Образец заполнения РКО

Расходный кассовый ордер (РКО) — документ, по которому производится выдача наличных денег из кассы. Он имеет унифицированную форму КО-2.

В нашей сегодняшней публикации мы рассмотрим, как правильно заполнить этот документ, выясним, что происходит после его составления, и какие существуют особенности использования КО-2 у индивидуальных предпринимателей.

В нижней части этой страницы размещены ссылки, по которым можно бесплатно скачать бланк расходного кассового ордера, а также образец заполнения этого документа.

Основанием для расходования наличных денег, кроме выдачи заработной платы является:

  • приказ руководителя о выделении средств, для нужд оплаты услуг или товаров для нужд организации;
  • заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств (внесенными изменениями от 19.06.2017 № 4416-У в Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

    Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату

    Для выдачи денег в подотчет получать от работника заявление необязательно, достаточно Приказа руководителя;

  • выдача наличных денежных средств на командировочные расходы;
  • выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Порядок и правила заполнения расходного кассового ордера

Заголовок РКО:

  • указывается название предприятия и структурного подразделения (при наличии);
  • если структурных подразделений нет — в соответствующей строке ставится прочерк.

«Код ОКПО»:

  • заполняется из документов государственной статистики, выданных при регистрации предприятия;
  • при отсутствии кода ОКПО — строка не заполняется.

«Номер документа»:

  • нумерация РКО делается с начала календарного года — по порядку;
  • нумерация должна быть непрерывной на протяжении всего года.

«Дата составления»:

  • дата составления ордера должна совпадать с датой выдачи наличных денежных средств из кассы;
  • формат даты — ДД.ММ.ГГГГ, но если число дня (месяца) меньше десяти — впереди числа дня (месяца) ставят ноль.

«Дебет» и «Кредит»:

  • заполняются предприятиями, ведущими бухучет, согласно утвержденному плану счетов учета;
  • ИП на УСН не заполняют эти графы.

«Сумма, руб., коп.»:

  • указывается сумма расхода денежных средств из кассы;
  • сумма проставляется в рублях и копейках через знак «,».

«Код целевого назначения»:

  • заполняется в случае использования предприятием системы кодирования расхода (прихода) денежных средств;
  • во всех остальных случаях эту графу заполнять нет необходимости, достаточно поставить прочерк.

«Выдать»:

  • в дательном падеже указываются фамилия, имя и отчество работника, которому нужно выдать деньги (например, деньги из кассы организации получает Сидоров Петр Иванович);
  • в поле «Выдать» заполняется: Сидорову Петру Ивановичу.

«Основание»:

Указывается вид расхода:

  • зарплата;
  • подотчет;
  • займ (прочее).

«Сумма»:

  • сумма расхода денег из кассы указывается пописью;
  • рубли — прописью, копейки — цифрами.

«Приложение»:

  • указываются первичные документы, которые прилагаются (приказы, договора, доверенности, квитанции);
  • номера и даты прилагаемых документов также необходимо указать.

«Получил»:

  • заполняется получателем денежных средств;
  • сумма к получению заполняется прописью (с начала строки, с заглавной буквы);
  • рубли — прописью, копейки — цифрами;
  • получатель ставит свою подпись и дату (получения денег) ниже.

«По»:

  • указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа удостоверяющего личность лица, которое получает деньги;
  • строка может заполняться как кассиром, так и получателем.

«Выдал кассир»:

  • заполняется кассиром после того, как деньги были выданы из кассы;
  • кассир расписывается и указывает фамилию, имя и отчество.

Расходный кассовый ордер формы КО-2 остается в кассе предприятия. Он составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Порядок выдачи денежных средств по РКО

Получить деньги по РКО можно только после предоставления документа, который удостоверяет личность получателя (паспорт или другой документ). Также расходный кассовый ордер может быть составлен по доверенности (от получателя).

Сначала кассир подготавливает необходимую сумму к выдаче и передает получателю. Получатель должен написать ручкой (синей или черной пастой) расписку в кассовом ордере в получении денежных средств и ставит подпись и дату. Кассир пересчитывает сумму к выдаче и выдает получателю. Получатель под наблюдением кассира считает деньги. Кассир подписывает бланк расходного кассового ордера.

В случае если получатель этого не сделает, наличность из кассы считается недостачей, что грозит взысканием денег с кассира.

В случае если деньги были выданы по доверенности, этот документ прикладывается к РКО.

Особенности использования РКО у ИП

Напомним, что в июне 2014 года вступило в силу Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. В соответствии с этим Указанием для индивидуальных предпринимателей на УСН были введены некоторые упрощения.

ИП могут не составлять РКО на операции с собой:

  • выдача денежных средств на личные нужды ИП;
  • выдача из кассы денег ИП для внесения на расчетный счет.

Неизменными остается составление расходных кассовых ордеров на такие операции с прочими лицами, как:

  • выдача денег подотчетному лицу;
  • выплата заработной платы (или оплаты по договорам ГПХ) из кассы.

Скачать бланк расходного кассового ордера

По ссылкам ниже читатель может скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате Excel. А также вы можете скачать бланк РКО в Word и Excel.

Статья отредактирована в соответствии с действующим законодательством 04.06.2018

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Комментарии

Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

.

На любом предприятии нельзя просто так получить или внести деньги в кассу – этот факт обязательно должен быть зафиксирован документально.

Как заполнять расходный кассовый ордер и что это такое

Кассовые операции по выдаче наличности внутри компании обычно оформляются расходным кассовым ордером, или РКО. Это первичный бухгалтерский документ, который заполняется по унифицированной форме КО-2.

Правила оформления РКО

Расходный документ подготавливается бухгалтерией в единственном экземпляре, так как на руки получателю денежных средств он не выдаётся, а остаётся для отчётности в кассе. Кассовый ордер подписывается руководителем предприятия и работником бухгалтерии, наделённым правом подписи на кассовых документах. Если к расходному кассовому ордеру прилагаются сопроводительные документы с резолюцией директора, то ему расписываться на РКО уже не обязательно.

РКО применяется при любом способе ведения учёта: и при «бумажном», и с использованием ПО. Если «расходник» не формируется автоматически программными средствами, его оформляют по утверждённой форме, чаще на компьютере, но не запрещено заполнять его от руки на специальном бланке (скачать бланк расходного кассового ордера можно здесь). Главное правило – документ должен быть заполнен разборчиво, без ошибок и помарок.

Каждый РКО имеет свой регистрационный номер, который ему присваивается по порядку с начала календарного года. Порядковый номер фиксируется в журнале регистрации ПКО и РКО, который ведётся по форме КО-3.

Перечень реквизитов РКО и порядок их заполнения

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Перейдем к изучению бланка КО-2: какие графы в нем содержатся, и как правильно заполнять расходный кассовый ордер.

1. Поле «Организация» предназначено для наименования предприятия, в котором происходит выдача денежных средств.

2. Поле «Структурное подразделение» заполняется, если в фирме имеются отделения, и при оформлении бухгалтерской документации принято уточнять, какое именно подразделение создаёт платёжный документ. В иных случаях данное поле можно не заполнять.

3. В поле «Коды» указываются коды документа в соответствии со справкой Госкомстата. Для бланка РКО код по ОКУД — 0310002.

4. Графа «Номер документа» содержит номер РКО, под которым он зарегистрирован в журнале.

5. Рядом с порядковым номером находится ячейка «Дата составления» – указывается дата формирования документа в формате ДД.ММ.ГГГГ.

6. Далее в табличной форме заполняются следующие столбцы:

  • «Дебет. Код структурного подразделения» заполняется в том же случае, что и п. 2;
  • в поле «Дебет. Корреспондирующий счет» записывается номер дебетового счёта (субсчёта) бухгалтерской проводки по описываемой операции;
  • «Дебет. Код аналитического учета» – указывается код корреспондентского счёта из предыдущего пункта, если в организации ведется аналитический учёт;
  • поле «Кредит» — указывается кредитуемый счет (обычно это счет кассы) по операции выдачи денежных средств;
  • графа «Сумма, руб.коп.» – сумма расходуемых денежных средств в цифровом выражении (в рублях и копейках);
  • код целевого назначения – заполняется по необходимости, если кодировка в организации применяется.

Этот блок расходного кассового ордера предназначен для заполнения бухгалтерией в соответствии с планом счетов организации. ИП могут поля «Дебет» и «Кредит» оставлять пустыми.

7. В строке «Выдать» прописываются полностью фамилия, имя и отчество лица, которому выдаются деньги, в дательном падеже («кому»).

8. Строка «Основание» – указывается назначение расходования выданных средств (например, аванс на командировочные расходы, выдача заработной платы и т.п.).

9. В поле «Сумма» размер выплаты указывается прописью: с начала строчки, с заглавной буквы, в рублях полностью, не сокращая (включая и само слово «рублей»), сумма копеек пишется цифрами, а слово «копеек», «копейки» — так же целиком.

10. Графа «Приложение» содержит реквизиты документов, на основании которых производится денежная операция (№ и дата приказа, квитанции, заявления).

11–12. Следующие две строки предназначены для подписей руководителя и бухгалтерии. Здесь указываются должность (директор, главный (старший) бухгалтер), подписи уполномоченных лиц с расшифровкой.

13. Поле «Получил» заполняет получатель: сумма прописью точно так, как в п.9.

14. Под строкой «Получил» получатель проставляет текущую дату и собственноручную подпись.

15. В поле «По» – указываются реквизиты паспорта получателя (серия, номер, место и дата выдачи) или другого документа, удостоверяющего личность.

16. Последняя строка заполняется кассиром, выдавшим денежные средства: подпись и расшифровка подписи.

Если выдача денежных средств производится не в рублях, а иностранной валюте, заполнение РКО происходит, соответственно, с указанием расчётной валюты.

Во всех графах, куда не вносится никакая информация, ставятся прочерки. Чтобы правильно оформить документ, воспользуйтесь образцом расходного кассового ордера на нашем сайте.

Выдача денег по РКО

Все кассовые операции на предприятиях должны производиться с соблюдением кассовой дисциплины. Это означает, что кассир может выдать расходную сумму только тому лицу, чьё имя указано в ордере. Идентификация личности получателя проводится по паспорту или другому документу. В организациях допускается получение денег по служебным удостоверениям, если на них есть фотография и подпись владельца.

Бывают случаи, когда лицо, для которого предназначены деньги, не может получить их лично, а поручает это сделать по доверенности. Тогда фамилия, имя и отчество доверенного лица указываются в графе «Выдать» после данных доверителя. При этом доверенность будет обязательным приложением к РКО, и ее реквизиты заносятся в поле приложений.

Комментарии

10.3. Выплата заработной платы по платежной ведомости

Подготовка документов на выплату заработной платы через кассу или перечислением на лицевой счет работника в программе «1С:Бухгалтерия 8.0» производится с использованием документа «Зарплата к выплате организаций».

Рассмотрим подготовку платежной ведомости на выплату заработной платы работнику администрации за февраль 2006 г.

Как выглядит образец заполнения расходного кассового ордера в 2018 году

через кассу организации.

командой Зарплата -> Зарплата к выплате -> Insert выведем форму «Зарплата к выплате организаций: Новый».

– Ввести команду Заполнить -> По задолженности на конец месяца. В результате в табличную часть будут включены все работники административных подразделений. В результате форма должна принять вид, представленный на рисунке.

Для выплаты заработной платы через кассу организации нужно сначала получить в банке необходимую сумму наличных денежных средств.

27.02.2006 с расчетного счета ООО «Надежда» сняты наличные в сумме 50 000 руб. для выплаты заработной платы за февраль работникам организации. На полученные наличные денежные средства выписан приходный кассовый ордер № 2 от 27.02.2006, списание денежных средств с расчетного счета отражено в выписке банка. Выписать приходный кассовый ордер № 2 от 27.02.2006 на сумму 50 000 руб. с использованием документа «Приходный кассовый ордер», провести документ, посмотреть бухгалтерские проводки. Для этого: обратитесь к части 5 учебного пособия.

28.02.2006 кассир произвел выплату заработной платы по платежной ведомости № 1 от 28.02.2006 в сумме 3 915 руб. Мизякину Николай Николаевичу.

Командой Зарплата -> Зарплата к выплате открыть список документов «Зарплата к выплате организаций»;открыть форму документа «Зарплата к выплате организаций № 1 от 28.02.2006» (выделить курсором и дважды щелкнуть мышью); в табличной части в графе «Отметка» работнику Мизякину Николай Николаевичу проставить Выплачено (двойным щелчком открыть поле ввода и выбрать из списка значений); сохранить изменения и закрыть форму кнопкой ОК.

На выплаченную по ведомости № 1 от 28.02.2006 заработную плату теперь необходимо выписать расходный кассовый ордер от 01.03.2006 на сумму 3915 рублей и ведомость передать в бухгалтерию.


На невыданную работникам заработную плату может быть выписан выписан депонент. Операция депонирования невыданной заработной платы в программе «1C Бухгалтерия 8 0» регистрируется с помощью документа «Депонирование организаций»

В открытом списке «Зарплаты к выплате организаций» необходимо для депонирования заработной платы сотрудника выделить курсором документ «Зарплата к выплате организаций, ввести команду Действия -> На основании -> Депонирование организаций и выбрать вид документа „Депонирование организаций“. Откроется форма нового документа „Депонирование организаций“, практически заполненная необходимыми данными из документа-основания В форме нужно указать дату создания документа, после чего провести документ.

На депонированную сумму при проведении формируется проводка по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76.04 «Расчеты по депонированным суммам». В налоговом учете по налогу на прибыль операция депонирования не отражается.