Подотчетно

Для удобства расчетов сотрудников организаций от лица предприятия банки предлагают руководителям и владельцам бизнеса надежный финансовый инструмент – корпоративную банковскую карту. Такая банковская карта привязана к расчетному счету предприятия.
Корпоративная банковская карта – мобильное средство для осуществления платежей лицами, которым эта карта выдана. Наличие такой карты на предприятии позволит сделать более простыми и удобными расчеты сотрудников организации, например, в командировках. Ведь при расчетах картой, представителям компании нет необходимости расплачиваться наличными деньгами. Все операции по карте отражаются в отчетах из банка и направляются на привязанный к карте телефон, чаще всего руководителя компании, и на электронную почту, например, главного бухгалтера.
Кроме оплат нужд сотрудников в командировках, с помощью карты могут быть оплачены покупки и услуги других коммерческих организаций в интересах предприятия – владельца карты.
Средства, списанные со специального счета компании в результате совершения операции с использованием корпоративной карты, считаются выданными под отчет работнику. В срок, установленный положением об использовании корпоративных карт, работник должен представить авансовый отчет о расходовании денег с корпоративной карты.
Может ли директор оплачивать корпоративной картой свои личные покупки? Личные нужды даже директор должен оплачивать исключительно из своей заработной платы. Денежные средства, находящиеся на расчетном счете компании, принадлежат не директору, а организации.
Поэтому, если все же денежные средства, потраченные с корпоративной банковской карты директором или другим сотрудником предприятия, не соответствуют профилю работы организации, они признаются личными нуждами сотрудника.
Такие траты сотрудник или директор обязан возместить в кассу или написать заявление, в соответствии с ним данная сумма в полном размере будет удержана из зарплаты работника, должность которого не имеет никакого значения.
При любых оплатах, совершенных посредством корпоративной банковской карты, сотрудникам надлежит сохранять все отчетные документы, подтверждающие оплату. На основании предоставленных в бухгалтерию чеков, квитков, квитанций составляется авансовый отчет, который работник подписывает, а бухгалтер составляет необходимые проводки.
Чтобы избежать лишних вопросов от проверяющих инспекторов, рекомендуется издать внутренний документ, регламентирующий права и обязанности сотрудников, использующих корпоративную банковскую карту в интересах компании.
Следует четко прописать, как фиксируется выдача карты на руки сотрудникам, установить лимиты на расходование средств по той или иной статье затрат, а также порядок снятия денежных средств с карты.
Важно указать, что распоряжением руководителя предприятия не предусмотрена процедура приходовать снятые в банкомате денежные средства в кассе организации.
В правилах отчетности не лишним будет указать, кто из сотрудников вправе получать карту и каким образом проходит в компании отчет о потраченных суммах, так как деньги на корпоративной банковской карте – это те же подотчётные денежные средства, которые могли бы быть получены работников в кассе организации наличными.
Преимущества расчетов с помощью корпоративной банковской карты вместо выдачи подотчетных сумм заключается в оперативности расчетов, по сравнению с другими безналичными перечислениями, и контроле операций по расходованию средств компании подотчетными лицами.
Кроме того, деньги на карте невозможно потерять, без кода злоумышленники не смогут воспользоваться финансами компании.
С корпоративной картой уполномоченный сотрудник без труда оплатит бронь в гостинице, заплатит за топливо в поездке по служебной необходимости, оплатит товары, способствующие улучшению качества работы предприятия. А что, если работник оплатил расходы своей картой?

Оплата банковской картой сотрудника за организацию

Если сотрудник расплатился своей картой, он вправе рассчитывать на компенсацию затрат, если расходы были согласованы руководителем, и у сотрудника на руках все оправдательные документы, подтверждающие расходы.
Законодательство не запрещает использование личной банковской карты работником для осуществления платежей от лица компании. Так как, если сотрудник оплачивает товары и услуги за свой счет, не получив для совершения платежа предварительно денежные средства под отчет в кассе, то не важно наличными средствами он это сделал или с помощью банковской карты.
В данном случае банковская карта лишь означает, что платеж совершен за безналичный расчет, но все также от работника и в интересах компании. Авансовый отчет не оформляется, так как работник не получал деньги авансом.
Если не получавший денежные средства под отчет сотрудник оплатил товар со своей кредитной карты, как отчитаться в финансовом отделе?
Сотрудник предоставляет в бухгалтерию заявление о возмещении потраченных средств и для оформления расходов прикладывает все документы, подтверждающие эти самые траты.
В заявлении работник вправе указать, каким способом он желает получить возмещение понесенных расходов: на банковскую карту, принадлежащую работнику, или наличными — в кассе. Если это вариант с зачислением денежных средств на личную или зарплатную банковскую карту сотрудника, то работник указывает реквизиты своей банковской карты в заявлении.

Оплата банковской картой лица, не являющегося сотрудником предприятия

Законом допустим также вариант, когда сотрудником производится за товар или услугу оплата картой лица, не работающего в организации.
В этом случае к заявлению сотрудника на возмещение затрат прикладывается уведомление от лица, на чье имя оформлена карта, с которой осуществлялся платеж. В этом уведомлении владелец карты поясняет, что не возражал против оплаты товара или услуги принадлежащей ему картой.
Если платеж произведен с банковской карты супруги или супруга, работающего на предприятии сотрудника, осуществившего платеж, заявление с подтверждением согласия не потребуется.

Оплата расходов банковской картой. Авансовый отчет

Если сотрудник получил денежные средства под отчет в кассе предприятия, а расплатился, оплачивая услуги или товары, действуя в интересах компании и по согласованию с руководством организации, то это тоже законом не возбраняется. В этом случае налоговики потребуют предъявить авансовый отчет на выданную сумму и оправдательные чеки, бланки, квитанции.
Еще один вариант, разрешенный законом – это внесение подотчетной суммы бухгалтером компании на банковскую карту работника, которой сотрудник оплачивает, например, расходы по ГСМ. Если сотрудник расплачивается кредитной картой, а не дебетовой, то это не меняет алгоритма действий по оплате и сбору документации ни со стороны работника, ни с позиции компании, и законом тоже допускается. Налоговики также не возражают против осуществления платежей за организацию сотрудником его кредитной картой, то есть можно оплатить товар кредитной картой сотрудника.
В случае, если денежные средства под отчет были выданы в бухгалтерии одному сотруднику, а оплата совершена банковской картой другого сотрудника этого же предприятия, то работником, который получил сумму под отчет, предоставляет в финансовый отдел авансовый отчет. Оплата банковской картой другого сотрудника отражается в заявлении, приложенным к авансовому отчету подотчетного лица, в котором указывается, что оплата произведена с согласия владельца карты.
Рекомендуется также к такому авансовому отчету приложить расписку от владельца карты о том, что он получил компенсацию за расходы по принадлежащей ему банковской карте от подотчетного лица в полном размере.

Сотрудник оплатил услуги со своей банковской карты: как отчитаться

Используя, например, в аренду автомобиль или заказав перевозку мебели из офиса на склад, и действуя в интересах компании, сотрудник оплатил услуги со своей кредитной карты, как отчитаться в бухгалтерии, чтобы получить возмещение?
Услуга ничем не отличается по алгоритму возмещения в этом случае от товара. Работнику достаточно предоставить в финансовый отдел или бухгалтерию заявление о возмещении расходов и приложить к нему все чеки и квитанции, подтверждающие платежи.
Требованием по предоставлению отчета о потраченных средствах является своевременность предоставления отчетности. Законом определен срок – три дня после совершения сотрудником платежа или приезда из командировки и выхода на работу.
При нарушении сроков подачи оправдательной документации в бухгалтерию организации, расходы признаются руководителем необоснованными, и работнику откажут в возмещении затрат, а если сумма была выдана ранее под отчет, то она будет высчитана из зарплаты сотрудника.
Налоговый и бухгалтерский учет услуги не отличаются от учета товара.

Как учесть в налоговом учете оплату с карты

Деньги, которые бухгалтер перечисляет на карты сотрудникам подотчет или на корпоративную карту, остаются деньгами компании. При получении оправдательной документации, подтверждающей правомерность учета таких расходов, бухгалтер учитывает затраты для уменьшения налогооблагаемой базы.
НДФЛ в этом случае не начисляется, так как сотрудник не получает экономической выгоды, такие суммы, при зачислении на карту сотруднику, представляются задолженностью работника перед компанией. После предоставления чеков, бланков, квитанций, подтверждающих расходы в пользу компании, расходы распределяются в затратах компании бухгалтером в соответствии со статьей расхода.
Если сотрудник не предоставил необходимых подтверждений того, что деньги были потрачены в интересах компании, подотчетная сумма вычитается бухгалтером из заработной платы сотрудника с начислением на нее НДФЛ 13 процентов. Так как такие суммы принимаются в качестве экономической выгоды работника.
Например, при принятой в компании практики оплаты работникам мобильной связи за счет компании, сотрудник пополнил связь со своей банковской карты (проводки в бухгалтерском учете отражают расход на нужды компании и возмещение затрат работнику). Такую оплату бухгалтер учитывает, как расходы компании. Если же работник пополнил счет личного телефона, а политикой компании не предусмотрена компенсация мобильной связи, то эти расходы не будут учтены, как затраты компании.

Чтобы избежать спорных ситуаций с проверяющим инспектором, руководителю организации надлежит подписать приказ, предусматривающий правила перечисления денежных средств на банковские карты работников, компенсаций платежей без выдачи денег подотчет и с перечислением авансов.
Рекомендуется регламентировать порядок об оплате товаров или услуг банковскими картами сотрудников и корпоративной картой организации.
Соответствующие указания надлежит зафиксировать и в учетной политике компании.
Сотрудники, которым разрешено руководителем расплачиваться личными банковскими картами и корпоративной картой, обязаны расписаться в документации о том, что они осведомлены о порядке оплаты товаров и услуг в интересах компании банковскими картами.
Утвержденный список таких сотрудников надлежит прикрепить к приказу руководителя о правилах работы предприятия по расчетам банковскими картами.
Сотрудники, совершившие платеж посредством личной банковской карты без получения аванса, вправе рассчитывать на возмещение. Возмещение возможно, если понесенные расходы признаны руководителем, как нужды предприятия, и на затраты предоставлена подтверждающая документация в виде чека, бланка строгой отчётности, квитанции и т.п.
Допускается оплата расходов в интересах компании с банковской карты лица, не оформленного в штате компании.
С 2013 года налоговики позволили бухгалтеру перечислять подотчетные деньги на зарплатные карты работникам. А вот перечисление заработной платы сотрудников на корпоративную карту запрещено.
Если при расходах на нужды компании произведена оплата банковской картой, подтверждающий документ предоставляется в обязательном порядке, независимо от того, товар или услуга были оплачены сотрудником и какой банковской картой это было сделано.
Если документация, подтверждающая правомерность расходов с помощью личной или корпоративной банковской карты не предоставлена, или не оформлена надлежащим образом, сотрудник обязан предоставить объяснительную записку, а сумма затрат возмещается из его зарплаты.

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом

За полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:

  • после окончания периода, на который были получены средства;
  • после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного отсутствия — болезни, отпуска и т. д.

Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.

Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег, указывается им в его заявлении на имя руководителя.

Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.

ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.

Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 19.08.2017 деньги под отчет могут выдаваться не только на основании заявления работника, но и по распорядительному документу (приказу) работодателя. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц

Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.

Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.

Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.

Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите .

В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.

Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:

  • по форме — правильность заполнения всех необходимых строк, наличие указанных документов, полноценность их оформления, корректный перенос данных из оригиналов в отчет, соответствие сумм, наличие подписей;
  • по содержанию — целевое назначение произведенных расходов, достоверность документов, соответствие указанных дат тому времени, на которое выдан аванс;
  • по арифметическому подсчету — проверяется итоговая сумма в отчете, которая должна подлежать погашению в данном подотчете.

ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.

Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.

Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.

На отдельные вопросы налогоплательщиков ответил С. Н. Шаляев — советник государственной гражданской службы РФ 1 класса. Изучить ответы специалиста можно в КонсультантПлюс.

Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка

Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).

Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.

В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:

Дебет

Кредит

50, 51

Выданы подотчетные деньги

20 (23, 25, 26, 29, 44)

Отражены расходы по авансовому отчету

08, 10, 41

Отражены затраты на покупку основных средств, материалов, товаров, зафиксированные в авансовом отчете

Выделен НДС согласно полученному счету-фактуре

Зачтен НДС

Произведена оплата поставщику

Сдан остаток подотчетных сумм в кассу

Удержан долг из заработной платы

Выдан перерасход из кассы

Дополнительно о том, как нужно вести бухгалтерский учет авансовых отчетов, прочтите в материале «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

После того как авансовый отчет был проверен, утвержден, по нему были проведены проводки и закрыты остаточные суммы (выдан перерасход или получен остаток), документ отправляется на хранение. Организации обеспечивают хранение документов в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ).

Сроки хранения документов приведены в нескольких нормативных документах:

  • Согласно подп. 1 п. 8 ст. 23 НК РФ документы, имеющие отношение к бухгалтерскому или налоговому учету, на основании которых формируется налогооблагаемая база для исчисления налогов в бюджет, должны храниться 4 года. К таким документам относятся и авансовые отчеты.
  • В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ документы, подтверждающие понесенный убыток, хранятся в течение всего срока, в течение которого образовавшийся убыток переносится на будущие периоды и уменьшает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.
  • В ст. 29 закона № 402-ФЗ для первичной бухгалтерской документации, к которой относятся, в частности, авансовые отчеты, предусмотрен срок хранения, установленный правилами государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
  • В п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения, утв. Росархивом, для авансовых отчетов установлен срок хранения, равный 5 годам.

Таким образом, минимальный срок хранения авансовых отчетов — 5 лет, максимальный определяется длительностью переноса убытка (в случае его получения) на будущее.

Итоги

Отчет за аванс, полученный сотрудником на совершение расходов для хоздеятельности компании, представляет собой важный документ как для бухгалтерского, так и для налогового учета, так как на основании приложенных к нему и утвержденных руководителем документов произведенные затраты могут быть учтены (или не учтены) при формировании налогооблагаемой базы. Поэтому сотрудники компании должны соблюдать сроки сдачи авансовых отчетов, а работники бухгалтерии внимательно подходить к своевременному отражению подотчетных сумм в учете.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Подотчетные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путем с целью оплаты расходов для осуществления предприятием своей деятельности и непосредственно связанных с деятельностью работодателя.

Кто является подотчетным лицом

При этом подотчетным лицом является штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору (п. 5 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Оформление операции по выдаче денежных средств под отчет

Для выдачи денег бухгалтерия оформляет расходный кассовый ордер по форме N КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (п. 6 Указания N 3210-У).

Отметим, что Форма N КО-2 расходного кассового ордера обязательна к применению.

Срок выдачи денежных средств под отчет

Ограничений для срока выдачи денег под отчет не установлено.

Как правило, его фиксируют в ЛНА (например, в упомянутых ранее положении о документообороте в организации или инструкции по составлению авансового отчета). Сформулировать норму об этом можно так.

Пример. Ограничение срока, на который выдаются деньги под отчет, в ЛНА.

Лицам, направляемым в командировку, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок командировки.

Лицам, осуществляющим хозяйственные и иные расходы в интересах организации, наличные денежные средства под отчет выдаются на срок 30 рабочих дней.

Подотчетные деньги и «зарплатные» налоги

Выданные под отчет деньги не являются доходом работника, следовательно, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Однако на практике все не так просто.

Так, согласно разъяснениям контролирующих органов, если деньги, полученные работником под отчет, не будут возвращены в течение месяца со дня истечения срока, установленного для их возврата, на их сумму необходимо начислить страховые взносы (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В609, от 19.12.2014 N 17-3/В-618).

В дальнейшем сумму начисленных страховых взносов можно будет зачесть или вернуть при условии, что работник вернет деньги или представит документы, подтверждающие расходование денег на предусмотренные организацией цели.

Что касается НДФЛ, включение в налогооблагаемую базу денежных средств, полученных под отчет, возможно при отсутствии доказательств их расходования (отсутствие подтверждающих первичных документов).

К таким выводам пришел Президиум ВАС в Постановлениях от 05.03.2013 N 14376/12 по делу N А53-8405/2011, N 13510/12 по делу N А53-270/11.

В Определении ВС РФ от 09.03.2016 N 302-КГ16-450 арбитры также пришли к выводу, что при наличии ошибок в товарных чеках, приложенных к авансовым отчетам, подотчетные суммы необходимо включить в доход работника.

К ошибкам, в частности, судьи отнесли отсутствие информации, позволяющей определить, кто подписал чеки, отсутствие даты составления, незаполнение граф «Количество», «Цена товара», «Подпись продавца».

Отметим, что судебная практика по вопросу удержания НДФЛ в ситуации, когда первичные документы оформлены с нарушениями, неоднозначна.

В частности, в Постановлении ФАС ПО от 01.04.2013 N А55-15647/2012 указано, что налоговый орган не вправе переквалифицировать денежные средства, выданные обществом своим работникам под отчет, в доходы работников, тем более что не истек срок давности для взыскания этих сумм в судебном порядке.

Однако, учитывая позицию высших судебных инстанций, работодателям следует требовать от работников своевременного представления авансовых отчетов, а также быть внимательными при проверке прилагаемых к ним подтверждающих первичных документов.

На практике встречается (хоть и нечасто) ситуация, когда работодатель принимает решение не удерживать из зарплаты работника подотчетные суммы, по которым он не представил авансовый отчет.

В этом случае не возвращенные работником подотчетные суммы признаются его доходом и, следовательно, облагаются:

— страховыми взносами (Письма ФСС РФ от 14.04.2015 N 02-09-11/06-5250, Минтруда России от 12.12.2014 N 17-3/В-609);

— НДФЛ (ст. 210 НК РФ, Постановление ФАС ЗСО от 19.02.2014 N А45-25321/2012).

Если организация на УСН

Для плательщиков УСН с объектом «доходы минус расходы» в налоговой базе при УСН отражаются только оплаченные расходы.

А они будут считаться оплаченными, когда у фирмы нет задолженности (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

При перерасходе у организации возникает задолженность перед работником.

Поэтому неверно учитывать расходы до его погашения.

Расходы считаются оплаченными, когда организация выдала сумму перерасхода работнику.

Это подтверждает также Минфин России в Письме от 17.01.2012 N 03-11-11/4.

Как отмечено в Письме Минфина России от 17 января 2012 г. N 03-11-11/4, при приобретении работником организации товарно-материальных ценностей за собственный счет их стоимость может быть учтена в расходах в отчетном периоде погашения организацией задолженности перед работником.

Поэтому если организация рассчиталась с подотчетником, выполнила прочие условия и имеет подтверждающие документы, то можно списать всю сумму расходов.

При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо руководствоваться «Правилами ведения бухгалтерского учета», утвержденными Приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241, согласно которым подотчетные средства – денежные средства, выдаваемые только сотрудникам компании на предстоящие расходы в наличном и безналичном виде. Правилами ведения бухгалтерского учета регламентируется механизм выдачи денежных средств в подотчет и оформление соответствующих первичных документов.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника в соответствии с учетной политикой компании, в которой устанавливаются сроки предоставления отчетности и возврата денежных средств в зависимости от назначения аванса, а также формы выдачи денежных средств в подотчет – перечислением на платежную карту сотрудника либо наличными из кассы компании, порядок предоставления подотчета, нормы расходов, определен список материально-ответственных лиц.

К расходам, на которые выдаются подотчетные средства, можно отнести: приобретение ТМЦ, командировочные и представительские расходы, оплату за оказанные услуги, выполненные работы, оплату хозяйственных расходов, которые осуществляются сотрудником за счет средств компании.

При выдаче денежных средств в подотчет, в бухгалтерском учете формируется краткосрочная кредиторская задолженность работников. Данная задолженность погашается отчетными документами, подтверждающими расход выданных средств.

Не допускается передача полученных в подотчет денежных средств одним сотрудником другому.

После получения денежных средств, подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет в установленные сроки с приложением подтверждающих документов на каждый вид расхода.

Форма авансового отчета утверждена Приказом Министра финансов РК от 20 декабря 2012 года №562 «Об утверждении форм первичных документов». Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу. Бухгалтерская служба обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.

Согласно ст.165 НК РК денежные расчеты – расчеты, осуществляемые за приобретение товара, выполнение работ, оказание услуг посредством наличных денег и (или) расчетов с использованием платежных карточек.

Согласно ст.166 НК РК на территории РК денежные расчеты производятся с обязательным применением ККМ.

Чек ККМ не требуется при денежных расчетах за приобретенные товары, работы и услуги:

  • физических лиц;

  • адвокатов и медиаторов;

  • ИП (кроме реализующих подакцизные товары), осуществляющих деятельность: с применением СНР на основе патента, в рамках СНР для субъектов малого бизнеса через нестационарные торговые объекты на территории открытых торговых рынков, в рамках СНР на основе уплаты единого земельного налога по деятельности, на которую распространяется данный специальный налоговый режим;

  • в части оказания услуг населению по перевозкам в общественном городском транспорте с выдачей билетов по форме, утвержденной уполномоченным государственным органом, осуществляющим реализацию государственной политики в области транспорта, по согласованию с уполномоченным органом;

  • Национального Банка РК;

  • банков второго уровня.

Чек ККМ — первичный учетный документ, подтверждающий факт осуществления между продавцом (поставщиком товара, работы, услуги) и покупателем (клиентом) денежного расчета, выданный в бумажном виде либо в электронном виде.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) – первичный учетный документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, для учета реализации товаров первичный учетный документ – накладная на отпуск запасов на сторону.

Таким образом, для того, чтобы был составлен авансовый отчет и закрыта задолженность сотрудника по подотчетным суммам перед компанией, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию все подтверждающие документы:

  • выписку с карт-счета сотрудника о расчете посредством личной платежной карточки;

  • чек ККМ, чек с POS-терминала;

  • первичные документы на приобретенные товары, работы, услуги (АВР, накладная на отпуск запасов на сторону), выписанные поставщиком в адрес компании;

  • счет-фактуру.

В случае невнесения в срок в кассу неиспользованных или неподтвержденных документально подотчетных сумм, при списании задолженности подотчет сотрудника необходимо признать доходом такого сотрудника в виде материальной выгоды. Доход работника в виде материальной выгоды является объектом обложения пенсионными отчислениями, индивидуальным подоходным налогом, социальным налогом и социальными отчислениями, а также отчислениями на социальное медицинское страхование. В свою очередь списание подотчетных сумм, признанное доходом сотрудника в виде материальной выгоды при налогообложении «зарплатными налогами», относится на вычеты в целях исчисления КПН.

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

В. Проскурина, сертифицированный бухгалтер-практик, САР

ПРИМЕР НАПИСАНИЯ УЧЕТНОЙ ПОЛИТИКИ ПО ВОПРОСУ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ

Пример заполнения учетной политики по вопросу командировочных расходов

Комментарии. В пункте 57 Правил ведения бухгалтерского учета, приведены требования к учету подотчетных сумм. Там говорится следующее:

«Подотчетные суммы выдаются только сотрудникам субъекта.

Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Авансовый отчет подписывается руководством субъекта и сдается в бухгалтерскую службу, которая обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств».

В учетной политике организации в разделе «Учет расчетов с дебиторами» помещаются принятые субъектом правила и требования в отношении подотчетных сумм. Так как отчет по командировочным расходам является отчетом работника за подотчетные суммы, выданные в связи с командировкой, — рассмотрение порядка оформления документов по командировочным расходам относится к сфере дебиторской задолженности работника по подотчетным суммам.

Рекомендации. Учетная политика организации является документом длительного действия, а вопросы по нормированию затрат на командировочные расходов — можно изменять, в пределах законодательных норм, хоть каждый год. Поэтому, по-моему мнению, в учетной политике целесообразно бы было отметить, что нормы затрат на командировочные расходы принимаются в соответствии с внутренними Правилами для подотчетных лиц. Правила, как любой внутренний нормативный документ, должны быть утверждены первым руководителем (или его приказом) и доступны для ознакомления с ними заинтересованных (подотчетных) лиц.

В учетной политике в разделе «Учет расчетов с дебиторами» в одном из пунктов, описывающих порядок учета отдельных видов дебиторской задолженности, который относится к дебиторской задолженности подотчетных лиц, можно записать:

» (нумерация пункта или подпункта) Учет дебиторской задолженности по подотчетным суммам ведется на счете:

1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность по подотчетным суммам»

Выдача денежных средств в подотчет и порядок отчета за полученные подотчетные суммы ведется в соответствии с «Правилами для подотчетных лиц», утвержденных Генеральным директором ТОО. (Приложение № —).

«Правила для подотчетных лиц» являются документом, срок действия которого ограничивается одним отчетным годом. Ежегодно Правила пересматриваются и переутверждаются»

В Правила для подотчетных лиц можно поместить информацию:

— о порядке получения подотчетных сумм через кассу или карточный счет организации;

— об установленных сроках отчета за подотчетные суммы;

— о принятом порядке оформления первичных документов, прилагаемых к авансовому отчету командированных работников;

— о принятых нормах суточных, выплачиваемых работникам за каждые сутки нахождения в командировке;

— прочие требования, которые администрация работодателя хочет предъявить к порядку оформления первичной документации по учету подотчетных сумм.

Ниже приведена схема — шаблон «Правил для подотчетных лиц»

  • Поставить закладку
  • Посмотреть закладки

Приложение № ____

К Учетной Политике ТОО «———-»

от ___ _________20__ года

Утверждены приказом Генерального директора

ТОО «—————» от «__»_______ 20__г. № ___

Правила для подотчётных лиц
Товарищества с ограниченной ответственностью
«—————————«

Приобретение необходимых товарно-материальных ценностей для нужд деятельности ТОО за наличный расчет, оплата наличными за аренду помещений, оплата за оказанные услуги поставщикам и подрядчикам наличными деньгами, оплата командировочных расходов, — производится через подотчетные суммы.

Подотчетная сумма — это деньги, полученные из кассы ТОО или со специального карточного счета ТОО для оплаты по вышеперечисленным целям. Подотчетные суммы из кассы выдаются строго подотчетным лицам, с которыми заключены договоры о материальной ответственности. Любой сотрудник, с которым заключен Договор о полной материальной ответственности, имеет право брать деньги в подотчет. Порядок получения подотчетных сумм и процедуры составления отчетов по расходованию этих средств регулируются настоящими Правилами.

1. Для получения денежных средств в подотчет из кассы, подотчетное лицо расписывается в Расходном кассовом ордере (РКО) за полученную сумму, которую обязан израсходовать строго на те цели, на которые он их получил. Предварительно, на РКО необходимо получить разрешительную подпись у Генерального директора ТОО или его заместителя, и подписать у главного бухгалтера. По РКО, не имеющих хотя бы одну из вышеперечисленных подписей, денежные средства не выдаются.

2. Для получения денежных средств с карточного счета … (описывается принятый порядок получения наличных подотчетных сумм с картсчета организации)

3. При получении денег на командировочные расходы, необходимо наличие приказа руководителя ТОО, в котором указываются:

— место командировки;

— срок командировки;

— если к месту командировки сотрудники отправляются на личной или служебной автомашине, — это должно быть отражено в Приказе.

4. Бухгалтер производит расчет авансовой суммы на командировочные расходы, исходя из стоимости расходов на проезд, приблизительной стоимости расходов на проживание, суммы суточных.

На 20___ год утверждаются следующий размер суточных за каждый день пребывания работника в командировке:

— при командировании работника в г.Астана — 12 000 тенге;

— при командировании работника в областные центры РК — 9 000 тенге;

— (и так далее, перечисляются все виды норм суточных расходов. Можно не делать градацию размера суточных, а утвердить единую норму. Можно сделать различные нормы суточных, исходя от административной должности работника: первый руководитель, его заместители, начальники отделов и т.д.)

5. Полученная сумма является на ответственности подотчетного лица.

Что значит «на ответственности»?

Это значит то, что если подотчетное лицо не представит в бухгалтерию оправдательных документов, подтверждающих расход денег,- эта сумма (или её остаток) будет удержана из заработной платы подотчётного лица, как аванс, полученный в счёт зарплаты.

Какие документы признаются оправдательными?

5.1. По командировочным расходам:

— проездные документы (билеты, оплата за бронь), подтверждающие расходы на проезд к месту командировки и обратно;

— документы, подтверждающие расходы на наем жилого помещения и за бронь;

— отчет о выполнении задания по командировке, утвержденный Генеральным директором ТОО или уполномоченным лицом.

5.2.Фискальный кассовый чек с приложением товарного чека, или счета-фактуры и расходной накладной. Если Вы закупали в магазине и в чеке нет их расшифровки закупленных запасов, то должна быть Вами выписана внутренняя приходная накладная, которая прилагается к фискальному чеку.

5.3. Товарный чек, ксерокопия свидетельства ИП и ксерокопия патента (срок действия патента не должен быть просроченным), если Индивидуальный Предприниматель применяет специальный налоговый режим — по патенту.

Вышеперечисленные оправдательные документы подтверждают:

А. Ваш расход денег

Б. Факт оплаты корпоративного (индивидуального) налога продавцом.

Если по документам, приложенным к авансовому отчету, не видно, что продавец уплатил или платит налог на прибыль (к таким документам относится расписка о получении от Вас денег за что-то, просто товарный чек без приложения фискального чека или копии патента),- то эта ситуация, по налоговому кодексу РК, расценивается как операция по получению продавцом прибыли у источника выплаты (то есть у ТОО через Вас) и подлежит обложению Индивидуальным подоходным налогом. Причём, сумма полученная продавцом, считается как сумма после удержания налогов.

Налоги, начисленные на подобные суммы, являются прямым материальным ущербом, который нанесён подотчётным лицом ТОО, то есть он залез в кассу ТОО без спроса, — украл.

(Практическая рекомендация: Вначале узнайте, могут ли поставщики услуг, которых Вы собираетесь привлечь для их оказания, выдать вышеуказанные документы. Не верьте на слово. Убедитесь лично, что фирма или ИП зарегистрировано и платят налоги. Если же нет, то ищите другую фирму, даже если поджимают сроки. В любом случае для Вас это будет «дешевле»).

7. В конце месяца бухгалтер на основании полученных от подотчетного лица документов, составляет Авансовый отчет, который, после своей личной подписи, отдает временно на руки подотчетного лица для подписания во всех инстанциях:

— личная подпись подотчетного лица;

— подпись руководителя отдела или другого уполномоченного лица о целесообразности произведенных расходов;

— подпись главного бухгалтера о проверке и представлении суммы к утверждению;

— подпись генерального директора или его заместителя об утверждении Авансового отчета.

8. Все, что приобретено на подотчетные деньги, заносится в приход на подотчетное лицо и числится до момента оформления документов на списание товарно-материальных ценностей или их передачи в подотчет другого подотчетного лица.

9. Списание оформляется АКТОМ на СПИСАНИЕ, передача оформляется ВНУТРЕННЕЙ НАКЛАДНОЙ на ПЕРЕМЕЩЕНИЕ. (Бланки документов формируются программой 1:С БУХГАЛТЕРИЯ).