Образец графика документооборота

Содержание

Обязательные приложения к учетной политике (рабочий план счетов, формы первичных документов и другие)

В законодательстве отсутствует понятие «обязательные приложения к учетной политике». Большинство фирм в качестве таких приложений утверждают следующие документы:

  • рабочий план счетов;
  • схему документооборота;
  • формы первичных учетных документов.

Именно они в числе других составных элементов учетной политики названы в п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н.

Вынос именно этих элементов в состав приложений продиктован следующими факторами:

  • форматом информации — к примеру, схема документооборота обычно оформляется в виде таблицы с большим числом строк и столбцов;
  • значительным объемом специфичной информации, представленной в виде одной таблицы, например рабочий план счетов состоит из синтетических счетов бухучета, детализированных счетами аналитического учета;
  • изменчивостью состава — это характерно для утверждаемых в составе учетной политики форм первичной учетной документации (при необходимости компания может разрабатывать новые формы и удалять неприменяемые или утратившие свое практическое значение).

Для придания законной силы приложению, потребуется:

  • разработать его;
  • упомянуть о нем в тексте учетной политики;
  • утвердить приложение (если приложение разработано или изменено позднее даты утверждения учетной политики — отдельным приказом ввести его в работу).

О форме регистров бухучета, которые можно утвердить в составе приложений к учетной политике, узнайте из статьи «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Сколько приложений к учетной политике потребуется?

Количество приложений к учетной политике — величина, устанавливаемая каждой фирмой самостоятельно. Кроме того, число приложений не является величиной постоянной — оно может дополняться новыми или сокращаться в необходимых случаях.

Информация в учетной политике может разными компаниями детализироваться в разном объеме. Именно степень детализации может оказать влияние на схему отражения информации в учетной политике — скрупулезное описание какого-либо учетного нюанса целесообразно оформить в виде отдельного документа (положения, методики, перечня, порядка и др.) и утвердить в составе учетной политики.

Кроме перечисленных в предыдущем разделе общепринятых приложений, компания с учетом специфики своей деятельности может разработать и утвердить следующие приложения (например):

  • методику раздельного учета НДС;
  • алгоритм расчета резерва по сомнительным долгам;
  • инструкцию по списанию безнадежной задолженности;
  • положение о служебных поездках;
  • положение о внутреннем финансовом контроле.

С особенностями составления приложений к учетной политике знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте статей:

  • «Положение о служебных командировках — образец 2018»;
  • «Как ведется раздельный учет по НДС (принципы и методика)?».

Отдельные приложения к учетной политике могут носить специфичный характер. К примеру, в состав приложений к учетной политике бюджетного учреждения могут входить:

  • порядок определения срока службы хозяйственного инвентаря;
  • состав комиссии по поступлению и выбытию активов;
  • порядок принятия обязательств;
  • иные приложения.

Как могут выглядеть образцы приложений к учетной политике, расскажем в следующем разделе.

Образцы обязательных приложений к учетной политике

Рабочий план счетов

При составлении рабочего плана счетов необходимо учесть несколько важных правил. Узнайте о них из статьи «Рабочий план счетов бухгалтерского учета — образец 2018-2019».

Приведенный в данной статье рабочий план счетов бухучета может послужить основой составления соответствующего приложения к вашей учетной политике.

График документооборота

Разработка графика документооборота — непростое мероприятие, если структура фирмы достаточно разветвленная и в ходе деятельности образуется большое количество разнообразных документов.

При составлении графика необходимо учесть следующие важные аспекты:

  • цикл существования документа (оформление или получение, обработка, хранение, уничтожение) — в графике должны найти отражение все этапы «жизни» документа;
  • форма графика документооборота — традиционно он составляется в виде таблицы, что позволяет в краткой форме наглядно отразить большой объем информации;
  • виды документов, участвующие в документообороте, — здесь требуется комплексный подход, поскольку своевременность отражения информации в учете зависит не только от бухгалтерской и налоговой первички, но и от своевременного получения бухгалтерией иных сопутствующих документов (например, для своевременного признания доходов и расходов при списании долгов требуются выписки из ЕГРЮЛ, судебные решения и др.);
  • лица, ответственные за каждый этап жизненного цикла документа и сроки, в течение которых документ может задержаться на обработке у ответственного лица на каждом из этих этапов.

Образец графика документооборота вы можете увидеть на нашем сайте:

Применяемые формы документов

Совокупность форм первичных документов — одно из приложений к учетной политике, без которого не обходится ни одна компания. Чтобы отразить в бухучете какой-либо факт хозяйственной деятельности, нужен первичный документ, составленный по утвержденной компанией форме. Компания может разработать всю первичку самостоятельно (кроме кассовых документов — их унифицированные формы обязательны при оформлении кассовых операций). В этом случае она вправе предусмотреть в ней любые необходимые компании реквизиты, включая все обязательные — они перечислены в ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухучете.

Если компания решит применять в своей работе и унифицированные, и самостоятельно разработанные формы первички, ей необходимо:

  • проверить унифицированную первичку на наличие в ней всех обязательных реквизитов (если нет — добавить их в форму);
  • в учетную политику включить пункт, посвященный применяемой первичке (о его содержании расскажем далее);
  • все применяемые формы утвердить в качестве приложения к учетной политике.

Формулировка пункта учетной политики, посвященного применяемым первичным учетным документам, может быть, например, такой:

«Компания применяет унифицированные формы учетных документов (утвержденные Госкомстатом), а также самостоятельно разработанные нетиповые первичные документы (Приложение № 2)»

Познакомиться с образцом указанного приложения к учетной политике вы можете на нашем сайте:

> Итоги

Приложения к учетной политике компания разрабатывает самостоятельно. В форме приложений оформляются важные для организации учетного процесса положения, инструкции и методики.

Нужен ли график документооборота бюджетного учреждения?

Понятие графика документооборота не содержится ни в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в Инструкции № 157н. При этом ст. 9 Закона № 402 ФЗ и п. 9 Инструкции №157н определено, что лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для отражения в бухгалтерском учете. Согласно п. 6 Инструкции № 157н правила документооборота, в том числе порядок и сроки передачи первичных учетных документов в соответствии с графиком документооборота, утверждаются в составе учетной политики учреждения.

Образец графика документооборота бюджетного учреждения можно посмотреть .

Следовательно, для упорядочения внутренней деятельности бюджетного учреждения необходимо четко определить направления и сроки движения конкретных документов. Для этого составляется график документооборота. Отсутствие в учреждении графика документооборота может привести к несвоевременному отражению хозяйственных операций в учете. Например, водитель-экспедитор передал в бухгалтерию накладные и счета фактуры от 29 марта только 20 апреля. В связи с этим бухгалтерия не смогла принять к вычету НДС в I квартале. В таком случае, по мнению налоговиков, необходимо подавать уточненную декларацию.

Таким образом, в каждом учреждении в рамках учетной политики необходимо разработать и утвердить график документооборота – схему, которая характеризует процедуру перемещения первичных документов в организации от момента их создания до момента передачи на хранение.

Подробно об общих правилах составления и представления квартальной отчетности смотрите в материале «Квартальная отчетность бюджетного учреждения».

Все новации законодательства – в статьях и сервисах журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Составление графика документооборота

Единой определенной законодательством формы графика документооборота нет. Учреждение самостоятельно разрабатывает график, исходя из особенностей своей деятельности и объема хозяйственных операций. Учтите, что до сих пор действует положение Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 «О документах и документообороте в бухгалтерском учете». В приложении к этому документу приведен пример графика документооборота в виде перечня работ.

Перед составлением графика документооборота необходимо проанализировать деятельность учреждения. Первый этап – определение перечня документов. Необходимо установить все факты хозяйственной жизни, которые имеют место в учреждении, и определить перечень документов, которые образуются в процессе деятельности.

Второй этап – назначение ответственных лиц. Необходимо установить лиц, ответственных за оформление документов. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первичных документов, отвечают за их правильное оформление. Этих же работников необходимо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Также следует определить лиц, ответственных за принятие и обработку первичных учетных документов.

Третий этап – определение сроков. Сроки, в которые конкретный работник передает документы в бухгалтерию, – самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со времени составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр.

Четвертый этап – приведение документооборота в соответствие с законодательством. Следует проанализировать, какие требования предъявляет законодательство к оформлению документов, совершению фактов хозяйственной жизни, отражению их в учете. Например, в соответствии с п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ счета-фактуры выставляются не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

В графике документооборота следует предусмотреть сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения. Сроки хранения документов в графике документооборота можно не указывать, поскольку они определены законодательно.

Перед утверждением графика документооборота целесообразно согласовать его со всеми заинтересованными лицами. После согласования график документооборота утверждается руководителем учреждения.

В график документооборота рекомендуется включать следующие разделы:

  • наименование документа;
  • составление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
  • предоставление документа: ответственное лицо, срок исполнения;
  • обработка документа: ответственное лицо, срок исполнения;
  • передача в архив учреждения: ответственное лицо, срок передачи.

Образец графика документооборота в бюджетном учреждении можно посмотреть здесь. 2 раздела, которые должны быть в учетной политике – 2017 читайте в журнале →

Соблюдение графика документооборота

Ознакомление ответственных лиц с графиком документооборота – обязательная процедура. Каждому работнику, участвующему в документообороте, нужно знать, что, как и когда он будет делать. Есть два варианта:

  1. Каждому исполнителю под роспись вручить выписку из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения учреждения (п. 5.5 Положения № 105).
  2. Оформить дополнительный лист к графику документооборота, где работники распишутся в ознакомлении с графиком.

Обратите внимание: составленный по всей форме график документооборота дает право требовать представления документов в установленные сроки. Специалисты Роструда в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 подтвердили правомерность санкций за нарушение сроков передачи в бухгалтерию первичной документации, в случае если положением о премировании организации предусмотрены условия лишения или снижения премиальных выплат.

С целью соблюдения графика документооборота в учреждении также необходимо внести изменения в должностные инструкции работников. Нужно включить соблюдение сроков представления документов в список обязанностей соответствующих сотрудников или закрепить обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом.

Как организовать контроль за поступлением документов

Учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Одна из задач главного бухгалтера и руководителя учреждения – организовать контроль за созданием, получением, обработкой и хранением документов (п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи используйте:

  • график документооборота;

  • номенклатуру дел. Как изменился план счетов с 2017 года читайте в журнале →

Что проверить в полученных документах при соблюдении графика документооборота

Прежде чем принять первичный документ к учету, проверьте:

  • форму документа. Для разных случаев она может быть своя. Например, завскладом при приемке товара нашел расхождения по его количеству и качеству и составил акт приемки материалов (ф. 0504220). А ему нужно было составить и передать в бухгалтерию приходный ордер на приемку материальных ценностей (ф. 0504207). Завскладом составил документ не по той форме;
  • заполнение и все подписи ответственных сторон;
  • обязательные реквизиты;
  • факт операции, которая отражена в документе. При необходимости сличите документ с договором, к которому он относится.

Также проверьте, нет ли «красных» остатков в бухучете. Например, если кладовщик отдал акт о списании матзапасов, в котором количество выданных больше, чем отражено в бухучете. В этом случае бухгалтеру нужно вернуть акт кладовщику для проверки.

Это следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Правила электронного документооборота в бухгалтерии читайте в журнале →

>Образец приказа об утверждении графика документооборота

>Пример графика документооборота

Первичные документы в графике бухгалтерского докуметооборота

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике.

Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Первичка и учетные регистры: что нового в 2017 году читайте в журнале →

Унифицированные формы в графике внутреннего докуметооборота

Унифицированные формы первичных документов для учреждений госсектора утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно. Исключение – формы по учету кассовых операций. Их менять нельзя, даже запрещено дополнять реквизитами.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя. Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. В каких случаях и как составлять приходный ордер (ф. 0504207) читайте в журнале →

Формы, которые разработали самостоятельно

Первичные учетные документы, формы которых не унифицированы, разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике. В таких формах должны быть реквизиты:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • наименование субъекта учета, от имени которого составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • величина натурального и (или) денежного измерения хозяйственной операции с указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц, которые совершили и оформили сделку, операцию или ответственны за ее оформление;
  • подписи ответственных лиц и их расшифровку или иные реквизиты, которые необходимы для их идентификации;
  • информация, которую субъекты учета (администраторы доходов бюджета) предоставляют в государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП).

Такой порядок приведен в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, разделах III, IV Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 30 ноября 2012 г. № 19н.

Например, в перечне унифицированных документов акта выполненных работ (оказанных услуг) нет. Поэтому форму акта учреждение вправе утвердить самостоятельно. При разработке этой формы используйте перечень обязательных реквизитов. Такие разъяснения приведены в письме Минфина России от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186. Все изменения в вашей работе с 1 января 2017 года читайте в журнале →

Регистры

Данные из первичных документов отражают в бухгалтерских регистрах. Регистры – это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Их ведут в виде книг, журналов, карточек. Такие правила установлены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Регистры ведите по унифицированным формам. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, можете разработать ее самостоятельно. Собственные регистры закрепите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Что вы знаете о налоговом регистре? читайте в журнале →

Унифицированные формы в графике документооборота учреждения

Унифицированные формы регистров бухучета и указания, как их заполнять, утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н. Исключать из них графы, строки или колонки нельзя, но добавлять дополнительные реквизиты можно.

Дополненные унифицированные формы внесите в учетную политику, утвердив приказом (распоряжением) руководителя.

Такие правила установлены в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, абзацах 13, 16, 23 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Если форма регистра не унифицирована, учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Также в качестве регистров можно применять формы, которые настроены в вашей бухгалтерской программе. Например, оборотка, карточка счета, анализ счета и т. п. Главное, чтобы неунифицированные формы были утверждены в учетной политике и включали обязательные реквизиты:

  • наименование регистра;
  • наименование учреждения;
  • дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухучета;
  • величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухучета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей сотрудников, ответственных за ведение регистра;
  • подписи сотрудников, которые ведут эти регистры, с указанием их фамилий и инициалов или других реквизитов для идентификации этих лиц.
  • Такие правила установлены в пункте 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При регистрации объектов бухучета в регистрах не допускаются:

  • пропуски или изъятия;
  • тражение мнимых и притворных объектов бухучета.

Такие правила определены статьей 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

График документооборота утверждается каждый год?

Ответ на вопрос:

Действующим законодательством не закреплены обязательные требования к документообороту в организации. Порядок работы с документами в организации работодатель вправе закрепить на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривают как составляющую общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Действующее законодательство не содержит положений, обязывающих работодателя утверждать график документооборота или иной документ, регулирующий документооборот в организации, заново с нового календарного года. В связи с чем организация вправе продолжать использовать прежний график, не утверждая его заново в каждом календарном году.

Тем не менее, вопрос о ежегодном переутверждении кадровых документов, в том числе графика делопроизводства, каждый работодатель решает самостоятельно и закрепляет в своих локальных документах, например, Положении о документообороте.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Альфа»
____________ А.В. Львов
18.10.2015

ИНСТРУКЦИЯ
по кадровому делопроизводству

г. Москва 18.10.2015

Инструкция по кадровому делопроизводству в ООО «Альфа» (далее – Инструкция)
регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в ООО «Альфа»
(далее – Организация).

Кадровое делопроизводство осуществляет отдел кадров Организации в соответствии с данной
инструкцией. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение
установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов
возлагаются на руководителя отдела кадров.

1. Прием новых работников

1.1. При приеме на работу гражданин должен предъявить, а сотрудник отдела кадров обязан
затребовать от него следующие документы:
– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
– трудовую книжку (кроме совместителей и впервые поступающих на работу);
– страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (кроме впервые
поступающих на работу);
– документы воинского учета. Для военнообязанных, пребывающих в запасе, – военный билет
или временное удостоверение, выданное взамен военного билета, а для призывников
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
– документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (если работа
требует специальных знаний или специальной подготовки);
– медицинскую справку (для несовершеннолетних).
Для лиц, поступающих впервые на работу, отдел кадров оформляет трудовую книжку, а
бухгалтерия – свидетельство государственного пенсионного страхования.

1.2. Если у кандидата отсутствует трудовая книжка (утрата, порча или иная причина), то по
письменному заявлению этого лица сотрудник отдела кадров оформляет ему новую
трудовую книжку.

1.3. Сотрудник отдела кадров, отвечающий за оформление документов при приеме на работу, обязан:
– проверить наличие всех необходимых документов для заключения трудового договора;
– предоставить кандидату анкету по форме для заполнения (приложение 1);
– проверить соответствие анкетных данных и других сведений, сообщенных о себе
кандидатом, представленным им документам;
– ознакомить кандидата под подпись с действующими в Организации локальными
нормативными актами до подписания трудового договора, в том числе с должностной
инструкцией;
– подготовить проект трудового договора с работником в двух экземплярах по утвержденному
в Организации шаблону;
– подготовить проект приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 (Т-1а);
– передать трудовой договор и приказ о приеме на подпись генеральному директору или
уполномоченному им лицу.

1.4. После того как документы будут оформлены со стороны Организации, сотрудник отдела
кадров обязан:
– подписать трудовой договор у лица, принимаемого на работу;
– выдать работнику один экземпляр трудового договора. Работник подтверждает получение
экземпляра трудового договора, поставив подпись на экземпляре договора Организации;
– ознакомить работника под подпись с приказом о приеме на работу (в трехдневный срок со
дня фактического начала работы);
– заполнить личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2 и ознакомить со
всеми записями работника под подпись;
– заполнить трудовую книжку работника, проработавшего в Организации свыше пяти дней;
– зарегистрировать трудовую книжку работника в книге учета хранения трудовых книжек и
вкладышей в них.

1.5. Личные карточки располагаются в алфавитном порядке.

2. Перевод работников внутри Организации

2.1. Переводы работников в Организации допускаются только с их письменного согласия, за
исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

2.2. При переводе работника сотрудник отдела кадров обязан:
– получить согласие работника о переводе, оформив уведомление о переводе (при переводе по
инициативе работодателя);
– принять у работника заявление о переводе, подписанное руководителем структурного
подразделения, откуда переводится, руководителем структурного подразделения, куда
переводится работник, и генеральным директором или уполномоченным им лицом (при
переводе по инициативе работника);
– составить проект дополнительного соглашения к трудовому договору в двух экземплярах;
– составить проект приказа о переводе по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а);
– передать на подпись проекты дополнительного соглашения и приказа генеральному
директору или уполномоченному им лицу;
– подписать дополнительное соглашение у работника и отдать ему один экземпляр
соглашения. Проверить, чтобы работник при получении экземпляра дополнительного
соглашения поставил свою подпись на экземпляре соглашения Организации;
– ознакомить работника с приказом о переводе под подпись.

2.3. Если перевод является постоянным, то сотрудник отдела кадров обязан:
– внести запись о переводе в трудовую книжку работника и в личную карточку (форма № Т-2)
(не позднее недельного срока);
– ознакомить с этой записью работника под подпись в личной карточке.

3. Увольнение работников

3.1. Увольнение производится по основаниям, предусмотренным Трудовым законодательством с соблюдением установленных сроков письменного предупреждения о предстоящем увольнении. Течение срока предупреждения об увольнении начинается на следующий день после уведомления.

3.2. Заявление об увольнении является письменной формой предупреждения работодателя о
расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление пишется от руки, на имя генерального директора, в тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата увольнения. В документе должна содержаться дата подачи заявления.

3.3. При получении заявления об увольнении работника сотрудник отдела кадров обязан
проверить правильность составленного заявления об увольнении (реквизиты, даты увольнения
и написания заявления), наличие необходимых подписей на заявлении.

3.4. Увольнение работника (прекращение трудового договора) документируют
унифицированной формой № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового
договора с работником».

3.5. В тексте приказа об увольнении указывается дата увольнения, фамилия, имя, отчество
работника, табельный номер, должность (профессия) и структурное подразделение, номер и
дата трудового договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как
днем увольнения работника во всех случаях является последний день его работы.

3.6. При увольнении работника по любому из оснований увольнения сотрудник отдела
кадров обязан:
– составить проект приказа об увольнении по форме № Т-8;
– передать проект приказа на подпись генеральному директору или уполномоченному им
лицу;
– ознакомить работника с приказом под подпись;
– по заявлению работника выдать заверенные копии документов, связанных с его работой.
В последний рабочий день работника:
– внести запись об увольнении в трудовую книжку работника и личную карточку по форме №
Т-2 и ознакомить с ними сотрудника под подпись;
– выдать работнику его трудовую книжку. Работник подтверждает получение трудовой
книжки, поставив подпись в книге учета трудовых книжек и вкладышей в них.

3.7. В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с его отсутствием либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, сотрудник отдела кадров в адрес (или адреса) увольняемого работника направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать письменное согласие на пересылку ее по почте. Со дня направления уведомления представитель нанимателя (работодатель) освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

4. Предоставление отпусков работникам

4.1. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется согласно графику отпусков,
утвержденному в Организации. График отпусков на следующий год составляется отделом
кадров в первую неделю декабря текущего года с учетом мнения работников по
унифицированной форме № Т-7 и утверждается не позднее чем за 14 календарных дней до
начала нового года. Сотрудник отдела кадров обязан ознакомить работников с утвержденным
графиком отпусков под подпись.

4.2. Сотрудник отдела кадров не позднее чем за две недели до наступления отпуска
уведомляет работника под подпись о предстоящем отпуске.

4.3. По согласованию с работодателем работник может перенести даты отпуска. Для этого он
пишет заявление. Заявление подписывает непосредственный руководитель работника и
генеральный директор или уполномоченное им лицо. При предоставлении такого заявления в отдел кадров сотрудник отдела кадров обязан проверить заявление на наличие информации для составления приказа.

4.4. Работник по согласованию с руководством может оформить отпуск без сохранения
заработной платы.

4.5. Для оформления отпуска без сохранения заработной платы работник пишет заявление.
Заявление подписывает непосредственный руководитель работника и генеральный директор
или уполномоченное им лицо.

4.6. При предоставлении отпуска работнику сотрудник отдела кадров обязан:
– оформить приказ о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а);
– ознакомить с приказом об отпуске работника под подпись;
– внести сведения об отпуске в личную карточку (форма № Т-2) работника.

5. Организация работы с трудовыми книжками

5.1. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точном соответствии с
Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и
обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной
постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

5.2. Ответственный за хранение, ведение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним
назначается приказом руководителя Организации и обязан:
– вносить в трудовые книжки записи в установленные законодательством сроки;
– вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– регистрировать (с указанием серии и номера) в книге учета движения трудовых книжек и
вкладышей в них все трудовые книжки работников Организации, принятых на работу, а также
трудовые книжки и вкладыши в них, оформленные на работников, поступивших на работу
впервые;
– следить за тем, чтобы при увольнении работник ставил дату и подпись при получении
трудовой книжки на руки.

5.3. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежат уничтожению в порядке,
установленном пунктом 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления
бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

6. Поощрения и дисциплинарные взыскания

6.1. Поощрения за успехи в работе и ответственность за дисциплинарные проступки
определены Правилами трудового распорядка.

6.2.Приказ (распоряжение) о поощрении работника Организации оформляется
унифицированной формой № Т-11. Работодатель поощряет работников, добросовестно
исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает
ценным подарком, почетной грамотой и др.). За особые трудовые заслуги перед Обществом и
государством работники Организации могут быть представлены к государственным наградам.

6.3. Основанием для издания подобных приказов служит докладная записка. Работник
отдела кадров на основании записки и резолюции генерального директора готовит приказ о
поощрении. Приказ должен содержать указание вида поощрения (благодарность, ценный
подарок, почетная грамота, премия и др.).

6.4. Подлинник приказа о поощрении остается на хранении в отделе кадров. На его основании
сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, личную карточку по форме № Т-2
работника.

6.5. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее
исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель
имеет право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
– замечание;
– выговор;
– увольнение по соответствующим основаниям.

6.6. До применения взыскания от работника должно быть затребовано объяснение в
письменной форме. В случаях отказа работника дать такое объяснение составляется
соответствующий акт. В объяснительной записке объясняются причины происшедшего –
нарушение трудовой дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная
записка пишется собственноручно, в одном экземпляре.

6.7. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины составляется руководителем
структурного подразделения Организации на основании объяснительной записки работника.
Руководитель структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки
генеральному директору или уполномоченному им лицу для рассмотрения и резолюции.
Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать решение о виде
дисциплинарного взыскания.

6.8. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения
проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени,
необходимого на учет мнения представительного органа работников. Взыскание не может быть
применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или
проверки финансово-хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.

6.9. За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.

6.10. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется:
– на бланке приказа по личному составу (приложение 2), если взысканием является замечание
или выговор;
– на бланке приказа по форме № Т-8, если взысканием является увольнение по
соответствующим основаниям.
Приказ оформляется на основании докладной записки, объяснительной работника и резолюции
генерального директора или уполномоченного им лица.

6.11. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его издания
объявляется работнику, подвергнутому взысканию, под подпись в течение трех рабочих дней
со дня его издания. В случае отказа работника подписать приказ составляется
соответствующий акт.

6.12. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

7. Выдача справок и копий документов работникам

7.1. Сотрудник отдела кадров, ответственный за кадровый учет, в течение трех дней после
подачи заявления работником о выдаче документов, связанных с его трудовой деятельностью,
должен предоставить работнику:
– справку с места работы (по просьбе работника в справке указываются сведения о заработной
плате и другие необходимые сведения);
– заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее;
– заверенную копию приказов, касающихся трудовой деятельности работника (о приеме,
переводе, увольнении, отпуске);
– выписку из приказа и т. д.

7.2. Справка оформляется на бланке (приложение 3).

7.3. Выписка из приказа оформляется на бланке (приложение 4).

7.4. Копии документов заверяются путем проставления на каждом листе надписи «Верно» и
следующих реквизитов:
– должность лица, заверившего копию;
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
– дата заверения;
– печать отдела кадров.

7.5. Копия трудовой книжки заверяется сотрудником отдела кадров. Чтобы подтвердить факт
работы работника в Организации, на копии трудовой книжки после конечной записи
сотрудник отдела кадров указывает: «Работает по настоящее время». После этой записи
копия трудовой книжки заверяется в общем порядке согласно п. 7.4 Инструкции.

8. Использование и хранение персональных данных работников

8.1. Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с
трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

8.2. При обработке персональных данных работника Организации, то есть получении,
хранении, передаче или любом другом использовании персональных данных работника,
сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать требования, установленные трудовым
законодательством и Положением о работе с персональными данными сотрудников.

8.3. Личные карточки работников, приказы по личному составу, справки, отражающие
социально-демографические сведения о работнике и его работу в прошлом, анкеты работников,
другие документы, содержащие персональные данные работников и информацию, касающуюся
непосредственно работника, хранятся в специально отведенных запираемых шкафах.

8.4. Трудовые книжки работников хранятся в несгораемых сейфах.

9. Порядок передачи документов на архивное хранение

9.1. Общий порядок работы по подготовке документов кадрового делопроизводства к
архивному хранению, включая формирование и оформление дел, проведение экспертизы
ценности документов, составление описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения и передачу дел в архив, регламентируется Инструкцией по делопроизводству
Организации.

9.2. Документы кадрового делопроизводства по истечению срока надобности в установленном
порядке передаются на архивное хранение либо выделяются к уничтожению. Отбор
документов на хранение или уничтожение осуществляется путем проведения экспертизы
ценности документов.

9.3. Работу по Организации и проведению экспертизы ценности документов кадрового
делопроизводства проводит постоянно действующая экспертная комиссия Организации

Приложение 1

АНКЕТА

(заполняется собственноручно)

Фамилия

Имя

Отчество

Дата рождения

1. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой
причине)

2. Образование, ученая степень (когда и какие учебные
заведения окончили, номера дипломов). Специальность и
квалификация по диплому

3. Какими иностранными языками и языками народов
Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно)

4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу и работу
по совместительству)

Месяц и год Должность с указанием учреждения,
организации, предприятия, а также
министерства (ведомства)
Местонахождение учреждения,
организации, предприятия
поступления ухода

5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры)

Степень
родства
Фамилия, имя,
отчество
Год рождения Место работы,
должность
Адрес места жительства

6. Домашний адрес и номер телефона

7. Паспорт или документ, его заменяющий

(номер, серия, кем и когда выдан)

8. Дополнительные сведения, которые Вы желаете сообщить о себе

«__» 20__ г. Подпись

(дата заполнения)

(должность, подпись, Ф. И. О. работника,
ответственного за кадровый учет)

Приложение 2

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ПРИКАЗ № ____

_____________ «___»__________20__ г.

В связи с

ПРИКАЗЫВАЮ:

Основание:

(должность) (подпись) (расшифровка)

С приказом ознакомлен:

______________ ______________

(должность) (подпись) (расшифровка)

Приложение 3

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ИНН 7708123446, КПП 770801001, ОГРН 1234567890123125008
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
тел. (495) 100-10-10

СПРАВКА № ___________

_____________ «___»__________20__ г.

Настоящая справка выдана

(должность) (подпись) (расшифровка)

(должность) (подпись) (расшифровка)

М.П.

Приложение 4

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
ИНН 7708123446, КПП 770801001, ОГРН 1234567890123125008
Адрес: 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20
тел. (495) 100-10-10

ВЫПИСКА

из приказа __________________ № __ от «___» _____________ 20__ г.

Основание:

(должность руководителя организации) (Ф. И. О. руководителя

организации)

Верно

(должность) (подпись) (расшифровка)

Нужно ли вести график документооборота?

Цитата:Журнал «Главбух» 16 марта 2015
График документооборота в бухгалтерии:
В Роструде недавно подтвердили: директор вправе лишить премии или объявить выговор сотруднику, нарушевшему сроки, которые содержит график документооборота (письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1).
График или положение о документообороте
Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.
Примерная структура графика есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ. Большинство же разрабатывают собственную структуру. Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.
Должностные инструкции
Для большей эффективности график документооборота в бухгалтерии или иной службе стоит увязать с должностными инструкциями, предусмотрев в них прямую ссылку на график. Оформить ее можно так, как в нашем образце ниже.
Должностная инструкция
3. Должностные обязанности
Менеджер по продажам исполняет следующие обязанности:
3.1. Выявляет потенциальных и перспективных покупателей товаров (оптовых и розничных торговых организаций, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.
3.2. Проводит переговоры по продажам с покупателями.
3.3. Руководит организацией работ по доставке или отгрузке товаров покупателям по заключенным договорам.
3.4. Контролирует оплату покупателями товаров по заключенным договорам.
3.5. Поддерживает контакт с постоянными клиентами, перезаключает договоры с ними.
3.6. Анализирует объемы продаж и подготавливает отчеты по результатам анализа для представления вышестоящему должностному лицу в сроки, установленные графиком документооборота.
3.7. Передает в бухгалтерию компании счета-фактуры, товарные накладные, универсальные передаточные документы от покупателей, а также авансовые отчеты в сроки, установленные графиком документооборота.
< … >
5. Ответственность
5.1. Менеджер по продажам привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,
— в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также положением о премировании;— за причинение материального ущерба
— в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
< … >
Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией еще при приеме на работу. Если же вы вносите поправки в нее сейчас, также не забудьте ознакомить с ними своих работников. Пусть распишутся в том, что знают о новых изменениях.