Отчетность предприятия

18.1. Понятие и виды отчетности

Вся электронная библиотека >>>

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ >>

Учебные пособия

УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

Раздел: Экономика

Отчетность — это система взаимосвязанных показателей, харак­теризующих условия и результаты деятельности предприятия (хозяйству­ющего субъекта) или составляющих его элементов (областей бизнеса) за истекший период.

Составление отчетности — завершающий этап учетного процесса, поэтому она состоит из обобщающих итоговых показателей, которые по­лучают в конце отчетного периода путем соответствующей обработки (группировки, обобщения и т.п.) данных текущего учета. Отчетность мо­жет содержать как количественные, так и качественные показатели как в стоимостном, так и в натуральном выражении. Важно подчеркнуть, что отчетные данные не могут отражать таких хозяйственных оборотов, кото­рых не было в текущих учетных записях. Отчетность представляет собой важнейший источник информации для анализа и принятия решений.

Применяемая на практике отчетность подразделяется на виды по трем основным признакам:

1) объему сведений, включаемых в отчеты;

2) целям, для которых составляются отчеты;

3) периодам, охватываемым отчетностью.

По объему содержащихся в отчетах сведений различают частную и общую отчетность. Частная отчетность включает информацию о резуль­татах деятельности какой-либо структурной единицы предприятия или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятель­ности по конкретным географическим регионам. Общая отчетность ха­рактеризует результаты деятельности предприятия в целом.

В зависимости от назначения (целей составления) отчетность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит сред­ством информирования внешних пользователей — заинтересованных физических и юридических лиц — о характере деятельности, доходности и имущественном положении предприятия. Составление внутренней (внутрихозяйственной) отчетности вызывается потребностью внутри­фирменного управления.

В зависимости от периода, который охватывает отчетность, раз­личают периодическую и годовую отчетность. Если бухгалтерская отчет­ность составлена на внутригодовую дату, ее называют периодической. Периодические отчеты составляются регулярно через определенные про­межутки времени. По этому признаку различают отчетность ежедневную, еженедельную, ежедекадную, месячную, квартальную, полугодовую.

Срок представления годового отчета регламентируется соответ­ствующими нормативными актами (в России — нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации).

Мы будем говорить о частной внутренней отчетности, т.е. отчетно­сти об условиях и результатах деятельности структурных подразделений предприятия, отдельных направлениях его деятельности, а также ре­зультатах деятельности по регионам.

Цель составления внутрихозяйственной (внутренней) отчетности, охватывающей все предприятие снизу доверху, — удовлетворение ин­формационных потребностей внутрифирменного управления путем пре­доставления стоимостных и натуральных данных (показателей), позво­ляющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать дея­тельность структурных подразделений предприятия (отдельные направ­ления его деятельности), а также конкретных менеджеров (управляющих).

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее пери­одичность и формы, а также набор показателей. Точность и объем при­водимых данных должны варьировать в зависимости от организацион­но-технологических и экономических особенностей, присущих конкрет­ному предприятию и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета, содержанию пол­номочий и ответственности, которые делегированы конкретному струк­турному подразделению и его менеджеру. В связи с этим разработка внутренней отчетности является прерогативой предприятия. Содержа­ние, формы, сроки и обязанности представления этой отчетности, а так­же пользователи варьируют в зависимости от условий хозяйствования на конкретном предприятии. Исключение составляет лишь финансовая отчетность отраслевых и географических сегментов предприятия, кото­рая регулируется национальными и международными стандартами. О причинах, которые обусловили это положение, речь пойдет ниже.

Прежде чем приступить к рассмотрению внутренней отчетности по существу, необходимо дать краткую характеристику объектов управлен­ческого учета, в разрезе которых составляется внутренняя отчетность, поскольку основные ее характеристики, в первую очередь содержание, зависят от целей деятельности объектов управленческого учета, прав и ответственности, которые им предоставляются, критериев оценки ре­зультатов их деятельности.

К содержанию книги: УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ

Экономика. Инновационные подходы Анализ хозяйственной деятельности предприятия

УЧЕТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ Управленческий учет может включать в себя …

Противоположным является — финансовый учет. Управленческий учет может быть разработан для конкретной компании и содержать множество расчетов и прогнозов. …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/kodex-11-22/181.htm

Сущность, цели и задачи бухгалтерского учета. Пользователи …

Управленческий учет — учет, который организация устанавливает для своих внутренних целей, для формирования учетной информации, требуемой …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/buhgalterskiy-uchet-1/2.htm

Производство. Понятия и виды хозяйственного учета …

Управленческий учет, являясь составной частью бухгалтерского учета, предназначен для сбора учетной информации, которая используется внутри …

www.bibliotekar.ru

www.bibliotekar.ru/buhgalterskiy-uchet-2/2.htm

УЧЕТ Учет является составной частью управления экономическими …

Учет обеспечивает постоянную информацию о всех сферах хозяйственной деятельности и … учет предприятий, учреждений, бюджетный учет, управленческий учет. …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/kodex-11-22/42.htm

Обучение персонала. Нужно ли компании обучать персонал

… узкоспециализированных знаний, коммерческих и управленческих навыков. … к примеру, проблемы сбора долгов, управленческий учет, оптимизацию …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/media/72.htm

ШКОЛА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА, АНГЛО-АМЕРИКАНСКАЯ …

И управленческий, и бухгалтерский учет имеют свои самостоятельные … В управленческом учете точность приносится в жертву оперативности. …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/kodex-11-23/125.htm

Основные функции управления. Цикл менеджмента

… и координирование; контроль и учет. Таким образом, основа управленческой деятельности — это выполнение менеджером четырех общих функций, …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/biznes-29/13.htm

КОНТРОЛЬ И ЕГО ВИДЫ

Контроль — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результате!-, работы …

bibliotekar.ru

bibliotekar.ru/biznes-29/44.htm

Финансовая отчетность компании: формы, принципы составления

Читайте, какие отчеты делают предприятия с разной численностью, какую информацию они содержат, каковы сроки их представления, и что грозит бизнесу, если их нарушить.

Небольшим предприятиям, к которым относят организации, имеющие персонал до 100 человек и выручку в год не более 800 млн рублей, разрешено работать по сокращенному списку форм:

  • форма 1 – бухгалтерский баланс,
  • форма 2 – отчет о финансовых результатах.

Все прочие предприятия (а именно – средние, крупные и крупнейшие) готовят к отправке полный комплекс форм и пояснительную записку:

  • форма 3 – об изменении капитала,
  • форма 4 – о движении денежных средств,
  • форма 5 – о целевом использовании средств,
  • пояснительная записка может быть составлена в произвольной форме, как текст или в табличном виде.

Заметим, у малых предприятий (см. критерии отнесения) есть выбор: можно предоставлять полный или сокращенный список форм.

По окончанию календарного года в срок до 31 марта следующего года, организация должна подготовить, а после отправить отчетность в налоговые и контролирующие органы.

Формы бухгалтерской отчетности утверждены приказом министерства финансов, но они относятся к рекомендуемым. Если есть необходимость, предприятие может детализировать статьи своей отчетности или же объединять их. Также бухгалтерская отчетность организации может быть опубликована в открытом доступе.

Скачайте и возьмите в работу:

Основной финансовый отчет – бухгалтерский баланс

Баланс – это активы и пассивы компании. Активы — это имущество, принадлежащее организации, ее денежные средства. А пассивы – то из чего они сформированы: капитал собственников, заемные, привлеченных средств.

Анализируя, сопоставляя статьи баланса, пользователь может определить текущее финансовое положение компании, ее способность беспрепятственно функционировать в обозримом будущем. Также, основываясь на балансе, можно рассчитать основные показатели финансовой устойчивости, интересующие руководство, потенциальных будущих инвесторов, кредиторов.

Рисунок 1. Форма 1 – Бухгалтерский баланс

Формирование бухгалтерского баланса – заключительный этап учетной работы. Баланс следует формировать, когда все операции отображены в учете.

Пассивы для удобства разделены на 3 раздела:

  1. Капитал и резервы, где учтены все средства, принадлежащие только собственникам данного предприятия.
  2. Долгосрочные обязательства – займы, кредиты, остальные долговые обязательства организация, которые она обязана вернуть или погасить через 12 месяцев и более.
  3. Краткосрочные обязательства – задолженность к уплате в течение года. Например, невыплаченная заработная плата работникам компании, задолженность перед поставщиками, краткосрочные кредиты.

Финансовая отчетность по МСФО

Международные стандарты финансовой отчетности (МСФО) – это европейский стандарты учета. Они публикуются Советом по международным стандартам финансовой отчетности. В МСФО описан порядок как бухгалтеры должны вести учет по компании отчетность, детали ее презентации пользователям.

Отчетность по МСФО более понятна для пользователей, показывает реальное положение дел компании. Помогает выйти на фондовые рынки многих стран мира, получать банковские кредиты заграницей, сопоставлять данные по предприятиям группы, находящимся в разных странах мира.

С 1998 года идет постепенный процесс по сближению РСБУ с МСФО. С 2018 года отчетность по МСФО обязаны составлять банки, страховые компании и негосударственные пенсионные фонды, для остальных компаний это пока не обязательно.

Отчетная документация по МСФО получается путем трансформации бухгалтерских данных в МСФО, когда данные по счетам РСБУ переносятся на счета МСФО, по установленным правилам, после чего проводятся дополнительные процедуры, начисления, корректировки.

Аудит финансовой отчетности

Аудит финансовой отчетности – это проверка достоверности её данных, а также выяснение того, насколько бухучет компании соответствуют правилам, установленным законодательством страны. Аудит бывает добровольным и обязательным. Обязанность проводить аудит прописана в Федеральном законе от 30.12.2008 No 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». По нормам этого закона под обязательный аудит попадают:

  • компании, чья выручка за прошедший год больше 400 миллионов рублей или объем активов свыше 60 миллионов;
  • все акционерные общества;
  • организации, занимающиеся кредитованием, страхованием, клиринговые учреждения, казино, прочие.

Более подробно список компаний прописан в ст. 5 ФЗ No 307 «Об аудиторской деятельности». Компании, который попадают под обязательный аудит, должны его проводить ежегодно. По Федеральному закону от 27.07.2010 No 208-ФЗ «О консолидированной финансовой отчетности», консолидированная отчетность группу также подлежит обязательному аудиту. Под группой понимается – совокупность материнской, а также всех ее дочерних компаний.
По итогам проверки организация получает отчет и аудиторское заключение, выражающее мнение аудиторов о проверяемой отчетной документации, объем проверки и методы, общие рекомендации, а также обнаруженные нарушения, возможные варианты их исправления.

Если пренебречь требованиями или правилами, установленными законодательно, по ведению бухгалтерского учета, составлению бухгалтерской отчетности, в Налоговом кодексе и Кодексе об Административных правонарушениях указана ответственность в виде штрафов, пени, а при уклонении от уплаты налогов в Уголовном кодексе также возможно лишение свободы.

Административная ответственность в виде штрафов предусмотрена:

  • при несвоевременном или неправильном учете операции, движения денежных средств, материальных ценностей, прочие операции. За эти нарушения по Налоговому кодексу предприятие могут обязать уплатить штраф в размере 5000- 15 000 рублей, а если эти действия привели к занижению налога на прибыли, то потребуется заплатить штраф в сумме 10% от неуплаченного налога;
  • за искажение данных учета, неверное начисление налогов, сборов — штраф от 2000 до 3000 рублей прописан в Кодексе об Административных нарушениях;
  • за нарушение сроков по предоставлению бухгалтерской отчетности, аудиторского заключения — организация обязана будет заплатить штраф по 50 рублей за каждую несданную форму и штраф от 300 до 500 будет наложен на должностных лиц организации. Если самостоятельно обнаружить ошибку в отчетности, расчете и уплате налогов, можно подать пересмотренную отчетность и уточненную декларацию, это поможет избежать штрафа.

С помощью специальных программ, можно осуществлять бухгалтерский учет и проводить экономический анализ — программа будет выводить подготовленный отчет о финансовом положении предприятия, а также делать анализ основных форм бухгалтерской отчетности. Есть модули программ, способные проводить трансформацию российской отчетности в отчетность в МСФО.

Нынешние программные обеспечения имеют удобную функцию – передавать необходимые отчеты и документацию в налоговые органы, внебюджетные фонды по компьютеру через Интернет.

Гость, уже успели прочесть в свежем номере?

Внутренняя отчетность в управленческом учете

В.Ф. Палий Глава из книги «Управленческий учет издержек и доходов с элементами финансового учета»
Издательство «Инфра-М», 2006 год

Внутренняя управленческая отчетность является наряду с Планом счетов управленческого учета системообразующим элементом, тем основным хребтом, на котором держится вся управленческая структура. Внутренняя отчетность – это совокупность упорядоченных показателей и другой информации. В ней дается интерпретация отклонений от целей, планов и смет, без чего управленческий учет остается формальным скоплением цифровых данных, непригодных для целей внутреннего управления.

Требования к построению и содержанию внутренней отчетности, выработанные наукой и практическим опытом, характеризуют самую суть данного элемента управленческого учета. Причем имеют значение как формальные, так и существенные требования.

Перечислим формальные требования к внутренней отчетности с краткими пояснениями:

  • целесообразность – информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна отвечать цели, ради которой она была подготовлена;
  • объективность и точность – внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, степень погрешности в отчетах не должна мешать принятию обоснованных решений. Оперативность, быстрота представления отчетности не может не влиять на точность информации, но следует стремиться к минимизации данного фактора;
  • оперативность отчетности заключается в том, что она должна представляться к сроку, когда она является необходимой для принятия решений;
  • краткость – в отчетности не должно быть излишней, избыточной информации. Чем отчет меньшего объема, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять нужное решение;
  • сопоставимость отчетности заключается в возможности использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности. Отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;
  • адресность – внутренняя отчетность должна попасть к ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам, но при условии соблюдения степени конфиденциальности, установленной в организации;
  • эффективность – издержки на составление внутренней отчетности должны быть сопоставлены с выгодами от полученной управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией. Требования к содержанию отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. Менеджеры должны разъяснить бухгалтерам и другим исполнителям, составляющим внутреннюю отчетность, какая информация, в каком виде и объеме, в какие сроки им необходима.

Для менеджеров имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы отчетности, грамотно составленные сведения. Внутренняя отчетность должна обеспечить быстрый обзор и оценку фактических результатов, их отклонений от цели, определение существующих недостатков сегодня и на будущее, выбор оптимальных вариантов управленческих решений. Разработать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, весьма не просто. Добиться удовлетворительных результатов можно только совместными усилиями руководителей и бухгалтеров, других специалистов-экономистов, плановиков и т.п.

Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:

  • гибкая, но единообразная структура;
  • понятность и обозримость информации;
  • оптимальная частота представления;
  • пригодность для анализа и оперативного контроля;
  • непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет доходов, ранжирование отклонений и т.п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна иметь достаточную внутреннюю гибкость, обеспечивающую реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. Вместе с тем необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на самом первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если вы не сможете охватывать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии вам будет трудно получить нужную в каждом случае информацию.

То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для своих собственных целей. Система информации должна быть разработана так, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию, это знает каждый бухгалтер.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать только ту информацию, которая необходима данному конкретному менеджеру. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность многими малосущественными показателями затрудняет понимание отчетности, ведет к использованию в управлении не той информации, которая позволила бы найти самое верное решение. По закону Паркинсона число цифр, включаемых в отчет, часто превышает пределы возможностей, обеспечиваемых отчетом.

Итак, чрезмерная детализация отчетности – враг понятности, а следовательно, действенности отчетности. Наиболее существенные примеры чрезмерной детализации:

  • размерность количественных показателей доведена до абсолютной точности. Вместо показателя объема на сумму 10 926 462 руб. 18 коп. следует записать 10 926 тыс. руб., или даже 10,9 млн руб., что намного обозримее детальной цифры, величина которой воспринимается с трудом;
  • отклонения отражаются буквально по всем статьям. Отклонение в 100 руб. приводится рядом с отклонением в 100 тыс. руб., в результате их можно понять как равновеликие. Мелкие отклонения распыляют внимание управляющего, ограничивают понимание информации;
  • статьи отчета детализируются по функциям «объем продаж», «издержки на продажи» без связи с видами продукции, секторами рынка и т.п. В данной ситуации имеем детализацию «наоборот»;
  • множество посторонних показателей, которые не контролируются данным центром ответственности.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т.е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.

Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на основе такого отчета. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На низовых уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется все реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.

Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.

ФОРМЫ ВНУТРЕННИХ ОТЧЕТОВ

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом в принятии решений является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Она отрицает шаблонный подход. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности (рис. 1).

По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются обычно за месяц или за иной отчетный период (квартал, полугодие и т.п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период; представляются регулярно и отражают доходы и расходы по центрам ответственности, исполнение сметы издержек, рентабельность, движение денежных средств и иные показатели для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты по ключевым показателям представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим, не входящим в оценочные, плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам руководителей и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности. Например, причины, влияющие на перерасход ресурсов, уровень продаж по секторам рынка, всесторонняя оценка причин изменения рентабельности, анализ рынка и использования производственной мощности, факторы риска деятельности в определенных направлениях и т.п.


Рис. 1. Классификация внутренней отчетности

По уровням управления различают оперативные отчеты, текущие и сводные отчеты. Оперативные отчеты представляются на низовом уровне управления в центрах ответственности. Они содержат подробную информацию для принятия текущих решений. Составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты содержат агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли, центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты представляются для высшего управленческого персонала организации, по которым принимаются стратегические решения и осуществляются общий контроль деятельности и контроль управленческого персонала на среднем, иногда – на нижнем уровне. Периодичность колеблется от ежемесячных до ежегодных отчетов.

Оперативная информация, предназначенная для низовых центров ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. Нижний уровень – это оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов, использованию ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

Пример отчета об издержках для разных уровней управления одной из организаций.

Месячный отчет вице-президента по производству, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагоприятные отклонения
108 400 111 400 3000
Планирование и расчеты 92 400 96 600 4200 3000
Прочие издержки 12 300 11 900 (400)
Издержки цеха А 280 600 285 000 4400 4200!
Издержки цеха Б 389 440 382 650 (6790) 4400
Всего: 883 140 887 550 4410 4410
Месячный отчет начальника цеха Б, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагоприятные отклонения
Общецеховые издержки: 21 340 19 680 (1660)!
На оплату труда 63 200 64 300 1100
На коммунальные услуги 10 700 8100 (2600)! 1100
Прочие 110 000 113 070 3070
Издержки подразделений: 48 200 45 800 (2400)
Штамповочного Красильного Сборочного 136 000 131 700 (4300) 3070
Всего: 389 440 382 650 (6790)
Месячный отчет мастера штамповочного участка, тыс. руб.

Контролируемые издержки По смете Фактические Отклонения Неблагоприятные отклонения
Материалы основные 44 200 45 300 1100 1100
Прямая оплата труда 25 600 25 900 300 300
Специнструмент 3850 2750 (1100)! 450
Оплата обслуживающего персонала 12 430 12 880 450 700
Вспомогательные материалы 20 100 20 800 700 1620!
Прочие издержки 1620 5440 3820
Всего 110 000 113 070 3070 4170

Примечание. «По смете» указаны издержки в пересчете на фактический объем производства; знаком «!» отмечены отклонения, превышающие 4% по данной статье.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты. Сводка – это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период, иногда за день, за неделю. Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях данного центра ответственности. Общие финансовые отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная форма представления внутренней отчетности является наиболее приемлемой и для составителей, и для пользователей.

Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно правильно структурировать отчетные показатели, разделить их на зоны, выделить главные, требующие особого внимания, а самое важное – постараться изложить отчет на одной странице без оборота.

Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма наиболее наглядна, не нужно только перегружать графики и диаграммы излишней цифровой информацией, стараться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет восприятие информации. Много цифр нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствует цифровая информация, либо ее объем незначителен, но нужно подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам в табличной или графической формах.

Пример внутреннего отчета центра прибыли, распределенного на зоны (в млн. руб.) за девять месяцев 2005 г.

Выручка Переменные издержки По месяцам Валовая прибыль С начала года
2004
факт
2005 2004
факт
2005 2004
факт
2005 2004
факт
2005
план факт план факт план факт план факт
7,3 7,9 7,1 4 4,6 4,0 Январь 3,3 3,3 3,1 6,0 4,9 4,9
7,8 7,7 7,2 5,1 5,6 5,4 Февраль 2,7 1,6 1,8 9,2 7,9 7,9
7,6 8,3 8,3 4,4 5,3 5,3 Март 3,2 3,0 3,0
6,9 6,9 7,0 4,4 5,5 5,0 Апрель 2,5 1,5 2,0 11,7 9,4 9,9
6,0 7,4 6,0 5,2 4,6 4,8 Май 2,2 1,4 1,2 13,9 10,8 11,1
7,6 8,0 7,6 5,4 5,8 5,3 Июнь 2,6 1,8 2,3 16,5 12,6 13,4
7,0 6,7 5,6 4,2 3,8 3,3 Июль 2,5 1,8 2,3 19,0 14,4 15,7
6,9 6,3 7,9 3,7 5,8 5,4 Август 2,6 2,1 2,5 21,6 16,5 18,2
7,6 6.9 7,8 4,2 5,0 5,4 Сентябрь 2,7 2,8 2,4 24,3 20,6 19,3

Версия для печати

ведение отчетности

Смотреть что такое «ведение отчетности» в других словарях:

  • департамент бухгалтерского учета и отчетности — Данный департамент отвечает за ведение главной бухгалтерской книги, надзор за соблюдением требований финансового контроля, управление движением денежных средств и валютными операциями, проведение ежегодных аудиторских проверок, а также за… … Справочник технического переводчика

  • Управление — 2 Управление Совокупность целенаправленных действий, включающая оценку ситуации и состояние объекта управления Выбор управляющих воздействий и их реализация (ГОСТ 34.003 90). Применительно к персоналу (как объекту управления) под управлением… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Герд, Александр Яковлевич — известный педагог, родился 5 апреля 1841 г. на Васильевском острове, в 12 линии, в доме Бачмановой, где и прожил более 20 лет. Он был четвертым сыном англичанина Якова Ивановича Герда, хорошо тогда известного в педагогическом мире (см.). После… … Большая биографическая энциклопедия

  • Артельщик — в русских войсках заведующий артельным хозяйством роты, эскадрона, команды. На его обязанности лежит: 1) хранение и расходование вверенного ему имущества; 2) закупка припасов на деньги, полученные от командира части, или прием продуктов от… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона

  • ОБСЛЕДОВАТЬ — ОБСЛЕДОВАТЬ, обследую, обследуешь, совер. и несовер., кого что. Произвести (производить) осмотр, проверку чего нибудь, обревизовать (ревизовать). Обследовать ведение отчетности. Обследовать работу месткома. || Исследуя, произвести (производить)… … Толковый словарь Ушакова

  • Главная палата мер и весов — Дмитрий Иванович Менделеев Главная палата мер и весов учреждена в 1893 году в Санкт Петербурге по инициативе Д. И. Менделеева, учёного хранителя Депо образцовых мер и весов, которое и было преобразовано в Главную палату. Главная палата… … Википедия

  • Второй режиссёр — В данной статье или разделе имеется список источников или внешних ссылок, но источники отдельных утверждений остаются неясными из за отсутствия сносок … Википедия

  • ВНИИ метрологии — Дмитрий Иванович Менделеев Главная палата мер и весов, учреждена в 1893 году в Санкт Петербурге по инициативе Д. И. Менделеева, учёного хранителя Депо образцовых мер и весов, которое и было преобразовано в Главную палату. Главная палата мер и… … Википедия

  • ВНИИМ — Дмитрий Иванович Менделеев Главная палата мер и весов, учреждена в 1893 году в Санкт Петербурге по инициативе Д. И. Менделеева, учёного хранителя Депо образцовых мер и весов, которое и было преобразовано в Главную палату. Главная палата мер и… … Википедия

  • Управление записями — (англ. Records Management) практика ведения записей организации с момента их создания до окончательного уничтожения. Данная практика включает в себя классификацию записей, их хранение, защиту и уничтожение (либо, в некоторых случаях … … Википедия

  • НЦ \»Институт метрологии\ — Национальный научный центр «Институт метрологии» Год основания 1901 Расположение Харьков, Украина … Википедия

Аналитический подход необходим для успешного развития любого бизнеса. Чтобы понять, куда движемся сейчас и к чему придем в будущем, нужно собрать информацию, разложить ее по полочкам и сделать выводы.
По мере роста компании увеличивается и количество данных, которые подлежат обработке, и в один прекрасный день руководитель понимает, что с таким валом цифр и наименований в одиночку ему не справиться. Вот тогда и появляется на сцене Его Величество Отчет.
Сначала простой, скромный, понятный? Но вскоре вместо конкретных сведений о предмете (объем продаж или сумма затрат, количество контактов или командировочные расходы) в отчете появляется расплывчатая информация, лишь отдаленно отражающая исходные данные.
Каким же целям должны служить отчеты и что зачастую происходит в действительности?

Зачем нужен отчет?
Итак, каковы функциональные цели отчетов?
1. Получить картину «крупными мазками», не отвлекаясь на мелкие детали. Это очень удобно для оценки ситуации и ее прогнозирования и, кроме того, существенно экономит рабочее время руководителя.
2. Выбрать угол зрения. Особенно актуально для аналитических отчетов. Оценка тенденций, структура расходов, динамика продаж и т. д., вплоть до сложных изысканий с применением высшей математики.
Как правило, руководители практически любого уровня стараются работать не с большими объемами первичной информации, а со сводными данными, запрашиваемыми у подчиненных. Отчеты низовых звеньев продвигаются «вверх» из отдела в отдел и наконец попадают на стол руководителя.
Что же получит генеральный директор предприятия среднего уровня после многочисленных обобщений, округлений и допущений? Некий документ, не более того. Для того чтобы итоговый отчет мог называться источником достоверной информации, необходимо:

  • иметь жесткий, желательно автоматизированный регламент его составления. Должны быть созданы такие условия, при которых вводимая информация никак не будет зависеть от сотрудника, который составляет отчет;
  • поместить в отдельные пункты результативные (аналитические) данные отчета и мнение (рекомендации) специалиста (составившего отчет);
  • сделать любой пункт отчета доступным для детализации (вплоть до первичных данных).

Нелишне напомнить, что реально существует только один способ выполнить все вышеназванные условия — создать общее информационное пространство, дающее возможность получать перекрестные отчеты из первичных данных и, соответственно, оценивать их полноту и достоверность.
На практике алгоритмы составления отчетов варьируются в неограниченных пределах. В результате руководители вместо объективных данных получают субъективную интерпретацию с непредсказуемым уровнем достоверности, имеющую, кстати, еще один — психологический — аспект, связанный с возможностью манипулирования начальством.
Для того чтобы ввести кого-либо в заблуждение, информацию можно обработать: например, изложить достоверные факты, но в разрозненном, или неполном, или слишком обобщенном виде. Можно также довести до сведения руководителя информацию, большая часть которой является бесполезной или ложной, но так, что это невозможно обнаружить.
Манипуляции условно можно разделить на следующие основные типы:

  • Непреднамеренная.
    Отчет подгоняется для того, чтобы начальник не ругал или, наоборот, похвалил. О последствиях искажения данных сотрудник не задумывается и конкретных целей не преследует.
  • Сознательная «на благо отдела (дела)».
    Отчет подгоняется для того, чтобы добиться усиления значимости отдела в структуре или дополнительного финансирования, а также карьерного роста. Руководство вводится в заблуждение, и принимаются решения с непредсказуемыми последствиями.
  • Сознательная (вредительская?).
    Здесь поле приложений огромно: чтобы скрыть следы ошибок, злоупотреблений, хищений, «подсидеть» коллегу, доказать свою незаменимость или неоцененность, получить бонусы для себя или отдела. В этом случае начальство преднамеренно вводится в заблуждение, и решения о действии (или бездействии) ведут к отрицательным для бизнеса последствиям.
    Есть у отчетов и еще одно коварное свойство. У руководства довольно часто возникает потребность в немедленном получении данных — и тут начинается аврал! В отсутствие четкого регламента по времени и способу подачи исходных данных масса людей должна бросить текущую работу, чтобы добыть нужную информацию, обработать ее и укомплектовать в удобную для руководителя форму.
    Представьте, что после вашей просьбы предоставить «отчет по?» работник задает наивный вопрос: «Чтобы сделать нужный документ, мне требуется столько-то времени. Могу я отложить текущие дела?» Он и сам понимает, что не может, но хочет снять с себя груз ответственности, зная — отчет будет неполным или недостоверным. Мало того что плановая работа пострадает, так еще и требуемый документ вряд ли будет отражать реальное состояние дел в компании.

    Что делать?
    Первым из двух традиционных вопросов — «кто виноват?» — мы задаваться не будем, об этом достаточно подробно написано в статье «Постановка задачи на автоматизацию как Проблема»1. А вот «что делать?» — вопрос стратегический. На него ответ искать придется, если владелец не хочет, чтобы успешный бизнес через некоторое время превратился в умирающий, т. е. низкоприбыльный или откровенно затратный.
    Итак, выполнение каких условий необходимо обеспечить при составлении отчета, чтобы никто не смог использовать его как инструмент влияния на вас?
    Во-первых, полноценный контроль достоверности. Если вы будете иметь возможность проверить данные в любое время и на любом этапе обобщения, опасность искажения и умолчания исчезнет. Вам будет понятно, откуда возникают те или иные цифры и прогнозы. Если алгоритм обработки данных строго регламентирован и понятен всем, в том числе и вам, никто не сможет «подмешать» что-либо в информационный «коктейль» для улучшения (или ухудшения) его «вкуса».
    Во-вторых, принципиально важно не зависеть от держателей информации, т. е. специалистов, которые знают, какие именно данные легли в основу отчета и как они обрабатывались. Безусловно, специализированные аналитические отчеты должен составлять сотрудник, владеющий определенными профессиональными навыками. Но это отнюдь не означает, что директор должен слепо ему доверять. Поэтому мы предлагаем простой выход: данные отчета и субъективные мнения и оценки по нему должны находиться в разных частях отчета.
    Зная алгоритм обработки, руководитель всегда сможет проверить фактический материал отчета и составить собственное суждение о положении дел в компании. Оценка специалиста перестает быть истиной в последней инстанции и единственной опорой для принятия решений.
    И, наконец, третье, что необходимо иметь директору в своем арсенале, — это доступность «обратного разложения». То есть любая суммарная или обобщенная информация должна раскладываться на те данные, которые ее составляют.
    Таким образом, обеспечив себе эти нехитрые преимущества, директор (руководитель или владелец) может быть уверен в том, что он видит реальную картину, а не фантом, порожденный его сотрудниками.
    Теперь о том, как получить все эти блага? В век информационных технологий ответ может быть только один — автоматизация. Никаких других возможностей очистить данные от субъективизма не существует. Компьютер не поддается на уговоры, обещания и угрозы. В нем данные либо есть, либо их нет. Вам остается только получить гарантии их достоверности и полноты.
    При грамотном построении информационного поля директор может использовать все преимущества своего ключевого поста. Он может задать логику составления отчетов и тот набор исходных данных, которые определяют развитие бизнеса. Всевозможные пользовательские сервисы и удобства исполнителей не должны быть определяющими при формировании стратегических преимуществ, поэтому прикладные программы, в которых работают сотрудники, не подойдут для руководителей.
    Я лично наблюдала, как изменились принципы работы целой компании, после того как директор поставил программу «для себя» и обязал сотрудников в приказном порядке вносить в нее необходимые ему данные. Несмотря на то что у специалистов были прикладные программы и часть данных приходилось дублировать, результат был потрясающим: увеличилась «прозрачность» отчетов, выявились факты хищений со склада, и даже повысилась дисциплина. Кроме того, через некоторое время единая среда, сформировавшаяся на базе директорского ПО «Профит-Директор», стала использоваться и другими сотрудниками, так как позволяла снизить количество вводимых первичных данных, ранее дублировавшихся в специализированных программах, и облегчала взаимопонимание между отделами.

    Фактор времени
    Есть еще один вопрос, который нужно держать в голове каждому, кто планирует успешный бизнес: когда необходимо задуматься об автоматизации?
    Если бы все мы с самого начала знали, что нас ждет завтра, в планы развития сразу следовало бы включить внедрение ПО. Эта тенденция уже наметилась, так что в обозримом будущем управленцев станут обучать тому, как грамотно применять IT.
    В настоящее время беда практически любых отчетов заключается в том, что они отражают не текущую картину, а историю событий. Именно отставание во времени является главнейшим и опаснейшим недостатком всей системы отчетов.
    Проиллюстрировать это утверждение можно на примере бухгалтерской отчетности. Любой руководитель знает, что от бухгалтера можно требовать отчет за период. Если взять данные на любой момент времени, то окажется, что значительный объем информации еще не обработан и в отчетные ведомости и сводки не попадет. Значит, для оперативного анализа такой материал не годится.
    Существует практика применения специальных программ, ориентированных именно на формирование отчетов. В этом случае сбор данных происходит либо в другой программе, либо вообще в бумажной форме. Полученную информацию нужно занести в базу, а затем уже предоставить отчет нужного формата. О какой оперативности и актуальности можно говорить в этом случае?.. То же самое происходит в ситуации, когда единое ПО есть, а работают в нем не все вовлеченные в процесс отделы или специалисты.
    Так что проблема заключается не столько в выборе инструмента для создания отчетов, сколько в понимании и формировании идеологии единого информационного пространства в компании. Но вернемся к фактору времени.
    Можно сказать, что автоматизировать информационную среду никогда не поздно, но затраты на это растут прямо пропорционально ее неорганизованности. По мере расширения компании средства автоматизации надо заменять. Никто, разумеется, не предлагает тратить небольшой в период становления фирмы доход на покупку дорогих программ. Но если ваши сотрудники приучены к тому, что деловая информация — это собственность компании, а не работника, если вам удалось организовать хранение данных в удобной и доступной форме, пригодной для обработки, то вы на правильном пути.
    Просто «пересаживайте» ваш бизнес с простого Excel на профессиональное ПО до того, как вся база рухнет под собственной тяжестью.
    При соблюдении принципа разумной достаточности вы никогда не станете объектом манипуляции и не утратите контроль над ситуацией.
    В заключение попробую сформулировать несколько тезисов, которые помогут без лишних рисков и затрат сделать автоматизацию компании конкурентным преимуществом:

    • начинать автоматизацию можно с использования офисных приложений, если этого достаточно для бизнеса, но (!) организовать работу нужно с учетом требований достоверности, актуальности и доступности информации;
    • с первого дня нужно приучать сотрудников работать «на вас», а не на себя: стремиться к сетевым решениям, создавать ЕДИНОЕ поле для работы с информацией! Тогда в дальнейшем вам не нужно будет вносить глобальные изменения в организацию работы персонала, что тоже немаловажно;
    • при увеличении масштабов бизнеса необходимо «выращивать» программное обеспечение с той же скоростью. Не дожидайтесь, пока объем информации станет критичным для вашего ПО. Ничего хорошего из лихорадочного поиска программ и переноса данных в авральном режиме не получится;
    • старайтесь использовать ваше информационное пространство для получения нестандартных отчетов. Кроме того что это позволяет увидеть процесс под новым углом зрения, вы повышаете управляемость персоналом (легче контролировать, чем занимаются сотрудники за ваши деньги);
    • при планомерной автоматизации и замене ПО стоимость процесса и время внедрения снижаются, так как нет необходимости менять организацию труда.
      Можно с уверенностью сказать, что отчет — это мощный и удобный инструмент управления, только использовать его нужно грамотно и на качественной информационной базе.

    Макова Марина
    Источник: Журнал «Управление компанией»

  • Для чего нужна отчетность?

    На основании информации, отраженной в бухгалтерском отчете, директор предприятия может получить исчерпывающую картину того, как идут дела в его учреждении, сравнить эту информацию с отчетами предшествующих периодов и сформировать какие-либо планы дальнейшей деятельности компании. Все вышесказанное является свидетельством того, что составление и использование бухгалтерской отчетности — крайне необходимый и значимый процесс.

    Технология составления бухгалтерской отчетности требует обязательного соблюдения норм и определенного регламента формирования соответствующих документов. В частности составление бухгалтерской отчетности предполагает:

    • строгое соблюдение правил ведения подобного рода документации;
    • доскональное выполнение всех этапов проведения этого процесса;
    • сбор всей информации для того, чтобы максимально точно выполнить составление форм, входящих в состав документов;
    • строгое соблюдение регламента проведения данной процедуры;
    • осуществление аудита;
    • анализ составленной документации.

    Требования к отчетности

    При проведении такого рода процедуры необходимо строго соблюдать требования к составлению бухгалтерской отчетности. Все они регулируются определенным количеством специальных нормативов, включающих в свой состав и Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Эти нормативы определяют некоторые принципы создания учетной документации: подлинность и должную полноту представленной информации, сравнимость данных, строгое соблюдение временных рамок отчетности, нейтральность предоставляемой информации, правильность оформления документации. Исходя из этих предписаний, предоставляемая отчетность обязана демонстрировать в полной мере финансовое и хозяйственное положение дел в отчетной организации и сведения об итогах ее финансовой деятельности в рассматриваемом периоде.

    Строгое соблюдение временных рамок предоставляемых документов предполагает, что выполненный отчет будет сформирован по итогам деятельности учреждения за период с 1 января по 31 декабря включительно (в случае если это годовой отчет). Кроме того, правила составления такого рода отчетности определяют, что она обязана быть представлена на русском языке. Все итоги финансовой работы предприятия должны быть выражены в рублях, поскольку рубль является национальной валютой России. Кроме того, строгие правила оформления предоставляемых форм отчетности требуют, чтобы все документы были подписаны главным руководителем предприятия и работником, который занимается ведением бухгалтерского учета (чаще всего главным бухгалтером).

    Нейтральность предоставляемой информации означает, что все данные будут беспристрастны по отношению к тем лицам, которые используют эту бухгалтерскую отчетность. Принцип сопоставимости данных отчетности предполагает, что предоставленную информацию можно сравнить с итогами отчетов, сформированных в предшествующие данному отчету периоды. Соответственно, по каждой итоговой цифре в документах приводятся цифры за оба периода — отчетный период и тот, который ему предшествовал. Это дает возможность судить о динамике функционирования рассматриваемого учреждения, сравнивать любые итоговые цифры. Соблюдение всех этих требований позволяет на основании данной документации получить максимально ясную и правильную картину хозяйственной и экономической работы организации.

    Порядок формирования и состав

    Порядок составления бухгалтерской отчетности включает в себя следующие этапы:

    1. Проверка данных первичных документов учета.
    2. Инвентаризация всех балансовых статей. Сюда входит инвентаризация всего имущества организации и всех форм финансовых обязательств.
    3. Проверка всех записей, выполненных по счетам, и исправление выявленных ошибок.
    4. Закрытие всех счетов.
    5. Расчет финансовых результатов и чистой прибыли.
    6. Составление оборотной ведомости, в которой указываются все исправленные данные и внесенные дополнительные записи.

    Составление бухгалтерской отчетности итогом своим предполагает создание целого ряда различной документации. Этот пакет документов может быть различен по своему составу. Это зависит от нормативов создания такого рода отчетов на данный период. Чаще всего в него входят следующие формы: отчет об убытках и прибылях, бухгалтерский баланс, отчет об изменениях капитала, а также отчет о движении денежных средств. Как правило, бухгалтерская отчетность включает в свой состав немало дополнительной информации, которая не была включена в установленные нормативами формы отчета.

    Для отображения этих данных составляется пояснительная записка.

    В том случае, если в рассматриваемой организации регулярно проводится обязательный аудит, в пакет документов вносится также аудиторское заключение, которое гарантирует факт достоверности всей информации, содержащейся в предоставленной отчетности.

    Из всего вышесказанного следует вполне логичный вывод о том, что процесс создания бухгалтерской отчетности представляется очень значимым этапом в функционировании предприятия. Этот документ необходимо предоставлять соответствующим учреждениям в строго обозначенные сроки. Данная отчетность должна гарантировать крайнюю достоверность всей представленной информации. Обязательным условием является наличие всех установленных нормативными актами печатей и подписей организации, а также всех ее реквизитов. Какие-либо исправления и ошибки в документации бухгалтерской отчетности недопустимы.

    Иван Иванов Поделись статьей:

    Группируем виды продукции

    Если компания выпускает более десяти видов продукции, анализ каждого наименования — процесс долгий и не показательный. В таких случаях прорабатывают возможность их объединения, укрупнения.

    В укрупненные группы объединяют виды продукции:

    • которые способны приносить экономические выгоды и предполагают соответствующие расходы;
    • результаты которой систематически анализируются лицами, уполномоченными принимать решения в распределении ресурсов и оценке этих результатов;
    • по которой могут быть сформированы финансовые показатели отдельно от показателей других видов продукции.

    При выделении видов продукции учитываются управленческие документы по планированию, отчеты.

    Несколько ассортиментных позиций определяют как один вид продукции в зависимости от целей анализа, а также при условии сходства следующих характеристик:

    • назначение продукции, товаров, работ, услуг;
    • специфический характер отдельного направления деятельности;
    • процесс производства продукции;
    • покупатели (заказчики) продукции;
    • способы продажи продукции, географические регионы;
    • правовые условия деятельности — лицензии, разрешения, режим налогообложения и т. п.;
    • ответственность отдельных должностных лиц за результаты направления;
    • обособленность информации, представляемой собственнику, совету директоров;
    • другие характеристики.

    Вид продукции выделяется как отчетный, если выполняется хотя бы одно из следующих основных условий:

    • выручка от продаж покупателям продукции данного вида составляет не менее 10 % общей суммы выручки;
    • прибыль или убыток по виду продукции составляет не менее 10 % от суммарного;
    • активы, связанные с видом продукции составляют не менее 10 % суммарных активов всех сегментов.

    К сведению

    Стоимостной критерий в 10 % не является стандартом — компания определяет его для себя самостоятельно.

    Вид продукции, показатели которого ниже 10 %, выделяют в качестве отчетного, если:

    • информация по нему будет полезной заинтересованным пользователям;
    • необходимо выделить большее количества отчетных видов деятельности для выполнения дополнительного условия — на отчетные виды продукции в бухгалтерской отчетности должно приходиться не менее 75 % выручки от продаж покупателям. Если на выделенные виды продукции приходится менее 75 % выручки от продаж покупателям, то выделяют дополнительные виды продукции независимо от того, удовлетворяет ли каждый из них в отдельности основным условиям.

    Показатели хозяйственной деятельности, не включенные в отчетные виды продукции, раскрываются в бухгалтерской и управленческой отчетности как прочие.

    По результатам проделанной работы формируют справочник «Виды продукции». Ниже представлен пример такого справочника по ООО «Кондитерский Дом». Основной вид деятельности компании — производство и сбыт шоколада, кондитерских изделий и полуфабрикатов.

    Если разрабатываются и запускаются в производство новые виды продукции, в справочнике указывают дату выделения вида продукции, дату отнесения ассортиментной позиции к виду продукции, номер рецептуры.

    Распределение расходы

    Выручку, расходы, активы и обязательства, которые относятся к двум и более выделенным видам продукции, распределяют между этими видами продукции на основе учетно-отчетных данных о доходах от продаж, расходах, финансовом результате, балансовой стоимости активов, начисленной амортизации по основным средствам и нематериальным активам, обязательствам отдельных направлений.

    Способы распределения активов, обязательств, доходов и расходов между видами продукции зависят от следующих факторов:

    • природы этих статей;
    • характера объектов учета — сырье, оборудование, зарплата, дебиторская задолженность и т.д.;
    • степени обособленности видов деятельности (продукции), относительной автономности направления.

    1. Метод распределения по единой базе (выручка от реализации, объем производства и т. п.). Недостаток метода: он не позволяет получить точные значения приведенных показателей, так как имеется зависимость от базы распределения: изменив базу, экономист получит иной результат.

    К сведению

    Невозможно определить единую базу распределения общих показателей по всем видам продукции, приемлемую для всех компаний.

    Рассмотрим пример распределения производственных расходов — амортизационных отчислений и расходов на ремонт оборудования — по видам продукции. За базу распределения принят фактический объем производства продукции.

    Для распределения расходов по видам продукции был принят именно этот метод, поскольку одно основное средство используется для производства различных видов продукции. В таких условиях второй метод (см. далее) применить нельзя.

    2. Ведение детального учета на аналитических счетах.

    Например, для отражения выручки от реализации по видам продукции в рабочем плане счетов к субсчету 1 «Выручка» счета 90 «Продажи» открывают следующие аналитические счета:

    90.1.Х,

    где Х — аналитика вида продукции согласно справочнику:

    90.1.01 — «Выручка от продажи шоколада»;

    90.1.02 — «Выручка от продажи конфет в коробках»;

    90.1.03 — «Выручка от продажи весовых конфет» и т. д.

    Аналогично открывают аналитики к другим счетам по учету запасов, дебиторской задолженности, денежных средств, основных средств и т.д.

    Источники информации — документы, где накапливается первичная информация: накладные на отгрузку продукции, счета-фактуры, товаро-транспортые накладные, платежные поручения, карточки учета материалов, лимитно-заборные карты, акты приема-передачи основных средств, регистры учета амортизационных отчислений, приходные ордера и т. д.

    Рассмотрим приходный ордер, оформленный на накладную, согласно которой поставляется сырье для нескольких видов продукции.

    Складские запасы, кредиторская задолженность перед поставщиками будут накоплены по видам продукции — см, например, сводный регистр «Кредиторская задолженность по видам продукции».

    Аналогично составляется ведомость по дебиторской задолженности, объемам продаж на основании документов на отгрузку готовой продукции покупателям.

    Управленческую политику в отношении активов и обязательств, которые не могут быть напрямую увязаны с деятельностью подразделений и видами продукции (стоимость административных помещений, нематериальных активов, используемых в общекорпоративных целях, и др.), каждая компания определяет самостоятельно:

    1) активы и обязательства между видами продукции не распределяет;

    2) активы и обязательства распределяют расчетным путем (применяется первый метод).

    Рекомендуем распределять стоимость таких активов и обязательств, так как в противном случае существенная часть активов (обязательств) останутся нераспределенными — в прочих, хотя фактически то же административное здание используется отделом продаж для обслуживания оптовых покупателей.

    Важно!

    Важнейший принцип распределения — контролируемость активов и обязательств, увязка с видом продукции.

    Пример распределения стоимости внеоборотных активов по видам продукции см. далее.

    В качестве базы распределения логично взять:

    • объем реализации (выручку) или объем производства в стоимостном выражении — для управленческих, административных внеоборотных активов (например, здание административного персонала);
    • годовой объем производства продукции в натуральном измерении — для оборудования, цехов, непосредственно участвующих в производстве тех или иных видов продукции.

    Если анализ ведется по отчетным показателям, берут фактические показатели. Если сравнивают факт отчетного и план текущего года, то для текущего года применяют плановые показатели.

    Для этого достаточно один раз заложить правильный алгоритм распределений в программу, подготовить программисту корректное техническое задание и далее ежемесячно анализировать показатели.

    Анализируем финансовые результаты

    Проанализируем финансовые показатели на основании данных, представленных в табл. 1 и 2.

    ООО «Кондитерский Дом» производит пять видов продукции, по которым построен отдельный управленческий учет и анализ. На «Шоколад», «Конфеты в коробках», «Весовые конфеты», «Карамель», «Конфеты ручной работы» приходится 96,8 % выручки отчетного периода. Нераспределенными остаются 3,2 % выручки.

    Для продвижения бренда «Кондитерский Дом» ежегодно проводятся рекламные кампании, в том числе размещаются рекламные ролики на ведущих ТВ-каналах, наружная реклама, оформляются места продаж рекламными материалами. Несмотря на это общая выручка компании упала на 318 900 тыс. руб., или 3,2 %, до 9 534 500 тыс. руб. в отчетном году, по видам продукции:

    • шоколад — на 878 739 тыс. руб., или 45,7 %;
    • конфеты в коробках — на 1 054 668 тыс. руб., или 29,9 %;
    • карамель — на 82 114 тыс. руб., или 7,7 %.

    Причина — падение потребительского спроса, переход покупателей из высшего ценового сегмента (конфеты в коробках) в средний (весовые конфеты), активность конкурентов.

    Наибольший объем выручки в отчетном году — по весовым конфетам: 4 194 956 тыс. руб., или 44 %. В предыдущем году компания по данному направлению получила всего 2 834 847тыс. руб. выручки, или 28,8 % от общего объема.

    Выручка выросла также по эксклюзивному направлению высшего ценового сегмента «конфеты ручной работы» — на 327 011 тыс. руб., или 158,0 %, и составила 533 932 тыс. руб., или 5,6 % от общего объема. Несмотря на значительный рост, данный вид продукции позиционируется как имиджевый, vip-сегмент, что ограничивает его рост.

    Структурные изменения можно отследить по данным, представленным в табл. 1 и 2.

    Рост расходов опережает рост выручки по продукции: шоколад; карамель; прочая продукция. Важно проанализировать фактические сметы расходов по перечисленным видам продукции и выяснить причину.

    Динамика роста выручки опережает рост расходов по продукции: конфеты в коробках; весовые конфеты; конфеты ручной работы. Положительные результаты необходимо закрепить, продолжать проведение принятых ранее мер.

    За анализируемый период изменилась и структура расходов. Если в прошлом отчетном периоде конфеты в коробках и весовые конфеты занимали практически одинаковый удельный вес в общем объеме расходов — 30,7 и 31,7 % соответственно, то в отчетном году:

    • конфеты в коробках — 22,8 %;
    • весовые конфеты — 45,6 %.

    Расходы на «шоколад» также сократились с 19,8 до 11%, что сходно с динамикой выручки. Удельный вес затрат на направление «карамель» практически не изменился, разница — 0,8 %.

    Наибольший объем прибыли компании принесли два направления:

    • 38,8 %, или 891 841 тыс. руб. — весовые конфеты, что обусловлено высокими продажами (44 % от всего объема);
    • 35,9 %, или 824 772 тыс. руб. — конфеты в коробках. Несмотря на падение продаж, данный вид продукции продолжает приносить значительный объем прибыли. Более того, хотя потери составили 4 % производственной рентабельности, продукция продолжает оставаться наиболее рентабельной — 50 %.

    Соответственно, именно по направлению «конфеты в коробках» компании необходимо проводить рекламные и маркетинговые мероприятия для восстановления и наращивания объемов продаж.

    Вторая по уровню рентабельности производства продукция — конфеты ручной работы. В данном направлении низкая конкуренция, есть эксклюзивные заказы от клиентов.

    Данное направление требует развития. Валовая прибыль по конфетам ручной работы находится на одном уровне с прибылью, получаемой от продажи карамели, — 152 552 и 163 676 тыс. руб. соответственно.

    Весовые конфеты, которые принесли наибольший объем выручки, несут и самый больший объем расходов. За счет наращивания объемов производства по данному направлению удалось повысить рентабельность с 20 до 27 %.

    Падение объемов выручки по карамели на 82 114 тыс. руб. (7,7 %) практически не сказалось на объемах прибыли по данному виду продукции. Карамель в отчетном году принесла 163 676 тыс. руб. прибыли, что на 0,8 % превышает значение прошлого года. Причина — рост рентабельности производства с 18 до 20 % за счет снижения себестоимости единицы продукции.

    Негативные результаты компания получила по виду продукции «шоколад»: прибыль снизилась на 196 655 тыс. руб., или 44,3 %. Надо выяснить, почему так произошло: даже в сложных экономических условиях потребители приобретают плитки шоколада, батончики, кроме того, в ассортименте компании есть фирменный шоколад, изготовленный по особой рецептуре.

    Так как динамика расходов совпадает с динамикой полученной выручки, то причину падения продаж необходимо искать в маркетинговой политике, работе менеджеров, обратить внимание на причины отказа крупных торговых точек от закупки данной продукции, на используемое сырье и качество готового продукта. Возможно, стоит сменить дизайн упаковки.

    Главные выводы по результатам анализа данных таблиц 1 и 2:

    • производственное направление: повышать рентабельность продукции «конфеты весовые» — снизить затраты, разработать новые рецептуры, найти новых поставщиков с более дешевым сырьем, но не в ущерб качеству;
    • маркетинговое направление: вернуть потерянные объемы реализации продукции «конфеты в коробках» и затем наращивать их, поскольку это наиболее рентабельный вид продукции, разработать специальную рекламную компанию, удостовериться в профессиональной работе коммерческого персонала.

    Такие выводы только по общим показателям компании (графа «Всего» табл. 1) сделать невозможно.

    Анализируем активы и обязательства

    Проведем анализ активов и обязательств по видам продукции (данные представлены в табл. 3 и 4). Динамика стоимостных показателей, удельного веса хорошо визуализируется на спарклайнах, сопровождающих показатели в таблицах.

    За анализируемый период активы компании уменьшились на 1 768 000 тыс. руб., или 12 %, за счет снижения объемов оборотных активов.

    Внеоборотные активы остались на прежнем уровне — 8 053 000 тыс. руб., что говорит о том, что не было вложений в основные средства, не обновлялось оборудование (при этом сохраняется его работоспособность).

    В долгосрочной перспективе такая ситуация носит негативный характер: необходимо разработать инвестиционную политику по обновлению парка оборудования, провести реконструкцию производственных мощностей.

    Структурные изменения внеоборотных активов по видам продукции связаны с перенаправлением производственных мощностей на изготовление продукции, которая востребована на рынке («весовые конфеты»), с тех, где продажи падают («шоколад», «конфеты в коробках»).

    Структура внеоборотных активов по видам продукции напрямую связана с управленческой политикой (см. «Распределение стоимости внеоборотных активов по видам продукции»).

    Оборотные активы уменьшились на 1 800 000 тыс. руб., или 26,9 %. Ситуация сопровождалась и структурными изменениями:

    • удельный вес продукции «шоколад» снизился на 5 %;
    • продукции «конфеты в коробках» — на 8 %»
    • продукции «весовые конфеты» — вырос на 11,9 %.

    Данная динамика сходна с динамикой продаж по видам продукции.

    В стоимостном выражении наибольшее снижение оборотных активов — по продукции «шоколад» — 605 000 тыс. руб. и «конфеты в коробках» — 662 000 тыс. руб.

    Причина общих изменений в оборотных активах — снижение дебиторской задолженности, уменьшение складских запасов и незавершенного производства. Это, в свою очередь, связано с падением объема продаж (см. табл. 1) и оптимизацией управления оборотными активами.

    По весовым конфетам обратная ситуация: при росте объемов реализации на 48 % до годового значения 4 194 956 тыс. руб. оборотные активы сократились на 8,8 % до 2 937 550 тыс. руб. Это объясняется:

    • изменениями технологического процесса;
    • заменой используемого сырья, изменением цен на него;
    • оптимальной закупочной политикой, планированием поставок, соблюдением графика поставок;
    • исключением неликвидных и низколиквидных запасов;
    • ужесточением условий отгрузки продукции с отсрочкой платежа.

    Текущие обязательства в целом по компании снизились на 1 080 000 тыс. руб., или 25,8 %, что ориентировочно соответствует динамике снижения активов. Главная причина — уменьшилась сумма задолженности перед поставщиками и подрядчиками. Одновременно наблюдаются и структурные изменения по видам продукции:

    • «шоколад» — доля обязательств снизилась на 17,1 %;
    • «конфеты в коробках» —удельный вес уменьшился на 5,1 %;
    • «весовые конфеты» — доля текущих обязательств выросла на 23,9 %;
    • по остальным изменения несущественны.

    Изменения по обязательствам сходны с динамикой показателей выручки, активов (табл. 1–3).

    Долгосрочные обязательства связаны с направлением «шоколад» — предприятие брало займ на приобретение производственного оборудования. Поскольку данное направление имеет высокую рентабельность (31 %), массовый характер продаж, руководство компании приняло решение его развивать.