Обязательные реквизиты первичных документов

Дата составления первичного документа

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно после ее окончания (п. 4 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Таким образом, нормативные документы по бухгалтерскому учету предусматривают составление первичного документа именно в момент совершения операции. А выражение "или сразу после ее окончания" можно трактовать и так, что первичный учетный документ можно составить и позднее. Однако в этом случае следует учитывать допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности.

В п. 3.11 Постановления Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст "По поводу принятия и введении в действие государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 указано, что датой документа является: дата его подписания (для распорядительных документов, писем); дата события, зафиксированного в документе (для протоколов, актов); дата его утверждения (для планов, инструкций, положений, отчетов). Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Таким образом, поскольку события (выполнение работ, оказание услуг) совершены в данном отчетном периоде, то и первичный документ должен быть датирован именно в этом отчетном периоде.

Это относится к выполнению работ из давальческого сырья, оказанию транспортных услуг, строительно-монтажных, строительных работ др.

Что касается заполнения унифицированные формы при поступлении объектов основных средств, то Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 в рекомендациях по заполнению формы N ОС-1 указано, что оформлять объекты, не требующие монтажа, нужно в момент их приобретения. Другими словами, указанная в товарной накладной при приобретении объектов основных средств, должна соответствовать дате ввода в эксплуатацию этих объектов.

Однако ни ГК РФ, ни НК РФ не требуют наличия акта приемки услуг в качестве обязательного документа, подтверждающего выполнение поручения посредником. В ходе исполнения посреднического договора посредник обязан представлять комитенту, принципалу, доверителю отчеты в порядке и в сроки, предусмотренные договором. При отсутствии в договоре соответствующих условий отчеты представляются посредником по мере исполнения им договора либо по окончании действия договора.

Является ли дата составления обязательным реквизитом документа

Если договором не предусмотрено иное, то к отчету посредника должны быть приложены необходимые доказательства расходов, произведенных посредником за счет комитента, принципала, доверителя.

Налоговые органы требуют, чтобы к отчету посредника в обязательном порядке были приложены документы, подтверждающие его расходы, т.е. оправдательные документы — все копии первичных документов, относящихся к проводимым в рамках таких сделок операциям. Эти оправдательные документы и будут первичными для отражения операций в бухгалтерском учете комитента, принципала, доверителя. Отчета посредника недостаточно (см. Письмо Управления МНС России по г. Москве от 11.04.2003 N 24-11/19980). Вопрос о документировании посреднических операций для подтверждения права комитента на признание расходов разъясняется также Письмом Управления ФНС России по Москве от 08.12.2004 N 24-11/79072.

Таким образом, отчет посредника не может служить первичным учетным документом для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете доверителя. Он является неким сводным документом, составленным на основании первичных учетных документов. Если к отчету не приложены первичные документы (их копии), то он может быть не признан доказательством исполнения посреднического договора (см. п. 14 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.11.2004 N 85 "Обзор практики разрешения споров по договору комиссии"). Соответственно в договоре следует предусмотреть представление копий заключенных договоров с исполнителями и их первичных документов (счетов, счетов-фактур, платежных документов и пр.).

Унифицированной или типовой формы отчета агента нет. Она может быть разработана сторонами договора и утверждена в качестве приложения к нему во избежание разногласий с учетом обязательных реквизитов первичных документов, перечисленных в п. 9 Закона N 129-ФЗ. Отчет агента может содержать следующие реквизиты: название документа; дату составления документа; название фирмы-агента; содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т.п.); измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами; сведения о расходах агента, которые принципал должен возместить; сумму комиссионного вознаграждения; наименование должностей лиц, которые составили документ, и их личные подписи.

Отметим, что законом не установлен срок представления отчета агента (комиссионера, поверенного). Единственное упоминание о том, что такой отчет должен быть представлен "в течение трех дней с момента окончания отчетного периода", содержится в ст. 316 НК РФ, и то это касается лишь случая реализации имущества посредником.

По нашему мнению, отчет необходимо составлять не позднее последней даты отчетного месяца. Счет-фактура должен составляться не позднее пяти дней с даты выполнения работ, оказания услуг. В книге продаж продавец (посредник) делает запись в том периоде, когда возникает обязанность начислить налог, т.е. в том отчетном периоде, когда произошли события хозяйственной деятельности независимо от даты составления счета-фактуры. А вот покупатель (комитент, принципал, доверитель) может принять к вычету сумму НДС не ранее даты, указанной в счете-фактуре.

В Письме ФНС России от 28.02.2006 N ММ-6-03/202@ указано, что для определения налоговой базы по НДС в 2006 г. применяется дата отгрузки. Под датой отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав признается дата первого по времени составления первичного документа, оформленного на их покупателя (заказчика), перевозчика (организацию связи).

На основании изложенного первичные документы должны быть оформлены не позднее даты фактического совершения хозяйственной операции. Составление первичных документов более поздней датой будет считаться нарушением ведения бухгалтерского учета и налоговые органы вправе привлечь должностных лиц к штрафным санкциям по ст. 120 НК РФ. А несвоевременное исчисление налоговой базы по НДС может привести к штрафным санкциям по ст. 122 НК РФ и начислению пени.

Т.Веселова

ООО "ГРОСС-АУДИТ"

ДСТУ 4163-2003"Государственная унифицированная система документации.

Разница между «датой приема» в акте и «датой формирования подписи»

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"распространяется на организационно-распорядительные документ ты — постановления, распоряжения, приказы, положения, решения, протоколы, акты, письма и т.д., создаваемые в результате деятельности діяльності:

— органов государственной власти Украины, органов местного самоуправления;

— предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности 25.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к содержанию и расположение их, требования к бланкам и оформлению документов, требования к документам, которые изготавливают при помощи печатающих их средств. Требования его по оформлению реквизитов могут быть распространены на все классы унифицированных систем документации. Настоящий стандарт не распространяется на процессы создания и обращения электронных организаций но-распорядительных документеів.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются реквизитами

Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности на бланке, называется формуляром

Формуляр-образец — это модель построения формуляра служебного документа, устанавливающего сферу его применения, формат, размеры берегов, требования к построению конструкционной сетки и реквизиты

Государственный стандарт Украины определяет следующий состав реквизитов документов:

01 — изображение. Государственного герба Украины, герба. Автономной. Республики. Крым

02 — изображение эмблемы организации или товарного знака (знака обслуживания)

03 — изображение наград

04 — код организации

05 — код формы документа

06 — наименование вышестоящей организации

07 — организации

08 — наименование структурного подразделения организации

09 — справочные данные об организации

10 — название вида документа

11 — дата документа

12 — регистрационный номер документа

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дают ответ

14 — место составления или издания документа

15 — гриф ограничения доступа к документу 16-адресат

17 — гриф утверждения документа

18 — отметка

19 — заголовок к тексту документа

20 — отметка о

21 — текст документа

22 — отметка о наличии приложения

23 — подпись

24 — гриф согласования документа

25 — визы документа

26 — оттиск печати

27 — отметка о заверении копии

28 — фамилия исполнителя и номер его телефона

29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело

30 — отметка о наличии документа в

31 — отметка о надийдення документа в организацию от адресата

32 — запись о государственной регистрации

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен такими сведениями: расписка исполнителя о получении документа; ход выполнения

В разных типах документов состав реквизитов неодинаков: он зависит от содержания, назначения и способа обработки документа. Каждому реквизита отведено определенное место, что делает документы удобными для со. Оровий восприятия, упрощает их обработки. Подаем схемы располо-шованости реквизитов и границ зон на формате. А4 углового и продольного бланка (рисунок. А 1, 2 2).

Документы, их складывают в учреждении, организации, должны иметь следующие обязательные реквизиты:

название организации (07);

название вида документа (10) (не указывают в письмах) дата (11);

регистрационный номер документа (12); заголовок к тексту (19), текст документа (21); подпись (23)

Оформляя различные виды документов в соответствии с нормативными доисументив, кроме указанных обязательных реквизитов, используют

Образец оформлению документа представлен на рисунке. Б 1

В. Документах, которые оформляют на двух и более страницах, реквизиты 22-28 оформляют после текста (21), а 29-31 — на нижнем оерези первой страницы

Образец оформлению документа:

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ. КОМИТЕТ. АРХИВОВ Украинский научно-исследовательский

УКРАИНА институт архивного дела и

Госкомархив Украины документоведения

ул. Соломенская, 24, г.. Киев, 03110

Тел 277-27-77, факс 277-36-55

E-mail: Ця адреса електронної пошти приховується від різних спамерських пошукових роботів.. Щоб побачити її потрібно активувати. Ява-скрипт. . Н.. Христовій

Код. ЕГРПОУ 00018490. К выполнению

_ № __. Подпись. И. Матяш

На № _вид_ 09072002

О согласовании третьей редакции и проекта государственного стандарта

Методическая комиссия. Государственного комитета архивов Украины 29 мая 2002 рассмотрела третью редакцию проекта. Государственного стандарта Украины"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"За результата ами обсуждения было принято решение согласовать третью редакцию проекта стандарта (протокол № 6). Отдельным пунктом решения. Методкомисм отмечена невозможность принятия предложения. Технического комитета состояние стандартизации научно-технической терминологии по замене термина"обеспечение сохранности документов"на"обеспечение сохранности документов"Замечания и предложения к содержанию третьей редакции стандар рту добавляютсяретьої редакції стандарту додаються.

Приложение: на 4 л в 1 экз

Во председателя. Подпись (инициалы), фамилия

присел 2772755

К делу № 01-16

Включено в. Свод отзывов 19072002. УНДИАСД

Подпись. С. Кулешов. Вх № 201

29082002 12072002

Рисунок. Б1. Образец оформлению обработанного листа организации

Статья 9 Закона N 129-ФЗ Статья 9 Закона N 402-ФЗ

Документы, форма которых не Обязательными реквизитами первичного

предусмотрена в альбомах учетного документа являются (ч. 2):

унифицированных форм первичной 1) наименование документа;

учетной документации, должны 2) дата составления документа;

содержать следующие обязательные 3) наименование экономического

реквизиты (п. 2 ст. 9): субъекта, составившего документ;

а) наименование документа; 4) содержание факта хозяйственной

б) дата составления документа; жизни;

в) наименование организации, от 5) величина натурального и (или)

имени которой составлен документ; денежного измерения факта

г) содержание хозяйственной хозяйственной жизни с указанием

операции; единиц измерения;

д) измерители хозяйственной операции 6) наименование должности лица (лиц),

в натуральном и денежном выражении; совершившего (совершивших) сделку,

е) наименование должностей лиц, операцию и ответственного

ответственных за совершение (ответственных) за правильность ее

хозяйственной операции и оформления, либо наименование

правильность ее оформления; должности лица (лиц), ответственного

ж) личные подписи указанных лиц (ответственных) за правильность

оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных

пунктом 6, с указанием их фамилий и

инициалов либо иных реквизитов,

необходимых для идентификации этих

лиц

Перечень лиц, имеющих право подписи

первичных учетных документов,

утверждает руководитель организации

по согласованию с главным

бухгалтером. —

Документы, которыми оформляются

хозяйственные операции с денежными

средствами, подписываются

руководителем организации и главным

бухгалтером или уполномоченными ими

на то лицами (п. 3)

Таким образом, перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов в целом остался прежним.

Небольшие отличия связаны с изменением терминологии: понятие "хозяйственная операция" заменено на "факт хозяйственной жизни". Последнее, как указывалось выше, является более широким и означает сделку, событие, операцию, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона N 402-ФЗ). Следует отметить, что если сделки и операции совершаются от лица экономического субъекта должностными лицами, то события последними не контролируются, а только оформляются. Этим и обусловлено различие формулировок п. 6 ч. 2 ст.

Первичный документ: указываем обязательные реквизиты

9 Закона N 402-ФЗ и пп. "е" п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ.

Новшеством является и то, что в первичном учетном документе величина измерения факта хозяйственной жизни может быть отражена только в натуральном или только в денежном измерении.

Еще одно отличие состоит в требовании Закона N 402-ФЗ указывать в первичном учетном документе кроме подписей лиц, совершивших сделку или операцию либо оформивших событие, их фамилии и инициалы. Ранее такое требование содержалось только в п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Заметим, что в новом Законе "О бухгалтерском учете" отсутствуют нормы, устанавливающие полномочия и ответственность должностных лиц экономических субъектов, порядок их передачи. В частности, Закон N 402-ФЗ не регламентирует порядок предоставления права подписи первичных учетных документов, не содержит перечня должностей лиц, подписывающих документы, которыми оформляются операции с денежными средствами. Очевидно, данные вопросы могут решаться экономическими субъектами по-разному.

Дата публикования: 2015-01-14; Прочитано: 167 | Нарушение авторского права страницы

  • ИНН, КПП, Полное наименование, Регистрационный номер в ПФР (как работодателя). Обязательны для заполнения.

    Регистрационный номер в системе состоит из 12 знаков. Например, 075-033-123460, где:

    075 – код региона,

    033 – код района,

    123460 – номер организации, под которым она зарегистрирована в ПФР.

    Если регистрационный номер содержит меньше знаков, дополните недостающие значения нолями (например, код региона — 75, код района — 33, номер организации — 123460, регистрационный номер имеет вид: 075-033-123460).

  • Код категории. Обязательно для заполнения. По умолчанию указано НР НАЕМ/РАБОТНИК. Если нужно выберите иное значение (ссылка Изменить).

  • ЕГРЮЛ (ОГРН). Обязательно для заполнения.

  • ОКВЭД. Обязательно для заполнения. Код статистики из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности. Введите с клавиатуры.

  • ОКАТО. Обязательно для заполнения.

    Об оформлении акта выполненных работ (услуг) для целей бухгалтерского учета

  • Юридический адрес. Рекомендуется заполнить. Способ заполнения описан здесь.

  • Фактический адрес. Если юридический и фактический адреса совпадают, установите флажок. Если не совпадают, заполните поле Фактический адрес. Способ заполнения описан здесь.

  • Телефон лица-отправителя. Обязательно для заполнения. Телефон сотрудника, который формирует отчеты в ПФР. Допускается вводить не более 15 цифр.

  • Организация является. Установите переключатель в нужное положение:

    • Юридическое лицо с собственным рег.номером ПФР — в составе организации могут входить филиалы и/или представительства.

    • Подразделение с рег. номером головной организации и кодом подразделения — юридическое лицо является филиалом или представительством другого юридического лица с филиальной структурой. При этом у данного типа организации есть код подразделения, но нет собственного регистрационного номера в ПФР (отличного от регистрационного номера головной организации).

    • Территориальный орган ПФР (по месту регистрации организации). Обязательно для заполнения. Нажмите на ссылку выбрать из справочника. Откроется справочник отделений ПФР. Выберите нужное отделение. Если нет, введите вручную. Нажмите Сохранить.

      Все реквизиты, рядом с которыми есть ссылка выбрать из справочника, заполняются аналогично описанному.

    • Нажав на ссылку Другие реквизиты, можно перейти к заполнению реквизитов, необходимых для подготовки отчетов за прошлые отчетные периоды: Регистрационный номер в ТФОМС, ОКПО, ОКОПФ (Форма), ОКФС.

      Регистрационный номер в ТФОМС присваивается при постановке на учет в Территориальном фонде обязательного медицинского страхования. Указан в «Свидетельстве о регистрации страхователя». Если номера нет, оставьте поле пустым.

    • Лица, имеющие право подписи. Укажите должности и ФИО работников, имеющих право подписывать документы. Эти лица указываются только в печатных формах документов.