Служебная или докладная?

Всего найдено: 43

Вопрос № 300666

Здравствуйте! В ответах на вопрос о том, как правильно писать «Белоруссия» или «Беларусь», вы утверждаете, что «Белоруссия» может использоваться в неофициальной речи. Почему? Ведь существует Распоряжение Администрации Президента РФ от 17.08.1995 N 1495 «О написании названий государств — бывших республик СССР и их столиц», где сказано, что в служебной переписке и официальных переговорах используется именно «Белоруссия»? И распоряжение это пока никто не отменял… Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Наименование Республика Белоруссия, действительно, используется в нормативных правовых актах Российской Федерации.

Вопрос № 297868

Добрый день! возможно ли в служебной записке писать «докладывается на Ваше решение»?

Ответ справочной службы русского языка

Сочетание некорректно, нужно переформулировать.

Вопрос № 295075

Уважаемые сотрудники «Справочной службы»! Скажите, пожалуйста, является ли корректным при составлении служебной записки обратиться к коллеге только по имени и отчеству, а в конце написать «С уважением,…», поставив подпись, расшифровку подписи и дату. Раздел «Письмовник» прочитала, ответ, к сожалению, не нашла. Спасибо. Васильева Л.В.

Ответ справочной службы русского языка

Это возможно, однако фамилия адресата должна быть указана в соответствующем реквизите документа.

Вопрос № 294635

Здравствуйте, команда грамота.ру! Прошу прощения за то, что не стал искать ответ в рубрике горячих вопросов. Сомневался в успехе. В служебной записке использовал слово банк-эмитент, однако потребовалось прибавить зависимое слово «карты». Скажите, пожалуйста, не будет ли разбивать зависимое слово сложное слово на два и требовать раздельного написания? С уважением, Андрей Эттер

Ответ справочной службы русского языка

В сочетаниях с приложением, если одна из частей содержит пробел, вместо дефиса ставится тире: банк – эмитент карты.

Вопрос № 293195

Нужно ли в заявлении или служебной записке в шапке письма ставить предлог от… Например Генеральному директору В.И. Иванову (ОТ) главного специалиста М.И. Михайлова

Ответ справочной службы русского языка

Предпочтительно писать предлог.

Вопрос № 292079

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать в служебной записке: 1. От заведующЕГО сектором Ивановой О.И. или 2. От заведующЕЙ сектором Ивановой О.И.

Ответ справочной службы русского языка

См. ответ на вопрос № 282774.

Вопрос № 291841

Добрый день! Подскажите, правильно ли расставлены знаки препинания: На основании служебной записки, был добавлен 3-й вопрос к повестке дня.

Ответ справочной службы русского языка

Запятую после записки лучше не ставить.

Вопрос № 291035

Как предлог правильно употребить во фразе: «в связи со служебной проверкой» или «в связи с служебной проверкой»?

Ответ справочной службы русского языка

Верно: в связи со служебной проверкой.

Вопрос № 290446

Нужно ли отделять запятой после слова «необходимостью»: «В связи со служебной необходимостью,(?) прошу предоставить…..»

Ответ справочной службы русского языка

Запятую лучше не ставить.

Вопрос № 289437

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нужно ли где-то ставить запятую в предложении: «Просим Вас в случае особых требований от заказчика указывать в служебной записке какие именно отличия от стандартных артикулов обуви присутствуют в данном заказе.»? И если да, то каким правилом объясняется? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: Просим Вас в случае особых требований от заказчика указывать в служебной записке, какие именно отличия от стандартных артикулов обуви присутствуют в данном заказе. Запятая нужна на границе частей сложного предложения.

Вопрос № 284175

Здравствуйте. В вопросе № 259682 о правильности пунктуации в предложении «Руководитель в течение 1 дня с момента получения служебной записки вносит изменения в заявку» был ответ с вашей стороны, что запятые не требуются. Подскажите. Если перестроить данное предложение таким образом: В течение 1 рабочего дня с момента получения служебной записки руководитель вносит изменения в заявку Я так понимаю, что и в этом случае запятые ставить не нужно?

Ответ справочной службы русского языка

Верно.

Вопрос № 281129

Здравствуйте! Как правильно расставить запятые в предложении?
Старший сержант Иванов Л.Н., управляя служебной автомашиной Лада в свободное от службы время в трезвом состоянии в форменной одежде, совершил наезд на световую опору.
Заранее благодарен.

Ответ справочной службы русского языка

Пунктуация верна. Обратите внимание, что название марки заключается в кавычки: автомобиль «Лада».

Вопрос № 279005

Здравствуйте, мы с коллегой поспорили, является ли «жадина-говядина» одним словом или нет.
В пользу того, что это не одно слово есть такие аргументы:
» Из собственно грамматических критериев выделения слова известностью в отечественной лингвистике пользуется критерий цельнооформленности А. И. Смирницкого. Согласно этому критерию сочетание морфем признается одним словом, если грамматическое оформление при помощи соответствующей служебной морфемы получает все сочетание в целом, а не каждый из его членов. Например, иван-чай — это одно слово, так как при склонении все сочетание в целом оформляется одной флексией: иван-чая, иван-чаю, а не *ивана-чая, *ивану-чаю.
В противном случае, когда каждый член сочетания получает свое оформление, — это называется раздельнооформленностью — сочетание признается двумя словами. Например, город-герой — это два слова, ср. города-героя, городу-герою и т. д.»

С другой же стороны, как тогда назвать это образование: сочетанием или как? Как-то непривычно.
Прошу разрешить наш лингвистический спор.

Ответ справочной службы русского языка

Этот лингвистический спор пока что толком не разрешен. Да и нужно ли?

Вопрос № 278875

Где нужно ставить дату в заявлении и в служебной записке?

Ответ справочной службы русского языка

Слева от подписи (по левому краю документа).

Вопрос № 271817

В служебной записке об участии в конференции изложила: «По словам министра, …», руководитель сделал замечание и исправил на «Со слов министра, …». Как правильно?

Ответ справочной службы русского языка

Страницы: 2 3 последняя

а) Составить докладную записку начальника планово-экономического отдела руководителю предприятия об обеспечении отдела четырьмя компьютерами. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

Планово-экономический отдел Директору предприятия

Докладная записка В.А.Васечкин

«____»_________20___г. №_____

г. Орёл

Об обеспечении планово-экономического
отдела четырьмя компьютерами

Довожу до Вашего сведения, что планово-экономический отдел в настоящее время оснащен компьютерами устаревшего образца, многие из которых имеют ненадежные эксплуатационные качества.

Прошу рассмотреть вопрос о приобретении четырех новых компьютеров.

Начальник планово-экономического
отдела А.А. Сидоров

б) Составить докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

Администрация Кромского района Директору завода
отдел по образованию «Точмаш»

В.И. Петров

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

«____»______20___г. №______
г. Орёл

О проверке технического
состояния жилых помещений
базы отдыха для детей

Согласно поручению главы администрации Кромского района о проверке готовности баз отдыха для детей и определения количества школьников, которые смогут отдохнуть летом 2013 г., специалистами отдела 13 апреля 2013 г. был проведен осмотр жилых помещений базы отдыха Вашего завода.

Все жилые корпуса в удовлетворительном состоянии, однако, в корпусе № 1 необходимо вставить стекла, корпус № 2 нуждается в ремонте.

Прошу взять на контроль подготовку базы к приему детей на отдых.

Заместитель начальника отдела
по образованию Администрации
Кромского района В.Ю. Кулешова

Документы, о которых пойдет речь в статье, обеспечивают информационный обмен в организации. Информация, которая содержится в этих документах, может побуждать к действию или быть лишь принята к сведению. В статье даны рекомендации о том, в какой ситуации составление какого вида документа будет уместно, а также разъясняются правила составления документов и их особенности.

Докладная записка

Докладная записка (служебная записка), объяснительная записка относятся к информационно-справочным документам.

Докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся:

– на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

– отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные записки делятся:

– на внутренние – адресуются руководителю организации;

– внешние – адресуются руководителю вышестоящей организации.

Справочно: внутренние докладные записки нужно оформлять на стандартных листах бумаги формата А4 или А5; внешние – только на бланке организации.

Этот документ составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Докладные записки информационного характера: например, начальник структурного подразделения пишет на имя руководителя организации докладную записку, в которой сообщает о ходе выполнения каких-либо работ. Побуждающими к действию будут докладные записки, например, об отстранении работника от работы, устранении нарушений, затрудняющих выполнение должностных обязанностей, и т.д.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне – снизу вверх, т.е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

При составлении докладной записки необходимо соблюдать требования к оформлению документа, установленные:

– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4;

– Государственным стандартом РБ СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004).

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части излагают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

В основной части докладной записки излагают выводы, предложения, просьбы.

Справочно: внутренние докладные записки подписываются их составителями, внешние – руководителем организации. Датой докладной записки является дата ее подписания.

Как правило, используют угловое расположение реквизитов при оформлении заголовочной части докладной записки. Именно такое расположение использовано при создании унифицированной формы этого документа (код унифицированной формы 0225230001 по ОКУД).

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения – автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и располагается от границы левого поля. Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2013 г. Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. На докладной записке могут быть проставлены визы заинтересованными лицами, но обязательно на документе должна быть оформлена резолюция руководителя. Она будет являться подтверждением того, что документ рассмотрен и на его основании принято решение.

Унифицированная форма докладной записки имеет заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже, например «О поощрении Иванова И.И.».

Мы уже упомянули, что текст докладной записки состоит из 2 частей. Однако он также может состоять из 3 частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Образец докладной записки об отстранении смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Служебная записка

В унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, отсутствует такой вид документа, как служебная записка. Однако он широко используется на практике. Рекомендуем оформлять данный документ в соответствии с СТБ 6.38-2004 и правилами оформления докладной записки.

Тем не менее служебные записки – это отдельный вид документа. В отличие от докладных записок, служебные обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне, т.е. составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Служебные записки направляют обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Образец служебной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с.21 журнала.

Объяснительная записка

Значение этого документа становится понятным уже из наименования. Его составляют, когда необходимо объяснить нанимателю (руководителю), например, причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или производственной дисциплины. Иногда они используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная записка поясняет содержание отдельных положений основного документа и ее следует оформлять на общем бланке организации.

В случаях, установленных Трудовым кодексом РБ (далее – ТК), письменные объяснения являются обязательными. Например, для соблюдения порядка применения дисциплинарных взысканий (ст. 199 ТК) наниматель обязан затребовать письменное объяснение работника.

Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки. Чего в объяснительной записке не может быть, так это выводов и предложений.

Структура документа следующая: фактическая часть, в которой указывают факты, послужившие поводом к написанию записки; причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Образец объяснительной записки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.

Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.

Кто может писать служебную записку

Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк служебной записки .docСкачать образец заполнения служебной записки .doc

Для чего нужна служебная записка

Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.

Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения

  • о наименовании предприятия,
  • дате ее составления,
  • сотруднике, который пишет записку,
  • должностном лице, к которому она направляется.

Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.

Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.

После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.

Инструкция по написанию служебной записки

Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.

  1. В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника). Затем аналогичным образом необходимо вписать сведения о сотруднике, который является автором записки.
  2. Далее, справа, следует вписать наименование документа, а также поставить дату его составления и номер по внутреннему документообороту. Здесь же надо указать населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие, сотрудник которого пишет записку.
  3. После этого следует коротко озаглавить документ (т.е. тезисно обозначить проблему, которой он посвящен).
  4. Вторая часть записки должна быть посвящена сути проблемы. Описывать ее нужно подробно, с указанием других должностных лиц, которые к ней причастны. Далее в записке необходимо предложить варианты решения возникшего вопроса.
  5. В заключение записка должна быть подписана автором (с обязательной расшифровкой подписи) и при необходимости передана для утверждения руководителю подразделения.

Общие понятия и общие требования к любой служебной записке. Резюме

Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:

  • Точные цифры (к примеру, размер зарплаты, премии).
  • Даты (к примеру, дата отправки сотрудника в командировку).
  • Перечень оснований для мер, указанных в служебной записке.
  • Перечень материальных объектов, которые присутствуют в прошении отправителя.
  • Данные обо всех лицах, которые фигурируют в записке.

Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.

В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.

Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.

Акт – документ, составленный коллегиально, комиссией, постоянно действующей или специально создаваемой, состав которой утверждается распорядительным документом руководства организации для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их назначения: приема-сдачи (работ, материальных ценностей, документов), обследования (состояния техники безопасности), испытаний (образцов, систем, технологий), инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации, коммерческие акты (по фактам повреждения, порчи грузов, нарушений правил транспортировки).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Акт оформляется на общем бланке, если он относится ко внутренним документам организации. Если акт является документом, представляемым в другие организации, то он должен содержать юридический адрес организации, его составившей.

Во вводной части акта указывается основание для его составления. Это может быть ссылка на документ (договор, распорядительный документ), па какие-либо факты. Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке; при необходимости указываются и их должности.

В констатирующей части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также результаты работы: выводы и рекомендации. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

В конце текста может указываться количество составленных экземпляров и их местонахождение, например:

Количество экземпляров определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания председателем и всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в сто составлении. Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

Как правило, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Для ряда актов: по материальным, финансовым и другим важным вопросам необходимо также заверение печатью.

Для повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, о выделении документов к уничтожению.

Докладные и объяснительные записки, заявления, справки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка должна содержать:

  • – наименование автора: организации, структурного подразделения, должностного лица;
  • – название документа;
  • – адресат;
  • – дату написания;
  • – заголовок к тексту;
  • – резолюцию;
  • – отметку об исполнении.

Внутренняя докладная записка подписывается автором документа, внешняя – соответствующим руководителем организации и составляется на бланке. При использовании бланка для писем наименование вида документа «Докладная записка» помещают над текстом.

Во вводной части текста излагаются факты или события, послужившие поводом для ее писания, вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях.

Докладная записка может оформляться и рукописным способом.

Объяснительная записка – документ, который сопровождает или объясняет основной документ (план, отчет), либо в котором сотрудник организации объясняет факты, поступки, события, причины невыполнения какого- либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины.

В первом случае объяснительная записка оформляется на общем бланке организации. Во втором случае объяснительная записка может также оформляться рукописным способом.

Для обмена информацией между структурными подразделениями устойчиво используется такая разновидность документа, как «Служебная записка». Ее оформление соответствует общим правилам оформления внутренней переписки.

Заявление – документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. В дальнейшем при рассмотрении документа на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении сто в дело.

Заявление обычно касается кадровых вопросов и может иметь приложения (копии личных документов). Личное заявление работника о внеочередном отпуске, о переводе или увольнении пишется, как правило, в произвольной форме от руки или на специально разработанном в организации бланке.

Для разрешения в суде спорных вопросов, возникших в отношениях организации и работника, составляются исковые заявления. В заголовочной части такого заявления кроме адресата (судебный или иной орган) указываются: кто направляет заявление – истец с указанием своего адреса и кто нарушил права заявителя – ответчик.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт (о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д.). Так как ситуации, по поводу которых справки выдаются, как правило, типовые, для их создания применяются унифицированные трафаретные бланки.

Справки, направляемые в другие организации, оформляются на общем или специальном (для справок) бланке, а используемые во внутреннем документообороте – на бланке структурного подразделения (если есть) или на чистом листе с указанием всех необходимых реквизитов.

При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.