Учет материалов на складе

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

  1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
  2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
  3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
  4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

  1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
  2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
  3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
  4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы!

Способы ведения складского учета товаров (нюансы)

Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону». Используется для отражения операций по движению сырья и материалов, используемых, как правило, для изготовления продукции на давальческой основе.

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

На изготовление и переработку (обработку) вещи с передачей ее результата заказчику заключается договор подряда. При этом право на эту вещь подрядчик передает заказчику.

10-8 «Строительные материалы». На нем учитываются наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительно-монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий и сооружений, строительные конструкции и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд строительства (взрывчатые вещества и так далее).

10-9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». В составе средств в обороте на счете 10-9 учитываются предметы, срок полезного использования которых составляет менее 12 месяцев. Стоимость учтенных на этом субсчете средств в обороте списывается на счета учета производственных затрат (расходов на продажу) полностью по мере их отпуска в производство (ввода в эксплуатацию).

10-10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» предназначен для учета поступления, наличия и движения специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды, находящейся на складах организации или в иных местах хранения .

На субсчете 10-11 «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» учитывается поступление и наличие специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудовании и специальной одежды в эксплуатацию (при производстве продукции, выполнении работ, оказании услуг, для управленческих нужд организации). По кредиту субсчета 10-11 отражается погашение (перенос) стоимости специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды на себестоимость продукции (работ, услуг) в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат, а списание остаточной стоимости объектов при их досрочном выбытии в корреспонденции с дебетом счета учета прочих доходов и расходов .

На основе классификации для правильной организации учета материалов на предприятиях разрабатывают номенклатуру-ценник. Номенклатура – систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов, запасных частей, топлива и других, используемых в данной организации материальных ценностей. Она должна содержать следующие данные о каждом материале: технически правильное наименование, полную характеристику (марка, сорт, размер и так далее), номенклатурный номер – условное обозначение, заменяющее все перечисленные признаки. Если в номенклатуре указана учетная цена каждого вида материалов, то она называется номенклатурой-ценником .

Впоследствии при выписке каждого документа по движению материалов в нем указывается не только наименование, но и номенклатурный номер материала, что позволяет избегать ошибок.

1.2 Виды оценки материалов

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации) .

К фактическим затратам на приобретение материалов относятся:

— стоимость материалов по договорным ценам;

— суммы, уплачиваемые организациями за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

— таможенные пошлины;

— невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материалов;

— вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;

— затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов, затраты по содержанию заготовительно-складского аппарата организации, затраты на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, которые не включены в цену на запасы, установленную договорам;

— иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов .

Фактическая себестоимость материалов при их изготовлении силами организации определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов. Учет и формирование затрат на производство материалов осуществляются организацией в порядке, установленном для определения себестоимости соответствующих видов продукции.

Фактическая себестоимость материалов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ .

Фактическая себестоимость материалов, полученных организацией безвозмездно, определяется исходя из их рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету.

Фактическая себестоимость материалов, приобретенных по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (оплату) неденежными средствами, исходя из стоимости товаров (ценностей), переданных или подлежащих передаче организацией. Стоимость активов, переданных или подлежащих передаче, устанавливается исходя из цены, по которой в сравниваемых обстоятельствах обычно организация определяет стоимость аналогичных активов .

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или по учетным ценам.

В качестве учетных цен на материалы применяются:

— договорные цены. В этом случае другие расходы, входящие в фактическую себестоимость материалов, учитываются отдельно в составе транспортно — заготовительных расходов;

— фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года). В этом случае отклонения между фактической себестоимостью материалов текущего месяца и их учетной ценой учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов;

— планово-расчетные цены. В этом случае отклонения договорных цен от планово-расчетных учитываются в составе транспортно-заготовительных расходов. Планово-расчетные цены разрабатываются и утверждаются организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Они предназначены для использования внутри организации;

— средняя цена группы. В этом случае разница между фактической себестоимостью материалов и средней ценой группы учитывается в составе транспортно-заготовительных расходов. Средняя цена группы — разновидность планово-расчетной цены. Она устанавливается в тех случаях, когда производится укрупнение номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются в одной карточке.

При существенных отклонениях планово-расчетных цен и средних цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов.

При синтетическом учете материальных ценностей по фактической себестоимости отклонения фактической себестоимости материалов от средней покупной цены или от плановой себестоимости учитывают на отдельных аналитических счетах по группам материалов.

При отпуске материалов в производство их оценка производится одним из следующих методов:

— по себестоимости каждой единицы;

— по средней себестоимости;

— по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (метод ФИФО);

Применение одного из указанных способов по группе (виду) материалов производится исходя из допущения последовательности применения учетной политики.

Материалы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и тому подобное), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов.

Оценка материалов по средней себестоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.

Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материалов (метод ФИФО) основана на допущении, что материально-производственные запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов числящихся на начало месяца. При применении этого способа оценка материалов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений .

Как эффективно вести документооборот на складе

Все операции, связанные с приходом и расходом сырья и материа­лов на склад, выполняет материально-ответственное лицо — заведую­щий складом (кладовщик).

Доверенность (ф. № М-2) предназначена для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организа­ции для получения материальных ценностей. Она составляется в од­ном экземпляре и выдается получателю под расписку бухгалтерией организации. Срок выдачи доверенности — 15 дней, но при получе­нии ценностей в порядке плановых платежей — календарный месяц.

Приходный ордер (ф. № М-4) используется для оформления учета запасов, поступивших на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде. Они составляются в одном экземпляре.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) нужен для оформления при­емки материально-производственных запасов в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными со­проводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт заполняется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8) используется для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия (цехи, на объекты, участки и др.) в преде­лах утвержденного лимита.

Как организовать складской учет в компании

Лимит отпуска определяется на основе су­ществующих нормативов расчетным путем исходя из объемов произ­водственных заданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц, а при небольших объемах списаний — на квартал. Один эк­земпляр карты до начала месяца передается цеху — потребителю мате­риальных ценностей, второй — складу. Все выданные лимитно-заборные карты ре­гистрируются отделом снабжения в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля над своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета от­пуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимит­но-заборных карт с учетом использования лимитов.

Для сокращения количества первичных документов допускается оформлять отпуск материалов непосредственно в карточке учета (ф. № М-17), где проставляется лимит отпуска. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производс­тве (возврат).

Требование-накладная (ф. № М-11) используется для учета дви­жения материально-производственных запасов (МПЗ) в самой орга­низации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах матери­ально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (скла­дом, цехом и т. п.), второй — для оприходования ценностей прини­мающей стороной.

Накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15) необхо­дима для учета отпуска подразделениям предприятия, расположен­ным на другой территории, или сторонним организациям. Накладную выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и предъявления получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска запасов, второй — получателю.

Карточка учета материалов (ф. № М-17) служит для учета движе­ния запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточки являются документами строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карто­чках на основе первичных приходно-расходных документов в день со­вершения операций в натуральном выражении.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35), требуется для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвида­ции основных средств. Акт составляется в трех экземплярах комисси­ей, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий — у подрядчика.

Сортовой количественный учет поступивших на склад материаль­ных ценностей в номенклатурном разрезе ведется материально от­ветственными лицами в карточках складского учета (ф. №М-17), в которых содержатся следующие основные реквизиты: номер склада, наименование материала, марка, сорт, профиль, размер, номенкла­турный номер, единица измерения, цена, норма запаса.

Складской учет материально-производственных запасов отличает­ся значительной трудоемкостью. Особенно велики затраты ручного труда на ведение карточек складского учета. Важнейшей задачей явля­ется автоматизация складского учета на основе современных компью­терных технологий. В настоящее время имеется ряд программных средств, предназначенных для автоматизации складского учета, кото­рые имеют средства интеграции с программами бухгалтерского учета. Кроме того, современные сетевые технологии позволяют организовы­вать складской учет с высокой степенью аналитики на базе стандарт­ных программных средств автоматизации бухгалтерского учета (1С, «Парус», «Инфин», Инфо-бухгалтер, «Галактика», «Флагман» и пр.). При организации бухгалтерского учета на основе сетевых технологий информация о наличии МПЗ, движении материальных ценностей мо­жет быть получена в любой момент времени в требуемом аналитичес­ком разрезе.

⇐ Предыдущая12

Дата добавления: 2014-01-11; Просмотров: 5171; Нарушение авторских прав?;

Рекомендуемые страницы:

Читайте также:

«СуперСклад».

   Это несомненно лучшая программа для ведения складского учета. К достоинствам программы относятся простой пользовательский интерфейс и легкость в освоении. Программа позволяет вести полноценный учет товаров и денег от киоска до крупной оптовой базы. Для пользователей, которым важна мобильность есть версия созданная с применением технологии преносимого приложения (portable edition). Программа в этой версии может быть установлена, как на жесткий диск компьютера, так и на съемный носитель (USB-flash и т.п.) и свободно перемещаться с компьютера на компьютер.

«V V S : Офис — Склад — Магазин».

   Это простая, надежная и гибкая программа для автоматизации  торговли, склада и производства. Легкая в развертывании, программа требует минимума усилий для внедрения, имеет доступную цену. Имеется бесплатная ознакомительная версия.

«Складской учет товаров».

   Программа предназначена для ведения оперативного складского учета. Программа позволяет отслеживать остатки товаров и материалов на складе и получать отчеты по остаткам на любую дату. Товарный учет основывается на ведении карточек складского учета.

«Инфо-Предприятие:Торговый Склад».

   Программа «ИП:Торговый Склад» входит в систему программ Инфо-Предприятие. «ИП:Торговый Склад» позволяет легко и удобно автоматизировать складской учета на торговом предприятии. Среди пользователей нашей программы предприятия оптовой и розничной торговли, сети магазинов, оптовые базы. Несмотря на свою торговую ориентацию, «ИП:Торговый склад» позволяет вести учет материалов, готовой продукции, МБП, т.е. программу можно использовать везде, где необходимо ведение складского учета.

ФОЛИО-WinСклад. Версия 4.хх (локальная).

    Как и в других программах ФОЛИО для работы не требуется специальных знаний, кроме знакомства с MS Windows.

«Склад+».

   Складской учет «Склад+» — очень простая и удобная программа, которая имеет самые необходимые возможности.

Как организовать складской учет

Формирование приходных и расходных документов. Печать накладной, счет-фактуры, счета и приходного ордера. Расчет трех цен продажи с заданными коэффициентами относительно закупочной цены, с последующей возможностью выбора одной из этих цен для формирования продажных цен для конкретного покупателя.

«1С:Бухгалтерия 8».

   «1С:Бухгалтерия 8» — универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д. Кроме того, с помощью «1С:Бухгалтерии 8» могут вести учет индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения или общий режим налогообложения.

«Ажур-СКЛАД».   

    Программа «Ажур-СКЛАД» предназначена для автоматизации цикла учета складских операций. Система включает полный цикл учета всех типов складских операций прихода, учет операций расхода и подготовку аналитической отчетности.

«Товар-Деньги-Товар».

    Это торгово-складская программа для комплексного контроля над деятельностью оптовых, розничных, оптово-розничных и других торгующих предприятий — от киоска до супермаркета. Программа позволяет проводить и оформлять все виды торговых и складских операций, учитывать денежные средства и контролировать взаиморасчеты с клиентами, вести всю необходимую документацию и анализировать работу всего предприятия.

Microinvest Склад Pro.

    «Microinvest Склад Pro» – это отраслевое решение, являющееся системой автоматизации “сетевых” розничных структур (магазинов самообслуживания и/или прилавочной торговли), складских объектов и ресторанов. «Microinvest Склад Pro» отвечает всем требованиям в движении товарных ресурсов в самом предприятии или в сети предприятий, связанных своей коммерческой или производственной деятельностью.

Тирика-Магазин.

    «Тирика-Магазин» — очень простая, но очень мощная программа для магазина. Умеет все, но при этом настолько проста в использовании, что даже неопытный пользователь освоит ее за пять минут. Программа подходит для магазина любого профиля: продуктов, стройматериалов, автозапчастей, одежды и так далее.

RM-SKLAD Складской учет.

    «RM-SKLAD Складской учет» это программа для ведения складского учета и торговых операций на предприятии любой формы собственности. Она в первую очередь предназначена для мелкого и среднего бизнеса. Программа может использоваться в небольших магазинах, складах, производстве для оперативного учета товаров и материалов.

Склад и торговля.

    «Склад и торговля» — простая, надежная программа для автоматизации торговли и складского учета. Она позволяет легко и быстро создавать первичные документы (счета, счета-фактуры, накладные, договоры и др.), контролировать остатки на складе, вести учет продаж и поступления товара, делать резервирование, вести учет задолженности клиентов и поставщикам, учитывать закупочные цены и калькулировать себестоимость продуктов при производстве, подсчитывать полученную прибыль и многое другое. Программа имеет широкие возможности настройки интерфейса.

Главная » Бухгалтеру » Виды складского учета

Виды складского учета

Вернуться назад на Складской учет

Ранее рассматривался документооборот между складом и различными службами предприятия. Принципиальное отличие бухгалтерской службы от иных подразделений состоит в том, что на ней этот кругооборот замыкается – сюда стекаются разнообразные документы складского учета, формирующие базу первичной документации предприятия.

С точки зрения разделения складского и бухгалтерского учета учет материальных ценностей может вестись двумя способами – сортовым и партионным. Каждый из них включает в себя несколько разных методов.

Сортовой способ учета. Сортовой способ учета на складах применяется в том случае, если хранение материальных ценностей организовано по наименованию и сортам без учета времени поступления и цены их приобретения. Данный способ включает в себя количественно-суммовой и сальдовый методы.

Количественно-суммовой метод состоит в том, что на складах и в бухгалтерии компании организуется одновременно количественный и суммовой учет по номенклатурным номерам ценностей. Возможны два варианта количественно-суммового метода. При первом варианте на складе ведется лишь количественный учет. Первичная документация по движению материальных ценностей сдается в бухгалтерскую службу. В карточках складского учета выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего периода, что позволяет составить оборотные ведомости по каждому складу. По итогам оборотных ведомостей складского хозяйства в бухгалтерии составляется сводная оборотная ведомость в целом по всем складам.

В случае со вторым вариантом количественно-суммового метода бухгалтерией не используются карточки, но имеет место группировка приходных и расходных документов по номенклатурным номерам, на основании чего производится подсчет итоговых данных за месяц (по приходу и расходу). Эти итоги заносятся в оборотные ведомости с последующим составлением сводной оборотной ведомости и сверкой ее данных с данными карточек складского учета.

Организация складского учета на предприятии

Сальдовый метод отличается от количественно-суммового тем, что при нем на складах организуется только количественный учет по видам ценностей (номенклатурным номерам), а в бухгалтерии ведется только суммовой учет в денежном выражении. При сальдовом методе учета на складах ведется количественный учет в карточках или в книгах складского учета на основании первичных документов. По окончании отчетного периода первичные документы по движению материальных ценностей сдаются в бухгалтерию.

Количественные остатки материальных ценностей на основании карточек или книг складского учета по каждому номенклатурному номеру показано переносить в сальдовую ведомость или книгу завскладом (вариант – сотрудником бухгалтерии). На основании итогов сальдовых ведомостей составляется сводная сальдовая ведомость по группам материалов, субсчетам и синтетическим счетам учета материальных ценностей, а также сводная – по складу в целом. Информация из сальдовых ведомостей и сводной сальдовой ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета.

Допустимо применять в компании одновременно оба метода, если в одних складах учет выгоднее организовать с применением оборотных ведомостей, а в других – с применением сальдовых ведомостей.

Партионный способ учета. При партионном способе складской учет ведется в таком же порядке, как и при сортовом, но отдельно по каждой партии материальных ценностей. Применение этого способа должно осуществляться одновременно и на складе, и в бухгалтерии, поскольку в противном случае возникнет несогласование между данными складского и бухгалтерского учета.

Напомним, что партией в складском деле называется однородный товар, поступивший по одному транспортному документу. Товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне, судне, барже), независимо от количества транспортных документов, а также товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика без расхождений по количеству и качеству допускается считать одной партией.

При партионном способе учета каждая партия ТМЦ на складе хранится отдельно и регистрируется в журнале поступающих материальных ценностей, причем порядковый номер регистрации служит номером данной партии и впоследствии указывается в расходных документах рядом с наименованием материалов/изделий, отпущенных из данной партии. На каждую партию заводится партионная карта в двух экземплярах, один из которых нужен для склада, второй – для бухгалтерии. После полного отпуска со склада ценностей из данной партии ее партионная карта закрывается, а по факту израсходования материальных ценностей конкретной партии составляется соответствующий акт, который подписывается завскладом. Акт и карта передаются в бухгалтерию на проверку.

Партионный учет полезен тем, что позволяет определить результаты расходования партии без проведения инвентаризации, за счет чего усиливается контроль над сохранностью ценностей, а это в немалой степени предотвращает возможные потери. К сожалению, при таком способе учета трудно использовать складскую площадь рационально, а также отсутствует возможность оперативного управления запасами. Вот почему выбор в пользу того или иного способа складского учета делается исходя из расчетов потенциальных пустых расходов – выбирается тот способ, при котором в конкретном хозяйстве финансовые потери окажутся минимальны и будут с избытком покрыты доходами от применения выбранного способа.