Персонифицированный учет пенсионный фонд

Индивидуальные сведения о сотрудниках в Пенсионный фонд РФ обязаны представлять:

  • организации (в т.

    Как сдавать отчет в Пенсионный по сотрудникам

    ч. иностранные, осуществляющие деятельность в России) и их обособленные подразделения;

  • предприниматели (адвокаты, частные детективы, частные нотариусы).

Они должны отчитываться перед Пенсионным фондом РФ по всем сотрудникам, которые выполняют работу на основании трудового или гражданско-правового договора. И при этом на их вознаграждения начисляются страховые взносы, которые работодатель обязан перечислить в Пенсионный фонд РФ.

Это следует из статьи 1, пункта 1 статьи 8 и статьи 15 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

В отношении самих себя предприниматели, адвокаты, нотариусы и иные лица, которые платят пенсионные взносы только на собственное страхование, персонифицированные сведения в Пенсионный фонд РФ не подают. Такой вывод следует из совокупности норм статей 8 и 11 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, статьи 16 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ. Ответственность, предусмотренная статьей 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ и статьей 46 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ за непредставление сведений персонифицированного учета, к перечисленным категориям страхователей не применяется. Такие разъяснения содержатся в постановлении Пленума ВАС РФ от 22 июня 2012 г. № 34, адресованном арбитражным судам.

Квартальная отчетность (РСВ-1 ПФР)

Начиная с отчетности за I квартал 2014 года сведения персонифицированного учета надо подавать в Пенсионный фонд РФ в составе расчета РСВ -1 ПФР. Для этого в форме предусмотрен специальный раздел 6 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица». Подробнее о заполнении этого раздела см. Как составить и сдать расчет страховых взносов по форме РСВ-1 ПФР. Сведения о пачках документов персонифицированного учета отражаются в подразделе 2.5 Расчета формы РСВ-1 ПФР.

Новая ежемесячная отчетность (СЗВ-М)

Помимо расчетов РСВ-1 ПФР, начиная с 1 апреля 2016 года организации и предприниматели обязаны ежемесячно подавать в территориальные отделения ПФР следующие данные о своих сотрудниках:

  • страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

Сведения включайте в отчет СЗВ-М, форма которого утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 1 февраля 2016 г. № 83п.

Ежемесячные отчеты нужно подавать не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Первый отчет нужно сдать за апрель 2016 года. Срок – не позднее 10 мая 2016 года. Подробнее об этом см. Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М.

Если отчет сдан несвоевременно, а также если он содержит неполные или недостоверные сведения, страхователя оштрафуют. Размер штрафа – 500 руб.:

  • за каждого сотрудника, включенного в несвоевременно сданный отчет;
  • за каждого сотрудника, в отношении которого представлены неполные (недостоверные) данные.

Это следует из положений пункта 2.2 статьи 11 и части 4 статьи 17 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ, пункта 2 статьи 9 Закона от 29 декабря 2015 г. № 385-ФЗ.

Лишь только приступив к трудовой деятельности, мы уже начинаем отчислять деньги в Пенсионный фонд, продолжая делать это на протяжении многих и многих лет. А с выходом на пенсию перед нами возникает животрепещущий вопрос: Так каким же будет размер пенсии?

А он, в свою очередь, зависит от множества факторов – законодательства, размера отчислений, трудового стажа, которые подлежат тщательному учету.

Для чего нужен учет

Многие годы все статистические данные хранились на бумажных носителях: стаж подтверждался трудовой книгой, а информация об отчислениях находилась в Пенсионном фонде и у работодателя. В переходный период после распада СССР многие документы попросту были потеряны.

Любая система, чтобы эффективно работать, должна быть систематизирована, как минимум для того, чтобы в ней легче было искать информацию. К тому же такой подход дает возможность для анализа внесенной информации с последующим прогнозом событий в системе.

Пенсионная система – не исключение. А если учесть, тот факт, что сегодня в ПФ РФ состоят на учете более 63 млн. россиян, а отчисления совершаются 6,2 млн. юридических лиц, то механизм учета и контроля средств должен быть максимально продуман.
Не надо забывать и о постоянном техническом прогрессе, благодаря которому бумажные носители практически вытеснены электронными. Их остаточное наличие оправдывается только подстраховкой от возможной потери информации и плохой технической оснащенностью в отдаленных уголках России.

Суть персонифицированного учета

Сейчас основным механизмом сбора данных стал персонифицированный учет граждан в ПФ РФ, введенный федеральным законом № 27-фз в 1996 году.

Нужно ли сдавать СЗВ-М без работников

Создание такого индивидуального учета обосновывалось следующими причинами:

  • Пенсии должны соответствовать результатам труда;
  • Размер отчислений и стаж должны быть отображены максимально достоверно;
  • Улучшение контроля за уплатой отчислений;
  • Создание информационной базы для прогнозирования ежегодных пенсионных выплат;
  • Процесс начисления пенсии должен быть прозрачным и быстрым.

Персонифицированный учет подразумевает, что на каждого гражданина, как только он начинает трудиться, открывается индивидуальный счет в ПФ РФ. И на этом счету накапливаются все данные, При этом не важно, меняет ли человек место работы, или работает по совместительству. Счет, вернее его страховой номер, остается неизменным на протяжении всей трудовой деятельности и того времени, когда выплачивается пенсия. Сам счет состоит из общей, специальной и профессиональной частей, в которых отображается соответствующая информация.

Номер индивидуального счета каждый застрахованный в системе обязательного пенсионного страхования может узнать в страховом свидетельстве, которое выдается ПФ РФ при открытые счета. При этом получить его можно либо у страхователя (работодателя), либо непосредственно в фонде.

Кто подлежит персонифицированному учету

Учитываются все застрахованные лица, а это:

  • Граждане России, работающие по трудовому договору, или на основании других договоров выполняющие работы или оказывающие услуги;
  • Иностранцы, постоянно или временно проживающие в РФ;
  • Иностранцы, временно пребывающие в РФ, но заключившие трудовой договор не менее чем на шесть месяцев.

Использование сведений персонифицированного учета

Все сведения, которые подаются в ПФ РФ, страхователь или физлицо, свершающее отчисления в пФ самостоятельно, передает в письменной или электронной форме. Индивидуальный счет существует только в электронном виде.

А государство использует сведения, полученные благодаря персонифицированному учету, для составления достоверной статистики, которая нужна, чтобы спланировать пенсионный бюджет.

Каждый застрахованный гражданин имеет право один раз в год получить бесплатно информацию о состоянии его индивидуального счета.

Статья 16. Права и обязанности органов Пенсионного фонда Российской Федерации, связанные с осуществлением индивидуального (персонифицированного) учета

Органы Пенсионного фонда Российской Федерации имеют право:

требовать от страхователей, в том числе физических лиц, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, своевременного и правильного представления сведений, определенных настоящим Федеральным законом;

в необходимых случаях по результатам проверки достоверности сведений, представленных страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, осуществлять корректировку этих сведений и вносить уточнения в индивидуальный лицевой счет, сообщив об этом застрахованному лицу;

получать ежегодно от негосударственных пенсионных фондов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию;

получать от территориальных налоговых органов сведения, касающиеся пенсионных прав застрахованных лиц.

(абзац введен Федеральным законом от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(часть первая в ред. Федерального закона от 31.12.2002 N 198-ФЗ)

(см. текст в предыдущей

Органы Пенсионного фонда Российской Федерации обязаны:

обеспечивать своевременное включение в соответствующие индивидуальные лицевые счета сведений, представленных налоговыми органами и страхователями, в том числе физическими лицами, самостоятельно уплачивающими страховые взносы, а также надежное хранение этих сведений;

(в ред. Федеральных законов от 31.12.2002 N 198-ФЗ, от 03.07.2016 N 250-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

осуществлять контроль за правильностью представления страхователями сведений, определенных настоящим Федеральным законом, в том числе по их учетным данным;

(в ред. Федерального закона от 31.12.2002 N 198-ФЗ)

(см. текст в предыдущей

абзац утратил силу с 1 января 2013 года.

Налоги, взносы и отчеты для сотрудника

— Федеральный закон от 03.12.2012 N 242-ФЗ;

(см. текст в предыдущей )

КонсультантПлюс: примечание.

С 1 января 2019 года Федеральным законом от 29.07.2018 N 269-ФЗ абзац пятый части второй статьи 16 излагается в новой редакции. См. текст в будущей .

предоставлять бесплатно застрахованному лицу по его обращению способом, указанным им при обращении, сведения о состоянии его индивидуального лицевого счета, включая информацию о состоянии специальной части индивидуального лицевого счета и о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений, по форме, утверждаемой Пенсионным фондом Российской Федерации, в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица (указанные сведения могут быть направлены ему в форме электронного документа, порядок оформления которого определяется Пенсионным фондом Российской Федерации, с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также иным способом, в том числе почтовым отправлением);

(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

разъяснять застрахованным лицам и страхователям их права и обязанности, технологию индивидуального (персонифицированного) учета, порядок заполнения форм и представления сведений;

(в ред. Федерального закона от 31.12.2002 N 198-ФЗ)

(см. текст в предыдущей

абзац исключен. — Федеральный закон от 31.12.2002 N 198-ФЗ;

(см. текст в предыдущей

абзац утратил силу с 1 января 2010 года. — Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ;

(см. текст в предыдущей )

обеспечить обособленный учет в специальной части индивидуального лицевого счета сведений о суммах страховых взносов, направляемых на накопительную пенсию, а также о суммах дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию, суммах взносов работодателя, уплаченных в пользу застрахованного лица, и суммах взносов на софинансирование формирования пенсионных накоплений, поступивших в соответствии с Федеральным законом «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», а также о результате их инвестирования, сведений о сумме средств (части средств) материнского (семейного) капитала, направленных на формирование накопительной пенсии, а также о результате их инвестирования, сведений об отказе от направления средств (части средств) материнского (семейного) капитала на формирование накопительной пенсии и объеме указанных средств, сведений о выплатах за счет средств пенсионных накоплений;

(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

информировать застрахованных лиц о внесенных в их индивидуальные лицевые счета изменениях в связи с корректировкой, осуществленной в соответствии со статьей 15.1 Федерального закона от 30 апреля 2008 года N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений», путем направления застрахованным лицам информации в порядке и по форме, которые утверждаются Пенсионным фондом Российской Федерации;

(абзац введен Федеральным законом от 04.11.2014 N 345-ФЗ)

абзац утратил силу. — Федеральный закон от 29.07.2018 N 268-ФЗ;

(см. текст в предыдущей )

предоставлять негосударственным пенсионным фондам по их запросам информацию, необходимую для назначения накопительной пенсии, а также иных выплат за счет средств пенсионных накоплений. Перечень необходимой информации, а также порядок и сроки ее предоставления устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

(абзац введен Федеральным законом от 30.11.2011 N 359-ФЗ, в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

предоставлять застрахованному лицу доступ к информационной системе «личный кабинет застрахованного лица» в части предоставления содержащихся в его индивидуальном лицевом счете сведений в составе, определяемом Пенсионным фондом Российской Федерации по согласованию с федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере пенсионного обеспечения.

(абзац введен Федеральным законом от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

Персонифицированная отчетность

(Продолжаем рекомендации бухгалтеру по расчету зарплаты)

Смотрим на календарь — скоро март. А это значит, что близится последний день представления в Пенсионный фонд сведений персонифицированного учета за 2007 г. — 3 марта 2008 г. (ведь 1 марта приходится в этом году на субботу) <1>.

Действия

Начинаем готовиться к составлению отчетности.

Передача данных в пенсионный фонд на работника

Прежде всего надо выяснить, появились ли какие-то изменения в правилах сдачи отчетности в ПФР. Получается, что в 2008 г. представлять надо то же самое, что и в 2007 г. <2>. Есть лишь одно изменение и касается оно формата, в котором должна быть представлена электронная отчетность: формат ASCII заменили на формат 7.0 XML в кодировке WINDOWS-1251 <3>. Поэтому нужно проверить, обновлена ли программа, которая используется в нашей организации для подготовки электронной отчетности в ПФР.

Примечание

Можно обратиться в свое отделение Пенсионного фонда и списать на диск обновление для программы по сдаче электронной отчетности в ПФР. Закрытого списка программ, которые могут использоваться для подготовки отчетности в ПФР, нет. Например, это могут быть программы «БухСофт», «ПФР+2НДФЛ», «Оазис», «ПФ-отчет» и другие. Единственное, что нужно учесть, — чтобы результат (выходной файл) можно было проверить программой CheckXML (эта программа заменила старую программу CheckPSN). Она используется работниками Пенсионного фонда для проверки отчетов. Ее можно найти, например, на сайте http://checkpsn.narod.ru/checkpsn.htm. Кроме того, перед сдачей персонифицированной отчетности лучше обновить и Классификатор адресов России (КЛАДР). Его можно найти, например, на сервере ГНИВЦ (адрес интернет-страницы с Классификатором — http://www.gnivc.ru/Document.aspx?id=80). Сейчас там выложена версия 4.0, обновленная 27.12.2007.

Итак, проверили — все в порядке, обновление было, и итоговые файлы отчетности в ПФР наша программа делает в новом формате.

Прежде чем заполнить персональные данные на своих работников, нужно опросить их всех, не изменился ли у кого адрес — туда Пенсионный фонд пошлет извещение о состоянии индивидуального лицевого счета. Если найдутся такие работники, у которых поменялся адрес проживания, то при заполнении на них формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2 нужно вбить новый адрес в ячейку «Адрес для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета». Эта ячейка заполняется и для работников, по которым индивидуальные сведения подаются в первый раз <4>.

Кстати, заполняя индивидуальные сведения на работников, нужно проверить, чтобы номера страховых свидетельств были указаны без ошибок и путаницы. И конечно, явная ошибка — если у нескольких работников будет один и тот же номер свидетельства. Также важно следить за тем, чтобы начисленные взносы (их процентное распределение) соответствовали возрастной категории каждого работника. Кстати, с 2008 г. изменились ставки взносов на финансирование страховой и накопительной частей трудовой пенсии для лиц 1967 года рождения и моложе <5>. Но, составляя отчетность за 2007 г., нужно ориентироваться на старые ставки.

Памятка

Тарифы страховых взносов на обязательное пенсионное страхование <5>

База для
начисления
страховых
взносов
на каждое
физическое
лицо
нарастающим
итогом с
начала года
Для лиц 1966
года рождения
и старше
Для лиц 1967 года рождения и моложе
На
финансирование
страховой
части трудовой
пенсии
На финансирование страховой
части трудовой пенсии
На финансирование
накопительной части
трудовой пенсии
2007 г. 2008 г. 2007 г. 2008 г.
До
280 000 руб.
14% 10% 8% 4% 6%
От
280 001 руб.
до
600 000 руб.
39 200 руб. +
5,5% с суммы,
превышающей
280 000 руб.
28 000 руб. +
3,9% с суммы,
превышающей
280 000 руб.
22 400 руб. +
3,1% с суммы,
превышающей
280 000 руб.
11 200 руб. +
1,6% с суммы,
превышающей
280 000 руб.
16 800 руб. +
2,4% с суммы,
превышающей
280 000 руб.
Свыше
600 000 руб.
56 800 руб. 40 480 руб. 32 320 руб. 16 320 руб. 24 480 руб.

К марту надо подготовить и подать в отделение ПФР (в котором наша организация стоит на учете) следующие документы <6>:

(и) формы СЗВ-4-1 «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица». Их надо заполнять по работникам, у которых в 2007 г. были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии либо периоды, выделяемые обособленно (например, декрет или период ухода за детьми) <7>. Эту информацию надо указать в графе «Дополнительные сведения».

Примечание

Информацию о периодах, подлежащих выделению, можно найти в Классификаторах «Исчисляемый трудовой стаж: основание (для форм СЗВ-1, СЗВ-3) и Исчисление страхового стажа: основание (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)» и «Исчисляемый трудовой стаж: дополнительные сведения (для форм СЗВ-1, СЗВ-3) и Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения (для форм СЗВ-4-1, СЗВ-4-2)». Оба Классификатора приведены в Приложении 1 к Постановлению N 192п;

(и) формы СЗВ-4-2 «Индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица». Эта форма списочная, заполняется обычно на каждые десять работников. В отдельный список надо объединить работников, которые вышли в 2007 г. на пенсию. Но эту форму можно вообще не использовать, подав на каждого работника индивидуальные сведения по форме СЗВ-4-1.

После заполнения листов с индивидуальными сведениями их нужно распределить по пачкам. В одной пачке должно быть не более 200 документов (и они должны быть одного вида). А если в пачке формы СЗВ-4-2, то число застрахованных лиц (то есть работников), на которых представлены сведения в одной пачке, не должно быть больше 200 человек <8>. Если решено использовать формы СЗВ-4-2, то уже при их заполнении надо учесть, как они потом будут разбиты на пачки. Во всех формах, объединенных в одну пачку, реквизит «N п/п» заполняется сквозным порядком в пределах одной пачки (например, первая форма заполнена на работников с порядковыми номерами с 1-го по 10-й, вторая — на работников с номерами с 11-го по 20-й и т.д.).

В отдельные пачки надо объединить формы на лиц <9>:

(или) работающих в различных территориальных условиях;

(или) относящихся к разным категориям застрахованных лиц <10>:

(или) к наемным работникам (код категории — НР);

(или) к работникам сельскохозяйственной организации (код категории — СХ);

(или) к лицам, добровольно участвующим в обязательном пенсионном страховании (код категории — СДП);

(или) к физическим лицам, за которых страховые взносы в бюджет ПФР платит другое лицо (код категории — ДП);

(и) формы АДВ-6-1 «Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР». На каждую пачку листов с индивидуальными сведениями надо заполнить свою форму АДВ-6-1 (в двух экземплярах). Один экземпляр мы позже прошьем вместе с пачкой, а второй — это наш экземпляр отчетности. На каждой описи нужно проставить порядковый номер пачки — он должен соответствовать номеру ее электронного представления (названию файла) <11>. Кроме того, на описи АДВ-6-1 надо сделать заверительную надпись <12>:

—————————————————————————¬
¦ ———————————————————————¬ ¦
¦ ¦Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую¦ ¦
¦ ¦из вышеприведенного числа форм, верно. ¦ ¦
¦ L——————————————————————— ¦
L—————————————————————————

(и) списки застрахованных лиц. Они составляются в произвольной форме (в них указываются фамилии, имена и отчества работников), по одному списку на каждую пачку листов с индивидуальными сведениями <13>.

Итак, заполнили, распечатали, разложили по пачкам. Но прежде чем сшивать, не лишним будет проверить — совпадает ли сумма страховых взносов, указанная в описи АДВ-6-1, с суммой взносов по формам СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, входящим в каждую пачку. Причем надо проверять как общую сумму, так и суммы в разрезе взносов на страховую и накопительную части пенсии.

Теперь каждую пачку надо прошить и пронумеровать, а с тыльной стороны пачки связать концы прошивной нитки, заклеить их листом бумаги и проставить на нем печать, а также сделать надпись «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов» <14>. К каждой пачке подшиваем также список застрахованных и опись (АДВ-6-1), причем список после описи <14>;

(и) форму АДВ-11 «Ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование». Эта ведомость заполняется в целом по организации (а не по каждой пачке). При заполнении формы надо следить вот за чем: сумма задолженности на начало отчетного периода должна совпадать с суммой задолженности на конец предыдущего периода. Вроде бы элементарно, а такая ошибка встречается довольно часто, например из-за сбоев в программе. Кроме того, сумма страховых взносов, указанная в форме АДВ-11, должна быть равна сумме взносов по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2;

(и) пояснительную записку к индивидуальным сведениям о трудовом стаже и заработке. Она введена, например, в г. Москве — без нее отчетность в столице не примут. В ряде регионов такая пояснительная записка вообще не нужна. Это внутренний документ территориальных отделений ПФР, и бланк пояснительной записки нужно спрашивать в своем отделении Фонда либо скачать с сайта территориального органа ПФР (например, московские организации могут скачать бланк с сайта отделения ПФР по Москве и Московской области — http://www.pfrmsk.ru/pu/info/p1.htm).

В пояснительной записке к отчетности в ПФР можно объяснить, например, откуда взялись расхождения между суммой страховых взносов по общей ведомости и их суммой по формам СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2. Так, если у одного из новых работников нет номера страхового свидетельства, то по нему не направлены индивидуальные сведения, но в то же время в общей сумме страховых взносов начисления ему учтены.

Ну вот, прошили папки. Теперь несем отчетность на подпись главбуху и директору. Ставим печати (где нужно): на формах АДВ-6-1, на списках застрахованных лиц, на форме АДВ-11, на пояснительной записке.

Делаем диск с файлами отчетности для ПФР (выгружаем файлы из программы). Кстати, для подстраховки лучше сделать сразу два одинаковых диска — это может сэкономить время курьера (или ваше собственное), если вдруг при открытии первого экземпляра возникнут какие-то сложности.

Примечание

Заметим, что территориальные органы ПФР не должны отказывать организации в приеме документов только на бумажных носителях (без представления сведений в электронном виде) <15>. Но если вы принесете только папки бумаг, это, скорее всего, обернется для вас скандалом с сотрудниками фонда — ведь им придется забивать самостоятельно все ваши данные в компьютер. А лишней работы никто не любит.

Кроме того, часто при сдаче отчетности в ПФР проверяющие просят принести:

— копии платежек о перечисленных суммах страховых взносов;

— доверенность, заверенную подписью руководителя и печатью организации, — если документы в ПФР представляет бухгалтер, курьер или любой другой сотрудник организации.

По почте отчетность в ПФР лучше не отправлять — отчетность может потеряться, и тогда сложно будет доказать, что вы ее вообще представляли <16>. Конечно, нигде нет прямого запрета на отправку по почте (а также прямого указания на обязанность представлять отчетность в отделение ПФР лично), но на практике служащие отделений Фонда часто не считают такую отчетность принятой, если при ее проверке будут обнаружены какие-либо ошибки и неточности. В этом случае в адрес организации будет направлено уведомление, содержащее протокол об ошибках. А если в итоге будет нарушен срок представления индивидуальных сведений или исправления ошибок, то последуют штрафные санкции.

Памятка

За непредставление этих сведений в установленный срок (до 1 марта, в этом году — до 3 марта), а также за представление неполных сведений организацию могут оштрафовать на сумму до 10% от начисленных за год платежей в ПФР <17>. Правда, размер штрафа определяется исходя из суммы платежей в отношении только тех работников, по которым не представлены сведения (или они неполные), а не из всей суммы взносов, начисленных за год организацией <18>.

Собираем распечатанную отчетность в ПФР, прикладываем диски. Отдаем все это курьеру (снабдив его предварительно доверенностью от организации, потому что в нашем отделении такую доверенность требуют — уже проверено), объясняем, куда ехать и когда (часы приема, дни работы). И с чистой совестью можем заниматься другими делами.

<1> Пункт 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.

<2> Постановление ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению» (далее — Постановление).
<3> Пункт 4 Постановления; п. 3 Приложения N 3; п. 3 Приложения N 4 к Инструкции, утв. Постановлением ПФР от 31.07.2006 N 192п (далее — Инструкция).
<4> Пункт 43 Инструкции.
<5> Статьи 22, 33 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ.
<6> Пункт 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ; Постановление.
<7> Пункт 43 Инструкции; Приложение 1 к Постановлению.
<8> Пункт 6 Инструкции.
<9> Пункт 11 Инструкции.
<10> Приложение 1 к Инструкции.
<11> Пункт 16 Инструкции.
<12> Пункт 33 Инструкции.
<13> Пункты 12, 34 Инструкции.
<14> Пункт 12 Инструкции.
<15> Пункт 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.
<16> Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2007 N 09АП-1505/2007.
<17> Статья 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.
<18> Письмо ПФР от 28.06.2006 N КА-09-26/6784; п. 16 Обзора практики разрешения споров, доведенного Информационным письмом ВАС РФ от 11.08.2004 N 79.

Л.А.Елина

Экономист-бухгалтер

III. Порядок представления и сроки приема и учета

территориальными органами Пенсионного фонда Российской

Федерации сведений о застрахованных лицах, необходимых

для ведения индивидуального (персонифицированного) учета

23. Сведения о застрахованных лицах, необходимые для ведения индивидуального (персонифицированного) учета (далее — индивидуальные сведения), в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации представляют:

а) страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее — Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ) <5>;

<5> Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2002, N 22, ст. 2026; 2003, N 1, ст. 2, 13; N 52, ст. 5037; 2004, N 27, ст. 2711; N 30, ст. 3088; N 49, ст. 4854, 4856; 2005, N 1, ст. 9; N 45, ст. 4585; 2006, N 6, ст. 636; N 31, ст. 3436; 2007, N 30, ст. 3754; 2008, N 18, ст. 1942; N 29, ст. 3417; N 30, ст. 3602, 3616; 2009, N 1, ст. 12; N 29, ст. 3622; N 30, ст. 3739; N 52, ст. 6417, 6454; 2010, N 31, ст. 4196; N 40, ст. 4969; N 42, ст. 5294; N 50, ст. 6597; 2011, N 1, ст. 40, 44; N 23, ст. 3258; N 27, ст. 3880; N 29, ст. 4291; N 45, ст. 6335; N 49, ст. 7037, 7043, 7057; 2012, N 26, ст. 3447; N 31, ст. 4322; N 50, ст. 6965, 6966; 2013, N 27, ст. 3477; N 30, ст. 4044, 4070; N 49, ст. 6352; N 52, ст. 6986; 2014, N 11, ст. 1098; N 14, ст. 1551; N 26, ст. 3394; N 30, ст. 4217; N 48, ст. 6659; N 49, ст. 6915, 6919; 2015, N 1, ст. 72; N 29, ст. 4339; N 48, ст. 6713; N 51, ст. 7244; 2016, N 27, ст. 4183.

б) застрахованные лица — лица, признаваемые таковыми в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ;

в) налоговый орган.

24. Страхователь представляет индивидуальные сведения обо всех застрахованных лицах, работающих у него по трудовому договору, или заключивших договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы в соответствии с законодательством Российской Федерации, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации по месту регистрации в качестве страхователя в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Индивидуальные сведения представляются на основании приказов, других документов по учету кадров и иных документов, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица.

25. Страхователь представляет сведения о перечисленных дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию и уплаченных взносов работодателя (в случае их уплаты) в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» <6> (далее — Федеральный закон от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ) и Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

<6> Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 1943; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 29, ст. 4291; 2012, N 31, ст. 4322; 2014, N 11, ст. 1098; N 30, ст. 4217; N 45, ст. 6155.

26. Орган службы занятости населения представляет сведения о периодах, включаемых в страховой стаж граждан, признанных в установленном порядке безработными, в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации, в котором зарегистрирован в качестве страхователя орган государственной власти субъекта Российской Федерации, образовавший указанный орган службы занятости населения, в порядке и сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

27. Застрахованные лица, самостоятельно уплачивающие дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию, представляют в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации копии платежных документов за истекший квартал с отметками кредитной организации об исполнении, подтверждающих уплату дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию в сроки, установленные Федеральным законом от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ.

Застрахованные лица, имеющие право на зачет в страховой стаж иных периодов, представляют в территориальные органы Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о периодах, включаемых в страховой стаж в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 400-ФЗ «О страховых пенсиях» <7>.

<7> Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6965; 2014, N 2 (поправка); 2015, N 27, ст. 3964; 2016, N 1, ст. 5; N 22, ст. 3091; N 27, ст. 4183.

28. Налоговый орган представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации индивидуальные сведения в сроки, установленные Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

Налоговые органы представляют в Пенсионный фонд Российской Федерации индивидуальные сведения в форме электронных документов в порядке, установленном соглашением об информационном обмене, заключенным между Пенсионным фондом Российской Федерации и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору за соблюдением законодательства Российской Федерации о налогах и сборах <8>.

<8> Пункт 3 статьи 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ.

29. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации:

а) на бумажном носителе (лично (его представителем) либо с использованием средств почтовой связи);

б) в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая Единый портал и сайт ПФР, «личного кабинета», обеспечивающего возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации;

в) через многофункциональный центр.

30. При представлении индивидуальных сведений страхователем, являющимся юридическим лицом, на бумажном носителе данные сведения заверяются подписью руководителя и печатью организации (при наличии печати).

31. Датой представления индивидуальных сведений на бумажном носителе считается:

дата фактического представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации — при представлении страхователем лично (его представителем);

дата отправки почтовым отправлением согласно почтовому штемпелю — при отправке по почте.

32. В случае заключения страхователем с территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации соглашения об обмене информацией в электронном виде с подтверждением электронной подписи в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ представление им индивидуальных сведений может осуществляться в форме электронного документа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Датой представления индивидуальных сведений в электронной форме считается дата их отправки по телекоммуникационным каналам связи в адрес территориального органа Пенсионного фонда Российской Федерации, подтвержденная оператором электронного документооборота или территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации.

При представлении индивидуальных сведений в электронной форме территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации направляет страхователю подтверждение приема указанных сведений в форме электронного документа.

33. При представлении индивидуальных сведений через многофункциональный центр правильность указанных сведений заверяется страхователем (работником многофункционального центра).

Совет 1: Как делать отчет в пенсионный фонд

Индивидуальные сведения могут быть получены Пенсионным фондом Российской Федерации из многофункционального центра по защищенным каналам связи в форме электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью.

34. При представлении индивидуальных сведений застрахованным лицом (его представителем) они заверяются подписью этого лица (его представителя).

35. Территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации проверяет индивидуальные сведения и вносит их на лицевые счета застрахованных лиц:

ежемесячно — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2.2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;

ежеквартально — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных налоговым органом в соответствии со статьей 11.1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;

ежеквартально — в течение трех месяцев со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2.1 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ либо застрахованным лицом в случае самостоятельной уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную пенсию;

ежегодно — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений, представленных страхователем в соответствии с пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ;

ежегодно — в течение месяца со дня получения территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации сведений о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, представленные налоговым органом;

ежегодно — до 1 марта, следующего за истекшим календарным годом (сведения о физических лицах, самостоятельно уплачивающих страховые взносы, добровольно вступивших в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в соответствии со статьей 29 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ).