Служебная записка, образец

Служебная записка, как самостоятельный вид документа отсутствует в  общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) . При этом данный документ широко используется в деловой практике. В связи с этим оформлять служебную записку лучше всего в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов" в целях однотипности оформления документации.

Документ служебная записка, в отличие от докладной записки, обеспечивают коммуникацию подразделений организации на горизонтальном уровне, и составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует учитывать, что служебная записка направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

В основном, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями.

Как пишется служебная записка: примеры и правила составления

Они обычно содержат определенную просьбу, предложение или иную служебную информацию. Служебная записка объясняющая причины не выполнения планов и направляемая в вышестоящее подразделение является объяснительной запиской.

Состав полей служебной записки:

  • Шапка, в которой указывается адресат записки, с указанием структурного подразделения, должности и ФИО получателя;
  • Дата составления и регистрационный номер служебной записки;
  • Собственно наименование "Служебная записка";
  • Предмет сообщения в виде подзаголовка к тексту;
  • Непосредственно текст служебной записки;
  • Подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка подписи;

Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Это своеобразный вид переписки между структурными подразделениями. На практике,  в деятельности практически любой организации возникают ситуации, требующие документирования информационных взаимоотношений отделов. В этих ситуациях и используются служебные записки.

Деловые записки (докладная, служебная, объяснительная, пояснительная) – понятие, особенности составления и оформления

Понятием «деловые записки» объединяется деловая переписка внутри предприятия (организации), входящая в состав информационно-справочных документов. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.

Особенностью информационно-справочных документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления:

  • от работника к руководителю подразделения;
  • от руководителя подразделения к руководителю организации;
  • от подведомственной организации в вышестоящую организацию.

Оформление любой информационно-справочной документации должно соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Здесь представлены образцы оформления деловых записок.

Для оформления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок существуют общие правила. Любой из этих документов должен иметь:

  • автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка);
  • адресат (кому направляется документ);
  • название вида документа (например, «Докладная записка», «Служебная записка», «Объяснительная записка», «Пояснительная записка»);
  • дату составления и номер регистрации;
  • заголовок (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
  • текст;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Особенности составления докладной, служебной, объяснительной и пояснительной записок

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации или структурного подразделения. Исходя из самого названия, в докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос, то есть докладывается возникшая ситуация. Как правило, с целью принятия руководством соответствующих мер или вынесения определенного решения.

Например, начальник цеха может в докладной записке уведомить руководителя завода о ненадлежащем исполнении своих обязанностей одним из подчиненных, предложив применить к работнику дисциплинарное взыскание. Докладные записки, адресованные руководителю организации или отдела, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Документы, направляемые в вышестоящие инстанции, — это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух или трех частей. В первой части, констатирующей, излагаются причины, факты и события, которые имели место и послужили поводом для ее написания. Вторая часть, анализирующая, содержит анализ сложившейся ситуа-ции, возможные варианты ее решения. Третья часть, резюмирующая, включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. При этом второй части в докладной записке может и не быть, тогда после изложения сути вопроса будут сразу описаны предложения о его решении.

Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно. Это так называемые информативные докладные записки.

Служебная записка близка к докладной записке по своему назначению, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер. Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Таким образом, она, исходя из названия, решает вопросы чисто служебные, обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В служебных записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и тому подобное.

Текст служебной записки, как правило, состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п. Например, бухгалтер может в служебной записке проинформировать о необходимости ремонта компьютера или принтера в бухгалтерии. Такую служебную записку необходимо направить в адрес начальника отдела системного обеспечения, попросив отремонтировать аппарат. Оформляется служебная записка так же, как и докладная, на листе формата А4.

Несмотря на то, что в Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа, как «Служебная записка», данный вид документа очень удобен в работе, и потому широко используется на практике.

Объяснительная записка — это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой работник организации в адрес вышестоящего должностного лица.

Объяснительная записка в трудовых отношениях, согласно ст.

Служебная записка

193 ТК РФ, является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка является основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

  • первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
  • второй раздел — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Так как объяснительные записки пишут обычно «в ответ» на какую-то претензию, то грамотно составленная объяснительная записка может помочь ее владельцу при рассмотрении неприятной ситуации.

Пояснительная записка, в отличие от других видов записок, — это текстовый документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта). В пояснительной записке к разработанному проекту раскрываются и обосновываются принятые проектные решения, их техническая и экономическая целесообразность.

Пояснительная записка в бухгалтерском учете — документ бухгалтерской отчетности, содержащий:

  • основные технико-экономические показатели текущей, инвестиционной и финансовой деятельности предприятия;
  • подробную характеристику учетной политики в части применения методов оценки производственных запасов, начисления амортизации и т.п.

Чаще всего порядок составления пояснительной записки регламентируется тем предприятием (учреждением), в котором принята данная форма информационно-справочного документа.

Итак, деловые записки являются информационно-справочными документами, которые инициируют управленческие решения и позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Другие статьи по данной теме:

Список использованных источников

  1. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. (утв. Росархивом);
  2. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Приложение № 16;
  3. Логинова Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие. УрГЭУ, 2007.;
  4. Энциклопедия делопроизводства. Информационный сайт «Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела»: edou.ru.

Страна Советов

Служебная записка — это информационно-справочный документ, инструмент деловой переписки внутри организации.

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного работника, решение которых зависит от другого структурного подразделения организации либо сотрудника.

Написание служебных записок, в отличие от докладных записок, осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками равнозначного должностного статуса, которые не находятся в прямом подчинении.

Как написать служебную записку

Хотя форма написания служебной записки – произвольная, следующие реквизиты следует учитывать при ее составлении:

  • «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
  • наименование документа – Служебная записка;
  • дата составления и номер;
  • заголовок к тексту документа — говорит о предмете служебной записки;
  • текст документа – сначала идет описание сложившейся ситуации, затем какая-то конкретная просьба;
  • должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора.

Образец служебной записки на приобретение компьютера

Отдел кадров Начальнику отдела информационных технологий
ООО «Премиум»
Сыроежкину М. В.

Служебная записка
05.10.2013 № 2
г.

Как написать служебную записку?

Москва

О ремонте (замене) компьютера

Довожу до Вашего сведения, что с 20 сентября 2013 г. в закрепленном за менеджером по персоналу Мороз Татьяной Ивановной персональном компьютере часто происходят сбои программного обеспечения.

В связи с этим прошу произвести ремонт данного компьютера либо его замену.

Начальник отдела кадров Бойко Н.И. Бойко

Образец служебной записки о выдаче продукции

Отдел трейд-маркетинга Начальнику отдела продаж
ООО «Виста»
Березе Юлии Семеновне

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
2013-09-20-ЦН от 20.09.2013г.

О выдаче продукции

Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J».

Цель акции:
— увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
— увеличение нумерической и качественной дистрибуции.

Период проведения акции: октябрь-ноябрь 2013 г.

Регион: Санкт-Петербург, Воронеж

Участники акции: продавцы розничных торговых точек

Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».

Распределение призового фонда:
Санкт-Петербург – 400 упаковок (по 1л)
Воронеж – 60 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.

Начальник отдела трейд-маркетинга Соловьева И. А. Соловьева

Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Скачать пример служебной записки

Организация выполнения работ

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ

по оформлению дипломных (курсовых) работ (проектов),

рефератов, отчетов по всем видам практик,

выпускных квалификационных работ,

магистерских диссертаций, студенческих научных работ

Ставрополь

Методические указанияпо оформлению дипломных (курсовых) работ (проектов), рефератов, отчетов по всем видам практик, выпускных квалификационных работ, магистерских диссертаций, студенческих научных работ составлены в соответствии с требованиями государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования и федерального государственного образовательного стандарта высшего профессионального образования.

Настоящие методические указания утверждены на заседании Ученого совета СевКавГТИ протоколом № 7 от 31 августа 2012 года.

Составители: О.Н. Пакова, Е.Л. Путренок, О.А. Шельпякова, С.И. Бойко

Рецензент: О.Б. Бигдай, Н.Н. Свириденко

1. СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ РАБОТ. 6

1.1 Организация выполнения работ. 6

1.2 Структура, содержание и объем работы.. 7

2. ОФОРМЛЕНИЕ РАБОТЫ.. 9

2.1 Общие положения. 9

2.2 Оформление текста работы.. 9

2.3 Изложение текста. 10

2.4 Оформление формул. 11

2.5 Оформление иллюстраций. 12

2.6 Оформление таблиц. 12

2.7 Оформление примечаний и перечислений. 13

2.8 Оформление списка использованных источников. 14

2.8.1 Примеры библиографического оформления. 15

2.9 Оформление приложений. 16

2.10 Нумерация страниц. 17

ЛИТЕРАТУРА.. 18

Приложение А.. 19

Приложение Б. 20

Приложение В.. 21

Приложение Г. 22

Приложение Д.. 24

Приложение Е. 26

Приложение Ж.. 27

Приложение З. 29

Приложение И.. 30

Приложение К.. 31

Приложение Л.. 32

Приложение М.. 34

Приложение Н.. 36

Приложение О.. 37

Приложение П.. 38

Приложение Р. 40

Приложение С.. 42

Приложение Т.

Составление служебной записки по образцу

Приложение У.. 44

Приложение Ф.. 46

Приложение Х.. 47

Методические указания содержат требования, предъявляемые к структуре и содержанию дипломных (курсовых) работ (проектов), рефератов, отчетов по всем видам практик, выпускных квалификационных работ, магистерских диссертаций, студенческих научных работ, основные вопросы организации их выполнения, представления к защите и защиты.

Цель методических указаний – помочь студентам, руководителям, консультантам воформлении всех вышеперечисленных видов работ всоответствии с требованиями ГОСТов и СНИПов.

СОДЕРЖАНИЕ И ОБЪЕМ РАБОТ

Организация выполнения работ

Выполнение дипломной (курсовой) работы (проекта), рефератов, отчетов по всем видам практик, выпускных квалификационных работ, магистерских диссертаций, студенческих научных работ(далее – работ) включает следующие этапы:

— ознакомление с основными требованиями, предъявляемыми работе, и тематикой работы;

— выбор и утверждение темы работы;

— подбор и изучение литературных источников, законодательных, инструктивных и нормативных актов по теме работы;

— написание и оформление работы;

— подготовка работы к защите;

— защита работы.

Для выполнения работы должна быть использована основная литература отечественных и зарубежных авторовпоследних пяти лет издания. Сроки издания дополнительной литературы не оговариваются.

Подбор литературы завершается составлением списка использованных источников, включающего не менее 20 наименованийдля курсовой работы (проекта), не менее 40 наименований для дипломной работы (проекта), не менее 10 – для рефератов, не менее 15 – для отчетов по всем видам практик, не менее 30 – для выпускных квалификационных работ, не менее 45 – для магистерских диссертаций, не менее 40 – для студенческих научных работ. Для специальностей, входящих в УГС 070000 «Культура и искусство», – не менее 15.

Излагая текст работы, необходимо обеспечить последовательное, четкое и ясное описание сущности рассматриваемых вопросов. Приводимые в подразделах материалы должны быть логически взаимосвязаны, каждый последующий подраздел должен являться продолжением предыдущего и вытекать из приведенных в нем положений, рекомендаций, выводов. Фразы, формулировки должны быть точными, простыми и грамотными. Не следует допускать повторений одинаковых слов, словосочетаний, оборотов речи.

Каждый раздел работы может делиться на отдельные подразделы. Каждая страница работы, как правило, может содержать несколько абзацев, которые логически связаны между собой и объединены кругом рассматриваемых вопросов. Неправильное деление текста на абзацы затрудняет восприятие изложенного материала.

Необходимо внимательно редактировать рукопись как со стороны улучшения содержания, так и со стороны стиля изложения. В работе не должнобыть орфографических, синтаксических и смысловых ошибок.

Тщательно проверяется цифровая информация, даты, наименования единиц измерения, специальные и иностранные термины и т.д.

Работа, которая только пересказывает учебники, учебные пособия или законы и инструкции, не допускается к защите и возвращается на доработку.

Текстработы излагается от третьего лица, в нем не употребляются местоимения «я», «мы».

Таких терминов, как «в прошлом году», «в этом году», «в настоящее время» следует избегать, указывая конкретнуюдату.

Запись даты принятия документа имеет свою последовательность: число, месяц, год. Номер документа пишется после даты принятия. Не допускается сокращение слов в названии документов.

Не следует перенасыщать текст специальными терминами и сокращениями, затрудняющими чтение.

Особое внимание в работе уделяется иллюстрациям, графикам, диаграммам и приложениям. Их количество и качество свидетельствуют, во-первых, о глубине изученности студентом теоретического и практического материала по избранной теме, во-вторых, отражают тщательность подбора материалов и, в-третьих, что самое важное, они являются подтверждением обоснованности выводов и предложений.

За содержание работы, правильность данных отвечает студент – автор работы.

Структура, содержание и объем работы

Структура, объем и содержание работы определяются ее темой.Работа взависимостиотееспецификидолжна оформляться в виде отдельных разделов, содержание которых раскрываеттему. Они могут варьироваться по составу и количеству, а также по объему. Однакоустанавливаютсяобщиетребования,отражающиеединый подходкразрабатываемойтеменезависимоот специализации подготовки студента.Работа должна содержать:

— титульный лист – обязателен для всех видов работ;

— задание, утвержденное заведующим кафедрой, – обязательно для всех видов работ;

— календарный план (только для дипломной работы (проекта));

— аннотацию – обязательна для всех видов работ;

— содержание – обязательно для всех видов работ;

— введение – обязательно для всех видов работ;

— основную часть (определяется спецификой выполняемой работы и прописывается в методических указаниях выпускающих кафедр по соответствующему виду работ);

— заключение – обязательно для всех видов работ;

— список использованных источников – обязателен для всех видов работ;

— приложения – при необходимости.

Титульный лист, пояснительная записка, задание и календарный план (приложения Б, В, Г, Д, З,И) имеют установленную форму и заполняются в электронном виде согласно стандарту.

Аннотация – этократкое, обобщенное описание (характеристика) текста работы. Само слово «Аннотация» в тексте работы не пишется.

Содержание включает введение, перечень всех разделов и,при необходимости,подразделов работы, заключение, список использованных источников, приложения с указанием номера страницы, с которой начинается конкретный элемент работы.

Содержание должно занимать не более 1-2страниц.

Во введении дается научное обоснование выбранной темы:

1) актуальность темы обосновывается актуальностью темы работы с привлечением статистической, нормативной информации, мнения специалистов, законодательных актов;

2) цель и задачи исследования: в соответствии с намеченной целью ставятся конкретные экономические, аналитические и исследовательские задачи (не более 5-6);

3) предмет и объект исследования: обозначаются объект (организация, регион, финансово-кредитное учреждение и т.д.) и предмет (конкретная специальная или экономическая информация) исследования;

4) методы исследования;

5) методологическая основа написания работы;

6) краткая характеристика состава и содержания работы по основным разделам.

Введение должно занимать не более3страниц.

Основная часть работы:

— не более20-25 страниц для курсовых работ (проектов);

— не более15-30 страниц для отчетов по всем видам практик;

— не более100 страниц для магистерских диссертаций;

Для выпускных квалификационных, дипломных работ (проектов) количество страниц определяется методическими указаниями к данным видам работ по специальности (направлению подготовки), но не более 60.

Date: 2015-07-27; view: 145; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей: