Нумерация договора

Минтруд России в письме от 28.04.2020 № 14-2/В-519 рассказал, нужно ли нумеровать трудовые договоры и соглашения к ним и как это можно делать.

Исходя из положений ст. 16 ТК РФ, трудовой договор должен заключаться в соответствии с Трудовым кодексом. Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, приведены в ст. 57 ТК РФ. Среди них номер договора не назван. Однако в унифицированных формах первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, используется номер трудового договора. Например, в форме Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» есть строка «Прекратить действие трудового договора от «__» _____ 20__ г. № __». Кроме того, п. 3.2.1.2 Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33, предусмотрена обязательная регистрация всех документов, требующих учета, исполнения и использования. При этом под регистрацией документа понимается фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса, который состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. Возникает вопрос, обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним и существуют ли какие-то обязательные требования к такой нумерации.

Специалисты трудового ведомства указали, что основной целью нумерации трудовых договоров является их идентификация и упорядочивание с точки зрения надлежащего делопроизводства. Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров. Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. А дополнительное соглашение к трудовому договору обычно имеет нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору. Минтруд России также отметил, что конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.

Аналогичные разъяснения по нумерации трудовых договоров содержатся в письмах Минтруда России от 21.03.2018 № 14-2/В-191, Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0. При этом в письме от 09.08.2007 № 3045-6-0 Роструд дополнительно указал, что нумерацию трудовых договоров в следующем году можно начинать заново.


Раз договор, два договор, три договор…

Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем. Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…
В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.
Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.
Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.
Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.
Входящие и исходящие
Весь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.
В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.
Не запутаться в собственных фантазиях
Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.

Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно. Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ. Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: » ХХХ-ДЗ» и » ХХХ-П». При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.
Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о такого-то января».

Реестр договоров
Какой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.
Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.
Когда нумерация должна быть последовательной
Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено. Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы. Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.
Нумерация в сервисе «Моё дело»
Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается. То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.

Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.

Tags: договор, договорная нумерация, нумерация договоров

Вопрос:

Как правильно присваивать номер договорам. Можно ли указывать №б/н от ччммгггг? В день компания подписывает несколько договоров. Можно ли указывать номер договора не с первого а начиная с произвольного числа?

Ответ:

Каких-либо правил к нумерации договоров, счетов, накладных, актов не установлено. ООО вправе самостоятельно придумать нумерацию, вводить к номеру буквенное обозначение и построить присвоение номеров так, как будет удобно в осуществляемой деятельности.
На практике сложились три основных правила:
— нумерация должна быть возрастающей и сквозной (т.е. с единицы и далее по порядку: 1, 2, 3… 2014 и т.п.). Как правило, с января очередного календарного года нумерация начинается заново, но никто не запрещает продолжить нумерацию прошлого года. Все это целиком на усмотрение ООО;
— период нумерации может быть любым. Как правило – это календарный год, но вы можете начинать с единицы нумерацию каждый квартал, месяц, а если много документов, то каждый день. Запретов нет;
— в состав номера можно включать не только цифры, но и цифры с буквами, а так же разделительные знаки.
Если в нумерации какой-то номер окажется пропущен — ошибкой это не является.

Актуально на дату 09.06.2015 г.