Исправление документов после отправки товаров

Никто не застрахован от обнаружения неточностей и допущения явных ошибок, но это не страшно, если вовремя выявить их и устранить. Причины тому могут быть весьма разнообразны:

  • продавец сам может обнаружить неправомерность в своей работе;
  • стороны договорились об изменении стоимости товарной позиции и ее нужно скорректировать в учетных регистрах, что были сформированы до этого.

Если Вы уже отчитались регуляторам по формам регламентированной отчетности в рамках произведенных продаж, придется выписать корректировку счета-фактуры в спецразделе корректировки реализации. Заполнить графы этой бумаги стоит сведениями, что должны отражаться после исправления хозоперации.

Знайте, что машина самостоятельно выявит несовпадения с первым бланком и предлагает Вам варианты, как ей стоит отразить такие несовпадения. Поговорим о них в таблице.

№ п\п Вариант исправления Характеристика
1 Уменьшить реализацию, учесть при инвентаризации При фактическом отсутствии части товара, поступившего покупателю используется этот вариант. Может оказаться так, что продукция попросту не была отгружена Вашей компанией и на дату проведения инвентаризации он может быть у Вас выявлена
2 Увеличить реализацию, учесть при инвентаризации В момент выявления факта покупателем излишне отгруженного ему товара, что числится в сопроводительной документации применяют данный способ. Но клиент должен согласиться оприходовать у себя излишний товар и заплатить за него поставщику
3 Списание на затраты Вина поставщика за порчу продукции при доставке ее покупателю лежит на нем и используется подобный метод
4 Отображение в составе прочих доходов Клиент Вас уведомил о том, что получил больше товара, чем указано в сопроводительной документации и изъявил желание провести оплату за излишек. Учет по упаковкам у Вас совпадает, но ошибка возникла в том, что в упаковках было указано некорректное число позиций. Таким образом, компания по факту располагала большим количеством единиц товара нежели числилось в учете. Следовательно, поступившие средства от клиента в оплату излишка стоит считать незапланированной прибылью

Читайте также статью ⇒ “Какие отчеты можно сформировать в 1С“.

Статусы отгруженной продукции

Отгрузка товаров в 1С Управление торговлей предполагает задание для пользователя ряда статусов позиций товаров, на основании выбора которых далее зависит процесс отражения рабочей формы в регистрах бухучета. Машина предлагает на выбор следующие из них в рабочем окне реализации товаров и услуг:

  1. К предоплате.
  2. К отгрузке.
  3. Отгружено.

В поле перемещения товаров и комплектации для их последующей сборки или разборки имеется иной набор параметров. Статусы призваны детализировать учет процедуры по отгрузке товаров и предлагается рассмотреть схему товарного движения пошагово:

Шаг 1 – Когда товар куплен клиентом, продавец компании вправе применить статус предоплаты.

Шаг 2 – Далее в процесс подключается бухгалтер и проверяет фактической поступление средств на расчетный счет компании от клиента. При их наличии он меняет статус на к отгрузке.

Шаг 3 – Работник склада, в свою очередь, отгружает продукцию и после этого ставит параметр отгружено.

Когда бухоперация не требует проставления всех этих статусов в процессе продажи в поле администрирования вы выбираете подраздел продаж и деактивируете параметр статусов реализаций товаров и услуг. По опциям перемещения эти отметки Вы снимаете в поле запасов и закупок, однако тщательно контролируйте свое действие.

Машина записывает крайний присвоенный статус и дальше после деактивации такого параметра, последующее формирование бумаг машиной будет в рамках именно такого параметра. Это как уже упоминалось влияет на отображение информации по регистрам бухучета, что будет недоступно для Вашего просмотра ввиду скрытия полей. Реальное положение дел в учете складов Вы не поймете, присвоив к примеру статус к отгрузке продукта.

Заполнение формы продажи товаров

Эту опцию Вы вправе провести через меню продаж в форме реализации товаров и услуг из предложенного машиной перечня бумаг. При нажатии на функционал реализации примените из всего перечня товары, услуги, комиссию. Перед вами активируется новое рабочее поле и дальше вы начинаете с ним работать. Все, что Вы не можете пропустит и пойти дальше зачастую выделено красным и среди такой информации следующее:

  • Компания;
  • Контрагент;
  • Склад.
  • Стоимость.

Тип цены говорит по какой из них продукция будет продана. Когда она прописана в контракте, то машина подтянет ее сюда в автоматическом режиме, если Вы заранее настроили ПО по установленным номенклатурным ценам. При отсутствии цены Вы вправе установить ее самостоятельно в ручном режиме. Фрагмент организация не заполняется при ведении бухучета одной компании, но когда ведется учет нескольких фирм, то избираете здесь, какая конкретно компания отгружает продукцию. Относительно ячейки складов работает тот же принцип. Все вышеперечисленное касается заголовка формы, а дальше приступаем к оформлению таблицы для отгрузка товаров в 1С Управление торговлей.

Посредством работы с командой добавления Вы построчно вправе попозиционно работать с формой. Но ситуация того, что осталось у Вас на складе, для Вас не отобразится. Таблица может автозаполниться машиной при использовании функционала подбора. Перед Вами появится форма подбора номенклатуры и здесь Вы уже увидите товарные остатки и выберите нужную позицию. Машина сразу ум Вас спросит число товаров и их цену при неактивированном типе цен

Внизу рабочей формы появятся к просмотру выбранные строчки для рабочего документа. По факту завершения подобного переноса активируйте команду перенести в документ.

Также Вы вправе занести в форму не только товар, но и услугу из одноименного поля. Подбором Вы указываете нужные Вам позиции. Например, Вы вправе отметить доставку, присвоить нужное число, цену и проставить все это в форму. Когда одна и та же услуга оказывается одновременно нескольким контрагентам, воспользуйтесь командой оказания услуг, что актуально при наличии услуг абонентам. Все движение по регистрам отразит машина с формированием соответствующих бухпроводок.

Создание документа продажи

В подразделе «Продажи» меню «Продажи» выберите пункт «Реализация (акты, накладные)».

Создайте в 1С 8.3 новый документ, выбрав в меню «Реализация» соответствующий пункт. В данном примере мы выбираем пункт «Товары (накладная)».

Выберите контрагента из справочника. Поле «Договор» заполнится автоматически. Если этого не произошло, внесите его в 1С. В договоре укажите валюту, тип цен и банковские реквизиты.

Если вы не заполнили банковские реквизиты своей организации, программа выведет соответствующее сообщение в шапку документа.

Перейдем к заполнению табличной части документа. Можно сделать это построчно и при помощи кнопки «Подбор». Второй вариант удобнее, так как отображает количество на остатке.

Перед вами откроется форма выбора номенклатуры. В левой части вы увидите иерархию групп справочника «Номенклатура». В правой табличной части отображаются номенклатурные позиции с указанием количество остатка на складе. Для удобства есть два режима: «Только остатки» и «Все». Первый режим отображает только те позиции, по которым есть положительный остаток.

Для выбора конкретных номенклатурных позиций нажмите на них два раза левой кнопкой мыши. В появившемся окне укажите количество и цену продажи. После того, как вы закончили с подбором, нажмите на кнопку «Перенести в документ».

Все товары перенесены в документ с автоматической подстановкой счетов. Теперь можно провести документ и создать на его основании счет–фактуру, которая заполняется автоматически.

Подробную инструкции по оформлению продажи товаров в 1С смотрите в видео:

Электронный документооборот — способ отказаться от бумаги

Технология 1С электронного документооборота позволяет организациям обмениваться юридически значимыми документами, в том числе и счетами – фактур. Обычно такие документы подписываются и отправляются курьером, что значительно увеличивает время обработки и соответственно цену на доставку.

Для того, чтобы вести электронный документооборот из 1С 8.3, необходимо выбрать оператора передачи данных. Одними из наиболее популярных являются СБИС, Таксоком, Диадок и т. п. Осуществление сделок будет происходить гораздо быстрее, при этом напрямую из 1С без использования бумажных носителей.

А самое главное состоит в том, что переданные таким способом документы будут иметь не меньшую юридическую значимость, чем подписанные вручную. Подписание документов происходит при помощи ЭЦП (электронно-цифровой подписи), которая предоставляется оператором передачи данных.

Цены и тарифы у операторов передачи данных разные, поэтому рекомендуется подробно изучить рынок предложений. Выбирать нужно только тех, кто поддерживает решение «1С-ЭДО». Так же узнайте, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Оформление отгрузок товаров, работ и услуг 1С: Управление небольшой фирмой 8

Реализация товаров

Для отражения реализации товаров покупателю в базе предназначен документ Расходная накладная.

В данном документе возможно отразить различные виды операций, такие как: продажа покупателю, передача на комиссию, передача в переработку или на ответхранение, а также различные возвраты. (Рис.1).


Рис.1

Расходную накладную можно создавать на основании Заказа клиента или Счета на оплату.

При таком создании, информация в шапке и табличная части документа будут заполнены автоматически.

Если нам необходимо оформить Расходную накладную по нескольким Заказам покупателей, то нажимаем Еще → Настройка → Положение Заказа покупателя в табличной части документа. После чего у нас появится колонка Заказ в табличной части, в которой мы можем выбрать нужные нам Заказы. (Рис.2).


Рис.2

На закладке Предоплата табличная часть заполняется сведениями по зачету авансов от покупателя или по зачету авансов поставщику, если документом отражается операция возврата.
На закладке Дополнительно выбираем подразделение, заполняется Автор и Ответственный. Нажав Реквизиты для печати можно внести дополнительную информацию для печатных форм, таких как грузоперевозчик, грузоотправитель и т.п. (Рис.3).


Рис.3

Проводим документ Расходная накладная (Ctrl+Enter), после чего будут сформированы движения по регистрам накопления Продажи, Запасы на складах, Расчеты с покупателями, Запасы и затраты, Заказы покупателей, Доходы и расходы, а также регистр бухгалтерии Управленческий.

На основании документа Расходная накладная можно сформировать следующие документы (Рис.4):

  • счет на оплату;
  • приходная накладная для оформления возврата от покупателя;
  • поступление в кассу (при оплате наличными);
  • поступление на счет (при оплате по безналичному расчету);
  • отчет комиссионера;
  • отчет переработчика;
  • Поступление денег (план), при использовании платежного календаря;
  • Счет-фактура;
  • Событие.

Рис.4

Расходные накладные также возможно формировать в одноименном журнале на закладке Заказы покупателей (к отгрузке). Для этого нужно выбрать в списке Заказ и нажать Оформить расходную накладную. (Рис.5).

Рис.5

Возврат товаров

Для оформления возврата товаров покупателю предназначен документ Приходная накладная с видом операции Возврат от покупателя.

Документ лучше проводить на основании расходной накладной, тогда табличная часть будет заполнена данными из документа-основания. Мы указываем только то количество товара, которое возвращено покупателем и проводим документ. (Рис.6).


Рис.6

Реализация работ и услуг

Для оформления реализации работ или услуг в программе предназначен именно Акт выполненных работ. Реализацию услуг можно оформить и вместе с отгрузкой товаров документом Расходная накладная.
Документ Акт выполненных работ аналогичен по заполнению с расходной накладной, однако в табличной части указывается только номенклатура с типом Работа или Услуга. (Рис.7).


Рис.7

Из формы документа Акт выполненных работ возможно распечатать Акт об оказании услуг и Универсальный передаточный документ.

Счет-фактура

Документ формируется для выписки счета-фактуры при реализациях или при получении аванса, а также для учета номеров ГТД.
В зависимости от вида операции, документ может быть выписан: на продажу, на аванс или на суммовые разницы. (Рис.8).


Рис.8

Счет-фактуру оформляют на основании расходной накладной или Акта выполненных работ, а также при получении аванса.
Документ заполняется сведеньями из соответствующей расходной накладной, номер и дата присваиваются документу автоматически.
Для импортных товаров, следует помнить о том что нужно указать страну происхождения и номер ГТД.