Потерял посадочный талон как отчитаться

В письме от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296 Минфин России высказался по вопросу подтверждения расходов на авиаперелет командированного сотрудника.

По общему правилу при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).

Нормами НК РФ установлено, что расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, они должны быть документально подтверждены (ст. 252 НК РФ, пп. 12 п.

Минфин пояснил, как подтвердить расходы на перелет, если посадочный талон утерян

1 ст. 264 НК РФ).

Сославшись на приказ Минтранса России от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», представители финансового ведомства пришли к выводу, что в случае приобретения электронного авиабилета такими подтверждающими документами являются распечатанная маршрут/квитанция с указанием стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.

Кроме того, как указано в письме, в случае утери посадочного талона подтверждающим документом для целей налогового учета расходов может служить справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком (представителем).

Таким образом, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не будут учитываться для целей налогообложения прибыли (как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части необходимости надлежащего документального подтверждения произведенных расходов).

Отметим, что ранее представители контролирующих органов указывали, что подтвердить расходы на перевозку можно иными документами, косвенно свидетельствующими о понесенных расходах.

Подробнее о подтверждении стоимости проезда к месту командировки см. в справочнике «Налог на прибыль организаций».

<<< Назад

Нужен ли посадочный талон для авансового отчета. Как отчитаться за электронный авиабилет. Маршрутная квитанция и посадочный талон

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.

На основании подпункта 12 пункта 1 Российской Федерации (далее — НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы.

Как отчитаться по электронным авиабилетам

Так много, казалось, зависело от того, чтобы не потерять билеты, посадочные талоны или удостоверения личности. Получите приложение для авиакомпаний. Первый шаг, пожалуй, самый сложный. По моему опыту, сложная часть, особенно для тех из нас, кто путешествовал в течение многих лет, входит в систему.

Регистрация и добавление посадочных талонов — после того, как вы вошли в приложение авиакомпании, должно быть относительно очевидно, как вы можете зарегистрироваться на рейс, что вы обычно можете сделать за 24 часа. Если вы забронировали рейс через ту же авиакомпанию, приложение может даже узнать о вашем маршруте уже.

При этом в силу нормы для целей налогообложения прибыли организаций расходами признаются экономически оправданные затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Нажмите на нее, и когда она подаст вас в «Кошелек», убедитесь, что все все правильно выглядит на посадочном талоне, а затем нажмите ссылку «Добавить» в верхнем правом углу. Вы можете или не должны делать это для каждого посадочного талона; проверьте, что находится в Кошельке после первого.

Теперь вы готовы, когда отправляетесь в аэропорт. Вызовите посадочный талон. Поскольку многие полеты имеют несколько ножек, каждый с отдельным посадочным талоном, обратите внимание, что Кошелек, похоже, пытается свести их вместе. Если вы видите несколько точек в нижней части экрана с посадочным талоном, попробуйте передвигаться влево и вправо, чтобы перемещаться между ними.

На основании пункта 84 приказа Минтранса России «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна. При необходимости в посадочном талоне дополнительно может указываться другая информация.

Удалить проходы. В тот же день вам захотелось удержать посадочные талоны, чтобы доказать, что вы пролетели мили для программы часто летающих пассажиров. В сегодняшнем мире, если вы не технологический писатель, который хочет сохранить несколько проходов, чтобы документировать, как работает Кошелек, нет причин для их сохранения.

Невозможно смоделировать различные сценарии или проверить что-то еще. Мобильный посадочный талон — это электронный документ, который позволяет клиентам проходить безопасность и управлять воздушным судном, просто используя свое мобильное устройство. Вы должны зарегистрироваться в качестве одного пассажира на рейсе, управляемом Юго-Западом, вылетающим из любого из перечисленных ниже городов, чтобы получить опцию мобильного посадочного талона. Все пассажиры, которые имеют право на получение печатного посадочного талона, должны иметь возможность использовать опцию мобильного посадочного талона.

Таким образом, в случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.

При этом посадочный талон, в том числе электронный посадочный талон, полученный при электронной регистрации на рейс, должен содержать соответствующие реквизиты, подтверждающие факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки. Как правило, данным реквизитом является штамп о досмотре.

Однако пассажиры, путешествующие по определенным тарифам, могут не иметь права. Затем выберите, чтобы ваш мобильный посадочный талон был отправлен прямо на ваше устройство по электронной почте или текстовому сообщению. Если вы уже используете мобильное приложение, вы можете запросить мобильный посадочный талон, выбрав один из 3 способов доставки: просмотр в браузере, электронной почте или текстовом сообщении.

Что такое электронный авиабилет

При каждом способе доставки обязательно сохраните свой мобильный посадочный талон на свой телефон для легкого доступа во время путешествия. К сожалению, не так. В настоящее время несколько пассажирских оговорок не имеют права на передвижные посадочные талоны на мобильном устройстве. Просмотр и печать посадочных талонов на настольном компьютере или в аэропорту с использованием киоска самообслуживания.

При отсутствии штампа о досмотре на распечатанном электронном посадочном талоне налогоплательщику необходимо подтвердить факт потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки иным способом.

Заместитель директора

Департамента

Деловая поездка или командировка зачастую связана с отчетностью. Отчетность по электронным авиабилетам вызывает больше всего вопросов, поэтому мы решили подготовить статью, в которой расскажем вам, как отчитаться за электронный авиабилет.

Мы настоятельно рекомендуем вам сохранить копию вашего мобильного посадочного талона на свой телефон для удобства во время поездок. Если вы находитесь в течение одного часа после своего рейса и еще не зарегистрировались, вы не сможете зарегистрировать свой рейс через приложение из-за ограничений безопасности. Тем не менее, до тех пор, пока вы проверили свой рейс не менее, чем за час до запланированного времени вылета, вы сможете перепечатать бумажный посадочный талон или передвижной посадочный талон до момента, когда вылет рейса.

Маршрутная квитанция и посадочный талон

Если вы не можете получить доступ к Интернету в любой момент во время поездки, у вас все равно будет доступ к вашему мобильному посадочному талу. Это покажет ваш посадочный талон. Обязательно сохраните каждый мобильный посадочный талон индивидуально. Ваш посадочный талон будет отображаться во всплывающем окне.

Что такое электронный авиабилет

Сегодня в мире международных пассажирских авиаперевозок используются исключительно электронные авиабилеты, бумажные записи остались в прошлом. Термин «электронный билет» на английском звучит — e-ticket , и был придуман еще в конце 20-ого века.

Как подтвердить затраты на перелет, если работник потерял посадочный талон?

Но на полностью электронный документооборот авиакомпании перешли лишь 7 лет назад, по решению IATA. Электронные авиабилеты – это запись в электронной БД авиакомпаний. Пассажир получает письмо со сведениями о своем полете, и идентификационным номером авиабилета, по которому данный билет может быть найден в БД.

Оттуда следуйте инструкциям, чтобы коснуться и удерживать изображение, сохранив передвижной посадочный талон в вашей фотогалерее. Да, печатные посадочные талоны все еще доступны, если вы предпочитаете не использовать мобильный посадочный талон. Вы можете распечатать свой посадочный талон онлайн на сайте или в аэропорту, используя киоск самообслуживания в день отъезда, до запланированного времени вылета рейса.

Да, ваш мобильный посадочный талон можно использовать для прохождения через контрольно-пропускной пункт на борт вашего рейса. Чтобы сесть на рейс, отсканируйте свой мобильный посадочный талон, удерживая устройство за проход, обращенный к сканеру. Сканер расположен на подиуме по посадке на борт. После того, как ваш проход будет правильно проверен, вам будет разрешено продолжить движение по струе.

Многих путает бумажная версия билета, которую выдают в аэропорту. Некоторых путают распечатанные авиабилеты. И то и другое действительно является бумажной версией и связано с авиабилетами, но в первом случае – это посадочный талон, а во втором – это лишь распечатанный электронный авиабилет или же маршрутная квитанция. Ранее существовали бумажные билеты на самолет, записанные в бумажную БД – но такое в наши дни уже не практикуется. Вот короткое видео, которое расскажет вам, что такое электронный авиабилет:

Обратите внимание, что для удобства чтения вам может потребоваться скрасить настройки экрана на вашем телефоне. Если вы решите использовать передвижной посадочный талон и купили «Деловой выбор тарифа», на мобильном посадочном талоне будет указано ваше соответствие купон на ваш купон. Чтобы получить бесплатный премиальный напиток во время вашего полета, просто покажите часть купона на вынос вашего мобильного посадочного талона бортпроводнику для проверки.

Обязательно сохраните копию своего мобильного посадочного талона на мобильном устройстве до взлета, чтобы вы могли легко получить его во время полета. Нажмите кнопку информации в правом нижнем углу, чтобы просмотреть заднюю часть вашего прохода. Пожалуйста, используйте наше мобильное приложение, веб-сайт и мониторы в аэропорту для получения самой последней информации о рейсах и воротах. Юго-запад выдает индивидуальные посадочные талоны на каждый рейс. Если вы сменили самолеты, вы получите посадочный талон на каждый этап поездки.

Как отчитаться по электронным авиабилетам

Если вас послали в командировку, или вы сами оформляете себя в деловую поездку, то для последующей отчетности вам потребуется:

  • Маршрутная квитанция;
  • Оригинал посадочного талона;

На основании этих двух документов можно провести электронные авиабилеты через бухгалтерию.

Маршрутная квитанция и посадочный талон

Маршрутная квитанция – это именно то, что приходит вам на электронную почту от авиакомпании или билетного агентства, когда вы покупаете авиабилеты.

Посадочный талон – это «бумажная версия» авиабилета. Посадочные выдаются непосредственно в аэропорту при регистрации либо дома при самостоятельной регистрации через Интернет.

Маршрутная квитанция отличается от посадочного тем, что в ней нет конкретного места пассажира, и вы можете распечатать ее в любой момент после покупки авиабилета. Посадочный талон выдается всего один раз в аэропорту, либо при самостоятельной регистрации через Интернет. Потеря посадочного талона автоматически означает, что вам не получится провести авиабилеты через бухгалтерию, так как ни одна авиакомпания мира не выдает дубликаты посадочного после перелета. Одновременно с этим, посадочный талон означает, что пассажир действительно пролетел данный сегмент.

Порядок действий

Провести авиабилеты через бухгалтерию можно только в том случае, если вы их использовали. В ситуации, если авиабилеты были куплены, но сотрудник по ним не полетел, покупку авиабилетов можно оформить как расходы, но уже нельзя оформить как расходы на авиаперелет. Это связано с тем, что без перелета у вас не будет второго необходимого документа – оригинала посадочного талона.

После покупки авиабилета, сотруднику обязательно нужно полететь по этому авиабилету. После этого на руках будет все, что необходимо для отчётности. Маршрутная квитанция и посадочный талон передаются в бухгалтерию, где их оформляют соответствующим образом.

Правовая база

Если ваша бухгалтерия испытывает сложности, и не принимает к отчету ваши документы, то вам необходимо сослаться на Письмо Министерства Финансов России от от 17.07.2007 ? 03-03-06/4/99. Это пояснения к законодательству РФ, которые помогут решить большинство спорных вопросов по отчетности за авиабилеты. Другая спорная ситуация, что не принимают электронные авиабилеты, требуя к отчетности именно бумажную версию. В этом случае необходимо ссылаться на IATA правила, согласно которым, с 1 июня 2008 года, все авиакомпании мира, совершающие международные перелеты, могут продавать исключительно электронные авиабилеты.

Не так давно Минфин заявил, что для подтверждения расходов на авиаперелет командированного работника одного только авиабилета недостаточно. По мнению чиновников, без посадочного талона в подобных ситуациях учесть затраты при расчете налога на прибыль нельзя. Между тем данное категоричное заявление… далеко не бесспорно.

В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (далее — Кодекс) можно учесть расходы на командировки, к коим в том числе относятся затраты на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. В то же время нельзя забывать о том, что для целей налогообложения прибыли признаются только расходы, которые соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 Кодекса. Согласно данной норме расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под обоснованными понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. В свою очередь, под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ либо обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. К ним относятся в том числе таможенные декларации, приказы о командировке, проездные документы, отчеты о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Как бы там ни было, в любом случае расходы на проезд работника к месту командировки и обратно требуют документального подтверждения. При этом в соответствии с Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства от 13 октября 2008 г. N 749), документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли является авансовый отчет работника с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами.

Расходы на авиаперелет: идеальный пакет документов

Осталось только разобраться, что понимается под «должным образом оформленными оправдательными документами», которые необходимы для списания расходов на авиабилет, приобретенный для командированного сотрудника. Для этого, в первую очередь, обратимся к Приказу Минтранса от 28 июня 2007 г. N 82 «Об утверждении Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей». Пунктом 84 данных Правил установлено, что при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна.
Таким образом, именно из посадочного талона видно, кто и куда летел. Соответственно, он должен быть включен в пакет документов, подтверждающих, что командированный сотрудник действительно совершал перелет к месту командировки и обратно.
Также необходимо учесть, что авиабилет можно купить обычный или же электронный. Согласно Приказу Минтранса от 8 ноября 2006 г. N 134 маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и ИП наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Соответственно, в идеале в зависимости от того, в какой форме приобретен авиабилет (в документарной или бездокументарной), оправдательными документами будут:
1) непосредственно авиабилет или сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета;
2) посадочный талон, который подтверждает, что командированный сотрудник совершил перелет по данному авиабилету.
Минфин в Письме от 1 сентября 2016 г. N 03-03-07/50992 особо подчеркнул, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс. Поэтому документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Сам по себе авиабилет не доказывает, что сотрудник куда-либо летал.

«Посадочные» альтернативы

Проблема в том, что посадочный талон, на наличии которого так настаивает Минфин, командированный сотрудник может и утратить (потерять, испортить и т.п.). Означает ли это, что при его отсутствии можно поставить крест на возможности списать расходы на авиаперелет? Конечно же нет. Причем в подобных ситуациях есть даже несколько способов решения проблемы.
Во-первых, в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем. Это в том числе подтверждает и Минфин (см. Письма Минфина от 18 мая 2015 г. N 03-03-06/2/28296, от 7 июня 2013 г. N 03-03-07/21187, от 27 февраля 2012 г. N 03-03-07/6 и т.д.).
Во-вторых, из положений п. 1 ст. 252 Кодекса следует, что расходы могут подтверждаться в том числе документами, косвенно подтверждающими произведенные траты (см., напр., Письмо Минфина от 2 апреля 2014 г.

Как восстановить посадочный талон на самолет. «Аэрофлот» и другие авиакомпании

N 03-03-РЗ/14597). На самом деле посадочный талон подтверждает, что командированный сотрудник совершил перелет к месту командирования и обратно. Косвенно же это могут подтвердить документы, подтверждающие его направление в командировку, плюс документы, которые засвидетельствуют, что он проживал в месте командирования, отчет о командировке, а если организация продолжает использовать командировочные удостоверения, то и отметки о прибытии/убытии из командировки, проставленные принимающей командированного сотрудника стороной.
В принципе оба названных варианта позволяют «оправдать» расходы на авиаперелет при утере оригинала посадочного талона. Хотя второй вариант с точки зрения риска возникновения претензий со стороны налоговых органов кажется более рискованным. Безопаснее получить справку от авиаперевозчика, которую можно рассматривать как равнозначную замену посадочного талона.
В завершение отметим, что в случае, если компания возместит сотруднику расходы на приобретение авиабилета в отсутствие посадочного талона (справки от перевозчика и т.п.), помимо всего прочего с этой компенсации придется удержать НДФЛ и включить ее в базу по страховым взносам (п. 3 ст. 217 НК, ч. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Посадочный талон (boarding pass, bpass) — это документ, который подтверждает право пассажира сесть в самолет. Такой документ выдается после регистрации на рейс и его важно беречь, чтобы без проблем занять свое место на борту авиалайнера. Но, к сожалению, случается всякое, и вопрос, что делать, если потерян посадочный талон, возникает не так уж редко.

Без посадочного талона пассажира просто-напросто не пустят на борт самолета, и тогда перелет сорвется, а деньги, уплаченные за билет, будут потеряны. Разумеется, такого развития событий никому не хотелось бы допускать, а значит нужно как можно быстрее предпринять меры по урегулированию ситуации.

Для начала несколько слов стоит сказать о том, что представляет собой посадочный талон на самолет. Сегодня, когда регистрироваться на рейсы можно онлайн, посадочные талоны — это уже не только стандартные бумажные бланки, выписываемые в аэропорту на стойках регистрации, но также еще и PDF-файлы, которые можно сохранить на ПК и распечатать в любой удобный момент до вылета, письма на электронную почту или же сообщения на мобильный телефон, содержащие специальный QR-код и называемые мобильными посадочными.

Посадочные талоны на самолет содержат личные данные пассажира, название компании-авиаперевозчика, номер рейса, маршрут, номер места пассажира на борту, номер выхода на посадку, время вылета и время окончания посадки. Посадочные талоны предъявляются пассажирами на контроле непосредственно у выхода на посадку.

Если вдруг так случилось, что посадочный талон утерян, действия по решению возникшей проблемы будут зависеть от того, как происходила регистрация на рейс. Так, если потерялся бумажный посадочный, выписанный сотрудником авиакомпании на стойке регистрации, то следует как можно быстрее вернуться к стойке и попросить, чтобы там выписали дубликат.

Если утерян посадочный талон… (Ремчуков С.)

Все данные о пассажире уже есть в системе, поэтому сложностей вызвать это не должно.

Если потерян бумажный посадочный, распечатанный пассажиром самостоятельно из полученного после онлайн-регистрации PDF-файла или электронного письма, то можно повторно распечатать посадочный талон в киоске самостоятельной регистрации, а также получить его в автомате самостоятельной регистрации багажа.

Мобильные посадочные талоны, казалось бы, и потерять нельзя, но пока еще не во всех аэропортах есть оборудование для их сканирования, а это значит, что риск потерять распечатанный мобильный посадочный все же существует. В этом случае можно, как и в предыдущем, воспользоваться киоском самостоятельной регистрации или же пройти к пункту печати мобильных посадочных талонов (Mobile Check-In).

Как быть, если посадочный талон потерян не до посадки на самолет, а уже после перелета, но он нужен для отчета о командировке? В подобной ситуации дело обстоит несколько иначе. Для подтверждения факта перелета необходимо обратиться с соответствующим заявлением в ту авиакомпанию, которая совершала перевозку, и там получить справку, которая и подтвердит совершение перелета. Важно помнить, что подобную справку могут выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.

Потеря посадочного талона на самолет, как можно заметить, не является такой уж большой бедой. Однако, это не означает, что к вопросу его сохранности стоит относиться небрежно: если времени до окончания посадки на самолет останется мало или если возникнут какие-то технические сложности, можно не успеть сделать новый талон, а значит поездка сорвется. Так что лучше всего посадочный талон без необходимости не перекладывать туда-сюда и сохранять с момента получения при регистрации и до самого окончания полета.