В индивидуальных сведениях больничный

Важность заполнения документа «Невыходы в организациях» при составлении отчета для ПФР

Для правильного заполнения данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР обязательным для заполнения является документ «Невыходы в организациях». Это касается отражения таких неявок, как отпуск без сохранения заработной платы, отгул, прогул и отсутствие по невыясненной причине.

Вопросов, каким документом отразить невыходы в случаях отпуска и командировки, возникнуть не должно, а вот на отражении отпуска без сохранения заработной платы остановимся подробнее.

Документ «Невыходы в организациях» предназначен для отражения отпуска без сохранения заработной платы, а также отражения отсутствия по невыясненной причине и прогулов. Если сформировать этот документ, то при формировании данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР периоды отсутствия на работе будут выделяться кодом НЕОПЛ.

Аналогично с дополнительными учебными отпусками без оплаты. Документ вводится сразу в момент введения документа «Отпуска организации» по кнопке «Действия» — «На основании» -«Невыходы в организациях». Обязательно нажимаем рассчитать и провести. Если создаем документ за прошлые периоды, обязательно следует исправить период и дату документа.

Невыходами можно отразить временное отсутствие по болезни (пока сотрудник не предоставил листок нетрудоспособности). В данном случае, пока сотрудник не представил в организацию листок нетрудоспособности, причина его отсутствия неизвестна.

Персонифицированный учет

В документе указываем дату начала и дату окончания отсутствия (или последнее число месяца, если переходит на следующий месяц), если неизвестно до какого числа будет отсутствовать сотрудник. В табеле учета рабочего времени будет проставлено буквенное обозначение НН.

После ввода в программу 1С данных по листку нетрудоспособности документом «Начисление по больничному листку», при расчете документа на вкладке «Оплата» сформируется сторнирующая запись «отсутствие по невыясненной причине» и период отсутствия в регистрах заполнится как отсутствие по болезни.

Документ «Невыходы в организациях» важен к заполнению, когда сотрудник заболел в одном месяце, а больничный предоставил в следующем. Если документ «Невыходы в организациях» не был введен, то в данных по персонифицированному учету в ПФР отразится только период отсутствия с кодом ВРНЕТРУД в месяце ввода документа «Начисление по больничному листку».

Например: сотрудник отсутствовал с 25.05.16 по 07.06.16г. Отсутствие сотрудника было зафиксировано в программе только кадровым документом «Неявки и болезни организаций» и в июне рассчитан документ «Начисление по больничному листку». В такой ситуации при формировании данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР по сотруднику сформируется запись 01.06.16-07.06.16 с кодом ВРНЕТРУД, а период 05.05.16-31.05.16 не отразится.

Эти действия необходимы для корректного заполнения записей о стаже в индивидуальных сведениях ПФР.

Ввод документа «Невыходы в организациях» в программе 1С возможен несколькими способами:

  1. Заполнением на основании кадровых документов:

  • «Неявки и болезни организаций» — в документе отразятся сотрудники, отсутствующие по невыясненной причине, по причине простоя по вине сотрудника или по причине прогула;
  • «Отпуска организации» — в документе отразятся сотрудники, в отпуске без сохранения заработной платы, в том числе в учебном отпуске без оплаты.
  • Используя встроенную обработку «Анализ неявок нетиповой». Данная обработка позволяет на основании кадровых документов, регистрирующих отпуск, больничный и командировку, создавать подобные расчетные документы. Так же в этой обработке есть возможность отбора по типу документа (отпуска, командировки, неявки и болезни). Эта обработка очень удобна, в организациях, где кадровый учет и расчет заработной платы выполняется разными службами. Работник, занимающийся расчетом зарплаты, имеет возможность видеть, для каких кадровых документов ещё не созданы документы расчета.
  • Хочется так же отметить то, что документы, расположенные на вкладке «Кадровый учет» вводятся в программу в том случае, когда из программы распечатываются кадровые приказы на отпуска и командировки. Для расчета заработной платы и составления отчета данных о стаже в индивидуальных сведениях ПФР они не играют особой роли.

    Если у Вас остались еще вопросы ? Специалисты компании СИТЕК готовы оказать консультации по работе в программе. Предлагаем Вам ознакомиться с нашими ценами и тарифными планами.

    Автор статьи: Специалист отдела сопровождения Никитина Елена. Дата обновления статьи: 15.09.2016

    Как правильно представить в ПФР сведения персонифицированного учета?

    Индивидуальные сведения в ПФР в 2016 году

    Каковы требования к заполнению форм персучета? В этом нам помогут разобраться полезные и актуальные материалы из книги «Годовой отчет 2012 под редакцией В.И. Мещерякова».

    Сведения персони­фицированного учета

    Индивидуальный (персонифицированный) учет — это учет сведений о каждом застрахован­ном лице для реализации его пенсионных прав, по которым страхователь с определенной перио­дичностью должен отчитываться в ПФР.

    Правовые основы и принципы организации персонифицированного учета регламентиро­ваны Законом от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ. Отчетными периодами по индивидуальным сведениям признаются I квартал, полугодие, 9 месяцев и календарный год (ст. 1 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). За 2012 год страхова­телям необходимо успеть отчитаться не позднее 15 февраля 2013 года.

    Все организации и индивидуальные пред­приниматели признаются страхователями в от­ношении следующих застрахованных лиц:

    • сотрудников, которые работали у них в те­чение календарного года по трудовому договору;
    • физлиц (за исключением индивидуаль­ных предпринимателей), которые оказали им услуги или выполнили для них работы по дого­ворам гражданско-правового характера;
    • физлиц, выполнивших для них авторский заказ, передавших им исключительные права на произведения науки, литературы, искусства или предоставившие таковые в пользование.

    Иными словами, отчитаться необходимо о каждом застрахованном лице, в отношении ко­торого в 2012 году начислялись взносы на ОПС. При этом иностранные граждане и лица без гражданства, временно пребывающие в России, застрахованными лицами в целях обязатель­ного пенсионного страхования не признаются. Взносы с выплат, произведенных в их пользу, не начисляются.

    Порядок представления сведений персо­нифицированного учета в ПФР регулирует­ся инструкцией, утвержденной приказом Минздравсоцразвития России от 14 декабря 2009 года № 987н.

    Отчетные формы индивидуального (персони­фицированного) учета утверждены Постанов­лением Правления ПФР от 31 июля 2006 года № 192п. В нем же приведена инструкция по их заполнению (далее — инструкция № 192п).

    По итогам года следует представить:

    • сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже застрахо­ванного лица (формы СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2);
    • список застрахованных лиц в произволь­ной форме;
    • опись документов о начисленных и упла­ченных страховых взносах и страховом стаже застрахованного лица, передаваемых в ПФР по форме АДВ-6-3;
    • опись сведений, передаваемых страхова­телем в ПФР (форма АДВ-6-2).

    Сведения о заработной плате (доходе), начи­сленных и уплаченных страховых взносах за за­страхованных лиц формируются на основании данных бухгалтерского учета.

    Информация о страховом стаже берется из приказов, других документов по учету кадров и иных бумаг, подтверждающих условия трудо­вой деятельности застрахованного лица, а так­же данных бухгалтерского учета о начислении и уплате страховых взносов.

    Сведения за 2012 год могут быть поданы в фонд как на бумажном носителе, так и в элек­тронном формате, заверенном электронной циф­ровой подписью, на дискете или по телеком­муникационным каналам связи. Впрочем, на практике бумажный вариант, как правило, все равно сопровождается виртуальным.

    Страхователь при представлении индивидуальных све­дений о 50 и более работающих у него застрахованных лицах представляет их в электронной форме, заверен­ной электронной цифровой подписью.

    В любом случае прежде чем приступить к формированию отчетности, целесообразно (во многих отделениях ПФР — обязательно) провести с Пенсионным фондом сверку уплачен­ных взносов. Также необходимо оформить стра­ховые свидетельства на сотрудников, которые впервые поступили на работу, сменили фами­лию (имя, отчество, дату или место рождения, пол и т. д.), утратили страховое свидетельство.

    Иначе сведения, представленные по таким работникам в ПФР, будут считаться частично неполными и (или) недостоверными. Согла­сно же статье 17 Закона от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ за это страхователь может быть при­влечен к ответственности в виде штрафа в раз­мере 10% от суммы взносов, причитающихся за отчетный период с выплат в пользу застрахован­ных лиц, чьи данные оказались некорректными (информационное письмо Президиума ВАС РФ от 11 августа 2004 г. № 79).

    Общие требования

    Все формы персонифицированного учета сле­дует заполнять чернилами, шариковой ручкой печатными буквами либо с помощью средств вычислительной техники без помарок и исправ­лений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

    Индивидуальные сведения, представляе­мые в территориальное отделение ПФР орга­низацией, должны быть заверены подписью руководителя и печатью компании. Сведения, передаваемые индивидуальным предпринима­телем, заверяются его подписью.

    Все документы, представляемые в Пенсион­ный фонд, группируются особым образом. Они разбиваются в пачки количеством не более 200 в каждой. В пачки могут входить документы только одного наименования. Каждая пачка со­провождается описью документов, которая яв­ляется неотъемлемой частью пачки. Сведения уточняющего характера, отменяющие сведения формируются в отдельные пачки по каждому виду подаваемых сведений.

    Как правило, каждая пачка с собственными экземплярами прошивается и пронумеровыва­ется: концы скрепляющей нити выводят с тыль­ной стороны, связывают и заклеивают листком, на котором ставят печать организации и пишут «В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью _ листов». Тем не менее целесо­образно заранее поинтересоваться в отделении Пенсионного фонда, в каком порядке следует оформлять пачки документов, так как в различ­ных территориальных органах ПФР он может существенным образом различаться.

    При заполнении форм следует иметь в виду, что:

    • показатель «Дата представления в ПФР» заполняется инспектором Пенсионного фонда при сдаче страхователем отчетности;
    • коды категорий застрахованных лиц можно посмотреть в классификаторе парамет­ров, приведенном в приложении 1 к инструк­ции № 192п;
    • отчетный период и тип подаваемых све­дений отмечаются знаком «Х». В нашем случае отметить нужно, соответственно, «год» и тип сведений «исходная»;
    • в графах «начислено» и «уплачено» при представлении персонифицированных данных по форме СЗВ-6-1 и СЗВ-6-2 следует отражать суммы, которые были начислены и перечи­слены в ПФР за три последних месяца отчет­ного периода (страховые взносы за декабрь, уплаченные уже в январе 2013 г., учитывать не следует);
    • сведения о выплатах в форме СЗВ-6-3 ука­зываются за весь отчетный год с 1 января по 31 декабря.

    Формы СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3

    В общем случае сведения о застрахованных лицах подаются по форме СЗВ-6-2 «Реестр све­дений о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхова­ние и страховом стаже застрахованных лиц». При этом реестр не может содержать больше 200 строк. Если число застрахованных лиц пре­вышает данную величину, необходимо сформи­ровать второй реестр.

    В случае, если в 2012 году тот или иной работ­ник находился в отпуске за свой счет или был на больничном, а также если сотрудник работал в особых (в особых территориальных) условиях труда или имеет право на назначение досрочной пенсии, то на каждого из таких застрахованных лиц следует сформировать форму СЗВ-6-1.

    Индивидуальные сведения, представля­емые по разным типам форм (СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2) и на различные категории застрахо­ванных лиц (НР или СХ), формируются отдель­ными пачками.

    Суммы начисленных и уплаченных стра­ховых взносов в данных формах указываются в рублях и копейках. При этом суммы пере­платы не отражаются. В то же время законода­тельство умалчивает о том, как следует посту­пать, если взносы перечислены страхователем не в полном объеме. Ведь уплата взносов про­изводится в целом по организации, а в формах персонифицированного учета отражаются по каждому застрахованному лицу отдельно. Вый­ти из ситуации можно, определив коэффициент уплаты взносов в целом по организации (отно­шение перечисленной суммы к начисленной) и с его помощью рассчитав суммы, уплаченные в отношении конкретного работника (сумму на­численных взносов умножить на коэффициент).

    Адреса застрахованных лиц для направле­ния информации о состоянии индивидуального лицевого счета в каждой из форм следует запол­нять только в случае первого их представления или при изменении данного реквизита.

    Кроме того, по итогам года необходимо пред­ставить сведения по форме СЗВ-6-3. В этих све­дениях указываются выплаты и иные возна­граждения для каждого застрахованного лица, начисленные за весь отчетный календарный год с помесячной разбивкой в рублях и копейках. Сведения формируются в разрезе категорий застрахованных лиц и типов договоров, заклю­ченных с сотрудниками (отдельно по трудовым и гражданско-правовым договорам). Для ка­ждой категории и типа договора формируется отдельная пачка сведений, которая сопровожда­ется также отдельной описью по форме АДВ-6-4.

    Формы АДВ-6-2, АДВ-6-3, АДВ-6-4

    Опись документов АДВ-6-3 составляется на пачку документов по форме СЗВ-6-1. На пач­ку документов по форме СЗВ-6-2, исходя из положений инструкции № 192п формировать ее не надо. В целом по организации составляется опись по форме АДВ-6-2, это сводный документ страхователя о начисленных и уплаченных страховых взносах. В этой описи сведения ука­зываются отдельной строкой по каждой пачке документов форм СЗВ-6-1 и каждому реестру СЗВ-6-2 с подведением итогов в целом по страхо­вателю и по каждой категории застрахованных лиц. Графа «Имя файла (номер реестра)» авто­матически заполняется у тех страхователей, кто представляет персонифицированные данные в электронном виде.

    Суммы начисленных страховых взносов за расчет­ный период в форме АДВ-6-2 должны соответство­вать суммам страховых взносов, указанным в расчете по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное и медицинское страхование (форма РСВ-1 ПФР).

    Обратите внимание, что в формах АДВ-6-2 и АДВ-6-3 начисленные и уплаченные суммы страховых взносов указываются уже в пол­ных рублях. При этом сумма переплаты не отражается.

    К сведениям по форме СЗВ-6-3 заполняется опись по форме АДВ-6-4. В ней указываются суммарные значения сумм выплат и иных воз­награждений, начисленных в пользу физиче­ских лиц с начала отчетного года. АДВ-6-4 за­полняется в рублях и копейках.

    Подробный пример заполнения форм персонифицированного учета вы найдете в книге «Годовой отчет 2012 под редакцией В.И. Мещерякова». 

     

    « Предыдущая :: Следующая »