Письмо с вложением

В случае деловой переписки или конфликтной ситуации между двумя сторонами, а также в ряде других случаев, возникает необходимость отсылки заказного письма с уведомлением и описью вложения адресату. Например, в досудебном урегулировании, часто используется возможность уведомления второй стороны конфликта через почту. За много десятилетий мало что изменилось, изменились только бланки уведомлений и описи вложений, они стали значительно проще и понятней, быстрее заполнять. Разберём из чего состоит заказное письмо c уведомлением о вручении и описью.

Состоит такое письмо из трёх частей:

  • заказное письмо
  • уведомление о вручении
  • опись

Заказное письмо

В почтовый конверт складываем документы, которые хотим отправить и для того, чтобы письмо стало заказным, достаточно сказать сотруднику почты о том, что ваше письмо заказное. С этого момента письмо получит трек-номер для отслеживания. Этот индефикатор поможет проследить весь путь письма от отправителя до адресата. Отслеживать путь прохождения письма возможно через интеренет. Можно даже заказать СМС-уведомление, заполнив специальный бланк СМС-уведомления. Конверт можно выбрать любой, наиболее удобный для пересылки корреспонденции. Заполнить надо от кого (ФИО или название организации, адрес отправителя) и кому (ФИО или название организации, адрес получателя).

В качестве адресата может выступать как физическое, так и юридическое лицо, а также и представители этих лиц. Почтальон вручит заказное письмо адресату или представителю, при невозможности вручения корреспонденции оставит в почтовом ящике извещение. Тогда придётся пройтись до почтового отделения и получить письмо. Если в течение определённого времени никто не заберёт письмо (30 дней для почтовых переводов и корреспонденции), тогда оно вернётся по обратному адресу за счет отправителя.

Уведомление о вручении

Уведомление о вручении нужно для того, чтобы вы были уверены, что ваше письмо вручено адресату. Берём специальный бланк по ф.119 (для России), заполняем его. Заполняется просто, на одной стороне указывается адрес и ФИО отправителя (кому должно придти уведомление), на другой стороне адрес и ФИО получателя. Уведомление путешествует вместе с заказным письмом, затем возвращается отправителю. В итоге мы получаем подписанное получателем уведомление о том, что вся корреспонденция получена.

Опись

Опись составляется для того, чтобы было понятно, какие документы отправлены. Например, это могут быть фотографии, копии различных документов, копии кассовых чеков, претензии и т.п. Все эти документы перечисляются в описи, при этом каждому документу можно назначить свою ценность (данный документ будет застрахован на указанную сумму). Заполняем специальный бланк по ф. 107 и вкладываем его в конверт вместе с документами. Бланк можно заранее скачать с сайта Почта России с необходимым количеством граф, которые нужно заполнить. Он состоит из двух одинаковых частей. Одна часть отправляется в путь вместе с письмом, вторая часть остаётся на руках.

Таким образом, соединив все три понятия, получаем заказное письмо с уведомлением о вручении и описью. Процесс оформления не требует много времени, заполняемые бланки становятся всё проще для заполнения. Стоимость можно расчитать на сайте Почта России с помощью почтового калькулятора. Например, отправить в Казань заказное письмо с пятью листами вложенных документов составит примерно 250 рублей.

Как отправить письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Официальные документы в суд и документы, которые впоследствии могут быть использованы в суде отправляются письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Почта России предлагает отправить множество видов писем: письма первого класса, заказные, с объявленной ценностью…

Для судебных документов используется письмо с объявленной ценностью, уведомлением и описью вложения.

Чтобы отправить документы необходимо во-первых:

  1. Купить конверт
    Имейте ввиду, что на почте конвертов может не оказаться. Их можно заранее купить в канцелярских магазинах.
  2. Попросить в почтовом окошке у работницы почты
    — 2 описи почтового вложения
    — уведомление о вречении

Перед тем как встать в живую очередь для отправки, нужно предварительно заполнить все бланки.

Мы подготовили пример заполнения бланков для отправки письма с апелляционной жалобой в Арбитражный суд от Иванова И. И..

Как заполнить конверт

Если вам повезло и конверты есть в продаже в почтовом отделении, обратите внимание, что нужно купить конверт без марки.

  1. Левый верхний угол
    Данные отправителя. В поля вписываются ФИО отправителя или название компании, а также адрес. При желании можно вписать номер мобильного телефона.
  2. Правый нижний угол
    Данные получателя. В поля вписываются ФИО получателя и почтовый адрес.
  3. Правый верхний угол
    Ценность письма. Цифрами и прописью вписывается ценность письма. Обычно это 1 (один) рубль.

Если вы забыли или не знаете индекс, его можно найти на сайте Почты России .

После заполнения полей заклеивать конверт не нужно.

Как заполнить уведомление

На 1 конверт нужно заполнить 1 уведомление с обеих сторон.

На лицевой стороне указываются данные отправителя. Данные человека или организации, которая отправляет письмо.

Ставятся галочки:

  • простое
    уведомление о вручении придет в почтовый ящик
  • письма
  • с объявленной ценностью

На обратной стороне указываются данные получателя письма.

Ставятся галочки:

  • письма
  • с объявленной ценностью

Как заполнить опись вложения (2 одинаковых экземпляра)

Бланк «опись» заполняется следующим образом:


  • Номер документа, причем документы разрешается группировать, как на скане
  • Наименование предметов
    Название документов с указанием номеров и дат
  • Количество предметов
    Количество листов в документе
  • Объявленная ценность
    Чаще всего вписывается 1 рубль
  • Ощий итог предметов и объявленной ценности
    Общее количество отправляемых листов документов, то есть сумма количества листов, указанных выше. Общая ценность 1 рубль.
  • Отправитель
    ФИО или название организации отправителя.
  • Подпись
    Подпись отправителя

На 1 конверт заполняется 2 описи. Одна вкладывается в письмо и уходит получателю. Вторая опись сразу возвращается отправителю после заполнения почтовым работником.

Номер почтового идентификатора вписывает работник почты. Именно по нему вы впоследствии сможете отслеживать движение письма.

Заказное письмо – это регистрируемое почтовое отправление с письменным сообщением. Посредством этого вида корреспонденции клиенты Почты России, как правило, отправляют квитанции, счета, договоры и другие важные документы. Каждое заказное письмо в процессе оформления на почте проходит процесс регистрации: отправлению присваивается уникальный трек-номер для отслеживания, и все данные заносятся в специальную информационную систему почты.

Уведомление о вручении, СМС-уведомление, ускоренная доставка 1 класса – это дополнительные услуги, которые отправитель может применить для отправляемой заказной корреспонденции. Но возможно ли отправить заказное письмо с описью вложения – разберемся в данной статье.

Можно ли отправить заказное письмо с описью вложения

Опись вложения – дополнительная услуга Почты России, с помощью которой отправитель может составить юридически значимое описание содержимого письма, бандероли или посылки. Для составления документа пользователю необходимо в специальном почтовом бланке ф.107 указать весь перечень пересылаемых предметов и для каждого указать его ценность (в рублях, размер ценности отправитель определяет самостоятельно).

В случае повреждения или утери почтового отправления – Почта России выплачивает компенсацию. Размер ее равен объявленной ценности поврежденных предметов.

Услуга «опись вложения» может быть применена только к ценным почтовым отправлениям, то есть отправить заказное письмо с описью вложения по правилам Почты России – нельзя. Если вам необходимо переслать письменную корреспонденцию с применением данной услуги – необходимо отправлять не заказное, а ценное письмо.

Чем заказное письмо отличается от ценного

Ценное и заказное письмо схожи (имеют трек-номер, вручаются лично в руки адресата под роспись), но имеют три отличия:

  • разная стоимость отправки: 50 руб. – заказное, 110 руб. – ценное (указан тариф за первые 20 грамм веса отправления с оплатой марками);
  • для ценного отправления обязательно нужно указывать объявленную ценность;
  • к ценному письму можно применить услугу «опись вложения» и его можно отправлять наложенным платежом.

Как составить опись вложения: образец

Документ необходимо делать в двух экземплярах – один пересылается вместе с корреспонденцией, второй остается у отправителя.

Как составить:

  • Возьмите в отделении почтовой связи бесплатный бланк ф.107 (или скачайте по ).
  • Укажите наименование всех пересылаемых документов, их количество и объявленную ценность для каждого. Для предметов без оценки – поставьте прочерк. Любые исправления не допускаются.
  • Под таблицей в соответствующих строках укажите общее число пересылаемых предметов и их объявленную ценность.
  • Пропишите данные отправителя и поставьте подпись.

Образец описи вложения (пример):

Заполнить бланк можно онлайн на официальном сайте Почты России, затем документ нужно распечатать и предоставить вместе с отправлением сотруднику почты.

Письмо с описью вложения необходимо предоставлять оператору в незапечатанном виде. Сотрудник почты должен сличить содержимое конверта с тем, что пользователь указал в бланках. После сверки на бланках оператор ставит свою подпись и печать. Услуга платная.

Сколько стоит письмо с описью вложения и уведомлением о вручении

Итак, выше мы определись, что если необходимо отправить заказное письмо с описью вложения и, например, уведомлением о вручении – отправлять нужно ценное письмо с соответствующим набором дополнительных услуг. Стоимость отправки такого почтового отправления будет складываться из:

  1. цены отправки ценного письма;
  2. стоимости услуг «Проверка соответствия вложения почтового отправления описи вложения» и «Уведомление о вручении».

Цена на пересылку ценного письма:

Вес Цена без НДС (оплата марками), руб. Цена с НДС, руб.
до 20 г. 110 132
каждые последующие полные/неполные 20 г. 3,00 3,60

Плата за объявленную ценность за каждый полный/неполный 1 рубль оценочной стоимости:

  • 0,03 р. без НДС
  • 0,04 р. с НДС

Уведомление о вручении:

  • простое — 27,50
  • заказное — 68

Стоимость описи вложения, а точнее услуги «Проверка соответствия», в каждом субъекте РФ устанавливает местный филиал Почты России. Для примера, в Москве цена составляет 72 руб., в Екатеринбурге — 60р., в Санкт-Петербурге — 51р., в Краснодаре — 48 (указанные тарифы актуальны на день написания статьи).

Заказное письмо с описью вложения: как отправить, образец

Почтовая корреспонденция

Модуль «Почтовая корреспонденция» позволяет формировать реестр почтовых отправлений.

Данный модуль размещён в разделе «Документы».

Существует два способа добавления почтовой корреспонденции.

  1. Без привязки к Заявке.
  2. С привязкой к Заявке.

В первом случае добавление выполняется в самом реестре «Почтовой корреспонденции».

Заполняется:

  1. Дата отправки.
  2. Дата получения. По умолчанию, к дате отправки прибавляется 10 дней.
  3. Тип письма.
  4. Кому. Есть возможность ввести организацию через справочник или просто в ручную.
  5. Куда. Заполняется при ручном вводе Кому.
  6. Комментарий (Опись письма).
  7. Цена. Указать цену отправки. По умолчанию цена выбирается из справочника согласно типу письма.

Во втором случае добавление почтовой корреспонденции выполняется непосредственно в Заявке. Раздел находится перед разделом «Доверенность».

Заполняется:

  1. Дата отправки.
  2. Дата получения. По умолчанию, к дате отправки прибавляется 10 дней.
  3. Тип письма.
  4. Кому. Организация автоматически указывается согласно Заявки.
  5. Опись письма.
  6. Цена. Указать цену отправки. По умолчанию цена выбирается из справочника согласно типу письма.
  7. Документы Заказчика (Перевозчика). Необходимо выбрать из списка сформированных в Заявке документов, нажав на ссылку «Доб.в опись». Наименование документа попадёт в опись письма.

При смене статуса почтовой корреспонденции для статуса «Отправлено» и «Получено» есть возможность отправить электронное письмо контрагенту. Для этого необходимо выставить галочку.

В письме указывается информация об отправке комплекта документов и их опись.

Отправка осуществляется на электронный ящик контрагента, который указывается в карточке контрагента.

Здесь же можно изменить дату отправки и дату получения.

Что позволяет данный модуль:

  1. Вести достоверный реестр почтовой корреспонденции.
  2. Быстро выполнять поиск по различным критериям.
  3. Отслеживать доставку корреспонденции.
  4. Вести учёт расходов по почтовым пересылкам.

Виды почтовой корреспонденции

ОБЩАЯ ТЕРМИНОЛОГИЯ

Внутренние почтовые отправления
Внутренними называются почтовые отправления, принимаемые для пересылки в пределах территории Российской Федерации.

Международные почтовые отправления
Международными называются почтовые отправления, принимаемые для пересылки за пределы Российской Федерации, поступающие на ее территорию из других государств либо следующие транзитом через территорию Российской Федерации и пересылаемые в рамках международного почтового обмена.

Простые почтовые отправления
Простыми называются почтовые отправления, принимаемые без выдачи отправителям квитанций, вручаемые (доставляемые) адресатам без расписки.

Регистрируемые почтовые отправления
Регистрируемые (обыкновенные, заказные, с объявленной ценностью) — принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении.
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.
Зная почтовый идентификатор почтового отправления (трек номер 14-ти символьный внутрироссийский или международный) можно отследить прохождение почтового отправления. https://www.pochta.ru/tracking

Почтовые отправления с объявленной ценностью
Почтовое отправление с объявленной ценностью — почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем; подается на предприятие связи в открытом или закрытом виде.

Авиаотправления
Авиаотправлениями называются почтовые отправления, принимаемые для пересылки на всем пути или на отдельных его участках воздушным транспортом.

ВИДЫ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

Почтовая карточка
Почтовая карточка — почтовое отправление в виде письменного сообщения на специальном бланке, пересылаемое в открытом виде.
Почтовые карточки могут быть простыми или заказными. Предельные размеры: минимальный: 90 × 140 мм, максимальный: 120 × 235 мм. Предельный вес: 20 г.

Письмо
Письмо — почтовое отправление с письменным сообщением.

Письма могут быть простыми, заказными, 1 класса или с объявленной ценностью, и предназначены только для пересылки письменных сообщений.

Предельные размеры: минимальный: 110 × 220 мм (евроконверт Е-65) или 114 × 162 мм (конверт формата C6); максимальный: 229 × 324 мм (конверт формата A4).

Предельный вес: по России 100 г., международное — 2 кг.

Бандероль
Бандероль — почтовое отправление с бумажной продукцией и печатными изданиями — журналы, книги, плакаты и др.

Бандероли бывают простыми, заказными, 1 класса и с объявленной ценностью.

Допустимые размеры:

Формат

Минимальный размер

Максимальный размер

Максимальный вес

Бандероль в прямоугольной упаковке

Хотя бы одна сторона — не меньше 105 × 148 мм, чтобы на нее можно было нанести адресный ярлык.

Сумма трех измерений (длина, ширина и высота) — 90 см. Длина — 60 см

по России — 2 кг, за границу — 5 кг

Бандероль в рулоне

Сумма длины и двойного диаметра — 17 см. Длина — 10 см

Сумма длины и двойного диаметра — 104 см

по России — 2 кг, за границу — 5 кг

Посылка
Посылка — почтовое отправление с предметами культурно-бытового и иного назначения. Посылки бывают простыми и с объявленной ценностью.

Допустимые размеры обыкновенной посылки: максимальный 53 × 38 × 26,5 см.

Предельный вес: 10 кг, тяжеловесные посылки — до 20 кг (наценка 40 %)

Размер адресной стороны для всех посылок — не менее 24 × 16 см.

Для тяжелых и крупногабаритных посылок к стоимости пересылки прибавляется наценка 40% за вес или размер.

Консультации по услугам всегда можно получить, позвонив по телефону: (495) 798-36-28 или обратившись по электронной почте: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Данные взяты из открытых источников. Материалы официального сайта ФГУП «Почты России» https://www.pochta.ru/support/post-rules/sending-types

Таможенная декларация CN 23 (бланк): для чего используется

Таможенную декларацию необходимо заполнять для отправки международных посылок, мелких пакетов и бандеролей.

Если отправляется мелкий пакет или бандероль ценностью менее 300 СПЗ (специальных прав заимствований), то нужно заполнить таможенную декларацию CN 22.

А вот при отправке посылок и отправлений ценностью более 300 СПЗ, а также по желанию отправителя при меньшей ценности, заполняется таможенная декларация CN 23 в 3 экземплярах.

Напомним, что курс СПЗ устанавливается ежедневно МВФ на основе долларовой корзины из 5 ведущих мировых валют (доллар США, евро, китайский юань, иена и фунт стерлингов). Действующие курсы СПЗ можно найти .

Таможенная декларация заполняется латинскими буквами и прикрепляется к почтовым отправлениям.

В декларации указывается категория отправления (подарок, документы, коммерческий образец, прочее), наименование пересылаемых предметов, их количество и ценность (по желанию отправителя).

Обращаем внимание, что при пересылке международных почтовых отправлений в пределах ЕАЭС (между Россией, Арменией, Белоруссией, Казахстаном и Киргизией) не требуется заполнение таможенных деклараций CN 22 или CN 23.

Зачем заполняется таможенная декларация на посылку

Данный вопрос является одним из самых популярных у отправителей и получателей почтовых отправлений. На самом деле ответ на него достаточно прост. Вообще, есть три причины, почему при отправке посылок необходимо оформлять декларацию.

Причина № 1. Отправление пересекает границы нескольких государств

Это особо популярно, если груз идёт издалека, к примеру, из Америки или Европы. Посылка в таком случае будет подлежать таможенному контролю, а в необходимых случаях производится её таможенный досмотр.

Важно! Таможенный досмотр – это одна из форм таможенного контроля, которая заключается в том, что груз, пересылаемый в посылке, будет проверен путём вскрытия упаковки. Второй формой таможенного контроля является таможенный осмотр, который сводится к визуальному внешнему осмотру и изучению сопроводительных документов.

Так вот, чтобы сотрудникам таможни различных государств не пришлось постоянно вскрывать коробку и проверять её на предмет наличия в ней запрещённых к пересылке предметов, оформляется документ, в котором, по сути, указывается всё содержимое посылки: тип товара, количество и стоимость. Этим документом и является таможенная декларация.

Причина № 2. Превышен таможенный лимит

Согласно нормам Федеральной таможенной службы, в течение месяца один человек имеет право на беспошлинное получение товаров из за рубежа не более чем на 500 евро (именно такой размер будет установлен с 1 января 2019 года). При этом ограничение касается и веса. Он не должен превышать более 31 кг. При превышении данных лимитов получателю необходимо уплатить налог. В этом случае наличие декларации значительно упростит труд сотрудников таможенной службы.

Важно правильно заполнить декларацию, поскольку сотрудники таможни будут следовать чётким инструкциям, и если посылка вызовет подозрения, её задержат на таможне. В таком случае её получение может затянуться на длительный срок. Поэтому оформлению данного документа стоит уделить особое внимание.

Причина № 3. Превышена стоимость отправления

Как уже указывалось выше, оформлять декларацию необходимо при отправлении посылок, мелких пакетов и бандеролей. При этом при пересылке двух последних видов отправления, ценность которых менее 300 СПЗ, нужно заполнять декларацию CN 22. А вот для посылок и других отправлений, ценность которых превышает указанный лимит, или по желанию отправителя, заполняется декларация другого образца – CN 23. Причём, оформление происходит в трёх экземплярах. При этом необходимо понимать, что значит СПЗ.

СПЗ (специальное право заимствования) – искусственное платёжное средство, которое выпускается Международным валютным фондом. Выпускается оно исключительно в безналичной форме. Рассчитывается курс валюты на основании действующих валютных курсов. Если говорить о долларе, то 1 USD равен 0,716 СПЗ. Соответственно, 300 СПЗ – это 214,8 доллара.