Реестр счетов фактур, образец

Предназначение журнала полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал) – это налоговый регистр, введенный в практику налогового учета постановлением Правительства России № 1137, принятым 26.12.2011. До 2015 года все фирмы и ИП просто фиксировали в нем выданные контрагентам и полученные от партнеров счета-фактуры.

Структура журнала с 2011 года не изменилась и по-прежнему включает 2 части: в первой фиксируются выставленные документы, во второй — полученные.

Но поменялись правила работы с журналом. Они следующие:

  • ведите журнал, только если относитесь к категории посредников, обязанных это делать;
  • оформляйте его и представляйте в налоговую инспекцию ежеквартально;
  • вести журнал желательно в электронной форме – в таком виде он передается налоговикам (хотя оформление на бумаге не запрещено);
  • записывайте счета-фактуры в хронологическом порядке (по дате их получения или выставления);
  • заполняя строки и графы журнала (или корректируя их) сверяйтесь с правилами, описанными в приложении 3 к постановлению № 1137;
  • внимательно проверяйте коды операций (где их посмотреть, узнайте из сообщения);
  • после окончания каждого квартала заверяйте журнал подписью руководителя (или уполномоченного работника), страницы бумажного журнала пронумеруйте и прошнуруйте (если ведете его на бумаге);
  • ежеквартально передавайте журнал (заверенный УКЭП) налоговикам по электронным каналам связи;
  • храните журналы как минимум 4 года с даты последней записи в каждом из них.

Основные правила оформления журнала действуют с момента вступления в силу постановления № 1137 и с тех пор не изменились. Единственная поправка 2019 года была внесна в них в связи с заменой ставки НДС 18% на ставку 20%.

О том, как сейчас выглядит этот налоговый регистр и кто его обязан оформлять, узнайте из следующего раздела.

Кто обязан вести журнал учета счетов-фактур в 2019 году

На сегодняшний день обязанность по ведению журнала осталась только у действующих от своего имени посредников:

  • агентов и субагентов;
  • комиссионеров и субкомиссионеров;
  • экспедиторов, организующих исполнение услуг с привлечением третьих лиц;
  • застройщиков, привлекающих к строительству подрядчиков.

Такой перечень лиц, обязанных вести журнал, содержит последняя редакция постановления № 1137, действующая с 01.10.2017. Необходимо отметить, что и до указанной даты оформлять журнал всем этим лицам тоже было обязательно, хотя напрямую они там прописаны не были (речь идет о субагентах и субкомиссионерах).

Обновленная редакция постановления № 1137 освободила часть посредников от необходимости заполнения журнала. С 4-го квартала 2017 года они вправе не оформлять журнал, если:

  • реализуют товары иностранным фирмам, не состоящим на налоговом учете в нашей стране (п. 5 ст. 161 НК РФ);
  • продают товар по поручению комитента покупателям – неплательщикам НДС и не выписывают счета-фактуры с их согласия (подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ);
  • по условиям договора с заказчиком включают стоимость приобретенных от своего имени товаров (работ, услуг) в расходы.

Какие еще новшества и корректировки нужно учесть при заполнении журнала с 01.10.2017, узнайте из материала.

Образец заполненного журнала вы можете скачать на нашем сайте.

ПОРЯДОК
ПРЕДСТАВЛЕНИЯ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ В НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ
РЕЕСТРОВ СЧЕТОВ-ФАКТУР В ЦЕЛЯХ ПРИМЕНЕНИЯ НАЛОГОВЫХ
ВЫЧЕТОВ ПО АКЦИЗАМ И ПРОСТАВЛЕНИЯ НАЛОГОВЫМИ
ОРГАНАМИ ОТМЕТОК НА РЕЕСТРАХ СЧЕТОВ-ФАКТУР,
ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКАМИ

Приказ ФНС России от 10.02.2017 N ММВ-7-3/178@ (ред. от 18.12.2018) «Об утверждении форм реестров счетов-фактур, порядка их заполнения, порядка представления реестров счетов-фактур в налоговые органы и проставления налоговыми органами отметок на… Приложение N 10 Утвержден приказом ФНС России от 10.02.2017 N ММВ-7-3/178@

Список изменяющих документов

(в ред. Приказа ФНС России от 18.12.2018 N ММВ-7-3/818@) 1. Реестры счетов-фактур, указанные в подпункте 3 пункта 11, подпункте 2 пункта 13 и подпункте 3 пункта 15 статьи 201 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Налоговый кодекс), представляются в налоговый орган в двух экземплярах: 1) покупателями денатурированного этилового спирта, имеющими свидетельство на производство неспиртосодержащей продукции — при получении (приобретении в собственность) денатурированного этилового спирта; 2) покупателями прямогонного бензина, имеющими свидетельство на переработку прямогонного бензина — при получении (приобретении в собственность) прямогонного бензина у налогоплательщиков, имеющих свидетельство на производство прямогонного бензина; 3) покупателями прямогонного бензина, имеющими свидетельство на переработку прямогонного бензина — при получении (приобретении в собственность) прямогонного бензина у не имеющих свидетельства на производство прямогонного бензина собственников прямогонного бензина, произведенного на давальческой основе. 2. Реестры счетов-фактур, указанные в подпункте 1 пункта 14, подпункте 3 пункта 20, подпункте 3 пункта 21, подпункте 2 пункта 25 и подпункте 4 пункта 28 статьи 201 Налогового кодекса, представляются в налоговый орган в одном экземпляре: (в ред. Приказа ФНС России от 18.12.2018 N ММВ-7-3/818@) (см. текст в предыдущей редакции) 1) лицами, имеющими свидетельство на производство прямогонного бензина и (или) свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом, осуществившими предусмотренную в подпункте 12 пункта 1 статьи 182 Налогового кодекса операцию по передаче произведенного ими из собственного сырья прямогонного бензина на переработку на давальческой основе в продукцию нефтехимии, прямогонный бензин, бензол, параксилол или ортоксилол лицу, имеющему свидетельство на переработку прямогонного бензина и (или) свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом, осуществившему указанную переработку; 2) покупателями, имеющими свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом — при получении (приобретении в собственность) бензола, параксилола или ортоксилола; 3) покупателями авиационного керосина, включенными в Реестр эксплуатантов гражданской авиации Российской Федерации и имеющими сертификат (свидетельство) эксплуатанта — при получении (приобретении в собственность) авиационного керосина по договору с российской организацией; 4) лицами, имеющими свидетельство о регистрации лица, совершающего операции по переработке средних дистиллятов; (пп. 4 введен Приказом ФНС России от 18.12.2018 N ММВ-7-3/818@) 5) лицами, имеющими свидетельство о регистрации лица, совершающего операции по переработке нефтяного сырья. (пп. 5 введен Приказом ФНС России от 18.12.2018 N ММВ-7-3/818@) 3. Реестры счетов-фактур, указанные в пунктах 1 и 2 настоящего порядка, представляются в налоговый орган налогоплательщиком лично или через его законного или уполномоченного представителя, либо направляются в виде почтового отправления с описью вложения. 4. Датой представления в налоговый орган реестров счетов-фактур лицами, указанными в пунктах 1 и 2 настоящего порядка, является дата регистрации сданных реестров счетов-фактур в налоговом органе. 5. Изменения в реестр счетов-фактур после его представления в налоговый орган вносятся путем представления уточненного реестра счетов-фактур. Уточненный реестр счетов-фактур представляется в налоговый орган в порядке, предусмотренном пунктом 3 настоящего порядка. 6. Датой представления в налоговый орган уточненных реестров счетов-фактур лицами, указанными в пунктах 1 и 2 настоящего порядка, является дата регистрации уточненных реестров счетов-фактур в налоговом органе. 7. При представлении уточненного реестра счетов-фактур указывается номер уточнения (например, «1», «2» и так далее), а также регистрационный номер и дата регистрации, проставленные налоговым органом в первично представленном реестре счетов-фактур. 8. Регистрационный номер, проставляемый на реестре счетов-фактур (уточненном реестре счетов-фактур) формируется на основе порядкового номера, указываемого в соответствующих журналах регистрации реестров счетов-фактур за текущий календарный год. По окончании календарного года нумерация возобновляется. 9. Налоговые органы ведут журналы регистрации реестров счетов-фактур по установленным формам, приведенным в приложениях N 1, N 2, N 3, N 4, N 5, N 6, N 7 и N 8 к настоящему порядку. (в ред. Приказа ФНС России от 18.12.2018 N ММВ-7-3/818@) (см. текст в предыдущей редакции) 10. Отметка налогового органа проставляется на каждой странице всех экземпляров представленных реестров счетов-фактур (уточненных реестров счетов-фактур) в случае соответствия сведений, указанных в представленной налогоплательщиком налоговой декларации по акцизам, сведениям, содержащимся в представленных им реестрах счетов-фактур. 11. Проставление отметки на реестре счетов-фактур (уточненном реестре счетов-фактур) осуществляется должностным лицом налогового органа посредством проставления штампа с указанием даты регистрации и регистрационного номера, удостоверяемой личной подписью должностного лица налогового органа. При отсутствии в реестре счетов-фактур по прямогонному бензину из давальческого сырья (приложение N 3 к настоящему приказу) данных о производителе прямогонного бензина из давальческого сырья отметка налогового органа на данном реестре не проставляется. 12. Отметка налогового органа на представленном реестре счетов-фактур (уточненном реестре счетов-фактур) проставляется не позднее пяти дней с даты представления налогоплательщиком реестров счетов-фактур (уточненных реестров счетов-фактур). 13. Один экземпляр реестра счетов-фактур с отметкой налогового органа возвращается лицам, указанным в пункте 1 настоящего порядка, либо их законным или уполномоченным представителям по истечении срока, установленного для проставления отметки налогового органа. Второй экземпляр реестров счетов-фактур хранится в налоговом органе. 14. Реестры счетов-фактур, представленные в налоговый орган в соответствии с пунктом 2 настоящего порядка в одном экземпляре, хранятся в налоговом органе.

  • Приложение N 1. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных налогоплательщиками, имеющими свидетельство на производство денатурированного этилового спирта (Форма по КНД 1145050)
  • Приложение N 2. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных лицами, имеющими свидетельство на производство прямогонного бензина, при реализации прямогонного бензина, произведенного из собственного сырья, налогоплательщику, имеющему свидетельство на переработку прямогонного бензина (покупателю прямогонного бензина) (Форма по КНД 1145051)
  • Приложение N 3. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных собственниками давальческого сырья, при реализации прямогонного бензина, произведенного из этого сырья, налогоплательщику, имеющему свидетельство на переработку прямогонного бензина (покупателю прямогонного бензина) (Форма по КНД 1145055)
  • Приложение N 4. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных лицами, имеющими свидетельство на переработку прямогонного бензина и (или) свидетельств о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом, лицам (собственникам прямогонного бензина), имеющим свидетельство на производство прямогонного бензина и (или) свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом, совершившим операции, предусмотренные подпунктом 12 пункта 1 статьи 182 Налогового кодекса Российской Федерации (Форма по КНД 1145052)
  • Приложение N 5. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных поставщиками бензола, параксилола или ортоксилола налогоплательщику, имеющему свидетельство о регистрации лица, совершающего операции с бензолом, параксилолом или ортоксилолом (Форма по КНД 1145053)
  • Приложение N 6. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных российскими поставщиками авиационного керосина, налогоплательщику, включенному в Реестр эксплуатантов гражданской авиации Российской Федерации и имеющему сертификат (свидетельство) эксплуатанта (Форма по КНД 1145054)
  • Приложение N 7. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных налогоплательщику поставщиком средних дистиллятов лицу, имеющему свидетельство о регистрации лица, совершающего операции по переработке средних дистиллятов (Форма по КНД 1145048)
  • Приложение N 8. Журнал регистрации реестров счетов-фактур, выставленных налогоплательщику поставщиками нефтяного сырья лицу, имеющему свидетельство о регистрации лица, совершающего операции по переработке нефтяного сырья (Форма по КНД 1145049)

Открыть полный текст документа

Особенности документа и образец журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

Журнал учета счетов-фактур имеет унифицированную, обязательную к использованию форму, утвержденную на законодательном уровне. Функция по заполнению журнала обычно возлагается на специалиста отдела бухгалтерии.

Данный документ состоит из стандартной «шапки» и двух разделов.

Заполнение первой страницы формы

В «шапку» вносится:

  • наименование организации;
  • ее ИНН, КПП;
  • квартал, за который сдается отчетность по счетам-фактурам.

Далее в первый раздел журнала включаются сведения о выданных счетах-фактурах.

Некоторые организации – банковские, кредитные учреждения, страховые компании, негосударственные пенсионные фонды, ПИФы и т.д.- заполняют только этот отрезок журнала. При этом если выдача счетов-фактур вообще не производилась, данный раздел можно оставлять незаполненным.

Информация в первую часть вписывается, исходя из даты выставления каждого счета-фактуры, по хронологии. При этом учитываются все бланки, в том числе корректировочные и исправленные, вне зависимости от того, оформлены они в печатном виде (в компьютере) или в «живом».

После формирования счета-фактуры в журнал следует внести:

  • дату, код выполненной операции, число-месяц-год и номер заполнения бланка;
  • при необходимости реквизиты всех правленых и корректировочных документов;
  • название покупателя, его ИНН, КПП;
  • информацию о посреднической деятельности;
  • денежную единицу, в которой осуществляется платеж по счету-фактуре;
  • размер стоимости товарно-материальных ценностей, услуг, работ, в том числе НДС;
  • данные о разнице с корректировочными документами (если таковые были).

Заполнение второй страницы формы

Вторая часть документа отведена под информацию о полученных счетах-фактурах. Данные сюда включаются также строго по порядку, вне зависимости от того, в какой форме они пришли – в бумажной или электронной. Сведения сюда вносятся аналогично первому разделу.

После окончания журнала

После завершения очередного квартала, журнал необходимо распечатать. Все его листы пронумеровываются, скрепляются толстой, суровой нитью (но только не степлером), проштамповываются (при условии, конечно, что компания использует штемпельные изделия для визирования бумаг) и заверяются подписью ответственного сотрудника.

Затем журнал должен подписать руководитель предприятия. Электронную версию журнала перед передачей в налоговую службу необходимо подписать с помощью официальной электронной цифровой подписи.

Хранить журналы учета счетов-фактур следует период, установленный законодательством или срок, прописанный во внутренних нормативно-правовых актах фирмы (но не менее четырех лет). После утраты актуальности и истечения срока хранения, бланк можно удалить из компьютера или уничтожить (бумажную версию) с соблюдением установленной законом процедуры.

Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур — это документ, который обязаны вести все организации, действующие в интересах третьих лиц от своего имени. В их число входят агенты, помогающие в приобретении и реализацаии товаров и услуг, застройщики, экспедиторы и комиссионеры. Такие посредники могут быть плательщиками НДС или просто налоговыми агентами, от этого их обязанность не зависит. По итогам каждого квартала документ должен быть сдан в ФНС. Как это сделать правильно — в статье. КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Получить доступ

Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета — базовая и наиболее часто используемая. Вcе нюанcы такой формы были отражены в далеком 1960 году — в Письме Минфина СССР от 08.03.1960 N 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства». Письмо не отменено и является действующим и по сей день. В нем разъяснены способы ведения бухучета и перечислены основные документы: в том числе журнал учета счетов-фактур и журналы ордера бухгалтерского учета по счетам (скачать образцы и пользоваться ими вы сможете, дочитав статью до конца). Подробно об этом можно прочитать в статье «Журнально-ордерная система ведения бухгалтерского учета».

Форма журнала учета счетов-фактур

Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утвержден журнал учета счетов фактур 2019: кто сдает и когда — также сказано в постановлении. В 2019 году эту форму должны заполнять посредники только в тех отчетных кварталах, когда были выставлены или получены счета-фактуры. Регистрировать в нем необходимо все входящие и исходящие счета. Вести журнал учета выданных счетов фактур можно как в бумажном, так и в электронном виде, постановление кабмина не ограничивает организации в этом вопросе. Но сдавать документ в ФНС разрешается исключительно в электронном формате. В связи с этим посредникам удобнее вести его на компьютере. Формат электронного документа утвержден Приказом ФНС России от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@. К тому же даже те категории агентов, которые имеют возможность этого не делать и вправе вести учетный журнал в бумажном варианте, должны будут отобразить все данные в налоговой декларации по НДС. В этом случае данные в отчет все равно придется разносить вручную, тогда как просто загрузить готовый xml-файл в систему гораздо проще. Заполняется реестр поквартально и состоит из двух частей.

Образец заполнения журнала учета счетов-фактур

При оформлении реестра следует учесть, какие коды видов операций указывать. Это очень важно, потому что налоговики, проводя перекрестные проверки отчетности поставщиков и покупателей, участвующих в посреднической сделке, в первую очередь обращают внимание на соответствие этих реквизитов. Найти коды видов операций можно в приложении к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@, который вступил в силу 01 июня 2016 года. С этой даты в учетном журнале счетов-фактур необходимо указывать новые коды по НДС. Всего таких кодов 24 кода, они приведены в таблице. До этого их было всего 13, поэтому ошибиться стало проще и внимания требуется больше.

Коды видов операций по НДС

Значения кодов определены в Письме ФНС России от 20.09.2016 N СД-4-3/17657@ — перечень можно скачать в конце статьи. В целом нужно отметить, что в журнале учета счетов-фактур применяются коды, используемые в книге продаж и в книге покупок, нужно лишь учитывать, что при продаже агент указывает код 01 при отгрузке, а на аванс — 02. То же правило работает и для принципала, когда ему нужно зарегистрировать перевыставленные агентом счета-фактуры. Из всех кодов, перечисленных в упомянутом Письме ФНС, для использвания в реестре учета счетов-фактур используются коды 01, 02, 13, 15,118–20, 27–30. Для сводных счетов-фактур используйте коды 27 и 28.

Кроме того, существует еще код для обозначения сделок посредника. Например, при реализации товара, принадлежащего комитенту, отразить счет-фактуру, выставленный посредником на имя покупателя, нужно дважды:

  • в книге продаж комитента (принципала);
  • в части 2 журнала посредника.

В этом случае используется КВО — 01.

Заполненный журнал учета счетов-фактур

В «шапке» должно быть наименование налогоплательщика, его ИНН и КПП, а также период, за который будет заполнен реестр. Если в отчетном периоде нет документов, то титульная часть все равно заполняется и направляется в ФНС без табличной части. Часть 1 “Выставленные счета-фактуры” Часть 2 «Полученные счета-фактуры» Заполненный журнал учета счетов-фактур должен быть заверен не позднее 20-го числа месяца, следующего за прошедшим кварталом.

Сроки сдачи и хранения журнала учета

Статьей 174 НК РФ предусмотрено, что все посреднические организации и физлица, освобожденные от уплаты НДС, которые не являются налоговыми агентами, обязаны сдавать реестр счетов-фактур в орган ФНС по месту осуществления деятельности не позднее 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Вот как выглядят эти сроки:

  • За IV квартал 2019 года — до 20 января 2019 (20.01.2019 — воскресенье, срок переносится на 21.01.2019);
  • За I квартал 2019 года — до 20 апреля (суббота, перенос на 22.04.2019);
  • За II квартал 2019 года — до 20 июля (суббота, перенос на 22.07.2019);
  • За III квартал 2019 года — до 20 октября (воскресенье, перенос на 21.10.2019);

В отношении сроков сдачи реестра счетов-фактур действует общее правило, закрепленное в статье 6.1 НК РФ о переносе крайнего срока на первый рабочий день при его выпадении на выходной или нерабочий праздничный день.

Хранить заполненные учтеные реестры счетов-фактур посредники обязаны 4 полных года с момента осуществления последней записи. Примечательно, что если в документ были внесены исправления, обязанность направить уточняющий документ в налоговую службу законодательно не закреплена. Однако лучше все же сделать это, чтобы избежать возможных вопросов при проверках.