Списание картриджей

Организация работы офиса, ее оптимизация — важная составляющая часть работы любой компании. И в эффективности этой работы не последнюю роль играет качество печати документов и затратность ведения документооборота. А если речь идет о бюджетном учреждении, то за каждый потраченный рубль необходимо строго отчитаться. Поэтому даже покупка, учет и списание картриджа для принтера нуждаются в тщательном контроле.

Покупка и учет картриджей

Напомним, что приобретение расходных материалов для печатно-копировальной техники должно отражаться по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Однозначность операции диктуется Методическими рекомендациями по применению классификации операций сектора государственного управления, прописанными в письме Минфина России от 5 февраля 2010 г. № 02-05-10/383.
Для бюджетного учета товарно-материальных ценностей в составе материальных запасов используется счет 105 06 000 «Прочие материальные запасы».
Схема отражения покупки картриджа в бюджетном учете выглядит следующим образом:
В учете списание картриджа проводится таким образом:

  1. Содержание операции — приобретены картриджи.
  2. Дебет — 105 06 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов».
  3. Кредит — 302 22 730 «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов».

После того, как картридж учтен, его передают к установке. Манипуляция сопровождается списанием на основании акта о списании материальных запасов. Документ оформляется в соответствующей форме по ОКУД 0504230. Эту и другие формы первичных документов можно посмотреть в приложении к приказу Минфина России от 30 декабря 2008 г. № 148н.

Учет заправки и восстановленных картриджей

Если в работе используются не оригинальные картриджи, а элементы с возможностью неоднократной заправки или восстановления, стоит учитывать некоторые важные нюансы.
Чем больше заправок пережил ваш картридж, тем хуже качество печати он демонстрирует. В среднем один элемент можно перезаправлять не больше пяти раз. После чего качество печати становится неприемлемым, а расход тонера превышает экономию от использования старого картриджа. После того, как картридж выработал свой ресурс, его можно попытаться восстановить, то есть поменять внутренние механизмы, сохранив оригинальный корпус. Такая операция проводится в специализированных фирмах и отражается по подстатье 225 «Работы, услуги по содержанию имущества» КОСГУ.

В бухгалтерском учете восстановление картриджей отражается следующим образом:

  1. Содержание операции — выдача картриджа.
  2. Дебет — 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
  3. Кредит — 105 06 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

Списание активов

Для бюджетных организаций списание активов — более сложный и затратный по времени процесс, нежели в коммерческих компаниях. Здесь в обязательном порядке, согласно пункту 15 Инструкции № 148н нужно создать комиссию по выбытию нефинансовых активов. Данная комиссия должна определить пригоден ли картридж к дальнейшему использованию, перезаправке и восстановлению или же элемент нужно списать и утилизировать.

При невозможности создать комиссию. Обязанности по определению пригодности картриджей возлагаются на специалистов отдела, отслеживающего техническое состояние основных средств. При этом этот пункт об определении состояния материальных запасов должен быть прописан в должностных инструкциях работников ответственного отдела.

Стоит отметить, что никаких лимитов на списание картриджей действующими нормативными не установлено. Следовательно, организация вправе самостоятельно решать эти вопросы и прописывать потребности в локальных актах.

В качестве варианта списания не использованных активов в неповрежденной заводской упаковке, без следов эксплуатации может быть рассмотрена их продажа специализированным компаниям. Например, компании «Неотонер».

Т.к. картриджи являются расходным материалом, подходящий счет для учета 1319 » Прочие материалы».

Материалы в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании первичных документов (счетов, актов и других) тем числом, когда получены ценности.

Поступление от поставщика:

Дт 1319 Кт 3210

Получены безвозмездно:

Дт 1319 Кт 6330 «Доходы от безвозмездного получения активов» — от гос.учреждений

6050 «Доходы от благотворительной помощи» — спонсоры

Выдача материалов со склада производится по документам, утвержденным руководителем государственного учреждения. Для выдачи материалов применяются следующие документы:

накладная на отпуск запасов на сторону формы 434-с Альбома форм применяется для отпуска запасов со склада на сторону. Накладная выписывается в двух экземплярах;

накладная на внутреннее перемещение запасов формы 434-з Альбома форм применяется при выдаче материалов со склада и при перемещении материалов внутри государственного учреждения. Накладная выписывается в двух экземплярах.

Списание материалов в расход производится на основании актов или других документов, утвержденных руководителем государственного учреждения.

Списание стоимости запасов, использованных для нужд государственного учреждения и реализованных сторонним организациям, признается в качестве расхода:

Дт 7060 «Расходы по запасам» Кт 1319

Картриджи списываются в момент их ввода в эксплуатацию( установка в принтер) через Акт на списание, подписанный действующей комиссией( если дополнительно руководителем государственного учреждения не утверждены другие документы на списание).

Задача: Заказчику нужна была программа, которая бы позволяла вести учет заправки картриджей и ремонта оргтехники. Ремонт осуществляется как в офисе компании, так и на выезде мастерами. Предъявляемые требованиями к программе были:

  1. 1) Реализовать рабочее место администратора, со списком текущих заказов в офисе, на выезде, географической картой нахождения мастеров на выезде.
  2. 2) Для мастеров на выезде разработать мобильное приложение, в котором будут отображаться назначенные мастеру заявки, мастер через приложение имеет возможность закрыть заявку, и заявка в online-режиме будет попадать в базу 1С. Мобильное приложение должно получать PUSH-сообщения при назначении новой заявки мастеру в базе 1С. Так же в базу 1С должны передаваться GPS-координаты мастера.
  3. 3) Должны быть модули учета остатков материалов, модуль взаимозачетов;
  4. 4) Должен быть механизм ценообразования;
  5. 5) Должна быть возможность учитывать оказанные услуги сотрудниками, и на основании этого рассчитывать зарплату;
  6. 5) Должна быть модуль расчета прибыли по компании по видам деятельности;

Версия 1С: 8.3 конфигурация: собственная разработка

Стоимость: Стоимость разработки аналогичной конфигурации оценивается от 2000 у.е.(*). Время исполнения 2 месяца. В стоимость входит разработка конфигурации, внедрение у заказчика, первоначальная поддержка, обучение, консультации персонала с выездом в офис при необходимости. Разработка мобильного приложения в указанную стоимость не входит. >

Описание работы:

Главное окно разработанной конфигурации выглядит следующим образом:

Основные меню «Справочники», «Документы», «Отчеты» выглядят так: >

В конфигурации 2 основных справочника «Услуги» и «Контрагенты», которые активнее всего используются:

Карточка элемента справочника «Контрагенты»:

Для администратора было разработано рабочее место, где все заявки сгруппированы по видам: «Заявки офис», «Заявки выезд», «Заявки на доставку/привоз техники», так же виден весь список контрагентов и есть закладку с картой, где показаны все мастера на выезде. Рабочее место администратора выглядит так:

Для учета работы мастеров был создан «Монитор мастеров», где мастерам отображается нужная информация для работы. Есть закладка с текущими распределенными заявками от администратора для работы в офисе, есть закладка для заполнения «Отчетов по услугам», когда мастер вносит информацию оказанных услугах и израсходованных материалах, и запчастях, а также есть закладка «Заявки на выезде», на основании которых мастер заполняет «Отчет по предоставленным услугам на выезде»:

Для работы мастера на выезде было сделано мобильное приложение. Основные возможности приложения:

  1. 1) Отправка GPS-координат в базу 1С для отображения на карте положения мастера;
  2. 2) Получение PUSH-сообщения при назначении новой заявки мастеру в базе 1С;
  3. 3) Получение списка заявок на выезд, назначенных мастеру;
  4. 4) Возможность «Закрыть заявку» из приложения с online-обменом с базой 1С. При закрытии заявки в мобильном приложении, заявка в базе 1С меняет свой статус на выполненную;
  5. 5) Автоматический обмен данными с базой 1С каждые 2 минуты;

Вид мобильного приложения имеет вид:

Основные документы в конфигурации «Заявка клиента» , «Отчет по оказанным услугам», «Акт выполненных работ», «Прейскурант».

Документ «Заявка клиента» может быть трех типов «Заявка в офисе», «Заявка выезд», «Заявка на доставку/привоз техники». В зависимости от типа заявки меняется внешний вид документа. Документ выглядит следующим образом:

Документ «Отчет по оказанным услугам» может быть двух типов «Услуга в офисе», «Выезд к клиенту». Документ выглядит следующим образом:

Документ «Акт выполненных работ» выглядит следующим образом.

Документ «Прейскурант» выглядит следующим образом:

Отчет «Остатки материалов» выглядит следующим образом:

«Отчет по зарплате» выглядит следующим образом:

Отчет «Дебиторская задолженность» выглядит следующим образом:

«Отчет по выручке» выглядит следующим образом:

«Отчет по оплатам» выглядит следующим образом:

(*) — Цены в у.е. приведены для справки. Расчет осуществляется только в белорусских рублях.

Государственное казенное учреждение приобретает картриджи и учитывает их на счете 105 36. По регламенту картриджи устанавливают сотрудники другого учреждения. После установки государственному казенному учреждению представляется акт установки (замены) картриджа. Какими документами правильно оформить списание картриджей в государственном казенном учреждении?

31 августа 2018

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Списание использованных исполнителем материалов оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). Основанием для его составления является указание в акте, представленном исполнителем после установки картриджа, на то, что работы проведены с использованием материалов заказчика, и наличие перечня данных материалов.

Обоснование вывода:
В силу п. 1 ст. 220 ГК РФ при передаче материалов заказчиком исполнителю право собственности на них остается у заказчика. Согласно п. 116 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), передача (возврат) материальных запасов подрядчикам, исполнителям работ или пользователям отражается в учете путем внутреннего перемещения материального запаса без списания передаваемых объектов с балансового учета с одновременным их отражением на соответствующих забалансовых счетах. Такая передача оформляется первичным (сводным) учетным документом (накладной, актом приемки-передачи и т.п.).
Таким образом, при передаче картриджей учреждению-исполнителю для их установки они не могут сразу быть списаны. В этом случае выбытие картриджей со счета 105 36 «Прочие материальные запасы — иное движимое имущество учреждения» может быть отражено после подписания сторонами акта, подтверждающего факт установки картриджей.
Списание использованных исполнителем материалов оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). Основанием для его составления является указание в акте, представленном исполнителем, на то, что работы проведены с использованием материалов заказчика, и наличие перечня данных материалов (смотрите, например, ответ на вопрос 6.2 в информации Федерального казначейства от 13.09.2016).
Положения Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, также предусматривают, что в случае расходования материальных запасов на основании документов, утвержденных руководителем учреждения, указанные документы прилагаются к Акту о списании (ф. 0504230).
Согласно п. 6 Инструкции N 157н в учетной политике учреждения утверждаются, в том числе, правила документооборота. Поэтому порядок документооборота в рассматриваемой ситуации может быть закреплен в учетной политике учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Киреева Анна

Ответ прошел контроль качества

Высокая востребованность печатающих устройств сформировала конкуренцию среди производителей и стала причиной постепенного снижения цены на печатающие устройства. Это сделало их еще более доступными. Однако производители оргтехники все же нашли возможность заработать. И сделать это удалось на расходных материалах. Ведь стоимость картриджей или чистящих средств довольно высока, что становится причиной абсолютно невыгодной эксплуатации печатающих устройств.

В моделях большинства популярных брендов цена нового картриджа у официальных ритейлеров может составлять 45-70% от цены самого устройства. Естественно, что такое положение вещей не устраивает многих пользователей. Оттого, существует два варианта: либо обратиться к специалистам, либо заправить расходник своими руками. Но сколько тонера сыпать в картридж, чтобы он работал? Об этом мы сегодня поговорим!

Сколько сыпать тонера в картриджи HP?

Hewlett-Packard является одной из наиболее узнаваемой компанией в мире. Ее продукция отличается высоким качеством, надежностью, мощной аппаратной начинкой и производительностью. Принтеры американского производителя никогда не отличались низкой ценой, но зато их надежность можно сравнивать со швейцарскими часами. Они редко ломаются и имеют отличные характеристики. Говоря о расходниках для принтеров HP, следует сказать, что при их заправке следует соблюдать максимальную точность чуть ли не до грамма. Это своеобразная защита от перезаправки пользователем.

Ниже вы можете увидеть список, в котором описано сколько сыпать тонера в популярные картриджи HP:

Сколько сыпать тонера в картриджи Canon?

Компания Canon занимается производством принтеров с конца 70-х годов. Ее продукция уже давно очень популярна во многих странах мира и считается качественной, а также надежной. Если говорить о расходных материалах, то производитель, мягко говоря, не спешит делать их доступными для своих потребителей. Естественно, что в их стоимость часто закладывается часть цены устройства, что и является одной из причин излишней дороговизны. Если же говорить о расходниках, то здесь все не так серьезно, как в случае с HP.

Сколько сыпать тонера в популярные картриджи Canon вы можете увидеть в таблице ниже. В зависимости от модели потребуется от 140 до 250 граммов тонера на один раз:

  • EP-22 — 140 g;
  • EP-25 — 140;
  • EP-27 — 140 g;
  • C-703 — 110 g;
  • FX-10 — 110 g;
  • C-700 — 140 g;
  • FX-4 — 180 g;
  • M — 200 g;
  • FX-3 — 150 g;
  • T — 180 g;
  • 706 — 200 g;
  • 710 — 250 g.

Сколько сыпать тонера в картриджи Xerox?

Еще один американский производитель печатающих устройств, который известен далеко за пределами США. Компания Xerox начала выпускать офисную технику еще в 50-х годах прошлого столетия. За время своего существования название бренда стало нарицательным и сегодня используется для обозначения печатающей техники на просторах бывшего СССР. Картриджи для моделей принтеров Xerox отличаются высоким качеством и надежностью. Но они, как и все, не предназначены для самостоятельной перезаправки, а потому сколько сыпать тонера в картриджи Xerox нужно знать максимально точно. Благодаря двум таблицам вы можете узнать, какое количество нужно для той или иной модели. Узнать ее индекс можно либо по типу вашего устройства, либо же по информации, которая размещается на самом расходнике.

Сколько сыпать тонера в картриджи Samsung?

Южнокорейская компания Samsung сравнительно недавно начала выпуск печатающих устройств. Но очень быстро смогла найти свою нишу на рынке благодаря доступным моделям принтеров и МФУ, а также более дешевым комплектующим, нежели у вышеупомянутых брендов. Правда, надежность техники компании довольно высока, но все же ниже, нежели у HP или Canon. Скажем, что картридж Samsung более неприхотливы в плане самостоятельной заправки, но это не значит, что не нужно ее осуществлять спустя рукава.

С помощью таблицы вы узнаете, сколько сыпать тонера в картриджи Samsung, чтобы они работали качественно и дальше.

Сколько сыпать тонера в картриджи Brother?

Японская компания Brother сравнительно недавно вышла со своей печатающей техникой на зарубежные рынки, но быстро завоевала популярность среди пользователей благодаря хорошему качеству, отличным техническим характеристикам и низкой цене. Более того, в процентном соотношении цена расходников здесь будет ниже, сравнительно с другими производителями. Но даже это не дает сказать, что картриджи Brother доступны. Именно поэтому самостоятельная заправка — отличное решение.

Благодаря таблице вы сможете узнать, сколько сыпать тонера в картриджи Brother, просто найдя интересующую модель в списке.

Почему нельзя пересыпать тонер в картриджах?

Отдельно нужно сказать, почему нельзя пересыпать тонер. Причин этому несколько:

  • если пересыпать тонерный порошок, то вы рискуете вывести расходник из строя и его уже нельзя будет отремонтировать;
  • пересыпав тонера в картридж, можно сделать так, что он попадет внутрь устройства. Тогда появится риск поломки самого принтера, многие работники специализированных центров говорят, что с такой проблемой обращаются к ним довольно часто;
  • слишком большой расход тонера уменьшает экономию. Не проще ли тогда обратиться в сервисный центр?

Заправка картриджей своими руками — дело ответственное. Если вы не уверены в своих силах, то лучше отказаться от идеи ее осуществить самостоятельно. В противном случае, благодаря таблицам вы сможете это сделать быстро и просто.