Распоряжения директора, образец

Отличается ли распоряжение руководителя предприятия от приказа?

Юридически и приказ, и распоряжение относятся к формам нормативно-правовых актов. Хотя по правовой иерархии распоряжение несколько ниже приказа. При этом часто в утвержденных формах, например, Госкомстата можно встретить заголовок документа вида «Приказ (распоряжение)», что говорит о признании даже госорганами этих понятий практически синонимами.

Для организаций нет четного юридически зафиксированного разграничения понятий приказа и распоряжения. По этой причине некоторые воспринимают распоряжение директора как устное волеизъявление, а приказ — как письменное. Но есть и другая позиция. На некоторых предприятиях (и особенно это касается государственных структур) распоряжение и приказ условно различают по таким признакам:

Приказ

Распоряжение

Влияет на деятельность предприятия

Чаще имеет отношение к выполнению поручений, не принципиально влияющих на деятельность предприятия

Носит долгосрочный характер

Чаще касается однократных задач

Указание начинается со слова «Приказываю»

Указание начинается со слов «Обязываю» или «Распоряжаюсь»

Посмотрите, как может выглядеть распоряжение генерального директора — образец.

Скачать образец

Но все-таки разница этих двух понятий для обычных коммерческих организаций очень условна. Поэтому в дальнейшем в статье речь пойдет о приказе руководителя.

Как отличаются формы документа о распоряжении руководителя?

В делопроизводстве приказы принято разделять на следующие группы:

  • по основной деятельности;
  • по личному составу.

Связано такое разделение в том числе с разницей обязательных сроков хранения документации юридического лица. Они составляют:

  • для большинства приказов по текущей деятельности юрлица — 5 лет;
  • для большинства кадровых приказов — 75 лет.

Некоторые приказы можно хранить до момента исполнения поручения руководителя.

Требования к оформлению таких приказов отличаются. Распоряжения по основной деятельности могут оформляться в свободной форме.

Подробнее о приказах по основной деятельности читайте .

Кадровые приказы приводят к появлению тех или иных хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Это может быть начисление зарплаты, отпускных, выходных пособий и т. д. Поэтому такие распоряжения генерального директора должны отвечать более строгим требованиям.

Для некоторых приказов ранее существовали установленные формы, утвержденные Росстатом. Но со вступлением в силу нового закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ с 2013 года право разрабатывать формы учетных документов принадлежит самой организации. Следует только, руководствуясь п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ, включать в бланк обязательные реквизиты.

Какие реквизиты содержит приказ (распоряжение) руководителя?

Форма приказа разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Шапка документа обязательно должна содержать наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы. Остальные реквизиты:

  • номер распоряжения;
  • дата;
  • название, которое вкратце излагает суть документа;
  • констатирующая часть может описать проблему, которая привела к необходимости издать приказ;
  • обозначение начала распорядительной части документа (приказываю, обязываю, распоряжаюсь);
  • текст поручения;
  • стоимостная оценка хозяйственной операции в случае, если приказ повлечет изменения в бухгалтерском учете предприятия (сумма премии сотрудника, сумма списания дебиторской задолженности и т. п.);
  • дата вступления в силу (в случае отсутствия этой даты документ вступает в силу в момент подписания) или крайний срок для исполнения поручения;
  • лица, на которых возлагается контроль над исполнением приказа;
  • подпись;
  • места для подписи лиц, ознакомившихся с приказом.

Нумерация приказов может вестись как нарастающим итогом с начала деятельности предприятия, так и начинаться заново в каждом календарном году. Четких указаний в отношении порядковых номеров законодатели не дают.

Посмотрите образец распоряжения директора в форме приказа.

Скачать образец

Особенности оформления кадровых приказов

К кадровым приказам относятся распоряжения о приеме на работу, увольнении, отпуске, переводе, премировании и др. Оформление приказов по личному составу должно выполняться с соблюдением всех норм Трудового кодекса.

Большинство кадровых приказов оформляется на основании других документов. Например:

  • приказ о приеме на работу или увольнении — на основании трудового договора и личного заявления физического лица;
  • приказ об увольнении по причине перевода — на основании письменного запроса другого работодателя;
  • приказ о премировании — на основании служебной записки руководителя подразделения, в котором работает сотрудник;
  • приказ о дисциплинарном взыскании — на основании докладной записки.

Как уже было отмечено, кадровый приказ оформляется с соблюдением норм бухгалтерского учета. Это значит, что он в обязательном порядке должен содержать реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ:

  • наименование формы;
  • дата;
  • наименование организации;
  • содержание факта хоздеятельности;
  • величина натурального или денежного измерения факта хоздеятельности;
  • наименование должности ответственного лица;
  • подписи.

Так как все эти реквизиты содержат и унифицированные формы, утвержденные ранее действовавшим постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, большинство предприятий продолжают их использовать.

В некоторых ситуациях директор издает приказ сам для себя. Так, например, письмо Федеральной службы по труду и занятости от 19.12.2007 № 5205-6-0 разъясняет, что после избрания единоличного исполнительного органа на основании заключенного трудового договора новый руководитель оформляет приказ о вступлении в должность сам на себя.

Пример

Формулировка приказа о вступлении в должность руководителя может быть следующей:

Приказ № 29

от 12.05.20ХХ

О вступлении в должность генерального директора

На основании решения единственного участника ООО «Сенатор» от 12.05.20ХХ возлагаю полномочия генерального директора на себя.

Узнайте, как оформить документы при смене руководителя компании, в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Журнал регистрации приказов руководителя

Все оформленные распоряжения руководителя подлежат регистрации в журналах. Предпочтительно использовать отдельные журналы для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Кроме того, желательно разделить и журналы для приказов с разными сроками хранения.

Установленной на законодательном уровне формы журнала нет. Предприятие может самостоятельно разработать журнал, утвердив его форму внутренним нормативным актом. Рекомендуется использовать такие графы:

  • порядковый номер записи;
  • название и реквизиты документа;
  • краткое содержание документа;
  • фамилия лица, ответственного за составление приказа.

Посмотрите образец оформления журнала в публикации «Журнал регистрации приказов по личному составу — образец».

Журнал может как оформляться в бумажном виде, так и заполняться в электронной форме. В бумажном виде листы нумеруются, сам журнал прошивается и скрепляется сзади печатью организации и подписью ответственного лица.

Итоги

Чаще всего под распоряжением директора имеется в виду приказ. Форма приказа разрабатывается предприятием самостоятельно, но с указанием обязательных реквизитов, если документ отражает некий факт хозяйственной деятельности и является первичным учетным документом, подлежащим отражению в бухгалтерском учете.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Распоряжение – документ, который относится к локальной управленческой документации предприятия и действует строго внутри него.

Распоряжения имеют широкое распространение как в организациях коммерческого сектора, так и в государственных и бюджетных учреждениях.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк распоряжения .docСкачать образец заполнения распоряжения .doc

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Кто имеет право писать распоряжение

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Надо ли согласовывать распоряжение с директором фирмы

Распоряжения, исходящие от имени руководителя структурного подразделения или отдела, обычно являются следствием проводимой в компании стратегической политики директора и администрации фирмы – своеволие при составлении такого рода бумаг для начальников среднего звена недопустимо.

Поэтому в большинстве случаев согласовывать распоряжение с директором нет необходимости.

Надо ли давать обоснование в распоряжении

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

На что обратить внимание при составлении распоряжения

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.
При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Основные нюансы в оформлении распоряжения

Как к содержанию распоряжения, так и к его оформлению, закон не предъявляет ровно никаких требований, поэтому писать его можно на обыкновенном листе А4 формата или на фирменном бланке предприятия. Текст можно набирать на компьютере или писать от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом).

Только один момент нужно соблюдать неукоснительно: документ должен быть подписан руководителем организации или лицом, уполномоченным на визирование таких бумаг.

При этом проштамповывать его строгой необходимости нет: это следует делать только тогда, когда норма по использованию штемпельных изделий закреплена в локально-правовых актах предприятия.

Распоряжение руководства, оформленное в письменном виде нужно обязательно регистрировать в журнале учета внутренних документов.

Как, сколько времени и где хранить распоряжение

Распоряжение на период его действия нужно подшить в папку с прочей распорядительной документацией фирмы. После того, как срок актуальности пройдет, бланк можно убрать в архив организации, где он должен находиться период, прописанный для такого рода бумаг законодательством или нормативными актами фирмы.

Теме оформления отдельных видов документов посвящена глава 7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция).

Пунктом 92 Инструкции установлено, что в организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Кстати, в пункте 98 Инструкцииговорится, чтоприказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу. Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности. В пункте 94 Инструкции подчеркивается, что не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.

Указание – это правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов. Опять же, содержится оговорка о том, что не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Распорядительные документы

Согласно пункту 99 Инструкции текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании (во исполнение) нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании. Содержится требование о том, что в приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта; если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ». Установлено, что распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ» используется в случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью. При оформлении распоряжений распорядительное слово может отсутствовать, в этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а исполнитель (должностное лицо или структурное подразделение) указывается в дательном падеже. В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В то же время, распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Следует помнить, что пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Но не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от … № ….».

Говорится также, что в распорядительный документ не следует включать пункт: «Приказ довести до сведения …». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне последнего листа документа. А вот при необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Пунктом 100 Инструкции установлено, что проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.

Следует знать, что дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Согласно пункту 101 Инструкции датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания, датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях может печататься или проставляться от руки.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан иной срок.

Составляем протокол

В соответствии с пунктом 103 Инструкции протокол – это документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Установлено, что протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной формы, краткой формы и сокращенной формы. Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа) на основании рукописных, стенографических, аудио- или других записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.).

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один. Наверное, всем известно, что датой протокола является дата проведения заседания.

Что касается текста документа, то согласно пункту 108 Инструкции он делится на вводную и основную части. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в алфавитном порядке. Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки.

Например:

Присутствовали – 19 человек (список прилагается).

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек. В протоколах дополнительно может указываться количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии.

Установлено, что при вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. При этом, в разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка; в разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ», в этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них; в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.

А вот в протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения. В то же время, в случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания. В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Однако решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.

Пункт 109 Инструкции говорит о том, что протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Кстати, порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы.

Акты

Согласно пункту 111 Инструкции акт – это документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?») или родительном падеже («акт – чего?»). Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.

Установлено, что текст акта должен состоять из вводной и констатирующей частей.

Во вводной части указывается основание для составления акта и перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. Основанием для составления акта может являться нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации, плановое задание и др. При перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты. В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам (акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, акты проверки, акты приема объектов в эксплуатацию и др.). Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта.

Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. – в дело № 10-11

2-й экз. – директору предприятия

3-й экз. – в бухгалтерию предприятия

В Инструкции сказано, что число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью.

Акт согласно пункту 115 Инструкции подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При подписании акта указывается распределение обязанностей членов комиссии без указания их должностей. Первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте.

Нужно иметь в виду, что акты, предписывающие выполнение определенных действий, подлежат утверждению должностным лицом, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для составления акта.

Акты проверок по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, подписываются проверяющим (руководителем проверки) контролирующего (надзорного) органа, органа, осуществляющего ведомственный контроль, а также представителем проверяемого субъекта, лицом, осуществляющим руководство бухгалтерским учетом проверяемого субъекта, в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь.

Докладная записка

Согласно пункту 118 Инструкции докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

А в зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5. Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации и оформляются на общем бланке.

Что касается текста докладной записки, то он также должен состоять из вводной и основной частей. В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ. В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы.

Пунктом 122 Инструкции установлено, что внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации.

Датой докладной записки является, естественно, дата ее подписания.

Справки

В соответствии с пунктом 124 Инструкции справка – это информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. Служебная справка – официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.). Личная справка – официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.).

В зависимости от адресата справки делятся на внутренние и внешние. Внутренние справки адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или A5. Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или частному лицу и оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа.

Установлено, что текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки. Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом.

Например:

По состоянию на 11.05.2008

или

За период с 01.01.2007 по 31.12.2008

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения. Не допускается использование речевых оборотов «выдана настоящая», «действительно работает». При наличии используются типовые формы справок, утверждаемые республиканскими органами государственного управления в установленном законодательством Республики Беларусь порядке.

Пунктом 129 Инструкции установлено, что внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несет ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки.

Датой справки является дата ее подписания.

В Инструкции оговаривается, что разновидностью служебных справок являются сводки (об исполнении документов, сводка предложений и т.д.). Сводки оформляются в виде таблиц, графиков.

Письмо

Отдельное внимание уделено в данном разделе Инструкции такому важному документу как письмо. Согласно пункту 133 Инструкции письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Установлено, что письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов, а не секретарем по любому случаю, как это очень часто бывает.

Подписываются письма руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в локальных правовых актах организации. Датой письма является дата его подписания.

по состоянию на 25 января 2005 года

<<< Главная страница |

Распоряжения: порядок подготовки, оформления, издания

К числу документов, регулирующих трудовые отношения в учреждении, организации, на предприятии (далее – организация), Трудовой кодекс Республики Беларусь относит распоряжение. Так, ст. 54 ТК гласит, что при приеме на работу наниматель обязан оформить заключение трудового договора приказом или распоряжением; ст. 152 ТК установлено, что отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске.

Распоряжение как вид документа входит в систему организационно-распорядительной документации (ОРД). Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» ОРД – это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда. В системе ОРД выделяются подсистемы распорядительной, организационной и справочно-информационной документации. Важнейшую роль в обеспечении процессов управления и организации управленческого труда играют документы распорядительные (приказы, распоряжения, указания, постановления, решения) и организационные (уставы, положения, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатные расписания и др.). Справочно-информационные документы (письмо, акт, справка, докладная записка и др.) содержат, главным образом, информацию, на основании которой принимаются управленческие решения; в них фиксируются результаты исполнения принятых решений.

Распорядительная документация – это совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций. В распорядительных документах в юридически значимой форме фиксируются основные управленческие решения.

Самым распространенным распорядительным документом, издаваемым в большинстве организаций Республики Беларусь, является приказ. В ряде организаций вместо приказов издаются распоряжения, а в некоторых – и приказы, и распоряжения.

Итак, что же такое распоряжение, каковы требования к его подготовке и оформлению?

Сразу необходимо оговорить, что нормативные правовые акты в очень незначительной степени регламентируют вопросы издания, подготовки и оформления распоряжений

(в отличие, например, от приказов).

Согласно <<<Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13>>> (далее – Примерная инструкция по делопроизводству), распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Как видно из определения, распоряжение издается для решения оперативных вопросов основной деятельности, что существенно сужает сферу применения этого вида документа при реализации распорядительных функций. Это обусловлено тем, что решение основных задач организации, управляемой на основе принципа единоначалия, фиксируется в издаваемых ее руководителем приказах, а коллегиальные органы государственного управления вместо приказов принимают решения или постановления. Другой принципиальной позицией, зафиксированной в определении, является то, что распоряжение издается руководителем организации или его заместителем единолично.

Например, областные, районные и городские исполнительные комитеты, администрации районов в городах, являясь по статусу коллегиальными органами, принимают по основным задачам своей деятельности решения. Совет Министров (также коллегиальный орган управления) принимает в этих целях постановления. Для решения же оперативных вопросов основной деятельности руководители этих коллегиальных органов (соответственно, председатели исполкомов, главы администраций в городах, Премьер-министр Республики Беларусь) единолично издают распоряжения.

Достаточно часто распоряжения издаются руководителями коллегиальных органов в соответствии с принятыми решениями и постановлениями, а также во исполнение нормативных документов и поручений вышестоящих органов. Рассмотрим примеры.

<<<Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»>>> утверждены образцы гербовых бланков документов государственных органов, а <<<постановлением Совета Министров от 31 июля 2000 г. № 1172 утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь>>>. Например, в соответствии с этими нормативными правовыми актами председателем облисполкома может быть издано распоряжение, в котором будут определены должностные лица, осуществляющие контроль за выполнением требований Указа Президента и постановления Правительства, установлен порядок учета, хранения, выдачи и уничтожения соответствующих бланков в облисполкоме и т.п.

Например, городским исполнительным комитетом принимается решение «О мерах по обеспечению сохранности документов ликвидированных субъектов хозяйствования». Решением предусмотрено выполнение целого комплекса мероприятий, в том числе проведение выборочной проверки сохранности документов по личному составу в негосударственных организациях города. В соответствии с принятым решением председателем горисполкома может быть издано распоряжение о создании комиссии по проведению указанной проверки, в котором будет определен состав комиссии, конкретизированы ее задачи, определена форма представления результатов проверки и т.д.

Издание в коллегиальных органах распоряжений наряду с решениями и постановлениями, обусловленное необходимостью оперативного решения возникающих вопросов, позволяет существенно сократить круг вопросов, выносимых на рассмотрение коллегиальных органов, которые получают за счет этого возможность сосредоточиться на решении основных, принципиальных задач своей деятельности.

Аналогичные цели имеет издание распоряжений и в организациях, управляемых на основе принципа единоначалия. При этом следует обратить внимание, что на практике издание распоряжений осуществляется не во всех организациях, а только на предприятиях (т.е. организациях, работающих в сфере производства). Этот принцип в свое время был закреплен в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике от 4 сентября 1973 г. № 435, которая, хотя и активно внедрялась в организациях всех уровней, не имела официального статуса нормативного документа, обязательного к исполнению.

В организациях, не связанных с производством (т.е. учреждениях, например министерствах, НИИ), издание распоряжений не предусматривалось. Документирование решений по оперативным вопросам осуществлялось путем издания приказов, в том числе приказов по административно-хозяйственным вопросам, а также указаний (распорядительных документов, издаваемых по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов).

Подобная практика обусловлена тем, что предприятия имеют, как правило, сложную структуру управления, значительный штат руководящих работников с самой широкой компетенцией. Согласно установкам 70–80-х гг. признавалось целесообразным оставлять за руководителем предприятия издание приказов по основным вопросам деятельности; издание распоряжений по оперативным вопросам деятельности возлагалось на заместителей руководителя предприятия, допускалось также издание распоряжений главными специалистами (главным инженером, главным энергетиком и др.) согласно их компетенции.

В связи с этим приведем определение распоряжения, содержащееся в ЕГСД: «распоряжение – правовой акт, издаваемый руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан».

В некоторой степени такой подход к разграничению компетенции должностных лиц по изданию приказов и распоряжений прослеживается и в определениях этих видов документов, которые содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству. Сравним: «Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия для разрешения основных задач, стоящих перед организацией». Как видно, если приказ однозначно определяется как правовой акт, издаваемый руководителем, то определение распоряжения, данное в Примерной инструкции по делопроизводству, допускает возможность издания распоряжений и руководителем организации (коллегиального органа), и его заместителем.

Хотя более детально полномочия руководителей по изданию распоряжений в ныне действующих нормативных правовых актах не регламентируются, практика издания приказов и распоряжений, сложившаяся в 70–80-х гг., в основном сохраняется и сегодня.

Необходимо обратить внимание на то, что право издания распоряжений должно закрепляться в организационно-правовых документах предприятия (например, уставе) либо делегироваться руководителем путем издания распорядительного документа (приказа). Следует отметить, что руководитель имеет право делегировать своим заместителям также право издания приказов по определенным вопросам.

Так как распоряжения издаются для решения оперативных вопросов деятельности организаций, не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным, принципиальным задачам, стоящим перед организацией (в этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы). Косвенно это нашло отражение в <<<Законе Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»>>>, согласно которому постановления, решения и приказы отнесены к числу нормативных правовых актов, а распоряжения Премьер-министра и председателей палат Парламента – Национального собрания Республики Беларусь – к числу ненормативных правовых актов. Исключение делается только для распоряжений Президента Республики Беларусь: они являются ненормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Президентом Республики Беларусь.

Так как распоряжение является распорядительным документом, издаваемым единолично руководителем организации, к его составлению и оформлению предъявляются требования, аналогичные тем, которые установлены для приказов.

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы составления и оформления распоряжений, является Примерная инструкция по делопроизводству. Кроме нее при подготовке и оформлении распоряжений надлежит руководствоваться следующими нормативными и методическими документами по делопроизводству:

§Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

§Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95, утвержденные приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 3 апреля 1996 г. № 14;

§Унифицированная система организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм, утвержденные Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).

Распоряжение является правовым актом, поэтому при его составлении следует соблюдать требования четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов. Соблюдение этих требований обеспечивает юридическую полноценность документа, позволяет добиться оперативного его исполнения, правильного и всестороннего решения обозначенных в нем вопросов.

Как и приказы, распоряжения делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Рассмотрим правила оформления распоряжений по основной деятельности.

Распоряжения оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для распоряжений.

Общий бланк, как видно из его названия, может использоваться при составлении любого организационно-распорядительного документа (приказа, положения, распоряжения, акта, справки и т.д.), за исключением письма, для которого предусмотрен специальный бланк. На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа:

§Государственный герб Республики Беларусь – если организация является государственной;

§товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации – если они зарегистрированы в установленном порядке;

§наименование вышестоящей организации – если она имеется;

§полное и сокращенное наименования организации – автора документа в соответствии с уставом организации (положением об организации);

§ограничительные линии для даты и индекса документа;

§место издания (составления) документа.

Между наименованием организации и ограничительными линиями для даты и индекса документа на общем бланке оставляется свободное место, которое используется для написания названия вида документа (распоряжение, акт, справка). При изготовлении бланка следует помнить, что в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 государственные органы и организации, обязанные помещать на бланки изображение Государственного герба Республики Беларусь, должны оформлять все реквизиты общего бланка продольным способом на двух языках (белорусском и русском). Ниже приведен макет оформления общего бланка:

Государственный герб
Республики Беларусь
Назва вышэйстаячай арган³зацы³ Наименование вышестоящей организации Назва арган³зацы³ Наименование организации
(Назва в³ду дакумента) (Название вида документа)
___________ № _______________
Месца складання або выдання Место составления или издания

Негосударственные организации, не имеющие права помещать изображение Государственного герба на бланки, могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (белорусском или русском) с продольным или угловым расположением реквизитов. Ниже приведен макет оформления общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов:

Товарный знак
(знак обслуживания)
Наименование организации
(Название вида документа)
_____________ № ___________
Место составления или издания

Если общий бланк используется для составления распоряжения, то на свободном месте (на макетах обозначено словами «Назва в³ду дакумента» и «Название вида документа», заключенными в скобки) впечатывается название этого вида документа (соответственно РАСПАРАДЖЭННЕ и РАСПОРЯЖЕНИЕ). Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) и в кавычки не заключается.

Организация может изготовить и специальный бланк для распоряжений в целях облегчения и ускорения их подготовки. Его отличие от общего бланка заключается в том, что на нем сразу указывается название вида документа, для которого он предназначен. Макет бланка для распоряжений приведен ниже:

Государственный герб
Республики Беларусь
Назва вышэйстаячай арган³зацы³ Наименование вышестоящей организации Назва арган³зацы³ Наименование организации
РАСПАРАДЖЭННЕ РАСПОРЯЖЕНИЕ
___________ № _______________
Месца складання або выдання Место составления или издания

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении распоряжения используются следующие реквизиты:

§заголовок к тексту;

§текст;

§подпись;

§визы;

§дата;

§индекс.

Заголовок распоряжения формулируется с помощью предлога О (Об) и отглагольного существительного в предложном падеже, например:

О проведении аттестации руководителей и специалистов, Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности, Об обеспечении выполнения плана выпуска продукции в III квартале, Об утверждении структуры и штатной численности комитетов и управлений Минского горисполкома и т.п.

Текст распоряжения является основным информационным элементом документа и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания распоряжения. Как правило, констатирующая часть распоряжения начинается с абзаца словами в связи, в целях, в соответствии и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания распоряжения излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющим словом (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном или родительном падеже, например:

В соответствии с указаниями…;

В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности…;

В целях выполнения плана выпуска продукции…

Если распоряжение издается на основании или во исполнение нормативного правового акта или распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, индекса и заголовка, а в отдельных случаях и с изложением краткого содержания документа. Констатирующая часть распоряжения в этом случае может оформляться следующим образом:

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»;

или:

Основание: Указ Президента Республики Беларусь от … № … «О…».

Если распорядительная часть не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть распоряжения по основной деятельности начинается словом ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ, которые печатаются прописными буквами от 0-го положения табулятора, то есть от границы левого поля, без кавычек и без разрядки (пробелов между буквами). Слово ПРЕДЛАГАЮ используется в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности. После констатирующей части текста перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в соответствии с общими правилами пунктуации.

Текст распорядительной части начинается с новой строки с абзаца.

В случае необходимости текст распоряжения делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, в винительном – после ОБЯЗЫВАЮ) – действие (обозначенное глаголом в неопределенной форме) – срок исполнения. Например:

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от … № … «О…»

ОБЯЗЫВАЮ:

Начальника отдела по архивам и делопроизводству Е.В.Позняк подготовить предложения по созданию Минского городского архива и внести их на рассмотрение Минского горисполкома до 15.02.2003.

При оформлении распоряжений по основной деятельности распорядительное слово может опускаться (такая практика в последнее время получила наибольшее распространение). В этом случае в конце констатирующей части ставится двоеточие, а наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения пишутся в дательном падеже. Например:

Во исполнение Указа Президента Республики Беларусь от … № … «О…»:

1. Утвердить структуру и штатную численность комитетов и управлений Минского горисполкома.

2. Председателям комитетов подготовить и представить на утверждение штатные расписания.

Срок представления – 15.02.2003.

Распорядительная часть заканчивается, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответственного за контроль исполнения документа или конкретных его пунктов. Для этого используется устойчивое выражение: Контроль за исполнением распоряжения возложить на… и приводится наименование структурного подразделения или наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль (указываются в винительном падеже). Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, то это значит, что контроль за исполнением распоряжения будет осуществляться руководителем, его издавшим. Формулировки типа Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой не допускаются.

Многие распоряжения содержат приложения (всевозможные формы, графики и т.п.). В распоряжении обязательно должно содержаться указание на наличие таких приложений. Необходимо обратить внимание, что в распоряжении отметка о наличии приложения как отдельный реквизит не оформляется. Указание на наличие приложения дается непосредственно в тексте распоряжения или в скобках, без кавычек, например: согласно приложению, (см. приложение), по прилагаемой форме – если приложение одно; или (приложение 1), (приложение 2) – если их несколько. Например:

Утвердить формы бланков … (приложения 1–3).

На приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. СТБ 6.38-95 не выделяет ее как самостоятельный реквизит, однако определяет, что она включает в себя слово «Приложение», дату и номер соответствующего распоряжения1. Например:

Приложение
к распоряжению заместителя
генерального директора завода
20.01.2003 № 18

Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами. Например:

Приложение 1
к распоряжению заместителя
генерального директора завода
20.01.2003 № 18р

Если приложение к распоряжению является самостоятельным документом и утверждается этим распоряжением, то на приложении в правом верхнем углу вместо соответствующей отметки оформляется гриф утверждения. Например:

УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение Председателя
Минского горисполкома
31.01.2003 № 50р

Следует обратить внимание на то, что гриф утверждения и отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, являются взаимоисключающими, т.е. в каждом конкретном случае при подготовке распоряжения оформляется только один из этих информационных элементов.

Проекты распоряжений подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Первым визирует проект распоряжения исполнитель, т.е. представитель структурного подразделения, в котором оно было подготовлено. При несогласии визирующих с содержанием распоряжения или отдельными его положениями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Замечания оформляются на отдельном листе и прилагаются к проекту распоряжения. Например:

Юрисконсульт
Подпись А.Е.Байкулов
18.02.2003 Замечания прилагаются

Отказываться от визирования проекта распоряжения запрещено. При наличии замечаний (дополнений) у визирующих составитель дорабатывает (корректирует) проект. В том случае, если разногласия по проекту распоряжения урегулировать в рабочем порядке не удается, окончательное решение принимает должностное лицо, которое его подписывает.

Все визы проставляются на последнем листе первого экземпляра проекта распоряжения ниже подписи. Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует располагать их на оборотной стороне листа.

Согласованный проект распоряжения с замечаниями визирующих лиц и заключением составителя на замечания представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. При подписании руководитель проставляет дату, после чего распоряжение передается на регистрацию. Распоряжение должно быть зарегистрировано в день подписания. Соответственно, датой распоряжения является дата его подписания.

Дата в распоряжениях оформляется цифровым способом, например: 20.01.2003. Цифровой способ используется не только при датировании документа, но также при указании даты в тексте приказа, а также во всех других реквизитах (визы, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Регистрируются распоряжения отдельно от других видов распорядительных документов (постановлений, решений, приказов). Регистрационным индексом распоряжения является его порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года, который может быть дополнен иными (буквенными, цифровыми) обозначениями.

В приложениях приведены макет, унифицированная форма и примерные образцы распоряжений по основной деятельности.

Приложение 1

Макет распоряжения

Наименование организации
РАСПОРЯЖЕНИЕ
00.00.0000№
г.
Краткое содержание, выраженное
с помощью отглагольного существительного
в предложном падеже; начинается
предлогом «О»
Текст констатирующей части распоряжения обычно начинается устойчивыми формулировками: В соответствии…; В целях…; Во исполнение… и т.д.
Распорядительная часть может начинаться словом
ОБЯЗЫВАЮ:
(наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения пишутся в винительном падеже).
Если согласно действующему законодательству или правовым актам организации исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности (специальности), распорядительная часть начинается словом
ПРЕДЛАГАЮ:
(наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения пишутся в дательном падеже).
Распорядительное слово (ОБЯЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ) в распоряжении может отсутствовать:
1. Текст каждого пункта излагается в повелительной форме и строится по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы, фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения) – действие (глагол в неопределенной форме) – срок исполнения.
2. В последнем пункте распоряжения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения (Контроль за исполнением распоряжения возложить на…).
Наименование должности руководителя
или одного из заместителей Подпись Инициалы, фамилия
Визы

Приложение 2

Образец распоряжения

Реквизиты бланка предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
27.09.2003№ 41
г. Минск
Об обеспечении сохранности
бланков строгой отчетности
В целях обеспечения сохранности бланков строгой отчетности:
1. Назначить главного бухгалтера Т.М.Домейкову ответственной за поступление и хранение бланков строгой отчетности.
2. Создать комиссию по списанию бланков строгой отчетности в составе:
Председатель – зам. генерального директора В.Д.Селезнев.
Члены комиссии: 1. Бухгалтер А.М.Черноусова.
2. Инспектор по кадрам Л.И.Светлая.
Генеральный директор Подпись П.И.Каравайчик
Визы

Приложение 3

Унифицированная форма распоряжения

по основной деятельности

Приложение 4

Образец распоряжения

Реквизиты бланка предприятия
РАСПОРЯЖЕНИЕ
27.09.2003№ 54
г. Минск
Об обеспечении выполнения плана
вязального цеха в IV квартале 2003 г.
В целях обеспечения запланированного выпуска продукции вязального цеха
в IV квартале 2003 г.
ОБЯЗЫВАЮ:
1. Начальника отдела снабжения М.Ф.Шунейко подготовить уточненный график поставок сырья акционерным обществом «Заря» в IV квартале 2003 г.
Срок исполнения – 05.10.2003.
2. Начальника вязального цеха А.И.Сынкуса подготовить предложения по сокращению трудозатрат на производство единицы продукции и представить их на рассмотрение дирекции предприятия.
Срок представления – 15.10.2003.
Зам. директора предприятия Подпись С.Б.Журкевич
Визы