Учет печатей и штампов в организации

Содержание

Учет печатей: от приобретения до списания

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте совет.

Совет
Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99. То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 »Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно. Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

В. Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ »МЭФ-Аудит»

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные печати. Давайте разберемся, как вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44. Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания.

Пример
Для бухгалтерии торговой компании ООО »Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО »Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО »Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб.

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

— отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы. Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Как списать печать

Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить ее на другую, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации. Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отразите как управленческие расходы.

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Сслыка на оригинал статьи: http://www.glavbukh.ru/art/21311-uchet-pechatey-ot-priobreteniya-do-spisaniya#ixzz3E6qX9BAH

    Если Ваша печать пришла в негодность, или Вы хотите увеличить количество печатей Вашей фирмы, в связи с производственной необходимостью, то можно заказать изготовление печатей по оттиску. Но необходимо помнить, что оттиск новой печати является условно точной копией существующей печати.  Это касается и факсимиле – точной копией личной подписи. Любая экспертиза без труда определит, что это дубликат. По этому мы не гарантируем 100% идентичность оттисков оригинала и копии!  Наиболее точно повторить печать можно только в том случае, если Вы сразу закажете у нас несколько одинаковых печатей. В противном случае расхождение в оттисках будет в пределах 5-10%.

    Кроме того, мы предупреждаем наших клиентов, что хотя наличие нескольких одинаковых печатей (это не касается гербовых печатей, где Законом прямо указано о необходимости нумерации всех последующих печатей) не запрещено, но это имеет как свои «плюсы», так и «минусы». Порой возникает проблема в определении того, кто поставил печать на документе. В связи с этим, заказчик информируется о том, что он «берет на себя полную ответственность за использование двух одинаковых печатей».

    Восстановление печати по оттиску — это подделка или нет?

   Подделка печатей запрещена и уголовно наказуема, и других ответов не существует. Но иногда случаются совершенно непредвиденные обстоятельства, когда изготовление копии печати является законным деянием.

   Предположим такой вариант развития событий: ваша печать испорчена, печать не может быть найдена или печать нужна бухгалтеру и руководителю одновременно (например, руководитель в командировке). А возможности и желания полностью переоформлять все документы, просто нет.

   Здесь речь пойдет о восстановлении печати по оттиску. Фактически, это действие является узаконенной подделкой, но это допустимо только в том случае, если Вы абсолютно уверены, что печать не украдена третьими лицами. К примеру, эта печать испорчена или потеряна при свидетелях (утонула в портфеле с документами).

   Именно в этих случаях можно воспользоваться такой услугой, как восстановление печати по оттиску. Вам не нужно будет заказывать новую печать, не придется заниматься оформлением документов о её смене.

Учет печатей и штампов в автономном учреждении

Вы сможете достаточно быстро получить печать, и она не будет существенно отличаться от старой печати.

  Для восстановления  копии Вашей печати достаточно четкого оттиска этой печати.

  Если Вы хотите сделать копию печати, то поставьте несколько оттисков печати на чистом листе бумаги, отсканируйте с разрешением не менее 600 dpi (точек на дюйм) и приложите файл к заказу или отправьте нам на почту.

   Для заказа дубликата (точной копии) печати необходимо предоставить следующие   документы:

1. Письмо с просьбой изготовить точную копию печати за  подписью руководителя организации – заказчика (по установленному бланку). В некоторых случаях требуется также и заявление от учредителей.

2. Копии  учредительных документов:  Устав (1-3, последняя страницы), Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН), Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

3. Документ, подтверждающий полномочия руководителя (Выписка из ЕГРЮЛ, протокол, решение или приказ о назначении на должность руководителя, при необходимости, решение о продлении полномочий).

   Срок изготовления такой печати 1-2 дня.

   Если украдена печать организации. Что делать? 

Мы настоятельно рекомендуем изготовить новую печать! Для этого нужно:

1. Получить справку из милиции о потере печати. Если Вы заявляете о краже печати, то будет возбуждено уголовное дело.

2. Изготовить новую печать, отличную от украденной.

3. Заменить банковскую карточку.

4. Сообщить в налоговую инспекцию об изменении оттиска печати.

/Главная/Вопросы и ответы/Как оформить приказ «Об утверждении положения о порядке учёта, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов»

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ________________________

ПРИКАЗ

«___» ___________ 20__ г. N_____

В целях установления единого порядка учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в __________________ приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке учета, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов в ________________ (далее — Положение).
2. Начальникам главных управлений, управлений и самостоятельных отделов ______________:
2.1. Обеспечить исполнение требований, установленных Положением.
2.2. Осуществить передачу печатей и штампов, не соответствующих Положению, в Управление делами для централизованного их уничтожения и списания с учета в срок до «___» ________ 20___ г.
3. Управлению делами произвести переучет печатей и штампов по фактическому их наличию по состоянию на «____» ______ 20___ г.
4. Считать утратившими силу Приказы Генерального директора от «____» ______ 20___ г. N ___ «Об утверждении Положения о порядке использования печатей в ________________.
5. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой.

Генеральный директор _________________________________

«____» ______ 20___ г.

УТВЕРЖДЕНО
Приказом N_____ от «____» ______ 20___ г.

ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ УЧЕТА, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ В ______________________________

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке учета, хранения и использования печатей и штампов в ____________________ (далее — Положение) разработано с учетом Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования», Постановления Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» и иных нормативных правовых актов действующего законодательства Российской Федерации.

1.2. Положение устанавливает общие требования по учету, использованию, хранению и уничтожению гербовых печатей _________________, печатей структурных подразделений ______________________, иных печатей и штампов, используемых в делопроизводстве ________________________.

Требования, предусмотренные данным Положением, являются обязательными для всех работников ____________________.

2. Виды печатей и штампов, порядок их изготовления

2.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в __________________________________ печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — гербовые печати).

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение об изготовлении гербовых печатей принимает Генеральный директор __________________.

2.2. Гербовая мастичная печать _________________________ должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001.

2.3. Изготовление гербовой печати _______________________ должно осуществляться полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензию на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида продукции на должном качественном уровне.

2.4. Для документационного обеспечения деятельности структурных подразделений ________________________ применяются печати структурных подразделений.

Печатями структурных подразделений ________________________ являются:

  • мастичная печать «Управление делами»;
  • мастичная печать «Управление государственной службы и кадрового обеспечения»;
  • мастичная печать «Административно-хозяйственный отдел».

2.5. Печать структурного подразделения должна содержать краткое наименование соответствующего структурного подразделения, изображенное в центре печати.

Минимальный диаметр печати структурного подразделения — 37 мм, максимальный — 40 мм.

2.6. Иные печати, используемые в _____________________:

  • мастичная печать «Для пакетов» с идентификационным учетным номером;
  • металлическая печать «Для пакетов» с идентификационным учетным номером;
  • металлическая печать с идентификационным учетным номером (далее — номерная печать);
  • металлическая печать «Для хранилищ» с идентификационным учетным номером (далее — печать «Для хранилищ»);
  • мастичная печать «Конкурсная комиссия»;
  • мастичная печать «Для путевых листов»;
  • печати _________________________, применение которых связано со спецификой данного управления.

2.7. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы (Приложение N 1).

2.8. Изготовление печатей и штампов осуществляется через Административно-хозяйственный отдел по заявкам руководителей структурных подразделений, согласованию с Управлением делами на основании решения Генерального директора ___________________.

Необходимость изготовления штампа с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора ________________________ определяется непосредственно Генеральным директором ___________________.

Изготовление дубликата печати допускается только в случае ее утраты или износа по решению Генерального директора _______________________.

Дополнительное изготовление печатей с идентификационным учетным номером производится по возрастании идентификационных номеров.

3. Порядок учета, выдачи (сдачи) печатей (штампов) и обеспечения их сохранности

3.1. Учет, хранение и выдача всех печатей и штампов (кроме печатей и штампов ______________________) в ____________________ на Управление делами. С этой целью все изготовленные печати и штампы должны изначально поступать в Управление делами для обязательного их учета и проставления их оттиска в книге учета печатей и штампов (Приложение N 2). Листы книги учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

3.1.1. _____________________________________ учет, хранение, выдачу и уничтожение печатей и штампов осуществляет самостоятельно с соблюдением требований настоящего Положения.

3.2. Для обеспечения надлежащего учета и хранения печатей (штампов), их выдачи структурным подразделениям приказом Генерального директора из числа работников Управления делами назначается ответственное лицо.

3.3. Выдача печатей (штампов) структурным подразделениям и должностным лицам производится под расписку в книге учета печатей и штампов.

3.4. Руководители структурных подразделений своими распоряжениями назначают работников, ответственных за получение, хранение и использование печатей (штампов), устанавливают персональную ответственность этих работников за полученные печати (штампы), а также определяют порядок их хранения и использования, исключающий утрату и нарушение в использовании. Копии распоряжений представляются в Управление делами.

3.5. Временная передача печатей и штампов от одного ответственного лица другому внутри структурного подразделения (в связи с убытием в командировку, уходом в отпуск) осуществляется по акту (Приложение N 3). Данный акт утверждается руководителем структурного подразделения.

3.6. При увольнении ответственного лица или переводе на иную должность числящиеся за ним печати (штампы) передаются другому работнику через Управление делами под роспись в книге учета печатей и штампов с соответствующей отметкой в обходном листе увольняемого.

3.7. Передача печатей и штампов посторонним лицам, вынос печатей (штампов) за пределы здания, кроме номерных печатей, не допускается.

3.8. В случае утраты печати (штампа) работники немедленно сообщают об этом руководителю соответствующего структурного подразделения.

По фактам утраты печатей (штампов) или нарушений в их использовании руководитель структурного подразделения проводит служебное расследование, о результатах которого информирует Управление делами. Управление делами материалы расследования вместе с выводами и предложениями докладывает Генеральному директору ________________________________ для принятия решения.

3.8. Проверка наличия всех печатей и штампов проводится не реже одного раза в год, как правило, комиссией, назначаемой для проверки наличия секретных документов. В состав этой комиссии обязательно включается работник Управления делами, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте.

3.9. Гербовые печати ______________________________, закрепленные за должностными лицами, хранятся в их личных сейфах. По окончании рабочего дня сейфы и служебные кабинеты этих должностных лиц опечатываются и в соответствии с установленным порядком сдаются под охрану.

Другие печати и штампы хранятся в надежно запираемых шкафах (ящиках).

4. Порядок использования печатей (штампов)

4.1. В _____________________ используются гербовая мастичная печать в двух экземплярах, а также малая гербовая выжимная металлическая печать.

Первый экземпляр гербовой мастичной печати «______________________» закрепляется за управляющим делами _______________________ и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующие документы:

  • доверенности, выдаваемые и удостоверяемые ____________;
  • договоры, заключаемые ____________________;
  • акты (приемки законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, описания, экспертизы и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство и т.д.);
  • представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и т.д.);
  • гарантийные письма (на выполнение работ, оказание услуг и т.д.);
  • командировочные удостоверения (для заверения отметок Управления государственной службы и кадрового обеспечения об убытии и прибытии работника);
  • иные документы для удостоверения подписи должностного лица, имеющего право действовать от имени ______________, а также документы, требующие наличия оттиска гербовой печати в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Второй экземпляр гербовой мастичной печати «_______________. Для финансово-хозяйственных операций» закрепляется за главным бухгалтером _________________________ и используется для проставления оттиска гербовой печати на следующие документы:

  • доверенности на получение товарно-материальных ценностей;
  • поручения (бюджетные, банковские, платежные, на получение денежных средств в банке и т.д.);
  • реестры (чеков, бюджетных поручений, перечисления денежных средств, представляемых в банк и учреждения Федерального казначейства и т.д.);
  • бухгалтерские и статистические отчеты;
  • сметы расходов;
  • справки (лимитные, о выплатах из заработной платы, использовании бюджетных ассигнований, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.);
  • извещения по централизованным выплатам;
  • уведомления о бюджетных ассигнованиях, лимитах бюджетных обязательств;
  • путевые листы автомобилей, принадлежащих _______________________;
  • иные документы, относящиеся к финансово-хозяйственной деятельности _____________________, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами действующего законодательства Российской Федерации.

«Малая гербовая выжимная металлическая печать» закрепляется за начальником отдела кадров ___________________________ и применяется только при оформлении удостоверений.

4.2. Печатью структурного подразделения удостоверяется подпись руководителя данного подразделения или его заместителя.

4.3. Оттиск мастичной печати «Управление делами» проставляется на следующие документы:

  • копии приказов и распоряжений _________________, направляемые в _________________________ в субъектах Российской Федерации;
  • выписки из журнала регистрации входящих документов для направления в суды, правоохранительные органы и другие организации (по линии Юридического отдела).

4.4. Оттиск мастичной печати «Управление государственной службы и кадрового обеспечения» проставляется на следующие документы:

  • трудовые книжки;
  • различные справки и документы кадрового характера.

4.5. Оттиск мастичной печати «Главное управление обеспечения деятельности военных судов» проставляется исключительно на документах названного управления.

4.6. Оттиск мастичной печати «Административно-хозяйственный отдел» проставляется только на документах данного отдела.

4.7. Оттиск мастичной печати «Конкурсная комиссия» применяется для оформления документов конкурсной комиссии ___________________________.

4.8. Мастичная печать «Для пакетов» с идентификационным учетным номером применяется: для приема и отправки корреспонденции; для оформления дел, книг, журналов и сброшюрованных материалов.

4.9. Металлическая печать «Для пакетов» с идентификационным учетным номером применяется для оформления посылок и бандеролей.

4.10. Номерная печать применяется для опечатывания сейфов и металлических шкафов.

4.11. Печать «Для хранилищ» применяется для опечатывания дверей помещений, которые сдаются под охрану.

.12. Мастичная печать «Для путевых листов» применяется для оформления путевых листов.

4.13. Мастичные штампы применяются в делопроизводстве для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера.

4.14. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Генерального директора _______________ используется по его прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и иных документов, где требуется подпись Генерального директора ________________________________, и в случаях, когда один и тот же текст направляется более чем в четыре адреса. Ответственным должностным лицом за использование и хранение штампа является управляющий делами.

Печати и штампы в организации

4.15. При заверении документа гербовой печатью ее оттиск должен захватывать часть слов в наименовании должности лица, подписавшего документ.

4.16. Применение других печатей и штампов, не указанных в данном Положении, не допускается.

5. Порядок уничтожения печатей и штампов

5.1. Пришедшие в негодность в ходе эксплуатации или выведенные из действия и утратившие практическое значение печати и штампы подлежат сдаче в Управление делами для централизованного уничтожения и списания с учета.

5.2. Отбор и уничтожение печатей и штампов производится комиссией, назначаемой приказом Генерального директора. В состав комиссии назначаются не менее трех человек, один из которых должен быть работник, ответственный за учет печатей и штампов.

5.3. На все отобранные к уничтожению печати и штампы составляется акт (Приложение N 4). Акт, с проставлением оттисков уничтожаемых печатей и штампов, составляет работник, ответственный за учет и хранение печатей и штампов.

5.4. В акте на уничтожение печатей (штампов) исправления не допускаются.

Комиссия проверяет наличие всех печатей (штампов), включенных в акт. При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей (штампов) не могли оказаться какие-либо другие печати (штампы), не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями (штампами) и записями в книге учета печатей и штампов. По окончании сверки все члены комиссии подписывают акт, а председатель комиссии заверяет своей подписью листы акта. Акт утверждается Генеральным директором.

5.5. Печати (штампы), отобранные для уничтожения и включенные в акт, после проверки их комиссией складываются в папку (чемодан) и опечатываются председателем комиссии. Папка (чемодан) хранится до уничтожения в сейфе помещения, которое сдается под охрану.

5.6. Уничтожение печатей и штампов производится после утверждения акта в присутствии всех членов комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте печатей и штампов.

5.7. К месту уничтожения печати (штампы) доставляются в опечатанном виде. Уничтожение мастичных печатей (штампов) производится путем сожжения, а металлических — путем спиливания. Об уничтожении печатей (штампов) все члены комиссии расписываются в акте. Акт регистрируется в журнале учета входящих документов.

5.8. Работник, ответственный за учет печатей (штампов), на основании акта делает отметки об уничтожении в соответствующей книге учета и представляет копию акта в отдел бухгалтерского учета _____________________________________ Главного финансово-экономического управления.

5.9. Акты об уничтожении печатей (штампов) хранятся в течение 10 лет в специально заведенных делах Управления делами, а затем уничтожаются в установленном порядке.

6. Ответственность за утрату печатей (штампов) или нарушение в их использовании

6.1. Неправомерное использование печатей, равно как и использование печатей, не предусмотренных настоящим Положением, при осуществлении _______________________________ или его структурным подразделением юридически значимых действий влечет недействительность документа с оттиском такой печати и ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.

6.2. За нарушение правил хранения печатей (штампов) или их утрату виновное лицо привлекается к дисциплинарной ответственности.

Приложение N 1

ОБРАЗЦЫ МАСТИЧНЫХ ШТАМПОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ____

Приложение N 2

КНИГА учета печатей и штампов—————————————————————————— | N |Наименование|Кол-во |При каком|Оттиски| Дата и | Дата и |Отметка об | |п/п| печатей и |печатей|исходящем|печатей| расписка |расписка|уничтожении| | | штампов | и | (вход.) | и | лица, | лица в | печати | | | |штампов| номере |штампов|получившего|обратном| (штампа) | | | | |получены | | печать | приеме | | | | | | | | (штамп) | печати | | | | | | | | |(штампа)| | |—|————|——-|———|——-|————|———|————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |—|————|——-|———|——-|————|———|————| |—|————|——-|———|——-|————|———|————| |—|————|——-|———|——-|————|———|————| ——————————————————————————

Приложение N 3

УТВЕРЖДАЮ
____________________________________________
(должность руководителя структурного подразделения)
____________________________________________ (фамилия и инициалы)
«_____» _________________20____ г.

АКТ

Мы, нижеподписавшиеся_________________________________________________,
(должность, фамилия и инициалы сдающего и принимающего
составили настоящий акт в том, что первый сдал, убывая в очередной отпуск, а второй принял следующие печати и штампы:
1.
2.
3.

Всего________________________ печатей и штампов.

Сдал:____________ (__________________________________)

Принял:____________ (__________________________________)

Приложение N 4

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
___________________
___________________
«_____» _________________20____ г.

АКТ о выделении к уничтожению печатей и штампов

Комиссия, назначенная приказом Генерального директора от «_____» _________________20____ г. N _____, в составе: ______________________________ произвела отбор

к уничтожению утративших практическое значение и пришедших в негодность следующих печатей и штампов: —————————————————————— | N |Регистрационный|Наименование| Оттиск |Количество| Основание | |п/п| номер печати | печати | печати | печатей | для | | | (штампа) | (штампа) |(штампа)|(штампов) |уничтожения| |—|—————|————|———|———-|————| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |—|—————|————|———|———-|————| |—|—————|————|———|———-|————| ——————————————————————

Всего подлежит уничтожению _______________________ (количество прописью) наименований. Записи с учетными данными сверены:

Председатель комиссии
__________________ ______________________

Члены комиссии
__________________ ______________________

__________________ ______________________

После утверждения акта перечисленные документы перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем ____________________________ (способ уничтожения) «____» ___________ 20___ г.

Председатель комиссии
__________________ ______________________

Члены комиссии
__________________ ______________________

__________________ ______________________

Отметки в книге учета об уничтожении печатей и штампов произвел

__________________________________

«____» ___________ 20___ г.

Образец акта приёма-передачи печати

Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.

Кто обязан пользоваться печатями

Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.

С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.

В каких случаях используется акт приема-передачи

Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.

Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).

Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).

Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.

Кто составляет акт

Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.

Правила составления акта

На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати.

Учет печатей и штампов

Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.

В акте обязательно должно быть указано:

наименование компании — владельца печати,

должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника

и того, которому она передается,

нужно отразить причину передачи,

дату, до которой печать переходит в другие руки,

поставить оттиск печати,

подписи обоих сотрудников.

С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.

Правила оформления акта

Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.

Документ создается в трех экземплярах:

один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,

второй поступает во владение будущему ответственному лицу,

третий передается в компанию.

После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).

Образец акта приёма-передачи печати

В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.

Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.

Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:

полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),

повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,

должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,

должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.

В этом же абзаце нужно вписать,

на основании каких документов действуют сотрудники

и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.

Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).

В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.

Акт приема-передачи печати

г. Энгельс

«12» марта 2017 г.

В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от «12» марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от «12» марта 2017 г. и доверенности от «01» декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:

(оттиск)

Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.

_________________ /Новиков А.И./

_________________ /Суриков П.Р./

М.П.

Учет печатей и штампов в организации

Учет штампов и печатей в организации

Учет штампов и печатей в организации обеспечивает персонально конкретный сотрудник, определенный приказом руководителя компании. На крупных предприятиях, как правило, используются несколько печатей и штампов – основных и вспомогательных. Все сведения о них – изготовление, передача структурному подразделению или конкретному лицу, замена и уничтожение – фиксируются документально. Для этого на предприятие должна быть «Книга учета печатей и штампов». Она ведется в порядке строгой отчетности. Страницы пронумеровываются, прошиваются и скрепляются подписью руководителя организации и главной основной печатью. Книга должна храниться в сейфе у ответственного лица и в нее должны быть немедленно внесены все изменения.

Юридическая безопасность предприятия

Если учет штампов и печатей в бюджетном учреждении регламентирован специальными нормативными документами, то коммерческие предприятия им следуют не всегда. Но порядок в этом деле необходим, поскольку это – одно из основных положений для обеспечения юридической безопасности документооборота любой организации. Учет штампов и печатей в организации в первую очередь предполагает ответственных лиц за использование того или иного удостоверяющего оттиска. Для этого издаются приказы непосредственно руководителем. Порядок учета печатей и штампов может регулироваться нормативными документами ЕГСД от 1973 года или внутренними документами предприятия.

Изготовление, изменение и уничтожение печатей и штампов

Учет и хранение печатей, штампов и бланков обеспечивает любой компании возможность проследить за документооборотом. Замена и изготовление оттисков производится на основании приказа руководителя по письменным представлениям начальников структурных подразделений в компании, специализирующейся на данном виде услуг. Уничтожение производится назначенной комиссией, которая и определяет способ в соответствии с материалом, из которого выполнено изделие. Данный факт должен быть подтвержден актом, который заверяет председатель комиссии. В документе должны быть зафиксированы способ, время и место уничтожения, список присутствующих лиц, наименование оттиска и основание. Также учет печатей и штампов на предприятии требует регулярных контрольных проверок специально созданными на то комиссиями.

Учет печатей и штампов в бухгалтерском учете