Опись документов в налоговую

7.4. КОПИИ, ИХ ИСТОРИЧЕСКОЕ РАЗВИТИЕ И ВИДЫ

Копия (от лат. "copia") — множество. Копия документа — это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы".

Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст. В практических целях составлялись сборники копий, грамот — для укрепления землевладельческих прав, привилегий, для учёта документации и т.д. В Западной Европе эти сборники назывались картуляриями и были известны с 10 века. В России они получили название копийных книг. В частности, из 15 столетия до нас дошёл список так называемого Краткого собрания ханских ярлыков русским митрополитам в русском переводе.

Первоначально копия списывалась от руки. Отсюда и название — список (например, список летописи). В российских учреждениях копированием документов занимались специальные сотрудники — копиисты. Позднее, начиная со второй половины 19 в., появились машинописные копии.

Существует множество видов копий:

Один из экземпляров копии документа называется дублетнымдокументом.

По способу воспроизведения копии могут быть:

— получаются при переписке оригинала от руки или при перепечатке на пишущей машинке;

— представляют собой точное воспроизведение документа средствами фотографии, печати, репрографии.

ручные
автоматические

По времени воспроизведения копии делятся на:

— возникают одновременно с оригиналом (например, при написании через копировальную бумагу);

копии (могут создаваться спустя многие годы и тысячи лет).

одновременные
позднейшие

По степени точности, близости к оригиналу копии могут быть:

В связи с использованием для изготовления документов новых информационных технологий, компьютерной периферии, прежде всего принтеров, появились достаточно специфические копии.

Дело в том, что многие принтерные распечатки не имеют оригиналов, либо их получают с временно существующего оригинала, в частности, с промежуточного экранного (дисплейного). А в перспективе роль временного оригинала будет играть "формируемый с голоса или с компьютерной авторучки и корректируемый в том же режиме электронный вариант временно существующего оригинала".

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

, т.е. удостоверенные автором;

— копии, удостоверенные должностным лицом. Заверенная копия — это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Виды копий, порядок оформления и удостоверения.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

авторизованные
заверенные

Вопросы и задания для самопроверки:

    1. Дайте характеристику основных документообразующих признаков.
    2. При каких условиях документ приобретает юридическую силу?
    3. Что собой представляют основные варианты документов?
    4. Какие существуют виды фальсификаций документов?
    5. Назовите основные способы подделки документов.
    6. Что такое копия документа? Охарактеризуйте виды копий.

    Литература:

    ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

    Демушкин А.С. Организация распознания подделок документов // Секретарское дело. 1999. N 4. С.21-27.

    Демушкин А.С. Как распознать подделки документа // Отечественные архивы. 2000. N 1. С.86-100.

    Каштанов С.М. Русская дипломатика. М., 1988.

    Козлов В.П. Тайны фальсификации. Анализ подделок исторических источников 18-19 веков. М.: Аспект-Пресс, 1996.

    Новосёлов В.И. Юридическая сила документа // Советские архивы. 1971. N 1. С.57-63.

    Шепелев Л.Е. Проблемы источниковедческого изучения делопроизводственных документов государственных учреждений 19 — начала 20 вв. // Источниковедение отечественной истории. М., 1976. С.248-271.

    Подлинники и копии. Виды копий. Порядок их удостоверений

    В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

    Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием.

    Комплект диагностических тестов

    Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

    Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

    Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

    Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

    Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

    Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения.В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    То есть:

    ниже реквизита "подпись" проставляется надпись "Верно";

    далее указывается должность лица, заверившего копию;

    проставляется его личная подпись;

    делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

    указывается дата заверения;

    проставляется печать.

    Например:

    Верно

    Печать

    Инспектор службы кадров отдела кадров Левченко Т.С. Левченко

    Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

    Алгоритм создания текста документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Унификация текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов.

    Дата публикования: 2015-11-01; Прочитано: 3494 | Нарушение авторского права страницы

    20.1. Требования к оформлению копий документов

    Виды документов, удостоверяющих личность

    Классификатор видов документов, удостоверяющих личность

       Классификатор видов документов, удостоверяющих личность не входит в перечень общероссийских классификаторов и является ведомственным классификатором (Минобразования России, ПФР, ФНС). Коды ПФР регламентируются внутренним Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 №192п (ред. от 21.07.2014г.) "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению". Коды ИФНС определены Приказом ФНС России от 17.11.2010г. №ММВ-7-3/611@ (ред. от 14.11.2013г.) "Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и рекомендаций по ее заполнению, формата сведений о доходах физических лиц в электронном виде, справочников".

        В прикладных решениях 1С классификатор видов документов, удостоверяющих личность используется при внесении данных о физических лицах, участвующих в правоотношениях с организациями, в разрезе которых ведется учет. Согласно данному классификатору, документами, удостоверяющими личность являются (в алфавитном порядке для удобства работы): 

    Вид документа Код ИФНС Код ПФР
    Вид на жительство 12 ВИД НА ЖИТЕЛЬ
    Военный билет офицера запаса 27 ВОЕН БИЛЕТ ОЗ
    Военный билет солдата (матроса, сержанта, старшины) 07 ВОЕННЫЙ БИЛЕТ
    Временное удостоверение личности гражданина Российской Федерации 14 ВРЕМ УДОСТ
    Дипломатический паспорт гражданина Российской Федерации 09 ДИППАСПОРТ РФ
    Загранпаспорт гражданина Российской Федерации 22 ЗГПАСПОРТ РФ
    Загранпаспорт гражданина СССР 02 ЗГПАСПОРТ
    Иные документы 91 ПРОЧЕЕ
    Паспорт гражданина Российской Федерации 21 ПАСПОРТ РОССИИ
    Паспорт гражданина СССР 01 ПАСПОРТ
    Паспорт иностранного гражданина 10 ИНПАСПОРТ
    Паспорт Минморфлота 06 ПАСПОРТ МОРФЛТ
    Паспорт моряка 26 ПАСПОРТ МОРЯКА
    Разрешение на временное проживание в Российской Федерации 15
    Свидетельство о рассмотрении ходатайства о признании беженцем на территории Российской Федерации 11 СВИД БЕЖЕНЦА
    Свидетельство о рождении 03 СВИД О РОЖД
    Свидетельство о рождении, выданное уполномоченным органом иностранного государства 23
    Справка об освобождении из  места лишения свободы 05 СПРАВКА ОБ ОСВ
    Удостоверение беженца в Российской Федерации 13 УДОСТ БЕЖЕНЦА
    Удостоверение личности офицера 04 УДОСТ ОФИЦЕРА