Счетная ошибка при начислении

Как определить характер допущенной в расчетах ошибки

Для того чтобы установить тип расчетной ошибки, следует выяснить, в результате каких действий она образовалась.

Счетной будет признана ошибка при осуществлении расчета заработной платы сотруднику предприятия, произошедшая из-за неверного исполнения математических действий или сбоя, случившегося в компьютерной программе в ходе проведения расчета.

Другие варианты ошибок не признаются в качестве счетных, в том числе если:

  • на счет работнику повторно произвели перечисление любой выплаты;
  • при проведении расчета оказалось неучтенным время неоплачиваемого отдыха сотрудника;
  • сумма подоходного налога, удержанная из заработка сотрудника, оказалась больше требуемой;
  • премиальные и иные поощрительные выплаты, включая надбавки, выплачены работнику при отсутствии соответствующего распоряжения руководства организации.

Причиной несчетных ошибок являются случаи двойного начисления средств, неправильное использование законодательных норм или правил внутреннего трудового распорядка компании.

Недочеты, связанные с некорректным вводом данных в компьютерную программу, отнесены к техническим.

К сведению! В некоторых ситуациях ошибки, возникшие по причине небрежности в работе или недостаточной квалификации сотрудника предприятия, по решению суда могут быть отнесены не к счетным, а к техническим нарушениям.

Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки

При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.

Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.

Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.

При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.

Техническое нарушение может возникнуть из-за:

  • неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
  • оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
  • некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
  • применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.

Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.

К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.

Как отразить возврат денег в бухучете

Излишняя сумма денег может взыскиваться предприятием из начисленного заработка сотрудника при наличии его согласия или работник самостоятельно вносит средства.

Если сотрудник лично сдает деньги в кассу работодателя, выполняется операция:

Дебет сч. 50 / Кредит сч. 70.

Если работник перечисляет средства на расчетный счет компании в банке, проводка выглядит так:

Дебет сч. 51 / Кредит сч. 70.

Когда действительно имела место арифметическая ошибка при расчете зарплаты, необходимы следующие операции:

  • Дебет сч. 20, 26, 23 / Кредит сч. 70 (сторно избыточного начисления);
  • Дебет сч. 73 / Кредит сч. 70 (списание начисленного излишка на прочие расчеты с работниками).

При наличии заявления сотрудника или его подписи на приказе предприятие производит удержание излишне выплаченных средств:

Дебет сч. 70 / Кредит сч. 73 (удержание суммы из работной платы служащего).

В случае отказа суда в удовлетворении иска предприятия к гражданину или окончания срока исковой давности невозвращенная сумма средств списывается операцией:

Дебет сч. 91(2) / Кредит сч. 70.

В случае, когда работник недополучил причитающуюся ему заработную плату (получил в меньшем размере), в бухгалтерском учете выполняют запись:

Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 70 (доначисление заработка).

Корректировка расчета НДФЛ

По недоплаченной заработной плате должны проводиться корректировки суммы страховых взносов и налога по прибыли, доначисление НДФЛ с перечислением в бюджет.

Соответствующие проводки выглядят следующим образом:

  • Дебет сч. 70 / Кредит сч. 68 (удержана недостающая сумма НДФЛ);
  • Дебет сч. 68 / Кредит сч. 51 (перечисление разницы по НДФЛ в бюджет);
  • Дебет счета учета затрат / Кредит сч. 69 (доначисление взносов по страхованию);
  • Дебет сч. 99 / Кредит сч. 68 (сторно излишка начисления по налогу по прибыли).

При оплате заработка сверх положенного выявленный излишек удержанного с сотрудника НДФЛ может быть учтен при расчете оплаты за будущие периоды (ст. 226 НК РФ).

Иногда при увольнении работника образуется излишне удержанный налог, когда подлежащая сторнированию сумма НДФЛ превышает начисленную в следующие периоды. По заявлению сотрудника предприятие производит возврат денег (ст. 231 НК РФ) в течение 3 месяцев от даты письменного обращения.

Ошибочный излишек по заработной плате не признается нарушением для расчета взносов по ПФР, поэтому вносить коррективы в отчет (РСВ) не требуется.

К сведению! Получение работником превышения размера заработка из-за счетной ошибки нельзя считать его материальной выгодой или беспроцентным займом и облагать налогом по повышенной ставке (35%).

В случае увольнения сотрудника или его несогласия с удержанием денег из заработка, приведшего к длительному судебному процессу, организация уведомляет ФНС о невозможности взыскания налога с выплаченного (работнику) дохода.

Если сотруднику по ошибке недоплатили зарплату
Если сотруднику переплатили
Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)
Можно ли удержать все сразу?
Что если работник уже уволился?
Налоговые последствия ошибок в зарплате
Когда отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете

Что делать, если работнику неправильно рассчитали заработную плату? Порядок действий зависит от того, в чью пользу была ошибка и когда ее обнаружили. Обо всем по порядку в нашей статье.

Если сотруднику по ошибке недоплатили зарплату

Работник имеет право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы (ст. 21 ТК РФ). В свою очередь, работодатель обязан (ст. 22 ТК РФ):

  • обеспечивать работникам равную плату за труд равной ценности;
  • выплачивать в полном размере причитающуюся работникам зарплату в сроки, установленные в соответствии с ТК РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.

При выявлении недоплаты необходимо составить докладную записку на имя руководителя и бухгалтерскую справку, на основании которой следует произвести начисление недоплаченной суммы и выплатить ее работнику.

За задержку зарплаты работнику полагается компенсация в соответствии со статьей 236 Трудового кодекса РФ в размере 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки. Рассчитайте компенсацию от недоплаченной суммы, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день, когда доплатили работнику недостающую сумму (включительно). Удерживать НДФЛ с этой компенсации не нужно (письмо Минфина от 28.02.2017 № 03-04-05/11096).

Внимание! Акция!

Бесплатный перерасчет зарплаты за любой квартал

Если у вас есть сомнения относительно правильности начисления зарплаты и налогов либо вам просто важно убедиться, что у вас все в порядке – свяжитесь с нами. Мы проведем для вас перерасчет зарплаты, и вы сможете не только оперативно исправить ситуацию, но и принять решение о переходе на аутсорсинг зарплаты, имея на руках конкретные цифры и факты.

Поверьте, в 85% случаев проблемы существуют, и лучше о них знать.

Отправить заявку Сохранить нашу визитку

Если сотруднику переплатили

Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в статье 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.

Еще один важный момент: удержание излишне выплаченных сумм необходимо производить только с письменного согласия работающего.

Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:

  1. Для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты.
  2. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях.
  3. Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое.
  4. При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.

Подробнее о счетных ошибках читайте

Соблюдаем сроки для возмещения (удержания переплаты)

После установления причин переплаты необходимо вспомнить о сроках, в течение которых можно удержать с работника излишне выплаченные суммы.

Работодатель вправе принять решение об удержании из зарплаты не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения неправильно исчисленных выплат, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ).

Как отмечается в апелляционных определениях Московского городского суда от 28.02.2013 № 11-3853/2013, Свердловского областного суда от 22.05.2014 № 33-7209/2014, если хотя бы одно из этих условий не соблюдено, то есть работник оспаривает удержание или истек месячный срок, то работодатель теряет право на удержание этих сумм. Это можно сделать только через суд.

Сотрудник может вернуть деньги и по доброй воле. Чаще всего так и происходит, ведь мало кто захочет портить отношения с работодателем. Если сотрудник захочет вернуть переплату, он может внести лишнее в кассу или дать согласие на удержание из зарплаты.

В случае отказа сотрудника вернуть переплату списать ее придется за счет чистой прибыли.

Чтобы избежать ошибок в начислении зарплаты, передайте расчет зарплаты на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice. Мы внедрили ряд контрольных процедур, поэтому ошибки в расчете и перечислении зарплаты практически исключены. И даже если ошибемся, компенсируем ущерб за свой счет – это предусмотрено договором на обслуживание.

Читайте по теме: Ответственность бухгалтера по заработной плате

Когда отразить исправление ошибки в бухгалтерском учете

Все зависит от того, когда обнаружили ошибку.

Ситуация 1. Отчетный год еще не закончился

Исправьте ошибку в месяце ее обнаружения.

Ситуация 2. Отчетный год закончился, но отчет еще не утвердили

Внесите исправления декабрем отчетного года.

Ситуация 3. Год закончился, и отчетность уже сдали

Исправьте ошибку текущим годом.
Подтверждение: ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности».

****

Чтобы избежать рисков, связанных с ошибками в начислении зарплаты, имеет смысл передать расчет зарплаты на аутсорсинг. Мы автоматизировали все рутинные операции, благодаря чему удалось практически исключить риск совершения ошибки в расчете заработной платы. Кроме того, точность работы каждого нашего специалиста гарантирована многоуровневой системой контроля.

Но даже если случится невероятное – при расчете зарплаты будет допущена ошибка – ответственность за финансовые риски несет наша компания, и все потери клиента будут компенсированы 1C-WiseAdvice. Это является страховым случаем в рамках эксклюзивного полиса страхования профессиональной ответственности.

Заказать услугу

Ошибки при осуществлении денежных переводов физических лиц и возможные пути их устранения

Объем денежных переводов, осуществляемых физическими лицами через кредитные организации, заметно вырос за последние годы. Увеличилась и частота обращения физических лиц в банки для проведения подобных операций.

Такая ситуация на рынке банковских услуг связана прежде всего с большим интересом банков к привлечению к обслуживанию физических лиц, расширением предлагаемых ритейл-продуктов, а также с возрастающим доверием населения к банковской сфере.

Однако ни для кого не секрет, что рост объема таких операций влечет за собой увеличение количества ошибок при их осуществлении. В этой связи возникает необходимость анализа наиболее часто встречающихся ошибок при перечислении денежных средств физическими лицами через кредитные организации.

Можно выделить следующие группы ошибок, сопровождающих операции перевода денежных средств:

  • сбои в компьютерной системе;
  • операционные ошибки;
  • ошибки перевододателя при заполнении формы платежного поручения.

Сбои в компьютерной системе

Доля данного типа ошибок при осуществлении безналичных расчетов физическими лицами через кредитные организации незначительна и обычно, как показывает практика, не превышает 3%.

Технологический сбой, вызванный нагрузкой на сервер и сеть, служит причиной задержки отправки платежей и получения денежных средств.

Сбои в работе сети банкоматов могут служить причиной задержки поступления средств на счета физических лиц для дальнейшего погашения задолженности по кредитам.

Операционные ошибки

Примерно четвертая часть всех ошибок при переводе денежных средств допускается операционистом при обработке платежных поручений. Такой процент обусловлен возросшим объемом операций и, как следствие, увеличением нагрузки на операциониста. Недостаточная квалификация операциониста (которая может быть вызвана текучкой кадров) также является причиной возникновения такого рода ошибок. Это так называемый человеческий фактор, который чаще всего срабатывает при обработке поручений, заполненных от руки.

Кроме этого, увеличению количества ошибок способствует однотипность платежей (пополнение собственных счетов, перевод средств для погашения задолженности по кредиту).

Ошибки перевододателя

Наибольшую долю составляет именно эта категория ошибок. По свидетельствам сотрудников банков, время, затрачиваемое на обслуживание одного клиента, в последнее время вынужденно сократилось в связи с увеличением количества операций и возросшим количеством субъектов, заполняющих документы по переводу денежных средств.

Так, заполнение платежного поручения при оформлении кредита на приобретение автомобиля и осуществлении платежа в пользу автосалона часто производится сотрудником салона. А заемщик, не вдаваясь в правильность заполнения, только проставляет свою подпись на платежном пору- чении.

Сокращение подобного рода ошибок возможно при детальном разъяснении сотрудником банка перевододателю схемы заполнения платежных поручений. Необходимо оказывать консультационные услуги сотрудникам автосалонов, а физических лиц обеспечить инструкцией заполнения формы платежного поручения. Кроме того, при погашении задолженности перед банком по кредиту заемщик может использовать способ внесения средств через банкомат.

Существенное снижение доли ошибок происходит, если освободить клиента от заполнения им формы платежного поручения. Это возможно при заключении генерального соглашения с банком на перевод собственных средств клиента. Допустим, клиент предоставляет обслуживающему банку от своего имени право распоряжаться своим карточным счетом для дальнейшего погашения задолженности по кредиту. Такое поручение вступает в силу в случае отсутствия средств на счете для погашения кредита и дает возможность банку осуществлять операцию перевода средств с одного счета клиента на другой. Проведение данной операции не требует присутствия клиента и заполнения им формы платежного поручения. При этом заемщик может быть уверен в том, что задолженность будет погашена в срок.

К данной категории ошибок можно отнести также недостаточность средств для осуществления платежа на счете перевододателя. При передаче платежного поручения сотруднику банка последний в обязательном порядке должен проверить достаточность средств на счете клиента для осуществления данного перевода. Однако, как уже говорилось выше, однотипность операций и возрастающие нагрузки на операционистов приводят к принятию банком платежного поручения с невозможностью его осуществления в связи с недостаточностью средств на счете клиента.

Возникает вопрос: кто же несет ответственность за данную ошибку? На наш взгляд, перевододатель. Ведь в его интересах осуществить перевод суммы получателю, и ответственность за достаточность средств на счете лежит именно на нем. Задача сотрудника банка в данном случае — ознакомить клиента с тарифами банка и, в случае если это расчетная величина, объяснить, каким образом можно определить размер комиссии за перевод.

Порядок безналичных расчетов между физическими лицами регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации и Положением Банка России от 01.04.2003 № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации».

Гражданским кодексом РФ определены общие положения о расчетах, субъектах и объектах сделки. Кроме того, в нем предусмотрены формы расчетов, порядок и условия исполнения банком платежного поручения, а также ответственность за неисполнение поручения.

Положением Банка России регулируются следующие моменты:

  • формы безналичных расчетов и порядок их применения;
  • условия осуществления безналичных расчетов;
  • порядок оформления платежных документов;
  • порядок открытия и закрытия счетов;
  • порядок отражения операций по безналичным расчетам в бухгалтерском учете.

В соответствии с Положением № 222-П в заявлении на перечисление денежных средств со счета физического лица должны содержаться следующие реквизиты:

    — наименование расчетного документа и код формы;

    — номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

    — вид платежа;

    — сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами;

    — наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

    — наименование и реквизиты банка плательщика, банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

    — наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

    — наименование и реквизиты банка получателя, банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

    — назначение платежа;

    — вид операции в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета в Банке России и кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации;

    — подписи уполномоченных лиц.

При осуществлении операций по переводу денежных средств по поручению физических лиц наиболее часто встречаются ошибки в заполнении следующих полей:

  • наименование получателя;
  • номер счета получателя;
  • идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

НАИМЕНОВАНИЕ ПОЛУЧАТЕЛЯ

Данная проблема актуальна для переводов, поступающих от нерезидентов и приходящих в их пользу, и заключается в корректном написании данных на русском языке. Несвоевременное извещение об изменении наименования получателя (например, изменении фамилии, имени, отчества) служит причиной для уточнения реквизитов перевода. В такой ситуации клиенту необходимо предоставить в банк документ, подтверждающий данные изменения (например, свидетельство о браке). Сотрудник банка вносит информацию о смене фамилии в досье клиента и готовит новую карточку с образцами подписей.

НОМЕР СЧЕТА ПОЛУЧАТЕЛЯ

Ошибка в указании номера счета получателя является одной из самых распространенных. Несоответствие номера счета получателя его наименованию является причиной для уточнения реквизитов перевода.

Следует обратить внимание на то, что все уточнения реквизитов получателя осуществляются банком за комиссионное вознаграждение согласно утвержденным тарифам. Срок для уточнения реквизитов получателя устанавливается банком самостоятельно, но не должен нарушать требования Банка России. В соответствии с Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» на уточнение реквизитов получателя банку предоставляется срок 5 рабочих дней. Если по истечении указанного срока проблема не урегулирована, то сумма возвращается плательщику платежным поручением, составленным в соответствии с требованиями Банка России.

Невыясненные суммы зачисляются на специальный банковский счет. После уточнения реквизитов перевода происходит перевод суммы со счета «невыясненных сумм» на счет получателя средств.

При осуществлении переводов денежных средств важно обращать внимание на то, кем будет оплачиваться комиссия за осуществление платежа. Возможны следующие варианты:

  • комиссия с плательщика;
  • комиссия с получателя.

Комиссия с получателя характерна для валютных переводов. При переводе денежных средств в рублях комиссия взимается с плательщика.

Задача сотрудника банка — разъяснить клиенту различия в тарификации, чтобы избежать недоразумений в дальнейшем.

Кроме этого, при осуществлении денежных переводов физическими лицами следует обращать внимание на цели перевода. До недавнего времени такие переводы носили большей частью некоммерческий характер.

Однако развитие цивилизованных рыночных отношений начинает сказываться и на характере денежных переводов. Увеличивается объем коммерческих платежей. Все больший объем составляют платежи от физических лиц в оплату различных услуг. При этом следует не только помнить о том, что необходимо избегать ошибок, характерных для подобных переводов, но и обращать внимание на корректное заполнение поля «Назначение платежа» (в платежном поручении обязательно правильно указывать номера контрактов и счетов-фактур).

В случае если счет получателя средств находится в другом банке, то увеличивается время на осуществление такого платежа. При этом учитывается время приема платежного поручения банком. Такой перевод также зависит от времени отправки «рейса». Данные платежи с точки зрения возможности совершения ошибок являются более проблематичными. Это может быть связано, например, со сменой фамилии получателя, ошибкой в реквизитах банка и т.д.

ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА (ИНН)

Неправильно указанный идентификационный номер налогоплательщика-получателя также является одной из часто встречающихся ошибок. Однако при корректном соблюдении остальных реквизитов перевода это не является причиной для приостановки зачисления средств.

При осуществлении денежных переводов встречаются и другие ошибки. Не всегда отклонения в заполнении формы платежного поручения требуют уточнения реквизитов перевода.

Например, ошибка в указании банковского идентификационного кода (БИК) банка-получателя контролируется самим банком и не является причиной уточнения реквизитов. В данном случае будет стоять вопрос о времени обработки такого поручения.

Переводы внутри одного банка, как правило, менее трудоемки, осуществляются практически в реальном времени, и риск возникновения ошибок здесь практически минимален.

* * *

В заключение отметим, что все больше банков заявляют о внедрении зон круглосуточного обслуживания на базе своих отделений. Открываются офисы самообслуживания, расширяется спектр интернет-услуг. Однако для многих клиентов по-прежнему очень важными являются возможность непосредственного общения с сотрудниками банка и готовность последних оказать помощь в решении возникающих у них вопросов.

Акт о признании счетной ошибки при расчете пособия

При расчете заработной платы и иных выплат работнику, в т.ч. пособий, могут быть допущены счетные ошибки. Счетной считается ошибка, которая возникла при проведении арифметических подсчетов (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, Определение Верховного Суда от 20.01.2012 № 59-В11-17). Признание ошибки счетной важно с точки зрения последующих действий работодателя. Ведь недоплаченные суммы работнику придется выдать в результате любого рода ошибки. А вот излишне выплаченные средства удержать у работника удастся только в том случае, если ошибка будет признана счетной (ст. 137 ТК РФ). Подробнее о счетных ошибках при начислении заработной платы мы рассказывали в нашей консультации.

Учитывая, что сумма, которая не была выдана в результате счетной ошибки или была излишне перечислена работнику в результате такой ошибки, должна быть перечислена работнику или удержана соответственно, факт обнаружения такой ошибки необходимо подтвердить документально. Так, может быть составлен акт об обнаружении счетной ошибки, образец которого приведем ниже.