Оприходование товара на склад

Поступление товаров на склад

Товар: любая вещь, не ограниченная в обороте, свободно отчуждаемая и переходящая от одного лица к другому по договору купли – продажи (пункт 64 ГОСТ Р 51303-99, утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 11 августа 1999 года №242-ст).

Товары в организациях торговли относятся к активам, предназначенным для продажи.

В соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 09 июня 2001 года № 44н, товары являются частью материально-производственных запасов, которые приобретены или получены от других юридических или физических лиц и предназначены для продажи.

Основанием для отражения операций по поступлению товаров являются Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132 (далее Постановление №132).

Согласно пункту 2.1.1 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности и его документального оформления регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли — продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Передача товара покупателю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки и перевозки товара. Это могут быть накладные, товарно-транспортные накладные, железнодорожные накладные, счета, счета-фактуры.

Товары, приобретаемые организацией торговли для перепродажи, могут поступать непосредственно к ней на склад, а могут приниматься торговой организацией вне собственного склада.

Осуществляя приемку на своем складе, организация торговли может заверить товаросопроводительный документ своим штампом, в этом случае не требуется доверенность. Если приемка осуществляется вне склада покупателя (на складе поставщика, на железнодорожной станции, пристани, в аэропорту), то получение товара осуществляется материально-ответственным лицом организации торговли по доверенности, которая подтверждает право материально-ответственного лица на получение товара.

Пунктом 2.1.5 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 года №1-794/32-5, определено, что порядок приемки товаров, документальное оформление приемки зависят, в частности:

ü от места приемки;

ü от характера приемки (по количеству, качеству, комплектности);

ü от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие).

Приемка товаров по количеству и качеству предусматривает проверку соответствия фактического наличия товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных и (или) расчетных документах, а при приемке по качеству и комплектности – требованиям к качеству товаров, предусмотренных в договоре.

Получение товара оформляется по-разному — в зависимости от близости офиса к месту нахождения склада. Если склад фирмы-поставщика и офис находятся в одном месте, то оформление документов и выдача товаров происходит одновременно. Документом на отпуск товаров в данном случае является накладная.

Если склад фирмы-поставщика удален от офиса, то представителю торговой организации (материально-ответственному лицу) выдается документ на получение товара, по которому ему на складе будут отпущены материальные ценности. В случае отсутствия на складе товара в необходимом количестве, получателю выписывается новый документ – расходная накладная, в которой указывается фактически отпущенное количество товара. В накладной указывается:

ü номер и дата выписки;

ü наименование поставщика и покупателя;

ü наименование и краткое описание товара;

ü количество товара;

ü цена и общая стоимость товара (с учетом НДС), налог на добавленную стоимость должен быть указан отдельной строкой.

Накладная должна быть выписана в 4-х экземплярах, первые два остаются у поставщика (на складе и в бухгалтерии), оставшиеся два передаются покупателю (в бухгалтерию и материально-ответственному лицу). Накладная должна быть заверена печатями поставщика и получателя и подписями материально-ответственных лиц (один отпустил товар, другой – принял).

Если товар находится в ненарушенной таре, то приемка может проводиться по количеству мест, массе брутто или по количеству товарных единиц и маркировке на таре. Если не проводится проверка фактического наличия товара в таре, то необходимо сделать отметку об этом в сопроводительном документе.

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, товарно-транспортная накладная и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации-покупателя, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.

Для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора применяется Акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1), составляемый членами приемной комиссии, уполномоченными руководителем организации. Приемка товаров производится по фактическому наличию.

Количество составляемых экземпляров акта и комплектность прилагаемых документов определяется в каждом конкретном случае.

Для оформления приемки товарно-материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, применяются следующие документы:

— Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2), составляемый на отечественные товары в четырех экземплярах;

— Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3), составляемый на импортные товары в пяти экземплярах.

Обратите внимание!

Если в момент приемки товара выявлено несоответствие веса брутто весу, указанному в сопроводительных документах, покупатель не должен вскрывать тару и упаковку. Если при правильности веса брутто недостача товара установлена в ходе проверки веса нетто или количества товарных единиц в отдельных местах, то покупатель вправе приостановить приемку остального груза. Тару, упаковку вскрытых мест и товары, находившиеся в них, необходимо сохранить, а затем передать представителю организации отправителя.

То есть при обнаружении отклонений по количеству, качеству представитель торговой организации обязан:

· приостановить приемку;

· обеспечить сохранность товара и принять все необходимые меры к предотвращению его смешения с другим однородным товаром;

· вызвать представителя поставщика для составления двустороннего акта.

Уведомление о вызове представителя отправителя (поставщика) должно быть направлено ему не позднее 24-х часов, а в случае несоответствия при приемке скоропортящихся товаров – немедленно.

Для учета товарно-материальных ценностей в местах хранения товаров Постановлением №132 утвержден Товарный ярлык (форма №ТОРГ-11), заполняемый материально ответственным лицом в одном экземпляре на каждое наименование товара с проставлением порядкового номера ярлыка. Товарный ярлык хранится вместе с товарно-материальными ценностями, его данные используют для заполнения инвентаризационной описи при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Более подробно с вопросами, касающимися приемки и получения товаров на склад, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО » BKR — Интерком – Аудит» «Организация складского учета».

Как пишется: неоприходованный или не оприходованный?

Неоприходованный и не оприходованный пишется слитно и раздельно в зависимости от грамматических условий в контексте.

Узнаем, в каком случае пишется слитно слово «неоприходованный», а когда «не оприходованный» — раздельно.

Глагол «оприходовать» образует бухгалтерский термин в виде страдательного причастия «оприходованный», а далее с помощью приставки не- получим слово с противоположным значением «неоприходованный», то есть «неучтенный».

На неоприходованный материал следует составить акт инвентаризации.

В таком сообщении, где у причастия нет зависимых слов и слов, усиливающих отрицание, «неоприходованный» пишется слитно с приставкой не-.

Если у рассматриваемого причастия имеются зависимые слова, слова «отнюдь, «вовсе», «далеко», отрицательные местоимения или наречие, то слово «не оприходавнный пишется раздельно с отрицательной частицей «не».

Примеры

На не оприходованный вовремя излишек материальных средств следует составить акт.

Бухгалтеру доставляет беспокойство вовсе не оприходованный материал на складе.

Никем не оприходованный кирпич был изъят при очередной проверке и составлен на него акт.

Документы для оформления поступления товара

Оприходование товара включает в себя прием и первичный учет поступлений. Принимать товар может материально-ответственное лицо или лицо по доверенности. Поступление товаров сопровождается оформлением первичных документов поставщиком. К ним относятся:

  • товарная накладная;
  • товарно-транспортная накладная (ТТН) — она нужна, чтобы учитывать движения ТМЦ и рассчитываться за автоперевозки;
  • счет-фактура.

Счет-фактуру выписывают, если поставщик платит НДС. Счет-фактура позволяет зачесть НДС на полученный товар к возмещению. Организации и предприниматели, работающие по упрощенной системе налогообложения, не платят налог на добавленную стоимость и могут не составлять счет-фактуру, а если документ выставлен поставщиком на ОСНО — не принимать к возмещению входящий НДС.

Перед тем как принять товар, проверьте правильность оформления накладной: в ней должны содержаться реквизиты покупателя и поставщика, наименование товара, количество, цена, стоимость, НДС.

Для оприходования товара после приемки на накладной ставят печать и подписи ответственных лиц. Накладную составляют в двух экземплярах: один остается у покупателя, а другой передают продавцу. Для покупателя накладная — приходный документ, а для продавца — расходный.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Этот документ представляет собой сразу товарно-транспортную накладную и счет-фактуру. Законодательно введен с 2013 года и не обязателен к применению. Вы можете самостоятельно решить, желаете ли составлять два документа или только УПД. Как и счет-фактура, УПД дает основание для получения налогового вычета.

Применение универсального документа упрощает процесс передачи и принятия ТМЦ. С его помощью оформляйте поставку товаров, работ или услуг и передачу имущественных прав. Подписывает УПД уполномоченное лицо, ответственное за оформление первичных документов или сделки купли-продажи.

В законодательно закрепленной форме УПД есть поле статуса. Оно определяет, вместо какого документа вы представляете УПД:

  1. Счет-фактура и товарная накладная;
  2. Товарная накладная;
  3. Счет-фактура (для электронной формы).

Статус документа изменяет порядок его заполнения: для статуса 2 не нужно заполнять некоторые строки, изменяется номер УПД и необходимые подписи. Для использования УПД в организации нужно утвердить его форму. Официальная форма носит рекомендательный характер, и организация может вносить в нее изменения. Но все обязательные реквизиты первичных документов должны соответствовать требованиям.

Приемка товаров

На первом этапе приемки товаров проверяем, соответствует ли вид и количество товара сведениям в сопроводительных документах. Это нужно чтобы обеспечить полноту учета. Второй этап — приемка товара по качеству и укомплектованности. Приемку товаров выполняет материально-ответственное лицо в присутствии представителя поставщика, если в договоре не оговорены другие условия.Если весь товар на месте и брак не обнаружен, подтвердите соответствие штампом организации и подписью.

По результатам приемки товара составляется акт ТОРГ-1 и товарный ярлык ТОРГ-11. Данные товарного ярлыка нужны для проведения инвентаризационной описи.

Нарушение сроков проверки и правил приема лишит вас прав на выставление претензии к поставщику или перевозчику. Для отдельных видов товаров, сроки установлены законодательно, для остальных оговариваются в договоре. Оформление возврата некачественного товара зависит от момента обнаружения брака:

  • при обнаружении недостачи товаров или брака во время приемки комиссия составляет акт о расхождении по количеству и качеству; акт составляют по форме ТОРГ-2, при должном оформлении он будет служить основанием для предъявления претензий;
  • когда брак обнаружен после постановки товара на учет, составляется счет-фактура, где указывают количество возвращаемого товара, акт о выявленных недостатках, претензионное письмо и товарная накладная на возврат;
  • если один из видов товаров вам не привезли, вычеркните их из накладной и скорректируйте счет-фактуру.

В завершение приемки, оприходуйте поступившие ТМЦ по фактическому количеству и сумме.

Оприходование товара — проводки

В бухучете отражение приобретения товаров различается и зависит от метода передачи прав собственности.

Отсрочка платежа. Право собственности переходит в момент передачи товара покупателю. В фактическую себестоимость принятых товаров включайте расходы на доставку и заготовительные расходы.

Дебет Кредит
Оприходованы товары (без НДС) 41 60
Начислен НДС 19 60
Расходы на доставку 41 60
Начислен НДС на доставку 19 60
НДС принят к вычету 68 19
Погашена задолженность 60 50(51)

Предоплата. В договоре указано, что право собственности на товар переходит после его оплаты.

Дебет Кредит
Перечислена оплата поставщику 60 50 (51)
Оприходованы товары (без НДС) 41 60
Начислен НДС 19 60
НДС к вычету 68 19

В рамках оприходования товара стоит отметить ситуации, связанные с возвратом товара поставщику. В зависимости от того, был ли принят товар к учету и был ли он оплачен — проводки изменяются.

  1. Если брак обнаружен во время приемки товара, товар еще не принят к учету и не оплачен, — в таком случае товар учитывают на забалансовом счете 002. Возврат товара поставщику, отражайте по кредиту этого счета.
  2. Если брак обнаружен после постановки на учет и оплаты, — отразите в учете возврат товаров поставщику и спишите НДС, если он еще не принят к вычету. Если НДС уже был возмещен, то восстановите его.
Дебет Кредит
Брак возвращен поставщику 76 41
Восстановлен НДС 76 68
или Списан НДС 76 19
Возвращены деньги за товар ненадлежащего качества 51 76

Автор статьи: Елизавета Кобрина

Вести учет поступлений товаров станет проще с использованием автоматизированных программ. Облачный сервис Контур.Бухгалтерия позволяет хранить всю информацию о товарах в одном месте и упрощает процедуру оприходования товара. Заносите накладные, счет-фактуру и данные об оплате счетов. Ведите учет поступлений и выбытия ТМЦ.

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.

На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.

Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:

  1. Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
  2. Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
  3. Убедиться в платежеспособности стороны.
  4. Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.

По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@).

Документы для сделки с клиентом:

  • Договор — это начало сделки. В нём вы с клиентом определяете условия сотрудничества: что, за какую цену и в какие сроки вы делаете. Если клиент постоянный, можно составить один договор на несколько сделок.
  • Счёт содержит сумму к оплате, список товаров и услуг и банковские реквизиты продавца. Это необязательный документ, но его обычно используют для удобства.
  • Кассовый, товарный чек или бланк строгой отчётности подтверждают оплату. Выдавайте их клиенту, который платит наличными или картой. При оплате банковским переводом оплату подтверждает плтатёжное поручение.
  • Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.
  • Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.
  • Счёт-фактура — обычно выдают ИП и ООО на общей системе налогообложения, потому что они работают с НДС. В редких случаях счета-фактуры выставляют на УСН, ЕНВД и патенте.

Шаблон договора поставки

Шаблон счёта

Шаблон накладной

Шаблон акта

Счет Фактура

Транспортная накладная

При доставке грузов автомобильным транспортом составляется транспортная накладная. Этот документ грузоотправитель (если иное не предусмотрено договором) обязан оформить для подтверждения заключения договора перевозки груза (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Если доставка осуществляется собственными силами покупателя, составлять транспортную накладную необязательно (письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Транспортная накладная состоит из 17 разделов. В накладной указываются сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, о грузе и транспортном средстве, приводятся стоимость услуг транспортной компании, сопроводительные документы. Чтобы избежать претензий со стороны налоговых инспекторов, стоит подробно указывать адреса мест погрузки и выгрузки товаров в разделах 6 и 7. А вот в разделе 8, который посвящен условиям перевозки, допускаются прочерки.

Это будет означать, что сроки погрузки, штрафы за просрочку доставки или за простой транспорта и другие условия перевозки нужно определять по общим правилам, установленным Законом от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ. Транспортную накладную выписывают в трех экземплярах – по одному для перевозчика, грузоотправителя и грузополучателя. Каждый экземпляр необходимо заверить подписями грузоотправителя и перевозчика или их уполномоченных лиц. В таком же порядке заверяются все изменения в накладной. Документ составляют на одну или несколько партий грузов, перевозимых на одном транспортном средстве. Об этом сказано в пункте 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272.

Для целей бухгалтерского и налогового учета транспортная накладная является первичным учетным документом, подтверждающим расходы на транспортировку грузов по договору перевозки (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36). В случае если договор перевозки не заключался и покупатель собственным транспортом вывозит товар, затраты на перевозку груза и факт его транспортировки подтверждаются путевым листом автомобиля. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123.

Товарно-транспортная накладная

Для учета движения ТМЦ и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом составляется товарно-транспортная накладная по форме № 1-Т (раздел 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, п. 6 Инструкции от 30 ноября 1983 г. Минфина СССР № 156, Госбанка СССР № 30, ЦСУ СССР № 354/7, Минавтотранса РСФСР № 10/998). Она составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей и грузополучателей и служащего для списания товаров у грузоотправителей и оприходования их у грузополучателей; транспортного, определяющего взаимоотношения грузоотправителей – заказчиков автотранспорта с организациями – владельцами автотранспорта, выполнившими перевозку грузов, и служащего для учета транспортной работы и расчетов грузоотправителей или грузополучателей с организациями – владельцами автотранспорта за оказанные им услуги по перевозке грузов.

Такие правила предусмотрены указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Если грузоотправитель выдал транспортную накладную, то в общих случаях оформлять товарно-транспортную накладную необязательно. Ситуация: можно ли не оформлять товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т, если грузоотправитель выдал транспортную накладную Да, можно. Документом, подтверждающим факт заключения договора перевозки груза автомобильным транспортом, является транспортная накладная (п. 2 ст. 785 ГК РФ, ч. 1 ст. 8 Закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ, п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272). Форма товарно-транспортной накладной утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 и является унифицированной. Унифицированные формы документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм, утвержденные постановлениями Госкомстата России, применять необязательно. Поэтому для целей бухучета и налогообложения в качестве подтверждения затрат на перевозку груза автомобильным транспортом должна быть оформлена транспортная накладная. При этом составлять товарно-транспортную накладную необязательно.

Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 28 января 2013 г. № 03-03-06/1/36. Следует отметить, что ранее контролирующие ведомства придерживались иной позиции (см., например, письма Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123 и ФНС России от 21 марта 2012 г. № ЕД-4-3/4681). Она заключалась в том, что транспортные расходы можно было подтвердить одним из документов: транспортной накладной; товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т. Однако со вступлением в силу Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ товарно-транспортная накладная не является обязательным документом и не может служить единственным документом для подтверждения затрат на перевозку груза.

Поэтому прежняя точка зрения контролирующих ведомств утратила свою актуальность. Ситуация: реквизиты какой организации необходимо указать в полях «Плательщик» и «Заказчик (плательщик)» товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т При заполнении товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т в поле «Плательщик» укажите данные покупателя (грузополучателя) товара, в поле «Заказчик (плательщик)» – заказчика перевозки груза. Такой вывод следует из анализа содержания и предназначения товарного и транспортного разделов этого документа. В разделе 1 (товарном разделе) в поле «Плательщик» указываются реквизиты организации – покупателя (грузополучателя) товара. В разделе 2 (транспортном разделе) в поле «Заказчик (плательщик)» надо указать реквизиты организации – заказчика перевозки груза (это может быть как грузоотправитель, так и грузополучатель). Например, если в соответствии с условиями договора поставки услуги по перевозке товаров оплачивает поставщик (продавец товара), то в строке указываются его реквизиты, а если доставку оплачивает покупатель, то реквизиты покупателя. Такой вывод следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Аналогичная позиция изложена в письмах УФНС России по г. Москве от 11 августа 2011 г. № 16-15/079012, от 25 июля 2008 г. № 20-12/070321. Ситуация: допускается ли не оформлять товарный раздел товарно-транспортной накладной формы № 1-Т, а сделать из него ссылку на накладную формы № ТОРГ-12 Допускается, но только в том случае, если нет возможности в товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т в разделе «Сведения о грузе» перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей. Данный вывод обосновывается следующим образом. Форма товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) является унифицированной (утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

На нее распространяются требования части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. А именно все обязательные реквизиты данной формы должны быть заполнены. Об этом также говорится в пункте 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78, и пункте 10 Инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР, Минавтотранса РСФСР от 30 ноября 1983 г. № 10/998. В них сказано, что товарно-транспортная накладная заполняется грузоотправителем для каждого грузополучателя на каждую поездку с обязательным заполнением всех предусмотренных реквизитов. В то же время пунктом 7 Инструкции Минфина СССР, Госбанка СССР, ЦСУ СССР, Минавтотранса РСФСР от 30 ноября 1983 г. № 10/998 предусмотрено, что в тех случаях, когда в товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) в разделе «Сведения о грузе» нет возможности перечислить все наименования и характеристики отпускаемых товарно-материальных ценностей, в качестве товарного раздела к товарно-транспортной накладной должна прилагаться как неотъемлемая ее часть товарная накладная (форма № ТОРГ-12).

В этом случае в товарно-транспортной накладной (форма № 1-Т) следует указать, что в качестве товарного раздела приложена накладная по форме № ТОРГ-12, без которой товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) считается недействительной и не должна применяться для расчетов с грузоотправителями и грузополучателями, а также для учета выполненных объемов перевозок. При этом на первой странице формы № ТОРГ-12 необходимо отразить информацию о товарно-транспортной накладной (номер и дату).

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование, кассовый и товарный чеки, бланк строгой отчётности.

Когда вы получаете оплату через банк безналичным платежом, не нужно выдавать документ об оплате. У клиента остаётся платёжное поручение. Этим документом он может подтвердить, что перечислил денежные средства по вашим реквизитам.

При оплате наличными, картой и электронными средствами платежа вы должны выдать покупателю кассовый чек, товарный чек или бланк строгой отчётности. Что выбрать, зависит от системы налогообложения и того, чем вы занимаетесь.

Кассовый чек печатают с помощью кассовой техники. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными, картой, электронными средствами платежа. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Для предпринимателей на ЕНВД и патенте действует отсрочка, и они пока могут работать без кассы. Подробнее читайте в статье «Как использовать кассовую технику».

Товарный чек выдают ИП и ООО на ЕНВД и патенте по просьбе покупателя. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита и розницы с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Потом понадобится касса. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Бланк строгой отчётности выдают те, кто оказывает услуги физическим лицам. Он заменяет кассовый чек, но только до 1 июля 2019 года, а для общепита с сотрудниками — до 1 июля 2018 года. Бланки нужно печатать в типографии или через специальный сервис. Просто распечатать их дома на принтере не получится.

>Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Оттиск печати на документах

Внимание: на документах на реализацию товара должны стоять печати и подписи покупателя или перевозчика. В случае их отсутствия у организации не будет достаточно доказательств выполнения своих обязательств.

На товарной накладной и товарно-транспортной накладной должна быть подпись и печать грузополучателя (покупателя). В транспортном разделе товарно-транспортной накладной по форме № 1-Т должны быть также подписи водителей-экспедиторов.

Подписи представителя покупателя в товарной накладной служат подтверждением получения товара. Если подписи отсутствуют или подделаны, товар считается не полученным покупателем. Если договором установлено, что право собственности переходит с момента получения товара, то при отсутствии подписи товар продолжает находиться в собственности организации-продавца. Если договором предусмотрена оплата (частичная или полная) товара после получения его покупателем, организация не сможет потребовать уплаты соответствующих сумм.

Такой вывод, в частности, сделан в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 20 апреля 2006 г. № Ф04-2185/2006(21507-А70-9) и от 16 мая 2007 г. № Ф04-2820/2007(34070-А03-38).

Подписи перевозчика в товарно-транспортной накладной подтверждают факт получения груза грузополучателем и факт получения груза грузоперевозчиком от определенного грузоотправителя (п. 2 ст. 785 ГК РФ). Если не поставлены подписи, доказательства передачи товара перевозчику отсутствуют.

Факт реальности поставки должен быть документально подтвержден

Реальность для целей доказывания обоснованности налоговой выгоды означает не просто выполнение работ (поставку товаров) как таковых. Это выполнение работ (поставка товара) именно контрагентом налогоплательщика или посредством контрагента налогоплательщика. При оценке реальности хозяйственных операций (на примере договора поставки) документами должны подтверждаться:

  • реальность договора поставки (динамика заключения договора);
  • реальность доставки товара (транспортная логистика).

Налоговые органы при проверке обоснованности налоговый выгоды (вычетов по НДС и расходов по налогу на прибыль) особое внимание уделяют реальности доставки товара от поставщика покупателю. Если товар доставлялся автотранспортом, настаивают на наличии товарно-транспортной накладной (ТТН) по форме 1-Т. По мнению налоговиков, только ТТН может подтвердить реальность доставки товара покупателю. Такая позиция основывается на следующем. При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе ТТН, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными). Отсутствие ТТН при признании поставщика недобросовестным может послужить основанием для признания налоговой выгоды необоснованной. Причем даже при наличии должной осмотрительности со стороны покупателя.

Нужна ли ТТН при доставке товара своими силами?

Налоговые органы при проведении проверок до 25 июля 2011 года требовали от налогоплательщиков ТТН даже в случаях, когда налогоплательщики не являлись заказчиками перевозки или перевозка осуществлялась собственным транспортом.

Судебная практика по вопросу необходимости наличия ТТН у покупателя при доставке товара силами поставщика (или собственным транспортом) до декабря 2010 года была противоречивой. Ситуация прояснилась, когда Высший Арбитражный Суд РФ постановил, что ТТН по форме 1-Т служит документом для учета работ на автомобильном транспорте. Так как налогоплательщик не являлся заказчиком по договору перевозки грузов, то для принятия товара к учету и применения вычета по НДС достаточно ТОРГ-12.

Аналогичную позицию позднее занял Минфин России. Он разъяснил, что если организация не оплачивает транспортировку товаров, то для оприходования и отражения в учете стоимости приобретенных товаров может служить оформленная ТТН по форме 1-Т либо ТОРГ-12.

Таким образом, если сторона договора поставки не привлекает перевозчика, ТТН может не быть. Однако необходимо помнить, что в случае признания контрагента недобросовестным налоговый орган всегда будет требовать подтверждения реальности поставки и только ТОРГ-12 будет недостаточно.

Недостача товара при приемке, некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Сопроводительные документы к детскому питанию

К сопроводительной документации к товарам детского питания относятся:

  • Информация о декларации о соответствии, регистрационный код документа, продолжительность его действия, название организации, регистрировавшей и принимавшей декларацию.
  • Сертификат соответствия, его порядковый номер, продолжительность действия, организация, выдававшая документ.

На всех документах обязательно должна стоять печать и подпись организации-поставщика или реализатора с уточнением адреса его расположения. В соответствии с положениями п.5 ст. 33, а также Технического предписания на молочную продукцию, подтверждение полного соответствия пищевой продукции для маленьких детей на молочной основе действующим требованиям данного Федерального закона выполняется в виде декларирования с применением схемы 3д или 4д. В Федеральном законе № 29-ФЗ существуют предписания относительно подтверждения факта соответствия продуктов питания и других материалов общепринятым требованиям. Предназначенные для продажи продукты питания, изделия, либо материалы всегда подлежат подтверждению соответствия действующим требованиям всех без исключения нормативных документов в соответствии с правилами, утвержденными в законодательстве Российской Федерации относительно технического регулирования. Список пищевых продуктов, изделий либо материалов, обязательное установление соответствия которых проводится в виде процедуры сертификации или принятия очередной декларации о соответствии, устанавливаются четко определенным техническим регламентом. Правительство РФ подтверждает соответствие той или иной разновидности продукции до даты вступления в действие конкретных технических регламентов. В соответствии с общим постановлением № 55, каждый продавец должен по первому требованию покупателя предъявить ему товарно-сопроводительную документацию на конкретный товар. В документах должны быть указаны сведения относительно каждой группы реализуемых товаров о том, что пищевая продукция соответствует всем стандартам качества, утвержденным правительством РФ.

Перечень документов для заключения договора поставки товара

Такой обмен документами, согласно действующего законодательства, не является обязанностью сторон, поскольку для возникновения правоотношений необходимо только заключение соглашения. Однако давайте разберемся, что дает получение такого пакета документов:

  1. Проверка будущего компаньона на его стабильность и благонадежность, выявление компании – однодневки.
  2. При разрешении судебных споров судами выясняется обстоятельство должной степени заботливости и осмотрительности стороны при заключении договора.

Это бы возможно не имело бы такого значения, если бы данный этап возникающих правоотношений не исследовался в арбитражных судах при возникновении споров. Поэтому запрос о предоставлении контрагенту пакета документов желателен для снижения рисков от заключения соглашения. Такой запрос также может свидетельствовать о проверке системы налогообложения и возможных дополнительных затрат. А поскольку запрос такого пакета является правом сторон, то перечень запрашиваемых и предоставляемых документов может быть любой и строго не определен. Итак, какую общую информацию о контрагенте, которую можно запросить, и будет полезной для участника правоотношений. Информация о контрагенте:

  1. Учредительные документы (устав в действующей редакции, договор об учреждении, изменения к уставу), а также список участников.
  2. Регистрационные документы (все свидетельства при регистрации организации или предпринимателя в налоговом органе, при наличии о внесении изменений).
  3. Документы-полномочия лица на заключение соглашения (протокол об избрании директором, приказ на вступление в должность, трудовой договор, доверенность на право подписания соглашения).
  4. Выписка из ЕГРЮЛ на дату передачи пакета документов.
  5. Разрешение на осуществление деятельности по договору, если такая деятельность подлежит лицензированию.
  6. Документы о праве собственности на имущество, при условии его передачи в собственность по соглашению.

Данный пакет документов не является исчерпывающим, и контрагентом могут быть запрошены иные. Копии документов должны быть заверены печатью контрагента и подписью и расшифровкой фамилии лица, осуществившего такое заверение. Предоставление нотариально заверенных копий также допускается. Кроме того, рекомендуется проверить следующую информацию, которую можно также получить самостоятельно в налоговом органе или на его ресурсах. Получить информацию можно:

  • в журнале «Вестник государственной регистрации», на предмет проверки возможной реорганизации, ликвидации, уменьшении уставного капитала;
  • перечень дисквалифицированных лиц;
  • адреса, указанные при государственной регистрации в качестве местонахождения несколькими юридическими лицами.