Ошибочно пробитый чек

Бывают ситуации, когда кассир ошибочно пробил кассовый чек. Данная статья о том, как правильно документально оформить (отменить) ошибочно пробитый кассовый чек. В статье приводятся пример (образец) заполнения первичных документов когда ошибочно пробит кассовый чек: акт КМ-3 и объяснительная записка кассира.

Отметим сразу, что описанную ниже процедуру следует производить до снятия суточного отчета с гашением.

Рассмотрим несколько ситуаций.

Ситуация №1. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку до снятия суточного отчета с гашением.

В данном случае оформляем возврат денежных средств из кассы следующим образом:
1. Оформляем акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)»;

2. Прикалываем ошибочно пробитый кассовый чек к заполненному акту КМ-3.

Образец объяснительной кассира по ошибочно пробитому чеку

В случае если в кассовом аппарате применяется термопечать (термобумага), то снимаем копию кассового чека и также прикладываем ее к акту. (Так как кассовые чеки на термобумаге имеют свойства обесцвечиваться. Это делается для того, чтобы в последующем уменьшить вероятность возникновения споров с контролирующими органами);

3. На ошибочно пробитом кассовом чеке ставим отметку «ПОГАШЕНО»;

4. Кассир пишет объяснительную записку на имя руководителя, в которой излагает причину ошибочно пробитого кассового чека. Причиной может быть: невнимательность при работе с ККМ, сбой работы ККМ и прочее;

5. Пробивать чек на возврат при этом не обязательно, так как данная операция не является фискальной, т.е. она не влияет на показания фискальной памяти ККМ. Пробитие или непробитие чека на возврат (при ошибочно пробитом чеке) является личным делом каждой организации, и может применяться для удобства внутреннего учета организации. (Такая позиция налоговиков приводится в письме ИФНС от 02.04.2003г. № 29-12/17931);

6. РКО при этом на сумму возврата не составляем, так как данная операция производится внутри «операционной кассы»;

7. Делаем соответствующие записи в журнале кассира операциониста (форма КМ-4) по завершению смены:

  • В графе 10 показываем всю выручку за день (ошибочно пробитые суммы не отнимаем);
  • В графу 11 заносим выручку за минусом ошибочно пробитых сумм;
  • В графе 15 отражаем сумму по ошибочно пробитым кассовым чекам;
  • Сумма граф 14 и 15 должны соответствовать данным графы 10.

Ситуация №2. Кассир ошибочно пробил кассовый чек и обнаружил ошибку после снятия суточного отчета с гашением.

Документальное оформление ошибочно пробитого кассового чека в данном случае похоже на ситуацию №1.

Отличие заключается в том, что записи в журнал кассира операциониста КМ-4 при этом не вносятся. Аннулирование ошибочно пробитого кассового чека при обнаружении ошибки после снятия гашения оформляется РКО (расходным кассовым ордером) из «главной кассы», так как выручка за предыдущий день уже была оприходована.

Полезные документы для скачивания:

Форма акта КМ-3. Пример заполнения (бланк) скачать.
Образец объяснительной записки кассира

 

Несколько советов по работе с документами, которые прилагаются к авансовому отчету.

Порой подотчетным лицам очень сложно отличить товарный чек от чека контрольно-кассовой техники (ККТ). Внешне они действительно очень схожи. Давайте разбираться вместе в нюансах этих и других документов, которые идут вместе с авансовым отчетом.

  Документ Комментарии
Товарный чек.

Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку

§ Некоторые магазины пробивают на ККТ и кассовые, и товарные чеки. Это правильно. Ведь если в обычном кассовом чеке нет наименований товаров, то для налогового учета нужен дополнительный документ с расшифровкой покупок (письмо ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/11515). Иначе инспекторы могут снять расходы. § Но не всегда видно разницу между товарным и кассовым чеками. И поэтому подотчетные лица прикладывают к авансовому отчету только товарный чек (рис.1). Действительно, внешне он очень похож на чек ККТ. Выдает его оговорка — является товарным чеком. § Есть всего два случая, когда расходы можно подтвердить без кассового чека: ü Во-первых, если речь идет об услугах. В таком случае вместо чека вполне подойдет БСО. ü Во-вторых, если продавец применяет ЕНВД. Тогда он вправе работать без ККТ и выдавать любой документ об оплате — товарный чек, квитанцию и т.п. (письмо Минфина России от 10 апреля 2015 г. № 03-01-15/20479, направленное в инспекции письмом ФНС России от 23 апреля 2015 г. № ЕД-4-2/7021). § В остальных случаях инспекторы на проверке потребуют убрать из расходов суммы, подтвержденные только товарными чеками, и доначислят налог на прибыль. § Чтобы этого не случилось, попросите работника поискать кассовый чек — его должны были выдать в магазине вместе с товарным чеком. § Если документа нет, в расходы сумму по товарному чеку не включайте. § На будущее покажите всем подотчетным лицам, как выглядит товарный чек, и расскажите, почему он без кассового чека не годится.
Предварительный чек АЗС. § Сотрудники, которые заправляют машины, могут принести вместо чека квитанцию предварительного заказа топлива. Ее выдают на АЗС перед заправкой, а после заправки пробивают настоящий чек, за которым надо вернуться в кассу. Внешне квитанция выглядит как чек, но на самом деле это нефискальный отчет, в котором нет ИНН продавца, номера ЭКЛЗ, а также заводского номера кассового аппарата (рис.2). § Списать расходы по такой квитанции не получится. Заранее предупредите сотрудников, что такой документ принимать не будете. § А чтобы не было проблем, у операциониста на заправке нужно просить чек ККТ.
Документ о расчетах карточкой. § Подотчетное лицо может оплатить покупки со своей личной или корпоративной карты. Тогда в магазине ему выдадут и кассовый чек, и квитанцию электронного терминала — ее еще называют слипом (ст. 1.1, п. 1, 2 ст. 1.2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Но до бухгалтерии иногда доходит лишь один документ — слип, из которого неясно, что и у кого купили (рис.3). § Слип подтверждает только то, что продавец списал деньги с карты, а не принял наличными. Расходы такой документ не подтверждает, ведь в нем недостаточно информации для этого. Среди обязательных реквизитов отсутствует наименование компании-продавца, его ИНН, перечень товаров или услуг и т.д. (п. 3.1, 3.3 Положения, утв. Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Поэтому если кассового чека нет, инспекторы придерутся к расходам. § Опасно терять и слипы. Сотрудники Минфина не раз предупреждали, что если подотчетное лицо тратит деньги с карты, то к авансовому отчету надо приложить документы, которые подтверждают этот способ оплаты (письма от 24 июня 2016 г. № 03-03-06/1/36877, от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288). Правда, на практике инспекторы не снимают расходы только потому, что отсутствуют слипы. Но чтобы не рисковать, сохраняйте их или распечатывайте выписку по карте. § Предупредите сотрудников о том, что в случае оплаты картой сохранить нужно два документа, один слип принимать Вы не будете. § Более того, в Минфине считают, что в квитанциях терминалов, слипах и аналогичных документах должна быть фамилия держателя банковской карты (письмо от 6 апреля 2015 г. № 03-03-06/2/19106). § Если за Вашего сотрудника платил родственник или знакомый, то с него надо взять расписку. В ней пусть скажет, что он действительно платил со своей карты за Вашего работника, а деньги ему возместили. Образец ниже.

Ø Возьмите на заметку несколько советов по работе с чеками:

Совет Комментарий
Копируйте. Кассовые чеки со временем выцветают, а проверяющие не принимают расходы по таким документам. Поэтому возьмите за правило: o сразу делать копии чеков; o заверять их; o потом подшивать к авансовому отчету оригиналы чеков вместе с копиями.
Проверяйте реквизиты. o Прежде чем принимать чек, проверьте, все ли обязательные реквизиты в нем есть. Если чего-то не хватает, чек считают недействительным. o Есть еще один способ понять, подлинник перед вами или фальшивка. Проведите экспресс-проверку на kpkcheck.ru.
Вычитайте лишнее. o Нередко в чеке есть суммы, не связанные с работой компании. Например, в чеке с заправки пробиты пирожки и кофе. o Вычитайте эти суммы из общего итога. Иначе это сделают инспекторы на проверке и доначислят налог на прибыль.
Следите за расшифровкой. o Следите, чтобы расшифровка товаров была в чеке или отдельном документе — товарном чеке, накладной и т. д. Иначе инспекторы не поймут, за что заплатила компания, и снимут расходы.
Информируйте сотрудников. o Расскажите подотчетным лицам и бухгалтеру чем товарные, предварительные чеки и слипы отличаются от обычных чеков.
Предупреждайте подотчетных лиц. o Предупредите, чтобы вместе с такими документами всегда прикладывали к авансовому отчету правильные чеки.

Дата добавления: 2016-12-31; просмотров: 947 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:


Поиск на сайте:


Объяснительная кассира по ошибочно пробитому чеку: образец и порядок составления

Ошибочно пробитый чек на онлайн кассе как оформить объяснительную