Списание спецодежды в налоговом учете

Содержание

Бухгалтерский учет спецодежды

Организовать бухгалтерский учет средств индивидуальной защиты и одежды в организации следует с учетом Приказа Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н (ред. от 24.12.2010).

Учитывать СИЗ следует на тех счетах бухгалтерского учета, которые выбраны в Учетной политике компании для отражения данных видов активов. Так, в Приказе Минфина № 135н рекомендовано относить спецодежду к материально-производственным запасам. Причем без учета их стоимости и сроков полезного использования.

Однако организация вправе самостоятельно определить вид актива и отнести СИЗ, например, к основным средствам. Такое решение может быть обосновано для дорогостоящих защитных костюмов, обуви и спецсредств.

От выбора вида активов зависят и особенности учета. Рассмотрим все случаи в виде таблицы:

Показатель

Спецсредства защиты как материальные запасы

Спецодежда как основные средства

Спецодежда во временном пользовании

По каким критериям относится

Независимо от сроков полезного использования, независимо от первоначальной цены.

Срок полезного использования более одного года. Стоимостный критерий может быть установлен в Учетной политике. Например, при цене спецкостюма более 100 000 рублей его следует относить к объектам ОС.

Поступление СИЗ и одежды по договорам аренды.

Счет учета

10 «Специальная оснастка и специальная одежда».

01 «Основные средства».

На забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».

Первичные учетные документы

Приходный ордер ф. М-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

Акт приема-передачи объекта ОС ф. ОС-1, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.

Акт приема-передачи.

По какой стоимости принять к учету

Стоимость определяется по фактически произведенным затратам предприятия на приобретение, создание, пошив или изготовление таких изделий.

Стоимость объектов СИЗ определяется по условиям договора аренды либо согласуется с собственником объектов.

Бухгалтерская проводка, отражаем поступление спецодежды

Дт 10-10 Кт 60, 71, 76.

СИЗ и одежда оприходованы на склад в составе материально-производственных запасов

Дт 08 Кт 60, 71, 76 — оприходовано поступление СИЗ как вложения в активы.

Дт 01 Кт 08.

Спецодежда учтена в составе объектов основных средств.

Дт 002.

Списание спецодежды в бухгалтерском учете — 2019

Бухгалтерские операции по списанию спецодежды (проводки) будут зависеть от способа учета. Рассмотрим все варианты:

Спецодежда оприходована как МПЗ со сроком пользования менее одного года:

  • в таком случае при передаче специальной одежды и обуви работникам стоимость СИЗ списывается одновременно на счет текущих расходов. Данные условия следует прописать в учетной политике;
  • Дт 20, 26, 44 Кт 10 — одежда списана при передаче сотруднику;
  • СИЗ в эксплуатации можно учитывать на отдельном забалансовом счете.

Специальная одежда принята как МПЗ со сроком использования более 12 месяцев:

  • в такой ситуации стоимость спецсредств списывается пропорционально сроку полезного использования линейным методом либо методом списания пропорционально произведенной продукции (п. 24 Приказа № 135н);
  • Дт 10-11 Кт 10-10 — одежда передана в эксплуатацию со склада;
  • Дт 20, 26, 44 Кт 10-11 — частичное списание стоимости СИЗ в пределах ежемесячной нормы, установленной расчетным путем;
  • Дт 94 Кт 10-11 — списание спецсредств, пришедших в негодность;
  • Дт 91-2 Кт 94 — отнесены затраты на счет текущих расходов.

Спецсредства оприходованы как объекты основных средств:

  • стоимость специальной одежды и обуви относится на затраты путем начисления амортизации;
  • Дт 20, 26, 44 Кт 02 — начислена амортизация на СИЗ.

Если работник уволился

Если трудовой договор сотрудника прекращен, с ним следует провести окончательные расчеты, в том числе и по средствам индивидуальной защиты и одежды. Увольняющийся рабочий может вернуть спецкостюм либо отказаться от возврата. Во втором случае бухгалтер произведет удержание стоимости СИЗ из заработной платы сотрудника. Определим бухгалтерские записи.

Возврат спецодежды при увольнении работника (проводки):

  • Дт 01 Кт 01 — если спецодежда учитывалась в организации как основное средство;
  • Дт 10-10 Кт 10-11 — если СИЗ учитывались как МПЗ, причем списание проводится по остаточной стоимости;
  • если спецсредства были списаны единовременно, при передаче рабочим, проводки не составляются. Изменяются только данные количественного учета.

Из зарплаты произведено удержание за спецодежду при увольнении (проводки):

Операция

Дебет

Кредит

Стоимость невозвращенных СИЗ учтена в составе ущерба компании

Стоимость невозвращенных спецсредств (ущерба) отнесена на расчеты с персоналом

Отражен доход в виде превышения взыскиваемой стоимости над учетной стоимостью СИЗ

Из зарплаты сотрудника удержана стоимость невозвращенных спецсредств

Работник возместил долг через кассу учреждения

ВАЖНО! При формировании проводок по 73 счету используйте специальный субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Учет спецодежды в бухгалтерском и налоговом учете в 2017 году

Среди требований охраны труда — обеспечение работников средствами индивидуальной защиты (СИЗ). Это технические средства, используемые для предотвращения или уменьшения воздействия на работников вредных и (или) опасных производственных факторов, а также для защиты от загрязнения, в том числе — специальная одежда и специальная обувь. Причем применению подлежат лишь СИЗ, прошедшие обязательную сертификацию или декларирование соответствия (ст. 209, ст. 212, ст. 221 ТК РФ; ст. 24, ст. 25 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Каждый работник имеет право на обеспечение средствами индивидуальной защиты в соответствии с требованиями охраны труда за счет средств работодателя (ст. 219 ТК РФ).

Обратите внимание: в случае необеспечения работника в соответствии с установленными нормами средствами индивидуальной защиты работодатель не имеет права требовать от работника исполнения трудовых обязанностей и обязан оплатить возникший по этой причине простой (ст. 220 ТК РФ).

Межотраслевые правила обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н. В соответствии с пунктом 9 Межотраслевых правил при заключении трудового договора работодатель должен ознакомить работников с соответствующими его профессии и должности типовыми нормами выдачи СИЗ. Причем с 28 мая 2015 года для работников сквозных профессий и должностей всех видов экономической деятельности надлежит руководствоваться Типовыми нормами, утвержденными приказом Минтруда России от 09.12.2014 № 997н.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Перечень СИЗ, положенных работнику, приводится в разделе IV Отчета о проведении специальной оценки условий труда (прил. № 3 к приказу Минтруда России от 24.01.2014 N 33н). В то же время отсутствие спецоценки (или результатов аттестации рабочих мест) не снимает с работодателя обязанностей по охране труда работников. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты повлечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей, на юридических лиц — от 130 000 до 150 000 рублей (п. 4 ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Остановимся на вопросах учета спецодежды.

Особенности бухгалтерского и налогового учета спецодежды

Порядок бухгалтерского учета спецодежды установлен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 26.12.2002 № 135н. В соответствии с этим нормативным документом стоимость спецодежды списывается при передаче в эксплуатацию линейным способом исходя из сроков полезного использования, предусмотренных в типовых отраслевых нормах. Впрочем, спецодежду, срок эксплуатации не превышает 12 месяцев, разрешено списывать единовременно (п. 21, п. 26 Методических указаний). Аналогичный порядок можно применять в налоговом учете (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ). Правда, налоговые органы признают расходы на спецодежду экономически оправданными лишь в том случае, если она полагается работнику по результатам спецоценки или аттестации условий труда (письмо Минфина России от 11.12.2012 № 03-03-06/1/645).

Спецодежда предназначена для использования работником при выполнении трудовой функции. В нерабочее время она ношению не подлежит и должна храниться в санитарно-бытовых помещениях работодателя.

Как вести учет спецодежды на практике — иллюстрирует пример.

Учет спецодежды: проводки, пример

В январе 2015 года работодатель приобрел и выдал работнику, осуществляющему обслуживание производств:

  • куртку для защиты от общих производственных загрязнений и механических воздействий на утепляющей прокладке со сроком носки 1,5 года (18 мес.) стоимостью 9000 руб.;
  • меховые рукавицы со сроком носки 2 года (24 мес.) стоимостью 360 руб.;
  • резиновые перчатки при норме выдачи на год «до износа» стоимостью 40 руб.

Стоимость куртки и рукавиц бухгалтер будет списывать постепенно в течение срока эксплуатации — ежемесячно в сумме 500 руб. (9000 руб.: 18 мес.) и 15 руб. (360 руб.: 24 мес.) соответственно. Стоимость перчаток списывается единовременно.

В апреле выяснилось, что рукавицы работник потерял. А куртку он сдал на сезонное хранение. В этой ситуации бухгалтер произведет записи (расчеты по НДС опускаем):

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 60

  • 9400 руб. (9000 + 360 + 40) – приобретена спецодежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе»

  • 9400 руб. – выдана работнику спецодежда;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 40 руб. – списана стоимость перчаток;

ДЕБЕТ 25 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 2060 руб. ((500 + 15) руб./мес. х 4 мес.) – частично списана стоимость куртки и рукавиц (за январь-апрель);

ДЕБЕТ 10 субсчет «Специальная одежда на складе» КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 7000 руб. (9000 руб. – 500 руб./мес. х 4 мес.) – сдана на хранение куртка (в апреле);

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 субсчет «Специальная одежда в эксплуатации»

  • 300 руб. (360 руб. — 15 руб./мес. х 4 мес.) – выявлена недостача рукавиц (в апреле);

ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 94

  • 300 руб. – недостача списана на работника (основание — п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Вопреки мнению Минфина России, представленному в письме от 12.05.2003 N 16-00-14/159, в составе основных средств спецодежда учитываться не может.

Вебинары для бухгалтеров в Контур.Школе: изменения законодательства, особенности бухгалтерского и налогового учета, отчетность, зарплата и кадры, кассовые операции.

Общие принципы списания спецодежды в организации

Списание спецодежды подчиняется определенному порядку. Сначала защитные комплекты подлежат инвентаризации, в ходе которой сличают количество комплектов в натуре и по учетным данным, фактические и нормативные сроки эксплуатации, оценивают качество спецодежды, возможность дальнейшего использования, возможность использования отходов после списания.

По итогам инвентаризации составляется акт на списание, который подписывает комиссия и впоследствии утверждает руководитель.

Спецодежду списывают по установленным в организации нормам. Их расчет производится на основании Правил Минсоцразвития №290н от 01/06/09 г. регулирующих на межотраслевом уровне выдачу спецодежды работникам. Согласно этому документу нормы выдачи могут применяться:

  • типовые (Приказ Минтруда №997 от 09/12/14 г.);
  • отраслевые (в каждой отрасли свой нормативный документ);
  • принятые в организации на основании решения руководителя.

Администрация вправе устанавливать повышенные нормативы выдачи и списания спецодежды, но их нужно обосновать (п. 6 межотраслевых правил №290н) специальной независимой оценкой условий труда и отразить в ЛНА. Установленные произвольно повышенные нормы списания спецодежды могут стать причиной конфликта с контролирующими органами. О необходимости независимой оценки напоминает и Минфин (Письмо №03-03-06/1/59763 от 25/11/14 г.).

Оформление списания первичкой

Списание спецодежды, как и другие хозяйственные операции, требует оформления первичного документа. Обязательной формы акта на списание или иного подобного документа законодательство не содержит. Обычно используют унифицированные межведомственные формы, такие как МБ-4 (на выбытие малоценных и быстроизнашивающихся предметов), МБ-8 (на списание МБП).

Спецодежда может, исходя из стоимости и срока службы, в некоторых случаях относиться и к основным средствам, с применением для списания таких ОС соответствующих унифицированных форм (например, ОС-4).

Указанные формы не являются в настоящее время обязательными к применению. На основе унифицированных компания имеет право разработать собственный акт на списание спецодежды и использовать этот бланк в учете.

Акт на списание спецодежды может содержать следующие данные:

  • дату и номер;
  • наименование и номенклатурный номер спецодежды;
  • количество, единицу измерения;
  • даты начала использования и списания;
  • причину списания;
  • срок службы;
  • стоимость.

Важно! Стоимость спецодежды в акте указывается без налогов.

В акте предусматривается поле для подписей и ФИО членов комиссии по списанию во главе с ее председателем. Обязательно указываются должности ответственных лиц. Могут иметь место и любые иные данные, необходимые для учета, к примеру, счет БУ, на котором находился списываемый комплект, проводка на его списание. Целесообразно отразить в документе процент износа спецодежды.

Для случаев, когда списание является результатом порчи, утери может предусматриваться (обычно на другой стороне бланка) расчет удержания стоимости с виновного лица. Если сам бланк не предусматривает таких полей, бухгалтер сделает расчет в свободной форме. В акте при необходимости указываются данные об оприходовании ТМЦ после списания спецодежды, в том числе и номер документа, по которому полезные отходы (например, ветошь) сдавались на склад, либо делается пометка о полном уничтожении при списании (по тексту п. 34,3 5 док-та №135н).

Проводки по списанию спецодежды

Проводки будут зависеть от того, как она была учтена при поступлении. Методические указания №135н — документ Минфина от 26/12/02 г. — содержат рекомендацию учитывать спецодежду в составе МПЗ, на счете «Материалы», вне зависимости от срока ее использования. Вместе с тем организации предоставлено право при соответствующих условиях (по ПБУ 6/01) учитывать спецодежду и в составе основных средств.

Целесообразно применять учет в составе ОС в отношении дорогостоящей спецодежды, стоимостью более 100 тыс. руб. (минимальная первоначальная стоимость в НУ). В ином случае придется учитывать временные разницы между БУ и НУ – первоначальная стоимость ОС в бухучете от 40 тыс. руб.

Проводки отражают варианты учета спецодежды в организации.

Срок использования спецодежды в составе МПЗ более года

Списывается равномерно в периоде использования (п. 26 указаний), проводками: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-11. При этом передача со склада в эксплуатацию может отражаться внутренним перемещением по субсчетам: Дт 10-11 Кт 10-10, где субсчет 10 – спецодежда на складе, 11- спецодежда в эксплуатации.

Срок использования спецодежды в составе МПЗ менее года

Спецодежда списывается сразу в момент передачи к использованию (п. 21 указаний) со склада проводками: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-10. За балансом учитывается использование спецкомплектов работниками (п. 23 указаний). Если фирма признает такой учет целесообразным, вводится специальный забалансовый счет.

Спецодежда учтена в составе ОС

Ее стоимость погашается ежемесячными амортизационными отчислениями в течение срока использования: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 02.

Пример. Слесарю-ремонтнику котельной в организации приобретен комплект спецодежды, состоящий из рабочего комбинезона (2500 руб.) и куртки (2000 руб.). Срок их эксплуатации по действующим нормам менее 12 месяцев.

При поступлении на учет бухгалтер сделает проводку: Дт 10-10 Кт 60 (76) 4500,00 руб. В день выдачи слесарю комплект будет полностью списан на затраты вспомогательного производства:
Дт 23 Кт 10-10 4500,00 руб.

Проводки при порче и утере

Если спецодежда испорчена, утеряна раньше срока ее списания, делается проводка Дт 94 Кт 10. При отсутствии установленного виновника ее стоимость относят на прочие расходы Дт 91-2 Кт 94. Если установлена вина работника, которому была выдана спецодежда: Дт 73 Кт 94. Погашается такая задолженность из заработной платы, внесением в кассу или на расчетный счет фирмы (Дт 70, 50, 51 Кт 73).

Кратко о главном

Списание спецодежды производится со счета 10 БУ, в разрезе субсчетов – в момент выдачи либо равномерными долями в период эксплуатации. Организация может учитывать спецодежду и на счете 01 как ОС, при длительной эксплуатации, с учетом лимита стоимости ОС. Здесь списание происходит через механизм амортизации.

Выдача и списание спецодежды производятся по межотраслевым, отраслевым или внутриорганизационным нормам. Последние необходимо обосновать результатами независимой оценки условий труда. Основным первичным документом при списании спецодежды является одноименный акт списания. Организация вправе использовать для этой цели унифицированные формы, а также разработать форму акта самостоятельно.

Акт является результатом работы комиссии, которая принимает решение о полном списании либо о последующем оприходовании ветоши, других ТМЦ, образовавшихся в результате уничтожения списанной спецодежды.

Условия, учитываемые при списании спецодежды

Бухгалтерский учет спецодежды регулируется приказом Минфина РФ «Методические указания по бухгалтерскому учету спецодежды» от 26.12.2002 № 135н (далее — методические указания № 135н).

Спецодеждой признаются одежда, обувь и предохраняющие приспособления для работников, используемые в обязательном порядке при проведении вредных, опасных, грязных или связанных с высокими (низкими) температурами работ (пп. 2, 7, методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ).

Об обеспечении средствами защиты читайте в статье «Какие обязанности работодателя в охране труда?».

О документальном оформлении выдачи спецодежды читайте в статье «Личная карточка учета выдачи СИЗ — бланк заполнения 2018 — 2019».

При списании спецодежды учитываются определенные условия. Изучим их на простом примере.

Пример

ООО «Дизайн Ремонт», предоставляющее услуги по ремонту квартир, в мае закупило для работника, проводящего малярные работы, одежду:

  • защитный костюм;
  • головной убор;
  • перчатки;
  • защитные очки.

Условия

Защитный костюм

Головной убор

Перчатки

Защитные очки

Стоимость без НДС, руб. / шт. (пару)

1 290

Количество

2 шт.

1 шт.

12 пар

1 шт.

Относится к спецодежде?

Да

Да

Да

Да

Пп. 2, 7, 8 методических указаний № 135н, ст. 209, 212, 221 ТК РФ, п. 40 приказа Минфина РФ «О типовых нормах выдачи спецодежды во всех видах деятельности» от 09.12.2014 № 997н (далее — типовые нормы № 997н)

Срок эксплуатации спецодежды, мес.

До износа,

не больше 12 мес.

П. 26 методических указаний № 135н, п. 40 типовых норм № 997н

+ п. 9 приказа «О типовых нормах выдачи спецодежды на ремонтно-строительные работы» от 16.07.2007 № 477 — уточнение по защитным очкам

Специфика списания спецодежды в бухгалтерском учете

При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации

(примечание: по спецодежде со сроком эксплуатации > 12 мес. — равными долями в течение срока эксплуатации)

Пп. 21, 26 методических указаний № 135н

Специфика списания спецодежды в налоговом учете

При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации

При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке (т. к. срок эксплуатации перчаток менее 1 отчетного периода)

При вводе в эксплуатацию, в разовом порядке или в течение срока эксплуатации

Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ

На какие расходы относится спецодежда в бухгалтерском учете

На производственные (или прочие — при досрочном прекращении производственных работ)

Пп. 27, 33 методических указаний № 135н

На какие расходы относится спецодежда в налоговом учете

На материальные — на основании документального подтверждения наличия условий труда, требующих применения спецодежды и определяемых при их специальной оценке

Подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ

Спецодежда со сроком службы более 12 месяцев может быть зафиксирована в бухучете как основное средство (ПБУ 6/01) и списываться в ежемесячном порядке в виде амортизации. Указанный метод целесообразен в отношении дорогостоящей спецодежды — стоимостью > 100 000 руб. При зачислении в основные средства спецодежды стоимостью меньше указанного предела придется отражать временные разницы между налоговым и бухгалтерским учетом спецодежды.

Порядок списания спецодежды, пришедшей в негодность раньше срока

Пример (продолжение)

В мае ООО «Дизайн Ремонт» передало в эксплуатацию 1 защитный костюм, 1 головной убор, 12 пар перчаток и 1 защитные очки.

Метод списания спецодежды определен в виде ежемесячного линейного списания, за исключением перчаток — по ним списание производится за 1 раз в полной сумме.

После начала эксплуатации спецодежды произошли события:

Период

События

Сумма износа, списанная до порчи спецодежды

Сумма к списанию после порчи спецодежды

Списание оставшейся стоимости спецодежды в бухгалтерском учете

Обоснование

Сентябрь

Испорчен костюм без возможности восстановления не по вине работника

430 руб. = 1 290 / 12 мес.× 4 мес. (июнь — сентябрь)

860 руб. = 1 290 – 430

Финансовые результаты

П. 41 методических указаний № 135н, п. 30 методических указаний по учету МПЗ, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н

Октябрь

Утерян головной убор по вине работника

133 руб. = 320 / 12 мес.× 5 мес. (июль — октябрь)

187 руб. = 320 – 133

На расчеты с работником по возмещению ущерба

П. 41 методи-ческих указаний № 135н

Ноябрь

Безвозвратно испорчены 12 пар перчаток не по вине работника

1 560 руб.= 130 × 12 пар

0 руб.

Не осуществляется, т. к. стоимость перчаток списана в полной сумме в мае в составе производственных затрат

Пп. 21, 41 методических указаний № 135н

Декабрь

Продан костюм, введенный в эксплуатацию в сентябре, в связи с окончанием деятельности по ремонту квартир

322,50 руб. = 1 290 / 12 мес. × 3 мес. (октябрь — декабрь)

967,50 руб. = 1 290 – 322,50

На прочие расходы

П. 33 методических указаний № 135н

Нормы списания спецодежды в бухгалтерском и налоговом учетах

По п. 14 приказа Минздравсоцразвития России «Межотраслевые правила обеспечения работников средствами индивидуальной защиты» от 01.06.2009 № 290н (далее — межотраслевые правила) лимит списания спецодежды основывается на нормах, утвержденных либо отраслевыми актами, либо типовыми нормами № 997н.

Работодатель вправе утвердить собственные нормы, повышающие обеспеченность работников спецодеждой. Самостоятельно определяемые нормы должны соответствовать итогам проведенной специальной оценки условий труда (п. 6 межотраслевых правил).

Об оценке условий труда читайте в статье «Как проводится специальная оценка условий труда (нюансы)?».

Списание спецодежды в бухгалтерском учете производится на основании фактически произведенных затрат на ее покупку (производство) (п. 20 методических указаний № 135н).

Порядок отнесения спецодежды на материальные расходы в налоговом учете утверждается работодателем самостоятельно — в полном объеме на дату начала ее эксплуатации либо в течение нескольких отчетных периодов после начала применения (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Нормы расходования спецодежды в НК РФ, как и в правилах бухгалтерского учета, не зафиксированы. Но позиция Минфина РФ (письма от 08.04.2016 № 03-03-06/1/20165, от 25.11.2014 № 03-03-06/1/59763) указывает на то, что предельная величина отнесения эксплуатируемой спецодежды на расходы в налоговом учете должна определяться организациями на основании норм, зафиксированных законодательством, либо внутренними актами работодателя.

При необоснованном превышении норм списания спецодежды возникают постоянные разницы между налоговым и бухгалтерским учетами спецодежды.

Формируемые при списании спецодежды проводки в бухгалтерском учете

По плану счетов, утвержденному приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, движения по спецодежде фиксируются на счете 10, субсчетах «Спецодежда на складе» и «Спецодежда в эксплуатации».

Для контролируемого учета эксплуатируемой спецодежды, списываемой в разовом порядке при вводе в эксплуатацию, можно ввести забалансовый счет «Спецодежда в эксплуатации» (п. 23 методических указаний № 135н).

Пример (продолжение)

ООО «Дизайн Ремонт» отразило проводки по списанию спецодежды:

Период

Действия

Дт

Кт

Сумма

Май

Оприходована спецодежда на склад

10 «Спецодежда на складе»

5 420 руб. = 1 290 × 2 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1

Передана спецодежда в эксплуатацию

10 «Спецодежда в эксплуатации»

10 «Спецодежда на складе»

4 130 руб. =1 290 × 1 + 320 × 1 + 130 × 12 + 960 × 1

Июнь

Отражен износ спецодежды за месяц

10 «Спецодежда в эксплуатации»

214 руб. = 1290 / 12 + 320 / 12 + 960 / 12

Списана стоимость перчаток

10 «Спецодежда в эксплуатации»

1 560 руб. = 130 × 12

Отражена стоимость перчаток на забалансе

012 «Спецодежда в эксплуатации»

1 560 руб.

Сентябрь

Списана остаточная стоимость костюма

10 «Спецодежда в эксплуатации»

860 руб.

860 руб.

Октябрь

Списана остаточная стоимость головного убора

10 «Спецодежда в эксплуатации»

187 руб.

187 руб.

Ноябрь

Списана стоимость перчаток с забаланса

012 «Спецодежда в эксплуатации»

1 560 руб.

Декабрь

Списана остаточная стоимость проданного костюма

10 «Спецодежда в эксплуатации»

967,50 руб.

Итоги

Порядок отражения в учете списываемой стоимости спецодежды зависит от сроков ее эксплуатации и причин списания — в разовом порядке либо в течение срока эксплуатирования; на производственные (или прочие) расходы либо на расчеты с виновными лицами. Зафиксированные законодательством или внутренними документами организации нормы регулируют лимит списания спецодежды в налоговом учете.

В соответствии с законодательством предприятия обязаны обеспечить сотрудников в условиях вредных и опасных работ средствами индивидуальной защиты для физической защиты и защиты от загрязнений. Рассмотрим теоретические аспекты проведения таких операций с учетом бухгалтерских и налоговых особенностей, а также практический способ ввода данных в программу 1С:Бухгалтерия 8.3.

Бухгалтерский и налоговый учет спецодежды

Термин «спецодежда» подразумевает средства индивидуальной защиты, куда помимо непосредственно одежды входит спецобувь и защитные приспособления.

Нормативная база:

  • Приказ Минфина № 135н от 26.12.2002;
  • Приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н;
  • Приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н;
  • Справка о типовых нормах бесплатной выдачи спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты;
  • Налоговый кодекс;
  • Трудовой кодекс (статьи 209, 221);
  • Кодекс РФ об административных правонарушениях (ст. 5.27.1 п.4 – штраф на должностных лиц от 20 000 до 30 000, на организацию от 130 000 до 150 000 рублей за необеспечения сотрудников спецодеждой).

Выдача спецодежды на определенных видах предприятий и по отдельным видам профессий закреплена законодательно. Срок использования и количество выдаваемой спецодежды определяется отраслевыми нормами или типовыми правилами. Спецодежда выдается работникам бесплатно, при этом продолжает оставаться собственностью работодателя, затраты по ее стирки и чистки лежат на предприятии. Один из важных моментов: спецодежда должна быть сертифицирована.

Первоначально приказ Минфина №135н предусматривал учет спецодежды в составе оборотных средств. На счете Материалы открывались два субсчета:

  • Спецодежда на складе (в 1С это счет 10.10) ;
  • Спецодежда в эксплуатации (в 1С счет 10.11) .

В настоящее время допускается применять ПБУ 6/01 «Учет основных средств» (Письмо N 16-00-14/159 Департамента методологии БУ и отчетности Минфина РФ от 12 мая 2003 г.), но для этого срок службы спецодежды должен составлять более одного года и критерий стоимости подходить под определение основного средства.

Остановимся на «традиционном» подходе, когда спецодежда учитывается на 10-м счете. Для корректного списания стоимости спецодежды на затраты требуется правильно определить срок ее эксплуатации. Возможные варианты:

  • Норма службы не больше года – затраты в БУ в полном объеме учитываются в расходах в момент передачи в эксплуатацию;
  • Норма службы больше года – в БУ следует применять линейный метод списания расходов в течение всего срока службы одежды.

В НУ стоимость спецодежды учитывается в расходах сразу (ст. 254 п. 1 пп.3). В результате для налога на прибыль появляются временные разницы (ПБУ 18/02).

Следует сделать оговорку, что при желании налогоплательщик может в НУ не списывать стоимость сразу, а отразить расходы в нескольких отчетных периодах. В БУ также возможен вариант, когда при передаче в эксплуатацию спецодежды, у которой срок службы меньше 12 месяцев, не сразу списывать всю стоимость, а делать это линейным методом в течение всего срока эксплуатации. Выбранный порядок следует закрепить в учетной политике.

Спецодежда в эксплуатации со сроком службы более года числится на счете 10.11, износ ежемесячно списывается на счет затрат. По всей выданной спецодежде ведется забалансовый учет до момента, когда в результате износа (или по другой причине) происходит выбытие. В 1С используется забалансовый счет МЦ.02 Спецодежда в эксплуатации.

После того как в затраты БУ списана вся стоимость со счета 10.11, спецодежду следует списать с баланса в связи с износом. В случае увольнения сотрудника или перевода его на должность, где спецодежда не нужна, работник должен сдать на предприятие выданные ему средства защиты.

Учет и списание спецодежды в 1С 8.3

Оприходование спецодежды от поставщиков схоже с поступлением других видов материальных ценностей. Главная особенность – в справочнике номенклатуры установить правильный тип – Спецодежда . Тогда поступление отразится на счете 10.10.

При передаче спецодежды в эксплуатацию путь по меню:

Склад => Спецодежда и инвентарь => Передача материалов в эксплуатацию.

Пункты меню Списание материалов из эксплуатации и Возвраты материалов из эксплуатации разберем ниже (но этот скриншот в дальнейшем приводить не будем).

Для получения корректных проводок важно правильно заполнить раздел Назначение использования. На каждый вид номенклатуры он заполняется заново (это не ошибка, так задумано).

По костюмам выберем из справочников Линейный способ погашения стоимости и Способ отражения расходов – счет 20.01 (варианты 23, 25, 26, 44).

По защитным очкам другой способ погашения стоимости – при передаче в эксплуатацию.

Поскольку пару перчаток мы выдаем сверх нормы, расходы будем списывать на счет 91.02. При этом в расчете налога на прибыль принимать их к учету не будем, в результате чего образуется постоянная разница в размере 30 руб. (150 руб. х 20%).

В разделе Способ отражения расходов добавим вид расходов по спецодежде сверх норм, укажем какой это вид расходов и снимем «галку» учитывать в НУ.

Счет затрат укажем 91.02.

После заполнения документа проведем его. Из проводок мы видим:

  • Сначала все позиции списались на счет 10.11.1;
  • По позициям, которые списываются единовременно, произошло списание в БУ на счета 20.01 и 91.02;
  • По защитным костюмам в БУ списания нет;
  • В налоговом учете суммы по защитным костюмам списались и образовались временные разницы;
  • По одежде сверх норм посчиталась постоянная разница. Кроме того, заполнились данные по забалансовому счету МЦ.02.

Оборотно-сальдовая ведомость за январь до закрытия месяца.

Можем посмотреть аналитику по забалансовому счету.

В карточке видно, какому конкретно сотруднику передали в эксплуатацию спецодежду.

Закроем месяц. Образовалась ОНО в размере 720 рублей (3600 руб. х 20%).

По костюмам защитным списание расходов пока не произошло. Стандартная функциональность 1С:Бухгалтерия начинает списывать линейную амортизацию по спецодежде, начиная со следующего месяца после ввода в эксплуатацию, хотя следует отметить, что методологически этот момент не обозначен в законодательстве. Если бухгалтер не против реализованного алгоритма, советуем закрепить его в учетной политике, чтобы избежать возможных разногласий с проверяющими органами.

Закроем следующий месяц. Теперь в форме Закрытие месяца появился пункт про погашение стоимости спецодежды.

Суммы списались на 20-й счет.

Списалась сумма ОНО (200 руб. х 20% = 40 руб.).

На забалансовом счете МЦ.02 спецодежда должна числиться все то время, пока находится в эксплуатации. По истечению 18 месяцев балансовая стоимость спецодежды списана полностью.

Спишем пришедшую в негодность и полностью амортизированную спецодежду.

Чтобы облегчить заполнение документов, можно на основании передачи материалов в эксплуатацию создать документ Списание материалов из эксплуатации. Очки и перчатки можно было списать после года эксплуатации, но в целях примера покажем списание всех позиций в одном документе.

Заполнить таблицу данных можно По остаткам.

После проведения увидим проводки.

Забалансовый счет обнулился.

Учет спецодежды при увольнении сотрудников

Довольно часто бывает, что сотрудник увольняется (или переходит в другое подразделение) и сдает спецодежду до истечения срока амортизации. Тогда следует создать документ Возврат материалов из эксплуатации. Табличную часть можно автоматически Заполнить по остаткам, а потом оставить только фамилии уволенных сотрудников.

Спецодежда вернется на счет 10.10, списание стоимости в расходы временно прекратиться. Потом ее можно будет передать другому сотруднику по алгоритму, показанному выше.

Следует отметить, что вопрос, что делать со спецодеждой, если сотрудник увольняется, а остаточная стоимость еще не списана, стоит довольно остро и не имеет единого методологического решения. Ситуация, которая приведена выше, показывает самый простой вариант. Но иногда спецодежду нельзя передать новому сотруднику:

  • По соображениям гигиены;
  • В связи с физическим износом;
  • Спецодежда шилась на заказ на конкретного сотрудника.

Также бывают ситуации, когда уже после увольнения сотрудника счетные работники обнаружили, что спецодежду он не сдал. Остаточная стоимость не списана и висит на балансе. Что же делать в таких случаях?

На вопрос, каким образом подобные ситуации затронут расчет налогов (НДС, прибыль, НДФЛ и страховые взносы), единого ответа нет. Понятно, что позиция налоговых органов и Минфина нацелена на увеличение налоговой нагрузки на предприятие. В то же время судебная практика часто говорит в пользу организаций, которые не стали доначислять лишние, с их точки зрения, налоги. Рассмотрим некоторые варианты действий, не настаивая при этом на том, что только они единственно верные. Главный бухгалтер предприятия должен для себя выработать стратегию действий в подобной ситуации и закрепить ее в учетной политике.

Предположим, что по суммам на момент увольнения сотрудника сложилась такая ситуация:

Дт

Кт

Сумма

Операция

1 800

Оприходована стоимость защитного костюма

Оприходован НДС

НДС принят к вычету

1 800

Передан костюм в эксплуатацию, срок носки 18 месяцев

1 000

За 10 месяцев начислен износ по спецодежды

Остаточная стоимость спецодежды при увольнении сотрудника

Далее приведем несколько примеров действий сотрудника и варианты реакции бухгалтера на них:

Дт

Кт

Сумма

Операция

1. Сотрудник сдал спецодежду на склад, но выдать ее заново нельзя. Комиссия по инвентаризации сформировала акт на списание в связи с износом.

Списана остаточная стоимость спецодежды

Стоимость списанной спецодежды учтена в составе внереализационных расходов

2. Если бухгалтер в Примере 1 решит, что списанные на счет 91.2 затраты не принимаются для расчета налога на прибыль, а НДС надо восстанавливать дополнительно, то проводок будет больше. По прибыли постоянная разница 160 руб.(800 руб. х 20%). По НДС теоретически два варианта действий – рассчитать сумму налога пропорционально, как при раздельном учете, и восстановить НДС в сумме 144 руб. (800 руб. х 18%). В тоже время возможно следует действовать с оглядкой на положение налогового кодекса, где сказано, что восстанавливать НДС пропорционально балансовой стоимости следует по основным средствам, а ведь у нас материалы. Поэтому надо для себя решить вопрос, не следует ли восстанавливать НДС полностью с суммы 324 руб.?

Постоянная разница по налогу на прибыль

144 (? 324)

НДС восстановлен

144 (? 324)

НДС списан на внереализационные затраты

3. Сотрудник не сдал спецодежду, окончательный расчет при увольнении им еще не получен. Бухгалтер решил высчитать остаточную стоимость одежды из заработной платы.

Списана остаточная стоимость спецодежды

Стоимость спецодежды перенесена на расчеты с сотрудниками

Стоимость спецодежды погашена за счет начисления зарплаты

Следует отметить, что если Пример 3 несколько изменить, и сотрудник уже успел получить расчет, то взыскать стоимость спецодежды можно только через суд, т.к. это своего рода хищение имущества предприятия. Здесь стоит соотнести стоимость недостачи и судебных издержек.

4. Сотрудник компенсирует предприятию остаточную стоимость спецодежды и оставляет ее себе. Делать это он должен добровольно, предоставив заявление с просьбой сделать удержание из зарплаты.

Спецодежда передана сотруднику

Задолженность учтена при расчете зарплаты

5. Пример 4 вызывает жаркие споры между предприятиями и налоговыми органами о том, надо ли начислять НДС на остаточную стоимость спецодежды при ее передаче сотруднику. Контролирующие органы говорят, что надо, т.к. происходит передача права собственности – это реализация и НДС возникает. Суды склоняются к тому, что данная ситуация является возмещением затрат, и НДС не возникает. Если отражать передачу спецодежды как реализацию, то возможны такие проводки

944 (800 + 144)

Внереализационные доходы от реализации спецодежды

Учтена в расходах остаточная стоимость спецодежды

НДС

Задолженность сотрудника учтена при расчете зарплаты

6. При отражении передачи спецодежды как реализации не все однозначно с ценовым вопросом. До этого мы рассматривали примеры, в которых в целях реализации учитывали остаточную стоимость. Но что, если необходимо производить реализацию исходя из рыночных цен, и необходимо делать какую-то наценку? Скажем сразу, что при продаже спецодежды с наценкой и начислением НДС вы будете избавлены от претензий со стороны проверяющих, но вот выгодно ли это предприятию и сотрудникам – вопрос. Допустим, стоимость одежды без НДС сделаем равной 1 000 руб., тогда проводки будут такими:

1 180 (1 000 + 180)

Внереализационные доходы от реализации спецодежды

1 000

Учтена в расходах остаточная стоимость спецодежды

НДС

1 180

Задолженность сотрудника учтена при расчете зарплаты

Мы рассмотрели далеко не полный список вопросов, которые могут возникнуть у бухгалтера при передаче спецодежды сотрудникам. Например, есть возможность оформить такую операцию как безвозмездную передачу. НДС тогда все равно возникает, а сотрудник, скорее всего, должен будет заплатить НДФЛ с материальной выгоды по ставке 35%.

Видя спектр вопросов, связанных с остаточной стоимостью средств защиты при увольнении сотрудников, становится понятен подход поэтапного списания в расходы даже той спецодежды, срок эксплуатации у которой меньше года, особенно в условиях большой текучки кадров.

Понятно, что показать весь спектр действий пользователя 1С в одной статье при таком множестве вариантов невозможно, здесь нужна книга или квалифицированная помощь консультанта. Понимая всю сложность выбора, мы можем предложить определиться с планом действий в подобных ситуациях и зафиксировать найденный алгоритм в учетной политике. То есть предварительно составив список проводок и сумм, которые следует в итоге получить, обратиться к консультантам по работе с 1С для отражения данной ситуации в программе 1С:Бухгалтерия.

Учет форменной одежды

Немного про форменную одежду и ее отличия от специальной. Спецодежда является средством защиты, и несмотря на неоднозначность вопросов учета при увольнении, по многим другим имеет четкие рамки, обозначенные действующим законодательством. Помимо этого существует такое понятие, как форменная одежда. Она служит для идентификации сотрудника, как человека, относящегося к некоторой организации или структуре. Для многих профессий ношение формы закреплено законодательно. Многие организации вводят форму на рабочих местах для улучшения качества и скорости обслуживания клиентов, для создания имиджа компании.

Не всегда вопросы учета форменной одежды освещены налоговым кодексом, а позиции контролирующих органов не всегда слажены и однотипны. Следует отметить, что возможны два варианта:

  • Форма выдается сотруднику на время работы, являясь собственностью фирмы;
  • Форма становится собственностью сотрудника и остается в его владении и после увольнения.

В первом случае расходы учитываются как материальные затраты, во втором – такая передача отражается как оплата труда с начислением НДФЛ. Если выдача формы предусмотрена законодательством, страховые начисления делать не надо, соответственно, в обратном случае страховые взносы начисляются.

>Как правильно вести бухгалтерский учет спецодежды в 2019 году

Специальная рабочая одежда

Каждый работодатель обязан соблюдать нормативы по условиям и охране труда, а также правила безопасности для сотрудников на рабочем месте. Среди таких обязанностей выделяется выдача средств индивидуальной защиты, в том числе специальной рабочей одежды.

Спецодежда, нормы списания в бухучете которой будут приведены далее, выдается следующим трудовым категориям:

  • работникам с вредными и опасными условиями труда;
  • сотрудникам, трудоустроенным на работах с особыми температурными условиями или загрязнениями.

Регулируется предоставление специальной одежды (СО) Трудовым кодексом РФ (ст. 212, 221 ТК РФ), а также Межотраслевыми правилами обеспечения работников спецодеждой (Приказ Минздравсоцразвития № 290н от 01.06.2009) и Типовыми нормами Минтруда (Приказ № 997н от 09.12.2014).

Согласно данным нормативно-правовым актам, все средства индивидуальной защиты сотрудника должны быть сертифицированы и выдаваться работникам бесплатно. Основание для выдачи — результаты специальной оценки условий труда, а также типовые отраслевые нормы, установленные действующим законодательством.

Учреждение вправе закрепить собственные нормативы выдачи и вид СО внутренними документами.

Как вести бухучет

Организация бухучета средств индивидуальной защиты в учреждении обеспечивается при соблюдении норм, закрепленных в Приказе Минфина РФ № 135н от 26.12.2002.

Бухучет производится в соответствии с фактическими издержками на ее изготовление или приобретение. Аналитика осуществляется по каждому наименованию производственной единицы и материально ответственному лицу, количеству, дате изготовления (приобретения), периоду возврата.

В том случае когда в учреждении используются предметы индивидуальной защиты, изготовленные на собственных производствах, то затраты аккумулируются на счетах, учитывающих производственные расходы на основании исчисленной фактической себестоимости.

Порядок и счета, применяемые для бухучета индивидуальных защитных средств, непосредственно зависят от вида активов предприятия, в составе которых будет проведена СО.

Согласно Приказу № 135н, организация бухучета спецодежды должна производиться в качестве материально-производственных запасов, однако учреждение имеет возможность выбрать иной вариант — учет средств индивидуальной защиты как основных средств. Выбранный способ бухучета необходимо закрепить учетной политикой.

Все особенности проведения в бухгалтерии специальной одежды в зависимости от вида активов представлены в таблице, которую можно скачать далее.

Налоговый учет признает спецодежду в составе расходов лишь в том случае, если затраты на ее приобретение экономически целесообразны, то есть подтверждены проведенной специальной оценкой трудовых условий (Письмо Минфина РФ № 03-03-06/1/645 от 11.12.2012).

Порядок списания специальной рабочей одежды

Приказ № 135н регулирует также нормы списания СО. Его порядок зависит от срока полезного использования (СПИ) номенклатурной единицы и подлежит обязательному утверждению в учетной политике.

Рассмотрим варианты списания предметов индивидуальной защиты в зависимости от срока полезного использования:

  1. Средства индивидуальной защиты подлежат единовременному списанию в том случае, если их СПИ — не более одного года (п. 21, 26 Приказа № 135н):
  • Дт 20, 26 Кт 10 — списание спецодежды, проводки формируются при непосредственной передаче изделия сотруднику.
  1. Если же срок полезного использования — более 1 года, то СО списывается линейным способом или с использованием способа пропорционально произведенной продукции в процессе передачи изделий в эксплуатацию (п. 24 Методических указаний).
  • Дт 20, 26 Кт 10.10 — передача СО со склада для дальнейшего использования работниками;
  • Дт 20, 26 Кт 10.11 — ежемесячное списание расчетной стоимости спецодежды;
  • Дт 94 Кт 10.11 — выбытие СО, неподлежащей восстановлению;
  • Дт 91.2 Кт 94 — издержки переведены в состав текущих расходов.
  1. При бухучете спецодежды в качестве основных средств на спецсредства производятся амортизационные начисления — Дт 20, 26 Кт 02.

Возврат спецодежды при увольнении работника: проводки

При увольнении сотрудника предприятие производит с ним полный взаиморасчет в отношении не только надлежащих ему выплат, но и предписанных средств индивидуальной защиты. Работник, с которым расторгается трудовой договор, должен либо вернуть выданные ему средства защиты, либо возместить из выплачиваемых денег ее стоимость. Проводки в данном случае будут следующими:

  • Дт 01 Кт 01 — возврат спецодежды, учтенной как ОС;
  • Дт 10.10 Кт 10.11 — для СО, учтенной в качестве материально-производственных запасов и списанной по остаточной стоимости.

При единовременном списании специальной рабочей одежды бухгалтерские записи не формируются.

В том случае если работник отказался возвращать спецкостюм, производится удержание за спецодежду при увольнении. Проводки будут такими:

  • Дт 94 Кт 10.11 — учет стоимости спецкостюма как материального вреда учреждению;
  • Дт 73.02 Кт 94 — отнесение стоимости СО на взаиморасчеты с персоналом в части возмещения материального ущерба организации;
  • Дт 73.02 Кт 98 — доход учреждения в случае превышения суммы взыскания над стоимостью СО;
  • Дт 70 Кт 73.02 — удержание стоимости спецкостюма из заработной платы увольняемого работника;
  • Дт 50 Кт 73.02 — возмещение сотрудником долга.