Невозврат подотчетных сумм последствия

Работник получил деньги под отчет, однако вовремя за них не отчитался. Нужно ли начислить страховые взносы и надо ли удержать НДФЛ с таких сумм? Казалось бы, подход к решению этих вопросов должен быть единым. Однако это не так.

Подотчет просрочен: что делать

Деньги под отчет выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель. Они могут быть выданы наличными из кассы либо перечислены на карту работника. Порядок выдачи денег и утверждения отчета за них организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в локальном нормативном акте <1>. В частности, в нем могут быть обозначены сроки, на которые выдаются деньги работникам.

Внимание! При безналичном перечислении подотчетных сумм на карту работника обязательно укажите в поле "Назначение платежа", что деньги являются именно подотчетными. Иначе налоговики при проверке могут посчитать их доходом работника и обложить НДФЛ и страховыми взносами.

Работник должен отчитаться об истраченных наличных суммах в течение 3 рабочих дней <2>:
— или со дня истечения срока, на который выданы деньги. Кстати, этот срок может быть указан не только в локальном нормативном акте организации, но и в самом заявлении работника о выдаче денег под отчет;
— или со дня возвращения из командировки;
— или со дня выхода на работу после отпуска/болезни в случае, если в этот период истек срок, на который были получены подотчетные деньги.
Если работник получил безналичные деньги для командировки (к примеру, на банковскую карту), то за них он также должен отчитаться в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки <3>. А вот срок для отчета об истраченных безналичных подотчетных суммах, предназначенных для иных целей, нормативные акты не устанавливают. Так что этот срок организации лучше закрепить в своем локальном нормативном акте.
Работник должен составить авансовый отчет, приложить к нему подтверждающие документы, а оставшиеся неистраченными суммы вернуть организации.

Внимание! Получить наличные под отчет работник может только при отсутствии задолженности по ранее взятым подотчетным суммам <4>.

Но что делать, если подотчетник пропустил срок, установленный для отчета о полученных суммах, либо его авансовый отчет не утвержден руководителем организации? В таких случаях деньги можно удержать из зарплаты, но только с согласия работника <5>. Для этого нужно <6>:
— не позднее месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных сумм, издать приказ руководителя организации об удержании;
— ознакомить с этим приказом работника под роспись. Он должен написать, что согласен с суммой и основанием удержания.

Справка
Общая сумма удержаний в пользу работодателя не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся работнику на руки <7>.

Если же вы пропустили месячный срок, отведенный для издания приказа, либо работник не согласен с удержанием, взыскать с него долг можно только через суд.
———————————
<1> Письмо Минфина России от 25.08.2014 N 03-11-11/42288.
<2> Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У; п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
<3> Пункт 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
<4> Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
<5> Статья 137 ТК РФ.
<6> Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3044-6-0.
<7> Статья 138 ТК РФ.

Нужно ли удерживать НДФЛ с просроченных подотчетных сумм

Ответ на этот вопрос зависит от того, являются ли указанные деньги доходом работника.

Обложение НДФЛ подотчетных сумм
Стельмах Николай Николаевич, советник государственной гражданской службы РФ 1 класса
— До тех пор пока за работником числится задолженность по выданным под отчет суммам, их нельзя квалифицировать как экономическую выгоду <8>. Деньги, выданные физическим лицам под отчет, не относятся к доходам для целей обложения НДФЛ. Если подотчетные суммы не возвращены, они образуют задолженность физического лица перед организацией и подлежат возврату.
Включение в доход работника, подлежащий обложению НДФЛ, своевременно не возвращенных сумм, выданных в качестве аванса (например, на командировочные расходы), возможно только на дату принятия решения организации о списании долга с такого работника.

Причем даже то, что работник увольняется и не возвращает числящуюся за ним задолженность по подотчетным суммам, еще не повод для признания дохода и удержания НДФЛ. Доход появится только на дату, когда станет невозможно взыскать такой долг (то есть на дату истечения срока исковой давности). Этот срок:
— надо отсчитывать со дня, следующего за днем, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньги <9>;
— определяется по правилам гражданского, а не трудового законодательства и равен 3 годам (а не 1 году) <10>.
Понятно, что удержать деньги с уже уволившегося работника организация вряд ли сможет.

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы

В таком случае по итогам того года, в котором истек срок исковой давности, надо заполнить на этого работника справку 2-НДФЛ, отразив в ней доход в виде невозвращенной суммы и сумму исчисленного и неудержанного налога <11>.
Эту справку надо представить в ИФНС не позднее 1 марта года, следующего за тем, в котором истек срок исковой давности <12>.
———————————
<8> Статья 41 НК РФ.
<9> Пункт 1 ст. 210 НК РФ.
<10> Статья 196 ГК РФ; ст. 392 ТК РФ; Письма Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610, от 08.08.2012 N 03-03-07/37; Постановление 12 ААС от 26.02.2010 N А57-3405/2009.
<11> Пункт 2 Приказа ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
<12> Пункт 5 ст. 226 НК РФ.

Нужно ли начислять страховые взносы

Казалось бы, раз выданные под отчет деньги не являются доходом работника для целей НДФЛ, то они не должны облагаться и страховыми взносами. Однако все не так просто.
Разъяснения, которые ФСС и Минтруд давали в период, когда уплата взносов определялась по правилам Закона N 212-ФЗ, заключались в следующем. Если деньги, полученные работником под отчет, не возвращены в течение 1 месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, то на эту сумму необходимо начислить взносы <13>.

Справка
Судьи придерживаются позиции, что не возвращенный работником аванс, по которому не истек срок исковой давности, — это не доход. Особенно в ситуациях, когда организация принимает действия по его возврату <14>.
Но бывают и исключительные случаи. Так, однажды ВАС признал доходом работников деньги, которые они получали со счета организации в банке и не сдавали в кассу. Работники не отчитывались за эти деньги. Кроме того, не было никаких доказательств, что деньги вообще предназначались для покупки каких-либо ценностей для деятельности организации. Один из этих работников был директором организации, второй — его родственником. А общая сумма снятых денег превысила 10 млн руб. Так что это нельзя назвать стандартным подотчетом. Проанализировав такую ситуацию, суд счел, что работники не собирались возвращать полученные деньги, а организация — требовать их возврата. Поэтому ВАС поддержал налоговиков, доначисливших НДФЛ, пени и штраф <15>. И есть свежее решение арбитражного суда, придерживающегося такой же позиции в отношении директора, не возвратившего подотчетные деньги <16>.

Но с 2017 г. страховые взносы надо считать по правилам НК. Поэтому мы обратились за разъяснениями в Минфин.

Начисление страховых взносов на подотчетные деньги
Котова Любовь Алексеевна, действительный государственный советник РФ 3 класса
— В 2017 г., если деньги, полученные под отчет, не возвращены работником в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на эту сумму надо начислить страховые взносы.
Сумму начисленных взносов можно будет зачесть (вернуть) после того, как работник <17>:
— или вернет деньги;
— или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

* * *

В случае если организация принимает решение простить долг работника по подотчетным суммам, за которые он не отчитался, эти суммы однозначно признаются его доходом. И следовательно, должны облагаться:
— НДФЛ;
— страховыми взносами.
———————————
<13> Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250; Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609.
<14> Постановление 19 ААС от 05.04.2016 N 19АП-6638/2015.
<15> Постановления Президиума ВАС РФ от 05.03.2013 N 14376/12, от 05.03.2013 N 13510/12; Письмо ФНС России от 24.12.2013 N СА-4-7/23263.
<16> Постановление АС СЗО от 14.07.2016 N Ф07-5021/2016.
<17> Приложение к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250 (п. 5); Письмо Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609.

11.02.2016 12:26 Выданные работнику подотчетные суммы облагаются НДФЛ, если расходы не подтверждены документами.

Организации и индивидуальные предприниматели вправе выдавать под отчет работникам наличные деньги на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации (или ИП). Сумма денег, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата указываются на заявлении подотчетного лица.

При этом работник обязан впоследствии предъявить авансовый отчет о произведенных расходах и приложить к нему документы, подтверждающие расходование подотчетных денежных средств в интересах организации (ИП). Это необходимо сделать не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу.

Такой порядок следует из п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций…".

Если по истечении указанных выше сроков оправдательные документы работником не представлены, денежные средства не возвращены, доказательства наличия (оприходования) соответствующих ТМЦ (работ, услуг) отсутствуют, это означает, что полученные под отчет денежные средства фактически поступили в распоряжение работника.

При этом в налоговой базе по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика (в денежной и натуральной форме), включая доходы, право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Подотчет не возвращен: НДФЛ и взносы (Елина Л.А.)

Следовательно, с невозвращенных подотчетных сумм налоговый агент (работодатель) должен удержать НДФЛ.

Данный вывод следует из постановления Арбитражного суда Центрального округа от 24.12.2015 № Ф10-4388/2015. Он основан на позиции Президиума ВАС РФ, изложенной в постановлениях от 05.03.2013 № 13510/12, от 05.03.2013 № 14376/12 (направлены для использования в работе письмом ФНС России от 24.12.2013 г. № СА-4-7/23263).

Однако такая точка зрения не является бесспорной. Связано это с тем, что невозвращенные подотчетные средства могут быть взысканы работодателем с работника в течение года с момента наступления дня, к которому последний должен отчитаться по полученным суммам (ст.

243, 248, 392 ТК РФ). Следовательно, датой получения работником дохода будет дата, с которой такое взыскание стало невозможно (см. письмо Минфина РФ от 24.09.2009 № 03-03-06/1/610, постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.2013 № А55-15647/2012). Тем не менее правомерность данной позиции, скорее всего, придется доказывать в суде.

<<< Назад

Невозврат подотчетных денежных средств: налоговые последствия

Налоговые органы предъявляют к расчетам с подотчетными лицами и оформлению соответствующих документов немало претензий. Какие могут возникнуть последствия, если работник своевременно не вернул подотчетную сумму?

Лица, получившие наличные деньги на хозяйственно-операционные расходы под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет.

Предельный срок представления авансового отчета установлен только в отношении командировочных расходов. В остальных случаях срок не определен.

По мнению налоговых органов, высказанному в Письме ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704, приказом по организации должен утверждаться перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств под отчет. В нем должны быть установлены сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов. Если такого приказа нет, то можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, а значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня.

Выданные под отчет денежные средства, по которым работником своевременно не представлен авансовый отчет, признаются задолженностью работника перед работодателем. В случаях, предусмотренных ст. 137 ТК РФ, работодатель вправе принять решение об удержании задолженности по подотчетным суммам из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

Как быть, если подотчетное лицо не отчиталось в срок

При этом работодатель должен получить письменное согласие работника на удержание сумм из заработной платы (Письмо Роструда России от 09.08.2007 N 3044-6-0).

Размер удержаний не может превышать 20% от заработной платы, причитающейся работнику. Решение об удержании работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения в произвольной форме, так как унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Налоговые последствия по НДФЛ

При определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

При этом налоговые органы при проверках пытаются доначислить НДФЛ на основании того, что в нарушение Порядка ведения кассовых операций работник своевременно не представил в бухгалтерию авансовый отчет по расходованию выданных ему денежных средств, а работодатель в свою очередь не предпринял никаких действий по взысканию с работника образовавшегося долга вплоть до начала налоговой проверки, и, следовательно, неизрасходованные денежные суммы оставлены в распоряжение работника.

По смыслу ст. ст. 209 и 236 НК РФ средства, выданные подотчетному лицу для приобретения товаров (работ, услуг), не являются доходом и включению в налоговую базу при исчислении указанных налогов не подлежат. Организацией должны приниматься все предусмотренные законодательством меры по их возвращению.

Включение в доход работника, облагаемый НДФЛ, выданных под отчет сумм возможно только в случае невозможности их возврата в связи, например, с истечением срока исковой давности (если работник уволился) или если организация приняла решение о прощении долга работнику. В этом случае датой получения работником организации дохода в виде невозвращенных сумм денежных средств, выданных под отчет, будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно, или дата принятия соответствующего решения.

При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обязательств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

Пунктом 3 Приказа ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ налоговым агентам рекомендовано сообщать в налоговые органы по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика по ф. N 2-НДФЛ. Данная позиция подтверждается в Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610 и Постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 12.11.2008 по делу N А43-3598/2008-6-65 и Северо-Кавказского округа от 14.09.2009 по делу N А32-27520/2008-19/520.

Также, по мнению Минфина России, сумма долга может быть учтена в составе внереализационных расходов как безнадежная дебиторская задолженность по пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ по истечении срока исковой давности (Письмо от 24.09.2009 N 03-03-06/1/610).

Налоговые органы могут доначислить НДФЛ в случае, если документы, подтверждающие фактические расходы работников из выданных под отчет средств на цели, связанные с производственной деятельностью, отсутствуют (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 31.05.2007, 04.06.2007 N Ф04-3478/2007(34785-А46-43) по делу N А46-5176/2006).

Расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, являться объектом обложения НДФЛ, только если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате, содержащие реквизиты поставщика, наименование и стоимость товара (услуги) (Письмо Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219).

УФНС России по г. Москве в Письме от 27.03.2006 N 28-11/23487 указало, что в случае, если оправдательные документы на приобретение товара отсутствуют либо оформлены с нарушением требований Закона о бухгалтерском учете и п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и при этом товар не оприходован, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, включаются в налоговую базу по НДФЛ.

Налоговые последствия по уплате страховых взносов

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Выданные под отчет и своевременно не возвращенные работником (и не взысканные работодателем) денежные средства не являются ни разновидностью вознаграждений за труд, ни какой-либо иной выплатой (в том числе социального характера), предусмотренной трудовым договором. Следовательно, доначисление страховых взносов на указанные суммы неправомерно.

Это подтверждается и арбитражной практикой (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18.02.2008 N Ф04-914/2008(515-А67-25)). Несмотря на то что в Постановлении речь идет о ЕСН, содержащиеся в нем выводы, по нашему мнению, можно распространить и на страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Законом N 212-ФЗ.

Ю.А.Суслова

Аудитор

ООО "Аудит Консалт Право"

Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы