Премия в конце года

В то время как для сотрудника не важно, является ли его новогодняя премия выплатой по итогам работы за год или же просто подарком от руководства, для бухгалтера такое различие – принципиально. Л. Изотова

Вариант первый: премия праздничная

В рассматриваемом нами случае премия, начисленная к Новому году, носит непроизводственный характер, так как она обычно никак не связана с результатами труда. Источником средств может быть либо нераспределенная прибыль прошлых лет, либо доход, полученный от текущей деятельности.

Как известно, распоряжаться прибылью, которая осталась после уплаты налогов, могут лишь собственники компании (ст. 28 закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», подп. 11 п. 1 ст. 48 закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Следовательно, выплата непроизводственной премии за счет нераспределенной прибыли должна быть утверждена протоколом общего собрания участников или акционеров.

Кроме того, необходим приказ директора фирмы. Оформить такое распоряжение можно как на типовых бланках № Т-11 или № Т-11а, так и в произвольной форме. Важно, чтобы в нем были перечислены фамилии поощряемых сотрудников, основание для выплаты и суммы.

Если все перечисленные документы представлены, то в бухгалтерском учете сумму «праздничной» премии списывают со счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» в кредит счета 73 «Расчет с персоналом по прочим операциям». В случае, когда решения собственников нет, либо они постановили направить на выплату премии доход текущего года, проводка будет другая. Придется задействовать счет 91 субсчет 2 «Прочие расходы».

Итак, методику оформления непроизводственной премии в бухучете мы разобрали, теперь посмотрим, что происходит в учете налоговом.

Согласно нормам Налогового кодекса, для того, чтобы затраты уменьшали базу по налогу на прибыль, они должны быть не только документально подтверждены, но и экономически оправданы (ст. 252 НК). С первого взгляда кажется, что новогодняя премия не отвечает таким условиям, а, значит, не входит в состав расходов на оплату труда (ст. 255 НК).

Однако не стоит забывать про пункт 21 статьи 270 Налогового кодекса. В нем указано, что при определении налоговой базы не учитываются «расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов)». Отсюда можно сделать следующий вывод: для включения премии в расходы достаточно, чтобы она была названа в Положении о премировании, коллективном договоре, или другом локальном нормативном акте, на который ссылается трудовой договор.

Другими словами, если оговорить в «трудовых» документах премию к новогодним праздникам, то ее можно будет учесть при расчете налога на прибыль. Но фирма должна быть готова к тому, что налоговикам вряд ли понравится такая категория расхода, поэтому подобную позицию, скорее всего, придется отстаивать в суде.

Но это еще не все. Статья 270 Налогового кодекса содержит также пункт 22, посвященный премиям. В соответствии с ним «расходы в виде премий, выплачиваемых работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений, не учитываются при определении налоговой базы». К таким специальным средствам с полным правом относят суммы, выделенные собственниками из нераспределенной прибыли (письмо УФНС по г. Москве от 15 декабря 2005 г. № 21-11/92841). Поэтому если собрание участников (акционеров) вынесло решение о выплате работникам новогоднего поощрения за счет прибыли, оставшейся в их распоряжении, то речь о включении такой премии в оплату труда идти не может. Более понятна ситуация с ЕСН. Если премия не относится к расходам, уменьшающим налоговую базу по прибыли, то единый социальный налог на нее не начисляется (п. 3 ст. 236 НК). Те же обоснования применимы и к взносам в пенсионный фонд. Ну, а если фирма рискнула уменьшить налогооблагаемый доход на величину новогодних премий, то ЕСН и взносы в ПФР платить необходимо.

Рассмотрим еще один налог — НДФЛ. Его удерживают со всех сумм, которые фирма выплачивает своим сотрудникам (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК), причем вне зависимости от того, начислены они из чистой прибыли или нет.

И, наконец, рассмотрим взносы по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Их начисляют со всех сумм, которые связаны с оплатой труда. Получается, что если непроизводственную премию не включать в «трудовые» расходы, то взносы можно и не платить. Но не тут-то было. Дело в том, что у ФСС есть список ситуаций (утв. постановлением Правительства от 7 июля 1999 г. № 765), когда взносы не платятся. Премии к праздникам в этом перечне нет. Так что платить, скорее всего, придется. Об этом, кстати, совсем недавно напомнил фонд социального страхования (письмо ФСС от 10 октября 2007 г. № 02-13/07-9665).

внимание

Вместо премии — помощьНовогоднюю премию можно оформить и как материальную помощь. В этом случае ее сумму нельзя учитывать при расчете налогооблагаемой прибыли (подп. 23 ст. 270 НК), зато не придется начислять ЕСН (п. 3 ст. 236 НК). Помощь также не облагается НДФЛ, но в пределах 4000 рублей (абзац 4 подп. 28 ст. 217 НК).

Вариант второй: премия итоговая

Если новогоднюю премию назвать вознаграждением по итогам работы за год, то смысл выплаты меняется на противоположный. Это уже полноправная производственная премия — со всеми вытекающими последствиями.

В бухгалтерском учете подобное вознаграждение за труд работников учитывают в составе затрат на оплату труда и относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Соответственно, премия отражается по дебету счета учета затрат (20, 26, 44 и др.) и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Ситуация с налоговым учетом также вполне ясна. К расходам на оплату труда, уменьшающим базу по налогу на прибыль, фирмы имеют право отнести «начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели» (п. 2 ст. 255 НК). Исключение составляют лишь те бонусы, которые «выплачиваются работникам за счет средств специального назначения или целевых поступлений» (п. 22 ст. 270 НК).

Производственная премия облагается ЕСН (п. 1 ст. 236 НК, п. 3 приложение к информационному письму Президиума ВАС от 14 марта 2006 г. № 106), взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ), а также страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Кроме того, премия, выплачиваемая сотрудникам по результатам работы в календарном году, подлежит обложению НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК).

Итак, мы рассмотрели несколько возможных вариантов выплаты премии сотрудникам к предстоящим новогодним праздникам. И дело не в том, как фирма оформит такой подарок своим работникам. Главное, что подобные вознаграждения стимулируют сотрудников к улучшению количественных и качественных показателей труда.

Когда новогодняя премия обязательна

Если по трудовому договору премия является частью зарплаты работника, то, как разъяснил Роструд, бонусные выплаты являются обязательными. Ведь если работодатель самостоятельно определил систему премирования в организации, то он уже обязан соблюдать закрепленный в ней порядок и условия выплаты премии. При этом,в коллективном или трудовом договоре могут быть прописаны:

  • условия назначения премии;
  • размеры бонусных выплат;
  • срок выплаты премии (например, по итогам года в феврале или марте следующего года);
  • условия полного лишения премии;
  • порядок снижения ее размера, например, в случае дисциплинарного проступка.

При этом полностью лишить премии или снизить ее размер работодатель может, за исключением случаев, когда, например, условия премирования определены в соглашении между ним и работником, то есть когда премия по сути является неотъемлемой частью заработной платы. В случае если работодатель не соблюдает определенные условия выплаты премий и отказывает работникам в тринадцатой зарплате, его можно привлечь к административной ответственности.

Введение в вопрос премий

В соответствии с действующим законодательством, премиями являются выплаты стимулирующего характера, которые могут делаться работникам за надлежащее выполнение трудовых обязанностей.

Вопрос о начислении премий является добровольным решением руководителя организации или ИП. В некоторых случаях премии применяют для увеличения заинтересованности квалифицированного и/или добросовестного работника, независимо от его трудовых успехов на данный момент.

В ст. 135 ТК РФ раскрыт обобщенный принцип начисления премий, предусматривающий право работодателя на создание системы премирования, которая фиксируется в локальных актах ИП или организации.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ, премии могут быть включены в состав зарплаты. В этом случае данный вопрос должен быть отражен в трудовом договоре или локальных нормативных актах организации.

Таким образом, премия представляет собой полноценный элемент системы оплаты труда. Из этого следует, что одновременно с изменениями сроков выплаты зарплаты, меняются и сроки выплаты премий с 2016 года. Теперь премии также должны выплачиваться в срок не позже 15 календарных дней с момента окончания периода начисления соответствующей премии.

Виды премий

Это достаточно объемный вопрос: существует несколько оснований деления премий на виды.

В зависимости от периодичности принято выделять следующие виды премий:

1. Разовые. Выплачиваются единовременно в случае наступления какого-то события. Например, после достижения определенных трудовых результатов.
2. Периодические. Выплачиваются ежемесячно и ежеквартально.
3. Годовые. Выплачиваются один раз в год.

В зависимости от оснований выплаты премии принято делить на два вида:

1. Производственные. Выплачиваются за добросовестное выполнение работником своих трудовых обязанностей или за достижение определенных результатов труда.

2. Непроизводственные. Не связаны с результатами деятельности. Например, организация может выплачивать непроизводственные премии многодетным родителям. Они не входят в состав заработной платы. Поэтому положения измененной ст. 136 ТК РФ на них не распространяются. Непроизводственные премии могут быть выплачены в любой срок, зафиксированный трудовым договором или локальными нормативными актами.

Теперь предлагаем разобраться в изменениях сроков выплат премий различных видов.

Ежемесячные премии

В большинстве случаев месячные премии выплачиваются по итогам отработанного месяца. Изданию приказа о премировании, как правило, предшествует анализ эффективности труда работников за прошедший месяц. По результатам этого анализа руководство принимает решение о выплате премии тому или иному работнику.

В соответствии с обновленным законодательством, время на анализ и раздумье работодателей о том, кому выплатить премию, будет лимитировано. Новые сроки выплаты премий с октября 2016 года — не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным.

Уже сейчас ясно, это создаст определенные сложности. Особенно для тех работодателей, которые в процессе анализа трудовой деятельности работника обрабатывают большой объем информации. Некоторые организации и ИП выплачивают премии работникам, спустя 1–2 месяца. Часто это связано с необходимостью собрать различные показатели, отражающие эффективность труда. В соответствии с новым законодательством, так поступать запрещено.

Квартальные премии

На этот вид премий в полной мере распространяются положения обновленной ст. 136 ТК РФ. Это значит, что с 3.10.2016 квартальные премии должны выплачиваться не позже 15 числа месяца, следующего за истекшим кварталом.

Таким образом, квартальные премии уже за третий квартал должны быть выплачены не позже 15 октября 2016 года.

Годовые премии

Годовая премия также может включаться в заработную плату. И нередко ее размер даже превосходит месячный доход. Поэтому это, пожалуй, самая ожидаемая премия для работников.

В соответствии с измененной ст. 136 ТК РФ, годовая премия за 2018 год должна быть выплачена до 15 января 2019 года.

Пожалуй, вопрос выплаты годовой премии — самый сложный. Ведь всего за несколько дней работодателям будет необходимо оценить результаты работы своих сотрудников за весь год, начислить и выплатить им премии.

Сроки начисления премий

В Положение о премировании необходимо включить раздел под названием «Сроки начисления премий» и аналогично срокам выплаты премий указать конкретные сроки, когда премии должны быть начислены. Например:

  • ежемесячная премия начисляется не позже 5-го числа месяца, следующего за прошедшим отработанным месяцем;
  • ежеквартальная премия начисляется не позже 10-числа месяца, следующего за прошедшим отработанным кварталом;
  • годовая премия должна быть начислена с срок не позже 10-ти дней после утверждения годовой бухгалтерской отчетности;
  • непроизводственные премии можно начислять и выплачивать в любой срок. Новый порядок выплаты премий на непроизводственные премии не распространяется. Поясним этот момент. Дело в том, согласно ст.129 ТК РФ заработная плата – это вознаграждение за труд. Как было сказано выше, премии входят в состав заработной платы. Но премии непроизводственного характера (например, ежемесячные премии сотрудникам, имеющим детей) не имеют отношения к трудовым достижениям этих сотрудников. Следовательно, непроизводственные премии не являются составной частью зарплаты. Именно по этому на выплату не непроизводственных премий положения новой статьи 136 ТК РФ не распространяются. Главное, определить в локальном акте срок выплаты непроизводственной премии.

Премии в целях НДФЛ: даты и коды

— Дмитрий Александрович, на данный момент есть несколько содержащих разные позиции писем ФНС о том, что является датой получения дохода в виде премии, начисляемой за трудовые показатели и предусмотренной трудовым (коллективным) договором. Из одних писем следует, что это день ее выплаты, в других сказано, что это последний день месяца. Какова текущая позиция ФНС по этому вопросу?

— На сегодняшний день учтена позиция ВС РФ, в соответствии с которой премия — это часть зарплаты и к ней должна применяться установленная для оплаты труда дата фактического получения дохода. Согласно п. 2 ст. 223 НК РФ такой датой является последний день месяца, за который работнику начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором. В связи с этим доход в виде премии, которая начислена за выполнение трудовых обязанностей по итогам работы за месяц, считается полученным в последний день этого месяца.

При этом представляется, что доход в виде премии по итогам работы за квартал либо за год считается полученным в последний день того месяца, которым датирован приказ о выплате работникам этой премии.

Однако такая позиция в части квартальных/годовых премий на данный момент еще не согласована с Минфином.

— Как при таком подходе удержать НДФЛ, если квартальная либо годовая премия выплачивается до окончания того месяца, в котором подписан приказ о ее начислении? Например, приказ о выплате премии за II квартал подписан 10 июля, а выплачивается она 20 июля. Выходит, что дата фактического получения дохода в виде премии — 31 июля — наступает уже после ее выплаты работнику. Соответственно, при выплате премии удерживать НДФЛ еще рано.

Может быть, в таких случаях следует считать датой получения дохода в виде премии последний день последнего месяца периода, за работу в котором она выплачивается? В нашем примере это 30 июня.

— Обратите внимание, что дату получения дохода в виде оплаты труда НК РФ привязывает именно к месяцу, за который этот доход начислен. Но у квартальных/годовых премий отсутствует какой-то один конкретный месяц, за работу в котором они начисляются, — они начислены за 3 либо за 12 месяцев соответственно. Поэтому представляется, что месяцем, за который начислен доход в виде таких премий, все-таки следует считать месяц подписания приказа об их выплате. Следовательно, последний день этого месяца — дата фактического получения дохода в виде премии.

— Как же удерживать и в какой срок перечислять НДФЛ с таких премий?

— Так же, как и НДФЛ, исчисленный с зарплаты за первую половину месяца, которая выплачивается ранее последнего числа этого месяца. Ведь, как я уже отмечал, премия за трудовые результаты — часть зарплаты.

— Давайте разберемся на нашем примере. Итак, дата приказа о премии за II квартал 2017 г. — 10.07.2017, ее выплата — 20.07.2017 вместе с зарплатой за первую половину июля. А 04.08.2017 — день выплаты зарплаты за вторую половину июля.

— Согласно Письму Минфина от 27.10.2015 № 03-04-07/61550 в последний день месяца, за который налогоплательщику был начислен доход в виде оплаты труда, налоговый агент производит исчисление сумм НДФЛ. До истечения месяца доход в виде оплаты труда не может считаться полученным налогоплательщиком. Соответственно, до окончания месяца налог не может быть исчислен и удержан. Удержание у налогоплательщика исчисленной по окончании месяца суммы налога производится налоговым агентом из доходов при их выплате по завершении месяца, в котором были получены доходы.

Исходя из указанной позиции, в рассматриваемом примере следует 20.07.2017 выплатить всю начисленную за II квартал сумму премии полностью, не удерживая из нее налог. Затем 31.07.2017 следует исчислить с этой премии НДФЛ. А сумму этого НДФЛ нужно удержать при ближайшей выплате зарплаты, то есть 04.08.2017 из зарплаты за вторую половину июля. Перечислить удержанный налог в бюджет нужно не позднее следующего рабочего дня, в рассматриваемом случае это будет 07.08.2017.

— Возьмем другую ситуацию: работник увольняется до конца того месяца, которым датирован приказ о выплате ему квартальной/годовой премии. Как удержать НДФЛ, исчисленный с премии?

— Для доходов в виде оплаты труда за месяц увольнения установлена специальная дата фактического получения — последний день работы. Поскольку премии за трудовые показатели — часть оплаты труда, то эта норма в полной мере применяется и к ним.

— Поясните, пожалуйста, на примере. Дата приказа о премии за II квартал 2017 г. — 10.07.2017, выплата этой премии — 20.07.2017 вместе с зарплатой за первую половину июля. 27.07.2017 — последний день работы увольняющегося работника. В этот день ему выплачивается зарплата за отработанные дни второй половины июля и компенсация за неиспользованный отпуск.

— Все просто. При выплате 20.07.2017 этой премии работодатель НДФЛ с нее не исчисляет и не удерживает. Для увольняющегося работника дата получения дохода в виде этой премии наступит 27.07.2017, то есть в последний день работы. В этот день нужно исчислить с премии НДФЛ и удержать его из увольнительных выплат.

— А если увольнительных выплат не хватит для удержания всего НДФЛ с премии, при этом никаких других выплат в будущем этому физлицу не планируется? Не предъявят ли налоговые органы работодателю претензии из-за того, что он не удержал НДФЛ из премии непосредственно при ее выплате?

— Тогда следует по окончании 2017 г. (не позднее 01.03.2018) сообщить бывшему работнику и налоговой инспекции о невозможности удержать этот НДФЛ, сдав справку 2 НДФЛ с признаком «2». Если налоговый агент так и сделает, то в рассматриваемой ситуации санкций к нему за неудержание НДФЛ из премии быть не должно.

— А как быть с разовыми премиями за трудовые результаты: например, за заключение крупного контракта на особо выгодных для фирмы условиях или за досрочную сдачу большого проекта и т. п.? Такие премии не являются регулярными и обязательными, начисляются не за какой-то конкретный отработанный период и выплачиваются по решению директора. В трудовом и/или коллективном договоре, положении об оплате труда указана лишь возможность выплаты по усмотрению руководителя организации премий за трудовые результаты. Какова для этих премий дата получения дохода в целях НДФЛ?

— Официальной позиции по этому вопросу нет. Однако представляется, что порядок тот же, что и при выплате квартальных и годовых премий. Ведь и в этом случае нет конкретного месяца, за который начисляется доход в виде премии. Поэтому доход в виде разовой премии за трудовые результаты считается полученным в последний день того месяца, которым датирован приказ руководителя о ее выплате.

Но поскольку согласованной с Минфином позиции по таким премиям пока тоже нет, то аналогичные разъяснения по этому поводу налоговые органы налоговым агентам сейчас не дают.

— А какой код из перечня кодов доходов следует присваивать таким разовым премиям в налоговых регистрах и в справках 2-НДФЛ?

— В отношении таких премий следует применять код дохода 2002 (премии за производственные результаты и иные подобные показатели, предусмотренные трудовым/коллективным договором, которые выплачиваются не из прибыли). Тот факт, что премия разовая, а не регулярная и привязана к трудовым результатам не за какой-то конкретный период (месяц, квартал, год), на выбор кода влияния не оказывает.

— Есть премии, которым не подходит ни код 2002, ни код 2003 (премии, выплачиваемые за счет прибыли). Например, разовая премия начислена не за производственные результаты. Но выплачена она не из чистой прибыли — нет решения участников организации о распределении чистой прибыли на выплату этой премии, есть только приказ директора о ее выплате. Какой код присвоить?

— Нужно действовать по общему правилу: если выплата не относится ни к одному из кодов дохода, утвержденных Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, то к ней применяется код 4800 «Иные доходы». Дата получения фактического дохода в виде такой премии — день ее выплаты, поэтому из нее нужно сразу удержать НДФЛ и не позднее чем на следующий рабочий день перечислить его в бюджет.

— Допустимо ли применять «зарплатный» код 2000 к премиям, которые, являясь частью системы оплаты труда, начисляются ежемесячно в любом случае — меняется только их размер в зависимости от трудовых результатов за месяц — и выплачиваются одновременно с зарплатой? Раз премии за трудовые результаты — часть зарплаты, то код 2000 подходит к ним точно так же, как и код 2002.

— Не могу согласиться с тем, что в отношении таких выплат есть равные основания для применения кодов 2000 и 2002.

Первичным при определении кода является то, какой конкретно вид дохода выплачивается работнику и на основании каких внутренних документов организации. А указанные регулярные выплаты формально все же являются премиальными выплатами, а не частью, например, оклада. Также, скорее всего, они выплачиваются на основании отдельного приказа о выплате премий, пусть и издаваемого ежемесячно. Поэтому отражать их в налоговых регистрах и в справках 2-НДФЛ следует с кодом 2002 отдельно от оклада.

При этом выбор кода дохода для премии не зависит от того, как она выплачивается — одновременно с заработной платой либо отдельно.

— Что будет налоговым агентам, которые присваивают таким премиям «зарплатный» код 2000? Есть ли основания для штрафа за недостоверные сведения в справке 2-НДФЛ?

— Любые заполненные реквизиты сведений по форме 2-НДФЛ и расчетов по форме 6-НДФЛ, не соответствующие действительности, можно отнести к недостоверным. Это могут быть любые ошибки, допущенные налоговым агентом при заполнении реквизитов, в том числе и ошибки в кодах доходов.

— А как быть, если обязательная часть ежемесячной оплаты труда в трудовом/коллективном договоре отделена от оклада и названа премией, но при этом имеет фиксированный размер и начисляется каждый месяц независимо от каких-либо показателей? По сути, эта выплата не является премией, то есть стимулирующей выплатой. Следует ли в НДФЛ-регистрах и в справках 2-НДФЛ отражать ее одной суммой с окладом с кодом 2000?

— Полагаю, что если в соответствии с формулировками трудового/коллективного договора рассматриваемая выплата не является частью оклада, названа «премия» и выплачивается на основании приказа о выплате премии, то все-таки ее следует отражать с кодом 2002 (либо с кодом 2003, если она выплачивается из чистой прибыли), но не с кодом 2000.

— Какой код должен быть у ежемесячных, ежеквартальных, годовых премий, которые в соответствии с трудовым/коллективным договором выплачиваются в фиксированном размере всем работникам и уменьшаются только в случаях, не связанных с производственными/трудовыми результатами, например при нарушении трудовой дисциплины?

— Здесь то же самое: все, что в локальных актах организации названо премией и при выплате оформляется как премия, должно отражаться с кодами 2002 либо 2003.

— Код 2003 предусмотрен для «сумм вознаграждений, выплачиваемых за счет средств прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений». То есть этот код предназначен не только для премий, а для еще каких-то выплат физлицам из чистой прибыли? Что, например, еще следует отражать с этим кодом?

— Код дохода 2003 применяется к выплатам, не связанным с выполнением трудовых обязанностей. Это, например, премии к праздничным или юбилейным датам, выплаты за победу в спортивных мероприятиях, любые иные выплаты, не связанные с производственной деятельностью и выплачиваемые из чистой прибыли. В целях НДФЛ они признаются доходом на дату их выплаты физлицу. То есть исчислить и удержать НДФЛ нужно в день выплаты такой суммы, а перечислить — не позднее следующего рабочего дня.

— Сложность с выбором кода для премий возникает в НКО, у которых нет коммерческой деятельности. Верно ли, что у них все премии, даже начисляемые за трудовые результаты, должны отражаться с кодом 2003, а код 2002 им использовать нельзя? Ведь получается, что у таких НКО единственный источник образования имущества — целевые средства. А в описании кода 2002 сказано, что он предназначен для премий, выплачиваемых не за счет средств прибыли, не за счет средств специального назначения или целевых поступлений.

— Представляется, что под словами «целевые поступления» в отношении выбора кода доходов в виде премий следует понимать не в целом источник финансирования организации, выплачивающей такие доходы, а назначение непосредственно самой выплаты.

Поэтому если выплачиваемые НКО своим работникам доходы соответствуют иным критериям для применения кода 2002 (то есть это премия, выплачиваемая за производственные результаты и иные подобные показатели, предусмотренные нормами законодательства, трудовым и/или коллективным договором), то НКО в справках формы 2-НДФЛ следует использовать именно этот код дохода.

Премии работникам в соответствии с трудовым и налоговым законодательством

Из статьи Вы узнаете:

1. Как документально оформить начисление премий сотрудникам, чтобы избежать проблем при проверках налоговой и трудовой инспекции.

2. Какие премии можно учитывать в налоговых расходах при ОСНО и УСН.

3. Какими законодательными и нормативными актами регулируется порядок начисления премий и включения их в расходы при налогообложении.

Заработная плата сотрудников, как правило, складывается из нескольких частей: оплаты за труд (за фактически отработанное время, за фактически выполненный объем работы и т.д.), компенсационных выплат и стимулирующих выплат. К стимулирующим выплатам поощрительного характера относятся премии работникам. Разбиение заработной платы на фиксированную часть и премиальную часть отвечает интересам как работодателя, так и работника. У работодателя появляется возможность стимулировать работников на достижение более высоких показателей и результатов, и при этом не переплачивать им если такие показатели не достигнуты. А для работников премиальная часть заработной платы – это реальная возможность получать большее вознаграждение за свой труд. Именно поэтому практически во всех организациях и у индивидуальных предпринимателей-работодателей предусмотрено начисление премий сотрудникам, причем зачастую премии составляют наибольшую часть заработной платы. Учитывая данный факт, начисление и выплата премий является объектом повышенного внимания при проверках налоговой инспекции и государственной трудовой инспекции. Как привести начисление премий в соответствие с трудовым и налоговым законодательством и избежать проблем при проверках – читайте далее.

Что интересует налоговую инспекцию в части премий сотрудникам: правомерно ли отнесены расходы на заработную плату (в том числе на выплату премий) к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организаций или по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения.

Что интересует государственную трудовую инспекцию: не нарушены ли права работников при начислении и выплате им заработной платы (в том числе премий).

Все премии работникам являются объектом обложения страховыми взносами в ПФР, ФСС, ФОМС (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ), поэтому при проверках ФСС и ПФР инспекторов интересует, как правило, общая сумма начисленных премий без детального анализа.

Документальное оформление премий

Согласно ТК РФ установление премий работникам является правом работодателя, а не его обязанностью. Это означает, что работодатель вправе утвердить систему оплаты труда, которая предусматривает премиальную составляющую (окладно-премиальную, сдельно-премиальную систему оплаты труда и т.д.) и отразить данный факт документально. Обратите внимание, если внутренними документами работодателя закреплена система оплаты труда, включающая премии, то в этом случае начисление и выплата премий сотрудникам, согласно внутренним соглашениям, является обязанностью работодателя. Неисполнение этой обязанности может повлечь обоснованные жалобы работников и серьезные претензии со стороны трудовой инспекции. В связи с этим важно правильно документально оформить порядок и условия премирования сотрудников.

В каких документах необходимо отразить условия и порядок премирования сотрудников:

1. Трудовой договор с работником. Условия оплаты труда, в том числе поощрительные выплаты, к которым относятся премии, являются обязательными для включения в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При этом из трудового договора должно однозначно следовать, при каких условиях и в каком размере работнику будет выплачена премия. Существует два варианта закрепления в трудовом договоре условия о премировании: полностью прописать условия и порядок премирования или сделать ссылку на локальные нормативные акты, в которых содержатся данные сведения. Целесообразно использовать второй вариант, дать в трудовом договоре ссылку на локальные нормативные акты, потому что при внесении изменений в условия поощрения сотрудников, нужно будет только внести соответствующие изменения в эти документы, а не в каждый трудовой договор.

2. Положение об оплате труда, положение о премировании. В этих локальных нормативных актах работодатель устанавливает все существенные условия премирования сотрудников:

  • возможность начисления премий сотрудникам (системы оплаты труда);
  • виды премий и их периодичность (за результаты по итогам работы за месяц, квартал, год и т. д., разовые премии к праздничным датам и др.)
  • перечень сотрудников, которым положены определенные виды премий (все работники организации, отдельные структурные подразделения, отдельные должности);
  • конкретные показатели и методика расчета премий (например, определенный процент от оклада за выполнение плана продаж; фиксированная сумма и конкретные праздничные даты и т.д);
  • условия, при которых премия не начисляется. Так, если работнику установлена премия за добросовестное исполнение трудовых обязанностей в фиксированном размере, то лишить работника этой премии можно только имея достаточные основания (неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией; нарушение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности; нарушение, повлекшее дисциплинарное взыскание и др.);
  • и другие условия, установленные работодателем. Главное, чтобы все условия премирования сотрудников в совокупности не противоречили друг другу и позволяли однозначно определить кому из работников, когда и в каком размере работодатель обязан начислить и выплатить премию.

3. Коллективный договор. Если по инициативе работодателя и работников между ними заключен коллективный договор, то в нем также должны указываться сведения о порядке премирования работников.

! Обратите внимание: помимо того, что работник подписывает трудовой договор, работодатель должен под роспись ознакомить его с положением об оплате труда, положением о премировании, коллективным договором (при наличии).

Включение премий в налоговые расходы при ОСНО и УСН

Расходы на оплату труда в целях налогообложения при УСН принимаются в порядке, предусмотренном для расчета налога на прибыль организаций (пп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому при включении расходов на оплату труда (в том числе на выплату премий) в расходы, уменьшающие налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и по УСН, следует руководствоваться статьей 255 НК РФ.

«В расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми договорами и (или) коллективными договорами» (абз. 1 ст. 255 НК РФ). Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ к принимаемым расходам на оплату труда в целях налогообложения относятся «начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели». Кроме того, по общему правилу, расходами в налоговом учете признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком (ст. 262 НК РФ).

Таким образом, соединив все требования Налогового кодекса РФ, приходим к следующему выводу. Расходы на премии сотрудникам уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль и по единому налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, при одновременном соблюдении следующих условий:

1. Выплата премий должна быть предусмотрена в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре.

Порядок отражения условий премирования в трудовом договоре мы рассмотрели выше: либо закрепление их в самом трудовом договоре, либо ссылка на локальные нормативные акты работодателя. Коллективный договор с работниками заключают далеко не все работодатели, однако, если он все-таки имеется, то в нем также должна быть предусмотрена возможность выплаты премий и порядок премирования.

! Обратите внимание: одного приказа руководителя на выплату премий не достаточно для включения премий в расходы. Премирование работников обязательно должно быть предусмотрено в трудовом договоре с работником и (или) в коллективном договоре. В противном случае налоговики имеют все основания снять «премиальные» расходы и доначислить налог на прибыль или налог при УСН. Такая позиция налоговых органов подтверждается многочисленными судебными решениями в их пользу.

2. Необходима прямая взаимосвязь между начисляемой премий и «производственными результатами» работника, то есть премия должна быть экономически обоснованной, связанной с получением доходов организацией или ИП.

Таким образом, особое внимание нужно уделять формулировке, согласно которой начисляются премии. Например, премии к юбилею (новому году, к отпуску и т.д.), а также премии за высокие достижения в спорте, за активное участие в общественной жизни компании и т.п. никакого отношения к результатам трудовой деятельности работника не имеют, поэтому их принятие к налоговому учету неправомерно (Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283). Если же премии начисляются, например, за конкретные трудовые показатели (выполнение/перевыполнение плана продаж, плана производства и т.д.), за внедрение предложений, принесших экономическую выгоду, то их без сомнения можно учитывать в налоговых расходах. Кроме того, если сумма премий подтверждается расчетами (например, процент от суммы договоров с новыми клиентами, от суммы полученной прибыли и т.д.), то у инспекторов не останется никаких шансов снять расходы на выплату таких премий.

! Обратите внимание: нередко премии сотрудникам начисляются примерно с такой формулировкой «За своевременное и добросовестное исполнение своих обязанностей». Если Вы хотите включить премии в налоговые расходы, лучше не пользоваться этой формулировкой, потому, что своевременное и добросовестное исполнение своих трудовых обязанностей является обязанностью работника, а не объектом дополнительного стимулирования. Налоговики в этом случае, скорее всего снимут такие расходы. Поэтому если невозможно привести конкретные трудовые показатели для начисления премии, то лучше указать «За результаты работы по итогам месяца (квартала, года и т.д.)». В этом случае есть вероятность отстоять право включения таких премий в налоговые расходы.

Еще один момент: источник выплаты премий. Если в качестве источника выплаты премии, или в качестве базы для расчета указана прибыль, а фактически получен убыток, то такие премии нельзя учитывать в расходах при налогообложении.

3. Начисление премий должно быть оформлено надлежащим образом.

Основанием для начисления премии сотрудникам является приказ о премировании. Для составления приказа о премировании можно воспользоваться унифицированными формами: Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма № Т-11) и Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма № Т-11а), которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 1 января 2013 года применять унифицированные формы не обязательно (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому приказ о премировании можно составить по произвольной форме, которая утверждена в организации.

Скачать: Форма № 11-Т Форма № 11-Та Приказ о премировании в произвольной форме

Главное на что нужно обратить внимание, заполняя приказ на премирование:

  • мотив поощрения должен соответствовать виду премии, поименованной в трудовом договоре, локальных нормативных актах, коллективном договоре (со ссылкой на эти документы);
  • из приказа должно быть понятно, каким сотрудникам начисляется премия (конкретные работники с указанием ФИО);
  • должна быть указана сумма премии каждому сотруднику (сумма премии должна соответствовать расчетным данным);
  • необходимо указать период начисления премии.

4. Премирование руководителя организации (не являющегося ее единственным учредителем) лучше оформить не приказом самого руководителя, а решением учредителя (общего собрания учредителей).

Это связано с тем, что работодателем по отношению к руководителю организации выступают ее учредители. Соответственно, в их компетенции устанавливать условия выплаты премии и ее размер руководителю.

Отражение премий в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете начисление премий отражается так же, как вся заработная плата на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами учета затрат (20, 26, 25, 44). Так как премии работникам облагаются НДФЛ, то выплата премий осуществляется за вычетом удержанного НДФЛ.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Законодательные и нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ

2. Налоговый кодекс

3. Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

4. Письмо Минфина России от 24.04.2013 N 03-03-06/1/14283

Как ознакомиться с официальными текстами документов Вы узнаете в разделе Полезные сайты

Советы практиков, которые помогут избавить премии от подозрений налоговиков.

В соответствии со ст. 129 ТК РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы. Но помимо оклада многие работодатели хотят дополнительно простимулировать своих работников, выплачивая им премии.

Зачастую руководитель не задумывается о структуре и характере данных выплат, что может привести к неблагоприятным последствиям.

Самое главное в определении данной выплаты то, что она начисляется сверх оклада работника.

В соответствии с п. 2 ст. 255 НК РФ премии за производственные результаты, которые выплачиваются сотрудникам, организация вправе отнести к расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли. Однако налоговые последствия некоторых аспектов премий могут стать очень обременительными для компании.

Как разработать и какими документами подкрепить?

Отметим, что поощрение работников премии закреплено нормами Трудового кодекса РФ (абз. 4 п. 1 ст. 22 ТК РФ, абз. 1 ст. 191 ТК РФ). Но для обоснования расходов на премирование своих сотрудников работодатель обязан выполнить ряд условий:

1. Предусмотреть данное вознаграждение. Для этого необходимо дополнить положение об оплате труда, трудовые (коллективные) договоры информацией о премировании сотрудников, но желательно издать новый локальный нормативный акт организации, а именно положение о премировании.

2. Необходимо обозначить и закрепить кадровых документах конкретные и дифференцированные показатели премирования. Это необходимо для соблюдения требований п. 1 ст. 252 НК РФ. Важным критерием при разработке положения о премировании является использование реально измеримых показателей. При этом важно избегать неопределенных формулировок.

Таким образом, для учета рассматриваемых премий в целях налогообложения трудовой (коллективный) договор, положение о премировании или иной локальный нормативный акт должны содержать следующие критерии:

  • основания для выплаты премии, конкретные измеримые производственные показатели для премирования;
  • источники выплаты премии;
  • размеры премий и порядок их расчета.

3. Необходимо располагать документами, подтверждающими основание для выплаты премий (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такими документами могут служить ходатайство, служебная записка непосредственного руководителя, подкрепленная фактическими показателями работы сотрудника и т.д. Также для документального подтверждения расходов на премирование сотрудников работодатель должен осуществлять данные выплаты на основании приказа (распоряжения) о поощрении работников (форма Т-11, Т-11а или же по форме, разработанной работодателем). Важным обстоятельством является то, что премия не должна выплачиваться за счет чистой прибыли организации, средств специального назначения или целевых поступлений. Выплаты из этих источников не учитываются для целей налогообложения (п. п. 1, 22 ст. 270 НК РФ).

Сколько и за что платить?

Размер премии может быть фиксированным, а также дифференцированным (в процентном отношении к некоторой величине). Фиксированный процент премии можно установить за отсутствие брака и рекламаций, за выполнение работ и услуг согласно установленным срокам и т. п. Например, 20% к сдельному заработку, 30% к должностному окладу.

Если количество показателей премирования усложняет расчет конечной суммы премии, можно установить предел премии с градацией от минимального до максимального (сумма ежемесячной премии от 20 до 50% оклада сотрудника).

Также можно составить кризисный лист, в котором будут указаны все критерии премирования. В течении месяца руководитель структурного подразделения будет оценивать эффективность работы сотрудника по 10-бальной шкале, а в конце месяца выставлять итоговые оценки. Однако, в таких случаях не избежать обвинения в субъективизме со стороны оцениваемых сотрудников, что может привести к возникновению неблагоприятной обстановки внутри коллектива.

Отдельного внимания заслуживают критерии премирования по той причине, что именно ввиду их отсутствия, неясности, непрозрачности налоговые органы могут прийти к выводу о необоснованности премиальных выплат, что может привести к доначислениям по налогу на прибыль. В каждой компании критерии премирования отличаются в зависимости от их функционального назначения и структурного подразделения, в котором занят работник.

Для работников, которые связаны непосредственно с производством продукции, устанавливаются следующие показатели премирования: выполнение плана выпуска продукции в заданном объеме, минимизация брака.

Для коммерческого отдела важными критериями эффективности работы однозначно служат: выполнение показателей KPI, эффективная работа с текущими клиентами, отсутствие жалоб и претензий по качеству продаваемой продукции и оказываемых услуг со стороны покупателей и заказчиков. Но здесь важно учитывать, что ежемесячное выполнение данных показателей не предусматривает осуществление премиальных выплат, так как они прописаны в качестве функциональных обязанностей в трудовых договорах с сотрудниками коммерческого отдела. Основанием для премирования могут являться исключительно перевыполнение показателей KPI, расширение клиентской базы и т.д.

Здесь важно учитывать, что использование одинаковых критериев премирования для всех структурных подразделений компании не применимо, и они должны устанавливаться исходя из должностных обязанностей отдельно взятого сотрудника. Зачастую у работодателя возникает вопрос касательно обоснования премий для работников бухгалтерии, кадровой службы, отдела информационных технологий и прочих подразделений, которые не связаны с производством и реализацией продукции.

Действительно, должностные обязанности данных работников напрямую не коррелируют с главной целью организации — максимизацией прибыли.

Однако, это не служит основанием для отказа в премировании данных категорий сотрудников.

В этом случае при разработке критериев премирования, необходимо учитывать должностные обязанности и эффективность их выполнения.

Например, основание для выплаты премии работнику бухгалтерии могут служить:

  • усовершенствование методов ведения бухгалтерского учета счет эффективного внедрения и использования нового программного обеспечения;
  • своевременная и качественная подготовка отчетности по персонифицированным данным в пенсионный и иные фонды, ФНС и другие контролирующие органы;
  • отсутствие замечаний по результатам различных проверок;
  • высокие результаты при выполнении сложной внеочередной работы
  • высокая скорость при одновременном выполнении различных функций
  • соблюдение финансовой дисциплины и т.д.

Что касается отдела информационных технологий, то здесь обосновать расходы работодатель может, прописав в положении о премировании такие критерии, как: внедрение новый технологий с целью повышения информационной безопасности компании, бесперебойную работу инфраструктурного оборудования, высокую скорость устранения неполадок компьютеров и оргтехники, разработку нового программного оборудования для повышения эффективности работы различных структурных подразделений и т.д. Не рекомендуется использовать такие формулировки, как «за добросовестное отношение к труду» или «за соблюдение норм труда и трудовой дисциплины». Ввиду их «расплывчатости», компания может столкнуться с претензиями со стороны контролирующих органов.

Все ли так просто с премиями руководству?

Отдельного внимания заслуживают премии руководству компании. Для топ-менеджмента показатели премирования связаны, в первую очередь, с получением прибыли. Здесь можно взять за основу перевыполнение ежемесячного плана продаж в процентном соотношении, эффективное ведение маркетинговой деятельности, уменьшение количества рекламаций со стороны покупателей, обеспечение бесперебойной работы компьютерного оборудования и офисной инфраструктуры, увеличение объема поставок и контроль за их бесперебойностью, а также количество новых контрактов с поставщиками и заказчиками.

Напомним, что при назначении премии сотрудникам необходим соответствующий приказ руководителя организации. Но это правило не применяется, когда речь идет о вознаграждении для генерального директора и связано это, прежде всего, с его особым правовым статусом.

В компании, где генеральный директор не является ее единственным учредителем, выплата премии выплата премии не может быть произведена только на основании его приказа (ч. 2 ст. 135, ст. 191 ТК РФ). Это связано с тем, данный вопрос регулируется одновременно трудовым правом и нормами корпоративного законодательства (ч. 2 ст. 145 ТК РФ, п. 4 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Поэтому размеры оплаты труда генерального директора, включая надбавки, определяются по соглашению между ним и учредителями, советом директоров (наблюдательным советом) общества и решение о выплате премии выносится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета.

В случае наличия трудовых отношений между генеральным директором, одновременно являющимся единственным учредителем, и организацией расходы, связанные с выплатой заработной платы учитываются по общему правилу (п. 1 ст. 255 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Но важно помнить, чтобы премия была предусмотрена трудовым договором, в противном случае подобные выплаты не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина РФ от 13.10.2015 № 03-03-06/1/58416, п. 21 ст. 270 НК РФ). Критерии для премирования могут быть согласованы совместно с кадровой службой исходя из деятельности предприятия, а решение о выплате в любом случае производится на основании протокола общего собрания участников (акционеров) компании, либо на основании решения совета директоров или наблюдательного совета. Если же правоотношения директора с организацией не оформляются трудовым договором, то все выплаты в его пользу не могут быть приняты в целях налогообложения (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Из этого следует, что генеральный директор организации, одновременно являющийся ее единственным учредителем, не вправе единолично начислять и выплачивать заработную плату, а также осуществлять премиальные выплаты. Следовательно, организация не вправе учесть такие расходы в целях налогообложения (письмо Минфина РФ от 19.02.2015 № 03-11-06/2/7790).