Образец заполнения трудовой книжки

Законодательное регулирование вопроса

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

  • статья 66 ТК РФ;
  • Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;
  • Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Образец заполнения трудовой книжки (2020)

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть). В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными. После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Основные требования при оформлении трудовой книжки

Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в двух документах. Первый — Правила ведения и хранения трудовых книжек (утв. постановлением правительства РФ от 16.04.03 № 225; далее — Правила). Второй документ — Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.03 № 69; далее — Инструкция). Перечислим ключевые положения.

Во-первых, все записи вносятся ручкой. Она может быть шариковая, гелиевая или перьевая. Допускаются чернила синего, фиолетового или черного цвета. Есть одно исключение — первоначальную запись о работодателе в раздел «Сведения о работе» можно внести путем проставления соответствующего штампа (письмо Роструда от 19.08.15 № 1922-6-1).

ВАЖНО. Нужно следить, чтобы чернила не выцветали со временем, поскольку трудовая книжка должна служить работнику до самой пенсии.

Во-вторых, недопустимы сокращения (например, запрещено писать «прик.» вместо «приказ» или «расп.» вместо «распоряжение»). При указании должностей работников и сокращенного названия организации можно использовать аббревиатуры, обозначающие организационно-правовую форму (ООО, АО, ФГУП и др.).

В-третьих, установлены единые правила отражения дат. Число и месяц указываются двузначными, а год — четырехзначными арабскими цифрами (например, 24.10.2020). Но есть исключение. На титульном листе дата заполнения трудовой книжки вносится иначе: число и год — арабскими цифрами, а месяц — прописью.

В-четвертых, в каждом из разделов записи нумеруются отдельно, сквозным методом (1, 2, 3 и т.д.). Если все страницы раздела заполнены, оформляется вкладыш, в котором нужно продолжить нумерацию соответствующего раздела из трудовой книжки (п. 38 Правил).

Бесплатно составлять кадровые документы по готовым шаблонам и вести кадровый учет в веб-сервисе

ВНИМАНИЕ. С 2020 года работникам дано право отказаться от привычных трудовых книжек, оформляемых на бумажном носителе. В таком случае сведения о работе будут «копиться» исключительно в базе данных ПФР, без дублирования в традиционной трудовой книжке. Сотрудник сможет получать выписки из этой базы, в том числе через работодателя.

Подробнее см.:
«Электронные трудовые книжки: что работодатели должны сделать в 2020 году»;
«Минтруд уточнил, как заверить запись о ведении электронной трудовой книжки при выдаче работнику бумажного экземпляра»;
«Электронные трудовые книжки: читаем свежие разъяснения Роструда».

Форма уведомления о переходе на электронные трудовые книжки есть в сервисе «Контур.Персонал» Заполнить уведомления

Заполнение трудовой книжки впервые принятому на работу

Работодатель обязан оформить трудовую книжку человеку, который впервые принят на работу, в течение недели с момента трудоустройства. В этом случае книжка заполняется в присутствии работника (п. 8 Правил).

Бланк трудовой книжки приобретает работодатель. Но расходы разрешено переложить на работника. В частности, по его заявлению можно удержать стоимость бланка из заработной платы (п. 47 Правил). ККТ при выдаче трудовой книжки не применяется (письмо Минфина от 25.01.19 № 03-01-15/4355).

Титульный лист заполняется на основании тех документов, которые принес работник (паспорт, диплом и т.п.).

Данные о работнике — фамилия, имя, отчество, а также дата рождения — берутся из паспорта. Дата рождения указывается цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ; слово «года» при этом не пишется.

Из документов об образовании (диплома, аттестата, справки об обучении и т.п.) переносятся сведения об образовании (среднее, среднее специальное, высшее), а также о профессии и специальности.

ВНИМАНИЕ. Записи нужно вносить точно так же, как они указаны в документе об образовании, без каких-либо сокращений.

На титульном листе указывается дата заполнения (число и год цифрами, а месяц — прописью). После этого вносятся две подписи: работника и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Если работодатель использует печать, то нужно проставить ее оттиск.

Дальнейшие записи в трудовую книжку человека, впервые принятого на работу, оформляются точно также, как и по остальным сотрудникам.

Бесплатно составить и распечатать трудовой договор

Изменение титульного листа

Данные на титульном листе нужно скорректировать, если изменились какие-то сведения о работнике (например, человек сменил фамилию, получил образование и т.п.). Делается это следующим образом.

Если речь идет о персональных данных (ФИО, дата рождения), то прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а над ней (или рядом) вписываются новые сведения. Одновременно на внутренней стороне обложки указываются реквизиты документа, на основании которого внесены изменения. Запись на обложке заверяется подписью работодателя или лица, уполномоченного на ведение книжек, а также печатью организации (предпринимателя) или кадровой службы при наличии такой печати.

Информация об образовании, профессии или специальности корректируется иначе. Если соответствующее поле не было заполнено, то нужно просто внести данные на основании представленного сотрудником документа. Если же «образовательные» графы уже были заполнены, то новые сведения их дополняют, а не заменяют. Это значит, что работодатель дописывает данные о новом образовании, профессии или специальности, не зачеркивая при этом ранее указанные.

СПРАВКА. Исправление ошибок, допущенных при заполнении титульного листа, происходит в ином порядке (см. ниже главку «Как исправить ошибку в трудовой книжке»).

Сведения о приеме на работу

Информация о приеме на работу отражается в разделе «Сведения о работе». Он заполняется одинаково как для тех, кому трудовая книжка оформляется впервые, так и для тех, кто ранее уже работал.

Сначала указываются данные о работодателе. Их надо отразить в виде заголовка по центру графы 3 раздела. Вписывается полное и, при наличии, сокращенное наименование организации, либо ФИО предпринимателя. Как уже отмечалось, допустимо использовать штамп, содержащий сведения о работодателе. Порядковый номер этой записи не присваивается.

Под заголовком вносится непосредственно запись о приеме на работу. В графе 1 проставляется очередной порядковый номер (т.е. следующий за тем, который уже имеется в книжке, либо «1», если это новая трудовая книжка). В графе 2 указывается дата издания приказа о приеме на работу (можно использовать унифицированную форму № Т-1; утв. постановлением Госкомстата от 05.01.04 № 1). В графу 3 вносятся данные о том, на какую должность и в какое подразделение (если оно указано в приказе) принят сотрудник. А в графе 4 отражаются данные о самом приказе: наименование документа, а также его дата и номер.

Бесплатно оформить и распечатать приказ по форме № Т‑1

ВНИМАНИЕ. Никакая другая информация из приказа о приеме на работу, в том числе сведения об испытательном сроке, в трудовую книжку не переносится.

Заполнение трудовой книжки при увольнении

Информация об увольнении сотрудника вносится в раздел «Сведения о работе». Делается это следующим образом.

В графе 1 указывается номер записи (следующий по порядку после номера, присвоенного предыдущей записи). В графу 2 вносится дата увольнения, указанная в соответствующем приказе (можно использовать унифицированную форму № Т-8). Отметим, в некоторых случаях дата увольнения может не совпадать с датой издания приказа. Например, такое возможно при отпуске с последующим увольнением или при увольнении за прогул.

В графу 3 нужно вписать причину и основание увольнения. Все данные переносятся из приказа. Основание увольнения вносится так, как оно записано в ТК РФ или ином федеральном законе со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

ВАЖНО. В трудовой книжке допустимы следующие записи: «Уволен», «Трудовой договор прекращен» или «Трудовой договор расторгнут». Это связано с тем, что полное название унифицированной формы приказа звучит так: Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). А значит, термины «увольнение», «прекращение» и «расторжение» трудового договора являются равнозначными.

В графу 4 надо внести данные о реквизитах приказа об увольнении (наименование, номер и дату издания).

После того, как сделана отметка об увольнении, надо заверить все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника. Для этого в графе 3 раздела «Сведения о работе» на строчке, следующей за той, в которой указана причина увольнения, проставляется подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, с указанием его должности. Если у организации или ИП есть печать, эта подпись заверяется соответствующим оттиском. На следующей строчке должен поставить свою подпись увольняемый работник

Примеры записей об увольнении

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор прекращен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, пункт 8 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации.

Трудовой договор расторгнут в связи с ликвидацией организации, пункт 1 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Уволен в связи с сокращением штата работников индивидуального предпринимателя, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Как исправить ошибку в трудовой книжке

Порядок исправления ошибки зависит от того, где именно она допущена и когда обнаружена. Так, если ошибка совершена при заполнении титульного листа и выявлена сразу же, то такая трудовая книжка признается испорченной и подлежит уничтожению (с составлением акта). На работника оформляется новая книжка (п. 42 Правил).

Если ошибка на титульном листе обнаружена после подписания бланка сотрудником и внесения в книжку прочих записей, то придется делать исправление. Неверная запись зачеркивается одной чертой, а рядом (сверху, снизу, сбоку) вносятся правильные данные. Реквизиты документа, ставшего основанием для этой правки, указываются слева, на внутренней стороне обложки. Данная запись на обложке заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица и печатью при ее наличии.

При выявлении ошибок в разделах «Сведения о приеме на работу» или «Сведения о награждении» применяется другой порядок. Зачеркивания в этих разделах не допускаются, а все изменения вносятся путем признания записей недействительными (п. 1.2 Инструкции).

При обнаружении любой ошибки в данных о работе (в т.ч. неправильных сведений о переводе или об увольнении) или в данных о награждении нужно сделать следующее.

В графе 1 проставить очередной порядковый номер записи, а в графе 2 — текущую дату. В графу 3 внести такой текст: «Запись за № таким-то недействительна». И далее в этой же графе, через точку указать верные сведения, если таковые имеются. Например: «Запись за № 12 недействительна. Принят на должность слесаря». Если же запись была внесена ошибочно и менять ее не надо, то в графе 3 достаточно указать на недействительность сведений. Например, если под номером 12 была отражена ошибочная запись об увольнении (а на самом деле сотрудник не был уволен), то для ее исправления в графе 3 достаточно написать: «Запись за № 12 недействительна».

В графу 4 следует вписать данные о приказе или распоряжении, на основании которого в трудовую книжку внесены правильные сведения. Если новая запись только отменяет предыдущую, то графа 4 остается пустой.

ВНИМАНИЕ. Вносить исправления можно не только в отношении «своих» ошибок. В таком же порядке корректируются ошибки, допущенные предыдущими работодателями. При этом инициатором внесения исправлений должен быть сам работник. Действующий работодатель может указать ему на ошибку и обязан, в случае обращения работника, оказать ему необходимую помощь (п. 27 Правил).

Как заверить копию

Копия трудовой книжки выдается работнику на основании его письменного заявления. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после поступления заявления (ст. 62 ТК РФ).

Копия оформляется следующим образом. Осуществляется светокопирование всех заполненных страниц трудовой книжки, начиная с внутренней стороны обложки. При этом на каждой странице копии делается надпись (или проставляется штамп) о верности копии («Копия верна» или «Верно»). Эта надпись заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

На копии той страницы, где содержится последняя запись трудовой книжки, сразу после этой строчки вносится фраза «Работает по настоящее время». Эта запись также заверяется подписью работодателя или уполномоченного им лица с указанием ФИО, должности и даты.

Бесплатно вести табель учета рабочего времени в бухгалтерском веб‑сервисе

Дубликат трудовой книжки

Он является официальным документом, который полностью заменяет первоначальную трудовую книжку. Дубликат — это оригинал документа, а не копия. Он оформляется в случае утраты трудовой книжки. Также его можно сделать, если первоначальная книжка физически не утрачена, но пришла в негодность (истрепалась, порвана, обгорела, залита жидкостью и т.п.).

Во всех этих случаях необходимо заполнить новый бланк трудовой книжки. При этом на титульном листе в верхнем правом углу делается запись (или проставляется штамп) «Дубликат». После этого указываются сведения о работнике на основании документов, действующих на дату заполнения дубликата. Порядок внесения этих сведений и подписания титульного листа такой же, как и при оформлении трудовой книжки человеку, впервые поступающему на работу.

Раздел «Сведения о работе» заполняется следующим образом.

В графу 3 без всякого заголовка, а также без присвоения номера и указания даты вносится запись об общем стаже сотрудника по состоянию на дату поступления на работу к действующему работодателю. То есть указывается общее количество лет, месяцев и дней, отработанных на всех предыдущих местах работы. Например: «Общий стаж работы 8 лет, 4 месяца 12 дней». Стаж подсчитывается на основании подтверждающих документов или трудовой книжки, если она не утрачена.

Далее вносятся конкретные записи о работе — от старых к свежим. Здесь действуют те же правила, что и при внесении записей о работе в исходный вариант книжки: в графе 1 ведется последовательная нумерация, в графы 2 и 3 переносятся данные из соответствующих документов, а в графе 4 приводится информация о документах, на основании которых внесены записи.

После этого нужно сделать запись о текущей работе у того работодателя, который выдает дубликат. В итоге этот документ обретает ту же силу, что и первоначальная трудовая книжка, и его можно использовать в кадровом делопроизводстве.

Следование перечисленным выше требованиям позволит правильно заполнить трудовую книжку в 2020 году, составить ее копию или дубликат. А значит, в случае проверки работодателю не грозит штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. За нарушения, допущенные при заполнении трудовой книжки, или за ее отсутствие санкции могут составить: для организации — 50 000 руб., для ИП — 5 000 руб. Кроме того, корректное ведение трудовых книжек позволит избежать конфликтов с работниками, в том числе судебных разбирательств.

Прежде всего следует отметить, что согласно ст. 48 КЗоТ и повторяющему ее п. 1.1 Инструкции № 58трудовая книжка является основным документомо трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица более пяти дней. На лиц, которые работают по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

Форма бланка трудовой книжки утверждена постановлением КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301, а правила ее заполнения сформулированы в Инструкции № 58.

Так, при заполнении трудовой книжки в нее вносят сведения о:

— работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения);

— работе (наименование предприятия-работодателя, дата приема, перевода, увольнения, дата и номер соответствующего приказа);

— поощрениях и награждениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации;

— открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Информация о взысканиях в трудовую книжку не заносится.

Согласно пп. 2.1 и 2.4 Инструкции № 58 трудовая книжка заполняется в соответствующих разделах на русском и украинском языках, шариковой или перьевой ручкой, чернилами синего, черного или фиолетового цвета. Запись об увольнении, а также сведения о награждениях и поощрениях заверяются печатью предприятия.

Записи в трудовой книжке выполняются арабскими цифрами (число и месяц — двухзначными). Например, если работник был принят на работу 7 апреля 2010 года, то в трудовой книжке эта дата должна быть записана в таком формате: 07.04.2010.

Заметим, что записи в трудовую книжку вносятся работодателем после издания соответствующего приказа (распоряжения) в такие сроки:

— о приеме либо переводе на другую работу, а также о награждениях и поощрениях — не позднее недельного срока;

— об увольнении — в день увольнения.

При этом запись в трудовой книжке должна точно соответствовать тексту приказа. С каждой подобной записью работник должен быть ознакомлен под
роспись в личной карточке по форме № П-2.

Запись о наименовании работы, профессии или должности выполняется в соответствии с Классификатором профессий.

Если в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов,то согласно с п. 3.1 Инструкции № 58 она дополняется вкладышем.Он вшивается в трудовую книжку и заполняется работодателем в том же порядке, что и непосредственно трудовая книжка. Заметим, что вкладыш без трудовой книжки является недействительным.

При каждой выдаче очередного вкладыша на титульной странице трудовой книжки ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

6.2. Как в трудовую книжку вносят записи о приеме на работу

Напомним, что согласно ст. 24 КЗоТ при приеме на работу физическое лицо, кроме прочих документов, должно предоставить трудовую книжку, оформленную в установленном порядке (если данное предприятие будет основным местом работы физического лица), кроме случаев, когда физическое лицо поступает на работу впервые.

В соответствии с п. 1.4 Инструкции № 58 работники, которые трудоустраиваются впервые и не имеют трудовой книжки, предоставляют:

— паспорт;

— диплом или другой документ об образовании или профессиональной подготовке;

— военный билет(для военнослужащих, уволенных из Вооруженных Сил Украины, Национальной гвардии, СБУ, Пограничных войск Украины, Гражданской обороны Украины, Управления охраны высших должностных лиц Украины и других воинских формирований, созданных в соответствии с законодательством Украины, а также для военнослужащих, уволенных из Вооруженных сил бывшего СССР и Вооруженных сил стран — участниц СНГ);

— справку об освобождении(предоставляют освобожденные из мест отбывания уголовного наказания).

Предприятие, принимающее такого работника на основное место работы, должно заполнить на него трудовую книжку, если лицо работает на данном предприятии более пяти дней.

Оформление трудовой книжки трудоустраивающегося впервые работника начинается с заполнения титульного листа (первой страницы) трудовой книжки, который должен содержать следующие данные (пп. 2.11 — 2.12 Инструкции № 58):

— фамилию, имя и отчество работника (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами);

— дату рождения (основанием для внесения этой записи являются данные паспорта или свидетельства о рождении);

— дату заполнения трудовой книжки;

— подпись работника, которая заверяет достоверность внесенных сведений.

Завершающим этапом заполнения титульного листа является подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, и печать предприятия (или кадровой службы), на котором впервые заполняется трудовая книжка.

Приведем пример заполнения титульного листа трудовой книжки.

К сожалению, до настоящего времени остается неурегулированным вопрос заполнения титульного листа трудовых книжек работников, первым работодателем которых является физическое лицо — предприниматель или другое физическое лицо, использующее наемный труд.

Дело в том, что центры занятости отказывают в подтверждении записи в трудовой книжке, открытой предпринимателем, указывая на то, что предприниматель не имеет права заполнять титульную страницу трудовой книжки. О том, что предпринимателю не предоставленотакое право, говорится и в письме Минтруда от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06. По мнению работников данного ведомства, неведение трудовой книжки в такой ситуации не является нарушением норм трудового законодательства и физическое лицо — работодатель не может быть привлечен к ответственности, предусмотренной ст. 41 КУоАП. Период работы у физического лица в этом случае будет подтверждаться письменным трудовым договором.

Получается, что до изменений в законодательной базе на работников, для которых место работы у предпринимателя является первым, трудовую книжку предприниматель может не заводить, достаточно трудового договора (с регистрацией его в центре занятости).

Дальнейшее оформление трудовой книжки принятого работника заключается в заполнении раздела»Сведения о работе». В этот раздел заносятся данные о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу на том же предприятии, присвоении нового квалификационного разряда, увольнении
и т. д. Порядку заполнения раздела «Сведения о работе» посвящены пп. 2.14 — 2.22 Инструкции № 58.

Заполнение этого раздела начинается с того, что в графе 3 как заголовок указывается полное наименование предприятия. Под этим заголовком в графе 1 проставляется порядковый номер записи о работе, а в графе 2 указывается дата приема на работу. Графа 4содержит номера и даты приказов либо распоряжений, на основании которых внесена запись.

Обращаем внимание: по желанию работника в его трудовую книжку может быть внесена запись о работе по совместительству (п. 2.14 Инструкции № 58).


запису

Дата

Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і звільнення (із зазначенням причин і посиланням на статтю, пункт закону)

На підставі чого внесено запис (документ, його дата і номер)

число

місяць

рік

Товариство з обмеженою

відповідальністю «Консультант»

Прийнята на посаду економіста із

Наказ № 12-К

зовнішньоекономічних питань

від 19.04.2010

 

Существует некоторая особенность заполнения раздела «Сведения о работе» в отношении работников, трудоустраивающихся впервые.До внесения записи о приеме на работу в этот раздел отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов работодатель должен внести данные о (п. 2.18 Инструкции № 58):

— времени службы в составе Вооруженных Сил Украины и других войсках, где на лиц, которые проходят службу, не распространяется законодательство о труде и государственном социальном страховании, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;

— времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных заведениях и других заведениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п. );

— времени обучения в высших учебных заведениях (включая и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики) и о времени обучения в аспирантуре и клинической ординатуре*;

— работе в качестве члена колхоза в том случае, если действующим законодательством предусмотрено зачисление этой работы в общий трудовой стаж работников;

— времени ухода за инвалидом І группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского
учреждения требует постоянного стороннего ухода.

* Для студентов, слушателей курсов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов, которые имели трудовые книжки до поступления в учебное заведение, запись о времени обучения на дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших учебных заведений вносят такие учебные заведения (п. 2.16 Инструкции № 58).

Безработным лицам сведения о периоде получения пособия по безработице заносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения.

Приведем пример внесения в трудовую книжку записи об обучении в высшем учебном заведении.

Навчалася у Харківському національному економічному

Диплом ХА № 22345896

університеті з 01.09.2003 по 28.07.2008

від 28.07.2008

 

Временные переводы на другую работу в случаях простоя, производственной необходимости или в других случаях, предусмотренных законодательством, в трудовую книжку не заносятся. Запись о переводе на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется так же, как прием на работу.

Переведена на посаду начальника відділу

Наказ від 26.04.2010

збуту

№ 21-К

 

Теперь остановимся на особенностях внесения записей в трудовые книжки частными предпринимателями и другими физическими лицами, использующими наемный труд. Записи о приеме на работу и увольнении с работы вносятся физическим лицом — работодателем согласно заключенным с работниками письменным трудовым договорам, которые зарегистрированы в установленном порядке в государственной службе занятости (п. 2.20-1 Инструкции № 58).

Прием на работу в этом случае оформляется следующим образом:

— в графе 3 делается запись: «Принят на работу (профессия) по трудовому договору (дата и номер договора), зарегистрированному в государственной службе занятости (полное название центра занятости)»;

— в графе 4указывается основание внесения этой записи (дата и номер регистрации трудового договора в государственной службе занятости).

Внесенные физическим лицом — работодателем записи в трудовую книжку подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и заверяются его печатью.

6.3. Как внести запись об изменении личных данных работника или наименования предприятия

Порядок внесения изменений в запись о личных данных работников установлен п. 2.13 Инструкции № 58. Изменение записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится собственником или уполномоченным им органом на основании следующих документов:

— паспорта;

— свидетельства о рождении;

— свидетельства о браке;

— свидетельства о расторжении брака,

— документа об изменении фамилии, имени или отчества и т. п.

При этом делается ссылка на номер и дату данных документов.

Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. На внутренней стороне обложки указывается ссылка на соответствующие документы, которая заверяется подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

Приведем пример внесения изменений в личные данные работника.

Изменения в наименовании предприятия вносятся в трудовую книжку на основании п. 2.15 Инструкции № 58. Так, если за время работы работника наименование предприятия изменилось, такое изменение оформляется следующим образом:

— вграфе 3 трудовой книжки делается запись: «Предприятие (старое наименование) с (дата переименования) переименовано на (новое наименование предприятия)»;

— в графе 4указывается основание для переименования — приказ (распоряжение), его дата и номер.

6.4. Как исправить неверную запись в трудовой книжке

В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе, а также о награждении и поощрении возникает необходимость внесения исправлений в записи, сделанные в трудовой книжке. Исправления выполняются собственником или уполномоченным им органом, которым была сделана соответствующая запись (п. 2.6 Инструкции № 58).

Исправленные сведения о работе, переводе на другую работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать оригиналу приказа или распоряжения.

В случае утери приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполняемой работе исправления сведений о работе осуществляются на основании других документов, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Показания свидетелей не могут быть основанием для исправления внесенных ранее записей.

Согласно п. 2.10 Инструкции№ 58 в разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Исправления вносятся следующим образом:

1) в графе 1 указывается порядковый номер
записи;

2) в графе 2— дата внесения изменений;

3) в графе 3 указывается запись (ее номер), которая является недействительной, и текст необходимой правильной записи. Например: «Запись под № (номер) является недействительной. Принят на должность (наименование должности)»;

4) в графе 4повторяются дата и номер приказа (распоряжения) собственника или уполномоченного им органа, запись из которого была неправильно внесена в трудовую книжку.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода. Например, пишется: «Запись под № (номер) является недействительной, восстановлен на предыдущей работе». При изменении формулировки причины увольнения пишется: «Запись под № (номер) является недействительной, уволен (новая формулировка причины увольнения)».

В графе 4в таком случае производится ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, в дальнейшем признанной недействительной, по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

6.5. Каков порядок внесения в трудовую книжку записи об увольнении работника

Порядок заполнения трудовой книжки при увольнении работников регулируется пп. 2.25 — 2.28 Инструкции № 58. Так, записи в трудовой книжке о причинах увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства со ссылкой на соответствующие статьи и пункты (п. 2.25 Инструкции № 58). Например: «Уволен в связи с сокращением штата работников, п. 1 ст. 40 КЗоТ Украины»

При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ Украины».

Записи об увольнении в трудовой книжке работника осуществляются следующим образом:

— в графе 1 указывается порядковый номер
записи;

— в графе 2— дата увольнения;

— в графе 3— причина увольнения;

— в графе 4 — документ, на основании которого внесена запись (приказ (распоряжение) руководителя предприятия, его номер и дата). При заполнении трудовой книжки частным предпринимателемили другим физическим лицом, использующим наемный труд, в эту графу вносится дата снятия трудового договора с регистрации в государственной службе занятости.

В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» в графе 3 записывается: «Работа прекращена в связи со смертью», в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения).

При увольнении работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее соответствующей записью. При этом все записи о работе, наградах, внесенные в трудовую книжку за время работы на этом предприятии, удостоверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или отдела кадров (п. 4.1 Инструкции № 58).

6.6. В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом собственнику или уполномоченному им органу по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи такого заявления (в другие сроки — в случае возникновения осложнений) работодатель по последнему месту работы выдает работнику другую трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки и вкладыш к ней заполняются на общих основаниях. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).

Если до оформления на это предприятие работник уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в графу 3раздела «Сведения о работе» сначала вносится запись об общем стаже его работы до оформления на это предприятие, подтвержденный соответствующими документами.

Обратите внимание: общий стаж работы записывается суммарно (общее количество лет, месяцев, дней работы) без уточнения, в какие периоды времени, на каких должностях и предприятиях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный документами, оформленными соответствующим образом, записывается по отдельным периодам работы.

В случае если документы не содержат полностью всех данных о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только те данные, которые указаны в документах.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) стала
непригодной для дальнейшего использования (обгорела, порвана, загрязнилась), то на первой ее странице делается надпись: «Вместо выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее собственнику. При оформлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

6.7. Как ведется учет трудовых книжек на предприятии

Согласно Номенклатуре бланков ценных бумаг и документов строгого учета, которые изготавливаются по лицензии Минфина, утвержденной постановлением КМУ от 19.04.93 г. № 283, трудовые книжки и вкладыши к ней причислены к бланкам строгого учета. Они хранятся в бухгалтерии предприятия и выдаются по заявке под отчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек (п. 7.2 Инструкции № 58).

По окончании каждого месяца лицо, которое отвечает за ведение трудовых книжек, подает в бухгалтерию отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

За выдачу новой трудовой книжки (вкладыша, дубликата) с работника взимается ее стоимость.

Учет бланков трудовых книжек ведется в Книге учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-9, а заполненных трудовых книжек — в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10. Указанные книги, формы которых утверждены приказом № 277, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и печатью.

В Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к нимвносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к нимрегистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также вновь выданные работникам трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера. Данная книга ведется отделом кадров или другим подразделением, которое отвечает за оформление приема и увольнения работников.

На бланки трудовой книжки, которые были испорчены во время заполнения, составляется акт на списание бланков трудовых книжек или вкладышей к ним типовой формы № П-11, утвержденной приказом № 277.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовые книжки и их дубликаты, которые не были получены работниками при увольнении, хранятсяв течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от других трудовых книжек работающих лиц. После этого срока незатребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по окончании указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.