Оформление представительских расходов

Успешное развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с представителями других компаний. Организуя встречи или переговоры, компания несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы.

Определение представительских расходов в целях налогообложения прибыли приведено в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества. Кроме того, представительскими являются затраты на прием и обслуживание участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

В Налоговом кодексе РФ содержится конкретный перечень затрат, которые относятся к представительским.

Это расходы на:

– проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для лиц, участвующих в переговорах;

– транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия, а также заседания руководящего органа и обратно;

– буфетное обслуживание во время переговоров;

– оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода в ходе представительских мероприятий.

Обратите внимание: этот перечень является закрытым. Поэтому иные виды затрат представительскими не считаются. При этом в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса прямо указано, что к представительским расходам не относятся затраты налогоплательщика на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Такие затраты могут быть профинансированы за счет прибыли организации после уплаты налога.

Произведенные представительские расходы признаются таковыми независимо от места проведения запланированных мероприятий. Таким образом, эти затраты могут быть осуществлены как в самой компании, так и в арендованном ею помещении либо в местах общественного питания (ресторан, кафе, бар и т. п.). Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода для целей налогообложения нормируются – они включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процентов от затрат налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Как показывает практика проверок, при документальном оформлении бумаг, подтверждающих представительские расходы, компании очень часто допускают ошибки. Дело в том, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь на руках соответствующие первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы компании. Их нужно оформить без ошибок, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке.

Здесь существует определенная проблема. В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно, например, с помощью:

— сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;

— приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

— отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

— акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации;

— иных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере расходов.

Формы документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

— цели и результаты проведенных мероприятий;
— дата и место проведения;
— состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
— сумма затрат и т. п.

Расходы, перечисленные в отчете или других документах, должны быть подтверждены первичными документами, свидетельствующими о приобретении товаров для представительских целей или оплате услуг сторонних организаций.

Такие требования изложены в письмах Минфина России от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288, от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26.

ФНС России, в письме от 08.05.2014 N ГД-4-3/8852,  указывает, что для признания представительских затрат в целях налогообложения прибыли достаточно первичных учетных документов, оформленных в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, а именно:

— документов, которые подтверждают факт приобретения товаров (работ, услуг).

Эти документы могут, в частности, прилагаться к авансовому отчету;

— документов, из содержания которых следует, что данные приобретения использованы при проведении представительских мероприятий. По мнению налогового ведомства, это может быть любой первичный учетный документ (например, отчет ответственного лица, утвержденный руководителем).

В своем разъяснении налоговое ведомство ссылается на Письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, в котором, в частности, говорится о необходимости сокращения количества подтверждающих документов. В этом Письме также указано, что представительские расходы можно учесть на основании любых первичных учетных документов, свидетельствующих об обоснованности и производственном характере этих затрат.

Вместе с тем, организация может составлять указанные выше документы и для других целей, например, для контроля над бюджетом. Тогда лучше сохранить их копии и для бухгалтерии — на случай, если у инспекторов все же возникнут сомнения в обоснованности представительских сумм.

Оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности. Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три последовательных этапа, которые включают оформление:

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год. Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказ, регламентирующий:

– перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями).

Обратите внимание: бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п.

Представительские расходы: оформляем документы

2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя компании:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Вопрос:

1. Как правильно произвести документальное оформление представительских расходов?

Учет и оформление представительских расходов

Является ли правомерным выплаты вознаграждений членам Совета директоров. Если да, то какими страховыми взносами облагаются (если облагаются) такие выплаты?

3. Как правильно произвести документальное оформление подарков сотрудникам в виде денежных средств к 23-ему февраля, к 8-мому марта. Облагаются ли такие подарки страховыми взносами?

Ответ:

1. Для того чтобы подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов и их связь с управлением организацией, организация должна составить соответствующие внутренние организационно-распорядительные документы. Их перечень приведен в письме Минфина РФ от 13.11.07 г. № 03-03-06/1/807. Это:

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— отчет о представительских расходах по проведенному мероприятию;

— первичные документы.

Если представительские мероприятия проводятся в организации довольно часто, то целесообразно в начале года составить положение о представительских расходах. В нем руководитель утверждает порядок проведения представительских мероприятий, использования денежных средств, контроля за их использованием, документального подтверждения затрат, а также указывает лиц, выполняющих представительские функции.

Если же официальные приемы носят случайный (разовый) характер, то в отношении каждого мероприятия необходимо составить приказ, который подписывает руководитель. В приказе следует указать назначение мероприятия, срок его проведения, состав участников (как со стороны приглашенных, так и с принимающей стороны), предельную сумму расходов, лицо, ответственное за проведение мероприятия и расходование денежных средств.

В смете необходимо указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по отдельным статьям затрат, а также лицо, отвечающее за прием гостей и за произведенные расходы.

По итогам каждого проведенного мероприятия необходимо составить отчет. Сведения, подлежащие отражению в этом документе, описаны в Письмах УФНС России по г. Москве от 16.05.06 г. № 20-12/41851 и от 22.12.06 г. № 21-11/113019@:

— цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

— дату и место проведения;

— программу мероприятий;

— состав пригашенной делегации;

— список участников принимающей стороны;

— величину расходов на представительские мероприятия.

Примерные формы организационно-распорядительных документов приведены в приложении к настоящей консультации.

Также обращаем внимание, что в упомянутых письмах Минфина РФ и УФНС России по г. Москве определен порядок документального подтверждения представительских расходов для целей отнесения их в состав расходов на производство и реализацию при исчислении налога на прибыль. Какие-либо разъяснения по вопросу о порядке подтверждения целевого использования некоммерческой организацией целевых поступлений при использовании их на представительские расходы отсутствуют.

По нашему мнению, некоммерческая организация также может руководствоваться описанным порядком оформления документов для подтверждения целевого использования средств, направленных на оплату представительских расходов.

2. Выплаты вознаграждений членам Совета директоров некоммерческого партнерства являются правомерными, если

— Совет директоров как орган управления некоммерческим партнерством предусмотрен его уставом (п. 3 ст. 14 Федерального закона от 12.01.96 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»);

— расходы на выплату вознаграждений членам Совета директором предусмотрены сметой некоммерческого партнерства.

Статьей 5 Федерального закона от 12.01.96 г. № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» установлено следующее: некоммерческая организация не вправе выплачивать вознаграждение членам высшего органа управления за выполнение ими возложенных на них функций, за исключением компенсации расходов, непосредственно связанных с участием в работе высшего органа управления.

Указанное ограничение не распространяется на членов Совета директоров некоммерческого партнерства, так как данный орган не является высшим органом управления некоммерческого партнерства. Высшим органом управления для некоммерческого партнерства является общее собрание его членов.

Вознаграждения членам Совета директоров подлежат обложению страховыми взносами (в Пенсионный фонд Российской Федерации на обязательное пенсионное страхование, Фонд социального страхования Российской Федерации на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования на обязательное медицинское страхование) на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ.

В перечне сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами, установленном ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ, вознаграждения членам Совета директоров не поименовано.

3. Для того, чтобы выплаты подарков в виде денежных средств ко Дню защитника Отечества и к 8 Марта в некоммерческой организации были правомерными, эти выплаты должны быть предусмотрены сметой некоммерческого партнерства или трудовыми договорами с сотрудниками. В противном случае данные выплаты могут быть признаны налоговыми органами как выплаты, не связанные с уставной деятельностью некоммерческой организации, соответственно они могут быть включены в налоговую базу по налогу на прибыль.

В случае, если рассматриваемые выплаты подарков сотрудникам будут предусмотрены трудовыми договорами, то они подлежат обложению страховыми взносами на основании п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.09 г. № 212-ФЗ.

В случае, если рассматриваемые выплаты подарков сотрудникам не предусмотрены трудовыми договорами, но они предусмотрены сметой некоммерческого партнерства, то данные выплаты могут не облагаться страховыми взносами.

При этом данные подарки в виде денежных средств должны быть предусмотрены письменными договорами дарения, а не трудовыми или внутренними документами организации (см. Письмо Минздравсоцразвития от 05.03.10 г. № 473-19).

По нашему мнению, в случае если выплата рассматриваемых подарков будет носить массовый характер (в число одаряемых ко Дню защитника Отечества будут включены все или большинство сотрудников мужского пола или, соответственно, к 8 Марта – все или большинство сотрудников женского пола), то у некоммерческого партнерства будут существовать значительные риски признания проверяющими из фондов необоснованного занижения базы для исчисления обязательных страховых взносов.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ — ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ И НОРМИРОВАНИЕ

 
    Представить жизнь современной развивающейся компании без официальных приемов практически невозможно, именно на таких мероприятиях устанавливаются нужные контакты, заключаются выгодные сделки, а также решаются иные аналогичные вопросы. Проведение таких мероприятий связано с определенными затратами, которые принято называть представительскими. Представительские расходы организация вправе учесть для целей налогообложения прибыли, но для этого необходимо иметь документальное подтверждение указанных расходов. О специфике учета представительских расходов для целей налогообложения мы и поговорим далее более подробно.
 
    Организации плательщики налога на прибыль в целях ведения налогового учета руководствуются положениями главы 25 «Налог на прибыль организаций» Налогового кодекса Российской Федерации (далее — НК РФ).
    Представительским расходам в налоговом учете посвящен пункт 2 статьи 264 НК РФ, из которого вытекает, что представительскими расходами признаются расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:
    • представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
    • участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
    При этом совершенно не имеет значения, где проводится официальная встреча — на территории принимающей стороны или на любой нейтральной территории — в другом городе или даже за границей, на что прямо указано в самой статье 264 НК РФ.
 
    Непосредственно в состав представительских расходов налоговое законодательство относит расходы:
    • на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
    • на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
    • на буфетное обслуживание во время переговоров;
    • на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
 

Обратите внимание!
В составе представительских расходов не могут учитываться расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

 
    На первый взгляд все предельно просто, однако это далеко не так. Начнем с того, что не совсем понятно, какая встреча носит официальный характер. Единственное, что делает НК РФ, так это раскрывает понятие того, что понимается под самим официальным приемом — это завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие. Но ведь люди могут случайно встретиться в кафе и за завтраком обсудить какие-то вопросы, непосредственно касающиеся бизнеса.

Как оформить представительские расходы

Можно ли считать такую встречу официальным приемом? С точки зрения финансистов — нет. Как разъясняет Минфин России, если встреча не носит официального характера или у налогоплательщика отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых переговоров, то расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения. В частности, такая точка зрения изложена в Письмах Минфина России от 01.11.2010 г. N 03-03-06/1/675, от 16.11.2009 г. N 03-03-06/1/759.
 
    Второе, на что обращает внимание формулировка пункта 2 статьи 264 НК РФ, так это отсутствие возможности отнесения в состав представительских расходов затрат на проведение деловых переговоров с индивидуальными предпринимателями.