Приказ в подотчет

Основание для выдачи денег в подотчет

Напомним, что до 19 августа денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.

Но 19 июня ЦБ внес изменения в подотчет (Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У), вступившие в силу 19.08.2017. Теперь пункт 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У позволяет обосновывать передачу денег работнику двумя способами:

  • издать распорядительный документ о выдаче подотчетных средств (как правило, это приказ);
  • оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь в связи с изменениями по подотчетным суммам в 2019 году организация может выбирать основание для выдачи денежных средств.

Во многих случаях удобнее будет оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно и/или одновременно. В этом случае не нужно оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.

Предлагаем такой вариант приказа по новому образцу для подотчета с 19 августа:

Деньги в подотчет должникам

Новые правила подотчета 2019 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У исключено условие о том, что деньги можно выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Однако руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Но необходимо ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения 2019 года не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.

С 19 августа 2017 года действует обновленный порядок ведения кассовых операций. Он введен Указанием Банка России от 19.06.2017 N 4416-У.

Пройдемся по изменениям еще раз, чтобы убедиться, что они все учтены в работе.

Выдача наличных денег под отчет

С 19 августа для выдачи денег под отчет письменное заявление работника необязательно.

Его можно заменять распорядительным документом юридического лица (п.6.3 Указания № 3210-У).

В письме от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642 Центробанк подробно раскрыл этот момент: «Распорядительный документ оформляется на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер документа.

Обращаем внимание, что в документе речь идет именно о наличных деньгах. Если средства выдаются работнику в безналичной форме (например, перечислением на банковскую карту), ни заявление, ни распорядительный документ не обязательны! Выдача денег обосновывается любым способом, предусмотренным внутренними документами компании (например, Положением о выдаче денежных средств подотчет в ООО «Лайм» предусмотрено, что выдача денег подотчет в безналичной форме оформляется приказом руководителя либо служебной запиской). В распорядительный документ можно включить сразу нескольких работников, однако сумму наличных денег и срок, на который они выдаются, необходимо указать в отношении каждого сотрудника. Еще одно нововведение: выдавать деньги под отчет можно даже в том случае, если работник не погасил задолженность по сумме, выданной ему ранее: абз.3 пп.6.3 Указания № 3210-У «Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег » утратил силу.

Если организация для выдачи денег под отчет будет составлять приказ, оформить его можно так.

Приходные и расходные ордера

Изменения внесены в п. 4.1. — с 19 августа по окончании проведения кассовых операций можно оформить один расходный кассовый ордер. Однако оформить его можно только на основании фискальных документов (кассовый чек, бланк строгой отчетности или другой документ, предусмотренный законодательством о применении ККТ), на бумажном носителе или в электронной форме. Внимание! ИП, которые ведут ведут учет доходов и расходов/физических показателей (плательщики ЕНВД, те, кто на ПСН, упрощенцы и плательщики ЕСХН), кассовые документы могут не оформлять (см. письмо ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 «О порядке ведения кассовых операций и осуществлении наличных расчетов»). Распечатывать квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру (ПКО) теперь не обязательно. Ее можно направить на указанный вносителем адрес электронной почты— по его просьбе. Однако квитанция от бумажного ПКО, как и раньше, должна выдаваться на руки.

Также оговорено, что в случае оформления расходного кассового ордера в электронном виде получатель наличных денег может проставлять на нем электронную подпись.

Уточнена последовательность действий кассира в случае, если вносимая сумма не соответствует указанной в ПКО — если ордер оформляется электронно (абз.6 пп.5.1 Указания № 3210-У).

Положение о финансовом отделе предприятия

УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя предприятия)
____________________________________ (Ф.И.О., подпись)
«____»______________ _____ г.

ПОЛОЖЕНИЕ

о финансовом отделе предприятия

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Финансовый отдел (далее — «отдел») является структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно ___________________________________________.

1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя предприятия N _____ от «__»_______ ____ г.

1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом руководителя предприятия.

Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя предприятия по представлению Начальника отдела.

1.4. Отдел в своей работе руководствуется:

— федеральными законами Российской Федерации;

— указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

— постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

— законами ____________________ (указать субъект Российской Федерации);

— уставом предприятия;

— настоящим Положением.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

— законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие производственно-хозяйственную и финансово-экономическую деятельность;

— нормативные и методические материалы, касающиеся финансовой деятельности предприятия;

— методы организации и планирования информационной работы; новые информационные технологии;

— перспективы развития предприятия;

— состояние и перспективы развития финансовых рынков и рынков сбыта продукции (работ, услуг);

— основы технологии производства;

— организация финансовой работы на предприятии;

— порядок составления финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств, планов реализации продукции (работ, услуг), планов по прибыли;

— система финансовых методов и рычагов, обеспечивающих управление финансовыми потоками;

— порядок финансирования из государственного бюджета, краткосрочного и долгосрочного кредитования предприятия, привлечения инвестиций и заемных средств, использования собственных средств, выпуска приобретения ценных бумаг, начисления платежей в государственный бюджет и государственные внебюджетные социальные фонды;

— порядок распределения финансовых ресурсов, определения эффективности финансовых вложений;

— нормирование оборотных средств;

— порядок и формы финансовых расчетов;

— налоговое законодательство;

— стандарты финансового учета и отчетности;

— экономика, организация производства, труда и управления;

— бухгалтерский учет;

— единая государственная система делопроизводства;

— методы эффективного применения оргтехники и других технических средств управленческого труда;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет Начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят (указать должности):

— __________________________________________;

— __________________________________________;

— __________________________________________;

— __________________________________________;

— __________________________________________.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3.1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия.

3.2. Регулирование финансовых отношений.

3.3. Обеспечение финансовой устойчивости предприятия.

3.4. Определение финансовой стратегии предприятия.

3.5. Осуществление инвестиционной политики предприятия.

3.6. Анализ и контроль финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

В соответствии с возложенными на него задачами отдел осуществляет следующие функции:

4.1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в условиях рынка, в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

4.2. Разработку проектов перспективных и текущих финансовых планов, прогнозных балансов и бюджетов денежных средств.

4.3. Разработку финансовой стратегии предприятия и его финансовой устойчивости.

4.4. Доведение утвержденных финансовых показателей до подразделений предприятия.

4.5. Подготовку проектов планов реализации продукции (работ, услуг), капитальных вложении, научных исследований и разработок, планирование себестоимости продукции и рентабельности производства.

4.6. Расчет прибыли и налога на прибыль.

4.7. Определение источников финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия, включающих бюджетное финансирование, краткосрочное и долгосрочное кредитование, выпуск и приобретение ценных бумаг, лизинговое финансирование, привлечение заемных и использование собственных средств, исследование и анализ финансовых рынков, оценку возможных финансовых рисков применительно к каждому источнику средств и разработку предложений по их уменьшению.

4.8. Осуществление инвестиционной политики и управление активами предприятия, определение оптимальной их структуры, подготовку предложения по замене, ликвидации активов, контроль портфеля ценных бумаг, проведение анализа и оценки эффективности финансовых вложений.

4.9. Разработку нормативов оборотных средств и осуществление мероприятий по ускорению их оборачиваемости.

4.10. Обеспечение своевременного поступления доходов, оформление в установленные сроки финансово-расчетных и банковских операций, оплату счетов поставщиков и подрядчиков, погашение займов, выплату процентов, заработной платы рабочим и служащим, перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.

4.11. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработку предложений, направленных на обеспечение платежеспособности, предупреждение образования и ликвидацию неиспользуемых товарно-материальных ценностей, повышение рентабельности производства, увеличение прибыли, снижение издержек на производство и реализацию продукции, укрепление финансовой дисциплины.

4.12. Осуществление контроля за выполнением финансового плана и бюджета, плана реализации продукции, плана по прибыли и другим финансовым показателям, за прекращением производства продукции, не имеющей сбыта, правильным расходованием денежных средств и целевым использованием собственных и заемных оборотных средств.

4.13. Ведение учета движения финансовых средств и составления отчетности о результатах финансовой деятельности в соответствии со стандартами финансового учета и отчетности.

4.14. Обеспечение достоверности финансовой информации.

4.15. Контроль за составлением и оформлением отчетной документации, своевременным ее предоставлением внешним и внутренним пользователям.

4.16. Осуществление методического руководства деятельностью других структурных подразделений по финансовым вопросам.

4.17. Осуществление в рамках своей компетенции ведения делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

4.18. Осуществление организации ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.19. Обеспечение в пределах своей компетенции защиты сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.20. Осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

Возложение на отдел функций, не относящихся к функциям отдела, не допускается.

5. ПРАВА

Отдел для решения возложенных на него задач имеет право:

5.1. Запрашивать в установленном порядке от структурных подразделений предприятия информацию (материалы) по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.2. Контролировать выполнение структурными подразделениями предприятия программ, разработанных отделом.

5.3. Контролировать финансово-хозяйственную деятельность структурных подразделений предприятия.

5.4. Проводить в пределах своей компетенции в установленном порядке переговоры со сторонними организациями, подписывать договоры.

5.5. Вносить предложения по вопросам, входящим в компетенцию отдела, в виде проектов.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

— ____________________________________________________________,

— ____________________________________________________________,

— ____________________________________________________________,

— ____________________________________________________________.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.

7.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за соответствие оформляемых ими документов и операций с корреспонденцией законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник финансового отдела

____________________________

_____________/______________

>Готовим приказ на выдачу подотчетных сумм

Расчеты с подотчетниками

К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения.

Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2019 года.

В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки.

Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки).

Правила составления документа

Унифицированной формы не существует, но обратите внимание на следующие правила:

  1. Создавайте документ на фирменном бланке учреждения в единственном экземпляре. Если такой бланк отсутствует, то в шапке документа отразите наименование госучреждения (полное), номер, дату и наименование приказа.
  2. Регистрировать образец нового приказа на подотчет следует в журнале регистрации распоряжений в обычном порядке.
  3. Формируя новое распоряжение, строго соблюдайте хронологический порядок, иначе проверяющие заподозрят подлог.
  4. Утвердить документ имеет право только руководитель организации либо его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя.
  5. В документе обязательно укажите следующие реквизиты:
    1. Подотчетное лицо: фамилия, имя и отчество (при наличии), должность.
    2. Сумма подотчета: указывайте сумму и прописью и цифрами, в рублях и копейках.
    3. Целевое назначение: пропишите конкретное назначение выделяемых денег.
    4. Срок подотчета: укажите предельную дату (число, месяц, год), до которой выдали деньги.

Не забудьте назначить ответственное лицо, например, главного бухгалтера. Если в организации отсутствует бухгалтерия, то контроль за соблюдением данного распоряжение должен быть возложен на руководителя.

>Образец приказа о подотчетных лицах 2019 года

Составляем приказ о подотчетниках

Кому выдавать денежные средства под отчет, работодатель решает сам. Издавать для этого какой-либо организационно-распорядительный документ, к примеру, приказ, в котором определять перечень подотчетных лиц, закон не обязывает. В то же время, в зависимости от специфики деятельности и особенностей управления в организации такой приказ может издаваться.

Приказ составляется в произвольной форме. В нем указываются Ф.И.О., должности лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет.

Если в организации нет разработанного, скажем, Положения о расчетах с подотчетными лицами или аналогичной инструкции, в приказе можно зафиксировать, например, срок выдачи денежных средств под отчет, когда такой срок единый во всех случаях выдачи денежных средств, а также иные особенности выдачи подотчетных денег.

С приказом о выдаче средств под отчет необходимо ознакомить указанных в нем лиц.

Приведем для приказа об утверждении перечня подотчетных лиц в организации образец его заполнения.

Пред. / След.

Напоминаем, что приказ об утверждении перечня подотчетных лиц не является документом, на основании которого подотчетнику могут выдаваться наличные. Для непосредственной выдачи денег потребуется либо соответствующий приказ работодателя на конкретную выдачу определенной суммы указанному лицу, либо заявление подотчетника, завизированное руководителем (п. 6.3 Указания ЦБР от 11.03.2014 № 3210-У). Подробнее об оформлении факта выдачи наличных подотчетнику мы рассказывали . О безналичной выдаче подотчетных средств мы рассказывали в отдельном материале, где приводили также образец соответствующего заявления работника.