Печать для путевых листов

Законодательство в части заполнения путевок для автомобильного транспорта, а также их учета ужесточилось.

Правила оформления и ведения путевых листов

Минтранс России утвердил дополнительные реквизиты, которые обязательны к заполнению (приказы № 152 в редакции от 18.01.2018, от 07.11.2017 № 476). Теперь путевой лист с отметкой механика и медика обязателен для всех бюджетных организаций, использующих транспорт (грузовой, легковой, автобусы, спецтранспорт). Также путевка дополнена новым обязательным реквизитом: ОГРН — для организаций и ОГРНИП — для индивидуальных предпринимателей.

Путевой лист автотранспорта

Это документ для первичного бухгалтерского учета, который подтверждает:

  • факт передвижения автомобиля;
  • расходы на содержание ТС и горючего;
  • факт исправности автомобиля;
  • право собственности организации или ИП на авто;
  • право водителя управлять данным транспортным средством.

Бюджетная организация может самостоятельно разработать бланк, основываясь на специфике деятельности. Либо применять унифицированные формы по видам ТС, утвержденные постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Вести учет путевок следует в специальном журнале регистрации (по форме 8 или разработать самостоятельно). Хранить первичку и журналы учета нужно не менее 5 лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Нужна ли отметка врача в путевом листе

Медицинский осмотр водителя бывает двух видов: предрейсовый (осуществляется непосредственно перед отправкой в рейс) и послерейсовый (проводится после окончания рейса или выполнения задания). Предрейсовый медосмотр обязателен для всех бюджетных учреждений, которые эксплуатируют транспорт, а вот послерейсовый нужен для транспортных компаний и организаций, реализующих автоперевозки пассажиров и опасных грузов. Необходимость медэкспертизы водителя учреждения прописана в п. 1 ст. 20 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Отметка о прохождении медосмотра в путевом листе проставляется в следующем порядке:

  1. Указывается дата и время проведения медицинской экспертизы водителя.
  2. Заключение врача или фельдшера о состоянии водителя.
  3. Подпись и расшифровка подписи медработника.
  4. Штамп или печать медицинской организации. Если осмотр проводит штатный врач учреждения, то штамп ставить не обязательно.

Некоторые учреждения, у которых нет возможности содержать медика в штате, передают данные полномочия штатному сотруднику, не имеющему медицинского образования. Например, начальнику транспортного отдела или кадровику. Такая ситуация — прямое нарушение законодательства. Чтобы не допустить штрафов от контролирующих органов, заключите договор с медицинской организацией или примите медработника по совместительству.

Независимо от права собственности на транспортное средство (аренда у транспортной компании, долевая собственность, полная собственность, арендованное авто у сотрудника), отметка о медосмотре обязательна.

Путевой лист, отметка медработника, пример

Путевка без отметки врача

Документ, заполненный по установленным правилам, но без отметки о пройденном медосмотре, признается действительным. Налоговики при поведении выездной или камеральной проверки признают произведенные транспортные расходы по такой путевке. А вот сотрудники ГИБДД оштрафуют (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

  • водителя — на 3 000 рублей;
  • руководителя или начальника транспортного отдела — 5 000 рублей;
  • юридическое лицо — на 30 000 рублей.

Если бюджетная организация использует фальшивый штамп для подтверждения медэкспертизы водителя или незаконно нарушает установленный порядок, статьей 11.32 КоАП предусмотрены штрафы:

  • на водителя — от 1 000 до 1 500 рублей;
  • на руководителя или ответственное лицо — от 2 000 до 3 000 рублей;
  • на организацию — от 30 000 до 50 000 рублей.

Отметка механика в путевом листе

Приказом Минтранса России установлен еще один обязательный реквизит — отметка механика об исправности транспортного средства. Ответственный работник после технического осмотра транспортного средства делает запись на путевке, что автомобиль исправен, затем указывает дату (ДД/ММ/ГГГГ) и время (часы и минуты) проверки, заверяет своей подписью и расшифровкой.

Без заключения механика о состоянии транспортного средства накажут сотрудники ДПС, выписав штраф. Работники ФНС по данному нарушению придерживаются нейтральной позиции, признавая нарушение незначительным.

Штамп организации на путевом листе

Как правило, путевой лист необходим для работы тех предприятий, которые имеют дело с постоянной транспортировкой. Естественно, в этом случае компания имеет автопарк, хотя бы совсем небольшой, а также нескольких водителей. На основании транспортного листа осуществляются расчеты, касающиеся перевозки грузов, а также начисляется заработная плата водителям. Путевой лист можно назвать первичным документом. При оформлении этого документа необходимо, чтобы штамп организации на путевом листе был проставлен.

В автотранспортных предприятиях в оформлении этого листа участие принимают не только диспетчер – нарядчик, но и механик. Именно они, исходя из показаний одомера, указывают в документе километраж на момент выезда автомобиля из гаража, а также фиксируют километраж по приезду машины. В обязательном порядке путевой лист должен быть заверен штампом компании и печатью. При расчете заработной платы на путевом листе подпись должен поставить главный бухгалтер.

Штамп организации для путевых листов должен быть еще и по той причине, что документы, в том числе и путевой лист, могут проверяться сотрудниками ГИБДД. В соответствии с законодательством Российской Федерации отсутствие путевого листа у водителя является прямым нарушением.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Поэтому, руководителям компании лучше не рисковать и следовать всем правилам и требованиям, которые прописаны в законодательстве. В том случае, если автомобиль не осуществляет транспортные услуги: перевозку пассажиров, багажа или грузов, совсем не обязательно предоставлять путевой лист сотрудникам ГИБДД. Вместо путевого листа, в этом случае, водитель должен иметь доверенность на управление автомобилем.

Путевой лист необходимо составлять в обязательном порядке. Они необходимы для выполнения хозяйственных, а также гражданско – правовых функций. Именно эти документы могут послужить основанием для расчетов сторон при совершении перевозок. Путевой лист может быть заверен обычной печатью, которая используется сотрудниками фирмы для заверения другой документации.

Путевые листы: правила заполнения в 2018 году