Расчеты с подотчетными лицами

Содержание

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер. В зависимости от назначения и статуса нормативные документы целесообразно представить в виде следующей системы:

· Первый уровень (законодательный) — определяет сущность бухгалтерского учета, его задачи, основные понятия, используемые в учете, порядок регулирования, организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. которые принимаются Государственной Думой, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.

К документам первого уровня, прежде всего, относятся Федеральный закон «О бухгалтерском учете», Гражданский кодекс РФ, Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Федеральные законы «О публичном акционерном обществе », «Об обществах с ограниченной ответственностью» и т.д.

Гражданский кодекс определяет такие необходимые понятия как юридическое лицо (ст. 48) его признаки и виды: коммерческие и некоммерческие, дает определения лицензии, как специального разрешения, которое выдается юридическим лицам на право заниматься отдельными видами деятельности, перечень которых определяется законом; разъясняется разница между уставом и учредительным договором, а также между реорганизацией предприятия и его ликвидацией, знание чего необходимо для правильного отражения в учете связанных с ними операций.

Далее Гражданский кодекс раскрывает сущность собственности и права собственности (п. 1 ст. 209 ГК РФ). Это также важно для бухгалтерской службы предприятия, так как надо знать, когда наступает право собственности на тот или иной объект для верного его отражения в учете. Также необходимо знание Гражданского кодекса для того, чтобы понимать экономический смысл договора, так как договор выступает важным средством индивидуальных прав регулирования имущественных и неимущественных отношений и выступает разновидностью юридических сделок (п.1 ст. 307 ГК РФ). Без заключения договора не обходятся многие хозяйственные операции и в связи с этим следует, знать условия и порядок заключения договора (ст. 432 ГК РФ); требования, предъявляемые к форме договора; основания изменения или расторжения договора, ответственность за его неисполнение и многое другое. Таким образом, ГК РФ определяет основные юридически значимые понятийные категории, которыми необходимо владеть персоналу предприятия для возможности ведения хозяйственной деятельности .

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011, сыграл определяющую роль в предотвращении развала единой системы бухгалтерского учета и отчетности в российской экономике. Он стал тем ядром, вокруг которого с разной степенью успешности велась работа по реформированию отечественной бухгалтерии.

Десятилетний опыт законодательного регулирования бухгалтерского учета свидетельствует, что такое регулирование должно быть сосредоточено на решении двух основных задач: во-первых, закон должен устанавливать механизм реализации права заинтересованных лиц на получение надежной, объективной и полезной информации о деятельности хозяйствующих субъектов; во-вторых, закон должен определять ту систему регулирования бухгалтерского учета, которая позволит выполнять первую задачу. Отсюда закон «О бухгалтерском учете» устанавливает минимально необходимые требования к учету, учетному процессу и отчетности.

· Второй уровень (нормативный) — устанавливает базовые правила формирования полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской отчетности. это положения по бухгалтерскому учету (ПБУ), разработанные в соответствии с требованиями МСФО, правилами и иными нормами.

СИСТЕМА НОРМАТИВНОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Они подразделены на три группы: положения, регламентирующие общие вопросы раскрытия информации; положения, касающиеся активов и обязательств организации; положения, в которых рассматриваются финансовые результаты деятельности организации. Для организации учета расходов предназначено ПБУ 10/99 «Расходы организации». Настоящее Положение устанавливает правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций (кроме кредитных и страховых организаций), являющихся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации. Расходами организации признается уменьшение экономических выгод в результате выбытия активов (денежных средств, иного имущества) и (или) возникновения обязательств, приводящее к уменьшению капитала этой организации, за исключением уменьшения вкладов по решению участников (собственников имущества). Расходы организации в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации подразделяются на:

1. расходы по обычным видам деятельности;

2. прочие расходы.

Для целей настоящего Положения расходы, отличные от расходов по обычным видам деятельности, считаются прочими расходами. К прочим расходам также относятся чрезвычайные расходы.

· Третий уровень (методический) — документы этого уровня носят рекомендательный характер, в них изложены методические указания, разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета. К документам этого уровня относятся методические указания по бухгалтерскому учету основных средств, материально-производственных запасов и др., в которых раскрываются методические и практические аспекты, правила и способы ведения бухгалтерского учета тех или иных объектов.

Весьма обширен список документов, регулирующих методику бухгалтерского учёта. Данные документы следует разбить на две группы, так как одна регулирует учёт объектов общеотраслевого назначения, а другая имеет отраслевую направленность. Первая группа, в частности, включает:

— порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утверждённый решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993г. № 40 (письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993г. № 18);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств, утверждённые приказом Минфина России от 20 июля 1998г. № 33н (в ред. приказа Минфина России от 23 марта 2000г. № 32н);

— Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28 декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. № 33н);

— План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утверждённые приказом Минфина России от 31 октября 2000г. № 94н (в ред. приказа Минфина России от 7 мая 2003г. № 38н);

Нормативные документы третьего уровня конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и положений (стандартов) Минфина России. Они не могут противоречить правовым актам более высокого уровня. Документы третьего уровня не имеют юридической силы, т. е. на них не следует ссылаться при судебных разбирательствах. Однако эти документы позволяют рационально организовать учёт в соответствии с правилами, предусмотренными Минфином России и потребностями пользователей экономической информации. Соблюдение требований документов третьего уровня проверяют аудиторы и ведомственные ревизионные органы

· Четвертый уровень (организационный) — организации, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующих бухгалтерский учет самостоятельно формируют свою учетную политику. Согласно ПБУ 1/2008 под учётной политикой понимают совокупность конкретных методов и форм ведения бухгалтерского учёта, определяемых самой организацией на основе предусмотренных требований и особенностей деятельности. Общее требование, сформулированное Минфином России, состоит в том, чтобы в учётной политике были раскрыты способы бухгалтерского учёта, существенно влияющие на оценку и принятие решений заинтересованными пользователями бухгалтерской отчётности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учёта, без знания которых невозможны достоверная оценка финансового положения, движения денежных средств или финансовых результатов деятельности. К таким признакам следует отнести:

способы погашения стоимости амортизируемого имущества по правилам бухгалтерского и налогового учёта;

порядок оценки производственных запасов, товаров, незавершённого производства и готовой продукции;

виды создаваемых резервов и сроки списания расходов будущих периодов;

порядок использования чистой прибыли;

другие вопросы, которые собственники, руководители и менеджеры организации сочтут существенными.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основные положения по отражению расходов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете регламентированы в Федеральном Законе «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 (1-ый уровень).

Порядок выдачи средств на хозяйственные нужды и правила оформления выдачи оговорены в «Порядке о ведении кассовых операций».

В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом в сумме 60 тысяч рублей (3-ий уровень).

Расчеты с подотчетными лицами оказывают влияние на налогообложение предприятия в разрезе налога на прибыль организаций, налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального налога, т.е. они находят свое отражение в следующих главах Налогового Кодекса РФ.

Глава 21 «Налог на добавленную стоимость», регламентирует правила списания НДС при осуществлении расходов за счет подотчетных средств. Глава 23 «Налог на доходы физических лиц» и глава 24 «Единый социальный налог» регламентирует порядок обложения НДФЛ и ЕСН сумм, полученных работником под отчет. Глава 25 «Налог на прибыль организаций» оговаривает порядок учета расходов, произведенных за счет средств, выданных под отчет, при расчете налогооблагаемой прибыли (1-ый уровень).

Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому учету №10/99 «Расходы организации» (3-ий уровень).

При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ (18), который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку (1-ый уровень).

Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93 (1-ый уровень).

Основными документами четвертого уровня по расчетам с подотчетными лицами являются:

1.Учетная политика, формируемая главным бухгалтером организации и утверждаемая руководителем организации. Основы формирования и раскрытия учетной политики организации установлены ПБУ 1/98 «Учетная политика организации», утвержденным приказом Минфина России от 09.12.1998 г. №60н.

2.Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:

· приходный кассовый ордер (форма КО-1) — выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;

· расходный кассовый ордер (форма КО-2) — выписывается при выдаче денежных средств под отчет;

· командировочное удостоверение (форма №Т-10) — определяет фактическое время нахождения работника в командировке;

· авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).

3.Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета — содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов.



Сегодня мы поговорим о работниках предприятия, которые представляют интересы фирмы вне ее пределов. Таких людей называют подотчетными лицами. А что могут делать подотчетные лица вне пределов фирмы мы сейчас узнаем.

Подотчетные лица — минимум Теории

Я как-то приводил пример о том, как мама дает ребенку деньги и просит сходить в магазин за продуктами для приготовления, например, борща. Совершив покупку и рассчитавшись в магазине, ребенок возвращается домой и отдает маме покупки, чек и сдачу.

Также, как ребенок, действует и подотчетное лицо на предприятиях. Еще раз, что может подотчетное лицо, в двух словах:

  • получить деньги в кассе на покупку и оплату ТМЦ,  оплату услуг и работ
  • обязательно отчитаться о потраченных суммах, заполнив печатный бланк «Авансового отчета» и приложив к нему оправдательные документы.

Подотчетное лицо может быть отправлено в командировку. В этом случае за все передвижения и жилье, где он мог остановиться, тоже нужно предоставить оправдательные документы.

Стоит помнить, что использовать полученные деньги нужно только по назначению, только на необходимое для деятельности предприятия. Например, если в командировке сходили развлечься в ночной бар: заплатили за вход, еду и напитки, взяли чек – пожалуй, это будет за ваш счет. Такие оправдательные документы не примет предприятие.

Оправдательные документы – это первичные документы поставщиков, которые они выдают подотчетному лицу при совершении хозяйственной операции купли/продажи. Все мы видим и знаем эти первичные документы: нам их выдают в розничных магазинах, салонах, в фирмах, оказывающих услуги.

Например, это кассовые чеки, товарные чеки, счета на оплату и накладные к ним или акты выполненных работ, оказанных услуг.

Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы

Общий смысл в том, чтобы в этих документах была полная расшифровка, что куплено по какой цене, общая сумма, когда, у кого. Желательно, чтобы на этих документах была проставлена печать поставщика.

Да, чуть не забыл – счет учета работы с подотчетными лицами – 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Первичные документы для по учету подотчетных лиц

Первичные документы для учета подотчетных лиц в бухучете – это документы кассы, потому как из кассы выдаются деньги и принимаются неиспользованные деньги. Помните, как называются документы кассы?

А вот документом, предназначенным для работы с подотчетным лицом будет – «Авансовый отчет». В этот документ бухгалтер разносит "все траты денег" подотчетным лицом, указывая, на что они были израсходованы. Заполняя документ "Аваносвый отчет", бухгалтер использует заполненный подотчетником от руки одноименный печатный бланк. Обязательно к своему заполненному бланку подотчетник прикладывает оправдательные документы.

Посмотрите на примеры первичных документов.

С какими участками, бух счетами взаимодействует

Давайте попробуем предположить с какими участками бухучета (бух счетами) взаимодействует 71 счет.

Предлагаю несколько подсказок:

  • уверен, вы что-то конспектировали по изучаемым материалам, где-то там встречался 71 счет
  • Вы, изучая статьи, что-то запомнили. Есть ли среди этого 71 счет?
  • подотчетное лицо покупает/оплачивает ТМЦ, оплачивает услуги и работы
  • подотчетное лицо может израсходовать не все деньги, а может и больше, вложив свои

Пробуйте. Смелее. Вы много уже знаете. Выпишите бух счета, с которыми вы считаете может взаимодействовать подотчетное лицо (71 счет)

Как выглядит в плане счетов

Настало время посмотреть в план счетов на 71 счет "Расчеты с подотчетными лицами" и его характеристики. Давайте это сейчас сделаем. А вот, что мы можем рассказать о нем, по примеру из предыдущих статей, сделайте сами, написав об этом в тетради, блокноте. Особенно отметьте, что означает на Баланс АП у счета.

Дополнительно

В заключении статьи отмечу о встречающихся ситуациях, когда подотчетные лица в бухучете отчитываются на меньшую сумму денег чем взяли, а остаток не возвращают. В таком случае в бухучете эту разницу переводят им в долг и забирают из заработной платы.

Закрепите свои знания

Порядок учета расчетов с подотчетными лицами на примере ООО "Эмметево"

Т.А. Фролова
Бухгалтерский учет
Конспект лекций. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2010.

Тема 9. УЧЕТ РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ

9.4. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицамиявляются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др. Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

Служебной командировкой признается поездка работника, осуществляемая по распоряжению руководителя организации, на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты на следующие цели:

—          по найму жилого помещения;

—          бронирование гостиничных номеров и авиабилетов;

—          проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы — в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

—          уплата страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

—          оплата сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

—          оплата расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

—          проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

—          оплата разовых проездных билетов на городской транспорт при однодневных командировках;

—          провоз багажа;

—          суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах России право работника на суточные определяет руководитель организации).

Командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения прибыли затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются НДФЛ. Кроме того, на выданные сверх норм суточные начисляется единый социальный налог.

Нормы командировочных расходов установлены Приказом Минфина РФ от 6 июля 2001г. №49н «Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ» (с изменениями от 9 ноября 2001г.) (действуют с 01.01.2002г.):

1)      суточные – 100 рублей за сутки;

2)      по найму жилья по фактическим расходам, но не больше 550 рублей за сутки,  при отсутствии документов – 12 рублей за сутки;

3)      расходы за проезд – по фактически представленным билетам.

Эти нормы обязательны к применению только бюджетными организациями. Остальные – могут устанавливать свои нормы командировочных расходов. Для коммерческих организаций суточные не облагаются НДФЛ в  полном объеме.

Фактическое время пребывания в месте командировки определяется на основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность расходов.

Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами

Затем он передается в бухгалтерию.

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, подлежат отражению:

Д 94 К 71.

Затем они списываются: Д 70 К 94 (если они могут быть удержаны из оплаты труда работников) или Д 73 К 94 (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).

Аналитический учет по счету 71 ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.

Согласно Федеральному закону от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» валютные операции резидентов не предусматривают получение наличной валюты на командировочные расходы. Кроме того, с 18.06.2004г. утратило силу Положение ЦБ РФ от 25.06.97 № 62 «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов». Организациям не разрешено приобретать у банков иностранную валюту для выдачи работникам при направлении их в загранкомандировки и, соответственно, не разрешено выдавать работникам на командировочные расходы наличную иностранную валюту из своей кассы.

Можно предложить несколько вариантов:

1)      воспользоваться корпоративной пластиковой картой;

2)      перевести валюту на личную карточку сотрудника;

3)      выдать сотруднику аванс в российских рублях, сотрудник может купить иностранную валюту в обменном пункте;

4)      компенсировать сотруднику расходы на командировку после поездки.

Начиная с 18.06.2004г. после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться по своему авансовому отчету в общеустановленном порядке, то есть в течение трех дней, а не в течение 10 дней, как это было установлено ранее.  

Порядок расчетов с подотчетными лицами

Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но, с другой — именно на этом участке допускается большое количество ошибок. Наиболее распространенные из них: отсутствие оправдательных документов, несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами с юридическими лицами и др. Порой эти ошибки ведут к довольно неблагоприятным налоговым последствиям.

Рассмотрим последовательность процесса расчета с подотчетными лицами.

Для расчетов с работниками предприятия, которым выдаются под отчет денежные средства, предназначен счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". При этом в учете делается запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 "Касса". Список лиц, которые имеют право получать денежные средства под отчет, должен быть утвержден приказом руководителя. Этот документ выполняет контрольную функцию не только за движением таких денежных средств, но и за их целевым использованием.

Сроки представления авансового отчета

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций (утв. Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

На сегодняшний день между налоговыми органами и налогоплательщиками существует спорная ситуация по вопросу задержки отчета подотчетного лица по полученным суммам. Налоговые органы считают, что в таком случае у работника возникает налогооблагаемый доход по НДФЛ и ЕСН. С этим можно поспорить, так как денежные средства в собственность к работнику не переходят и продолжают числиться в составе дебиторской задолженности. Кроме того, факт получения дохода должны доказать сами налоговые органы. Однако до этого лучше не доводить. Поэтому финансовая служба организации должна обеспечить контроль за своевременным возвратом подотчетных сумм и в случае необходимости оформить служебную записку на имя руководителя с просьбой издать приказ об удержании невозвращенных сумм из заработной платы работника (с его письменного согласия). Наличие в организации приказа об утверждении перечня подотчетных лиц поможет налогоплательщику в споре с налоговым органом по этому вопросу.

Оправдательные документы

Если денежные средства выдаются на хозяйственные нужды, то оформляется только расходный кассовый ордер. При направлении работника в командировку нужно позаботиться об оформлении целого пакета документов.

Во-первых, необходимо издать приказ о направлении работника в командировку (форма N Т-9), который подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В нем указывают фамилию и инициалы, структурное подразделение, профессию (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

Во-вторых, выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В-третьих, оформляется служебное задание (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

Указанные документы подтверждают производственный характер командировки. Однако на практике очень часто командированные лица невнимательно относятся к их оформлению. Например, не проставляют отметки в командировочном удостоверении о времени прибытия и выбытия из места командировки. В этом случае может быть поставлен под сомнение сам факт пребывания в командировке. Либо, сдавая авансовый отчет в бухгалтерию, работник не прикладывает к нему отчет о выполнении служебного задания. Тогда возникают проблемы с подтверждением экономической обоснованности произведенных расходов.

Очень часто организации покупают авиа- и железнодорожные билеты в централизованном порядке по безналичному расчету. В таком случае приобретение и выдача билетов под отчет оформляются в бухгалтерском учете следующими записями:

Д-т 60, К-т 51 — перечислен аванс за авиабилеты;

Д-т 50-3, К-т 60 — получены авиабилеты;

Д-т 19, К-т 60 — на сумму НДС;

Д-т 71, К-т 50-3 — выдан авиабилет подотчетному лицу.

Принимая оправдательные документы по командировке, необходимо обратить внимание на состав расходов, возмещаемых подотчетным лицом. Статьи 217 (п. 3) и 264 (пп. 12 п. 1) НК РФ определяют следующий перечень расходов, которые компенсируются работнику и не включаются в его налогооблагаемый доход (по некоторым статьям в пределах норм): суточные, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. Таким образом, расходы на обслуживание в барах, ресторанах и т.п. организация не обязана компенсировать, поскольку они должны покрываться у работника за счет суточных. Если все же руководитель примет решение об их компенсации, то такие суммы не учитываются при расчете налогооблагаемой прибыли и одновременно увеличат налогооблагаемый доход работника.

Уплата НДФЛ по сверхнормативным суточным

Что касается удержания НДФЛ со сверхнормативных суточных, то этот вопрос на сегодняшний день остается спорным. Налоговые органы рекомендуют пользоваться нормами, установленными Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 N 93 (далее — Постановление N 93). Однако в целях исчисления НДФЛ это Постановление не может быть применено, поскольку оно принято в соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и устанавливает нормы суточных, применяемые при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

В настоящее время сложилась положительная для налогоплательщиков судебная практика в части обложения НДФЛ сверхнормативных суточных. Так, в Решении ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04 указано, что в соответствии со ст. 168 ТК РФ размеры возмещения суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации вне зависимости от ее формы собственности и ведомственной принадлежности. Постановление N 93 в данной ситуации применяться не должно. Аналогичная позиция была высказана и в Постановлении Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14324/04.

В Письме Минфина России от 18.03.2005 N 03-05-01-04/59 высказано противоположное мнение, что Трудовой кодекс лишь предоставляет работодателю право устанавливать размер возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, а не наделяет его правом определения нормативного размера таких расходов, не учитываемого для целей налогообложения.

Следует обратить внимание на требование п. 11 Порядка ведения кассовых операций: выдавать денежные средства под отчет можно только после полного отчета по ранее выданным суммам. Правда, налоговая и административная ответственность за нарушение этого требования не предусмотрена.

Проверка авансового отчета

При получении авансового отчета необходимо проверить правильность его оформления:

он должен быть составлен по унифицированной форме;

подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден руководителем организации;

к отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

При проверке приложенных к отчету оправдательных документов нужно обратить внимание на следующие моменты.

Если приобретались материальные ценности, то к авансовому отчету прикладываются не только платежные (кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру), но и товарные документы (накладные, товарные чеки, отмеченные штампом "оплачено").

В товарных документах должна быть полная расшифровка приобретенных ценностей.

Иногда подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету только кассовый чек, без товарного чека. В такой ситуации могут возникнуть проблемы с принятием к учету материальных ценностей. И вот почему. В соответствии со ст. ст. 159 и 160 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в письменной форме путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами. Пункт 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" содержит перечень обязательных реквизитов, который должен иметь первичный документ для его принятия к бухгалтерскому учету, в числе которых — личные подписи должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Таким образом, и гражданское, и бухгалтерское законодательство предусматривают наличие в документе, подтверждающем факт совершения сделки, подписей ответственных лиц. Так как кассовый чек их не содержит, то он не может служить документом, подтверждающим факт приобретения товара, оказания услуг для юридического лица.

Чтобы избежать споров с налоговыми органами, подотчетному лицу следует оформить акт, отражающий количество и стоимость поступивших ценностей. Акт должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные для первичного документа, и быть подписан материально-ответственным лицом, принявшим эти ценности на учет.

Судебная практика в такой ситуации на стороне налогоплательщика (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 25.02.2004 N Ф04/953-206/А45-2004, от 11.05.2004 N А05-12469/03-26). Так, в Постановлении N Ф04/953-206/А45-2004 суд указал, что отсутствие первичных документов не может рассматриваться как основание для включения этих сумм в доход работника, поскольку они не остаются в его распоряжении.

Другая ситуация: подотчетное лицо прикладывает товарный чек, но не прикладывает кассовый. В Постановлении ФАС Московского округа от 12.07.2004 N КА-А40/5472-04 суд установил, что полученные под отчет у организации ее сотрудниками денежные средства потрачены на производственные цели и не использованы для извлечения материальной выгоды. Указанные обстоятельства подтверждаются авансовыми отчетами, товарными чеками, счетами, квитанциями, приходными ордерами, актами, служебными заданиями. Доказательств тому, что полученные под отчет денежные средства являются доходами работников, налоговыми органами не представлено.

Иногда вместо кассового чека прикладывается квитанция к ПКО. Либо платежный документ отсутствует вовсе. В такой ситуации особенно важен факт оприходования материальных ценностей. Ведь именно этот документ будет являться подтверждением фактического использования подотчетным лицом полученных денежных средств. Суды в такой ситуации встают на сторону налогоплательщика (Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 07.06.2005 N Ф08-2438/2005-989А). При выдаче денежных средств подотчетному лицу необходимо проконсультировать его о предельном размере расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами.

Порой работник фирмы закупает товар за счет своих собственных средств, а затем организация возмещает ему расходы. Чтобы избежать неприятностей, в данном случае можно порекомендовать оформлять первичные документы следующим образом:

они должны быть оформлены не на физическое лицо, а на организацию;

работник, приобретая МПЗ, должен действовать на основании доверенности, выданной предприятием.

Одной из типичных ошибок при составлении авансового отчета является списание материальных ценностей на счета затрат (20, 23, 25, 26, 29, 44) без их оприходования на счета учета МПЗ.

Это приводит к снижению внутреннего контроля за движением МПЗ в организации, а также к штрафным санкциям за грубое нарушение правил учета доходов и расходов (см. таблицу).

Хозяйственная операция Ошибочный
учет МПЗ без
оприходования
на счетах
их учета
Правильный учет МПЗ
с использованием счетов
их учета
Дебет Кредит Дебет Кредит Документ
Выданы под отчет
денежные средства
71 50 71 50 РКО
На основании авансового
отчета отражено
приобретение канцтоваров
26, 44 71 10 71 Приходный
ордер М-4
Переданы канцтовары
работникам
26, 44 10 Требование-
накладная
М-11

Вычеты НДС

Чтобы принять к вычету НДС, необходимо выполнить определенные условия: товары должны быть оприходованы, оплачены (до 31.12.2005), использоваться в деятельности, облагаемой этим налогом. Кроме того, нужно иметь счет-фактуру с выделенной суммой НДС. Очень важно в данной ситуации, чтобы все документы (накладные, счета-фактуры, квитанции к ПКО) были оформлены на организацию, а не на физическое лицо. Для этого у него должна быть доверенность. В противном случае получить счет-фактуру будет проблематично, так как в соответствии с п. 7 ст. 168 НК РФ при реализации товаров за наличный расчет организациями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На практике у организаций возникают проблемы с вычетами по НДС:

  1. если в чеке налог не выделен отдельной строкой.

Требуя выделения НДС в чеке, налоговые органы ссылаются на п. 4 ст. 168 НК РФ, где сказано, что в расчетных документах, в том числе в реестре чеков и реестрах на получение средств с аккредитива, первичных учетных документах и счетах-фактурах налог должен быть выделен отдельной строкой. Это спорный вопрос. Во-первых, кассовый чек не является ни первичным, ни расчетным документом. В подтверждение такого мнения можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.01.2005 N А66-7929/2004, в котором суд указал, что условиями предъявления к вычету НДС по товарам являются фактическая оплата приобретенных для продажи товаров, их оприходование и наличие счета-фактуры, выписанного поставщиком товаров с указанием суммы НДС. Аналогичная точка зрения приведена в Постановлении ФАС Уральского округа от 08.07.2003 N Ф09-1961/03АК).

Учет расчетов с подотчетными лицами

Во-вторых, если суммы, указанные в чеке и счете-фактуре, совпадают, то можно утверждать, что НДС уплачен в цене товара;

  1. если имеется квитанция к ПКО (или квитанция), но нет кассового чека.

Суды при этом также встают на сторону налогоплательщика. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 09.11.2004 N Ф04-6697/2004) указано, что понятия документа, подтверждающего фактическую уплату НДС, НК РФ не содержит. Под документом, подтверждающим фактическую уплату сумм налога, следует понимать как кассовый чек, так и иной документ установленной формы.

А.Вагапова

Аудитор

ЗАО "Гориславцев и К.Аудит"

Нормативное регулирование с подотчетными лицами

предприятия и организации в осуществления своей хо деятельности сталкиваются с приобретения тех или иных ценностей, услуг или не по безналичному расчету, а за средства.

Подотчетными называются «денежные выдаваемые работникам из кассы на мелкие расходы и на расходы по При этом работники получающие денежные на указанные нужды, для бухгалтерского учета подотчетными лицами взявшими в подотчет средства).

Под расходами на нужды обычно затраты по приобретению в торговой сети или хозяйственных принадлежностей, бензина на АЗС, мелкого ремонта и т.п. На предприятиях расходы, как правило, через подот лиц, которые на эти цели средства из предприятия 2).

Рис. 2. Структура оплачиваемых через лицо

К нормативным документам, правила совершения аций с подотчетными лицами, документы, регулирующие совершения операций с денежными средствами в относят: "Положение о ведения кассовых с банкнотами и монетой России на территории Федерации" (утв. России 12.10.2011 N (Зарегистрировано в Минюсте РФ N 22394) (утратило с 01.06.2014).

Его заменили (с Указания Банка от 11.03.2014 № 3210 «О ведения кассовых юридическими лицами и упро порядке ведения операций индивидуальными имателями и субъектами предпринимательства» (зарегистрировано в России 23.05.2014 № 32404)

В с этим документам все организации и учреж независимо от организационно — формы обязаны:

— полученные наличные в кассу, хранить сво денежные средства в банков;

— производить по своим обязательствам другими предприятиями, как в безналичном порядке, а деньгами — в пределах ЦБ РФ суммы.

— для осуществления расчетов иметь и кассовую книгу, хранить в наличные деньги в установленного в органи лимита.

Организации выдавать работникам из наличные денежные под отчет на:

— командировочные

— хозяйственно — операционные

— расходы экспедиций, — разведочных партий;

— уполномоченных предприятий и в том числе филиалов, не на самостоятельном балансе и вне района деятельности организации

При предприятия должны следующие требования По ведения кассовых

1) подотчетные лица не позднее трех дней по истечении на который деньги или со дня возвращения из командировки в бухгалтерию предприятия об израсходованных суммах и окончательный расчет по

2) выдача наличных под отчет производится при полного отчета подотчетного лица по выданному ему авансу;

3) выданных под отчет денег одним другому запрещается.

командировкой признается работника по распоряжению предприятия на определенный в другую местность для служебного поручения вне его постоянной работы 166 ТК РФ).

Таким в командировку могут направлены только тники, состоящие с организацией в трудовых т.е. те, для которых она либо основным работы, либо работы по совмести так как только такие должны подчиняться яжениям руководителя и трудовому распорядку в

Согласно ст. 168 Трудового РФ (далее — ТК РФ) порядок и раз возмещения расходов, со служебными командировками, яются коллективным или локальным нормативным организации.

Для отражения организацией в учете расчетов с лицами при направлении их в необходимо учитывать

1) цель командировки;

2) кто в командировку;

3) место

4) срок командировки;

5) расходы допускается работнику в служебной вке;

6) условия командировки за России;

7) порядок командировки;

8) порядок расходов по служебной для целей налого

Цель командировки ее классификацию и порядок ения расходов, понесенных работником. Исходя из командировки можно на служебные и непроизводственные. с. 23.]

Служебные работников, постоянная которых осуществля в пути или имеет характер, служебными не признаются. Право на командировочных расходов только работники Компенсация командировочных лицам, не работающим на или работающим в соответствии с договорами, законодательством не Однако не существует и перечня лиц, могут выдаваться средства под отчет.

целью которых деятельность, не связанная с про являются непроизводственными. по ним списываются за целевых источников или на уменьшение прибыли изации. К таким относятся поездки связанные с лечением, и передачей объектов назначения, и

При направлении работника в командировку ему гарантируются места работы и среднего заработка, а возмещение связанных со служебной а именно:

— расходы по

— расходы по найму помещения;

— дополнительные связанные с проживанием вне постоянного жительства

— иные расходы, работником с разрешения или ведома

При командировке лица, по совместительству, средний зара сохраняется в той организации, его командировала.

Порядок и возмещения расходов, со служебными командировками, коллективным договором или нормативным организации. При этом возмещения не могут ниже размеров, Правительством Российской для организаций, из федерального бюджета.

В время Постановлением РФ от 02.10.2002 г. № 729 действуют возмещения командировочных в размере:

— оплата жилого помещения по расходам, подтвержденным документами — не более 550 в сутки;

— оплата жилого помещения при подтверждающих документов – 12 в сутки;

— суточных за каждый нахождения в командировке – 100

— оплата проезда к командировки и обратно – без ений.

При оплате налогоплательщику расходов на вки как внутри страны, так и за ее в доход, подлежащий ению, не включаются выплачиваемые в соответствии с ьством Российской но не более 700 рублей за день нахождения в на территории Российской и не более 2500 рублей за день нахождения в командировке".

При налоговой базы по на прибыль суточные аются в размере 100

В случае временной находящегося в командировке удостоверенной в установленном кроме пособия по вре нетрудоспособности, возмещаются по найму жилья и чные. Дни временной не включаются в срок вки.

При направлении в командировки других организаций и физических лиц такие не признаются служебными и по ним производятся организацией за использования прибыли.

Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы, командированного, а днем прибытия — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. При этом в случае отправления транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. То же относится и ко дню приезда.

Перед командировкой работнику наряду с командировочным удостоверением выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся ему для выполнения установленного задания (на оплату проезда, найма жилого помещения, суточных и т.п.). Организации разрешается рассчитываться с командированным работником по предварительному расчету, если командировочные расходы заранее известны. В этом случае данный работник в составе авансового отчета не представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке.

По возвращении из командировки работник обязан в течение 3 дней представить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих достоверность произведенных расходов.

По утверждению отчета руководителем он передается в бухгалтерию для отражения в бухгалтерском учете использованных сумм.

Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (ред. от 24.12.2008) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

По зарубежным командировкам работнику возмещаются следующие расходы:

1) по получению загранпаспорта;

2) по получению виз;

3) по прописке загранпаспорта;

4) по покупке в банке валюты страны командировки или обмену чека на иностранную валюту;

5) по найму жилого помещения, подтвержденные документально;

6) на провоз багажа;

7) суточные за каждый день пребывания в командировке.

При направлении работника в служебную командировку за границу ему должен быть выдан аванс в иностранной валюте на текущие расходы в зависимости от реальных потребностей в стране пребывания с учетом непредвиденных расходов в пути и по прибытии к месту назначения.

Наличные средства в иностранной валюте могут быть сняты со счета не ранее чем за три банковских дня до убытия работника в зарубежную командировку, или приобретены в обменном пункте. Снятые средства выдаются работнику под отчет. В случае невыдачи эти средства должны быть возвращены в полном объеме на тот же текущий валютный счет в течение трех банковских дней с момента их снятия.

Для покрытия расходов, связанных с загранкомандировкой, вместо наличной иностранной валюты может быть куплен банковский или дорожный чек в валюте.

Документально подтвержденные расходы по найму жилья и суточные возмещаются в пределах, установленных действующим законодательством.

Суточные выплачиваются в рублях или в валюте этих государств (если они не используют рубль в качестве платежного средства) по соотношению рубля с национальной валютой в данном государстве.

Размеры выплаты суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных командировках на территории зарубежных стран установлены Приложением к Приказу Минфина РФ от 02.08.2004 N 64н (ред. от 17.08.2014) «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений».

За день до выезда в командировку суточные выплачиваются в размере 100% (в рублях, если пересечение границы не совпадает с днем отъезда, в валюте, если граница пересекается в день отъезда, дата пересечения границы определяется по отметкам контрольно-пограничных пунктов в загранпаспорте).

Нормативно- правовое регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

Работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся оттуда в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы. Если во время пребывания в командировке работник обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона не выплачивает суточные этим лицам.

Если принимающая сторона не оплачивает личные расходы, но предоставляет за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30% нормы. В случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей более 60 дней суточные выплачиваются начиная с 61-го дня в размерах, установленных для работников заграничных учреждений Российской Федерации.

При принятии к учету авансовых отчетов и проверке гостиничных счетов следует учитывать, что за рубежом отели обычно предоставляют постояльцам целый комплекс услуг, стоимость которых включается в общую стоимость счета. Суммы, уплаченные за питание в гостиничных барах, кафе и ресторанах, а также другие личные услуги, включенные в счет по найму жилого помещения, оплачиваются за счет суточных. При условии, если предоставлено бесплатное жилое помещение, возмещение работнику расходов за проживание не производится. В приказе о командировании, издаваемом руководителем организации, должны быть оговорены все условия пребывания работника в командировке с приложением приглашения принимающей стороны.

Порядок, установленный для оплаты проезда к месту загранкомандировки и обратно, немного отличается от порядка, установленного по командировкам внутри страны.

Так, в зависимости от должности направляемого в командировку за границу сотрудника лимитирован класс проезда. Руководителям организаций и их заместителям проезд воздушным, железнодорожным и водным транспортом оплачивается по тарифу первого класса, всем остальным — по тарифу второго класса; при этом на самолетах — по тарифу экономического класса, на судах — по тарифу туристического класса.

Оплата страховых сборов входит в проездные расходы. В заключение этого вопроса следует отметить, что возмещение работникам командировочных расходов ниже установленных норм или невозмещение их целиком рассматривается как нарушение законодательства о труде.

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на:

— хозяйственно — операционные расходы;

— представительские нужды.

При этом необходимо учитывать следующее:

— наличные денежные средства выдаются работникам в размере 10-дневной потребности и на срок не более 15 рабочих дней;

— платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными средствами между юридическими лицами, а именно 100 000 руб. по одному договору (сделке);

— лимит устанавливается на один платеж, под которым понимается платеж по одному документу или платеж в один день по нескольким документам;

— платежи должны вноситься в кассу организации — продавца;

— при совершении покупки товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;

— при совершении покупки у физического лица сделка оформляется договором купли — продажи, который содержит данные физического лица — продавца товара;

— при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.п.).

Выводы по главе 1.

Таким образом, каждая организация, независимо от своего размера, в процессе осуществления деятельности сталкивается с потребностью воспользоваться наличными денежными средствами. К нормативным документам, определяющим правила совершения наличных денежных операций с подотчетными лицами, относят "Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) до 01.06.2014г. Условия выдачи наличных денег под отчет приведены в главе 3 данного документа. Его заменили (с 01.06.2014) Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210 «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 № 32404)

Трудовой кодекс РФ (ст.168) определил порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками – в соответствии с коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета установленных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. № 719. Оформление командировок за границу регулируется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (ред. от 06.08.2015) "О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета".

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно — операционные расходы, представительские нужды.

Глава 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ В «ФГБУЗ Клиническая больница №122 им. Л.Г. Соколова ФМБА России»

Date: 2016-05-14; view: 81; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей: