Обоснование приобретения автомобиля

Vlad1440 · 15-Окт-11 21:27(6 лет 11 месяцев назад, ред. 15-Окт-11 21:28)

 

Самая большая часть доначислений налогов связана с непризнанием расходов компании. Бухгалтеры не спят ночами, пытаясь придумать обоснование затратным статьям. Мы изучили опыт учета самых спорных покупок и услуг.
Статья 252 Налогового кодекса гласит, что все расходы организации должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны. Следовательно, любые издержки должны обосновываться в учете доказательством в виде документов по установленной форме.

Бизнес-план «Приобретение автотранспортной техники»

Если утвержденный стандарт отсутствует, предприятием разрабатывается собственный бланк и прикладывается к документам учетной политики предприятия как необходимый минимум для признания расходов.
На деле же обоснование трат вовсе не сводится к нескольким скучным бумагам – скорее это интересный творческий процесс, написание целых историй, в которые должны поверить налоговые органы, использование всех возможных документальных доказательств, для того чтобы описать каждый шаг покупки или получения услуги. Если определенная трата кажется вам невозможной для подтверждения, задумайтесь: раз организация ее совершила, значит, она необходима. Вам остается лишь подобрать неопровержимые аргументы, чтобы убедить в этом ревизоров.
Консультация как факт
Одними из самых проблемных являются расходы на юридическое и другое консультационное обслуживание. Налоговики крайне редко соглашаются признать эти затраты. Их позиция объясняется тем, что под видом юридических консультаций компании нередко скрывают «обналичку». Поскольку помощь юриста не имеет «материального» подтверждения, то есть убедиться в покупке подобного «продукта» практически невозможно, договоры с консалтинговыми фирмами часто используют для получения наличности.
Зная наперед о таких махинациях, налоговики, не вдаваясь в детали, зачастую отказывают в признании этих сумм. Однако, если фирма действительно не замешана в темных делишках, придется отстаивать до конца свои интересы.
Генеральный директор компании Елена Кашпорова рассказывает, какие доказательства можно привести для подтверждения расходов на юридическую поддержку:
«Консультации бывают разовые или с подписанием договора на абонентское обслуживание. С обоснованием одного или нескольких обращений к юристу проблем не возникает. Юрист, который оказывал услуги, должен сделать письменную расшифровку консультации и отправить ее клиенту вместе с документами, подтверждающими оплату. Таким образом, инспектору предъявляется полный пакет бумаг, после прочтения которых обычно траты подтверждаются. Но если у бухгалтеров возникла систематическая потребность в услугах юриста, выгоднее заключить договор абонентского обслуживания и в любое удобное время получать совет квалифицированного специалиста. Сложность заключается в том, что в этом случае уже никто из контролеров не будет делать расшифровку каждого телефонного разговора, а подтвердить траты необходимо. Мы со своими клиентам выработали такую схему работы, при которой фискалы никогда не имели претензий и не отказывали в подтверждении расходов. Специалисты нашей организации еженедельно делают обзор изменений действующего законодательства и высылают его клиентам компании. Я советую бухгалтерам заводить папку «Юридическая консультация» и складывать туда все дайджесты новостей, которые мы готовим. Таким образом, даже за те периоды, когда специалисты фирм не обращались за помощью к юристам, у них все равно будут отложены материалы, которые подтверждают получение услуг. Туда же прикладываются документы по оказанной юридической поддержке. Таким образом, если у инспектора возникает вопрос, он получает папку материалов, в которой есть информация по каждому месяцу консультационного обслуживания».
Большой размах
Нередко бухгалтеры бояться отражать в документах дорогостоящие покупки компании, стараясь вместо этого выдумать какую-нибудь хитрость, чтобы «поглубже схоронить» существенные расходы организации. Допустим, приобрели шикарные кожаные диваны, машины, атрибуты престижа… Но как подтвердить целесообразность этих трат? Если эти покупки имели место, значит, они действительно фирме нужны. Ведь нельзя утверждать, что организации отдала большие деньги за ненужную вещь? Остается найти резонный ответ на вопрос проверяющих органов, зачем это было закуплено.
«Недавно звонит мне бухгалтер компании и говорит, что наш директор хочет купить себе автомобиль за пять миллионов рублей. Но при этом ФНС может отказать в признании такого большого расхода. Что мне делать?» – рассказывает Елена Кашпорова.
Понятно, что такая сумма, взявшаяся невесть откуда в учете, привлечет внимание налоговиков и вызовет вопросы. Но если описать документально весь процесс покупки, то можно объяснить мотивацию руководства компании. Разработаем механизм фиксации приобретения дорогостоящего автомобиля.
Первый шаг – кто-то должен быть инициатором затрат. К примеру, начальник службы безопасности пишет докладную записку директор (кстати, очень действенный документ регистрации внутренних решений, который идеально работает на практике), где говорится о том, что руководителю необходим новый автомобиль, потому что прежний не соответствует статусу предприятия и критериям безопасности. Далее – директор издает приказ и поручает инициатору затрат проанализировать рынок автомобилей, определиться с моделью (желательно отобрать не одну, а несколько), которая бы соответствовала критериям первой докладной записки, а также предоставить отчет о ценах и условиях приобретения. Третий документ – это исследование рынка: выбранные модели должны быть проанализированы по необходимым критериям. Требованиям могут удовлетворять два-три автомобиля, но акцент делается именно на тот, который хочет приобрести руководитель. Необходимо расписать, почему именно эта машина максимально соответствует стандартам комфорта, статуса компании и безопасности. Четвертым документом станет очередной приказ изучить рынок поставщиков и предлагаемых ими условий, потому что даже признав необходимость покупки дорогой машины, инспекторы не упустят возможность поинтересоваться, почему именно у этой фирмы автомобиль был куплен, ведь есть варианты дешевле. Понятно, что на деле мы руководствуемся множеством параметров, как то: цена и комплектация, сервис, программы поддержки и кредитования клиентов. Все это необходимо изложить в виде отчета — это и будет пятым документом.
На основании отчета руководитель издает приказ заключить договор на приобретение автомобиля с поставщиком, который представляет самые оптимальные для компании (пусть и не самые дешевые!) условия — это шестой документ.
Проблемным для организации может стать подтверждение расходов на юридическое обслуживание. Налоговики редко признают эти затраты. Их позиция объясняется тем, что за консультациями компании нередко скрывают «обналичку».
И последний, седьмой документ, о котором так часто забывают — надо показать, что использование приобретенного дорогого автомобиля выгодно сточки зрения бизнеса предприятия. Для этого через 1-2 месяца после начала эксплуатации автомобиля инициатор затрат готовит докладную записку, в которой анализирует, насколько целесообразно было приобретение данного автомобиля. В данном документе подтверждается, что приобретенный автомобиль полностью соответствует статусу руководителя, условиям безопасности, и что в последнюю очередь благодаря данному автомобилю,например, был заключен последний крупный контракт с покупателем.
Этот алгоритм может быть применен к любой внушительной покупке фирмы, которую требуется обосновать. При таком документальном оформлении налоговикам ничего иного не останется, как признать расходы.
Плоды управления
Для экономического подтверждения и обоснования расходов бухгалтерам, что ни говори, часто приходится применять смекалку, чтобы не просто подтвердить необходимость оказания услуг, но и сам факт ее предоставления.
«Среди клиентов нашей организации была небольшая нефтяная фирма, которой оказывались управленческие услуги. Выезжали специалисты, обучали людей, выстраивали работу. Когда началась налоговая проверка, инспекторы сняли расходы на предоставление этих услуг как экономически необоснованные. Причиной этого стали большие траты организации», – рассказывает Елена Кашпорова.
Бухгалтер не смогла предъявить налоговикам документальное подтверждение оказания управленческих услуг, и вопрос ушел в суд. И так как услуги оказывались в действительности, фирма взялась за то, чтобы обосновать свои расходы. Для этого было использовано несколько инструментов. В первую очередь был проведен анализ эффективности работы организации, вычислены показатели, которые пошли вверх после оказания консультаций. Эта информация легла в основу защиты в суде. Кроме того, если люди действительно приезжали для оказания помощи, то в управляющей организации не могли не сохраниться приказы о направлении в командировку и авансовые отчеты. При этом у принимающей стороны тоже могут быть подтверждения нанесенного визита. Замечательный документ, который носит добровольный порядок, – это журнал регистрации лиц, прибывающих в командировку. Фирма восстановила всю отчетность по фиксации приезжающих специалистов. Также было применено фиксирование консультаций, которые велись по телефону. Как результат, удалось подтвердить расходы на управление организацией.
Во многих ситуациях бухгалтеры ведут себя как опытные и закаленные в боях с налоговыми инспекторами специалисты. Они знают, на что те обращают внимание, и стараются «подстелить соломки». При этом, получая опыт, мы теряем детскую любознательность и воображение, которое позволяет творить оригинальные вещи и замечать детали, которые остальные уже не видят. К примеру, можно пытаться уложить нестандартные расходы в традиционные условия, но если этого сделать не удается, найдите свой оригинальный подход. Бухгалтеры должны действовать строго в рамках закона, и в этих рамках должны уметь красиво экономически обосновать и документально подтвердить произведенные расходы. Поэтому в работе грамотного бухгалтера всегда найдется место смекалке и импровизации.

Перед составлением годовой отчетности в бюджетном медицинском учреждении с привлечением независимых экспертов проведена инвентаризация имущества, закрепленного за учреждением на праве оперативного управления. Инвентаризация проведена в целях установления целесообразности дальнейшего использования в деятельности учреждения объектов основных средств, амортизация которых составляет 100%.

Участвующие в проведении инвентаризации независимые эксперты дали заключение о том, что автомобиль марки «УАЗ-3303» (1989 г. выпуска) восстанавливать нецелесообразно, в связи с чем он подлежит списанию с баланса учреждения. В процессе списания возникли вопросы, на которые мы привели ответы в статье.

Какими документами следует оформить списание автомобиля, если он не относится к особо ценному движимому имуществу?

Согласно нормам гражданского законодательства имущество государственных (муниципальных) учреждений закрепляется за ними на праве оперативного управления. Собственниками имущества являются:

— РФ, субъект РФ — в отношении государственной собственности (ст. 214 ГК РФ);

— муниципальное образование (городское, сельское поселение и др.) — в отношении муниципальной собственности (ст. 215 ГК РФ).

Пунктом 1 ст. 296 ГК РФ установлено, что учреждение, за которыми имущество закреплено на праве оперативного управления, владеет, пользуется данным имуществом в пределах, установленных законом, в соответствии с целями своей деятельности, назначением имущества и, если иное не предусмотрено законом, распоряжается этим имуществом с согласия его собственника.

В соответствии со ст. 298 ГК РФ, п. 10 ст. 9.2 Федерального закона N 7-ФЗ <1> бюджетное учреждение без согласия собственника не вправе распоряжаться особо ценным движимым имуществом, закрепленным за ним собственником или приобретенным учреждением за счет средств, выделенных ему собственником на приобретение такого имущества, а также недвижимым имуществом. Остальным имуществом, находящимся у него на праве оперативного управления, бюджетное учреждение вправе распоряжаться самостоятельно, если иное не установлено законом. Исключение предусмотрено п.

Вход на сайт

п. 13, 14 и 10 ст. 9.2 или абз. 3 п. 3 ст. 27 Федерального закона N 7-ФЗ в отношении крупной сделки, размещения денежных средств на депозитах, сделки с ценными бумагами и сделки с заинтересованностью.

<1> Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ «О некоммерческих организациях».

Под списанием имущества понимается, в частности, комплекс действий, связанных с признанием указанного имущества непригодным для дальнейшего использования по целевому назначению и (или) распоряжения им вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств, в том числе физического или морального износа.

Постоянно действующая комиссия по подготовке и оформлению заключения о списании имущества, созданная в бюджетном учреждении на основании приказа руководителя, принимает решение:

— в отношении недвижимого имущества, а также особо ценного движимого имущества, закрепленного за учреждением собственником либо приобретенного им за счет средств, выделенных учредителем на его приобретение, — по согласованию с органом исполнительной власти, в ведении которого оно находится;

— в отношении прочего движимого имущества — самостоятельно.

Таким образом, справка о нецелесообразности восстановления автомобиля, который не отнесен к особо ценному движимому имуществу, является основанием для принятия в учреждении самостоятельного решения о списании автомобиля.

Согласно п. 12 Инструкции N 174н <2> решение комиссии учреждения о списании объектов основных средств оформляется первичными документами (в частности, списание автомобиля — актом о списании автотранспортных средств (ф. 0306004)).

<2> Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утв. Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н.

Необходимо ли в случае принятия решения о реализации данного объекта вносить изменения в ОКВЭД?

На основании положений абз. 2 п. 3 ст. 298 ГК РФ, п. 4 ст. 9.2 Федерального закона N 7-ФЗ бюджетное учреждение вправе осуществлять иные виды деятельности, не являющиеся основными, лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствует данным целям, при условии что такая деятельность указана в его учредительных документах. Доходы, полученные от такой деятельности, и приобретенное за счет этих доходов имущество поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения.

Согласно п. 1 ст. 5 Федерального закона N 129-ФЗ <3> в ЕГРЮЛ содержатся сведения о кодах ОКВЭД, которые вносятся в государственный реестр регистрирующим органом в соответствии с данными о видах экономической деятельности, указанными заявителем при государственной регистрации юридического лица в соответствующем заявлении.

<3> Федеральный закон от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Таким образом, в уставе государственного бюджетного учреждения должна быть предусмотрена в том числе деятельность по реализации имущества, закрепленного за ним. При этом вносить изменения в ОКВЭД не нужно.

Как в бухгалтерском учете учреждения отразить операции по списанию и реализации указанного автомобиля?

В данном случае автомобиль не является особо ценным имуществом, следовательно, согласие собственника на его реализацию не требуется.

Реализация имущества бюджетного учреждения осуществляется по рыночной стоимости. В случае продажи государственного (муниципального) имущества, в том числе автомобиля, проведение оценки является обязательным (ст. 8 Федерального закона N 135-ФЗ <4>).

<4> Федеральный закон от 29.07.1998 N 135-ФЗ «Об оценочной деятельности в РФ».

Порядок реализации объектов основных средств определяется собственником данного имущества.

При продаже автомобиля необходимо оформить акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), а также поставить отметку о продаже автомобиля в инвентарной карточке учета основных средств (ф. 0504031).

Кроме того, сведения о реализуемом движимом имуществе учреждение обязано представить в орган, уполномоченный на управление государственным (муниципальным) имуществом, для его учета в соответствующем реестре.

Таким образом, для реализации автотранспортного средства необходимо:

— провести оценку его состояния;

— списать указанное имущество с баланса учреждения;

— провести оценку его стоимости в целях дальнейшей реализации;

— предоставить сведения о реализуемом объекте органу по управлению данным имуществом.

Напомним, что поступления от продажи основных средств независимо от источника их получения поступают в самостоятельное распоряжение бюджетного учреждения. Следовательно, поступление средств от реализации автомобиля учитывается по коду вида финансового обеспечения 2 «Приносящая доход деятельность (собственные доходы учреждения)» (п. 21 Инструкции N 157н <5>).

<5> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Пример. На балансе бюджетного учреждения по коду вида финансового обеспечения 4 учитывается автомобиль, стоимость которого равна 150 000 руб., а начисленная амортизация — 100%. По заключению независимых экспертов, данный автомобиль подлежит списанию. Расходы оценщика составляют 2000 руб. (без НДС). По результатам оценки стоимость автомобиля для реализации установлена в размере 59 000 руб. (в том числе НДС — 9000 руб.).

В учете бюджетного учреждения списание и реализация автомобиля будут отражены следующим образом:

Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ сумма реализации автомобиля подлежит обложению НДС. При этом в связи с тем, что реализуемый автомобиль учитывается по коду вида финансового обеспечения 4 и не имеет остаточной стоимости, налоговая база определяется исходя из цены реализации в соответствии с нормами п. 3 ст. 154 НК РФ.

На основании пп. 1 п. 1 ст. 248, п. 1 ст. 249 НК РФ выручка от реализации автомобиля (без учета НДС) признается доходом бюджетного учреждения. В случае реализации автомобиля учреждение вправе уменьшить доходы от такой операции на сумму расходов на его оценку в силу пп. 3 п. 1 ст. 268 НК РФ.

В то же время необходимо отметить, что в соответствии со ст. 284.1 НК РФ, если организация осуществляет образовательную и (или) медицинскую деятельность, она вправе применить нулевую ставку по налогу на прибыль при соблюдении условий, перечисленных в п. п. 1, 3 данной статьи.

4.2 Экономическое обоснование обновления подвижного состава