Оплата сверхурочных при суммированном учете

"Учет. Налоги. Право", 2005, N 17

СУММИРОВАННЫЙ УЧЕТ: КАК РАССЧИТАТЬ СВЕРХУРОЧНЫЕ

Из-за специфики работы предприятия не всегда удается составить для сотрудников такой график рабочего времени, чтобы за неделю они укладывались в 40 часов. Взять хотя бы тех, кто работает посменно (например, сутки через трое). Понятно, что их рабочие часы "не вписываются" в стандартную 40-часовую рабочую неделю.

Как же быть? Ведь если сотрудник работает больше 40 часов в неделю, то время, отработанное сверхурочно, нужно оплатить в повышенном размере (ст. ст. 91, 152 ТК РФ).

Выход есть. Это суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ), когда фактически отработанное время рассчитывают исходя из некоего учетного периода (месяц, квартал, год).

При этом многие работодатели, использующие суммированный учет, уверены: при расчете сверхурочных норму рабочего времени нужно сравнивать с часами, фактически отработанными в учетном периоде.

К сожалению, это утверждение справедливо лишь когда сотрудник "идет" точно по графику. А бывает это крайне редко: люди болеют, ходят в отпуск, берут дни за свой счет и т.д.

Возьмем, например, такую ситуацию. В графике у сотрудника больше часов, чем по производственному календарю. Однако в течение учетного периода он какое-то время проболел. По изложенной выше логике выходит: сотрудник отработал меньше нормы, поэтому оплачивать сверхурочные не нужно.

По нашему мнению, такая точка зрения ошибочна. Это очевидно, если сравнить расчет сверхнормативных при обычном и суммированном учете рабочего времени.

Для начала посмотрим, как сверхнормативные считают организации, где ведется обычный учет рабочего времени — исходя из 5-дневной рабочей недели и 8-часового рабочего дня.

Пример 1. В организации установлена 5-дневная рабочая неделя с 8-часовым рабочим днем.

По производственному календарю в апреле сотрудник фирмы Иванов должен отработать 21 день (168 часов). Но с 4 апреля по 3 мая он взял очередной отпуск на 28 календарных дней. Отработал же только один день — 1 апреля. При этом по просьбе начальства работал не 8, а 10 часов.

Получается, что в апреле вместо 168 часов сотрудник отработал 10 часов. И еще 160 часов был в отпуске (20 раб. дн. х 8 ч).

Норма, приходящаяся на один отработанный день, составляет 8 часов (по производственному календарю). Фактически Иванов работал 10 часов. Очевидно, что 2 часа он работал сверхурочно (10 — 8). Эти часы фирма и оплачивает по повышенной ставке.

Как видим, при обычном учете рабочего времени месячную норму уменьшают на время отпуска. Логично, что так же нужно поступать и рассчитывая сверхурочные при суммированном учете. Просто считать их следует не каждый месяц, а по итогам учетного периода (ст. 99 ТК РФ).

Пример 2. А теперь представим, что организация применяет суммированный учет рабочего времени. Учетный период — квартал. По календарю 40-часовой рабочей недели норма рабочего времени составляет в первом квартале 2005 г. 446 часов, в том числе:

— в январе — 120 часов;

— в феврале — 151 час;

— в марте — 175 часов.

В графике для сотрудника установлено 448 часов, в том числе:

— в январе — 108 часов;

— в феврале — 140 часов;

— в марте — 200 часов.

Фактически сотрудник отработал не все часы по графику. В январе он пропустил 18 часов по причине болезни, а в марте 120 часов пришлись на очередной отпуск.

Получается, что норма, относящаяся к отработанному периоду, составляет 308 часов (446 — 18 — 120). Отработал же Иванов 310 часов (448 — 18 — 120).

Разницу в 2 часа (310 — 308) фирма обязана оплатить ему как сверхурочные.

Условимся, что часовая ставка — 50 руб. А для наглядности будем исходить из идеального варианта: часовая и среднечасовая ставки равны и работнику оплачивают 100 процентов больничного.

Тогда за учетный период работник получит 22 450 руб., в том числе:

— за время, отработанное в пределах нормы, — 15 400 руб. (308 ч х 50 руб.);

— сверхурочные — 150 руб. (2 ч х 1,5 х 50 руб.);

— за отпуск — 6000 руб. (120 ч х 50 руб.);

— оплата больничного — 900 руб. (18 ч х 50 руб.).

Правильность расчета подтверждает то, что сумма зарплаты в примере 2 равна зарплате, которую сотрудник получил бы, отработав все дни по графику. Она также составляет 22 450 руб.

Учет и оплата переработок при суммированном учете рабочего времени

(446 ч х 50 руб. + (448 — 446) х 1,5 х 50 руб.).

А теперь возьмем точку зрения тех, кто считает, что оплачивать сверхурочные не нужно. Дескать, нет в этой ситуации "переработки". Ведь вместо 446 часов нормы сотрудник отработал всего 310 часов.

Если исходить из этой предпосылки, зарплата в нашем примере составит только 22 400 руб. ((310 х 50) + 6000 + 900). Получается, что за свою болезнь и желание отдохнуть работник "поплатится" зарплатой в сумме 50 руб. (22 450 — 22 400). На наш взгляд, такой подход нельзя считать правильным.

С.М.Матвеева

Эксперт "УНП"

Подписано в печать

06.05.2005

—————————————————————————————————————————————————————————————————— ———————————————————— ——

(C) Fin-Buh.ru. Некоторые материалы этого сайта могут предназначаться только для совершеннолетних.

Расчёт сверхурочных — инструкция

Оплата сверхурочной работы при суммированном учете рабочего времени

Виды учета рабочего времени

В зависимости от специфики работы работодатель может вести поденный, понедельный или суммированный учет рабочего времени.

Поденный учет. Такой учет рабочего времени означает, что ежедневная продолжительность рабочей смены одинакова, например 8 ч при 40-часовой рабочей неделе. Работа сверх этой продолжительности не может компенсироваться недоработкой в другие дни и признается сверхурочной.

Понедельный учет. Применяется в случаях, когда может быть соблюдена только установленная еженедельная продолжительность рабочего времени. То есть в отдельные дни рабочей недели у сотрудника могут быть переработки или недоработки, но по итогам недели должна быть соблюдена недельная норма рабочего времени, например 40 ч.

Понедельный учет применяется при сменном режиме работы или при гибком графике с учетным периодом, равным неделе. При этом главное, чтобы была отработана норма рабочего времени в целом за неделю.

Суммированный учет. Если ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная для определенной категории работников, не может быть соблюдена, то на предприятии допускается введение суммированного учета рабочего времени. При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может отличаться от нормы. Но продолжительность рабочего времени за учетный период в целом не должна превышать нормального числа рабочих часов.

Сверхурочная работа — чья инициатива?

Согласно ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа — это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Рабочим называется время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Поскольку сверхурочная работа определяется как разница между фактически отработанным работником количеством часов за учетный период и нормальным числом рабочих часов за учетный период, подсчет количества часов, отработанных работником сверхурочно, возможен только по окончании учетного периода. Напомним, что согласно ст. 104 ТК РФ при суммированном учете рабочего времени работодатель исходя из особенностей производства или деятельности вправе установить в качестве учетного периода месяц, квартал или иной период, не превышающий одного года. По окончании учетного периода нужно подсчитать количество часов, фактически отработанных сотрудником, и сравнить их с нормальной продолжительностью рабочего времени за аналогичный период. Если сотрудник отработал больше нормы за учетный период, часы переработки признаются сверхурочными.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе допускается с его письменного согласия в следующих случаях:

  1. при необходимости выполнить (закончить) начатую работу, которая вследствие непредвиденной задержки по техническим условиям производства не могла быть выполнена (закончена) в течение установленной для работника продолжительности рабочего времени, если невыполнение (незавершение) этой работы может повлечь за собой порчу или гибель имущества работодателя (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), государственного или муниципального имущества либо создать угрозу жизни и здоровью людей;
  2. при производстве временных работ по ремонту и восстановлению механизмов или сооружений в тех случаях, когда их неисправность может стать причиной прекращения работы для значительного числа работников;
  3. для продолжения работы при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва. В этих случаях работодатель обязан немедленно принять меры по замене сменщика другим работником.

При этом работодателю нужно помнить, что необходимо получить согласие работника в каждом случае при привлечении его к сверхурочной работе.

Привлечение работодателем работника к сверхурочной работе без его согласия допускается:

  1. при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;
  2. в чрезвычайных ситуациях, при производстве работ по устранению аварий в системах водоснабжения, газоснабжения, отопления, освещения, канализации, транспорта, связи;
  3. при производстве работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, т.е. в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника, а также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 ч в течение двух дней подряд и 120 ч в год.

Работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника.

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени выявить количество случаев переработок невозможно. Кроме того, ст. 152 ТК РФ не установлены специальные правила для оплаты сверхурочной работы при данном виде учета рабочего времени. В зависимости от выбранного в организации учетного периода доплаты за сверхурочную работу рассчитываются по его окончании, например ежемесячно, ежеквартально, ежегодно.

Оплата труда за пределами нормальной продолжительности рабочего времени при суммированном учете должна производиться следующим образом. Определяется общее количество часов сверхурочной работы по итогам учетного периода. Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, а остальные — не менее чем в двойном размере.

Итак, в зависимости от принятой в организации системы оплаты труда сверхурочная работа оплачивается отдельно по каждому случаю:

работникам, которым установлены дневные или часовые тарифные ставки, — в размере не менее полуторной часовой ставки за первые два часа и не менее двойной часовой ставки за последующие часы;

работникам, получающим месячный должностной оклад, — в размере не менее полуторной часовой ставки (части оклада за час работы) сверх оклада за первые два часа. За последующие часы сверхурочной работы им выплачивается не менее двойной часовой ставки (части оклада за час работы) сверх должностного оклада.

Пример 1. Работнику установлен суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе. Учетный период — квартал. Часовая тарифная ставка составляет 84 руб.

В IV квартале 2008 г. работник отработал по графику 535 ч. Норма рабочего времени в IV квартале 2008 г. составляет 518 ч.

Сверхурочно работник отработал 17 ч (535 — 518), из которых 2 ч подлежат оплате не менее чем в полуторном размере, а 15 ч (17 — 2) — не менее чем в двойном.

Доплата за сверхурочную работу за IV квартал 2008 г. составит не менее 2772 руб. (84 руб. x 2 ч x 1,5 + 84 руб. x 15 ч x 2).

Пример 2. Работнику установлен суммированный учет рабочего времени при 40-часовой рабочей неделе. Его оклад — 15 850 руб. Учетный период — квартал.

В октябре 2008 г. работник в связи с производственной необходимостью задержался на работе 6 ч, в ноябре 2008 г. — 14 ч.

В IV квартале 2008 г. он отработал по графику 538 ч. Норма рабочего времени в IV квартале 2008 г. составляет 518 ч.

Сверхурочно работник отработал 20 ч (538 — 518), из которых 2 ч подлежат оплате не менее чем в полуторном размере, а 18 ч (20 — 2) — не менее чем в двойном.

Доплата за сверхурочную работу за IV квартал 2008 г. рассчитывается следующим образом.

В октябре 23 рабочих дня. Дневная ставка: 15 850 руб. / 23 раб. дня = 689,13 руб.

В октябре 2008 г. часовая ставка составила: 689,13 руб. / 8 = 86,14 руб.

Доплата за сверхурочную работу за октябрь 2008 г.: (86,14 руб. x 2 ч x 1,5 + 86,14 руб. x 4 ч x 2) = 947,54 руб.

В ноябре 19 рабочих дней. Дневная ставка: 15 850 руб. / 19 раб. дня = 834,21 руб.

В ноябре 2008 г. часовая ставка составила: 834,21 руб./8 = 104,27 руб.

Доплата за сверхурочную работу за ноябрь 2008 г.: (104,27 руб. x 14 ч x 2) = 2919,56 руб.

Доплата за сверхурочную работу за IV квартал 2008 г. составит не менее 3867,10 руб.

При этом нужно помнить, что ведется подсчет времени за учетный период. Например, если в феврале 2008 г. работник отработал 172 ч при норме рабочего времени 159 ч, а в учетном периоде — 454 ч при норме 454 ч, то отработанные 13 ч сверх нормы рабочего времени в феврале не будут являться сверхурочными.

Налоговый учет

При расчете налога на прибыль учитываются расходы организации на оплату труда. Согласно п. 3 ст. 255 НК РФ к ним, в частности, относятся начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за сверхурочную работу. Правда, при условии, что данные расходы связаны с производственной деятельностью организации.

Зарплатные налоги

Все выплаты и иные вознаграждения, начисляемые организациями в пользу физических лиц по трудовым (гражданско-правовым, авторским) договорам, облагаются ЕСН. Оплата сверхурочного труда — это доход работника, который не относится к компенсациям, премиям, дотациям и т.д. Сверхурочный труд облагается теми же налогами, что и заработная плата. Кроме того, удерживается НДФЛ в размере 13%.

120 часов — это не предел?

ТК РФ ограничивает продолжительность сверхурочных работ. Она не должна превышать для каждого работника 4 ч в течение двух дней подряд и 120 ч в год. Может ли организация, нарушившая данное требование, учесть в налоговых расходах на оплату труда суммы выплат работникам за работу сверх пределов?

Налоговое законодательство не регламентирует подобную ситуацию. Но Роструд неоднократно отмечал, что нарушение работодателем порядка привлечения к сверхурочной работе не должно отражаться на праве работника получить за нее доплату. Аналогичный вывод сделан в Письмах Минфина России от 22.05.2007 N 03-03-06/1/278, от 02.02.2006 N 03-03-04/4/22, от 15.08.2005 N 03-03-02/62.

Кроме того, существует обширная судебная практика, подтверждающая право налогоплательщика учитывать расходы на оплату за сверхурочную работу свыше 120 ч в год, т.е. с превышением предела, установленного ст. 99 ТК РФ, а также расходы на зарплатные налоги и страховые взносы в ПФР в составе расходов для целей налогового учета: Постановления ФАС ЗСО от 02.07.2008 N Ф04-3947/2008(7394-А75-14), ФАС ЗСО от 07.04.2008 N Ф04-1209/2008(1113-А75-25), ФАС ЗСО от 10.09.2008 N Ф04-5432/2008(11097-А75-25).

Суды отклонили доводы налоговой инспекции, что по смыслу п. 3 ст. 255 НК РФ расходы, произведенные с нарушением законодательства, не должны уменьшать налогооблагаемую прибыль. Они исходили из того, что данная норма не содержит ограничений по количеству часов при отнесении к расходам на оплату труда начислений за сверхурочную работу. Согласно ст. 149 ТК РФ оплата сверхурочных работ в повышенном размере относится к заработной плате. Нарушение норм трудового законодательства, связанное с привлечением работников к сверхурочным работам с превышением установленного законодательством 120-часового лимита, не исключает возможности включения указанных затрат в состав уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, поскольку не меняет правовой природы произведенных выплат.

Факт привлечения к сверхурочным работам с нарушением требований ст. 99 ТК РФ сам по себе не свидетельствует об экономической нецелесообразности произведенных расходов.

Учитывая изложенное, расходы на оплату труда работников, работающих сверхурочно (в том числе если количество часов, отработанных ими сверхурочно, превышает 120 ч в год), в целях налогообложения прибыли относятся к расходам согласно ч. 3 ст. 255 НК РФ при условии, что такая обязанность предусмотрена трудовым договором, заключенным с работником.

В.Вишнякова

Заместитель главного бухгалтера

ООО "ПСФ "КРОСТ"

Сверхурочная работа при суммированном учете рабочего времени

Согласно части первой ст. 99 ТК РФ для работников с суммированным учетом рабочего времени сверхурочной является работа сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Соответственно, чтобы определить количество часов переработки, нужно знать как общее количество фактически отработанных часов за весь учетный период, так и норму рабочих часов за тот же период, которая для каждого работника определяется индивидуально с учетом имевших место в учетном периоде дней освобождения от работы. Поэтому подсчет часов переработки при суммированном учете рабочего времени ведется только по окончании учетного периода (см. также письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 N 22-2-3363).

Как быть, если работник увольняется до окончания учетного периода? Нужно ли в такой ситуации определять переработку на дату увольнения и оплачивать работнику сверхурочную работу? Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве нет. В связи с этим суды по-разному подходят к решению проблемы.

Как оплатить сверхурочные при суммированном учете рабочего времени

Одни считают, что работодатель обязан выплатить компенсацию за сверхурочную работу при увольнении работника до окончания учетного периода, определив при этом переработку за время с начала учетного периода по день увольнения (см., например, определение Алтайского краевого суда от 14.12.2011 N 33-10697/2011, определение суда Чукотского автономного округа от 02.06.2011 N 33-124/11). Другие суды убеждены, что у работника, уволившегося до окончания учетного периода, переработка не может быть установлена и фактически отсутствует (см., например, определение суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 12.09.2011 N 33-2508/2011).

При определении продолжительности сверхурочной работы, подлежащей оплате в повышенном размере в соответствии со ст. 152 ТК РФ, работа, произведенная сверх нормы рабочего времени в выходные и нерабочие праздничные дни и оплаченная в повышенном размере либо компенсированная предоставлением другого дня отдыха в соответствии со ст. 153 ТК РФ, не учитывается (часть третья ст. 152 ТК РФ).

Таким образом, работа в выходные и праздники сверх нормы рабочего времени хоть и производится за пределами нормального числа рабочих часов за учетный период, однако как сверхурочная работа не квалифицируется. В результате получается такая формула подсчета сверхурочных часов при суммированном учете рабочего времени:

Количество сверхурочных часов = общее количество отработанных сотрудником часов за учетный период — норма рабочего времени сотрудника за учетный период — количество часов, отработанных в выходные — количество часов, отработанных в праздники сверх нормы рабочего времени.

Внимание

Из общего количества часов переработки вычитается не вся работа в праздники, а только та, что произведена сверх нормы рабочего времени. Работа в праздники, запланированная графиком в пределах нормы рабочего времени, таковой не является и из переработки не вычитается.

Введение суммированного учета рабочего времени не позволяет закладывать в график переработку в целом за учетный период. Часы, хоть и предусмотренные графиком в качестве рабочих, но отработанные сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, являются переработкой. Значит, при подсчете сверхурочных часов нельзя ориентироваться только на график работы, если он составлен неверно. С момента начала переработки по графику и до окончания учетного периода все отработанные часы, независимо от того, предусмотрены они графиком или нет, являются сверхурочными, кроме тех, что отработаны в выходные и праздники.