Представительские расходы, образец

Состав представительских расходов (что к ним относится)

Согласно пункту 2 статьи 264 Налогового кодекса к представительским расходам относятся:

  • официальный прием и обслуживание участником мероприятия;
  • проезд участников к месту проведения встречи и обратно;
  • буфетное обслуживание;
  • услуги внештатных переводчиков.

Что конкретно входит в вышеуказанный перечень, в кодексе нет. Поэтому инспекторы самостоятельно решают, что можно отнести к ним, а что нет.

Например, ревизоры часто снимают затраты на алкоголь. Но ведь на деловых мероприятиях, как правило, принято выпивать. Ситуацию со спиртным решил Минфин в своем недавнем письме № 03-03-06/1/3120 от 22.01.19 г. Он указал, что важен не сколько состав представительских затрат, сколько их направленность на результат. Главная цель встречи — привлечь к сотрудничеству потенциальных партнеров и укрепить отношения с действующими. Теперь, если у налоговиков будут претензии, можно сослаться на свежее письмо Минфина.

Также к затратам можно отнести:

  • аренду зала и оборудования для проведения мероприятия, даже если не встрече не подписали контракт (постановление Федерального АС Московского округа от 03.09.13 № А40-22927/12-107-106);
  • памятные подарки участникам, но только в натуральном виде и стоимостью не более 3 тыс. рублей (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 02.08.2018 № 07АП-6178/2018);
  • официальные прием и обслуживание физлиц, которые являются потенциальными или фактическими клиентами компании (письмо Минфина № 03/03/06/2/32859 от 05.06.15).

Как оформить представительские расходы: примеры 2018-2019

Чтобы в 2019 году отнести траты компании к представительским расходам нужно не только чтобы они подпадали под разрешенный перечень, но и было обоснование их экономической обоснованности. Для этого представительские цели мероприятия нужно подтвердить документально. Это помогут сделать следующие документы:

  • приказ руководителя компании о проведении деловой встречи;
  • смета затрат на мероприятие;
  • программа деловой встречи;
  • первичные документы, которые подтверждают траты (чеки, накладные и т.д.).
  • отчет о представительских расходах.

К последнему документу из вышеуказанного перечня у налоговиков больше всего претензий. Поэтому данный документ разберем подробней. У отчета нет унифицированной формы. Сотрудник пишет его в свободной форме. Главное в документе нужно указать:

  • название мероприятия;
  • участники;
  • цель встречи и ее результаты;
  • дата и место проведение переговоров;
  • перечень затрат.

Как оформить отчет о представительских расходах

Переговоры с контрагентами часто проводят вечером, то есть вне рабочее время. Чтобы у контролеров не было претензий, в отчете стоит указать время и продолжительность встречи. Кроме того, работу сверхурочно надо отразить в табеле учета рабочего времени. Так у налоговиков не будет подозрений, что сотрудники работали, а не развлекались.

Убедитесь, что время переговоров с контрагентами, которые указано в отчете совпадает с временем выбитого чека. Проверяющие снимут затраты, если из документов станет ясно, что деньги потратили на развлекательные обеды и ужин после официальных переговоров (постановление АС Северо-Западного округа от 14.06.2018 № Ф07-6203/2018)

Кроме того, ревизоры сравнят размер представительских затрат с экономической выгодой от проведенного мероприятия. Например, рискованно относить на представительские траты оплату обеда из 5 блюд, если на встрече обсудили сроки поставки продукции на сумму 10 тыс. рублей.

Готовые образцы документов для обоснования представительских расходов:

Приказ руководителя организации о проведении представительского мероприятияСкачать бесплатно Образец сметы Скачать бесплатно ОтчетСкачать бесплатно

Представительские расходы: норматив в налоговом учете

Представительские расходы нормируются в 2018-2019 году в размере не превышающим 4% от суммы затрат на заработную плату (п.2 ст. 264 НК РФ). Затраты, которые превышают установленный лимит признать в целях налогообложения прибыли нельзя (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Чтобы рассчитать предельную величину затрат нужно исходить из зарплаты за отчетный (налоговый) период. При этом затраты на оплату труда, которая не учитывается при налогообложении, нельзя включать и при расчете предельной величины представительских (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Кроме того, компании вправе принять НДС к вычету по представительским расходам. Но при условии, если она учла их при расчете налога на прибыль. Так как учесть затраты при налогообложении прибыли можно только в пределах норм, то и НДС нужно нормировать (п. 7 ст. 171 НК РФ). Все что выше установленной величины принять к вычету нельзя (п. 2 ст. 170 НК РФ).

В кодексе нет алгоритма расчета принимаемого к вычету налога на добавленную стоимость по нормируемым затратам. Поэтому установить и закрепить правила расчета нужно в учетной политики компании.

Скачать образец бесплатно. Отчет о представительских расходах

04 Сентября 2019

Обращаемся за возвратом излишне уплаченных страховых взносов

Должен ли ФСС вернуть излишне взысканные взносы с процентами, если его решение признано незаконным? Можно ли претендовать на возврат взносов, если истек срок возврата переплаты в административном порядке, но при этом не был пропущен срок исковой давности при обращении в суд с заявлением о возврате излишне уплаченных страховых взносов?

Если опоздали с представлением документов, подтверждающих право на применение пониженных налоговых ставок…

По общему правилу, закрепленному в п. 1 ст. 284 НК РФ, ставка налога на прибыль устанавливается в размере 20 % (если иное не предусмотрено данной статьей). В этой же норме говорится, что в случаях, предусмотренных гл. 25 НК РФ, ставка налога, подлежащего зачислению в бюджеты субъектов РФ, законами этих субъектов может быть понижена для отдельных категорий налогоплательщиков. Чтобы воспользоваться правом на применение пониженной ставки, налогоплательщик должен отвечать определенным требованиям, подтвердить этот факт документально. Причем сделать это нужно в установленный срок. Возникает вопрос: если налогоплательщик отвечает установленным требованиям, однако представил документы позднее установленного срока, имеет ли он право на применение пониженной ставки?

В Вологодской области введут новые налоговые льготы для бизнеса

Власти региона предложили дополнительные преференции для местных предпринимателей. В малом бизнесе на Вологодчине трудятся треть от общей численности занятых в экономике — 189 тыс. человек.

02 Сентября 2019

Информация по прекращаемой деятельности: изменения в ПБУ 16/02

13 июня 2019 года Минюст зарегистрировал Приказ Минфина России от 05.04.2019 № 54н, который внес изменения в действующее ПБУ 16/02 «Информация по прекращаемой деятельности». О том, как обновлено данное положение по бухгалтерскому учету и когда новшества будут обязательны к применению, – в нашем материале.

«Упрощенец» выставил счет-фактуру: каковы последствия?

Юридические лица и ИП, применяющие УСНО, по общему правилу не признаются плательщиками НДС. Следовательно, у них при реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав не возникает обязанности по выставлению счетов-фактур, ведению книги покупок и книги продаж. В то же время и прямого запрета на оформление «упрощенцем» данного документа гл. 21 НК РФ не установлено. Но на практике нередко встречаются ситуации, когда указанные лица, не получая никакой выгоды, выставляют счета-фактуры покупателям по их просьбе. О последствиях такой «добросердечности» организаций и ИП, применяющих УСНО, и поговорим в рамках статьи.

Скачать образец документа

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно. УТВЕРЖДАЮ Руководитель подразделения ____________/____________/
«___»_____________ ____ г.
ОТЧЕТ о представительских расходах
Дата произведенных расходов __________________________________ Место произведенных расходов _________________________________ Цель, программа проведения деловой встречи (приема), подтверждающая производственный характер мероприятия: ____________ __________________________________________________________________ (официальный прием — завтрак, обед и т.п., транспортное
__________________________________________________________________ обслуживание, буфетное обслуживание во время переговоров,
_________________________________________________________________. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации)
Приглашенные лица: ___________________________________________ _________________________________________________________________. Участники со стороны организации: ____________________________ _________________________________________________________________. Величина расходов (сумма израсходованных денежных средств): _________________________________________________________________. (цифрами и прописью)
Подтверждающие первичные документы в количестве __ листов прилагаются.
«___»_____________ ____ г.
______________________________ _____________________ (должность,Ф.И.О.) (подпись)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

  • Отчет: образцы (Полный перечень документов)
  • Поиск по фразе «Отчет» по всему сайту
  • «Отчет о представительских расходах».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

  • Отчет о представительских расходах сотрудника МВД России
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений, предусматривающих единовременные выплаты
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам федеральных бюджетных учреждений, предусматривающих периодические выплаты
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам бюджетных учреждений субъекта РФ и муниципальных бюджетных учреждений, предусматривающих единовременные выплаты
  • Отчет о предъявленных в органы Федерального казначейства исполнительных документах по денежным обязательствам бюджетных учреждений субъекта РФ и муниципальных бюджетных учреждений, предусматривающих периодические выплаты
  • Отчет о прекращении паевого инвестиционного фонда
  • Отчет о преступлениях, предшествующих легализации (отмыванию) денежных средств или иного имущества. Форма N «5-Л
  • Отчет о прибылях и убытках. Форма N 2
  • Отчет о прибылях и убытках страховой организации. Форма N 2-страховщик
  • Отчет о прибылях и убытках страховой медицинской организации по обязательному медицинскому страхованию. Форма N 2а-страховщик

Как обосновать и документально подтвердить представительские расходы

Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.

О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

1Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Оформление подтверждающих документов

Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

  • наименование и дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином России2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

2Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку3 и служебное задание на командировку3. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

3Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

20 ноября 2009 года г. Москва

Приказ № 42

о проведении официального приема

представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

Приказываю:

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

— Марсов А.П., генеральный директор;

— Колпакова И.М., коммерческий директор;

— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

С настоящим приказом ознакомлен:

№ п/п

Подпись

Фамилия и инициалы

работника

Дата ознакомления

Оленев

Оленев Я.В.

Колпакова

Колпакова И.М.

Литовченко

Литовченко С.А.

Рисунок 2. Образец утвержденной программы официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Программа официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Целями официального приема являются ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат», демонстрация этих станков и в случае заинтересованности партнеров — проведение переговоров по условиям поставки указанной продукции и заключение соответствующего договора.

Участники со стороны ЗАО «Каркас»: Ланской Ф.Р., генеральный директор, Митюкова Р.А., директор по развитию, Ратников Л.Д., главный инженер, и Лавренев С.Г., главный технолог.

Участники со стороны ООО «Формат»: Марсов А.П., генеральный директор, Колпакова И.М., коммерческий директор, Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту, и Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

Наименование мероприятия

Время

2 декабря 2009 года

Встреча в аэропорту «Домодедово»

Прибытие в офис ООО «Формат».

Кофе, чай (буфетное обслуживание)

10-00 — 10-30

Презентация — информирование о новой модификации станков, производимых ООО «Формат», представление технических характеристик, описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями

10-30 — 12-00

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

12-00 — 12-30

Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений

12-30 — 14-00

Отъезд в гостиницу «Ленинградская», размещение прибывших в гостинице

14-00 — 15-00

Официальный обед в ресторане гостиницы «Ленинградская»

15-00 — 17-00

Посещение спектакля в театре «Современник» (только для гостей)

Начало спектакля в 19-00

3 декабря 2009 года

Переговоры о возможности приобретения ЗАО «Каркас» станков новой модификации, обсуждение условий поставки

10-00 — 11-30

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

11-30 — 12-00

Продолжение переговоров

12-00 — 14-00

Обед

14-00 — 15-00

При необходимости — завершение переговоров и подписание договора (протокола о намерениях или другого документа)

15-00 — 17-00

Отъезд гостей в аэропорт «Домодедово»

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов,

Рисунок 3. Образец сметы расходов на официальный прием

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Смета расходов

на проведение официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС), руб.

Транспортное обслуживание — встреча прибывших в аэропорту «Домодедово» и доставка их в офис ООО «Формат» и проводы из офиса в аэропорт «Домодедово»

Буфетное обслуживание во время переговоров

Официальный обед

12 000

Сувениры (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей с символикой ООО «Формат»)

Билеты на спектакль в театре «Современник» (только для гостей)

Итого максимальная сумма расходов

25 000 (Двадцать пять тысяч)

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов. Фрагмент положения о представительских расходах приведен на рис. 4 (с. 46).

В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Примерный образец отчета о представительском мероприятии приведен на рис. 5 (с. 47).

Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

Нормирование представительских расходов при расчете налога на прибыль

В целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату

Рисунок 4. Фрагмент положения о представительских расходах на 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

26 декабря 2008 года

Нормативы представительских расходов на 2009 год

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС)

Подтверждающие документы

Расходы на транспортное обслуживание

800 руб. на человека

Договоры, заявки (заказы), счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на аренду помещения для проведения представительского мероприятия

2500 руб. в день

Договоры, счета, акты приема-передачи имущества в аренду, счета-фактуры.

В случае проведения переговоров командированным работником в гостинице — бланки строгой отчетности или чеки ККТ

Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров (в том числе на приобретение минеральной и питьевой воды, чая, кофе, соков, сахара, сливок, меда, джемов, печенья, пирожных, конфет и других кондитерских изделий, хлеба, галет, сыров, масла сливочного, икры, мясной и рыбной гастрономии, зелени, овощей, фруктов, одноразовой посуды и др.)

250 руб. на человека в день*

Договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Расходы на официальный прием (деловой завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие), включая спиртные напитки**

1500 руб. на человека*

Договоры, наряд-заказы, счета-заказы, счета ресторанов (кафе или других заведений общественного питания), накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Сувенирная продукция с символикой ООО «Формат» (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей)

150 руб. на человека

Накладная на выдачу сувенирной продукции со склада, акт на списание

Расходы на услуги переводчиков, не состоящих в штате ООО «Формат» (при приеме иностранных делегаций)

3000 руб. в день

Договоры, счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на организацию досуга

1300 руб. на человека*

Билеты на концерты, в театры, музеи, кинотеатры, договор с туристическим агентством на экскурсионное обслуживание, путевка, бланки строгой отчетности (чеки ККТ)

* Предельная сумма указанных расходов рассчитана на одного участника мероприятия, включая представителей принимающей стороны, переводчиков и сопровождающих лиц.

** Количество участников, представляющих ООО «Формат» на официальном приеме (деловом завтраке, обеде, ужине или ином аналогичном мероприятии), не должно превышать количества участников с приглашенной стороны.

Составил

Главный бухгалтер

Матросова

А.В. Матросова

Рисунок 5. Образец отчета о проведении официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

7 декабря 2009 года

Отчет

о проведении официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

В соответствии с приказом генерального директора от 20.11.2009 № 42 в период с 2 по 3 декабря 2009 года проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.

Место проведения переговоров — помещение ООО «Формат» и ресторан гостиницы «Ленинградская» (г. Москва).

Цели официального приема:

— ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»;

— демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;

— проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.

Участники:

— со стороны ЗАО «Каркас» (четыре человека): Ланской Ф.Р., генеральный директор, Митюкова Р.А., директор по развитию, Ратников Л.Д., главный инженер, и Лавренев С.Г., главный технолог.

— со стороны ООО «Формат» (четыре человека): Марсов А.П., генеральный директор, Колпакова И.М., коммерческий директор, Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту, и Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

Согласно утвержденной программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:

— 2 декабря 2009 года — презентация станков новой модификации, производимых ООО «Формат», описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;

— 3 декабря 2009 года — переговоры о приобретении ЗАО «Каркас» трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО «Каркас», стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.

В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2009 года для партнеров организовано посещение спектакля в театре «Современник».

Результаты официального приема:

1. Представителями ЗАО «Каркас» проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.

2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.

3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО «Каркас» партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.

4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО «Каркас» и ООО «Формат».

Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

— расходы на транспортное обслуживание — 2950 руб.;

— расходы на буфетное обслуживание во время переговоров — 2200 руб.;

— оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) — 8968 руб.;

— приобретение четырех билетов на спектакль в театре «Современник» (только для гостей) — 4800 руб.

— стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, — 600 руб.

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

труда за данный отчетный (налоговый) период. Основание — абзац 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам,

Рисунок 6. Образец расчета норматива и суммы представительских расходов, учитываемой в целях налогообложения прибыли

ООО «Орион»

Расчет норматива и суммы представительских расходов,

учитываемой при расчете налога на прибыль за 2009 год

Отчетный (налоговый) период

Общая сумма расходов на оплату труда, руб.

Норматив представительскихрасходов (предельная сумма, включаемая в расходы), руб. (гр. 2 х 4%)

Фактическая сумма представительскихрасходов (нарастающим итогом с начала года), руб.

Включено в прочие расходы, руб.

I квартал 2009 года

910 000

36 400

Полугодие 2009 года

1 720 000

68 800

130 000

68 800

9 месяцев 2009 года

2 610 000

104 400

130 000

104 400

2009 год

3 440 000

137 600

130 000

130 000

Составил

Старший бухгалтер по затратам

Костикова

О.Н. Костикова

Проверил

Главный бухгалтер

Малахов

С.К. Малахов

сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в статье 255 НК РФ.

Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года. Окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря.

Если в отношении отдельных видов расходов в главе 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру признаваемых расходов, то база для расчета предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ)

Получается, что представительские расходы, осуществленные в I квартале и не признанные в данном периоде из-за превышения суммы норматива, могут быть полностью или частично включены в расходы по итогам полугодия, девяти месяцев или календарного года. При этом высока вероятность того, что к концу налогового периода (года) указанные расходы можно будет учесть в целях налогообложения в полном размере. Какие еще документы необходимо составить, чтобы отразить представительские расходы в налоговом учете?

Прежде всего отметим, что представлять уточненные декларации по налогу на прибыль за предыдущие периоды текущего года не нужно. Ведь налог исчисляется нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Единственный документ, который следует дополнительно оформить, — это расчет предельной величины признаваемых представительских расходов. Такой расчет составляется по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия и девяти месяцев), в котором производились представительские расходы.

Итоговая сумма расходов, признаваемых за год, определяется в аналогичном расчете, составляемом по окончании календарного года. Образец расчета за год приведен на рис. 6 (с. 48).

Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Пример

В апреле 2009 года ООО «Орион» принимало делегацию иностранных деловых партнеров. Общая сумма осуществленных представительских расходов равна 130 000 руб. (без учета НДС). Других представительских расходов у организации в 2009 году не было. Расходы компании на оплату труда составили:

  • за полугодие 2009 года — 1 720 000 руб.;
  • за девять месяцев — 2 610 000 руб.;
  • за 2009 год — 3 440 000 руб.

Предельная величина представительских расходов, которую ООО «Орион» вправе было учесть по окончании полугодия, — 68 800 руб. (1 720 000 руб. × 4%). Эту сумму организация включила в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль за полугодие 2009 года (рис. 6 на с. 48).

Норматив признаваемых представительских расходов за девять месяцев 2009 года составил 104 400 руб. (2 610 000 руб. × 4%). Значит, при расчете налога на прибыль за этот период организация дополнительно учла в расходах 35 600 руб. (104 400 руб. — 68 800 руб.).

По итогам 2009 года предельная величина представительских расходов составила 137 600 руб. (3 440 000 руб. × 4%). Поскольку фактические расходы не превысили указанной суммы, организация вправе признать в целях налогообложения всю сумму представительских расходов. В декабре 2009 года она дополнительно включила в прочие расходы оставшуюся сумму — 25 600 руб. (130 000 руб. — 68 800 руб. — 35 600 руб.)

Для чего нужна смета представительских расходов?

К представительским относятся расходы фирмы, которые связаны (п. 2 ст. 264 НК РФ):

  • с организацией официальных деловых мероприятий;
  • с транспортными, буфетными услугами, которые заказаны в рамках соответствующих мероприятий;
  • с оплатой услуг переводчика, если его помощь привлекалась в рамках официальных мероприятий.

В размере, который не превышает 4% от затрат на оплату труда в том же отчетном периоде (их перечень приведен в ст. 255 НК РФ), представительские расходы могут быть использованы в уменьшение налогооблагаемой базы предприятия.

Как и любые другие расходы, представительские должны быть подтверждены. При этом ранее Минфин РФ (в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807) советовал подтверждать соответствующие расходы посредством:

  • издания приказа директора о проведении официального мероприятия, в рамках которого совершены расходы;
  • составления сметы представительских расходов;
  • составления отчета о представительских расходах;
  • дополнения указанных источников первичными документами.

Однако существует и более новый правовой акт от Минфина — письмо от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288. В нем в числе рекомендованных документов, которыми можно подтверждать представительские расходы, присутствует только отчет, а также дополняющая его первичка.

Тем не менее многие компании предпочитают, формируя комплект документов в подтверждение представительских расходов, ориентироваться все же на более ранний перечень, рекомендованный Минфином. Это часто обусловлено не только желанием обезопасить себя от возможных претензий контролеров, но и внутрикорпоративными стандартами финансовой отчетности, позволяющими осуществлять действенный контроль над представительскими расходами в своей организации.

Во многих случаях одним из ключевых документов, подтверждающих представительские расходы, считается смета — как источник, позволяющий последовательно детализировать затраты.

Изучим, что может представлять собой данная смета.

Смета как часть положения по представительским расходам: нюансы

В фирмах, которые регулярно организуют представительские мероприятия, подтверждение расходов в рамках данных мероприятий может осуществляться с использованием особого локального нормативного акта — положения по представительским расходам.

Данный локальный норматив позволяет регламентировать порядок использования документов налогового и бухгалтерского учета по расходам в рамках соответствующих мероприятий. Имея данное положение, компания может существенно упростить работу финансовым и другим внутрикорпоративным службам, которые занимаются вопросами, связанными с учетом расходов по официальным мероприятиям. Условно говоря, даже новый, неопытный сотрудник, используя рассматриваемое положение, сможет правильно сформировать комплект необходимых документов в подтверждение затрат на проведение представительских мероприятий.

В таком положении может быть оговорено, что сотрудники, ответственные за учет расходов по официальным мероприятиям, обязуются своевременно оформлять документы для подтверждения данных расходов по перечню, который приводится здесь же. Формы (образцы) для документов, в числе которых и смета расходов, помещаются в приложениях к положению.

Скачать образец сметы на представительские расходы вы можете на нашем сайте.