Отчетность по БСО

Содержание

Документы строгой отчетности

Обособленную группу документов в бухгалтерском учете составляют документы строгой отчетности: денежные документы, ценные бумаги, бланки строгой отчетности. Документы строгой отчетности в случаях, определенных Минфином России по согласованию с Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам, могут заменять чеки при оказании услуг населению без применения контрольно-кассовых машин.

К бланкам строгой отчетности, приравненным к кассовым чекам, относятся квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания услуг населению (далее — бланки).

Законодательством установлен особый порядок приобретения, хранения, использования, реализации, контроль за их движением, а также аналитический учет по каждому виду документов и бланков строгой отчетности.

Денежные документы, к которым относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, подлежат учету по фактической стоимости приобретения на счете 50 «Касса», субсчет «Денежные документы» и хранению в несгораемом шкафу кассы организации до передачи по назначению (например, под отчет).

Лицом, материально ответственным за хранение денежных документов, является кассир организации.

Бланки строгой отчетности — это формы документов, отпечатанные типографским способом, в которых предусмотрены необходимые реквизиты. Применение бланков способствует ускорению и упрощению процессов составления документов, их унификации и стандартизации.

Несоблюдение способа изготовления бланка, например печать его на принтере в заполненном или незаполненном виде, не делает документ недействительным, однако изготовленным на бланке строгой отчетности он не признается.

К бланкам строгой отчетности относятся также квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и т.п. Бланки строгой отчетности учитываются на счете 006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке до момента выдачи под отчет.

Утвержденные формы бланков могут использоваться всеми организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими населению услуги тех видов, для которых эти формы были утверждены.

Бланки должны заполняться четко и разборчиво с использованием копировальной или самокопировальной бумаги либо без нее, если копии не предусмотрены. Подчистки, поправки и исправления на бланке не допускаются. Испорченные или неправильно заполненные бланки не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

Учет бланков по их наименованиям, сериям и номерам ведется в книге по учету бланков. Листы такой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером) организации или индивидуальным предпринимателем, а также скреплены печатью (штампом).

Руководитель организации или индивидуальный предприниматель заключает договор в соответствии с законодательством Российской Федерации с работником, которому поручается получение, хранение и выдача бланков, а также прием от населения наличных денежных средств согласно оформленным бланкам.

Этому работнику руководителем организации или индивидуальным предпринимателем создаются условия, обеспечивающие сохранность бланков.

Бланки принимаются работником в присутствии комиссии, назначенной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Приемка производится в день поступления бланков. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях и т.п.), и составляет акт приемки бланков. Акт, утверждаемый руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, является основанием для принятия бланков на учет указанным работником.

Бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. В организации или у индивидуального предпринимателя, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях, исключающих порчу и хищение бланков. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются или опломбировываются.

Инвентаризация бланков осуществляется одновременно с инвентаризацией находящихся в кассе наличных денежных средств и кассовых документов.

При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков проверяется наличие на обложках (наклеенных на книжках листах) использованных квитанционных книжек (других сброшюрованных бланков) печати организации или индивидуального предпринимателя и подписи главного бухгалтера (бухгалтера), сохранность копий бланков (корешков), отсутствие подчисток и исправлений, а также соответствие сумм, указанных в копиях (корешках), суммам, отраженным в ведомостях и реестрах, сдаваемых в бухгалтерию, или в кассовых отчетах.

Возложение обязанностей по контролю за использованием бланков на лиц, осуществляющих выдачу бланков, не допускается (за исключением организаций или индивидуальных предпринимателей, где обязанности ответственного лица совмещены в одном лице с главным бухгалтером или руководителем организации либо индивидуальным предпринимателем).

Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных (и с использованием платежных карт) денежных средств, хранятся в организации или у индивидуального предпринимателя в систематизированном виде не менее пяти лет. По окончании установленного срока хранения, но обязательно после истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета, копии использованных бланков (корешков) уничтожаются на основании акта об их списании, составленного комиссией, образованной руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки.

Организации и индивидуальные предприниматели, оказывающие населению услуги, в отношении которых не были утверждены соответствующие формы бланков, при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт используют контрольно-кассовую технику.

Электронные документы

Повсеместное внедрение компьютерной техники и технологий коснулось и сферы создания документов бухгалтерского учета и налоговой отчетности. Специфика документа, созданного на машинном носителе (на жестком диске, дискете, CD, в сети Интернет), состоит в некоторой сложности обоснования подлинности документа по одному или нескольким основным реквизитам. В этой связи требуется дополнительное законодательное регулирование оборота документов на машинном носителе.

Сказанное в первую очередь касается подписи электронных документов, поскольку собственноручная подпись ответственного лица на них невозможна. Согласно ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Напрямую использование факсимильной подписи запрещено только на банковских карточках с образцами подписей и оттиска печати (указание Банка России от 21.06.2003 N 1297-У) и счетах-фактурах (письмо МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404).

Электронная цифровая подпись, проставляемая на документах, созданных в электронном виде, предназначена для защиты электронного документа от подделки. Она получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Бланки строгой отчетности. Общие положения

Сфера и порядок применения электронной цифровой подписи определены Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи».

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется также ГК РФ, Федеральными законами от 20.02.1995 N 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», от 07.07.2003 N 126-ФЗ «О связи», другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами Российской Федерации, а также соглашением сторон.

В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в электронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочиях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью.

Представление налоговой декларации и бухгалтерской отчетности в электронном виде осуществляется через специализированного оператора связи, оказывающего услуги налогоплательщику. Представление налоговой декларации в электронном виде допускается при обязательном использовании сертифицированных средств электронной цифровой подписи. С целью защиты информации, содержащейся в налоговой декларации, при передаче ее по каналам связи участниками обмена информацией применяются сертифицированные средства криптографической защиты информации.

Использование, учет, распространение и техническое обслуживание средств защиты и электронной цифровой подписи при представлении налоговой декларации в электронном виде осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами.

При представлении налогоплательщиком налоговой декларации в электронном виде налоговый орган обязан принять налоговую декларацию и передать налогоплательщику квитанцию о ее приеме, представляющую собой полученную налоговую декларацию, подписанную электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогоплательщика, заверенную электронной цифровой подписью уполномоченного лица налогового органа.

Датой представления налоговой декларации в электронном виде является дата ее отправки, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора связи.

Хранение документов

Вся документированная информация должна сохраняться при тщательном соблюдении установленных законодательством условий и сроков.

Общие вопросы хранения документов бухгалтерского учета изложены в ст. 17 Закона о бухгалтерском учете, где, в частности, отмечено, что ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Порядок хранения документов в организации установлен Положением о документах и документообороте. В соответствии с п. 6.2 указанного Положения первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив организации, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Лицо, уполномоченное отвечать за хранение, целесообразно назначить специальным приказом или распоряжением. Здесь уместно напомнить, что существует особый порядок хранения бланков строгой отчетности, которые должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива организации, учреждения работникам других структурных подразделений организации, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 году, начинается с 1 января 2006 года.

Дополнительные указания по хранению данных бухгалтерского учета установлены п. 1 ст. 23 и ст. 87 НК РФ: налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

В установленных законом случаях допускается изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у организаций.

Такое изъятие может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу организации. При производстве выемки и обыска следователь должен строго ограничиваться изъятием документов, могущих иметь отношение к делу.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица организации, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.



Как театр начинается с вешалки, так и работа с бланками строгой отчетности начинается еще до того, как вы принесете их в офис. Для того чтобы вас не пугали учетные трудности, постараемся поделиться ценной информацией, которую можно будет применять на практике наряду с инструкцией. Из этой статьи вы узнаете:

  • каковы нюансы, связанные с учетом БСО;
  • как правильно купить или заказать их в типографии;
  • как правильно оприходовать и поставить на учет;
  • как не допустить обидных промахов, из-за которых могут возникнуть проблемы.

Итак, начинаем с того, что существует под бланки строгой отчетности инструкция, а точнее руководство к действию, которым является Положение № 359. Именно здесь и еще в ст.2 Закона № 54-ФЗ оговорены все нюансы использования документов строгой отчетности, являющихся полноценной заменой кассовых чеков при работе с физическими лицами в сфере услуг. Для простоты восприятия все нормы, касающееся использования «строгих» документов, которые прописаны в этих законодательных актах, будем называть инструкцией.

Организация учетного процесса для БСО

Итак, вы твердо решили обойтись в работе без ККТ и сэкономить на этом. Будьте внимательны, ведь при расчетах с населением за услуги без бланков строгой отчетности обойтись не выйдет ни у кого. Нужны они будут всем без исключения субъектам хозяйствования, даже тем, кто находится на ЕНВД или патентной системе. Очень важно заранее определиться с местом приобретения, так как от этого напрямую зависит постановка учета.

Для организации учета «строгой» печатной продукции, изготовленной типографским способом, прежде всего на должном уровне придется оборудовать место для хранения (п.16 Положения) и составить несколько организационно-распорядительных документов, что будет соответствовать инструкции.

Пунктами 14 и 15 Положения № 359 предписано выполнение следующих процедур:

  • Назначение комиссии, ответственной за прием бланков.
  • Назначение ответственного сотрудника, который будет заниматься ведением Книги учета БСО и отвечать за их сохранность и выдачу.
  • Подготовка данной книги в соответствии с требованиями п. 13 Положения № 359. Именно здесь будут фиксироваться в хронологическом порядке по каждому виду отдельно все операции: оприходование, выдача подотчетным лицам для работы под роспись, возврат, списание и уничтожение.
  • Заключение договоров о материальной ответственности с теми сотрудниками, которые будут иметь дело с БСО.

О назначении комиссии и ответственного сотрудника составляются соответствующие приказы, примеры которых можно найти в BLANKSOMAT в разделе Документы (этот раздел станет доступным сразу после регистрации). Здесь же приведены формы договора о материальной ответственности, имеются инвентаризационные ведомости и прочая документация, касающаяся использования БСО.

ПОДСКАЗКА! Если вы работаете как индивидуальный предприниматель и не имеете наемных сотрудников, то все вышеизложенные процедуры необходимо выполнить в следующем формате: оформить все приказами на самого себя. Напрямую в инструкции об этом не сказано, но в случае проверки контролирующих органов таким образом можно будет избежать лишних объяснений.

Существует вероятность того, что во время печати был допущен брак. Выявление подобных моментов и входит в обязанности комиссии которая сверяет фактическое наличие бланков с указанным в сопроводительных документах. Сверяются также серии и номера. В случае выявления пропусков или дублей составляется соответствующий акт разногласий, который направляется в типографию. В соответствии с п.15 Положения № 359 акт приемки бланков документов является основанием для их постановки на учет ответственным сотрудником.

По бухгалтерии затраты на изготовление печатной продукции сразу относятся на расходы и участвуют в формировании суммы налогового вычета. Одновременно с этим бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете и оцениваются условно.

Еще один немаловажный момент. Прежде чем обратиться за услугами в типографию, вам придется разработать самостоятельно форму документа. Это не противоречит инструкции и является весьма удобным, так как бланк можно «подогнать под себя». При этом важно, чтобы в нем присутствовали все обязательные реквизиты, указанные в п.3 Положения № 359. Кстати, для того чтобы выбрать подходящие для работы документы, можно воспользоваться банком образцов на BLANKSOMAT. Для решивших выбрать удобные для работы бланки строгой отчетности, инструкция на BLANKSOMAT разработана пошаговая. Все образцы отсортированы по видам деятельности и предложены в нескольких форматах, что позволяет быстро ориентироваться, и делает работу с сервисом максимально удобной.

Покупаем БСО: смотрим внимательно!

Издавать бланки строгой отчетности инструкция позволяет так же с использованием автоматизированной системы, что во многих случаях позволяет оптимизировать затраты, при том не только материальные, особенно с учетом того, что программный продукт можно не приобретать, а пользоваться уже готовым ресурсом. Вся информация, попадающая в систему, надежно защищена.

Бухгалтерские бланки строгой отчетности — что к ним относится, формы

Несанкционированный доступ исключен. Подробнее об этом вы можете узнать из другой статьи «Почем нынче БСО, или как не платить за лишнее». Здесь же мы уделим особое внимание процедуре покупки типографских экземпляров.

Приобретая печатную продукцию, подлежащую строгому учету, в магазине или заказывая в типографии, необходимо в обязательномпорядке обратить внимание на следующие моменты, предусмотренные в инструкции, а точнее прописанные законодательно:

  • Серия и номер наносятся производителем (см. п. 9 Положения № 359);
  • На всех экземплярах должны быть указаны реквизиты того, кто их напечатал (п. 4 Положения № 359).

ВАЖНО! Убедитесь в том, что вам выдали правильно оформленный бухгалтерский документ (накладная, чек и т.п.), подтверждающий приобретение печатной продукции, и обязательно его сохраните. Это нужно сделать по следующим причинам:

  • если выявите брак, то сможете потребовать замены испорченных экземпляров;
  • проверяющие органы могут пожелать убедиться, что приобретение печатной продукции строгой отчетности осуществлялось в соответствии с требованиями законодательства.
  • к тому же без всего этого сумму типографских расходов при составлении бухгалтерской отчетности на затраты отнести не получится (по инструкции она учитывается при формировании налогового вычета).

Процедура постановки БСО на учет

После получения заказа из типографии как раз и наступает время для работы ранее созданной комиссии и ответственного сотрудника. При этом выполняются следующие действия:

  • Сверяется фактическое количество единиц печатной продукции с данными сопроводительных документов по наименованиям, сериям и номерам;
  • Составляется Акт приема-передачи БСО (прием из типографии, передача — материально ответственным лицам);
  • Информация, отраженная в акте, фиксируется в Книге учета БСО (о том, как это правильно сделать смотрите в статье «Книга учета бланков строгой отчетности: пример заполнения».

Данную процедуру необходимо выполнять в день получения заказа из типографии, иначе можно пропустить типографский брак, который в последующем придется исправлять самостоятельно. О том, как это сделать, вы можете узнать из статьи «Ошибки БСО: исправляем правильно».

ПОДВЕДЕМ ИТОГИ

Желающим применять в работе бланки строгой отчетности инструкция, а точнее требования, изложенные в Положении № 359 и Законе № 54-ФЗ должны выполняться неукоснительно. Правильно организовать учетный процесс необходимо заранее. Как правило, проблемы в учете возникают именно тогда, когда нужные процедуры выполняются «задним числом». Это увеличивает вероятность допущения ошибок, которые рано или поздно придется исправлять. Надеемся, что информация, освещенная в этой публикации, поможет вам их избежать!

Что относится к бланкам строгой отчетности (требования)?

Приложение 7 Положение о приемке, хранении, выдаче (списании) бланков строгой отчетности

ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Положение о приемке, хранении, выдаче (списании)

бланков строгой отчетности
1. Настоящее положение устанавливает в учреждении единый порядок приемки, хранения выдачи (списания) бланков строгой отчетности (далее – БСО).

2. Основными нормативными правовыми актами, использованными при разработке настоящего положения, являются:


  • Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;

  • Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденная Приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н;

  • Приказ Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

3.

Документы строгой отчетности

С работниками, связанными с получением, выдачей, хранением БСО заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

4. БСО принимаются работником в присутствии комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов, назначенной руководителем учреждения. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков документов данным, указанным в сопроводительных документах (накладных и т.п.), и составляет акт приемки бланков строгой отчетности. Акт, утвержденный руководителем учреждения, является основанием для принятия работником бланков строгой отчетности.

Форма Акта приемки бланков строгой отчетности утверждена Приложением № 11(корректируется учреждением в зависимости номера Приложения, установленного учетной политикой конкретного учреждения) к учетной политике учреждения.

5. Аналитический учет БСО ведется в Книге учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) по видам, сериям и номерам с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, условной цены, количества, а также подписи получившего их лица. На основании данных по приходу и расходу БСО выводится остаток на конец периода.

Книга прошнуровывается и опечатывается печатью учреждения, количество листов в книге заверяется руководителем учреждения.

6. БСО хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. По окончании рабочего дня места хранения бланков опечатываются.

7. Внутреннее перемещение БСО оформляется Требованием-накладной (ф. 0504204).

8. Особенности учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

8.1. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию учреждения отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.

8.2. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением Акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816). Уничтожение проводить не ранее чем через месяц со дня последней инвентаризации БСО (она проводится одновременно с инвентаризацией наличных денег).

8.3.Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у учреждения в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

Похожие:

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:

Все бланки и формы на filling-form.ru

filling-form.ru

Бланки строгой отчетности — как разработать и заказать

Внимание! Использование бумажных БСО для многих видов деятельности продлено до 1 июля 2019 года.

В работе многих предприятий и индивидуальных предпринимателей используются бланки строгой отчетности. Часто возникают вопросы связанные с порядком выбора подходящей формы БСО и размещения заказа в типографии.

Бланк строгой отчётности (Россия)

Ответы на многие из них вы сможете найти в этой статье.

Бланки строгой отчетности

Изготовление и использование бланков строгой отчетности на сегодняшний день регулируется Постановлением Министерства финансов РФ № 359 от 21 мая 2008 года. Основные моменты постановления заключаются в следующем:

  • формы бланков строгой отчетности, которые использовались ранее, сегодня не действительны;
  • для большинства видов деятельности новые формы бланков предприниматели должны разработать самостоятельно
  • в постановлении перечислены данные, которые должны присутствовать на бланке
  • типография, выполняющая печать бланков, должна проставить свои выходные данные, перечень которых также утвержден

Утвержденные формы бланков строгой отчетности

Некоторые виды деятельности подразумевают использование формы БСО, разработанного соответствующим регулирующим органом. К ним, среди прочих, относятся:

На изображениях в таблице установлен знак с нашего основного сайта www.rion.ru, на котором помимо оригинальной версии данной статьи вы сможете найти информацию обо всех других полиграфических работах, заказы на которые можно у нас разместить.

Как разработать БСО для своей работы

Если утвержденной формы бланка подходящей для вашего вида деятельности нет, то необходимо разработать его самостоятельно. При этом вы, конечно, имеете возможность учесть все особенности своей работы. Необходимо при этом бланк разрабатывать таким образом, чтобы он отвечал всем требованиям предъявляемым к БСО. Можно, например, взять за основу старую форму бланка, который ранее использовался для вашей деятельности и на его основе разработать свой, с учетом следующих моментов:

  1. на бланке обязательно должны присутствовать все реквизиты, которые перечислены в постановлении № 359 (см. список далее)
  2. типография, изотовившая бланк, должна указать выходные данные заказа

В остальном вид бланка, наличие или отсутствие каких-либо полей для заполнения или любой сопутствующей информации остается на ваше усмотрение.

Что обязательно должно присутствовать на бланке строгой отчетности

В постановлении Минфина РФ №359 , которое регулирует изготовление и использование БСО, указано, что на бланке строгой отчетности должны присутствовать:

  1. наименование документа, шестизначный номер и серия;
  2. наименование и организационно-правовая форма — для организации; фамилия, имя, отчество — для индивидуального предпринимателя;
  3. место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица — иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
  4. идентификационный номер налогового плательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
  5. вид услуги;
  6. стоимость услуги в денежном выражении;
  7. размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
  8. дата осуществления расчета и составления документа;
  9. должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
  10. иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).

Данные типографии которые необходимо разместить на БСО

Если банки строгой отчетности изготовлены типографским способом, то на нем в обязательном порядке должны присутствовать выходные данные типографии и заказа. Перечень таких данных также перечислен в постановлении Минфина РФ №359

  1. наименование типографии, изготовившей бланк
  2. ИНН типографии
  3. номер заказа
  4. год исполнения заказа
  5. тираж бланка

Серия и номер бланка

Как указано выше, на бланке строгой отчетности в обязательном порядке должен присутствовать шестизначный номер и серия бланка. Для учета бланков строгой отчетности существуют вполне определенные правила, которые подробно рассмотрены в постановлении Минфина РФ №359. Суть их сводится к тому, что каждый бланк, который вы используете, должен быть уникальным, поэтому на каждый проставляется не повторяющийся номер. Учет выданных БСО необходимо вести в специальном журнале.

Для налогового учета принципиальное значение имеет уникльность каждого бланка и правильный его учет. Конкретные же значения номеров и серий не так важны.

При размещении заказа на БСО серию для бланков предприниматель выбирает самостоятельно, а номер конкретного бланка в пределах серии ставит типография. На практике предприниматель самостоятельно следит, чтобы нумерация при повторном заказе бланков последовательно продолжалась. Серию (из двух заглавных букв) можно назначить любую и не менять.

При первом заказе бланков строгой отчетности, обычно начинают нумерацию с номера 000001. Серию можно установить, например AB, или в соответствии с вашими инициалами. После того как заказанная партия бланков у вас закончатся, вы повторяете тираж и указываете, что у вас нумерация закончилась, предположим, на №001000 и в новой партии нумерацию необходимо начать с №001001. Таким образом вы самостоятельно контролируете номера и серию проставляемые на бланках строгой отчетности.

В каких типографиях можно напечатать БСО

Изготовление полиграфической продукции общего назначения не подлежит лицензированию. Исключение составляют защищенная продукция, для изготовления которой используют специальное оборудование, материалы и технологии, например акции, векселя, деньги и др. При изготовлении бланка строгой отчетности не используются методы защиты, поэтому изготовить их можно в любой типографии, имеющей оборудование для печати и последовательной нумерации.

Более того, БСО возможно изготовить и с помощью компьютера и распечатать на принтере, однако для этого необходимо использовать специальные программы, которые гарантируют уникальность изготавливаемого бланка. Об этом в законе упоминается, однако какие конкретно программы необходимо использовать – неизвестно. Поэтому для избежание недопонимания со стороны налоговых органов большинство предпринимателей печатают бланки типографским способом.

Нужно ли иметь дело с кассовым аппаратом, если можно его заменить бланками строгой отчетности? Многие предприниматели отвечают на этот вопрос утвердительно. Некоторые сомневаются именно из-за опасений сделать что-то не так. Другие же, напротив, отказываются от дорогостоящей контрольно-кассовой техники и умышленно выбирают такие виды деятельности, которые предусматривают работу на ЕНВД или работают на патентной системе. Важные нюансы, касающиеся бланков строгой отчетности, о которых следует знать всем без исключения ИП, как раз изложены в этой статье. Если кого-то останавливают трудности, связанные с учетом «строгих» документов, мы поможем их преодолеть. Искренне надеемся, что подборка информации окажется полезной и нужной для всех без исключения субъектов хозяйствования.

Особенности использования БСО индивидуальными предпринимателями

Первое и самое главное, что вам следует усвоить — учет БСО для ИП такой же, как для ООО или любой другой организаций. Основным нормативным актом, которым следует руководствоваться для того, чтобы правильно организовать учет, является Положение № 359. В то же время существуют некоторые особенности использования таких документов, на которые ИП должны обратить внимание.

БСО вам подойдут только в случае работы с населением или другими ИП (имеется ввиду исключительно оказание услуг). Использовать такие документы для оформления расчетов с юридическими лицами (ООО, ЗАО, бюджетными организациями и прочими) нельзя. Некоторые предприниматели хитрят и оформляют услуги документально на сотрудников фирмы-клиента, как на физическое лицо. Знайте, что такое оформление является приемлемым далеко не для всех организаций.

Предлагаем другие способы решения этой проблемы:

  • Работайте с юридическими лицами по безналичному расчету;
  • Видоизмените бланк строгой отчетности таким образом, чтобы для юридических лиц он подходил.

Будьте внимательны, использование второго способа возможно только при условии, прописанном в п. 2.1 Закона № 54-ФЗ «О применении ККТ…»: ИП должен находиться на патентной системе или ЕНВД. В этом случае запросто можно дополнить бланк строгой отчетности реквизитами, указанными в п. 2.1 и применять его в дальнейшем для расчетов, как с физическими, так и с юридическими лицами. Однако не забудьте, что применять БСО можно только для ОКАЗАНИЯ УСЛУГ! О торговых операциях в данном случае речь не идет.

Кроме того помните, что БСО необходимо выписывать при расчетах с ИП за услуги в обязательном порядке, так как они являются такими же физическими лицами, как и простые граждане не смотря на то, что выступают одновременно и субъектами хозяйствования. Еще один нюанс, который так же необходимо учитывать. За то, что документ не будет выписан по какой-либо причине или же будет выписан с нарушениями вас можно привлечь к ответственности как за работу без кассового аппарата. Кстати, вот информация, которая может не только оказаться полезной, но еще и выступить в роли дополнительного стимула делать все правильно: в случае наложения административного наказания индивидуального предпринимателя приравнивают к должностному лицу, а это означает, что сумма штрафов окажется весьма внушительной.

Обязательные реквизиты бланков строгой отчетности: на что ИП следует обратить внимание

Перечень обязательных реквизитов указан в п. 3 Положения № 359. Мы его повторять не будем, в то же время, обратим ваше внимание на некоторые особенности, которые могли по какой-либо причине остаться сразу незамеченными:

  • ИП, работающий с такими документами должен иметь печать.
  • Адрес в обязательном порядке указывается только юридическими лицами, а ИП этот вопрос решает самостоятельно.
  • ФИО во всех случаях заполняется полностью.

Что касается наличия печати, то вывод о ее обязательном использовании следует из некоторых пунктов Положения № 359, предусматривающих наличие таковой (см. п. 3, 13, 18). Никакие оговорки об ее возможном отсутствии не сделаны. Следовательно, печать необходима.

Везде, где есть требования указать ФИО, прописывать фамилию имя и отчество нужно обязательно полностью, сокращения не допускаются. Это довольно распространенная ошибка при заполнении бланков, за которую можно получить штраф.

Если мы купили БСО в магазине: учет по правилам

Все требования по учету и использованию БСО для ИП такие же, как и для юридических лиц. Организация учетного процесса зависит от того, где вы решите их взять. Положение № 359 допускает 2 способа:

  • приобретать в типографии (магазине);
  • изготавливать самостоятельно.

Для каждого варианта есть свои условия.

Бланки строгой отчетности, изготовленные типографским способом требуют особого контроля за использованием со стороны налогоплательщика. Вы обязаны регистрировать информацию об их поступлении, любом движении и о неиспользованных остатках в Книге учета БСО.

Учет бланков строгой отчетности

Она должна быть оформлена согласно требованиям п. 13 Положения № 359. Фиксация информации делается обязательно вручную. Никакая автоматизация при выборе этого способа формирования документов недопустима. Кроме того, при покупке печатной продукции в магазине, следует обратить внимание, правильно ли оформлены бланки, которые вы собираетесь купить. Имеется в виду соблюдения требований п. 4 Положения относительно сведений об изготовителе, а также п. 9 относительно наличия на них номера и серии.

Трудностей, связанных с учетом БСО, запросто можно избежать. Для этого достаточно выбрать другой способ изготовления.

Как автоматизировать учет БСО

Для автоматизации учета БСО необходимо использовать автоматизированные системы формирования. Они должны отвечать требованиям п. 11 Положения № 359. Этот способ удобен тем, что программа самостоятельно фиксирует информацию об использовании каждого отдельно взятого документа в реальном времени. Преимущества такого способа очевидны: появляется возможность печатать бланки в нужном количестве и в любое удобное время. Кроме того, в любой момент можно сформировать отчет из которого будет видно кто, сколько и когда документов использовал. При этом такая процедура будет длиться считанные минуты, тогда как на подсчеты вручную уходит гораздо больше времени. Еще одним плюсом является что влияние человеческого фактора сведено в этом случае к минимуму.

Помните, что бланк строгой отчетности для ИП, равно так же, как и бланк строгой отчетности для ООО нельзя самостоятельно изготовить на компьютере и распечатать. Для этого должна использоваться специальная автоматизированная система, способная проконтролировать их использование, недопустить несанкционированных исправлений (то есть исключить возможность внесения изменений). Защита эта необходима не столько от злоумышленников, сколько от самих пользователей. Кроме всего прочего, информация фиксируется внутри системы и сохраняется не менее пяти лет, поэтому к подобного рода сервису предъявляются повышенные требования. Если для ООО еще под силу приобретение собственного ресурса, то индивидуальному предпринимателю такие затраты не по плечу. Самому создать такую систему дорого, приобрести в пользование тоже, а вот воспользоваться уже готовым ресурсом можно запросто. В этой ситуации для ИП надежным помощником станет система BLANKSOMAT при помощи которой можно формировать и учитывать БСО в онлайн режиме. Это всегда удобно, недорого и надежно. К тому же формы бланков для работы можно выбрать различные с учетом вида деятельности. Разработчики постарались сделать их удобными и доступными. В обширной базе все документы отсортированы по видам деятельности, что позволяет легко и быстро осуществить оптимальный выбор.

Итог

Требования, предъявляемые к документам строгой отчетности едины для всех. Бланк строгой отчетности для ИП выглядит так же, как и бланк строгой отчетности для ООО. Правила использования для всех одинаковы. Никаких упрощений для ИП законодательством не предусмотрено. Каждый должен самостоятельно позаботиться о том, как учитывать БСО, обзавестись печатью и организовать контроль над их использованием. Упрощение учетного процесса возможно только при использовании автоматизированных систем.