Приказ о выдаче подотчетных сумм, образец

Содержание

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Можно ли обойтись без распоряжения руководителя

Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств. Теперь выдать деньги подотчет можно на основании либо только приказа руководителя, либо заявления сотрудника с резолюцией директора.

На практике большинство бухгалтерских и кадровых работников продолжают требовать оба документа. Почему?

Выдаем денежные средства в подотчет

Одного приказа недостаточно для ревизора, так как нет расчета суммы и обоснования целевого назначения подотчета. Проверяющий обязательно потребует обосновать сложившиеся расходы. Так и наоборот, заявление с резолюцией директора, но без официального распоряжения многие проверяющие признают недостаточным.

Чтобы исключить проблемы с проверяющими органами, налоговики рекомендуют сохранить старый порядок оформления выдачи: составлять и заявление, и распоряжение.

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
  1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
  2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
  3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
  4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

Образец приказа о подотчетных лицах 2018 года

Образец приказа на подотчетные суммы для командировки

Преподаватель верховой езды Петров П.П., сотрудник ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР», направляется в командировку на 10 дней. По расчетам бухгалтера, ему понадобится 20 300 рублей.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм 2018 года на покупку ГСМ

Водитель ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Шоферкин С.П. предоставил заявление на выдачу денежных средств на приобретение горюче-смазочных материалов в сумме 8 500 рублей. Марка бензина — АИ-95.

Зачем необходимо

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет.

Приказ о подотчетных лицах

Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – Положение о расчетах с подотчетными лицами 2018 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2018 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

  • Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, имеющих право получать денежные средства (образец заполнения)

Образец приказа об утверждении списка подотчетных лиц

————————————————————————— ¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦ ¦ "Хрустальный водопад" ¦ ¦ ¦ ¦ Приказ N 3 ¦ ¦ ¦ ¦г. Сортавала 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ В связи с производственной необходимостью ¦ ¦ Приказываю: ¦ ¦ ¦ ¦ 1. Утвердить на 2010 г. список штатных должностей и работников,¦ ¦которые имеют право получать денежные средства под отчет на текущие¦ ¦нужды. ¦ ¦ ¦ ¦————————————————————————-¦ ¦¦ Должность по штату ¦ Фамилия, имя, ¦¦ ¦¦ ¦ отчество ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Генеральный директор ¦Уступов Н.К. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Заместитель генерального директора по общим вопросам¦Будырин М.А. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Главный инженер ¦Вольт З.З. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Кассир ¦Белорыбица Л.Л., ¦¦ ¦¦ ¦Карпова Е.Л. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Водитель ¦Колесов Н.И., ¦¦ ¦¦ ¦Тормоз О.Л. ¦¦ ¦+—————————————————-+——————+¦ ¦¦Делопроизводитель ¦Зеленова М.М. ¦¦ ¦——————————————————+——————-¦ ¦ ¦ ¦ 2. В случае направления в командировку аванс на командировочные¦ ¦расходы выдается командированному работнику независимо от поименования в¦ ¦списке, установленном п. 1 настоящего приказа. ¦ ¦ ¦ ¦ Генеральный директор Уступов Н.К. Уступов¦ ¦ ¦ ¦ С приказом ознакомлены: ¦ ¦ ¦ ¦ Начальник отдела ¦ ¦ кадров Костяника Н.Г.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Костяника 11 января 2010 г.¦ ¦ Главный ¦ ¦ бухгалтер Прозрачная О.С. Прозрачная 11 января 2010 г.¦ ¦ Заместитель генерального ¦ ¦ директора по общим ¦ ¦ вопросам Будырин М.А. Будырин 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Главный инженер Вольт З.З. Вольт 11 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Кассир Белорыбица Л.Л. Белорыбица 11 января 2010 г.¦ ¦ Кассир Карпова Е.Л. Карпова 12 января 2010 г.¦ ¦ ¦ ¦ Водитель Колесов Н.И. Колесов 12 января 2010 г.¦ ¦ Водитель Тормоз О.Л. Тормоз 12 января 2010 г.¦ ¦ Делопроизводитель Зеленова М.М. Зеленова 12 января 2010 г.¦ —————————————————————————

Комментарии:

Формат документа Приказ допустимо делать как в рукописном, так и в печатном формате – это никакого значения в определении роли законности его статуса не имеет. Единственный момент, на котором стоит заострить внимание: электронный бланк надо обязательно распечатать – для простановки подписей, без которых документ не станет действительным. Надо ли регистрировать приказ о выдаче подотчетных сумм Любое издаваемое в компании распоряжение нужно обязательно зафиксировать в специальном учетном журнале, который, как правило, находится у секретаря или иного работника, отвечающего за регистрацию такого рода бланков.

Как составить приказ на выдачу подотчетных сумм

Нужно это для того, чтобы обозначить сам факт создания приказа, а также для того, чтобы в дальнейшем при надобности документ легко можно было найти. В журнале достаточно указать название приказа, номер и дату его составления.

Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме. О других нововведениях 2017 года в расчетах с подотчетными лицами читайте здесь.

Приказ на выдачу денег в подотчет образец 2018 года

Одним из важных документов при выдаче подотчетных денег является приказ руководителя. Правильно составленный приказ позволит обезопасить компанию от претензий налоговых органов. В статье подробно рассмотрим как составить приказ на выдачу подотчетных сумм в 2018 году.

Внимание

Порядок оформления выдачи подотчетных сумм С обновлением Центробанком указаний по ведению кассовых операций выдача подотчетных средств теперь ведется по новым правилам. С 19 августа 2017 года для выдачи подотчетной суммы можно составить только приказ, без написания заявления от сотрудника. Однако, организации не обязаны отменять установленные ранее правила.

Если для компании удобно применять заявления, то она вправе их оставить (Читайте также статью ⇒ Деньги в подотчет в 2018 (кому, на что, оформление)).

Приказ на выдачу подотчетных сумм 2018: образец

Но на практике в случае отсутствия распоряжения проверяющие органы (налоговая служба или трудовая инспекция) могут наложить штрафные санкции за нарушение кассовых правил (см. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

  • на должностных лиц в размере от 4000 до 5000 рублей;
  • на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 рублей.

Образец приказа о назначении подотчетных лиц 2018 Образец приказа на подотчетные суммы оформляется в произвольной форме. Чаще всего в единственном экземпляре. В нем нужно указать:

  • регистрационный номер и дату составления;
  • наименование компании;
  • полный перечень подотчетных лиц с указанием их должностей, Ф.И.О.;
  • максимально допустимые к выдаче под отчет суммы;
  • цели и сроки, на которые можно выдавать деньги.

Распоряжение должен подписать директор компании. Без его подписи оно считается недействительным.

Приказ о подотчетных лицах

  • Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  • Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  • Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  • В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
  1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
  2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
  3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
  4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера.

Приказ на выдачу подотчетных сумм: образец 2018 года

Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки. Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).
Можно ли обойтись без распоряжения руководителя Вступившие изменения в Указание Банка России № 3210-У от 11.03.2014 отменили обязательность заявления от сотрудника на получение и распоряжения руководителя на выдачу средств.

Онлайн журнал для бухгалтера

Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе. Образец приказа о подотчетных лицах, 2018 Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

  • бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
  • работники заранее планируют свои расходы;
  • работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
  • оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Обычно эту функцию выполняют либо секретари, либо руководители структурных подразделений, либо юристы – в зависимости от того, какой именно бланк нужно сформировать. Приказ о подотчетных суммах обычно пишется с подачи отдела бухгалтерии либо в самом отделе, либо в секретариате. Кто подписывает приказ о выдаче подотчетных сумм Вне зависимости от того, кто именно занят в составлении бланка, приказ в обязательном порядке должен быть подписан директором предприятия.

Связано это с тем, что любые приказы всегда формируются от его имени (или от лица сотрудника, временно исполняющего его обязанности). Кроме того, под документом должны расписаться и все работники, в нем указанные. Так они зафиксируют то, что ознакомились с распоряжением и готовы к его выполнению.


На что опираться при создании приказа Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

Инфо

Правила по хранению, сроки Все приказы, издаваемые в компании, подлежат обязательному хранению. Длительность этого периода определяется либо правилами учетной политики, установленной внутри компании, либо законодательством РФ. После того, как данный срок окончится, приказ можно либо передать в архив, либо уничтожить (с соблюдением процедуры, также указанной в законодательстве).

Образец приказа о выдаче подотчетных сумм Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение. Вначале бланка напишите:

  • наименование организации;
  • наименование приказа;
  • его номер, дату, место составления.

После этого переходите к основному блоку.

Приказ о подотчетных лицах – документ, составленный руководителем предприятия, в котором отображается перечень подотчетных лиц, дата и сумма денежных средств, которые им выдаются. В документе так же указываются сроки, в которые подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства.

Подотчетными лицами являются сотрудники предприятия, которые получают определенные суммы денежных средств (авансы), необходимые для административных, хозяйственных, представительских, организационных и иных нужд предприятия. К таким нуждам относятся затраты на покупку канцтоваров, оплата определенных услуг предприятия и др. После получения указанных в приказе денежных средств и произведенных расходов, подотчетные лица в обязательном порядке должны предоставить в отдел бухгалтерии предприятия письменный отчет об использовании денежных средств.

Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2017-2018

В случае, если некоторая сумма осталась неиспользованной, ее необходимо вернуть в кассу предприятия.

Приказ о подотчетных лицах содержат в себе следующие реквизиты:

  • полное наименование предприятия, согласно учредительным документам;
  • наименование документы;
  • регистрационный номер документа;
  • дата составления приказа;
  • перечень подотчетных лиц, которым предприятие выдает денежные средства (фамилии, имена и отчества, а так же занимаемые должности);
  • фамилия, имя, отчество и подпись главного бухгалтера, который является ответственным за выдачу денежных средств;
  • подпись руководителя предприятия.

Подотчетное лицо, получившее определенную сумму денежных средств, не имеет права передавать ее третьим лицам, т.к. оно материально ответственно и на данного человека возлагается ответственность за использование полученной суммы денежных средств.

В данном приказе уточняется, что подотчетные лица должны использовать полученные денежные средства в строгом соответствии с указанными целями. Израсходование полученной суммы должно быть произведено в течение трех календарных дней с момента их получения. Для командированных лиц данные сроки так же составляют трехдневных срок, но с момента возвращения из служебной командировки. Если подотчетное лицо отсутствовало по причине командировки за границей, срок сдачи отчета составляется 10 дней с момента его возвращения.

Составление приказа о подотчетных лицах так же имеет место в случае, когда необходимо выдать денежные средства дочерним предприятиям (филиалам), которые находятся за территориальными пределами главного предприятия и не имеют самостоятельного баланса.