Повысить исполнительскую дисциплину

Soft для персонального компьютера

Хотите повысить исполнительскую дисциплину? Тогда нужна система контроля исполнения поручений!

Хотите повысить исполнительскую дисциплину? Тогда Вам нужна система контроля исполнения поручений!
Контроль исполнительской дисциплины значительно проще организовать и поддерживать при наличии автоматизированной системы контроля исполнения поручений. Что это даёт и как это работает, рассказано в данной статье.
Хотите повысить исполнительскую дисциплину? Нет ничего проще. Достаточно внедрить систему контроля исполнения поручений, как у Вас сразу вырастут показатели эффективности работы. Правда при внедрении системы контроля Вам придётся перебороть сопротивление нерадивых сотрудников. Но игра стоит свеч, поверьте на слово. Кто мы же у Вас есть стимул. Это возможность чётко аргументировать, почему Вы лишаете премии или надбавки того или иного сотрудника. Ведь у Вас будет перед глазами вся картина его работы за месяц, квартал, год. Не это ли мечта любого руководителя? Или Вы не сторонник кнута? Ну, если, по Вашему мнению, пряник лучше кнута, то что же… Автоматизированная система контроля исполнения даст Вам и эту возможность. Все исполнители у Вас как на ладони. Все отчёты, сроки исполнения поручений. Кто что делал, кто справился в срок, кто просрочил исполнение, по каким задачам были переносы срока. Осталось только выбрать лучших сотрудников и начислить им премию. И тут тоже система контроля как ни кстати. По каждому сотруднику можно вычислить коэффициент исполнительской дисциплины. А это не что иное, как инструмент мотивации… Умножаем его на премию и получаем сумму к выдаче. А в чём же мотивация? Так ведь сотрудники так же видят в системе свой коэффициент, и самое главное могут на него влиять! Значит, и заработать, по идее, могут больше. Главное объяснить им доходчиво, что бы дошло. Иначе будет сильное сопротивление с их стороны Вашим нововведениям. Надеюсь, что с этим Вы справитесь. У заданий есть степень важности и срок исполнения. Чем выше важность здания, тем больше баллов за его выполнение в срок получит исполнитель, и тем больше он получит штрафных баллов, если не выполнит задание в срок. Так что всё в их руках. Если у сотрудника есть работа, а в системе нет задания и нет отчёта – то и нет прибавки к премии. Значит, сотрудник будет заинтересован, чтобы все его задания были внесены в систему. Он так же будет заинтересован в наличии хорошего отчёта по исполнению поставленной ему задачи. Ведь исполненное задание учитывается только после того как Вы его проверите и подтвердите исполнение. А если отчёт не содержательный, то Вы наверняка его отклоните и отправите на доработку. Естественно во всех этих операциях Вас будет поддерживать система контроля исполнения поручений. Так что же она умеет делать?
Во-первых, формировать карточки заданий и журналы. Теперь все задания будут формализованы и сохранены в базе данных. Это очень важно, поверьте. И Вы, и ваши подчинённые будут в курсе всех дел. У Вас и у Исполнителей будут динамические журналы, в которых будут отображаться задания по каждому из статусов: выданные, исполненные, просроченные, на контроле, на проверке, завершённые. Вы, как руководитель будете видеть все задания, а исполнители только назначенные им.

Во-вторых. О назначении нового задания система будет уведомлять исполнителя, впрочем, как и Вас об исполненном задании. В –третьих – это автоматизированный контроль сроков. О приближении срока исполнения система напомнит исполнителю, а если он не отчитается в срок, то присвоит статус заданию «Просрочено» и понизит коэффициент задания, что не выгодно для Исполнителя.
В — третьих, расчет коэффициентов автоматизирован, вы всегда можете сформировать отчёт об исполнении по любому сотруднику или подразделению.
В – четвёртых. Повышается уровень коммуникаций, как между руководителем и исполнителем, так и между сотрудниками. Вы будете знать, принял ли сотрудник задание к исполнению или ещё нет. Согласен он со сроками исполнения, или у него есть проблемы. Если над заданием работает несколько человек, то они смогут обмениваться информацией прямо в системе. В карточке задания можно фиксировать промежуточные отчёты и проблемные вопросы, и ответы на них.
Ну и многое другое. Всех плюсов и не перечислить. Подробную информацию о системе контроля исполнения Вы можете найти на сайте www.escom-bpm.com

Старый мудрый Фитиль: актуально и в наши дни.

Употребленный подчиненным термин «ЗАБЫЛ» руководителю следует трактовать так: «Я могу не только позволить себе не уделять внимания всем деталям Вашего поручения, но и не считаю нужным скрывать этот факт».

Почему низы не хотят: что влияет на отношение подчиненных к работе? Раздражающие руководителей симптомы в поведении подчиненных и их источники.

Почему же благородная идея работать старательно и ответственно встречает, как правило, весьма прохладное отношение у сотрудников?

Мы имеем в виду не открытое отрицание: на словах обычно никто сильно не против, а вот на деле…

К сожалению, декларации и реальные действия подчиненных, почему-то различаются.

Дело в том, что сотрудники всегда стараются найти возможность каким -то образом облегчить себе жизнь. Способов для этого множество.

  • Например, можно вообще не начинать работу. Ведь есть шанс, что Вы вообще не вспомните о своем задании, так как будете захвачены свежими идеями.

  • А возможно, у Вас есть привычка бомбардировать подчиненных новыми проблемами без оценки степени выполнения ранее порученных задач. В этом случае, отвечая на Ваш вопрос о стадии выполнения задания, у них всегда есть возможность сослаться на свою перегруженность, противоречивость поставленных задач или поставить Вас в тупик вопросом о приоритетах.

  • В случае же Ваших претензий к качеству работы, сотрудники могут сказать, что они неверно Вас поняли.

  • В момент, когда вы хотите получить ожидаемый результат, они сообщат Вам , что у них появились вопросы.

Советуем руководителю запомнить: если Вы оставите им малейшую возможность не выполнить порученную работу должным образом, то 90 % подчиненных с удовольствием этим воспользуются. А все из-за той самой «исторической эволюционной» склонности не напрягаться без должной на то необходимости.

  • Отдельного внимания заслуживает вопрос: почему люди опаздывают на работу?

Расскажем. Весьма малый процент сотрудников сознательно ставит задачу опоздать. Однако, своевременное прибытие на работу требует определенной организации некоторых процессов. Надо вовремя встать. Вовремя – означает, что времени должно хватить на все привычные утренние дела. Возможно, придется выбирать: подготовить ли одежду с вечера, лишив себя заслуженного отдыха, или пораньше встать, на что часто может не хватать силы воли. В итоге человек встает, рассчитывая на идеальное стечение обстоятельств. А если снегопад или пробки? Конечно, все это можно учесть, посмотрев в интернете сводки. Но это ж как нужно хотеть не опоздать или не хотеть опоздать, чтобы среднестатистический человек заложил в свой трафик все нюансы???

И так происходит с любыми постоянными обязанностями. Их соблюдение напрягает, потому что требует постоянной борьбы с собой и выбора между «хочу» и «надо».

В каком случае человек будет заниматься подобным насилием над собой?

Например, если ему нравится соблюдать правила. Такие люди есть, они испытывают дополнительное мотивирующее удовольствие от своего умения. Обычно таких людей немного, процентов 10.

Для остальных же, необходимость напрягать себя, отнюдь не очевидна. И они постоянно зондируют окружающее их поле власти с целью проверки: а может быть, то или иное правило соблюдать вовсе не обязательно? А что будет, если нарушить чуть-чуть? Как бы в шутку? А если в пятницу с утра или в среду после обеда?

В итоге, поле власти постоянно подвергается «разведке боем». И как только сотрудник получает сигнал, что система управления на нарушение правила не среагировала должным образом, информация эта прилежно регистрируется. Ведь она становится очень полезной для сотрудника с точки зрения возможности экономить свой ресурс.

Если выявленная возможность нарушения одного правила еще не приводит к полному разброду и шатанию, то по мере роста обнаруженных прорех в поле власти, небрежность подчиненных растет.

  • В чем опасность этого явления? Если система управления не может справиться с нарушением своих же правил, это наглядно демонстрирует всем участникам не только слабость власти, но и то, что правила можно нарушать в принципе.

Действительно, почему надо выполнять задание по всем параметрам и в должные сроки? А почему вообще надо это задание выполнять? А зачем утруждать себя и запоминать какие-либо детали?

Так и становится структура слабоуправляемой, появляется большой управленческий люфт.

Невозможно предвидеть, когда и какое соглашение будут нарушены в каждом конкретном случае, насколько и кем. Персонал начинает напоминать группу гурманов возле шведского стола: каждый сам выбирает, что, когда и насколько старательно он будет выполнять.

Напрашивается вопрос: ЧТО ДЕЛАТЬ?

Ответ, возможно, многих расстроит: без благородного и трудного искусства регулярного менеджмента, все попытки извлечения прибавочной стоимости посредством хорошей мотивации потерпят фиаско.

Для тех руководителей, кто ГОТОВ работать, развивать свою управленческую квалификацию и включиться в процесс:

  • предстоит провести анализ позиций, которые занимают ваши подчиненные по отношению к системе управления. Их сегодняшние позиции в малой степени отражают их характер и в большой – являются результатом вашего управления и тех методов, которые вы используете. Чтобы добиться увеличения эффективности управления, нужно изменить позиции большинства сотрудников.

  • предстоит научиться правильно поощрять и наказывать сотрудников. Зачастую, психологически. Не следует путать наказание с причинением обиды. Найти точки оптимального воздействия на поведение подчиненных. Освоить новые инструменты влияния.

  • Активировать три вектора управления: Принуждение, Поддержка, Заинтересованность.

Нам интересно помочь Вам за вполне разумные деньги.

Мы любим интересные и нетривиальные проекты.