Правила оформления счета на оплату

Содержание

  1. Какую же информацию в обязательном порядке содержит счет?
  2. Как выписать счет в 1С «Предприятие»
  3. Что еще может 1С «Предприятие»: автоматические изменения табличной части счета и не только

Суть деятельности любой фирмы – совершение сделок купли-продажи. Товары, услуги, сырье и материалы, даже информация – передача всего этого требует проведения торговых операций.

Образец счета на оплату

Чаще всего для оплаты используются формы безналичного расчета: во-первых, в ряде случаев этого требует закон (передавать в рамках сделки более 100 тысяч рублей наличными запрещено), во-вторых, большинству юридических лиц это удобнее. Основанием же для совершения безналичных денежных переводов выступает счет на оплату, содержащий перечень товаров/услуг/прочих объектов купли-продажи, их стоимость и реквизиты поставщика.

Какую же информацию в обязательном порядке содержит счет?

Юридической силы (при необходимости вернуть товар, докомплектовать или обменять его) счет не имеет, что, впрочем, не умаляет важности этого документа. В целом унифицированной, утвержденной законодательством формы его составления нет, поэтому фирма при необходимости выписать счет на оплатуможет составить документ по собственному образцу. Тем не менее, в бумажном виде счет должен содержать ряд обязательных реквизитов:

  • название организации, ее юридический и фактический адрес (желательно также указать номер телефона и факса);
  • ИНН либо КПП;
  • банковские реквизиты (номер расчетного счета, наименование банка, БИК и корреспондентский счет);
  • номер и дата выставляемого счета;
  • название покупателя;
  • перечень товаров и услуг, их количество, цена, общая сумма (желательно – в табличной форме);
  • сумма НДС (если организация его платит);
  • строка «Итого к оплате», в которую вносится сумма двух предыдущих строк;
  • сумма счета
  • общая стоимость работ и услуг прописью.

Важный совет предпринимателям: не тратьте своё время, даже на простые рутинные задачи, которые можно делегировать. Перекладывайте их на фрилансеров «Исполню.ру». Гарантия качественной работы в срок или возврат средств. Цены даже на разработку сайтов начинаются от 500 рублей.

Получившийся документ должен быть заверен подписями уполномоченных лиц.

Как выписать счет в 1С «Предприятие»

Чтобы выписать счет в программе 1С «Предприятие», необходимо выбрать пункт «Счет» в меню «Продажи». Поле «Номер счета» надо оставить пустым, поскольку оно заполнится автоматически – документу присвоится соответствующий порядковый номер. Текущую дату создания счета, которая выставляется по умолчанию, при необходимости можно изменить. Если в установленной программе ведется учет по нескольким фирмам, то в поле «Организация» следует выбрать нужную, и ее реквизиты проставятся автоматически.

Чтобы выбрать контрагента, надо воспользоваться соответствующим меню – перечень появится после нажатия на представляющую собой квадрат с тремя точками кнопку выбора. Для заполнения поля «Договор» понадобится документ, на основании которого осуществляется продажа; пункт «Вид договора» должен получить значение «С покупателем». Чтобы облегчить впоследствии задачу, целесообразно при работе с контрагентом заполнять справочник – добавлять на вкладку «Счета и договоры» реквизиты каждого нового договора.

Также соответствующей информацией необходимо заполнить поля «Склад» и «Банковский счет». В последнем случае нужно указать р/с, на который покупатель перечислит средства (по умолчанию ставится основной счет предприятия). После этого «шапку» можно считать заполненной – и переходить к основной части задачи о том, как выписать счет на оплату, – составлению таблицы.

Чтобы представить требуемую информацию в табличной форме, следует воспользоваться меню «Подбор» на вкладке «Товары». Алгоритм действий выглядит следующим образом.

  1. В верхней части страницы выбирается параметр, по которому нужно произвести подбор (поле «Подбор», затем – «Остатки номенклатуры»).
  2. В средней части формы двойным кликом выбирается группа номенклатуры, из которой необходимо выбрать товар.
  3. В нижней части формы двойным кликом задается нужная номенклатура, после чего последовательно выбираются все наименования товаров. Теперь «Подбор» можно закрывать.

После произведенных манипуляций следует проставить количество товара (по каждому), цену за единицу, НДС (если фирма работает с ним) – а итоговая сумма посчитается автоматически.

В случае продажи услуг алгоритм действий аналогичный – только работать необходимо на вкладке «Услуги». К слову, при заполнении справочника номенклатуры необходимо не забывать маркировать каждую внесенную услугу именно как услугу – иначе она будет считаться товаром.

Чтобы сохранить документ и отправить его на печать, нужно нажать на кнопку «Записать». Затем счет подписывается уполномоченными лицами – и можно выставлять его покупателю.

Что еще может 1С «Предприятие»: автоматические изменения табличной части счета и не только

Для того, чтобы вносить значимые изменения в таблицу, но не пересчитывать каждую позицию, существует кнопка «Изменить» в командной панели. После ее нажатия открывается окно, куда и вносятся коррективы, которые автоматически отобразятся в таблице после выбора пункта «Выполнить». Именно так можно, например, округлять цены или выбирать их тип (оптовая/розничная/закупочная), устанавливать ставку НДС и многое другое – внесенные корректировки будут применяться сразу ко всем товарам из таблицы.

Итак, как сделать счет с помощью автоматизированной системы, предельно ясно. Но этим возможности 1С отнюдь не исчерпываются. Так, на основании счета программа может буквально в течение секунды составить автоматически следующие документы:

  • приходный кассовый ордер,
  • поступление средств на р/с,
  • отражение НДС к вычету,
  • комплектация номенклатуры,
  • акт об оказании производственных услуг.

Чтобы воспользоваться такими возможностями программы, нужно просто выбрать пункт «Ввести на основании» в меню «Действия» – и тем самым существенно сэкономить время на формирование полного пакета документов по сделке.

Комментарии

Зачем считать в уме, если решить любую арифметическую задачу можно на калькуляторе. Современная медицина и психология доказывают, что устный счет — это тренаж для серых клеточек. Выполнять такую гимнастику необходимо для развития памяти и математических способностей.

Известно множество приёмов для упрощения вычислений в уме. Все, кто видел знаменитую картину Богданова-Бельского «Устный счёт», всегда удивляются — как крестьянские дети решают такую непростую задачу, как деление суммы из пяти чисел, которые предварительно ещё надо возвести в квадрат?

Оказывается, эти дети — ученики известного педагога-математика Сергея Александровича Рачицкого (он также изображен на картине). Это не вундеркинды — ученики начальных классов деревенской школы XIX века. Но все они уже знают приёмы упрощения арифметических расчетов и выучили таблицу умножения! Поэтому решить такую задачку этим детишкам вполне под силу!

Секреты устного счёта

Существуют приемы устного счета простые алгоритмы, которые желательно довести до автоматизма.

Как выставить счет на оплату: образец

После овладения простыми приёмами можно переходить к освоению более сложных.

Прибавляем числа 7,8,9

Для упрощения вычислений числа 7,8,9 сначала надо округлять до 10, а затем вычитать прибавку. К примеру, чтобы прибавить 9 к двузначному числу, надо сначала прибавить 10, а затем вычесть 1 и т.д.

Примеры:

56+7=56+10-3=63

47+8=47+10-2=55

73+9=73+10-1=82

Быстро складываем двузначные числа

Если последняя цифра двузначного числа больше пяти, округляем его в сторону увеличения. Выполняем сложение, из полученной суммы отнимаем «добавку».

Примеры:

54+39=54+40-1=93

26+38=26+40-2=64

Если последняя цифра двузначного числа меньше пяти, то складываем по разрядам: сначала прибавляем десятки, затем — единицы.

Пример:

57+32=57+30+2=89

Если слагаемые поменять местами, то сначала можно округлить число 57 до 60, а потом вычесть из общей суммы 3:

32+57=32+60-3=89

Складываем в уме трехзначные числа

Быстрый счет и сложение трехзначных чисел — это возможно? Да. Для этого надо разобрать трехзначные числа на сотни, десятки, единицы и поочередно их приплюсовать.

Пример:

249+533=(200+500)+(40+30)+(9+3)=782

Особенности вычитания: приведение к круглым числам

Вычитаемые округляем до 10, до 100. Если надо вычесть двузначное число, надо округлить его до 100, вычесть, а затем к остатку прибавить поправку. Это актуально если поправка невелика.

Примеры:

67-9=67-10+1=58

576-88=576-100+12=488

Вычитаем в уме трехзначные числа

Если в свое время был хорошо усвоен состав чисел от 1 до 10, то вычитание можно производить по частям и в указанном порядке: сотни, десятки, единицы.

Пример:

843-596=843-500-90-6=343-90-6=253-6=247 

Умножить и разделить

Моментально умножать и делить в уме? Это возможно, но без знания таблицы умножения не обойтись. Таблица умножения — это золотой ключик к быстрому счету в уме! Она применяется и при умножении, и при делении. Вспомним, что в начальных классах деревенской школы в дореволюционной Смоленской губернии (картина «Устный счет») дети знали продолжение таблицы умножения — с 11 до 19!

Хотя на мой взгляд достаточно знать таблицу от 1 до 10, чтобы мочь перемножать бо´льшие числа. Например:

15*16=15*10+(10*6+5*6)=150+60+30=240

Умножаем и делим на 4, 6, 8, 9

Овладев таблицей умножения на 2 и на 3 до автоматизма, сделать остальные расчеты будет проще простого.

Для умножения и деления двух- и трехзначных чисел применяем простые приёмы:

  • умножить на 4 — это дважды умножить на 2;

  • умножить на 6 — это значит умножить на 2, а потом на 3;

  • умножить на 8 — это трижды умножить на 2;

  • умножить на 9 — это дважды умножить на 3.

Например:

37*4=(37*2)*2=74*2=148;

412*6=(412*2)·3=824·3=2472

Аналогично:

  • разделить на 4 — это дважды разделить на 2;

  • разделить на 6 — это сначала разделить на 2, а потом на 3;

  • разделить на 8 — это трижды разделить на 2;

  • разделить на 9 — это дважды разделить на 3.

Например:

412:4=(412:2):2=206:2=103

312:6=(312:2):3=156:3=52

Как умножать и делить на 5

Число 5 — это половина от 10 (10:2). Поэтому сначала умножаем на 10, затем полученное делим пополам.

Пример:

326*5=(326*10):2=3260:2=1630

Еще проще правило деления на 5. Сначала умножаем на 2, а затем полученное делим на 10.

326:5=(326·2):10=652:10=65,2.

Умножение на 9

Чтобы умножить число на 9, необязательно его дважды умножать на 3. Достаточно его умножить на 10 и вычесть из полученного умножаемое число. Сравним, что быстрее:

37*9=(37*3)*3=111*3=333

или

37*9=37*10 — 37=370-37=333

Также давно замечены частные закономерности, которые значительно упрощают умножение двузначных чисел на 11 или на 101. Так, при умножении на 11, двузначное число как бы раздвигается. Составляющие его цифры остаются по краям, а в центре оказывается их сумма. Например: 24*11=264. При умножении на 101, достаточно приписать к двузначному числу такое же. 24*101= 2424. Простота и логичность таких примеров вызывает восхищение. Встречаются такие задачи очень редко — это примеры занимательные, так называемые маленькие хитрости.

Счет на пальцах

Сегодня еще можно встретить много защитников «пальчиковой гимнастики» и методики устного счета на пальцах. Нас убеждают, что учиться складывать и отнимать, загибая и разгибая пальцы — это очень наглядно и удобно. Диапазон таких вычислений очень ограничен. Как только расчеты выходят за рамки одной операции возникают трудности: надо осваивать следующий прием. Да и загибать пальцы в эпоху айфонов как-то несолидно.

Например, в защиту «пальчиковой» методики приводится приём умножения на 9. Хитрость приёма такова:

  • Чтобы умножить любое число в пределах первой десятки на 9, надо развернуть ладони к себе.
  • Отсчитывая слева направо, загнуть палец, соответствующий умножаемому числу. К примеру, чтобы умножить 5 на 9, надо загнуть мизинец на левой руке.
  • Оставшееся количество пальцев слева будет соответствовать десяткам, справа — единицам. В нашем примере — 4 пальца слева и 5 справа. Ответ: 45.

Да, действительно, решение быстрое и наглядное! Но это — из области фокусов. Правило действует только при умножении на 9.  А не проще ли, для умножения 5 на 9 выучить таблицу умножения?  Этот фокус забудется, а хорошо выученная таблица умножения останется навсегда.

Также существует еще множество подобных приемов с применением пальцев для каких-то единичных математических операций, но это актуально пока вы этим пользуетесь и тут же забывается при прекращении применения. Поэтому лучше выучить стандартные алгоритмы, которые останутся на всю жизнь. 

Устный счёт на автомате

  • Во-первых, необходимо хорошо знать состав числа и таблицу умножения.

  • Во-вторых, надо запомнить приемы упрощения расчётов. Как выяснилось, таких математических алгоритмов не так уж много.

  • В-третьих, чтобы приём превратился в удобный навык, надо постоянно проводить краткие «мозговые штурмы» — упражняться в устных вычислениях, используя тот или иной алгоритм.

Тренировки должны быть короткими: решить в уме по 3-4 примера, используя один и тот же приём, затем переходить к следующему. Надо стремиться использовать любую свободную минутку — и полезно, и нескучно. Благодаря простым тренировкам все вычисления со временем будут совершаться молниеносно и без ошибок. Это очень пригодится в жизни и выручит в непростых ситуациях.

Согласно бухгалтерской и юридической терминологии, счет – это документ, согласовывающий с руководством оплату по безналичному или наличному расчету. Рассмотрим порядок выставления счета, информацию, которая указывается в этом документе и правила его оформления.

Когда необходимо выставлять счет

Наше законодательство не запрещает совершать сделки без счета. Поэтому, если условия договора о сотрудничестве между контрагентами не обязывают продавца выставлять счет на оплату, этот документ можно не оформлять. В данном случае покупатель оплатит товар или услугу на основании договоренности. Но бывают ситуации, когда без счета не обойтись. Чаще всего необходимость в этом документе возникает, когда покупатель должен перечислить продавцу сумму, которая изначально не определена. Например, счет обычно выставляется при оплате услуг связи, т.к. в договорах этой категории точная сумма оплаты заранее не прописывается.

Кроме того, счет-фактура должен быть выставлен в тех случаях, когда организация совершает операции, подлежащие налогообложению НДС. а также в ряде других ситуаций, прописанных законодательством.

Данный счет покупателю (заказчику) выставляется:

  • организацией, которая освобождена от НДС (статья №145 НК РФ);
  • организацией, реализующей товары (услуги) по агентскому договору от собственного имени, если используется общая система налогообложения (п.1 статьи 169 НК РФ);
  • организацией, получившей частичную оплату (аванс) от заказчика за реализацию товара (услуг) (ст. 168 НК РФ).

Предназначение счета

Основное предназначение счета проявляется в ускорении расчета между контрагентами сотрудничества. Счет можно рассматривать как документированное предварительное соглашение, в котором продавец назначает цену за свой товар (услугу), после чего покупатель производит оплату. Как правило, в таких случаях счет оформляется в единственном экземпляре.

В финансовой сфере счет-фактура относится к категории хозяйственных документов, которые используются юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, являющимися плательщиками НДС. Как правило, счет выставляется продавцом (исполнителем) после продажи товара или услуг. Кроме того, этот документ может использоваться для подтверждения оплаты НДС и акцизного сбора. Иногда счет используется для информирования покупателя о стране-производителе товара, передачи сведений о номере таможенной декларации и т.д. Чтобы документ мог считаться основанием для вычета НДС с покупателя, он должен выписываться по строго установленной форме и оформляться в двух экземплярах.

Выставляется ли счет от физического лица?

Поскольку физические лица не являются плательщиками НДС, они не могут выставлять счет. Если у физического лица, совершающего какую-либо сделку, возникла острая необходимость в выставлении счета, можно решить проблему двумя способами:

  • оформить ИП /ЗАО/ООО;
  • составить договор с организацией на предоставление услуг, на основании которого физическое лицо получит оплату.

Но счет, выставленный напрямую от физического лица, не будет иметь абсолютно никакой юридической силы.

Счет на оплату от ИП или ООО

Поскольку счет не является бухгалтерским подотчетным документом, на сегодняшний день строгой формы, утверждающей его вид, не существует. Счет может выписываться в бумажном или электронном виде, однако в нем обязательно должна указываться следующая информация:

  • реквизиты юридического лица или ИП (наименование организации, идентификационный код, юридический адрес, правовая форма);
  • банковские реквизиты (наименование, адрес, корреспондентский и расчетный счет, БИК);
  • коды (ОКПО, ОКОНХ).

Указав все необходимые реквизиты, составитель документа должен прописать номер счета, поставить дату и указать наличие или отсутствие НДС. В конце счета ИП или юридическое лицо указывает свою фамилию, инициалы и личную подпись. Согласно правилам, печать можно не ставить.

Чаще всего, счет оформляется в стандартных офисных программах – Word или Excel, в которых можно создать шаблон, чтобы вносить в него необходимые данные. Также существуют специальные программы для формирования счетов, в которых предусмотрен ряд дополнительных функций: автоматический учет совершенных сделок, отслеживание оплаты, устранение возможных ошибок и т.д.

Как выставить счет на английском языке

В процессе сотрудничества с зарубежными партнерами может возникнуть необходимость в оформлении счета на английском языке. Само слово «счет» на английский переводится как «invoice». Этот документ может использоваться без перевода, но в нем обязательно должна указываться следующая информация:

  • имя и контакты продавца;
  • исходящий и входящий номер;
  • контактные данные покупателя (заказчика);
  • данные о компании;
  • вид налогообложения;
  • дата покупки/отсылки товара;
  • номер заказа, по которому покупатель сможет отслеживать доставку товара;
  • информация о налогах;
  • информация о возможных штрафах за несвоевременную оплату товара, его порчу и т.д.;
  • условия возврата товара;
  • дата выписки;

Составляя счет для работы с иностранными партнерами, важно учитывать, что законодательство других стран может отличаться от нашего, поэтому чтобы избежать возможного недопонимания, следует излагать информацию максимально подробно. Кроме того, обращайте внимание, что данные, указанные в счете, должны соответствовать информации в товарных накладных.

Распространенные ошибки при составлении счета

В процессе составления и оформления счета чаще всего допускаются следующие ошибки:

1. Отсутствие расшифровки подписи

Без расшифровки подписи уполномоченных лиц документ может быть признан недействительным.

Счёт на оплату: подробности его заполнения

Если счет оформляется в электронном виде, то расшифровывать подпись не нужно, т.к. все необходимые сведения уже содержатся в электронной подписи.

2. Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры

Многие путают понятия «дата составления» и «дата выставления» счета-фактуры. В пункте 3 статьи 168 НК РФ эти термины не расшифровываются. Закон лишь указывает, что счет-фактуру нужно выставить не позже 5 дней с момента отгрузки товара. Кроме того, в реквизитах стандартной формы документа используется всего одна дата, которая одновременно выступает, как дата составления и дата выставления счета.

3. Счет-фактура не получен в налоговый период, заявленный к вычету НДС

Согласно рекомендациям Минфина, заявлять вычет следует в том же налоговом периоде, в котором был получен счет. Чтобы исключить возможность несоответствия, рекомендуется хранить квитанции и вести журнал входящей почты.

4. На экземплярах счета продавца и покупателя указаны разные даты

Это может произойти в тех случаях, если документ исправлялся, и конечный вариант не был сохранен. Если в экземплярах одного счета-фактуры указаны разные даты, документ не может считаться доказательством сделки.
Кроме того, при составлении счета часто допускаются ошибки в оформлении «шапки» документа. Например, может быть указана неправильная информация в наименовании продавца или покупателя, в их адресах, ИНН и т.д. из-за чего документ будет признан недействительным.
Чтобы исправить ошибку в счете-фактуре, неверный показатель следует зачеркнуть, вписать правильные данные, после чего отметить дату изменения документа, поставить подпись и печать предприятия. Обратите внимание, что вносить изменение в этот документ имеет право только организация, выписавшая счет.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас.

+7 (499) 703-32-46 (Москва)

+7 (812) 309-26-52 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно!

≫ Больше информации по теме: http://bs-life.ru/rabota/upravlenie/kak-vistavit-scet-na-oplatu.html