Отчетность через 1С

Чем отличаются виды сдачи отчетности: через интернет, лично, по почте

Установлено, что отчет можно подать один из трех способов — при личной явке, при использовании почтового отправления или используя сеть интернет.

Для больших компаний установлено, что им запрещается передавать отчетность по почте в налоговую. Для таких субъектов доступна только сдача отчетности через интернет.

При численности работающих до 25 сотрудников допускается производить сдачу на бумаге. Отчет нужно составить в двух копиях, одна из них остается в налоговой, а вторая с отметкой о получении возвращается назад.

Иногда могут попросить предоставить отчет в виде файла в специальном формате. Главным плюсом такого способа является проверка документа на месте и выявление в нем ошибок. Однако в отчетные периоды в ФНС собираются внушительные очереди, поэтому прождать в ней можно ни один час.

Отправлять почтой также могут только субъекты с небольшой численностью сотрудников. Распечатанный отчет вкладывается в конверт, добавлять накопитель с электронной версией нет нужды. Многие сомневаются, каким письмом отправлять отчетность в налоговую.

Ответ простой — только с описанным вложением. Сам формат письма можно выбрать любой, но для надежности рекомендуется производить отправку с использованием заказного отправления с уведомлением о получении. Отчет посчитают сданным, даже когда в нем найдут ошибки, однако субъекту будет отправлен запрос на их устранение.

Сдать отчет в налоговую через интернет является сейчас самым простым и распространенным способом. Им может воспользоваться любой субъект бизнеса, но предварительно нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Также нужно выбрать — отправлять отчеты самому, но нужно будет заключить договор со спецоператором связи, либо обратиться в посредническую организацию.

Внимание! Если организация сдает много отчетности, то выгодней предоставлять ее через интернет. А если это разовая отчетность, например, если ИП на упрощенной системе налогообложения, то выгодней отправить декларацию по УСН по почте.

Обобщим все особенности разных способов отправки писем в таблице:

Критерий Лично При помощи почты Через интернет
Кто может сдавать? Субъекты численностью до 25 человек Субъекты численностью до 25 человек Все
Сколько экземпляров отчета составляется? Два, один остается у субъекта с отметкой о получении Один Один
Что служит подтверждением? Отметка на втором экземпляре отчета Квитанция почты и опись вложения Электронная квитанция системы
Нужен ли электронный файл? Не обязателен, но инспектор может попросить его предоставить Нет Уже сдается в электронном виде
Когда субъект узнает об ошибках? Сразу при проверке отчета инспектором После получения письменного ответа из ФНС Сразу при получении электронного протокола
Требуется ли доверенность? Да, если отчет подает доверенное лицо Да, если отчет отправляет доверенное лицо Нужна электронная доверенность, если отчет отправляется от лица другой организации или физлица
Как сдать отчеты в разные ФНС? Необходимо поехать в них физически, и там подать отчет инспектору Из одного почтового отделения можно отправить отчеты по разным адресам С одного компьютера, но нужно настроить отправку в разные ФНС

Какой тип письма использовать

Субъект самостоятельно выбирать способ, как отправить отчетность в налоговую по почте. В качестве обязательного условия закреплено, что на такое письмо должна быть составлена опись его вложения.

А отправку можно производить одним из следующих вариантов:

  • При помощи обычного письма. Это наиболее доступный способ отправки корреспонденции. Оплата почтовых услуг производится за конверт, а также за вес отправления. Опись должна быть составлена на бланке компании в произвольном виде. Однако чаще всего работник почтовой службы отказывается ее визировать. Это происходит потому, что простое письмо никак не фиксируется, и в случае его потери при пересылке будет нельзя подтвердить сам факт отправки.
  • При помощи заказного письма. Это наиболее доступная возможность отправить регистрируемое письмо. При его передаче к пересылке работнику передается квитанция, которая будет служить доказательством отправки письма при потере конверта. Опись отправитель составляет самостоятельно, однако работник почты штамп на ней не ставит. Это значит, что факт отправления письма можно подтвердить при предъявлении квитанции, однако нельзя будет доказать что именно находилось в нем. Если же квитанция потеряна, то подтвердить отправку будет довольно сложно. Письмо допустимо отправлять с уведомлением о получении.
  • При помощи ценного письма. Такое письмо также относится к категории регистрируемых. Но на него можно назначить «цену», какая при его потере будет выдана отправителю. В качестве подтверждения содержимого почтовый работник оформляет опись вложения на своем бланке, проставляет там штемпель и один экземпляр передает отправителю. Опись в данном случае может также выступать как подтверждение отсылки декларации в ФНС. С данным письмом также допустимо применять уведомление о получении.

Важно! При отправлении отчетности через почту лучше всего использовать ценное письмо с описью вложения. Так как в описи вы можете указать весь перечень направляемых документов. И доказать налоговой, какая конкретно отчетность была отправлена, в случае утери письма в ФНС.

Как правильно составить опись вложения

В НК установлено требование, что если доставка декларации производится путем почтового отправления, то в конверт обязательно должна вкладываться опись его содержимого. Но если отправление производится простым либо заказным письмом, опись необходимо оформлять самому на бланке организации.

Однако в этом есть один нюанс. Как правило, на такого рода описях почтовые работники не хотят ставить штемпели, подтверждая это тем, что они не могут отвечать за содержимое таких отправлений. Поэтому, в данной ситуации на описи обязательно должны будут присутствовать подписи директора и главного бухгалтера.

Если квитанция об отправке из-за чего-то будет утеряна, то одной только описью подтвердить факт пересылки отправления будет невозможно.

Рассмотрим на примере, как оформить опись на фирменном бланке компании.

В верхней части листа нужно проставить полное наименование организации, регистрационные коды ИНН, КПП, ОГРН, юридический адрес, сведения о банковском счете.

Затем посередине листа нужно указать наименование бланка – «Опись вложения».

После этого в формате списка нужно перечислить все декларации, которые находятся в конверте. Это выполняется в формате: налоговая декларация по (наименование налога) за (название периода) на (число страниц в декларации цифрами и прописью) — (число экземпляров).

После завершения перечисления свои подписи с расшифровками должны поставить руководитель и главный бухгалтер.

Чем можно подтвердить сдачу отчетности

НК требует, чтобы при доставке декларации при использовании почтовой службы, в конверт необходимо вложить опись вложения на почтовом бланке. В ней будет указано, какие именно документы находились в нем на момент отправления, а значит при помощи ее также можно будет установить факт отправки именно данной декларации. Просто из квитанции о приеме письма к пересылке сведений о его содержимом узнать нельзя.

Кроме этого в правилах оказания почтовых услуг сказано, что опись также считается свидетельством заключения соглашения на их оказание между отправителем и почтовой службой.

До того, как опись будет запечатана в конверте, почтовый сотрудник должен сличить оба экземпляра между собой, а также сравнить указанное в ней с вложением в конверт, после этого на каждой описи ставится штемпель.

При этом та опись, которая останется на руках, благодаря этому штемпелю может считаться подтверждением подачи отправления в закрепленный срок, даже при потере квитанции. Однако иногда во время судебных разбирательств, суд не соглашается с этим, считая что подтвердить отправку может только сама квитанция.

Если инспекция не получила отправленную декларацию, по этой причине была произведена блокировка счета, субъекту нужно будет предоставить:

  • Копию отправленной декларации;
  • Имеющуюся опись со штемпелем;
  • Квитанцию о приеме отправления.

Отправка из 1С:Предприятие – как подключить ЭЦП электронный документооборот

«1С — Электронная отчетность» среди остальных сервисов выделяется удобством: не нужно выгружать декларации и переносить их в отдельную программу для отправки. Сервис «1С» позволяет отправлять отчеты прямо из используемой конфигурации «1С:Предприятие» и других отраслевых приложений, разработанных на основе «1С:Предприятия».

Чтобы передавать отчетность через «1С», у налогоплательщика должна стоять одна из конфигураций «1С:Предприятия» и должен быть заключен договор сопровождения «1С:ИТС» (кроме базовых конфигураций). Если заключен договор «1С: ИТС ПРОФ», то «1С:Отчетность» для одного юрлица или ИП предоставляется бесплатно.

Стоимость использования системы «1С:Отчетность» различается в зависимости от региона и направлений сдачи отчетности. Для групп пользователей могут быть установлены скидки.

Пользователь должен заключить договор с компанией-партнером «1С» и написать заявление на выпуск ключа ЭЦП и подключение к системе электронного документооборота. Затем через «Мастер подключений» в программе «1С:Предприятие» представитель налогоплательщика и специалист «1С» оформляют заявку на регистрацию ЭЦП. После одобрения заявки программа «1С:Предприятие» автоматически настроится на сервис электронной отчетности.

В последующем все нововведения законодательства и актуальные контрольные соотношения для отчетности сервис будет загружать автоматически.

Как отправить электронную отчетность

Допустим, пользователь решил отправить декларацию в налоговую инспекцию с помощью «1С-Отчетности». Чтобы это сделать, нужно открыть раздел «Учет, налоги и отчетность», выбрать журнал регламентированных отчетов. Затем нужно дважды кликнуть на необходимую декларацию из списка отчетности и выбрать функцию «Создать отчет». Программа предложит заполнить отчет по данным бухучета и налогового учета. Чтобы проверить правильность заполнения по обязательным реквизитам формы и актуальным контрольным соотношениям, нужно запустить команду «Выгрузка => Проверить выгрузку». При наличии ошибок сведения о них программа предоставит в специальном окне справа.

После того как пользователь убедился, что отчет полностью готов, нужно проверить, подключен ли носитель ключа ЭЦП. Следующий этап — кнопка «Отправка», затем пункт «Отправить в ФНС». Сервис уточнит, подтверждаете ли вы правильность заполнения декларации. Если выбран ответ «Да», то «1С» приступает к подписанию отчета и отправке. Ошибки и пути их исправления программа высветит на экране (при необходимости).

Если же процесс отправки происходит нормально, то в списке отчетов статус декларации изменится на «Ожидание подтверждения даты отправки». Следить за состоянием отчета можно в разделе «Журнал отчетов», где появятся пиктограммы, характеризующие стадии прохождения декларации. На финальном этапе отправки можно распечатать документы, подтверждающие принятие отчета налоговым органом.

Если госорган не принял декларацию, то ее статус обозначится «Не принят». При этом следует нажать «Показать подробности», а потом через ссылку «Уведомление об отказе» изучить причины отказа ФНС в принятии отчета. Далее нужно исправить ошибки и отправить декларацию заново.

Аналогичным образом осуществляется передача отчетности через «1С» в другие госорганы.

Часто задаваемые вопросы 1С Отчетность

  1. Какие документы нужно предоставить для подключения?

    При подписании сублицензионного договора необходимо предоставить Копии:

    1. Паспорта РФ руководителя организации
    2. СНИЛСа руководителя организации
    3. Свидетельства ОГРН
    4. Приказа/ решения учредителей о назначении директора

    Все документы необходимо заверить подписью руководителя и печатью организации.

  2. В какие программы системы «1С:Предприятие» встроена возможность работы с сервисом «1С-Отчетность»?

    Название конфигурации

    Поддерживается, начиная с версии

    Бухгалтерия предприятия КОРП 8.2, редакция 2.0

    Бухгалтерия предприятия (базовая) 8.2, редакция 2.0

    Бухгалтерия предприятия 8.2, редакция 2.0

    Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0

    Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8.2

    Зарплата и Управление персоналом КОРП 8.2

    Зарплата и Управление персоналом (базовая) 8.2

    Зарплата и Управление персоналом 8.2

    Управление производственным предприятием 8.2, редакция 1.3

    Комплексная автоматизация 8.2, редакция 1.1

    Бухгалтерия автономного учреждения КОРП 8.2, редакция 2.0

    Бухгалтерия автономного учреждения 8.2, редакция 2.0

    Бухгалтерия автономного учреждения (базовая) 8.2, редакция 2.0

    Бухгалтерия государственного учреждения (базовая) 8.2

    Бухгалтерия государственного учреждения 8.2

    Бухгалтерия строительной организации 8.2.

  3. Если в конфигурации ведется учет по нескольким организациям, надо ли производить регистрацию для каждой?

    Для каждой организации, за которую необходимо сдать отчетность, должна быть создана отдельная учетная запись. Одна организация = Одна учетная запись.

  4. Можно ли применять сервис 1С: Отчетность для обслуживания нескольких организаций?

    Да. Подключать к сервису можно одновременно неограниченное число предприятий.

  5. Как подключиться к сервису?

    Для подключения сервиса «1С-Отчетность» необходимо связаться со специалистом нашей компании назвать кол-во подключаемых организаций, уточнить наличие Договора на ИТС 1С и получить счет на оплату сервиса. ( Сервис 1С-Отчетность предоставляется бесплатно в рамках действующего Договора ИТС.Проф)

    После оплаты счета, необходимо заполнить заявление на подключение сервиса «1С-Отчетность» в своей программе 1С.Предприятие ,в автоматическом режиме , с помощью «Мастера Подключения», встроенного в программу, и отправить данное заявление в обработку. «инструкция по заполнению заявления»

    После отправки заявления в обработку, ориентировочно через 4-е часа , необходимо обновить статус отправленного заявления и приступить к работе в сервисе «1С-Отчетность» . ( Отправленное заявление на подключение обрабатывается и регистрируется в контролирующих органах по регламенту ФНС от 4х часов до суток )

  6. Что лучше : сдавать отчетность из 1С или из автономной программы «Астрал Отчет» ?

    На сегодняшний день, существует 2 принципиально отличающихся способа подачи ежеквартальных и годовых отчетов в контролирующие органы в электронном виде (электронной отчетности, далее — ЭО): с помощью автономных систем передачи ЭО и напрямую из программы бухгалтерского учета 1С. В связи с этим, возникает закономерный вопрос о том, какую систему лучше использовать главному бухгалтеру для своевременной сдачи отчетности в контролирующие органы?

    Обе системы отправки квартальной и годовой отчетности в электронном виде, ПК «Астрал Отчет» и сервис «1С-Отчетность» — технически отлажены, максимально функциональны и оптимизированы, просты и удобны в использовании.

    На сегодняшний день, ПК «Астрал Отчет» и сервис «1С-отчетность» имеют единообразный функционал по кол-ву направлений сдачи отчетности (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор ), формализованному и неформализованному взаимодействию с контролирующими органами, дополнительным возможностям, таким как отправка сообщения об открытии и закрытии счета, больничных листов в фсс и т.д.

    Однако, при выборе того или иного варианта сдачи отчетности в электронном виде необходимо учесть разные условия подключения и использования данных сервисов.

    Отличительные особенности Автономного ПК «Астрал Отчет»:

    1. Может быть установлен на любой персональный и рабочий компьютер, вне зависимости от наличия программного продукта 1С.

    2. Взаимодействует со всеми программами бухгалтерского учета.

      Налоговая отчетность и отчетность в фонды могут быть подготовлены в любой специализированной программе и подгружена в ПК «Астрал Отчет», проверена на форматно-логический контроль, подписана и зашифрована электронной подписью и отправлена в контролирующий орган в срок.

    3. Имеет собственный редактор отчетов , в котором можно заполнить необходимый отчет. Автоматически и бесплатноподгружает все актуальные формы отчетностей, при запуске программы.

    К примеру, при импорте в ПК «Астрал Отчет» файла отчета, подготовленного в программе 1С в старой форме, ПК «Астрал Отчет» оповестит бухгалтера о несоответствии формы текущей редакции при прохождении форматно-логического контроля. В данном случае, у бухгалтера есть возможность «обновить» свой отчет с помощью внутреннего редактора отчетов ПК «Астрал Отчет», при этом, не перебивая цифры вручную в новой форме, а автоматически импортируя цифры из старой формы 1С в актуальную форму в редакторе отчетов «Астрал Отчет».

    Отличительные особенности встроенного в 1С сервиса «1С-Отчетность»:

    1. Для корректной работы сервиса 1С-Отчетность необходимо наличие регулярных обновлений программного продукта 1С, ежемесячно выпускаемых Фирмой 1С.

      Т.е. для бесперебойной работы сервиса «1С-отчетность» подключающейся компании необходимо иметь договор на Информационно-Технологическое Сопровождение (ИТС) ПП «1С» вида Техно / ПРОФ.

    2. Подключается бесплатно для пользователей ИТС. ПРОФ

    3. В течение срока действия лицензии на сервис «1С-Отчетность», при необходимости, можно дважды бесплатно сменить электронную подпись.

    4. Подключение сервиса происходит непосредственно из программы «1С» с помощью пошагового «Мастера подключения», т.е. не требуется выезд специалиста.

    5. Возможно подключение нескольких конфигураций ПП «1С» с указанием различных направлений, для удобства отправки отчетности.

      Одна организация может подключить сервис «1С-Отчетность» и в конфигурации «1С. Бухгалтерия» с направлением ФНС, и в конфигурации «1С. Зарплата и Управление Персоналом» с направлениями ПФР, ФСС, используя единую электронную подпись руководителя.

    Таким образом, исходя из описанных особенностей использования ПК «Астрал Отчет» и сервиса «1С-Отчетность» можно сделать следующие выводы:

    1. Для организаций, ведущих бухгалтерский учет в программе «1С. Предприятие», имеющих Договор Сопровождения ПП «1С» ( Договор ИТС) любого вида — максимально оптимальным будет подключение сервиса «1С-Отчетность».

    2. Организациям, ведущим бухгалтерский учет не в программе 1С, использующим международные корпоративные системы, субъектам малого предпринимательства, индивидуальным предпринимателям, организациям не имеющих Договор Сопровождения ПП «1С» (Договор ИТС) актуальна установка Автономного Комплекса «Астрал Отчет»