У ИП должно быть штатное расписание

Добавлено в закладки: 0

Кадровое делопроизводство выделяет такое понятие, как «штатное расписание». Разработка этого документа является обязательным требованиям при возникновении трудовых отношений. Но нужно ли штатное расписание для ИП или на предпринимателя не распространяются эти правила в году?

Что это такое

Под термином «штатное расписание» понимается внутренний документ предприятия, утверждающий структуру, численный состав работников и ставку оклада в соответствии с должностью.

Посредством этого документа удается сформировать состав и определиться с общей численностью компании.

Нужно ли штатное расписание для ИП? Закон не обязывает предпринимателей разрабатывать этот документ, но его наличие облегчает ведение кадрового учета и бухгалтерской документации, связанной с начислением зарплаты.

Штатное расписание ИП должно включать следующие сведения:

  • полный перечень профессий и должностей;
  • разбивку списка по структурным подразделениям;
  • указание оклада, всех имеющихся надбавок и полную заработную плату каждой должности;
  • перечень штатных единиц с указанием количества занимаемых ставок.

Еще одна причина, почему у ИП должно быть штатное расписание – это необходимость принимать работников, руководствуясь количеством штатных единиц. Грамотное ведение внутренней документации позволяет отследить укомплектованность штата, включая сотрудников, работающих на 0,5 ставки.

Важность документа

Руководствуясь постановлением Госкомстата, устанавливающего унифицированные формы первичной документации (штатное расписание ИП на ЕНВД относится к таковым), необходимо оформлять все бумаги согласно утвержденным рекомендациям.

При этом законодательство страны не содержит четкого требования о том, должно ли быть штатное расписание у ИП. ТК РФ устанавливает лишь понятие трудовой функции работника, предполагающей выполнение последним профессиональных обязанностей на основании внутренней документации.

Несмотря на отсутствие прямого указания, является ли штатное расписание для ИП обязательным или нет, составлением документа лучше не пренебрегать. Тем более, если у предпринимателя имеются наемные работники, которые трудятся по трудовому договору.

Штатное расписание у ИП с работниками, образец которого можно найти в интернете, позволяет:

  • проводить сокращение штата или увольнение сотрудников (ст.81 ТК РФ);
  • предоставлять выписки из документа, часто запрашиваемые налоговыми или иными проверяющими органами, осуществляющими надзор за соблюдением законодательства. Работа на упрощенке не освобождает ИП от ответственности при отсутствии штатного расписания;
  • избежать штрафных санкций. Предпринимателям, работающим на УСН или ОСН, оформление документа по всем правилам позволит избежать наложения штрафов за его отсутствие. Исключение составляет штатное расписание у ИП без работников. Освобождение от ответственности происходит в силу требований упомянутого постановления.

Вопрос, должен ли ИП иметь штатное расписание обычно встает при организации трудовых функций работника согласно с его должностью. При исполнении сотрудником трудовых обязанностей по отдельному соглашению и начислении заработной платы без привязки к окладу такой документ не требуется.

На видео: Возврат переплаченного налога, оформление работников как ИП, служебные автомобили

Форма штатного расписания

Допускается самостоятельно разрабатывать формуляр документа, но чаще всего рекомендуется использовать утвержденную форму Т-3. Она не является догмой и может по необходимости дополняться коммерческими структурами для отображения всей информации, требуемой в документе.

Образец штатного расписания ИП на год можно скачать на специализированных сайтах, предлагающих различные документы. Унифицированная форма, которую можно скачать бесплатно в формате Excel, содержит все необходимые поля, включая наименование должностей, структурных подразделений, разрядность профессии, количество ставок и величину тарифного оклада с надбавками при их наличии. Ниже несколько готовых для скачивания бесплатных вариантов:

Скачать бланк штатного расписания формы Т-3 в формате Excel бесплатно

Штатное расписание образец заполнения на год скачать в формате Pdf

Желательно скачать эти примеры штатного расписания для ИП на ЕНВД – это позволит избежать головной боли при самостоятельной разработке документа.

Обязательным требованием при составлении документа в году является его утверждение приказом ИП. Штатное расписание вводится в действие после составление распоряжения и его подписания предпринимателем. Можно составить приказ об утверждении штатного расписания для ИП по образцу:

Как составить расписание

Обязательно ли штатное расписание для ИП? Желательно, поскольку, если у предпринимателя работают 2 человека или больше, то ему потребуется заключать с ними трудовой договор, где будут указаны квалификационные требования и должностной оклад.

Как составить штатное расписание для ИП? Трудности возникают с определением ставок по штатным единицам. Если пример штатного расписания для ИП и образец заполнения можно найти на сайтах по кадровому документообороту, то необходимость в конкретных рабочих единицах нужно определить самостоятельно. На сайте Минтруда содержатся специальные методики и рекомендации, устанавливающие примерный план расчета потребности в сотрудниках по каждой профессии или должности.

Например, нужно разработать образец штатного расписания для ИП в кафе? Как узнать, сколько потребуется поваров, гардеробщиков или вахтеров? Способом решения подобной задачи является применение расчетных методов квалиметрии труда. Они включают расчет нагрузки на каждого работника, количество выполняемых операций, класс условий труда, наличие вредных факторов на рабочем месте.

Подобные расчеты можно найти в старых документах времен Советского Союза, которые до сих пор имеют статус действующих. В плане методик выгодно отличается РБ (Беларусь), где много понятных и доступных документов касательно трудового права и ведения документооборота. Аналогичная ситуация в Казахстане.

Пример составления

Заполнение штатного расписания по образцу начинается с указания наименования ИП или организации. Указывается полная форма. При наличии сокращенного названия оно ставится в скобках. Следующим шагом является заполнение кода ОКПО, даты составления и срока действия документа. Также в шапке документа содержится информация о полном количестве штатных единиц, взятая из строки «Итого».

Документ имеет табличную форму, содержащую:

  • наименование структурной единицы с указанием кода согласно иерархии;
  • перечисление должностей, начиная с директора или руководителя;
  • количество имеющихся единиц;
  • размер оклада и все надбавки (премии, районные коэффициенты, доплаты за условия труда);
  • подсчет заработной платы за месяц;
  • графа для примечаний;
  • итоговая строка, где суммируются данные по столбцам.

Как поступить при наличии одного работника

Должен ли вести штатное расписание ИП, если у него в подчинении находится всего один сотрудник? Практика показывается, что целесообразность составления документа возникает при наличии более 3 сотрудников. При этом штатное расписание для ИП с одним работником ничем не отличается от общей формы. Оно содержит аналогичные поля и графы.

Составление документа с одним продавцом обычно актуально для небольших предприятий, специализирующихся на торговле. За основу документа можно взять унифицированные формы или собственный формуляр. Должности могут указываться предпринимателем по его желанию. Исключение – списочные или льготные профессии, полное наименование которых должно браться из ЕТКС и ЕКС. Это поможет избежать проблем с отчислениями в ПФР или ФСС.

Выводы

Итак, нужно ли штатное расписание для ИП? Наличие этого документа позволяет формировать трудовые отношения с сотрудниками по букве закона.

На видео: Штатное расписание от «А” до «Я”

Одним из самых важных документов в любой организации является штатное расписание. В нём содержатся все обобщенные сведения по кадрам, и оно часто требуется для различных проверок.

Работник предприятия вправе получить сведения из штатного расписания, но только в виде выписки, отражающей данные только его самого. О том, как правильно составить этот документ, в каких случаях он требуется, и кто его выдаёт, разберёмся далее.

Что это за документ?

Выписка из штатного расписания представляет собой документ, содержащий в себе только ту часть информации, которая связана с заявителем, но не с другими сотрудниками организациями.

Чаще всего она оформляется как отдельный документ, реже, в виде копии.

Нормативное регулирование

В Трудовом Кодексе РФ регламентируются права работника по заявлению получать от работодателя всю необходимую информацию, которая ему может потребоваться в различных ситуациях, об его работе и её условиях.

Так гласит ст. 62 ТК РФ, а в ст. 88 указано про требования передачи персональных данных, что говорит о возможности получения выписок из важных распорядительных документов организации, одним из которых является штатное расписание.

Постановление Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 регламентирует унифицированную форму Т-3, по которой следует составлять штатное расписание. Однако законодательством предусмотрено право работодателя вести документ в произвольной форме или адаптировать унифицированный вид к условиям работы персонала собственной фирмы.

Соответственно выписка из оригинального документа может также составляться по форме Т-3 или быть в произвольном виде.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1

В каких случаях требуется?

Кто может запрашивать?

Необходимость в получении выписки из штатного расписания может возникнуть:

  • у сотрудника;
  • для представления в Пенсионный фонд;
  • для представления в налоговую или трудовую инспекцию;
  • для представления в Фонд социального страхования;
  • для участия в торгах (для тендеров);
  • для вступления в СРО.

Сотрудник предприятия может подать заявление на получение выписки из штатного расписания.

Она может потребоваться в случае судебных разбирательств по поводу незаконного увольнения, сокращения и решения других трудовых споров между работодателем и работником.

Контролирующие органы, такие как налоговые и трудовые инспекции, могут запросить выписки в результате проведения выездных или камеральных проверок. Фонды тоже часто делают запросы на получение сведений из штатного расписания на отдельных сотрудников для установления трудового стажа или правильности исчисления страховых взносов.

Для тендеров

Если другие случаи требования выписки в объяснениях не нуждаются, то относительно новая сфера торгов и закупок, где требуют этот документ, нуждается в пояснении.

Для того чтобы организация смогла принять участие в торгах и выиграть тендер на осуществление определённой деятельности, участники конкурса должны представить пакет удостоверяющих документов. В него обязательно должны входить выписки из штатного расписания, копии трудовых договоров или трудовых книжек.

Это нужно для подтверждения того, что участник конкурса действительно является сотрудником выбранного предприятия.

Для СРО

Саморегулируемая организация или СРО представляет собой объединение предприятий одной отрасли или одного вида выпускаемой продукции, оказанных услуг.

Эта ассоциация призвана регулировать деятельность фирм в данной сфере и устанавливать собственные стандарты качества.

В настоящее время всё больше и больше отраслей хозяйства имеют собственные СРО, причём членство в них может быть как добровольным, так и обязательным.

Поэтому так важно руководителю предприятия знать о возможности вступления в его члены, а также подробно ознакомиться с перечнем запрашиваемых документов, одним из которых будут выписки из штатного расписания.

Образец приказа об утверждении штатного расписания вы найдете на нашем сайте.

Кто должен составлять штатное расписание? Узнайте .

Образец выписки из штатного расписания

Какие данные проверяются?

К наиболее важным реквизитам выписки, проверяемым чаще всего, можно отнести:

  • период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
  • правильность названий отделов и должностей сотрудников;
  • количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
  • оклады, тарифные ставки, надбавки.

Чаще всего выписку составляет кадровик, который отвечает за правильное написание структурных подразделений и должностей и соответствие штатных единиц. Его подпись как исполнителя находится внизу документа.

Вторую подпись ставит главный бухгалтер, который отвечает за ту часть выписки, где указаны данные о заработной плате сотрудников.

Правила и алгоритм составления

  • В верхней части документа ставится точное наименование компании, её полное и краткое название.
  • Оформляется заголовок документа – «Выписка из штатного расписания» с обязательным указанием даты составления документа, а также реквизитов приказа, которым было утверждено штатное расписание.
  • Указывается период действия расписания. Это лучше сделать фразой «Вступило в действие с …» без указания окончательного срока.
  • Содержательная часть выписки начинается с указания полного количества штатных единиц. Далее идёт таблица из десяти столбцов, которые следует заполнить в полном соответствии с оригинальным расписанием, вписав в них только данные заявителя.
  • Готовый документ подписывают главный бухгалтер и начальник отдела кадров, заверяет документ исполнитель, составивший выписку – специалист по кадрам.

Соответствие оригинальному документу

Выписка должна полностью соответствовать оригинальному документу. Это очень важно, так как её данные тщательно проверяются и могут стать доказательством в суде.

Для того чтобы документ приобрёл юридическую силу, его необходимо заверить. Уполномоченный сотрудник, составляющий документ, обязательно в самом низу выписки делает пометку «Верно», указывает свою должность, инициалы и подпись, ставит печать. Если документ состоит из нескольких листов, можно не заверить каждый его лист.

Достаточно сделать прошивку с наклейкой, предусматривающей подпись руководителя, при этом печать организации должна располагаться и на листе и на наклейке.

Форма и разделы документа

До составления штатного расписания, его форма должна быть закреплена отдельным приказом или прописана в учётной политике предприятия. Соответственно выписка тоже будет иметь такую же форму.

Для примера рассмотрим подробнее разделы унифицированной формы Т-3:

  • Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
  • Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
  • Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
  • Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.

В случае применения бестарифной оплаты труда или смешанных систем допускается указывать значения в графах не в рублях, а в коэффициентах или процентах.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3 можно тут:

Штатное расписание форма Т-3

Пример заполнения

Вот так примерно будет выглядеть образец выписки из штатного расписания в 2020 году:

Как заверить?

На другом примере выписки из штатного расписания показана заверительная надпись, выполненная исполнителем документа в соответствии всем требованиям.

Нужен ли закрепляющий приказ?

Одним из обязательных реквизитов выписки является ссылка на закрепляющий приказ, которым было утверждено штатное расписание. Без этой пометки документ считается неполным.

Пример такого приказа выглядит следующим образом:

Составляют ли выписку филиалы организации?

Многие задаются вопросом: могут ли представительства и филиалы самостоятельно выдавать выписки или придётся обращаться в головное подразделение?

Это будет зависеть от того, какая учётная политика принята на самом предприятии, какие документы его административное звено ведёт самостоятельно, а какие разрабатываются в управляющем секторе, потому что новая форма штатного расписания предусматривает выделение не просто структурных подразделений, но и целых филиалов, а это значит, что выписку можно будет получить только по месту разработки.

Однако часто встречаются филиалы, которые самостоятельно ведут свою документацию, в том числе и штатное расписание.

Как ввести новую должность в штатное расписание?

Типовой приказ об утверждении штатного расписания вы найдете .

В чем заключается цель стимулирования персонала? Узнайте .

Кто выдаёт и как хранится документ?

Получить выписку из штатного расписания можно в отделе кадров, написав заявление.

Чаще всего именно кадровик уполномочен составлять штатное расписание и выписки из него. Процедура исполнения документа укладывается в стандартный срок – в течение 5 рабочих дней, если не указано основание для срочности.

Документ будет действителен, пока новое штатное расписание не вступит в силу, обычно не более года. Оригиналы штатных расписаний, разработанных на предприятии, хранятся постоянно, тогда, как выписки из них архивная служба обычно относит к переписке, поэтому срок их хранения составляет 5 лет.

Важные рекомендации

Напоследок несколько важных рекомендаций, которые помогут кадровым работникам в вопросах составления штатного расписания и выписок из него:

  • Выписка из штатного расписания должна содержать в себе самую актуальную информацию по сотрудникам, поэтому очень важно сразу вносить в него все изменения по должностям, количеству единиц, окладам и надбавкам.
  • Необходимо внимательно следить за периодичностью обновления расписания, так как оно может быть бессрочным, что встречается редко, или утверждённым на какой либо срок, а значит, требуется его постоянная актуализация.
  • Законодательством установлено, что работодатель должен оплачивать в равных долях аналогичный труд. Это значит, что у одинаковых должностей должен быть прописан один и тот же оклад, расхождения не следует допускать. Между тем, надбавки у разных сотрудников с одинаковым окладом могут разниться в зависимости от квалификации, меры ответственности и объёмов выполняемой работы.
  • В штатном расписании указываются не только должности обычных сотрудников, но и совместителей, если для них эта работа считается основной.
  • В случае сокращения штата выписки следует делать из старого штатного расписания, так как новое вступит в силу только через два месяца.
  • Если отдел на предприятии меняет название, а у сотрудников в трудовом договоре указано иное наименование подразделения, необходимо перевести всех работников в отдел с новым названием только на основании их письменного согласия.