Первичная документация в 1С

Как заполнить первичную документацию

«1С Бухгалтерия предприятия 8.2»
обучение через интернет

Документация — это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, обладающими определенными характеристиками и отвечающими соответствующим предъявляемым к ним требованиям (они должны быть достоверными, ясными, объективными и др.). Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом, не может считаться правовым экономическим событием, поскольку нет объекта бухгалтерского учета.

В том случае, если первичные учетные документы оформлены надлежащим образом, то факт совершения хозяйственных операций может быть подвергнут сомнению. Поэтому в случае возникновения споров косвенным подтверждением факта совершения хозяйственной операции могут служить другие первичные учетные документы, такие, как акты инвентаризации, экспертные заключения, а так же свидетельские показания.

Первичные данные о фактах хозяйственной деятельности включают в себя признаки и показатели, которые обозначаются общим понятием — реквизиты. К числу обязательных реквизитов первичных документов согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» относятся: наименование (код) документа и его номер; дата составления документа; название организации, от имени которой составлен документ; единица измерения хозяйственной операции; содержание хозяйственной операции; подписи лиц (с указанием их должности и расшифровкой фамилии), ответственных за совершенную хозяйственную операцию. Отсутствие в первичном учетном документа какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета, так как такой документ не является надлежащим образом оформленным.

Документы следует выписывать на бланках типовых форм с указанием всех реквизитов; если же отдельные реквизиты не задействованы в конкретной хозяйственной операции, то полученное свободное место этого реквизита должно прочеркиваться, а не оставаться пустым. Типовые формы разрабатывает комитет по статистике по согласованию с Министерством финансов РФ. Первичные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме типовых (унифицированных) форм первичной учетной документации. Форма некоторых первичных документов, форма которых не содержится в альбоме типовых форм первичной учетной документации, утверждается организацией. В таком случае эта форма должна содержать обязательные реквизиты для придания ей юридической силы.

Комитет по статистике предоставил право организациям вносить при необходимости (в зависимости от характера операций, требований нормативный актов и технологии обработки учетной информации) в первичные документы дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес организации, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

При этом все реквизиты утвержденных комитетом по статистике унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается внесение изменений в части расширения и сужения граф и срок с учетом значности показателей, включение дополнительных строк (в том числе свободных) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. Бланки форм первичной документации, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленным министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Однако формы кассовых и банковских документов считаются обязательными и должны применяться всеми хозяйствующими субъектами без изменений. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения хозяйственных операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются соответствующими нормативными актами.

Так, в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны заполняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или быть выписаны на машине (пишущей или вычислительной), подчистки, помарки и исправления в этих документах не допускаются. При обнаружении ошибок в банковских и кассовых документах их следует переписывать заново, так как исправления или подчистки в денежных первичных документах запрещены.

Наименования документов могут быть разные, но она должны указывать на характер отражаемых в них фактах, что облегчает работу с документами. Дата в документах имеет важное контрольное и информационное значение, так как хозяйственные факты могут быть однотипными и повторяющимися. Для предотвращения повторного использования одного и того же документа на них ставятся штампы гашения.

К бухгалтерским документам предъявляются определенные требования по оформлению, обеспечивающие их юридическую полноценность. Запись в документах делают чернилами или шариковой ручкой от руки или с помощью электронной компьютерной техники или других средств механизации, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Подтверждение личности каждого лица, ответственного за поведение и регистрацию хозяйственной операции, обеспечивается его собственноручной подписью в бухгалтерском документе. Этим устанавливается персональная ответственность за достоверность сведений, указанных в документе, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также подтверждение правомочности ее осуществления. Перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

В условиях компьютерной обработки данных бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов. Первичные документы, созданные механизированным способом, требуют специального подтверждения достоверности полученных данных, т.е. авторизации и защиты зарегистрированных данных от несанкционированного получения сведений о них. По факсу может быть передан любой вид документа, но не первичный бухгалтерский документ, ибо он не имеет подтверждения своей подлинности. Подписи лиц, ответственных за составление первичных документов на магнитных носителях информации, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подлинность соответствующего лица.

Сокращения, которые могут быть использованы в первичных учетных документах, должны быть общепринятыми или не допускающими двоякого толкования. Применение сокращения зависит от конкретных условий. Для юридически оправданного применения в первичных документах организации каких-либо сокращений необходимо утвердить приказом за подписью руководителя организации перечень таких сокращений.

Все первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке.

Проверка первичных документов осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), арифметически и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

При проверке первичных документов по форме выявляется, был ли использован бланк соответствующей формы, все ли необходимые реквизиты указаны, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок и неоговоренных исправлений.

Арифметическая проверка первичных документов позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки.

Проверка первичных документов по содержанию выявляет законность и целесообразность зафиксированной в документе хозяйственной операции, а так же логическую увязку отдельных показателей. При такой проверке также проверяется, была ли на самом деле выполнена эта операция и соответствует ли выполнение этой операции указанному объему.

Не допускается оформление операций, противоречащих действующему законодательству и установленному порядку обращения с денежными средствами и другими ценностями.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования, например специальный штамп или надпись, сделанную бухгалтером от руки, дату записи в учетный регистр.

В постовом актуальным будет вопрос запасных частей. У Вас вышел из строя бензонасос? В таком случае можно не только купить в магазине бензонасосы для иномарок. но и обратится туда, где из ремонтируют. Иногда на это уходит гораздо меньше времени.

Предыдущие статьи из рубрики «Полезное для начинающего бухгалтера»:

Совет 2: Как заполнить акт выполненных работ

Акт выполненных работ (услуг) относится к документам первичного учета и является дополнением к стандартному договору на оказание возмездных услуг. Такой документ должен быть составлен с учетом требований налогового законодательства РФ и отвечать принятым стандартам бухучета (ст.9 Закона о бухгалтерском учете). И хотя единой формы акта не существует, несоблюдение нормативов его оформления может привести к штрафным санкциям со стороны налоговых органов.

  • Бланк акта выполненных работ (услуг)

Во вступительной части укажите несколько обязательных к заполнению пунктов. В первую очередь это наименование документа “Акт о приемке выполненных работ”, которое размещается в самом начале бланка по центру листа. Здесь же укажите его порядковый номер и дату составления. Кроме того, сообщите номер договора, в соответствии с которым производились работы (или предоставлялись услуги) и дату его заключения. Так же являются обязательными к указанию реквизиты сторон – заказчика и исполнителя. Для каждого из них напишите наименование организации, регистрационные данные, юридический и фактический адреса.

Обязательные пункты содержательной части акта оформите в виде таблицы. Это наиболее распространенный и удобный вариант размещения информации об объеме и стоимости работ. Здесь укажите построчно наименование хозяйственных операций (работ или услуг), единицы их измерения, количество, цену и стоимость работ по каждой из позиций. Итоговые суммы заполняйте с учетом необходимости выделения НДС отдельной строкой. Обязательно продублируйте эти суммы прописью в формате “итого на сумму” и “в т.ч. НДС”. Если в вашем случае НДС не подлежит выделению, напишите в отведенной для этого строке “без НДС”.

В заключительной части напишите о соответствии выполненных работ требованиям и нормативам, указанным в договоре. В случае нарушения этих условий, сообщите выявленные недостатки. То же касается и претензий объема и сроков выполнения работ. Если проблем выявлено не было укажите что “Качество работ соответствует указанным в договоре требованиям. Услуги оказаны полностью. Стороны не имеют претензий друг к другу”. Далее следуют подписи сторон с указанием должности (занимаемой уполномоченным к подписанию документа лицом), фамилии, имени и отчества. Здесь же ставятся оттиски печатей каждой из организаций.

Первичная документация в бухгалтерии что это такое?

Первичные документы – это основания, при наличии которых в бухгалтерском учете могут составляются записи, он может быть внесен в общий регистр. Это важная часть управленческой документации предприятия или организации.

Во всех предприятиях, которые государство заставило вести бух учет, хозяйственные операции должны быть оформлены в соответствии с первичной документацией. Под хозяйственной операцией понимается любая активность предприятия, которая влечет за собой передвижение денежных средств или на структуру его активов.

Согласно закону о бухгалтерском учете оформление первичной документации должно происходить одновременно с хозяйственными действиями, то есть сразу же документироваться. Но если это не представляется возможным можно сделать документацию сразу же по окончанию действия.

Первичная документация может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Но во втором варианте все бумаги должны обязательно быть заверены электронной подписью, иначе они просто не будут иметь юридической силы. Но, если в договоре четко прописано наличие бумажного варианта документа, то он обязательно должен быть в наличии.

Сохранятся первичные документы должны 4 года. В этот период налоговая имеет право в любой момент запросить их для проверки вас и вашего контрагента. Особенно внимательно следует относится к документам, в которых вы что либо покупаете. Помните, именно благодаря ним вы сможете обратится в суд, если возникнет такая потребность.

Разделение документов по стадиям бизнеса

Все сделки, которые проводятся предприятием или организацией условно можно разделить на 3 этапа:

  1. Обсуждение условий сделки. В это время вы должны оговорит все нюансы, и прийти к единому мнению. Результатом этого этапа будет подписание договора и выставление счета на оплату.
  2. Оплата согласно сделки. Она обязательно должна быть подтверждена выпиской с вашего расчетного счета, если оплата прошла с помощью безналичного расчета, либо с помощью чеков и бланков строгой отчетности если оплата была с помощью наличных денег.
    Вторым вариантом достаточно часто пользуются сотрудники организации, когда берут денежные средства под отчет.
  3. Получение оплаченного товара или услуги. Обязательно должно быть доказательство, которое подтверждает, что товар был получен или услуга оказана, иначе налоговая служба просто не позволит уменьшить сумму налогового сбора.

В качестве подтверждения может выступать товарная накладная или чек, в случае получения товара, или акт выполненных работ в случае оказания услуги.

Какие документы являются обязательными?

В зависимости от операции, которая будет проводится список необходимых документов может различаться. Давайте рассмотрим самый распространенный список необходимых бумаг. Обычно все документы готовит либо исполнитель либо поставщик товаров.

Список документов имеет такой вид:

Расчеты в бухгалтерии

Сам договор, который заключается с клиентом при сделке. Если клиент у компании постоянный, то можно не заключать договор каждый раз, а сделать это один раз на несколько поставок товаров или услуг. При этом очень важно оговорить такие пункты, чтоб потом не получилось неожиданных неприятностей: как будет проводится расчет, каким образом будет отпускаться и доставляться товар, каким образом и в какие сроки будет оказана оплаченная услуга.

  • Счет. Он не входит в перечень обязательных документов, но его часто выставляют для удобства оплаты.
  • Чек, или бланк четкой отчетности выдается только в том случае, если расчет производился в помощью наличных денежных средств. В нем содержатся необходимые для оплаты реквизиты и перечень услуг или товаров, которые покупаются.
  • Накладная и счет-фактура, которая выдается когда товар был отгружен.
  • Акт выполненных работ и счет-фактура выдается когда услуга (работа) была окончена.
  • Особенности учетного регистра

    После того, как первичные документы были оформлены, их проверяют по форме и содержанию. После этого, если все сделано верно, их оформляют, и проходит экономическая группировка данных, которые в ней содержатся в общей системе бухгалтерского учета. Для этого все сведения об остатке имущества компании, денежных средств, о хозяйственных операциях из первичных (свободных) документов переносятся в учетные регистры.

    Сами учетные регистры – это специализированные таблицы, которые выполнены в строго указанной форме, в полном соответствии с экономической группировкой сведений о имуществе компании и источниках его появления.

    Все существующие регистры делятся на 3 группы:

    • По назначению. В зависимости от этого критерия регистры разделяются на хронологические, систематические, и комбинированные. Каждый отдельный вид имеет свой порядок сохранения данных.
    • По обобщению данных регистры разделяются на интегрированные и дифференцированные. Каждый может быть рассмотрен от частного к общему либо наоборот, от отчетности к первичным документам.
    • По внешнему виду. Они могут иметь практически произвольную форму: книга, журнал, карточка, печатные листы.

    Учетные регистры обязательно должны иметь:

    • Полное название.
    • Указанный период времени для регистрации хозяйственных операций, к какому расчетному периоду он относится.
    • Подписи и инициалы ответственных особ. Это дает возможность в случае возникновения спорных вопросов найти и указать на лица, которые принимали в участие в сделке.

    Проведенные хозяйственные операции обязательно должны быть отражены именно в том периоде, в котором они проводились. Если документальное отражение невозможно сделать непосредственно во время проведения хозяйственной операции, то сделать оформление нужно сразу же по его окончания.

    В целом учетные регистры созданы для того, чтоб накапливать и систематизировать информацию о принятых на учет первичных документах, для отображения бухгалтерской отчетности. Если финансовая и первичная документация предприятия хранится в печатном виде, то по требованию иных участников хоз операций или правоохранительных органов (если это в их компетенции) копии должны быть предоставлены именно тем лицом, которое их составило и предъявило к подписи.

    Что такое отчетность ИП и какие документы должен предоставить предприниматель?

    Здесь вы узнаете, как увеличить уставной капитал ООО.

    Что такое банкротство физических лиц и как подтвердить это документально? Читайте тут .

    1с бухгалтерия первичная документация

    Во время ведения финансово – хозяйственной деятельности бухгалтеру придется работать с огромным количеством документации. Это разного рода бланки, договора, отчетная документация, сметы и калькуляции. Некоторые из них не имеют большой значимости и являются второстепенными, но есть и очень важные документы, в которых даже незначительная ошибка может привести к плачевным последствиям и для целого предприятия, и для отдельных должностных особ. Именно такими являются первичные документы организации.

    С помощью программы 1С вы сможете управляться и орудовать ними значительно проще. В ее функциях есть управление с товарно-сопроводительными и денежными документами, со складскими документами и теми, которые касаются розничной торговли.

    На сегодняшний день программное обеспечение компании 1С занимает лидирующие позиции среди программ по бухгалтерскому учету, которые постоянно используются в нашей стране.

    Среди самых востребованных функций 1С можно выделить такие:

    • Полная автоматизация всех видов бухгалтерского учета.
    • Расчет заработной платы сотрудникам.
    • Управление кадровым и производственным учетом.

    Программа имеет большое количество режимов и настроек, с помощью которых вы сможете полностью подстроить ее под себя, отрегулировать так, как удобно именно вам.

    Оформление первичной документации – дело сложное и кропотливое, но просто необходимое. В помощь вам современные компьютерные технологии и высокая квалификация сотрудников. Если подходить к нему со всей ответственностью и знанием дела, то проблем не возникнет.

    Думаю, все согласятся, бухгалтеры — самые занятые специалисты, без которых не может обойтись ни одна организация. Еще бы, ведь на них держится очень ответственные процессы: ввод входящей и исходящей первичной документации в 1С и сдача отчетов в контролирующие органы. В периоды, когда эти процессы совпадают, для бухгалтера начинается настоящий ад: бессонные ночи, задержки на работе, а о личной жизни можно вообще забыть.

    И все это из-за «клятой» ПЕРВИЧКИ! Именно она ворует драгоценное время, приковывая усталые глаза к монитору. Поэтому современные бухгалтеры все чаще и чаще задумываются над простым и быстрым вводом документов в 1С.

    Многие компании выходят на рынок с предложениями по автоматическому вводу первичных документов в 1С. Но, большинство продуктов существуют относительно недолго и имеют примерно схожий принцип работы:

    1 этап. Сканирование документов

    2 этап. Распознавание

    3 этап. Сопоставление со справочниками учетной системы

    4 этап. Загрузка и формирование соответствующего документа в 1С

    На первый взгляд, кажется, что решения одинаковы, но, если протестировать их, можно найти подвохи:

    • Одни позволяют загружать в 1С только Excel-таблицы, и не поддерживают другие форматы.
    • Вторые распознают всего пару шаблонов документов, например, счета-фактуры и ТОРГ-12.
    • Третьи работают не во всех конфигурациях 1С, зачастую это только 1С: Бухгалтерия предприятия.
    • А некоторые позволяют загружать документы только с использованием сканера.

    В результате деньги потрачены, а ожидания не оправданы. Финита ля комедия, товарищи!

    Но выход есть всегда! Продукт «Загрузка документов», который на российском рынке более 10 лет, имеет сертификат «1С Совместимо» и насчитывает множество пользователей.

    4 главных преимущества автоматизации ввода первичных документах в 1С:

    1. Во-первых, избежание рутинной работы и различных ошибок ручного ввода, так как «автомат» по первичке работает в 10 раз быстрее, даже самого опытного бухгалтера.
    2. Во-вторых, экономия средств на ФОТ операторам 1С. С такой программой они вам просто не понадобятся.
    3. В-третьих, возможность разграничивать права и загружать первичку в 1С онлайн любому количеству пользователей без привязки к офису.
    4. Возможность загружать первичку в 1С прямо с телефона, как клиенту, так и самому бухгалтеру.

    Программа совместима с множеством конфигураций 1С: Предприятия, поэтому неважно каким видом деятельности вы занимаетесь: строительством, торговлей или оказанием услуг, вы сможете загружать документы в свою базу.Хочется отметить, что программа «Загрузка документов» освобождает от ручного ввода больше других подобных решений благодаря:

    • работе на высокопроизводительных технологиях компании ABBYY, гарантируя высокое качество обработки и идентификации документов;
    • поддержки множества шаблонов документов (счета, счета-фактуры, ТОРГ-12, УПД, акты, платежки, паспорта и прочее);
    • обработке большинства существующих форматов файлов ( .XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx или TIFF и др.).

    Еще один весомый аргумент в пользу решения «Загрузка документов» – разные способы отправки сканов или фото в 1С:

    • из смартфона,
    • со сканера,
    • из почты.

    То есть, вам не обязательно приобретать сканер, можно обойтись планшетом или телефоном.

    Проще говоря, лучше работать с блеском в глазах, чем тонуть в потоке документов, тем более, что текущий ранок IT-технологий позволяет бухгалтеру отказаться от ручной работы и разгрузить себя в «горячие» отчетные периоды.

    Теперь выбор за вами! Для первого шага в жизнь без первички советуем начать с бесплатного тестирования программы «Загрузка документов».

    Меняйте рабочий ритм уже сейчас!

    Процесс занесения первичной документации в бухгалтерской фирме.

    15.08.2018

    Оперативность и точность внесения первички в базу

    Документирование хозяйственных операций является довольно специфическим процессом. Бухгалтеру при решении актуальных задач так или иначе приходится сталкиваться с рядом проблем. Одной из главных является точность, оперативность внесения данных в бухгалтерскую программу.

    Специалист обрабатывает множество первичных документов: товарные накладные, счета-фактуры, бланки технической документации, акты и т.п. Все они должны быть отражены в учете. Причем отразить первичку нужно строго в соответствии с нормативными требованиями и учетом специфики конкретной учетной системы.

    В штатных бухгалтериях и в случае с внештатниками документирование осуществляется вручную. Метод широко распространен, но не идеален. Главный его недостаток – всецелая зависимость от человеческого фактора. При ручном вводе данных нередки неточности, опечатки, ошибки, дублирование данных. Все это отражается потом в отчетности.

    Проблема оперативности, точности документирования хозяйственных операций решается эффективно и рационально с помощью аутсорсинга. Компания-исполнитель, во-первых, располагает штатом профильных специалистов, выполняющих функции внесения первички в базы, во-вторых, применяет IT-технологии автоматизации процессов.

    Как осуществляется внесение первички в базу?

    В аутсорсинговой компании бизнес-процессы могут быть организованы по-разному. Вот несколько распространенных схем:

    • Клиента обслуживает конкретный специалист. Соответственно, бухгалтер, что называется, в одни руки выполняет все необходимые операции, от документирования хозяйственных операций (внесения данных первички в базу) до составления финансовой, налоговой, бухгалтерской отчетности.
    • Клиент сопровождается командой специалистов. В этом случае обязанности бухгалтеров распределены. Часть сотрудников осуществляет ввод, загрузку первички в учетную систему. Отдельные бухгалтеры отвечают за контроль корректности и достоверности данных. Куратор проекта выполняет функции главного бухгалтера.

    Выбор применяемой схемы определяется возможностями аутсорсинговой компании и форматом сотрудничества с конкретным клиентом. Также имеет значение фактический объем обрабатываемой первички. Если документируется небольшое количество хозяйственных операций, вполне достаточно одного специалиста. Компании с большими объемами документов и учитываемых данных, как правило, обслуживают команды бухгалтеров.

    Экстренный ввод данных в системы

    Специалистам бухгалтерских фирм нередко приходится решать нестандартные, сложные задачи. Одной из таковых является необходимость экстренного ввода в систему больших объемов данных. Когда это актуально для компании-заказчика услуг?

    Большие объемы данных приходится обрабатывать в следующих случаях:

      • Текущая база данных компании повреждена или утрачена.
      • Компания переходит на другую учетную систему (не важно, в рамках одного IT продукта или нет).
      • Количество хозяйственных операций в компании резко увеличилось (открыты новые направления деятельности, создана филиальная сеть, бизнес вышел на новый уровень и т.п.).
      • Бухгалтерский учет какое-то время не велся вовсе или велся некорректно, с перерывами.

    При экстренном вводе больших объемов данных в систему особое внимание уделяется контролю достоверности и корректности информации. Опытные специалисты аутсорсинговой компании не допускают дублирования данных, технических и расчетных ошибок. Исполнитель несет ответственность за качество бухгалтерских услуг.

    Выполнять функции оперативно, эффективно и с минимальными рисками возникновения ошибок аутсорсеру позволяет соответствующее оснащение бухгалтерии. Программные, технические средства обеспечивают возможность решения сложных задач. Квалификация персонала также имеет огромное значение.

    Услуги внесения первички в базу

    Документирование хозяйственных операций с внесением соответствующих данных в учетную базу может быть разовой услугой и частью пакета бухгалтерского сопровождения. В первом случае клиент передает аутсорсинговой компании первичку, касающуюся конкретных сделок или отчетного периода. Специалисты оперативно обрабатывают входящие документы, безошибочно вводят данные в учетную систему.

    Постоянная услуга предусматривает сотрудничество заказчика и исполнителя в долгосрочной перспективе. Согласно условиям договора, клиент регулярно передает первичку аутсорсеру для обработки, проверки и внесения в учетную базу. Ответственность за качество данных в базе лежит полностью на исполнителе. То есть за возможные ошибки, обнаруженные в базе и просочившиеся в отчетные документы, платит не заказчик услуг, а исполнитель. Аутсорсинг ввода первички в бухгалтерскую программу позволяет (в определенном смысле) минимизировать риск возникновения непредвиденных расходов.

    Преимущества сотрудничества с бухгалтерской фирмой

    Выгоды аутсорсинга фактической экономией средств не ограничиваются. Сотрудничество с компанией, имеющей хорошую деловую репутацию, передовое оснащение и качественные кадровые ресурсы, позволяет обеспечить безопасность бухгалтерской информации, минимизировать риск утечки и потери данных.

    Профильные аутсорсеры применяют передовые технические решения для организации бизнес-процессов. Такие решения позволяют:

      • Снизить воздействие человеческого фактора. Соответственно, уменьшить количество возможных ошибок, опечаток, дубляжей и т.п.
      • Уменьшить среднюю стоимость обработки первичных документов. Благодаря этому клиенты не переплачивают за бухгалтерские услуги.
      • Масштабировать процессы и обеспечить круглосуточный доступ к учетной системе. Клиент в любое время может проконтролировать учетные процессы.
      • Устранить риск потери данных. Современные средства защиты информации прекрасно показали себя на практике.
      • Увеличить производительность труда специалистов. Технические решения позволяют бухгалтерам намного быстрее и эффективнее обрабатывать входящую первичку без риска допущения типичных ошибок.

    Хотите, чтобы первичная документация обрабатывалась оперативно и максимально качественно? Доверяйте процесс внесения данных в учетную систему опытным, проверенным специалистам. Сотрудничайте с надежным аутсорсером. Это позволит оптимизировать затраты на организацию и администрирование учетных процессов, исключить перерасход ресурсов и минимизировать риск возникновения проблем при формировании отчетности.

    • 28.05.2019 Как в документах поступления или реализации добавить единицы измерения?
    • 30.04.2019 Как отразить таможенные платежи при импорте товаров?
    • 15.02.2019 Как заполнить справочник «Расходы будущих периодов» (РБП)?
    • 17.01.2019 Как изменить наименование организации?
    • 30.11.2018 Как выполнить групповую печать документов?
    • 08.11.2018 Как быстро подобрать номенклатуру для документа реализации?
    • 02.11.2018 Как скопировать строки с номенклатурой из одного документа в другой?
    • 30.10.2018 Как установить факсимильные подписи должностных лиц, логотип и оттиск печати в счете покупателю?
    • 24.09.2018 Как распечатать универсальный передаточный документ (УПД)?
    • 21.09.2018 Как отразить поступление материалов и заполнить приходный ордер по форме М-4?
    • 27.08.2018 Как настроить права подписи документов ответственными (уполномоченными) лицами?
    • 26.07.2018 Как в счете на оплату предоставить покупателю скидку на весь товар?
    • 26.07.2018 Как в счете на оплату предоставить покупателю скидку на отдельные товары?
    • 26.07.2018 Как отразить поступление от поставщика многооборотной (возвратной) тары?
    • 26.07.2018 Как отразить возврат поставщику многооборотной (возвратной) тары?
    • 21.06.2018 Как загрузить в справочник номенклатуру из файла в формате Excel?
    • 09.06.2018 Как настроить регулярное выставление покупателям повторяющихся счетов на оплату?
    • 04.06.2018 Как указать в документах отгрузки грузоотправителя и грузополучателя, отличных от продавца и покупателя?
    • 04.06.2018 Как оформить перемещение приобретенных товаров на другой склад?
    • 16.05.2018 Как настроить двустороннюю печать авансового отчета?
    • 14.05.2018 Как изменить дату и время в проведенном документе?
    • 27.04.2018 Как перед печатью документа выбрать ориентацию страницы – книжную или альбомную?
    • 26.04.2018 Как сформировать инвентаризационную опись (ИНВ-3)?
    • 26.04.2018 Как отразить получение материальных ценностей на ответственное хранение?
    • 19.03.2018 Как отразить оплату наличными или картой, напечатать товарный и кассовый чек?
    • 27.02.2018 Как отсторнировать документ «Реализация (акт, накладная)»?
    • 13.02.2018 Как изменить размер полей документа?
    • 13.02.2018 Каким документом отразить реализацию услуг нескольким контрагентам?
    • 13.02.2018 Каким документом отразить разукомплектацию товара?
    • 30.01.2018 Как настроить ширину столбца, чтобы в печатной форме данные уместились в одной строке без переноса на другую строку?
    • 18.12.2017 Где установить цену «НДС в сумме» или «НДС сверху»?
    • 18.12.2017 Как настроить вывод артикулов товаров на печать?
    • 15.11.2017 Как оформить товарно-транспортную накладную (ТТН)?
    • 09.10.2017 Как поставить значение в графу «1а» счета-фактуры?
    • 28.08.2017 Как вернуть типовой макет для печатной формы, если в него вносились изменения?
    • 17.08.2017 Как учесть поступление санаторных путевок?
    • 03.08.2017 Каким документом списать ГСМ?
    • 14.03.2017 Как распечатать пакет документов для покупателя?
    • 22.02.2017 Как отправить по электронной почте счет покупателю?
    • 17.01.2017 Как отразить формирование уставного капитала организации?
    • 30.12.2016 Как настроить автоматическое заполнение содержания услуги в печатных формах?
    • 30.12.2016 Как списать с учета похищенные материальные ценности?
    • 31.10.2016 Как учесть дополнительные расходы при поступлении товарно-материальных ценностей?
    • 30.06.2016 Где сформировать накладную на отпуск материалов на сторону (М-15)?
    • 30.06.2016 Где сформировать сличительную ведомость (ИНВ-18)?
    • 30.06.2016 Где сформировать приказ о проведении инвентаризации (ИНВ-22)?
    • 30.06.2016 Как сформировать инвентарную книгу учета объектов основных средств (по форме № ОС-6б)?
    • 30.06.2016 Где сформировать инвентаризационную опись (ИНВ-1)?
    • 18.05.2016 Как найти и заполнить акт оказания услуг производственного характера?

    Работа с входящими документами

    Процесс обработки входящих бумаг включает в себя:

    • Определение типа документа. Бухгалтерские бумаги всегда содержат сведения о совершенных хозяйственных операциях. Например, к ним относят накладную, ордер на получение денежных средств и пр.
    • Проверка реквизитов получателя. Документ должен адресоваться конкретному предприятию или его сотруднику. На практике бывает так, что документы на приобретение материалов специально выписываются на компанию, хотя договор с поставщиком не заключен.
    • Проверка подписей, оттисков печатей. Лица, подписавшие документ, должны иметь на это полномочия. Если визирование первичных бумаг не входит в компетенцию сотрудника, то они признаются недействительными. Что касается оттисков, то на практике нередко возникают ошибки у тех предприятий, которые имеют несколько печатей. Информация на оттиске должна соответствовать типу документа, на котором он стоит.
    • Проверка состояния документов. В случае обнаружения повреждений на бумагах или нехватки каких-либо листов необходимо составить акт, копию которого направить контрагенту.
    • Проверка действительности события, отраженного в документе. Сотрудники предприятия должны подтвердить сведения о факте совершения операции. Документы о приеме ценностей заверяет завскладом, условия договора подтверждает маркетолог. На практике бывают ситуации, когда от поставщика поступает счет на товары, которые предприятие не получало.
    • Определение периода, к которому относится документ. При обработке первичных бумаг важно не учесть одни и те же сведения дважды.
    • Определение раздела учета. При получении первичной документации необходимо установить, в каких целях будут использоваться поставленные ценности. Они могут выступать в качестве основных средств, материалов, нематериальных активов, товаров.
    • Определение регистра, в котором будет подшит документ.
    • Регистрация бумаги. Она осуществляется после всех проверок.