Счет фактура кто подписывает

Кем подписывается счет-фактура

Вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры, продавец должен решать своевременно. Если эта функция в компании ни за кем не закреплена, может пострадать покупатель: неподписанный счет-фактура оставляет его без налогового вычета. Тот же результат ждет покупателя, если в полученном от продавца счете-фактуре будут стоять подписи неуполномоченных лиц.

Налоговый кодекс жестко не устанавливает, кто подписывает счета-фактуры, и не содержит запрета на то, чтобы счета-фактуры подписывали иные лица компании (менеджеры, финансовые специалисты и др.). Но фамилии и должности уполномоченных на подписание счетов-фактур сотрудников нужно отразить в приказе — тогда вопрос о том, кто подписывает счета-фактуры в данной компании, будет решен.

Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.

Остановимся подробнее на том, как правильно оформить доверенность на подписание счетов-фактур.

Как составить доверенность на подписание счетов-фактур: образец

Расписываться на счетах-фактурах любой сотрудник компании не может, т. к. в п. 6 ст. 169 НК РФ говорится, что в этом документе должны присутствовать подписи руководителя и главбуха либо иных уполномоченных лиц. Что касается ИП, то он должен поставить подпись в счете-фактуре сам или поручить эту работу доверенному лицу.

В крупных компаниях со сложной структурой управления руководитель может делегировать часть полномочий своим заместителям, штатным работникам или даже сторонним лицам.

В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2017 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Бланки доверенности не относятся к строго нормативным документам, поэтому и не определены законодательно. Но образец доверенности можно составить и самим, ориентируясь на стандартные формы и тем самым определяя, кто подписывает счета-фактуры в отсутствие руководства.

Доверенность на подписание счетов фактур, ее образец вы можете посмотреть на нашем сайте.

На фирменном бланке

ДОВЕРЕННОСТЬ № _______

гор. ____________________ «___»____________ ___ г.

(наименование компании)

в лице _________________________________, действующего на основании ____________,

(Ф. И. О. руководителя, его должность)

настоящим уполномочивает ____________________________________________________

(Ф. И. О. и занимаемая должность)

паспорт: серия и № ________ выдан ___ ___ ______ кем _________________________,

зарегистрирован по адресу: ______________________

подписывать за директора (главного бухгалтера) счета-фактуры.

Доверенность выдана сроком на ______________ без права передоверия.

Подпись _________________________ ________________________ удостоверяю.

(Ф. И. О. доверенного лица) (подпись доверенного лица)

_______________________________ _________________ _______________

(должность руководителя) (подпись) (Ф. И. О.)

М.П.

Можете скачать готовый образец:

Передача полномочия иным лицам, образец приказа на право подписи счетов-фактур

Рассмотрим пример. Директор ООО «Зеленый мир» Патрикеев Р. А. часто по служебной необходимости выезжает в загранкомандировки. За главбухом компании закреплена обязанность по контролю за ведением бухучета в региональных подразделениях, поэтому она тоже часто бывает в отъезде. В результате возник вопрос: кто подписывает счета-фактуры в их отсутствие?

Для решения вопроса в компании издали приказ «О предоставлении права подписи счетов-фактур» от 21.09.2017 № 167, после оформления которого вопрос «Кто подписывает счета-фактуры?» больше не поднимался. Таким образом, компания выполнила требования закона и избавила себя и своих покупателей от потенциальных претензий со стороны контролеров.

Подробнее о том, какие неточности в счете-фактуре допустимы, читайте в материале «Какие ошибки в заполнении счета-фактуры не критичны для вычета НДС?».

ВАЖНО! Перед написанием приказа о том, кто имеет право подписывать счета-фактуры, лучше открыть ГОСТ Р 6.30-2003 и ознакомиться с требованиями к оформлению организационно-распорядительной документации.

Образец приказа вы можете посмотреть и скачать на нашем сайте.

Кто подпишет счет-фактуру? Соблюдайте требования налоговых органов

Публикация

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). При расчетах по НДС используется унифицированная форма счет-фактуры, утвержденная постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 № 914.
Соблюдайте требования
Налоговые органы все чаще отказывают организациям в принятии НДС к вычету, ссылаясь на отсутствие в счете-фактуре необходимых реквизитов, на допущенные в нем опечатки, помарки, отсутствие расшифровки подписей руководителя и главного бухгалтера.
Позицию налоговых органов поддерживает Минфин России разъясняя, что счета-фактуры, в которых неверно заполнены или не отражены необходимые реквизиты, рассматриваются как составленные с нарушением требований НК РФ, и суммы НДС по этим счетам-фактурам вычету не подлежат (письмо УФНС от 25 мая 2007 г. № 19-11/048795).
Если НДС на основании таких счетов-фактур налогоплательщиком уже принят к вычету, то налоговые органы требуют его восстановить и уплатить в бюджет, применяя штрафные санкции ( п. 1 ст. 122 НК РФ).
Кроме того налогоплательщик будет обязан уплатить пеню за каждый календарный день просрочки с неуплаченного НДС. Процентная ставка пени принимается равной 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка Российской Федерации ( п.4 ст .75) и уплачивается одновременно с уплатой сумм налога и сбора или после уплаты таких сумм в полном объеме (п.5 ст.75).
Внимание
Полную ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций (п. 1 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Статья 169 НК РФ приводит только общие требования по составлению счетов-фактур. В п. 5 данной статьи просто перечислены обязательные к заполнению реквизиты. При этом как именно их заполнять, НК РФ не разъясняет. Налоговые же инспекторы с особой тщательностью проверяют, как оформлены счета-фактуры и правомерно ли налогоплательщик предъявил НДС к вычету.
Условия для принятия НДС к вычету установлены гл. 21 НК РФ. Во-первых, товары (работы, услуги), имущественные права должны быть приобретены для операций, облагаемых НДС. Во-вторых, приняты к учету. В-третьих, налогоплательщик должен иметь должным образом оформленный счет-фактуру поставщика, в котором сумма НДС выделена отдельной строкой.
Бухгалтерам следует обратить внимание на важные моменты, связанные с подписанием счетов-фактур. У налоговых органов вызовет подозрение, если:

  • на счете-фактуре отсутствуют расшифровки подписей;

  • счет-фактура подписан одним лицом как за руководителя, так и за главного бухгалтера;

  • в счете-фактуре, выставленном налогоплательщиком-организацией, отсутствует строка «Индивидуальный предприниматель (подпись) (ф.и.о.) (реквизиты свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя)»;

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен содержать подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных лиц, уполномоченных на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Уполномочен подписать
Руководитель и главный бухгалтер организации вправе передать полномочия по подписанию счетов-фактур другим сотрудникам организации. Уполномоченные лица действуют либо на основании приказа директора, либо на основании доверенности, составленной от имени организации.
Учитывая , что указанные лица уполномочены подписывать счета-фактуры соответствующим распорядительным документом, в счете-фактуре вместо фамилий и инициалов руководителя и главного бухгалтера организации после подписи рекомендуется указывать фамилию и инициалы лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру. Если в нем присутствуют также фамилии и инициалы руководителя и главного бухгалтера организации, то такой документ не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.
Налоговый кодекс и Правила учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость (утв. постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914, далее — Правила) изменений и дополнений реквизитов формы счета-фактуры не предусматривают. Соответственно, вносить в него сведения о должности уполномоченного лица организации и реквизиты соответствующей доверенности не обязательно. В то же время если в счете-фактуре присутствуют дополнительные реквизиты для лиц, уполномоченных подписывать счет-фактуру (например, указана должность), то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований Налогового кодекса.
Некоторые организации заключают договоры на оказание бухгалтерских услуг со специализированной фирмой или специалистом — физическим лицом. Это разрешено п. 2 ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ. В этом случае подпись в счете-фактуре вместо главного бухгалтера ставит тот, на кого возложены обязанности главного бухгалтера – руководитель организации, бухгалтер-специалист, с которым заключен гражданско-правовой договор, либо уполномоченный представитель специализированной фирмы, ведущей в организации бухучет.
Нередко счета-фактуры за руководителей и главных бухгалтеров подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью. Если при проведении налоговой проверки у вашего поставщика будут выявлены такие счета-фактуры, то принять НДС к вычету вы будете не вправе.
Руководитель-главбух
Если в штате организации отсутствует должность главного бухгалтера, то его функции может выполнять руководитель организации. Соответственно он будет подписывать счета-фактуры вместо главного бухгалтера одинаковой подписью в полях подпись руководителя и главного бухгалтера. Это возможно на основании соответствующего приказа следующего содержания: «Я, генеральный директор «Название организации» возлагаю на себя обязанности главного бухгалтера…».
Согласно п. 2 «г» ст. 6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы вести бухгалтерский учет лично. Данная норма предполагает возможность наличия одной и той же подписи на счетах-фактурах за руководителя организации и за главного бухгалтера.
Счет-фактуру подписывает ИП
Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель, то он подписывает документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. При этом он не ставит подпись вместо главного бухгалтера — строка остается пустой. Ведь согласно законодательству ИП сам отвечает за ведение бухгалтерского учета.
Глава 21 Налогового кодекса не содержит запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным им лицом. Налогоплательщик может участвовать в отношениях, которые регулируются законодательством о налогах и сборах, через законного или уполномоченного представителя, если иное не предусмотрено Налоговым кодексом (п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченный представитель налогоплательщика — физического лица будет осуществлять свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности или доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной в соответствии с гражданским законодательством (п. 3 ст. 29 НК РФ).
Факсимильная и электронно-цифровая подпись
Многих по-прежнему интересует вопрос, можно ли визировать счета-фактуры электронной цифровой подписью (ЭЦП) или факсимиле. Он особенно актуален для организаций с большим документооборотом. Между тем финансисты традиционно запрещают использовать факсимиле и ЭЦП.
Счета-фактуры, подписанные факсимиле, ЭЦП либо подписями, воспроизведенными с помощью электронных печатных устройств, считаются составленными и выставленными с нарушением порядка и не могут являться основанием для принятия НДС к вычету (возмещению). Такое мнение высказывает Минфина России в письмах от 22.01.2009 N 03-07-11/17 и от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383.
Судебная практика по данному вопросу неоднозначна. Согласно позиции некоторых арбитражных судов наличие на счете-фактуре факсимильного воспроизведения подписи руководителя и бухгалтера организации-поставщика не может являться основанием для отказа в возмещении НДС, который уплачен поставщикам продукции (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 сентября 2008 г. № Ф08-5786/2008, от 22 сентября 2008 г. № Ф08-5128/2008, от 20 августа 2008 г. № Ф08-4547/2008, ФАС Московского округа от 15 мая 2006 г. № КА-А40/2894-06, ФАС Поволжского округа от 30 октября 2008 г. № А57-253/08, ФАС Уральского округа от 18 ноября 2008 г. № Ф09-8604/08-С2, от 19 апреля 2007 г. № Ф09-2754/07-С2).
В то же время существуют судебные решения, которые поддерживают налоговиков в их требованиях (постановления ФАС Дальневосточного округа от 28 июля 2008 г. № Ф03-А37/08-2/2876, от 07 апреля 2008 г. № Ф03-А73/08-2/918, ФАС Поволжского округа от 19 июля 2007 г. № А65-3666/2006, от 21 июня 2007 г. № А57-4833/06-33, от 03 мая 2007 г. № А57-4249/06).
Высший Арбитражный суд в одном из определений указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных статьей 169 Налогового кодекса. Подробнее о позиции ВАС РФ читайте в «ПБ» за май на стр. 70.
бератор «НДС от А до Я»
Если счет-фактуру за руководителя или главного бухгалтера подписывают иные лица, не уполномоченные на то приказом или доверенностью, то принять НДС к вычету на основании такого документа вы не вправе.
Если вы все же хотите избежать споров при проверке – заверяйте счет-фактуру настоящей подписью. При этом вы также избежите претензий заказчиков, которые, зная требования налоговиков, зачастую отказываются принимать документы с факсимиле вместо подписи.
Исправляем ошибки
Ошибочно проставленную подпись в счете-фактуре, как и другие ошибки в этом документе можно исправить. Порядок внесения изменений в счета-фактуры регламентирован п. 29 Правил. Такие исправления должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправлений.
При этом учтите, своевременное исправление выявленных нарушений в оформлении счетов-фактур не может служить основанием для отказа в применении налоговых вычетов по НДС при условии добросовестности действий налогоплательщика. Такое мнение придерживаются многие арбитражные суды.

Кто подпишет счет-фактуру?

Оформляем доверенность

Рассмотрим правила оформления доверенностей на предоставление права подписи счетов-фактур за руководителя или главного бухгалтера.

Доверенность, как и приказ, выдается от имени организации, а не отдельных должностных лиц (руководителя организации и / или главного бухгалтера).

Необходимо помнить, что лицо, которому выдана доверенность, должно совершать те действия, на которые оно уполномочено, лично. Либо оно может передоверить их совершение другому лицу, но только если такая возможность прямо указана в полученной им доверенности.

Исключение составляют случаи, когда передоверие стало следствием непредвиденных обстоятельств и имело целью охрану интересов выдавшего доверенность. Данное правило зафиксировано в Гражданском кодексе РФ (п. 1 ст. 187).

Однако это общее правило в нашей ситуации действовать не будет. Специально предупреждаем вас об этом. Причина в том, что Налоговый кодекс РФ в пункте 6 статьи 169 содержит четкое указание на необходимость оформления доверенности от имени организации. Ведь при передоверии доверенность уже выдается лицом, которому была выдана первоначальная доверенность, а не организацией, которой выставляется счет-фактура.

Итак, рекомендуем оформлять доверенность от имени организации на конкретное лицо без права передоверия.

Доверенность от имени организации может оформляться на бланке организации. Она обязательно должна содержать подпись руководителя и оттиск печати организации.

Текст доверенности составляется в произвольной форме, в нем должны быть отражены:

  • дата выдачи доверенности;
  • наименование организации, выдающей доверенность (в соответствии с учредительными документами);
  • информация о том, кто подписал доверенность:
    • наименование должности руководителя организации (или иного соответствующим образом уполномоченного лица),
    • его Ф.И.О. и
    • основания полномочий действовать от имени данной организации (например, устав компании);
  • чье право подписывать счета-фактуры делегируется:
    • наименование должности руководителя организации (в учредительных документах он может именоваться генеральным директором, директором, президентом и т.п.) или главного бухгалтера;
  • на кого возлагается подписание счетов-фактур:
    • наименование должности (если доверенность выдается физическому лицу, состоящему в трудовых отношениях с организацией),
    • Ф.И.О. и
    • паспортные данные.

Обратите внимание: одной доверенностью можно оформить делегирование права подписи и руководителя, и главбуха. Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не одному уполномоченному лицу, а сразу нескольким.

Можно также порекомендовать поместить в доверенность образец подписи лица, которому делегируется право ставить подпись в счетах-фактурах.

В практике встречаются доверенности без регистрационного номера. Причем не только те, что выдают физические лица, но и те, что выданы организациями. Это не является основанием признания доверенности недействительной. Но правильный документооборот предприятия подразумевает регистрацию таких важных документов и, соответственно, наличие номера документа на доверенности.

Теперь поясним период действия доверенности. Желательно его прямо указать в этом документе. Если это не сделано, то она сохранит свою силу в течение 1 года со дня выдачи, после чего автоматически прекратит дейст­вие. Доверенность, предназначенная для совершения действия за границей и не содержащая указания о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.

Организация, выдавшая доверенность, имеет право в любое время отменить доверенность, а лицо, которому доверенность выдана, – отказаться от нее. При прекращении доверенности лицо, которому она выдана, обязано ее вернуть.

В зависимости от содержания и объема передаваемых полномочий различают три вида доверенностей:

  • генеральные (общие) доверенности, выдаваемые для совершения разнообразных сделок и иных юридических действий в течение определенного периода времени (образец такой доверенности приведен в Примере 4);
  • специальные доверенности, которые выдаются на совершение ряда однородных сделок или иных юридических действий (образец доверенности работнику организации приведен в Примере 5, а физическому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с организацией, – в Примере 6);
  • разовые доверенности, выдаваемые для совершения одной строго определенной сделки или иного юридического действия ­(используются редко – образец приведен в Примере 7).

Текст доверенности, как и любого другого документа, должен писаться с соблюдением правил русского языка, в т.ч. касающихся оформления абзацев (см. Пример 4). Но в практику работы уже устойчиво вошла иная структура текста доверенности, когда одно предложение разбивается на несколько абзацев, в каждом из которых излагается отдельный смысловой блок (см. Примеры 5, 6 и 7). Это делается для удобства восприятия информации. Каким способом вы будете оформлять свои доверенности, решать вам.

Пример 4 Свернуть Показать

Пример 5 Свернуть Показать

Пример 6 Свернуть Показать

Пример 7 Свернуть Показать

Выдавать ли копии?

Попытаемся ответить на вопрос, который волнует многих руководителей и бухгалтеров: обязательно ли представлять копии доверенностей и приказов (иных распорядительных документов) по организации налоговым органам и контрагентам для подтверждения полномочий доверенных лиц?

Формально подходя к данному вопросу, можно отметить, что в п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ говорится лишь, что счет-фактура может подписываться «иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации». О том, что доверенность должна прилагаться непосредственно к счету-фактуре, в данной норме не говорится.

Эти документы налоговые органы вправе потребовать в рамках мероприятий налогового контроля (путем выставления требования о предоставлении документов). Однако, учитывая «привычку» многих налоговых органов отказывать в применении вычета по НДС, не затребовав отдельно конкретные подтверждающие документы, целесообразно сразу прикладывать их копии к счетам-фактурам во избежание необходимости оспаривания необоснованных решений налоговых органов в апелляционном или судебном порядке.

Что же касается контрагентов, то Налоговй кодекс и их не обязывает представлять копии документов, подтверждающих делегирование права подписи счетов-фактур. Однако их отсутствие у контрагента создаст ему очевидные неудобства при возмещении НДС. Поэтому желательно предоставить такие документы. Тем более что многие компании являются вашими постоянными партнерами. А это значит, что копии документов, подтверждающих право подписи, им можно будет направить единожды, а не прилагать к каждому выписанному счету-фактуре.

Оформление счета-фактуры

Теперь предлагаем разобраться, как следует оформлять сам счет-фактуру, подписываемый иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами.

Типовая форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». В публикациях многих юристов, аудиторов и иных специалистов в данной сфере, а равно в примерах судебной практики нередко указывается, что использование данной типовой формы не является обязательным, т.к. Налоговый кодекс РФ этого не требует. Получается, что организация вправе модифицировать и утвердить «свою» форму счета-фактуры. Однако данная точка зрения не поддерживается финансовыми и налоговыми органами. Поэтому для избежание конфликтов для организации все-таки оптимальным будет ­использование типовой формы, утвержденной Правительством РФ.

Счет-фактура предусматривает такой реквизит, как «Подпись» ­руководителя организации и главного бухгалтера. Он включает:

  • должность,
  • личную подпись и
  • ее расшифровку (фамилию с инициалами).

С этой связи возникает вопрос: если счет-фактуру подписывает уполномоченное лицо и в расшифровке подписи указывается его фамилия, то чья должность в таком случае должна писаться?

Указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру за руководителя организации и/или главного бухгалтера, не предусмотрено ни Налоговым кодексом РФ, ни упомянутым постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914. Данные обстоятельства учитываются ФНС России:

Фрагмент документа Свернуть Показать Письмо ФНС России от 19.10.2005 г. № ММ-6-03/886@

… предусмотренные Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 г. № 914, такие реквизиты счета-фактуры, как «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», являются формализованными показателями.

Данные реквизиты применяются и в случае подписания счета-фактуры иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Учитывая вышеизложенное, изменение и (или) дополнение реквизитов счета-фактуры «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» Кодексом не предусмотрено.

Аналогичная позиция налогового ведомства была изложена и в письме от 20.05.2005 г. № 03-1-03/838/8.

Пример 8 Свернуть Показать Некорректное оформление подписей на счете-фактуре, которое может иметь негативные последствия:

Зачастую при оформлении счетов-фактур в форму, утвержденную постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914, вносят дополнительную информацию (см. Пример 8): указывают должность уполномоченного лица, не удаляя наименования должностей «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», поскольку они являются формализованными показателями. Известны случаи, когда налоговые органы предъявляли претензии к таким счетам-фактурам в связи с тем, что непосредственно обязательные к заполнению реквизиты «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» оставались незаполненными, в чем проверяющие видели нарушение правил оформления счетов-фактур. К сожалению, внесение дополнительной информации на практике не гарантирует признания налоговыми органами счета-фактуры оформленным надлежащим образом. Это означает, что организации придется отстаивать правомерность своей позиции в суде.

Несмотря на то что судебная практика складывается в пользу налогоплательщиков, мы не рекомендуем оформлять счета-фактуры с указанием дополнительной информации, поскольку остается риск непризнания таких счетов-фактур налоговыми органами.

Если же вы все-таки получили от своего контрагента счет-фактуру с внесенной дополнительной информацией, вы можете при рассмотрении разногласий с налоговым органом сослаться на разъяснения ФНС России, данные в тех же письмах: «…в случае, если счет-фактура подписан уполномоченным лицом с указанием непосредственно его должности, то такой счет-фактуру не следует рассматривать как составленный с нарушением требований пункта 6 статьи 169 Кодекса».

В январе 2008 года вышли в свет разъяснения Минфина России, которые подтверждают ранее изложенную точку зрения ФНС России.

Фрагмент документа Свернуть Показать Письмо Министерства финансов РФ от 21.01.2008 г. № 03-07-09/06

…учитывая, что уполномоченные лица подписывают счета-фактуры за руководителя и главного бухгалтера, их подписи следует проставлять в реквизитах счета-фактуры «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер», а в целях идентификации уполномоченных лиц, фактически подписывающих счет-фактуру, после подписи следует указывать фамилию и инициалы уполномоченных лиц, подписавших соответствующий счет-фактуру, без указания их должностей и реквизитов выданных им доверенностей.

Таким образом, по мнению Минфина России, указание в счете-фактуре должности лица, уполномоченного подписывать счет-фактуру, не обязательно. Подводя итог сказанному, посмотрим, как правильно оформить подписи в счете-фактуре:

Пример 9 Свернуть Показать Правильное оформление подписей на счете-фактуре:

В данном случае должности «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» остаются первозданными, а вот личные росчерки и фамилии с инициалами принадлежат уполномоченным лицам.

Конечно, дополнительное указание должностей уполномоченных лиц не возбраняется. Об этом говорит и письмо Минфина России от 21.01.2008 г. № 03-07-09/06. Но оно излишне, поскольку:

  • обязательное присутствие такой должности не предусмотрено ни п. 6 ст. 169 НК РФ, ни типовой формой счета-фактуры, ни письмами финансового или налогового ведомств;
  • наличие такой должности может привлечь лишнее внимание проверяющих органов;
  • сведения о наименовании должности уполномоченного на подписание счета-фактуры лица указываются в приказе и / или доверенности. Копии этих документов предоставляются по первому требованию налоговых органов и контрагентов независимо от того, упомянуты они в счете-фактуре или нет.

* * *

Мы подробно рассмотрели порядок делегирования права подписи счетов-фактур, нашли ответы на множество вопросов и подкрепили их ссылками на действующие правовые акты. Теперь вы знаете, как нужно действовать и почему именно так.

Доверенность на право подписи первичных документов: образец

Обновление: 6 октября 2016 г.

Первичные документы в нашей организации подписывает генеральный директор. Но он уходит в отпуск. Как передать право подписи другому лицу?

Закон «О бухгалтерском учете» не устанавливает, что первичные документы должен подписывать исключительно руководитель. Поэтому он вправе уполномочить на подписание первички другое лицо.

Подтверждать полномочия на подписание документов может п. 3 ст. 40 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; пп. 1, 2 ст. 69 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ; ст. 185 ГК РФ:

  • внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
  • доверенность от имени организации.

Приказ на право подписания документов (счетов-фактур, первички) от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками.

Доверенность же выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Доверенность можно выдать любой другой фирме или человеку, в том числе не работающему в организации, которая оформляет эту доверенность.

Доверенность на представление интересов организации перед третьими лицами (госорганами, физическими лицами и другими компаниями) выдается от ее имени за собственноручной подписью ее руководителя. В доверенности (в том числе на подписание счетов-фактур) нужно указать п. 4 ст. 185.1, п. 1 ст. 186, п. 1 ст. 187 ГК РФ; п. 6 ст. 169 НК РФ:

  • дату ее составления (лучше прописью);
  • наименование организации, выдавшей доверенность, ее ИНН/КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
  • данные представителя. Для физического лица — это его ф. и. о. и паспортные данные (серия и номер паспорта, кем и когда выдан). Для организации — ее наименование, ИНН/КПП и ОГРН, а также название должности и ф. и. о. ее руководителя;
  • полномочия, которые предоставлены представителю (максимально подробно);
  • срок, на который выдана доверенность. Если срок не указан, доверенность будет действительна в течение года со дня ее составления;
  • возможность (невозможность) передачи полномочий представителя другому лицу в порядке передоверия.

Доверенность надо заверять у нотариуса, в частности, если это п. 1 ст. 185.1 ГК РФ:

  • доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок;
  • доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами.

Если уставом ООО или АО установлено, что у организации есть печать, то ее надо проставить на доверенности п. 5 ст. 2 Закона от 08.02.98 № 14-ФЗ; п. 7 ст. 2 Закона от 26.12.95 № 208-ФЗ.

Доверенность на право подписи документов

г. Москва

Десятое марта две тысячи шестнадцатого года

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоЛига» (далее — Общество) (ИНН 7729081485, ОГРН 1057600735877) в лице генерального директора Батурина Алексея Николаевича, действующего на основании Устава, настоящей доверенностью наделяет правом первой подписи (заверения) заместителя главного бухгалтера Общества Рябцева Романа Олеговича (паспорт серии 40 00 № 100100, выдан 10.02.2001 ОВД «Котловка» г. Москвы, код подразделения 772-049, зарегистрирован по адресу: 117312, г. Москва, Мичуринский пр., д. 32, кв. 189), который от имени Общества может заверять:
— платежные поручения;
— приходные и расходные кассовые ордера;
— авансовые отчеты;
— счета-фактуры;
— товарные накладные;
— накладные на отпуск материалов на сторону;
— акты ввода в эксплуатацию основных средств;
— инвентарные карточки.

Настоящая доверенность выдана сроком на 1 (один) год без права передоверия.

Подпись Р.О. Рябцева удостоверяю
Генеральный директор Общества А.Н. Батурин

§ 3. Правовое значение подписи уполномоченного лица и печати организации на договоре

Подпись — это реквизит, которым завершается составление договора; подпись подтверждает, что содержание договора соответствует действительной воле стороны. Гражданское законодательство не содержит легального определения термина «подпись», однако подпись уполномоченного лица требуется на всех документах (договорах, актах, доверенностях, оферте о заключении договора и ее акцепте).

Подпись, совершаемая на документах, исходящих от организации, имеет даже более важное значение, чем проставление на них печати. Наличие только подписи на документе подтверждает его действительность даже при отсутствии на нем печати. Такая точка зрения получила в настоящее время распространение в юридической литературе и в судебно-арбитражной практике. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Скрепление договора печатью не является обязательным условием для соблюдения простой письменной формы сделки. Отсутствие или подделка печати на письменном договоре не влияют на его действительность*(141). Такой подход характерен для оформления не только договоров, но и других документов; например, акт сверки взаиморасчетов имеет доказательственную силу даже при отсутствии на нем круглых печатей, если имеются подписи руководителей и главных бухгалтеров*(142).

Немаловажным является вопрос о том, чьи подписи должны стоять на договоре, достаточно ли подписи руководителя (первого лица организации) или требуются подписи других уполномоченных лиц. Дело в том, что законом или договором могут устанавливаться дополнительные требования к письменной форме сделки (договора). В этой связи некоторые юристы-практики полагают, что Закон о бухгалтерском учете является именно тем Законом, который в качестве дополнительного реквизита договора предусматривает подпись главного бухгалтера (ст. 7).

С одной стороны, это действительно эффективно для того, чтобы бухгалтер мог контролировать движение имущества и расходование денежных средств. С другой стороны, это усложняет гражданский оборот и противоречит ст. 53 ГК РФ, устанавливающей, что юридическое лицо приобретает права и обязанности через свои органы. Главный бухгалтер органом юридического лица не является. Кроме того, судебная практика отвергает применение Закона о бухгалтерском учете еще и потому, что договор не является денежным или расчетным документом*(143). Поэтому бухгалтер может контролировать договорную работу путем обязательного подписания документов по приемке товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Традиционное наличие оттисков печатей на договорах действующее законодательство не устанавливает. Например, законы о хозяйственных обществах предусматривают, что общества должны иметь круглые печати, но не указывают, для чего именно. Зачастую необходимость наличия печатей на договорах трактуется как обычай делового оборота в предпринимательской деятельности (ст. 5 ГК РФ). Однако обычай делового оборота как правовая норма может применяться только в двух случаях: если к нему есть отсылка в законодательстве и при наличии пробела в законодательстве.

Норма ст. 160 ГК РФ о письменной форме сделки сформулирована предельно четко, поэтому нет оснований рассматривать проставление печатей на договоре в качестве обычая делового оборота. Скрепление печатью следует считать дополнительным требованием к форме договора, несоблюдение которого влечет последствия несоблюдения письменной формы, т.е.

невозможность в случае спора ссылаться на свидетельские показания (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Вместе с тем в Гражданском кодексе РФ существует норма о необходимости печати — это касается оформления доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность требует наличия подписи руководителя и приложения печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписи главного бухгалтера — она необходима только на доверенностях, выданных от имени государственных и муниципальных предприятий, на получение и выдачу денег и имущественных ценностей.

Несмотря на то, что скрепление договора печатями сторон относится к дополнительным его реквизитам, использование печатей весьма целесообразно. Речь идет не об удостоверении полномочий лица, подписывающего договор от имени компании, а о тех случаях, когда требуется изготовить надлежаще удостоверенную копию договора. Надлежащим в нашей стране считается нотариальное удостоверение, однако нотариус свидетельствует верность копии, только если подписи на оригинальном документе заверены нотариально или скреплены печатями*(144). Если необходимо изготовить копию многостраничного документа, то он должен быть прошит и пронумерован, а также скреплен печатями организаций, его составивших. Учитывая весьма распространенные случаи мошеннических действий, подлогов документов среди отечественных бизнесменов, целесообразно не только прошивать договоры и скреплять их печатями, но и подписывать каждую страницу договора, чтобы не допустить замены страниц.

Во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Надо сказать, что она имеет правовое значение только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора. Визирование — внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение. В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность как работник.

Все подписи можно разделить на два вида: автографы (собственноручные подписи) и их аналоги. В современной практике, в основном, используются два аналога собственноручной подписи: факсимиле и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Факсимиле (от лат. «fac simile» — сделай подобное) представляет собой клише-печать, воспроизводящую собственноручную подпись. Возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи*(145) либо иного аналога собственноручной подписи (кода, шифра) предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Что касается ЭЦП, то проставление ее на документе возможно только тогда, когда сам документ существует в электронной форме, а не на бумажном носителе. Для того чтобы электронный документ мог иметь доказательственную силу, в нем должен быть предусмотрен порядок разрешения возможных разногласий*(146). Поскольку договоры пока существуют не в электронной, а в бумажной форме, использовать на них ЭЦП не представляется возможным.

Возможность использования аналогов собственноручной подписи предусмотрена Положением ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. N 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации», но опять же со ссылкой на нормативные акты. Сейчас ЭЦП получила распространение именно в банковской практике в связи с внедрением различных систем дистанционного обслуживания клиентов — «Банк-Клиент», «Домашний банк» и проч.

Таким образом, в нашей стране не существует закона или иного правового акта, которые могли бы устанавливать порядок использования аналогов подписи при заключении сделок. Если же стороны желают проставлять на договоре факсимиле, они должны прийти к соглашению об этом. Контрагентам необходимо заключать отдельное соглашение о возможности использования факсимиле, иначе договор с его использованием будет признан недействительным*(147).

В современной судебно-арбитражной практике встречаются примеры «негативного» отношения к использованию факсимиле. Так, оформление векселей возможно только собственноручной подписью векселедателя*(148). Законодательство о налогах и сборах не предусматривает возможности использования аналогов собственноручной подписи, поэтому счета-фактуры, подписанные факсимиле, являются недействительными*(149).

От имени юридического лица договор подписывает его орган, уполномоченный на это учредительными документами, т.е. единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор). Другие лица вправе подписывать договор только на основании доверенности.

Следует различать две ситуации, связанные с превышением полномочий при подписании договора от имени организации: договор подписан сотрудником, который не уполномочен надлежащим образом, т.е. не является органом юридического лица и не имеет доверенности; договор подписан органом юридического лица, но с превышением полномочий или за пределами полномочий*(150). В первом случае применяются последствия, предусмотренные ст. 183 ГК РФ о действиях представителя, во втором — ст. 174 ГК РФ о недействительности заключенной сделки.

При отсутствии (превышении) полномочий действовать от имени другого лица сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только представляемый впоследствии прямо не одобрит данную сделку (ст. 183 ГК РФ). Эта норма применяется независимо от того, знала ли другая сторона о том, что представитель действует с превышением полномочий или при отсутствии таковых. Кроме того, закон не предусматривает возможности считать такую сделку недействительной; напротив, сделка действительна и считается совершенной в интересах представителя. Конечно, контрагенту может быть невыгодно иметь договор с физическим лицом, вышедшим за пределы доверенности или не имевшим ее. Но суды не выясняют согласие контрагента на такой договор, а также способность физического лица быть стороной этого договора и возможность исполнить его условия.

В то же время судебная практика довольно широко трактует понятие «прямое последующее одобрение сделки», при наличии которого сделка будет считаться совершенной в интересах самого юридического лица. Прямым последующим одобрением сделки может считаться, например, частичная или полная оплата товаров, работ, услуг, их приемка, уплата процентов и неустойки и проч.*(151). Подписание договора неизвестным лицом путем подражания подписи руководителя дает основания признать договор недействительным, однако наличие печати организации свидетельствует о последующем одобрении договора*(152). Подписание акта выполненных работ уполномоченными лицами также свидетельствует об одобрении сделки*(153).

В любом случае суд самостоятельно решает, применять или нет ст. 183 ГК РФ, учитывая прежние и последующие деловые отношения сторон*(154). Допустим, договор подписан неуполномоченным лицом, но отгруженный товар принимался по накладным и оплачивался. Данный факт не был признан судом «прямым последующим одобрением сделки», так как в накладных и счетах не было ссылок на номер и дату договора*(155). Подписание договора неуполномоченными лицами не является основанием для признания его незаключенным, так как это обстоятельство само по себе не создает препятствий для надлежащего исполнения договора*(156).

Статья 174 ГК РФ о недействительности сделки, заключенной органом юридического лица за пределами своих полномочий, применяется при одновременном наличии нескольких условий. Во-первых, полномочия руководителя организации должны быть ограничены учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в законе. На сегодняшний день, в основном, применяются три способа ограничения полномочий: по сумме сделки, по виду сделки и по соотношению суммы сделки со стоимостью чистых активов организации. Допустим, в уставе компании указывается, что генеральный директор вправе заключать все виды сделок на сумму не более 1 млн. руб. Сделки, превышающие эту сумму, должны быть предварительно одобрены советом директором или общим собранием участников компании. Следовательно, если директор совершит сделку на более крупную сумму, не получив одобрения от вышестоящего органа управления, такая сделка будет считаться оспоримой по ст. 174 ГК РФ. Ограничения полномочий руководителя по видам сделок встречаются на практике довольно редко, они могут быть связаны с возникновением обременительных обязательств для компании (например, выдача собственных векселей, поручительств за третьих лиц и т.п. независимо от суммы). Наконец, ограничения полномочий по соотношению со стоимостью чистых активов в чем-то похожи на процедуру заключения крупных сделок в хозяйственных обществах (допустим, директору разрешается свободно заключать сделки, не превышающие 10-15% от стоимости чистых активов).

Во-вторых, в подобных случаях заключенная сделка является не просто недействительной, она оспорима. Следовательно, иск о признании ее недействительной может быть заявлен в течение года со дня, когда истец узнал или должен был узнать о соответствующих обстоятельствах.

В-третьих, иск может быть заявлен лицом, в интересах которого были ограничены полномочия руководителя. Важно подчеркнуть, что таким лицом является не контрагент по договору, а сама организация. Но суды могут признавать такие сделки недействительными и по своей инициативе без предъявления иска, в том числе встречного.

В-четвертых, для признания сделки недействительной необходимо доказать, что другая сторона по сделке знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий. На первый взгляд, нет прямых доказательств того, что директор организации-контрагента вышел за пределы своих полномочий. Однако в предпринимательской деятельности нужно действовать с той степенью разумности и осмотрительности, которая требуется по условиям оборота (ст. 401 ГК РФ). Данное обстоятельство должно оцениваться с учетом всех обстоятельств дела, но обычно суды подходят к этому вопросу проще. Как правило, в преамбуле любого договора указываются полномочия руководителя. Например, «…ООО «Свет» в лице директора, действующего на основании устава…». Таким образом, другая сторона по сделке заведомо должна ознакомиться с текстом устава своего контрагента и знать о существующих ограничениях полномочий.

Если впоследствии заключенная сделка одобрена, оснований для признания ее недействительной нет. Одобрением может считаться принятие исполнения по сделке, а также (что стало встречаться в судебной практике) одобрение ее на последующем заседании совета директоров или общем собрании участников (акционеров).

>Должен ли подписывать счет фактуру покупатель

Кто подписывает счет-фактуру (нюансы)

В компаниях с незначительным документооборотом счет-фактура подписывается, как правило, директором и главбухом; индивидуальному же предпринимателю эту обязанность часто приходится исполнять единолично. Но если он решит избавить себя от этого труда, ему необходимо будет предоставить право подписи счетов-фактур путем оформления полномочий документально через доверенность, удостоверенную нотариусом (письмо Минфина России от 25.04.2019 № 03-02-08/24718). В этом случае в счете-фактуре будут указаны реквизиты сразу двух документов — выданной доверенности и свидетельства о гос. регистрации ИП.

Счет-фактура может подписываться не только доверенными лицами организации или ИП, но и бухгалтером-специалистом или сотрудниками другой компании. Как правило, это происходит, когда ведение бухгалтерского учета, включая подписание счетов-фактур, передано этим лицам на основании договора на оказание бухгалтерских услуг. Для того чтобы бухгалтер-специалист или сотрудники бухгалтерской компании, работающие по договору, могли подписывать счета-фактуры, необходимо также либо оформить доверенность на них, либо составить отдельное приложение к договору с указанием лиц, которых стороны уполномачивают на подписание счетов-фактур.

Что делать, если заказчик ООО не подписывает счет фактуру

Коллега права, но я так понял сроки уже прошли, квартал кончился, а вы не выставили получается счет-фактуру в прошлом квартале. Отчет по НДС сейчас сдают в электронном виде, мне ведется что вы и они провели/не провели НДС и теперь проблема в оформлении документов на бумажном носителе. Выставить счет-фактуру должны вы, в течение 5 дней с момента с момента подписания акта о выполненных работах.

Добрый день! Заказчик и не должен подписывать ваш счет-фактуру, так как на ней ставятся только подписи директора и главного бухгалтера вашего ООО. Если заказчик не хочет принимать документы в расходы прошлым периодом, а вы не хотите подавать корректировку по НДС с уменьшением налогооблагаемой базы, то высылайте заказчику документы почтой России заказным или ценным письмом или курьерской службой. Тогда ваши документы вы проведете тем периодом, когда прошла фактическая реализация товаров/услуг, а заказчик — периодом, в котором он получит документы (подтверждением будет почтовая отметка или отметка курьерской службы о доставке).