Суточные за границу

Без командировок работников обходится редкий работодатель. Если же деятельность предприятия связана с деловым присутствием в различных регионах, без командировок не обойтись. Из-за некоторых особенностей регулирования отдельную нишу занимают загранкомандировки, то есть командировки работников за пределы РФ. Командируя работника в кратковременную или длительную командировку за границу, работодателю следует быть готовым к некоторым сложностям и даже рискам, с которыми ему предстоит столкнуться.

Риск невыпуска работника за границу

Согласно п. 1 ст. 67 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ "Об исполнительном производстве" (далее — Федеральный закон "Об исполнительном производстве") при неисполнении должником-гражданином или должником, являющимся индивидуальным предпринимателем, в установленный для добровольного исполнения срок без уважительных причин требований, содержащихся в исполнительном документе, сумма задолженности по которому превышает десять тысяч рублей, или исполнительном документе неимущественного характера, выданных на основании судебного акта или являющихся судебным актом, судебный пристав-исполнитель вправе по заявлению взыскателя или собственной инициативе вынести постановление о временном ограничении на выезд должника из РФ.
При этом на практике сам должник об этом часто просто не знает… до момента прохождения паспортного контроля на границе. С одной стороны, работник не знал и во многих случаях не мог знать о наличии данного ограничения. Например, многие суммы штрафов за нарушение ПДД в настоящее время фиксируются автоматическими камерами наблюдения и фиксации, а вся документация отправляется по месту регистрации/месту жительства нарушителя (коим автоматически признается собственник автомобиля). В Москве автомобилей, которые зарегистрированы на иногородних граждан, очень много. Соответственно, гражданин, постоянно работающий и проживающий в г. Москве, но прописанный в ином городе, по факту очень часто не знает о наличии у него штрафов и, соответственно, не оплачивает их. При превышении суммы долга (в том числе по штрафам за нарушение ПДД) судебным приставом вполне обоснованно применяется мера, предусмотренная п. 1 ст. 67 Федерального закона "Об исполнительном производстве".
После наступления события в виде невыпуска работника за границу, влекущего такие негативные последствия, как невыполнение работником служебного задания, срыв планов работодателя (вплоть до угрожающих последствий), у работодателя обычно возникает вопрос о возможности и способах взыскания с работника, направленного в загранкомандировку, но так и не пересекшего границу, уже понесенных работодателем расходов: суточных, оплаченных билетов, стоимости брони в отеле и т.д.
В большинстве случаев в такой ситуации взыскать с работника понесенные работодателем расходы на его так и не состоявшуюся командировку не удастся.
Взыскать с работника средний заработок (сохраняемый за дни его командировки в соответствии со ст. 167 ТК РФ) за дни бесцельного путешествия в виде удержания из заработной платы будет невозможно, так как ТК РФ в ст. 137 не содержит таких случаев удержания из заработной платы.
Суточные, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию (удержанию из заработной платы), так как они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер. Выплата суточных не ставится в какую-либо зависимость от фактического выполнения работником трудовой функции, работнику следует выплачивать суточные за все дни его нахождения в командировке (см. разъяснения Роструда в Письме от 30.04.2008 N 1024-6).
Стоимость неиспользованных билетов, стоимость брони в отеле возможны ко взысканию как материальный ущерб работодателя при доказанности — наличия прямого действительного ущерба, размера причиненного ущерба, отсутствия обстоятельств, исключающих материальную ответственность работника, а также (что немаловажно!) противоправности поведения (действия или бездействия) причинителя вреда, вины работника в причинении ущерба и причинной связи между поведением работника и наступившим ущербом. Последние два фактора в рассматриваемой ситуации доказать будет весьма трудно. Ведь доказывать придется факт, что работник знал об ограничениях на выезд, но не сообщил об этом работодателю.
Кроме того, в случае требований возмещения убытков в полном объеме, а не в размере среднего заработка работника работодателю придется доказать соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (см. соответствующие разъяснения в п. 4 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 16.11.2006 N 52 "О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю" (далее — Постановление Пленума Верховного Суда РФ N 52)) или наличие иного случая полной материальной ответственности, предусмотренного ст. 243 ТК РФ.
Что касается расходов на проезд к месту вылета за границу, то их работодатель должен возместить работнику в любом случае (абз. 2 ч. 1 ст. 168 ТК РФ, абз. 1 п. 11, п. п. 12, 22 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749), то есть даже если загранкомандировка не состоялась из-за невыпуска работника за границу в аэропорту/порту.
Вывод: при направлении работника в загранкомандировку работодатель может и не достичь цели выполнения служебного задания из-за невыпуска работника за пределы РФ в связи с наложенным ограничением. При этом взыскать с работника уже понесенные работодателем расходы в качестве убытков практически нереально, хотя некоторые расходы теоретически взыскать возможно.

Путаница с расчетами суточных при посещении во время командировки нескольких стран

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций, частных предприятий определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). И только в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных государственных учреждений размеры указанных расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ; а в отношении работников, заключивших трудовой договор о работе в государственных органах субъектов РФ, работников государственных учреждений субъектов РФ, лиц, работающих в органах местного самоуправления, работников муниципальных учреждений — нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
— расходы по проезду;
— расходы по найму жилого помещения;
— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
К иным расходам при командировании работника за пределы РФ, возмещаемым работодателем работнику в соответствии со ст. 168 ТК РФ, могут быть отнесены расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов, обязательные консульские сборы, расходы на оформление обязательной медицинской страховки, топливный сбор при авиаперелете, сбор за право въезда или транзита автомобильного транспорта (при следовании автотранспортом), иные обязательные платежи и сборы, а также расходы работника, связанные с обменом российских рублей на иностранную валюту (в случае выдачи аванса на командировку работодателем исключительно в рублях).
Однако путаница в подавляющем большинстве случаев случается в отношении расчета суточных.
В отношении загранкомандировок размер суточных актами, устанавливающими их размер, дифференцируется в зависимости от страны посещения. При сложных маршрутах командировок очень часто встречают ошибки при исчислении суточных.
Правильно их рассчитать помогут следующие правила:
1) при следовании работника с территории РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения Государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях (п. 18 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее — Положение));
2) даты пересечения Государственной границы РФ при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте;
3) если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется (см. Письмо Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ "О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу").

Пример расчета суточных

Вводные данные: работник направлен в командировку со сложным маршрутом. Из г. Саратова 12 февраля 2016 г. он поездом следует в г. Москву. Вылет в загранкомандировку производится из аэропорта в г. Москва в 8.20 ч 13.02.2016, прибывает в г. Берлин (Германия) в 9.05 ч того же дня. С 13 по 14 февраля 2016 г. работник выполняет служебное задание в Германии в разных городах. 14.02.2016 из аэропорта г. Мюнхен (Германия) в 9.20 ч работник направляется в Рим (Италия), прибывая в 10.55 ч. Выполнив задание, работник в этот же день, в воскресенье, 14.02.2016 следует из Рима в 20.20 ч в Швецию, приземляясь того же числа в Стокгольме в 23.30 ч. Пробыв в командировке в Швеции с 14.02.2016 по 19.02.2016, работник из Стокгольма вылетает в 12.50 ч в Москву, куда приземляется в 16.55 ч. Поездом в 18.00 ч того же дня 19.02.2016 работник направляется по месту расположения предприятия-работодателя в г. Саратов, куда прибывает 20.02.2016. Локальным актом работодателя предусмотрены следующие нормы суточных: по территории России — 1000 руб. в сутки, на территории Германии — 90 евро, Италии — 100 евро, Швеции — 120 евро.
Пример расчета.
Итого в командировке работник находился 9 дней.
За 12, 19, 20 февраля суточные будут выплачиваться из расчета 1000 руб. в день, как при командировке по территории РФ.
За 13 февраля суточные выплачиваются в размере 90 евро, за период с 14.02.2016 по 18.02.2016 (5 дней) — суточные в размере 120 евро в сутки. При этом суточные за 14 февраля оплачиваются по стране, в которую работник в конце концов прибыл (Швеция), несмотря на то в указанный день он был еще и в Италии.
Итого за всю командировку работнику к выплате подлежат: (1000 руб. x 3 дня) = 3000 руб. и 690 евро ((120 x 5) + 90).
Вывод: правильно рассчитать суточные при сложных маршрутах загранкомандировок поможет правило — суточные рассчитываются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется.

Размер и валюта суточных должны быть установлены в локальном акте работодателя

Трудовым кодексом РФ не установлено обязательного требования об установлении размера суточных в локальном акте работодателя или коллективном договоре в валюте страны командирования. Раньше суточные за время нахождения за границей чаще всего устанавливались в долларах, теперь это делается и в евро. Также это можно сделать и в рублях. Таким образом, в локальном акте организации необходимо установить не только размер суточных, но и валюту, в которой выдаются суточные.
Согласно п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Пункт 9 ч. 1 ст. 9 указанного Закона не запрещает выдавать работнику аванс в валюте по оплате расходов, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.
Обратите внимание: выдать работнику аванс в иностранной валюте организация сможет только, если у нее есть валютный счет. Если валютного счета у работодателя нет, аванс выплачивается в рублях и работник уже сам обменивает выданные рубли на валюту. Организация не может снять со своего рублевого счета рубли и обменять их в обменном пункте на рубли. Указанный вывод следует из положений Инструкции Банка России от 16.09.2010 N 136-И "О порядке осуществления уполномоченными банками (филиалами) отдельных видов банковских операций с наличной иностранной валютой и операций с чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц".
Вывод: закон не запрещает выплачивать работникам аванс на командировку в валюте, однако при этом у работодателя должен быть открыт валютный счет, с которого и производится выплата.

Сложные вопросы налогообложения доходов работников при длительных загранкомандировках

Больше всего вопросов (пожалуй, это и единственная сфера вопросов) вызывает налогообложение суточных. Ведь остальные расходы (проживание в отеле, проездные билеты и т.д.) оплачиваются по фактически произведенным затратам на основании подтверждающих документов.

Зарубежная командировка: особенности отражения расходов

И только суточные "подтверждать" не надо.

Важно: предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ, согласно абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) составляют:
— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Конечно, это не значит, что суточные должны быть строго в этих пределах. Просто при расчете и выплате с сумм сверх указанных предельных значений придется исчислять и удерживать НДФЛ.
Суммы суточных, выплаченные работнику сверх размеров, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, являются объектом обложения налогом на доходы физических лиц (см. Письмо ФНС России от 20.04.2015 N БС-4-11/6660 "О налоге на доходы физических лиц" (вместе с Письмом Минфина России от 27.03.2015 N 03-04-07/17023)). Определение дохода, подлежащего налогообложению, с учетом положений п. 3 ст. 217 НК РФ производится организацией — налоговым агентом в момент утверждения авансового отчета работника. Таким образом, при определении налоговым агентом налоговой базы по выплаченным в иностранной валюте суточным суммы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу Банка России, действующему на дату утверждения авансового отчета.
Это особенно актуально при длительных загранкомандировках с учетом сложившейся в настоящее время обстановки скачков курсов валют.

Пример расчета обложения НДФЛ суточных

Вводные данные: работник был направлен в длительную командировку сроком на 92 дня с 26.10.2015 по 25.01.2016. Ему были выплачены суточные из расчета 100 долл. в сутки. За 92 дня сумма суточных составляла 9200 долл. США. На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 руб., соответственно, сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли: (9200 x 61,92) = 569 664 руб. Авансовый отчет работник представил сразу по прибытии, то есть 25.01.2016. На день утверждения авансового отчета работника по возвращении из командировки курс доллара составил 80,57 руб.
Расчет: На день выплаты суточных курс доллара к рублю составлял 61,92 руб., соответственно, сумма выплаченных суточных составляла при пересчете на рубли 569 664 руб.
На день утверждения авансового отчета общая сумма суточных составила уже: (9200 x 80,57) = 741 244 руб. Не облагаемая НДФЛ сумма составила: 2500 руб. x 92 дн. = 230 000 руб. Соответственно, НДФЛ необходимо исчислить с суммы: 741 244 — 230 000 = 511 244 руб. Применяя ставку 13%, НДФЛ составит: 511 244 : 100 x 13 = 66 461,72 руб.
Таким образом, работник, вернувшись из длительной загранкомандировки, должен будет уплатить НДФЛ (удерживается из заработной платы) 66 461,72 руб.
К сожалению, такой парадокс стал возможен из-за кризиса 2014 — 2016 гг. в связи с резким падением курса рубля по отношению к доллару и евро.
Вывод: НДФЛ с суммы суточных, превышающих предельные размеры, установленные ст. 217 НК РФ, рассчитывается на дату утверждения авансового отчета работника. С учетом нестабильности курса рубля при длительных загранкомандировках НДФЛ может составить немаленькие суммы.

Выводы

1. Большинство вопросов, связанных с загранкомандировками, вызывают расчеты с работником. Чаще всего — по оплате и расчету суточных.
2. Суточные при загранкомандировке выдаются организацией-работодателем (не указанной в ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) из того расчета, который установлен в локальном акте работодателя или коллективном договоре. Суточные не обязательно должны быть в пределах, указанных в абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ.
3. Аванс для загранкомандировки может быть выплачен работодателем и в валюте, и в рублях (в зависимости от порядка, установленного в конкретной организации). Однако для выдачи наличной валюты работнику у работодателя должен иметься валютный счет. В противном случае аванс выдается в рублях и работник сам меняет его на валюту страны командирования как физическое лицо.
4. При направлении работника в длительную загранкомандировку выплата суточных возможна единовременно за весь период командировки, даже если этот период составляет не один месяц. Ограничений в части длительности загранкомандировки и суммы суточных за весь период командировки законом не установлено.
5. Суточные в сумме, превышающей 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ и 2500 руб. при нахождении за пределами РФ, подлежат налогообложению НДФЛ.
6. Расчет НДФЛ производится на дату утверждения авансового отчета. При этом сумма выплаченных суточных для расчета должна быть переведена в рубли по курсу Банка России на дату расчета. С учетом длящегося в России кризиса с работником и работодателем может случиться парадокс: по возвращении из длительной загранкомандировки у работника может возникнуть обязанность по уплате сверхвысоких сумм НДФЛ.

Приложение 2

К постановлению Правительства РК

от 24 декабря 2001 года № 1677

  Страны Суточные (в долла­рах США)
1.

Суточные за день приезда из загранкомандировки не облагаются НДФЛ в пределах 700 рублей

США, Великобритания, Германия, Италия, Франция, Канада, Япония

2. Австрия, Бельгия, Дания, Ирландия, Исландия, Португалия, Испания, Лихтенштейн, Люксембург, Нидерланды, Норвегия, Турция, Финляндия, Швеция, Швейцария, Сингапур, Южная Корея, Израиль, Австралия
3. Албания, Болгария, Босния и Герцеговина, Венгрия, Польша, Румыния, Словакия, Словения, Хорватия, Чехия, Македония, Югославия, Латвия, Литва, Эстония, Египет, Китай, Объеди­ненные Арабские Эмираты, Южно-Африканская Республика
4. Страны Содружества Независимых Государств
5. Другие страны

При выезде в командировку в США, ᴛ.ᴇ. в страны дальнего зарубе­жья, оформление командировочного удостоверения не требуется. Основанием является приказ руководителя, в котором определяется цель, место, сроки командировки. Документом, устанавливающим личность командированного и время пребывания, является загранпас­порт с визами и отметками КПП пересекаемых границ. День приезда и день отъезда в загранкомандировку считается раздельно (2 дня).

К отчету должны быть приложены документы:

> по найму жилого помещения;

> по проезду кроме такси;

> копия загранпаспорта;

> квитанция за сбор по обмену валюты;

> за пользование услугами связи;

> справки о задержке транспортных средств и другие докумен­ты, подтверждающие целœевые и непредвиденные расходы.

В случае если характер командировки предусматривает крайне важно сть дополнительных целœевых расходов (телœефонные переговоры, факс, E-mail, провоз багажа, хранение багажа и т.п.), то такие затраты при наличии оправдательных документов и распоряжений руководи­теля, изданных до командировки, можно отнести на вычеты.

С косвенных доходов руководителя удержать индивидуальный подоходный налог по ставке п. 2 ст. 145 НК, социальный налог, отчис­ления в НПФ. По окончании года согласно Приложению 10 к деклара­ции 100.10 ʼʼРасходы по оплате трудаʼʼ данную сумму отнести на вы­четы.

Справочно в декларации по корпоративному подоходному налогу указывается количество командировок и количество дней, проведен­ных работниками в командировках. В связи с этим рекомендуетсяв бухучёте вести аналитический учет по количеству дней командировок.

При учете командировочных расходов следует помнить:

Расходы по проезду и проживанию не лимитируется, а оплачиваются и относятся на вычеты по факту пп. 1), 2) п. 1 ст. 93 Налогового кодекса  
Суточные, выплачиваемые за время нахождения работника в командиров­ке, равны 6 МРП за сутки в пределах РК пп. 3) п. 1 ст. 93 Налогового кодекса  
Суточные, выплачиваемые за время нахождения в командировке работни­ка за пределами РК, установлены в пределах норм, установленных Правительством РК Приложения 2 к постановлению Правительства РК от 24.12.01 ᴦ. № 1677  
Превышение командировочных над нормой является доходом работника и подлежит обложению индивидуаль­ным подоходным налогом, социаль­ным налогом, ОНПФ, относится на вычеты через фонд оплаты труда Ст. 143, 149, п. 1 ст. 316 Налогового кодекса; пункт 3 Правил расчёта , удержания и перечисления обязатель­ных пенсионных взносов в накопи­тельные пенсионные фонды, утверж­денных постановлением Правительства РК от 15.03.1999 ᴦ. № 245; Прило­жение 10 к Декларации по КПН  
Фактические расходы требуют доку­ментального подтверждения; авиабилеты, квитанции за бронь, расчёты по представительским расходам с указанием конкретных лиц, другие документы, подтверждающие расходы; Счета за гостиницу, кроме счетов гос­тиниц на территории РК, необходимых в случае оплаты за наличный расчет, фискальные чеки Ст. 92 Налогового кодекса Ст. 546 Налогового кодекса  
В случае утери подтверждающих до­кументов по проезду и найму жилья, компания вправе возместить расходы, при этом указанные расходы подлежат налогообложению всœеми видами нало­гов: индивидуальный, социальный, ОНПФ Ст. 92, 143, 149, п.1 ст. 316 Налогового кодекса  
Расходы, не подтвержденные доку­ментально, на вычеты не относятся. Возмещение суточных производится за день выезда и день приезда как за два дня. День пересечения границы включаются в дни, за которые суточ­ные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании из-за гра­ницы в РК день переезда границы включается в дни, за которые суточ­ные выплачиваются в тенге Ст. 92 Налогового кодексаʼʼПравила об условиях труда работников РК за границейʼʼ, утвержденные постанов­лением Кабинœета Министров РК от 31.05.94 ᴦ. №577
Датой совершения операций в ино­странной валюте является дата утверждения авансового отчета Приложение 1 к Методическим рекомендациям по СБУ 9 ʼʼУчёт операции в иностранной валютеʼʼ
Авансовый отчет предоставляется в течение пяти дней после возвраще­ния ʼʼПравила о служебных командировках в пределах РК работников государст­венных учреждений, содержащихся за счёт средств государственного бюджета͵ также депутатов Парла­мента РКʼʼ, утвержденные постанов­лением Правительства РК от 22.09.2000 ᴦ. № 1428 с изменениями и дополнениями от 18.04.2001 ᴦ. № 514, ʼʼПравила об условиях труда работников РК за границейʼʼ, утвер­жденные постановлением Кабинœета Министров РК от 31.05.1994 ᴦ. № 577, с изменениями и дополнениями от 22.10.1999 ᴦ. № 1588.
Размер выплат для работников, у которых работа носит разъездной характер, составляет 0,35 МРП. Расходы по найму жилья в этих усло­виях не предусмотрены Постановление Правительства РК от 27.12.01 ᴦ. № 1726
Размер полевого довольствия указан­ных работ не подлежит налогообложе­нию в пределах 3 МРП Постановление Правительства РК от 17.04.02 ᴦ. № 443 ʼʼОб утверждении размеров полевого довольствия ра­ботников, занятых на геологораз­ведочных, толографо-геодезических и изыскательских работах в полевых условиях, не подлежащих налого­обложению
Для учета командировочных расхо­дов в РК основным документом явля­ется командировочное удостоверение Пункт 5 ʼʼПравил о служебных командировках в пределах РК работ­ников государственных учреждений, содержащихся за счёт средств государственного бюджета͵ а также депутатов Парламентаʼʼ, утвержден­ные постановлением Правительства РК от 22.09.00 ᴦ. № 1428
Расходы, оплаченные за проживание в гостинице, приобретенные билеты за рубежом в 2003 году и до этого года, налогом у источника выплаты с доходов нерезидента не облагаются   Ст. 178 Налогового кодекса  
       

Учет суточных в валюте выплаченных в связи с загранкомандировкой

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2018 году), которые работодатель обязан возместить:

  • затраты на аренду жилого помещения;
  • траты на проезд;
  • средний заработок за дни поездки;
  • иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
  • дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2018 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2018, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

Как установить суточные

Бюджетная организация должна утвердить Положение о командировках сотрудников. В нем следует подробно прописать правила, порядок и размер командировочных расходов в 2018 году, суточные на служебные поездки. Если такого документа нет, то его нужно обязательно разработать и утвердить. Либо издать приказ, в котором указаны нормы командировочных расходов на текущий финансовый год.

Приказ об утверждении норм командировочных расходов

Положение о командировках (приложение к Учетной политике)

Начисление и оплата затрат на командировку производится в размерах, установленных в локально-нормативном акте организации.

Заграничные командировки: учет и подтверждение затрат

Если документ отсутствует на предприятии, у контролирующих органов может возникнуть множество вопросов. К тому же налоговики могут признать такие выплаты нецелевым использованием средств.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018 году

Чтобы бухгалтеру правильно рассчитать сумму выплат, следует количество дней пребывания в служебной поездке умножить на утвержденную норму суточных расходов. При подсчете количества дней учитывайте:

  • все дни пребывания в поездке, включая праздничные и выходные дни;
  • дни, проведенные в пути, в том числе дни выбытия и прибытия;
  • дни вынужденного простоя или задержки.

Обычно в приказе на командировку содержится распоряжение о выплате аванса. Перечислить его можно на карту работника или выдать наличными через кассу учреждения. По возвращению сотрудник обязан предоставить авансовый отчет в бухгалтерию.

При направлении работника в однодневную командировку оплата суточных не производится, согласно пункту 11 Постановления Правительства № 749. А вот транспортные затраты возмещаются.

Суточные за границей в 2018 году

Нормы возмещения командировочных расходов

c 01.01.2008 г.

Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке на территории РФ)
Закон от 24.07.2007 г. № 216-ФЗ.

(Лимит в размере 700 рублей установлен только для исчисления НДФЛ.
Норма суточных для целей налогообложения прибыли остается прежняя — 100 рублей.)

700 руб.

(2 500 руб.
для заграничной командировки)

c 01.01.2002 г.

Оплата суточных (за каждый день нахождения в командировке на территории РФ)
Постановление Правительства от 08 февраля 2002 г. N 93.

100 руб.

Расходы по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов

Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 г. N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ"

12 руб. в сутки

Оплата найма жилого помещения — по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами

Приказ Минфина РФ от 6 июля 2001 г. N 49н "Об изменении норм возмещения командировочных расходов на территории РФ"

но не более 550 руб. в сутки

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 8 февраля 2002 г. N 93  

ОБ УСТАНОВЛЕНИИ НОРМ РАСХОДОВ ОРГАНИЗАЦИЙ
НА ВЫПЛАТУ СУТОЧНЫХ ИЛИ ПОЛЕВОГО ДОВОЛЬСТВИЯ,
В ПРЕДЕЛАХ КОТОРЫХ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ
ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ТАКИЕ РАСХОДЫ
ОТНОСЯТСЯ К ПРОЧИМ РАСХОДАМ, СВЯЗАННЫМ
С ПРОИЗВОДСТВОМ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации Правительство Российской Федерации постановляет:
     1. Установить, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных или полевого довольствия в пределах следующих норм:
(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.11.2002 N 828) а) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации — суточные в размере 100 рублей;
б) за каждый день нахождения в заграничной командировке — суточные в размере согласно приложению;
в) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
   за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, — в размере 200 рублей;
   за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, — в размере 150 рублей;
   за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, — в размере 75 рублей;
   за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, — в размере 50 рублей.
При применении упрощенной системы налогообложения указанные нормы используются с 1 января 2003 г. для определения расходов на выплату суточных или полевого довольствия.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 15.11.2002 N 828)

При применении системы налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единого сельскохозяйственного налога) указанные нормы используются с 1 января 2004 г. для определения расходов на выплату суточных или полевого довольствия.
(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 09.02.2004 N 64)

     2. Признать утратившим силу Постановление Правительства Российской Федерации от 18 апреля 1992 г. N 262 "О дополнении Постановления Правительства Российской Федерации от 26 февраля 1992 г. N 122 "О нормах возмещения командировочных расходов".
     3. Настоящее Постановление вступает в силу со дня его официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2002 г.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.КАСЬЯНОВ

Приложение
к Постановлению Правительства
Российской Федерации
от 13 мая 2005 г. N 299

НОРМЫ РАСХОДОВ
ОРГАНИЗАЦИЙ НА ВЫПЛАТУ СУТОЧНЫХ
ЗА КАЖДЫЙ ДЕНЬ НАХОЖДЕНИЯ В ЗАГРАНИЧНОЙ КОМАНДИРОВКЕ,
В ПРЕДЕЛАХ КОТОРЫХ ПРИ ОПРЕДЕЛЕНИИ НАЛОГОВОЙ БАЗЫ
ПО НАЛОГУ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ ТАКИЕ РАСХОДЫ
ОТНОСЯТСЯ К ПРОЧИМ РАСХОДАМ, СВЯЗАННЫМ
С ПРОИЗВОДСТВОМ И РЕАЛИЗАЦИЕЙ

Налогообложение командировочных расходов

Компенсации и выплаты Удержание НДФЛ Начисление страховых взносов Включение в расходы для уменьшения налога на прибыль
Средний заработок за период командировки

Да

Да

Да

Суточные
(размеры выплаты суточных определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации)

Свыше 700 р./сутки на
территории РФ

Свыше 2500 р./сутки
за границей РФ

Да

с 2017 года
Да,
свыше норм
(за исключением взносов на НСиПЗ)

Ставки Страховых Взносов >>>

до 2017 года
Нет,
в пределах норм, определяемых внутренними документами организации.

Да,
но в пределах нормы (100 р./сутки)

Расходы на проезд

Нет

Нет

Да, в полном объеме

Расходы на проживание Нет Нет Да, в полном объеме

Страна

Нормы
(долларов США)
при направлении в командировку на срок до 60 дней включительно из Российской Федерации и других стран при направлении в командировку на срок свыше 60 дней включительно из Российской Федерации и других стран

с

Определение размеров выплат суточных при командировках по территории России и за рубежом в 2014 году осталось тем же, что и в 2013 году.

Согласно действующих норм, работодатель в случае направления сотрудника в командировку обязан оплатить следующие расходы:
— на проезд до места назначения;
— на проживание;
— иные расходы, которые связаны с проживанием вне постоянного места жительства, данные расходы именуются суточными;
— иные расходы, которые необходимы для осуществления жизнедеятельности сотрудником, но регламентируемые работодателем.

В каждой организации или предприятии нормы оплаты суточных устанавливаются самостоятельно и определяются коллективным договором либо локальными нормативными актами.
Согласно российского законодательства, максимальный предел суточных выплат при командировках не является ограниченным. Однако по налоговому законодательству РФ — пункт 3 статья 217 НК РФ НДФЛ размер суточных при командировке по России не должен превышать 700 рублей в день и при заграничной командировке — 2500 рублей в день. Сумма суточных более этих нормативов облагается налогом.

Закон не принуждает работодателя выплачивать сотрудникам суточные выплаты при командировках в размерах, не превышающих указанные пределы.

Пересчет командировочных расходов в иностранной валюте

В случае, если суммы суточных будут выше указанных в законе нормативов, работодателю необходимо будет выплатить налог с суммы, превышающей норму, установленную законом.

В настоящий момент по России средний размер суточных при командировках по стране составляет 400 – 700 рублей в день, в случае командировок за рубеж суточные будут зависеть от посещаемой сотрудником страны, в среднем находятся на уровне от 1000 до 2500 рублей в день.

Расчет суточных при следовании в командировку сначала по территории России, а потом при переходе за границу. Выплаты суточных будут определяться по такой схеме:
1) За каждый день пребывания в командировке на территории РФ по внутреннему нормативу.
2) За каждый день пребывания в командировке на территории зарубежной страны по соответствующему нормативу для той страны.
3) Далее суммы складываются.

Что касается оплаты жилья, то сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие его стоимость. В случае отсутствия таковых документов оплата будет произведена в соответствии п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 05.02.2008 № 03-04-06-01/30).
По данному закону размер оплаты найма жилья не должен превышать 700 рублей за сутки.

Размер суточных при командировках по России и за границу в 2015 году: http://www.moscow-faq.ru/all_q… .

Какой размер суточных при командировках по России и за границу на 2014 год?