В индивидуальных сведениях больничный
Содержание
Важность заполнения документа «Невыходы в организациях» при составлении отчета для ПФР
Для правильного заполнения данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР обязательным для заполнения является документ «Невыходы в организациях». Это касается отражения таких неявок, как отпуск без сохранения заработной платы, отгул, прогул и отсутствие по невыясненной причине.
Вопросов, каким документом отразить невыходы в случаях отпуска и командировки, возникнуть не должно, а вот на отражении отпуска без сохранения заработной платы остановимся подробнее.
Документ «Невыходы в организациях» предназначен для отражения отпуска без сохранения заработной платы, а также отражения отсутствия по невыясненной причине и прогулов. Если сформировать этот документ, то при формировании данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР периоды отсутствия на работе будут выделяться кодом НЕОПЛ.
Аналогично с дополнительными учебными отпусками без оплаты. Документ вводится сразу в момент введения документа «Отпуска организации» по кнопке «Действия» — «На основании» -«Невыходы в организациях». Обязательно нажимаем рассчитать и провести. Если создаем документ за прошлые периоды, обязательно следует исправить период и дату документа.
Невыходами можно отразить временное отсутствие по болезни (пока сотрудник не предоставил листок нетрудоспособности). В данном случае, пока сотрудник не представил в организацию листок нетрудоспособности, причина его отсутствия неизвестна.
Персонифицированный учет
В документе указываем дату начала и дату окончания отсутствия (или последнее число месяца, если переходит на следующий месяц), если неизвестно до какого числа будет отсутствовать сотрудник. В табеле учета рабочего времени будет проставлено буквенное обозначение НН.
После ввода в программу 1С данных по листку нетрудоспособности документом «Начисление по больничному листку», при расчете документа на вкладке «Оплата» сформируется сторнирующая запись «отсутствие по невыясненной причине» и период отсутствия в регистрах заполнится как отсутствие по болезни.
Документ «Невыходы в организациях» важен к заполнению, когда сотрудник заболел в одном месяце, а больничный предоставил в следующем. Если документ «Невыходы в организациях» не был введен, то в данных по персонифицированному учету в ПФР отразится только период отсутствия с кодом ВРНЕТРУД в месяце ввода документа «Начисление по больничному листку».
Например: сотрудник отсутствовал с 25.05.16 по 07.06.16г. Отсутствие сотрудника было зафиксировано в программе только кадровым документом «Неявки и болезни организаций» и в июне рассчитан документ «Начисление по больничному листку». В такой ситуации при формировании данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР по сотруднику сформируется запись 01.06.16-07.06.16 с кодом ВРНЕТРУД, а период 05.05.16-31.05.16 не отразится.
Эти действия необходимы для корректного заполнения записей о стаже в индивидуальных сведениях ПФР.
Ввод документа «Невыходы в организациях» в программе 1С возможен несколькими способами:
- Заполнением на основании кадровых документов:
- «Неявки и болезни организаций» — в документе отразятся сотрудники, отсутствующие по невыясненной причине, по причине простоя по вине сотрудника или по причине прогула;
- «Отпуска организации» — в документе отразятся сотрудники, в отпуске без сохранения заработной платы, в том числе в учебном отпуске без оплаты.
Хочется так же отметить то, что документы, расположенные на вкладке «Кадровый учет» вводятся в программу в том случае, когда из программы распечатываются кадровые приказы на отпуска и командировки. Для расчета заработной платы и составления отчета данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР они не играют особой роли.
Если у Вас остались еще вопросы ? Специалисты компании СИТЕК готовы оказать консультации по работе в программе. Предлагаем Вам ознакомиться с нашими ценами и тарифными планами.
Автор статьи: Специалист отдела сопровождения Никитина Елена. Дата обновления статьи: 15.09.2016
Как правильно представить в ПФР сведения персонифицированного учета?
Индивидуальные сведения в ПФР в 2016 году
Каковы требования к заполнению форм персучета? В этом нам помогут разобраться полезные и актуальные материалы из книги «Годовой отчет 2012 под редакцией В.И. Мещерякова».
Сведения персонифицированного учета
Индивидуальный (персонифицированный) учет — это учет сведений о каждом застрахованном лице для реализации его пенсионных прав, по которым страхователь с определенной периодичностью должен отчитываться в ПФР.
Правовые основы и принципы организации персонифицированного учета регламентированы Законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ. Отчетными периодами по индивидуальным сведениям признаются I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год (ст. 1 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). За 2012 год страхователям необходимо успеть отчитаться не позднее 15 февраля 2013 года.
Все организации и индивидуальные предприниматели признаются страхователями в отношении следующих застрахованных лиц:
- сотрудников, которые работали у них в течение календарного года по трудовому договору;
- физлиц (за исключением индивидуальных предпринимателей), которые оказали им услуги или выполнили для них работы по договорам гражданско-правового характера;
- физлиц, выполнивших для них авторский заказ, передавших им исключительные права на произведения науки, литературы, искусства или предоставившие таковые в пользование.
Иными словами, отчитаться необходимо о каждом застрахованном лице, в отношении которого в 2012 году начислялись взносы на ОПС. При этом иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие в России, застрахованными лицами в целях обязательного пенсионного страхования не признаются. Взносы с выплат, произведенных в их пользу, не начисляются.
Порядок представления сведений персонифицированного учета в ПФР регулируется инструкцией, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 года № 987н.
Отчетные формы индивидуального (персонифицированного) учета утверждены Постановлением Правления ПФР от 31 июля 2006 года № 192п. В нем же приведена инструкция по их заполнению (далее — инструкция № 192п).
По итогам года следует представить:
- сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованного лица (формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2);
- список застрахованных лиц в произвольной форме;
- опись документов о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахованного лица, передаваемых в ПФР по форме АДВ-6-3;
- опись сведений, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-2).
Сведения о заработной плате (доходе), начисленных и уплаченных страховых взносах за застрахованных лиц формируются на основании данных бухгалтерского учета.
Информация о страховом стаже берется из приказов, других документов по учету кадров и иных бумаг, подтверждающих условия трудовой деятельности застрахованного лица, а также данных бухгалтерского учета о начислении и уплате страховых взносов.
Сведения за 2012 год могут быть поданы в фонд как на бумажном носителе, так и в электронном формате, заверенном электронной цифровой подписью, на дискете или по телекоммуникационным каналам связи. Впрочем, на практике бумажный вариант, как правило, все равно сопровождается виртуальным.
Страхователь при представлении индивидуальных сведений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах представляет их в электронной форме, заверенной электронной цифровой подписью.
В любом случае прежде чем приступить к формированию отчетности, целесообразно (во многих отделениях ПФР — обязательно) провести с Пенсионным фондом сверку уплаченных взносов. Также необходимо оформить страховые свидетельства на сотрудников, которые впервые поступили на работу, сменили фамилию (имя, отчество, дату или место рождения, пол и т. д.), утратили страховое свидетельство.
Иначе сведения, представленные по таким работникам в ПФР, будут считаться частично неполными и (или) недостоверными. Согласно же статье 17 Закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ за это страхователь может быть привлечен к ответственности в виде штрафа в размере 10% от суммы взносов, причитающихся за отчетный период с выплат в пользу застрахованных лиц, чьи данные оказались некорректными (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 11 августа 2004 г. № 79).
Общие требования
Все формы персонифицированного учета следует заполнять чернилами, шариковой ручкой печатными буквами либо с помощью средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.
Индивидуальные сведения, представляемые в территориальное отделение ПФР организацией, должны быть заверены подписью руководителя и печатью компании. Сведения, передаваемые индивидуальным предпринимателем, заверяются его подписью.
Все документы, представляемые в Пенсионный фонд, группируются особым образом. Они разбиваются в пачки количеством не более 200 в каждой. В пачки могут входить документы только одного наименования. Каждая пачка сопровождается описью документов, которая является неотъемлемой частью пачки. Сведения уточняющего характера, отменяющие сведения формируются в отдельные пачки по каждому виду подаваемых сведений.
Как правило, каждая пачка с собственными экземплярами прошивается и пронумеровывается: концы скрепляющей нити выводят с тыльной стороны, связывают и заклеивают листком, на котором ставят печать организации и пишут «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью _ листов». Тем не менее целесообразно заранее поинтересоваться в отделении Пенсионного фонда, в каком порядке следует оформлять пачки документов, так как в различных территориальных органах ПФР он может существенным образом различаться.
При заполнении форм следует иметь в виду, что:
- показатель «Дата представления в ПФР» заполняется инспектором Пенсионного фонда при сдаче страхователем отчетности;
- коды категорий застрахованных лиц можно посмотреть в классификаторе параметров, приведенном в приложении 1 к инструкции № 192п;
- отчетный период и тип подаваемых сведений отмечаются знаком «Х». В нашем случае отметить нужно, соответственно, «год» и тип сведений «исходная»;
- в графах «начислено» и «уплачено» при представлении персонифицированных данных по форме СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 следует отражать суммы, которые были начислены и перечислены в ПФР за три последних месяца отчетного периода (страховые взносы за декабрь, уплаченные уже в январе 2013 г., учитывать не следует);
- сведения о выплатах в форме СЗВ-6-3 указываются за весь отчетный год с 1 января по 31 декабря.
Формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3
В общем случае сведения о застрахованных лицах подаются по форме СЗВ-6-2 «Реестр сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованных лиц». При этом реестр не может содержать больше 200 строк. Если число застрахованных лиц превышает данную величину, необходимо сформировать второй реестр.
В случае, если в 2012 году тот или иной работник находился в отпуске за свой счет или был на больничном, а также если сотрудник работал в особых (в особых территориальных) условиях труда или имеет право на назначение досрочной пенсии, то на каждого из таких застрахованных лиц следует сформировать форму СЗВ-6-1.
Индивидуальные сведения, представляемые по разным типам форм (СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2) и на различные категории застрахованных лиц (НР или СХ), формируются отдельными пачками.
Суммы начисленных и уплаченных страховых взносов в данных формах указываются в рублях и копейках. При этом суммы переплаты не отражаются. В то же время законодательство умалчивает о том, как следует поступать, если взносы перечислены страхователем не в полном объеме. Ведь уплата взносов производится в целом по организации, а в формах персонифицированного учета отражаются по каждому застрахованному лицу отдельно. Выйти из ситуации можно, определив коэффициент уплаты взносов в целом по организации (отношение перечисленной суммы к начисленной) и с его помощью рассчитав суммы, уплаченные в отношении конкретного работника (сумму начисленных взносов умножить на коэффициент).
Адреса застрахованных лиц для направления информации о состоянии индивидуального лицевого счета в каждой из форм следует заполнять только в случае первого их представления или при изменении данного реквизита.
Кроме того, по итогам года необходимо представить сведения по форме СЗВ-6-3. В этих сведениях указываются выплаты и иные вознаграждения для каждого застрахованного лица, начисленные за весь отчетный календарный год с помесячной разбивкой в рублях и копейках. Сведения формируются в разрезе категорий застрахованных лиц и типов договоров, заключенных с сотрудниками (отдельно по трудовым и гражданско-правовым договорам). Для каждой категории и типа договора формируется отдельная пачка сведений, которая сопровождается также отдельной описью по форме АДВ-6-4.
Формы АДВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-4
Опись документов АДВ-6-3 составляется на пачку документов по форме СЗВ-6-1. На пачку документов по форме СЗВ-6-2, исходя из положений инструкции № 192п формировать ее не надо. В целом по организации составляется опись по форме АДВ-6-2, это сводный документ страхователя о начисленных и уплаченных страховых взносах. В этой описи сведения указываются отдельной строкой по каждой пачке документов форм СЗВ-6-1 и каждому реестру СЗВ-6-2 с подведением итогов в целом по страхователю и по каждой категории застрахованных лиц. Графа «Имя файла (номер реестра)» автоматически заполняется у тех страхователей, кто представляет персонифицированные данные в электронном виде.
Суммы начисленных страховых взносов за расчетный период в форме АДВ-6-2 должны соответствовать суммам страховых взносов, указанным в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР).
Обратите внимание, что в формах АДВ-6-2 и АДВ-6-3 начисленные и уплаченные суммы страховых взносов указываются уже в полных рублях. При этом сумма переплаты не отражается.
К сведениям по форме СЗВ-6-3 заполняется опись по форме АДВ-6-4. В ней указываются суммарные значения сумм выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физических лиц с начала отчетного года. АДВ-6-4 заполняется в рублях и копейках.
Подробный пример заполнения форм персонифицированного учета вы найдете в книге «Годовой отчет 2012 под редакцией В.И. Мещерякова».
« Предыдущая :: Следующая »